4. pengolahan dan analisis data supplier pengecekan ... · berita acara serah terima barang berita...

10 Universitas Kristen Petra

4. PENGOLAHAN DAN ANALISIS DATA

4.1. Gambaran Umum Logistik Barang Non-Elektronik Saat Ini

Logistik untuk barang-barang non-elektronik yang ada di Universitas

Kristen Petra dapat dibagi menjadi dua, yaitu logistik untuk barang stok dan

barang non-stok. Logistik barang non-elektronik non-stok dimulai dari proses

pengadaan barang, pendistribusian, pemeliharaan dan disposisi. Sedangkan,

barang yang distok ada proses penyimpanan sebelum pendistribusian.

Alur informasi dalam proses logistik yang ada di Universitas Kristen

Petra menggunakan form dan database. Dalam setiap proses menggunakan form

sebagai bentuk tertulis transaksi yang berlangsung. Berikut ini adalah gambaran

umum alur informasi logistik barang non-elektronik:

Sistem

Logistik Supplier

Unit Akademik/

Unit Pendukung

Unit Perbekalan

dan Pengadaan

Form Permintaan Barang


Purchase Order

Purchase Order

Surat Jalan

Laporan Penerimaan Barang

Berita Acara Serah Terima Barang


UPPK

Laporan kerusakan

Laporan Kerusakan

Form Kendali Operasional

Pengecekan inventaris

Pengecekan mebel

Data inventaris

Pelaporan pemindahan inventaris

Gambar 4.1. Aliran Informasi Secara Umum Logistik Barang Non-Elektronik

Logistik barang non-elektronik di Universitas Kristen Petra yang

menggunakan form dan database adalah pada proses pengadaan, distribusi,

pemeliharaan, dan disposisi. Berikut ini adalah gambaran jelas alur informasi

yang digunakan dalam setiap aktivitas logistik yang ada:

http://www.petra.ac.id/

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.htlm


Unit Perbekalan

dan Pengadaan

Supplier

UPPK

1. Proses

Pengadaan

3. Proses

Pemeliharaan

2. Proses

Distribusi

4. Proses

Disposisi

Purchase Order

Surat Jalan

Unit Akademik/

Unit Pendukung



Purchase Order



Data inventaris

Pengecekan inventaris

Pelaporan Pemindahan Barang Inventaris

Penyerahan

Barang

Pelaporan Kerusakan

Pengecekan mebel

Form Kendali Operasional

Pelaporan Kerusakan

Gambar 4.2. Aliran Informasi tiap Proses Barang Non-elektronik

Penjelasan detail aliran informasi dan barang non-elektronik akan

dijelaskan lebih lanjut pada sub bab selanjutnya.

4.1.1. Proses Pengadaan Barang Non-Elektronik

Unit yang mengelola pengadaan barang non-elektronik ada 2, yaitu Unit

Perbekalan dan Pengadaan serta Perpustakaan. Barang non-elektronik yang

dikelola oleh Unit Perbekalan dan Pengadaan adalah mebel, Alat Tulis

Kantor/ATK (Lampiran 1), dan perlengkapan gedung. Sedangkan, yang dikelola

perpustakaan adalah berbagai jenis koleksi media, diantaranya buku, jurnal,

majalah, koran, laporan-laporan tugas akhir, laporan kerja praktek, dan compact

disc (CD).

4.1.1.1. Proses Pengadaan Barang Non-Elektronik oleh Unit Perbekalan dan

Pengadaan

Pengadaan barang non-elektronik yang dikelola oleh Unit Perbekalan

dan Pengadaan dibedakan 2, yaitu rutin dan tidak rutin. Barang non-elektronik

rutin adalah barang yang membutuhkan dana kecil dan tidak tercatat sebagai


inventaris, termasuk di dalamnya adalah barang stok, contohnya ATK. Barang

tidak rutin adalah barang yang membutuhkan dana besar dan tercatat sebagai

inventaris, contohnya mebel.

Proses pengadaan barang non-elektronik rutin dimulai dari permintaan

barang dari unit pengguna. Permintaan barang dilakukan dengan mengisi form

permintaan barang melalui website Unit Perbekalan dan Pengadaan. Form

permintaan barang tersebut dicetak dan ditandatangani kepala unit pengguna,

kemudian dikirimkan ke bagian pembelian di Unit Perbekalan dan Pengadaan.

Bagian pembelian melakukan penawaran kepada beberapa supplier dan memilih

satu supplier yang dapat memberikan penawaran harga paling murah. Unit

Perbekalan dan Pengadaan memberikan Purchase Order (PO) kepada supplier.

Tiga hari kemudian supplier mengirimkan barang ke Unit Perbekalan dan

Pengadaan dengan menyertakan surat jalan. Unit Perbekalan dan Pengadaan

mengecek spesifikasi dan jumlah barang. Spesifikasi dan jumlah barang jika

sudah sesuai, Unit Perbekalan akan memberikan laporan penerimaan barang.

Setelah itu, Unit Perbekalan dan Pengadaan dibantu oleh supplier akan

mengirimkan barang ke unit dengan menyertakan berita acara serah terima

barang.

Proses pengadaan barang non-elektronik tidak rutin dimulai dengan unit-

unit mengajukan barang apa yang dibutuhkan kepada tim tender pada waktu tahun

anggaran. Tim tender memilih salah satu supplier yang dapat memberikan harga

termurah. Berkas hasil tender diberikan kepada Unit Perbekalan dan Pengadaan.

Unit Perbekalan dan Pengadaan memberikan PO kepada supplier yang telah

dipilih. Proses selanjutnya sama dengan pengadaan barang non-elektronik rutin.

Form yang digunakan dalam proses pengadaan barang non-elektronik terdapat

pada Lampiran 2. SOP pengadaan barang non-elektronik secara terperinci

disajikan pada Lampiran 3.

4.1.1.2. Proses Pengadaan Barang Non-Elektronik oleh Perpustakaan

Proses pengadaan koleksi media di Universitas Kristen Petra dilakukan

oleh bagian pengadaan perpustakaan. Pengadaan koleksi bisa dilakukan dengan

cara membeli, sumbangan, wajib serah, titipan dari dosen dan juga tukar-menukar.


Koleksi yang dibeli oleh perpustakaan biasanya didasarkan masukan dari dosen

atau penawaran yang diajukan oleh penerbit.

Penerbit memberikan daftar koleksi baru kepada perpustakaan. Bagian

pengadaan akan memilih koleksi yang akan dibeli. Daftar koleksi yang dibeli

diberikan kepada penerbit beserta dengan PO. Penerbit mengirimkan koleksi dan

bagian pengadaan akan melakukan pengecekan. Bagian pengadaan memasukkan

identitas dari koleksi dalam database inventory. Mahasiswa Paruh Waktu (MPW)

mmberikan stempel pada koleksi tersebut. Bagian pengadaan melakukan

pengecekan ulang dan memberikan nomer induk. Setelah proses tersebut selesai,

bagian pengadaan menyerahkan koleksi tersebut kepada bagian pengolahan.

Bagian pengolahan mengisi form identitas koleksi untuk digital iSPEKTRA dan

melakukan proses akhir, yaitu pemberian label dan penyampulan. Koleksi yang

sudah selesai diberikan kepada bagian sirkulasi, dimana untuk buku biasanya akan

diletakkan dalam rak pameran terlebih dahulu sebelum diletakkan pada rak buku.

Pengadaan koleksi usulan dosen berawal dari dosen mengisi form

pengajuan pembelian koleksi. Bagian pengadaan mengkonfirmasi kepada penerbit

atau toko buku apakah buku tersebut ada. Jika ada, maka bagian pengadaan

membuat PO kepada penerbit. Proses selanjutnya sama dengan pengadaan koleksi

dari penawaran penerbit. SOP pengadaan koleksi oleh perpustakaan tersaji pada

Lampiran 4 dan Lampiran 5. Form pengajuan koleksi terlampir pada Lampiran 6.

4.1.2. Proses Pendistribusian Barang Non-elektronik

Barang non-elektronik yang didistribusikan ke unit-unit dibedakan

menjadi 2 yaitu stok dan non-stok. Pendistribusian barang non-elektronik yang

distok dilakukan oleh gudang ATK dan UPPK. Sedangkan, non-stok dikelola oleh

Unit Perbekalan dan Pengadaan.

4.1.2.1. Proses Pendistribusian Barang Non-Elektronik Stok

Proses pendistribusian ATK dimulai dari permintaan yang dilakukan

oleh unit-unit yang ada. Permintaan yang dilakukan oleh unit dilakukan melalui

website khusus yang disediakan oleh gudang ATK. Form permintaan barang

tersebut kemudian harus dicetak dan ditandatangani oleh kepala unit. Petugas unit


kemudian memberikan form permintaan kepada petugas gudang ATK. Petugas di

gudang ATK menyiapkan barang-barang yang diminta tersebut dan juga

menandatangani form tersebut. Petugas unit perlu mengecek jumlah barang yang

diminta dan jika sudah sesuai petugas membawa barang tersebut. Gambaran

proses pendistribusian ATK disajikan dalam Lampiran 10.

Barang-barang non-elektronik yang dikelola oleh UPPK proses

pendistribusiannya juga hampir sama dengan pendistribusian dari ATK.

Permintaan barang-barang non-elektronik yang dikelola oleh UPPK dimulai dari

adanya pelaporan kerusakan barang-barang non-elektronik yang ada. Jadi,

nantinya teknisi atau rekanan yang melakukan perbaikan akan melakukan

permintaan spare part kepada gudang UPPK. Permintaan barang-barang dari unit

dilakukan dengan pengisian bon barang yang kemudian bon barang tersebut

diberikan kepada UPPK. Pihak UPPK akan mengambil barang sesuai permintaan

dan juga mencatat pada kartu stok barang mereka. Contoh bon barang yang

digunakan ada pada Lampiran 11. SOP proses pendistribusian barang oleh UPPK

disajikan dalam Lampiran 12.

4.1.2.2. Proses Pendistribusian Barang Non-Elektronik Non-Stok

Proses pendistribusian barang non-stok ke unit dilakukan oleh Unit

Perbekalan dan Pengadaan, dengan bantuan dari supplier jika barang ukurannya

besar. Barang yang ukurannya kecil, Unit Perbekalan dan Pengadaan akan

mengirimkan sendiri ke unit setelah menerima barang dari supplier.

Barang-barang yang termasuk barang inventaris kampus maka perlu

adanya pencatatan terlebih dahulu sebelum didistribusikan. Sebelum

mendistribusikan maka Unit Perbekalan dan Pengadaan bagian inventaris

memberikan kode barang dalam bentuk barcode di setiap jenis barang. Selain

memberikan kode barang, bagian inventaris juga mencatat dalam database yang

ada. Pencatatan tersebut meliputi kode barang dan ruangan barang tersebut

diletakkan.


4.1.3. Proses Penyimpanan Barang Non-elektronik

Proses penyimpanan barang-barang non-elektronik dilakukan untuk

barang-barang stok. Penyimpanan barang non-elektronik stok dilakukan oleh 3

(tiga) unit, yaitu gudang ATK, gudang UPPK dan perpustakaan.

Penyimpanan barang non-elektronik oleh gudang UPPK dikelola oleh 1

(satu) orang petugas gudang. Petugas gudang bertanggungjawab dalam

penyimpanan dan perawatan. Kontrol terhadap barang-barang yang ada di gudang

UPPK dilakukan dengan mencatat setiap keluar masuknya barang dalam kartu

stok. Contoh kartu stok yang digunakan dapat dilihat pada Lampiran 7. Stok

opnam dilakukan setiap tiga bulan sekali oleh petugas gudang UPPK.

Penyimpanan barang-barang ATK dikelola oleh 1 (satu) orang petugas

gudang ATK. Petugas gudang selalu mencatat keluar masuknya barang dalam

kartu stok. Contoh dari kartu stok yang digunakan tersaji pada Lampiran 8.

Banyaknya barang yang ada di gudang ATK, memerlukan kontrol dengan baik

agar tidak terjadi kehilangan. Oleh karena itu, petugas gudang setiap bulannya

melakukan proses stok opnam. Penataan barang-barang yang ada di gudang ATK

dapat dilihat pada lampiran 9.

Penyimpanan untuk koleksi media dilakukan di perpustakaan, Pusat

Konseling, ILC, S2, SDF, Laboratorium Pasar Modal. Penyimpanan buku-buku di

perpustakaan dipusatkan pada lantai 6 dan 7, penyimpanan CD dipusatkan di

lantai 5, penyimpanan laporan tugas akhir, majalah, dan jurnal dipusatkan pada

lantai 8, penyimpanan laporan kerja praktek dan koran dipusatkan pada lantai 6.

4.1.4. Pemeliharaan Barang Non-elektronik

Barang non-elektronik non-stok yang dipelihara hanya barang-barang

yang tercatat sebagai inventaris kampus, yaitu barang-barang mebel. Administrasi

dari pemeliharaan dilakukan dengan pencatatan keberadaan barang dan stok

opnam. Bagian inventaris mencatat setiap barang yang tercatat sebagai inventaris

dalam database. Pada barang tersebut diberikan barcode untuk mempermudah

bagian inventaris memantau keberadaan barang. Setiap terjadi pemindahan barang

unit harus menginformasikan kepada bagian inventaris untuk memperbaharui data

inventaris. Stok opnam dilakukan oleh bagian inventaris setiap tahun, dan proses


stok opnam biasanya memakan waktu 3-4 bulan. SOP stok opnam barang

inventaris terlampir pada Lampiran 13.

Pemeliharaan mebel selama ini dilakukan oleh petugas UPPK pada

setiap liburan semester. Pemeliharaan mebel dilakukan dengan mengecek kondisi

barang dan juga membersihkannya. Selain pada mebel, juga dilakukan

pemeliharaan Alat Pemadam Api Ringan (APAR) sekali setahun. Pemeliharaan

APAR dilakukan dengan melakukan pengecekan meliputi, tanggal berlaku dan

indikasi tekanan. Apabila indikasi tekanan dari APAR rendah maka dilakukan

pengisian yang diserahkan kepada pihak rekanan.

Pemeliharaan koleksi media dilakukan oleh petugas perpustakaan

dengan proses stok opnam. Proses stok opnam di perpustakaan dilakukan dalam

beberapa tahap, tahap pertama adalah semua buku yang ada di masukkan di dalam

program sehingga dapat diketahui buku-buku yang sebenarnya dalam database

ada tetapi dalam kenyataan buku tersebut tidak ada. Tahap berikutnya

perpustakaan akan mencetak daftar buku-buku yang tidak ada. Tahap ketiga

petugas akan mengecek langsung ke lapangan untuk mencari buku tersebut.

Tahap keempat jika buku-buku tersebut tidak ditemukan maka akan diputihkan.

Penyimpanan koleksi media tidak hanya di perpustakaan saja tetapi ada di

beberapa unit lain seperti di pusat konseling. Koleksi media yang ada di unit-unit

tersebut juga melakukan proses stok opnam yang sama dengan perpustakaan.

4.1.5. Proses Disposisi Barang Non-Elektronik

Proses penanganan terhadap barang non-elektronik yang rusak atau

sudah tidak dipakai lagi sebagian besar dikelola oleh UPPK. Koleksi media

ditangani oleh perpustakaan.

4.1.5.1. Proses Disposisi Barang Non-Elektronik yang Dikelola oleh UPPK

Proses disposisi oleh UPPK meliputi barang rusak dan barang habis

masa pakai. Barang rusak dapat diketahui dari 2 cara, yaitu dari stok

opnam/pengecekan dan hasil pelaporan dari pengguna. Sebelum melakukan

disposisi petugas UPPK melakukan pengecekan terhadap kerusakan barang

tersebut, apakah masih bisa diperbaiki atau tidak. Jika masih bisa diperbaiki,


petugas membedakan lagi apakah kerusakan tersebut dapat diperbaiki sendiri oleh

teknisi atau tidak. Apabila tidak bisa, maka diberikan kepada rekanan. UPPK

membuat Form Kendali Operasional (FKO) dan menyerahkan kepada pihak

rekanan. Pihak rekanan memperbaiki dan menyerahkan barang yang telah

diperbaiki kepada UPPK. UPPK mengembalikan barang tersebut kepada unit

yang meminta perbaikan barang. Unit terkait harus menandatangani FKO jika

telah menerima barang yang telah diperbaiki. Namun, jika barang tidak bisa

diperbaiki maka akan diberikan barang pengganti yang ada di gudang. Pihak

UPPK juga melaporkan kepada bagian inventaris adanya pemindahan barang dari

gudang ke unit dengan menggunakan form mutasi. Proses secara detail terlampir

dalam Lampiran 14. FKO dan form mutasi terdapat pada Lampiran 15.

Barang-barang non-elektronik khususnya mebel biasanya mempunyai

masa pakai, setiap 3 (tiga) tahun akan diganti dengan mebel yang baru. Setelah

dilakukan penggantian, maka mebel lama akan diajukan kepada yayasan untuk

dihapuskan. Proses pengajuan kepada yayasan biasanya membutuhkan waktu

lama oleh karena itu mebel-mebel tersebut disimpan sementara di gudang UPPK.

4.1.5.2. Proses Disposisi Barang Non-Elektronik yang Dikelola oleh

Perpustakaan

Proses disposisi di perpustakaan meliputi penanganan kerusakan koleksi

dan proses penanganan terhadap koleksi yang sudah mengalami penurunan daya

guna.

Koleksi rusak biasanya ditemukan oleh bagian sirkulasi. MPW bagian

sirkulasi akan melakukan update data pada iSPEKTRA dan memberikan

keterangan koleksi menjadi “under maintenance”. MPW bagian sirkulasi

mencetak daftar koleksi yang rusak dan menyerahkannya pada bagian

pengolahan. Bagian pengolahan yang memperbaiki koleksi yang rusak tersebut.

Setelah itu, melakukan entry data untuk memberi tanda “done” dan kemudian

mengirimkannya ke bagian sirkulasi. Proses perbaikan koleksi rusak ini dilakukan

setiap hari Sabtu dengan menggunakan jam lembur.

Perpustakaan melakukan penyiangan terhadap buku yang telah

mengalami penurunan daya guna. Proses penyiangan buku dilakukan oleh


perpustakaan dengan bantuan dari dosen-dosen. Dosen yang diutus oleh jurusan

menyeleksi buku yang tidak digunakan lagi. Setelah dilakukan seleksi, maka buku

dimasukkan ke dalam gudang. Proses selanjutnya adalah perpustakaan

mengajukan proses penghapusan barang kepada yayasan. Perpustakaan harus

menunggu keputusan dari yayasan untuk proses penanganan selanjutnya. SOP

penyiangan buku terlampir pada Lampiran 16.

Koran-koran yang sudah tidak dipakai juga dilakukan penanganan oleh

perpustakaan. Koran-koran yang ada akan dikumpulkan oleh perpustakaan selama

3 bulan. Setelah terkumpul selama 3 bulan, koran tersebut akan dijual. Uang hasil

penjualan diberikan kepada yayasan.

4.2. Analisa Kelemahan dan Usulan Proses Logistik Barang Non-Elektronik

Setelah mengetahui sistem logistik barang non-elektronik yang saat ini

ada di Universitas Kristen Petra, proses selanjutnya adalah melakukan identifikasi

kelemahan berdasarkan waste yang terjadi dalam setiap proses logistik yang ada

dan usulan untuk mengurangi waste tersebut.

4.2.1. Analisa Kelemahan dan Usulan Proses Pengadaan Barang Non-

Elektronik

Kelemahan dan waste yang terjadi dalam proses pengadaan barang non-

elektronik dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 4.1. Analisa Pengadaan Barang Non-Elektronik

Waste Kelemahan

Unit

Perbekalan

dan

Pengadaan

Waiting Selama ini unit pengguna masih terjadi

harus menunggu pengadaan barang sampai

5 hari jika spesifikasi tidak lengkap.

Informasi

spesifikasi barang

yang diminta oleh

unit pengguna

tidak lengkap

padahal dalam

website

permintaan barang

telah disediakan kolom spesifikasi

barang.

Excess Motion

Jika spesifikasi barang tidak lengkap maka

dilakukan konfirmasi kepada unit

pengguna. Konfirmasi dilakukan satu atau

dua kali melalui telepon. Proses konfirmasi

membutuhkan waktu paling lama 2 hari

karena harus mencari ketua unit.


Tabel 4.1. Analisa Pengadaan Barang Non-Elektronik (sambungan)

Waste Kelemahan

Unit

Perbekalan

dan

Pengadaan

Defect Kesalahan dalam pengadaan barang non-

elektronik pada tahun 2009 untuk mebel

terjadi sebanyak 3 buah. Kesalahan tersebut

yaitu tidak sesuai antara apa yang

diinginkan unit dengan barang yang

diberikan dari supplier.

Informasi

spesifikasi barang

yang diminta oleh

unit pengguna

tidak lengkap

padahal dalam

website

permintaan barang

telah disediakan

kolom spesifikasi

barang.

Incorrect processing Permintaan barang yang dilakukan oleh

unit pengguna dilakukan melalui website

dan website antara unit pengguna dan Unit

Perbekalan dan Pengadaan sebenarnya

telah terhubung. Namun, unit pengguna

harus mencetak form tersebut sehingga

terjadi pemborosan dalam penggunaan

kertas.

Pencetakan form

dilakukan sebagai

bentuk konfirmasi

dari ketua unit

untuk menghindari

terjadinya

permintaan barang

yang tidak

dibutuhkan atau

jumlahnya

berlebihan.

Gudang

ATK

Waiting Proses pengadaan barang stok yang ada di

gudang ATK membutuhkan waktu paling

lama empat hari. Seharusnya pengadaan

barang ATK dapat dilakukan dalam waktu

satu hari karena jumlahnya banyak di

pasaran dan mudah didapatkan.

Kebijakan

pembayaran hanya

dilakukan pada

hari Selasa dan

Jumat, tetapi

permintaan barang

dapat dilakukan

sewaktu-waktu.

Supplier yang

mengirimkan

barang memilih

mengirimkan

barang pada waktu

pembayaran.

Excess/Less Inventory Penyimpanan barang stok di gudang ATK

masih terjadi kelebihan barang sehingga

gudang yang disediakan tidak menampung.

Masih terjadi juga kekurangan barang

sehingga unit pengguna tidak bisa langsung

mendapatkan barang.

Jumlah barang

yang disimpan di

gudang ATK

berdasarkan

perkiraan saja

tanpa perhitungan

yang tepat.


Unit Perbekalan dan Pengadaan merasa kesulitan dalam pengadaan

barang non-elektronik karena spesifikasi barang yang diberikan unit tidak lengkap

atau spesifikasi dari barang tidak diberikan. Pada website yang sekarang ada jika

unit tidak mengisi spesifikasi barang unit masih dapat tetap melakukan proses

selanjutnya, yaitu pencetakan form. Oleh karena itu, website permintaan barang

perlu diperbaiki dengan memberikan peringatan apabila spesifikasi barang tidak

diisi. Usulan yang diberikan jika kolom spesifikasi tidak diisi oleh unit maka tidak

dapat melakukan proses selanjutnya. Jadi, ketika bagian pembelian menerima

permintaan dapat langsung melakukan penawaran kepada supplier.

Pada website sebelumnya juga tidak diinformasikan spesifikasi apa yang

harus diberikan dari barang yang diminta. Hanya disediakan satu kolom

spesifikasi untuk segala jenis barang. Jadi, perlu adanya informasi mengenai

spesifikasi apa saja yang dibutuhkan untuk barang yang diminta oleh unit.

Program sederhananya dapat dilihat pada Lampiran 17. Apabila usulan ini

dilaksanakan, maka dapat memastikan spesifikasi barang yang diminta, sehingga

dapat mencegah terjadinya kesalahan pengadaan dan mempercepat proses

pengadaan.

Permintaan barang non-elektronik dari unit dilakukan melalui website,

tetapi unit masih harus mencetak form permintaan sebagai bentuk konfirmasi dari

kepala unit. Bentuk persetujuan dari kepala unit sebenarnya dapat dibuat tanpa

harus mencetak form permintaan. Usulan yang diberikan setelah unit memasukkan

data permintaan barang maka form permintaan barang tersebut akan secara

otomatis masuk ke account kepala unit. Kepala unit tinggal menyetujui dan form

tersebut akan secara otomatis langsung masuk ke bagian pembelian. Bagian

pembelian setelah menerima form perlu mengkonfirmasi kepada unit bahwa form

permintaan barang telah diterima. Konfirmasi tersebut juga dilakukan melalui

website, maka account di unit akan menerima pesan bahwa permintaan telah

diterima oleh bagian pembelian. Secara sederhana bentuk program dapat

digambarkan pada Lampiran 17. SOP pengadaan barang non-elektronik yang baru

terdapat pada Lampiran 18.

Pengiriman barang non-elektronik khususnya ATK dari supplier selama

ini membutuhkan waktu kurang lebih 3 hari. Hal ini terjadi karena adanya


kebijakan dari bagian keuangan bahwa pembayaran hanya dilakukan pada hari

Selasa dan Jumat, sedangkan permintaan ATK dapat dilakukan sewaktu-waktu.

Oleh karena itu, perlu adanya pengaturan untuk permintaan ATK dilakukan pada

hari Senin dan Kamis. Hal ini dengan tujuan barang yang dipesan keesokan

harinya dapat langsung dikirimkan oleh supplier. Dengan adanya usulan ini maka

lamanya proses pengadaan barang ATK dapat dipersingkat menjadi 1 (satu) hari.

Proses pengadaan barang ATK dilakukan oleh kepala gudang ATK

tanpa perhitungan, jadi jumlah barang yang dipesan hanya berdasarkan perkiraan.

Perlu adanya patokan perhitungan jumlah yang harus dipesan agar jumlah barang

yang ada di gudang tidak berlebihan dan tidak kekurangan. Perhitungan safety

stock dan jumlah pemesanan dilakukan untuk ATK yang termasuk dalam

golongan A berdasarkan perhitungan ABC. Perhitungan ABC dapat dilihat pada

Lampiran 32. Perhitungan safety stock menggunakan tingkat kepercayaan 95%.

Berikut ini adalah perhitungan dari safety stock barang yang ada dalam klasifikasi

A dengan menggunakan sistem periodic review:

Tabel 4.2. Perhitungan Safety Stock dan Level Maksimum Barang ATK

Kode

Barang Nama Barang Satuan

Safety

Stock

Level

Maksimum

A.02.01.01 Kertas HVS A4 70 gram putih SIDU Rim 53 128

A.02.01.04 Kertas HVS Folio 70 gram putih

SIDU Rim 39 79

A.02.04.01 Kertas CD Folio Bulky Rapido Rim 97 123

A.02.02.15 Continuous Form 9.5 X 11" 3 PLY

NCR Buah 6 7

A.06.04.23 Cartridge PG 40 (Black) untuk

PIXMA iP 1800, 1880 Buah 5 7

A.06.04.24 Cartridge CL 41 (Colour) untuk

PIXMA iP 1800, 1880 Boks 5 6

A.06.04.13 Cartridge BC-03 (Black) Buah 6 8

A.06.04.19 Cartridge PIXMA iP 3300 Black

(PG 5 BK) Buah 4 6

A.03.01.04 Spidol White Board hitam MERK

SNOWMAN Buah 136 176

A.03.01.01 Spidol OHP Buah 31 39

A.06.04.21 Cartridge PIXMA iP 1880 black

(PG 830) Set 6 7

A.07.01.01 Ordner Folio Geger Lebar MERK

TEKA Buah 37 50


Tabel 4.2. Perhitungan Safety Stock dan Level Maksimum Barang ATK

(sambungan)

Kode

Barang Nama Barang Satuan

Safety

Stock

Level

Maksimum

A.03.01.02 Spidol White Board biru MERK

SNOWMAN Buah 116 147

A.06.04.11 Refill BC-03 (Black) Rainbow Buah 7 11

A.06.04.04 Cartridge EPSON LQ 2170, 2180,

FX 2170, 2180 Rol 6 7

A.09.09.01 Selotip 1 X 72 Y MERK PANFIX Buah 12 19

A.04.03.02 TIP-EX PENTEL BIRU Buah 11 16

A.08.01.02 Amplop putih 80 gram Buah 21 27

A.09.11.03 Lem UHU STICK Buah 30 41

A.07.01.05 Spring File MERK DAIA TYPE AF

350 Buah 85 97

A.07.01.06 Ordner TEBAL BAMBI Boks 21 27

A.12.03.03 Mika Film (TRANSPARAN OHP) Buah 823 1072

A.02.02.17 Continuous Form 14 7/8 X 11 3

PLY NCR Boks 1 1

A.09.16.01 Transparan FOTOCOPY

"YASHICA" Boks 543 637

A.02.02.16 Continuous Form 9,5 X 11/2 3 PLY

NCR

Lemba

r 1 2

A.02.02.09 Continuous Form 14 7/8 X 11 1

PLY POLOS Boks 2 2

A.02.02.01 Continuous Form 9,5 X 11 1 PLY

POLOS Rim 2 3

A.02.02.19 Continuous Form 14 7/8 X 11 2 ply

NCR Buah 1 1

A.02.01.12 Kertas HVS 70 gram hijau ISI 500

LEMBAR Dos 4 5

A.10.01.06 Diskette HD 3.5 Boks 89 109

A.02.01.13 Kertas HVS 70 gram kuning ISI 500

LEMBAR Boks 3 4

A.06.04.25 Cartridge PIXMA ip 3300 Colour

Magenta (CL 8 M) Rol 2 3

A.06.04.10 Refill EPSON LQ 2170, LQ 2180

MERK ORIGINAL Buah 6 8

Perhitungan tersebut berdasarkan data permintaan ATK tahun 2009

(Lampiran 19). Selain membuat perhitungan tersebut juga dibuat kartu stok dalam

komputer dengan menggunakan program excel. Kartu stok dalam bentuk excel

tersebut mempermudah kepala gudang untuk mengetahui jumlah barang yang


harus dipesan. Program tersebut nantinya perlu dicek setiap akhir minggu (hari

Jumat), jumlah pemesanan adalah level maksimum dikurangi jumlah barang yang

ada ketika dilakukan pengecekan.

Perhitungan safety stock dan level maksimum perlu di update setiap satu

tahun sekali (awal tahun anggaran) oleh petugas gudang ATK. Untuk

mempermudah perhitungan tersebut juga telah disediakan program excel, dimana

dalam program petugas gudang ATK tinggal memasukkan data-data yang

diperlukan. Instruksi kerja untuk perhitungan telah terlampir pada Lampiran 20.

Kartu stok yang diusulkan terdapat pada Lampiran 21. Dengan adanya usulan

tersebut, maka petugas gudang tinggal mengecek data yang ada pada komputer

untuk mengetahui jumlah barang yang ada, selain itu dengan mudah dapat

mengetahui jumlah barang yang harus dipesan. Perhitungan yang dilakukan dapat

membantu agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan barang sehingga dapat

menghemat ruang dan juga menghemat biaya.

4.2.2. Analisa Kelemahan dan Usulan Pendistribusian Barang Non-

Elektronik

Dalam proses pendistribusian barang non-elektronik sudah cukup baik

karena proses pendistribusiannya hanya di dalam Universitas Kristen Petra

sendiri.

4.2.3. Analisa Kelemahan dan Usulan Penyimpanan Barang Non-Elektronik

Penyimpanan barang non-elektronik yang dikelola oleh gudang ATK

dan perpustakaan ada beberapa kelemahannya, sebagai berikut:

Tabel 4.3. Analisa Penyimpanan Barang Non-Elektronik

Waste Kelemahan

Gudang

ATK

Waiting Jumlah barang di gudang ATK ada 176

jenis dan tidak semua peletakannya

petugas gudang hafal. Selain itu, jika

petugas gudang tidak masuk maka

petugas yang menggantikan di gudang

ATK kesulitan untuk mencari barang-

barang yang diminta.

Tidak adanya

penamaan barang

yang ada di gudang

ATK jadi petugas

kesulitan mencari

barang yang diminta

oleh unit.


Tabel 4.3. Analisa Penyimpanan Barang Non-Elektronik (sambungan)

Waste Kelemahan

Gudang ATK Excess Motion Petugas gudang melakukan

gerakan-gerakan yang

berlebihan, jika barang

seharusnya dapat dijangkau

dalam 1 meter tetapi petugas

gudang harus menjangkau

dalam 2 meter.

Barang yang sering

diminta oleh unit

(golongan A)

peletakannya di gudang

pada rak yang jauh.

Selain itu, rak paling

dekat dengan pintu ada 3

kotak yang kosong.

Perpustakaan

Defect

Pada proses stok opnam

ditemukan minimal ada 10

koleksi media hilang di unit-

unit yang menyimpan koleksi

media, selain di perpustakaan.

Perpustakaan tidak bisa

mengontrol koleksi media

yang ada di unit-unit.

Incorrect Processing

Banyak mahasiswa yang tidak

tahu buku baru yang ada di

perputakaan sehingga utilitas

dari buku baru di perpustakaan

menjadi rendah.

Pencarian buku dilakukan

melalui online catalouge

tetapi promosi terhadap

buku baru dilakukan

dengan meletakkan buku

di rak pameran lantai 6.

Buku baru ketika dicari

pada online catalogue

justru muncul di paling

akhir.

Penyimpanan ATK kelemahannya tidak ada penamaan barang, padahal

ATK yang ada di gudang jumlahnya mencapai 176 jenis. Oleh karena itu,

diperlukan penamaan dari barang-barang yang ada.

Gambar 4.3. Penamaan Rak ATK

Label kode barang


Penamaan barang pada rak yang ada akan sangat membantu petugas

untuk mencari barang-barang yang mereka cari. Apabila petugas gudang tidak

masuk atau digantikan oleh orang lain maka orang tersebut akan dengan mudah

mencari barang-barang yang dibutuhkan. Dengan adanya penamaan, akan

mempercepat waktu untuk menyediakan barang-barang yang dibutuhkan unit,

tempat dari barang sifatnya permanen dan menghindari terjadinya duplikasi stok.

Selain itu, pada penyimpanan ATK yang sekarang penempatannya tidak

berdasarkan klasifikasi kecepatan barang. Barang yang sering diminta oleh unit

seharusnya diletakkan pada rak paling mudah untuk dijangkau. Berikut ini adalah

barang-barang yang sering diminta dan peletakannya saat ini di gudang ATK:

Tabel 4.4. Daftar Barang ATK yang Sering Diminta

Kode

Barang Nama Barang Letak

A.02.01.01 Kertas HVS A4 70 gram putih SIDU Rak 8

A.02.01.04 Kertas HVS folio 70 gram putih SIDU Rak 8

A.02.04.01 Kertas CD folio bulky RAPIDO Rak 8

A.02.07.01 Kertas sampul KRAFT Rak 8

A.03.01.01 Spidol OHP (Sign Pen Permanent)SNOWMAN Rak 2

A.03.01.02 Spidol white board biru SNOWMAN Rak 2

A.03.01.03 Spidol white board hijau SNOWMAN Rak 2

A.03.01.04 Spidol white board hitam SNOWMAN Rak 2

A.03.01.05 Spidol white board merah SNOWMAN Rak 2

A.03.01.14 Spidol kecil hitam SNOWMAN Rak 2

A.04.03.02 Tip-ex PENTEL biru Rak 2

A.06.04.11 Refill BC-03 (Black) Rak 3

A.07.01.01 Ordner folio geger lebar TEKA Rak 6

A.07.01.05 Spring file DAIA tipe AF 350 Rak 6

A.07.01.06 Ordner tebal BAMBI Rak 6

A.07.04.02 Stopmap folio kertas Rak 6

A.08.01.02 Amplop putih 80 gram Rak 3

A.09.02.02 Isi staples no.10-1m MAX Rak 1

A.09.05.01 Paperclip no.3 Rak 1

A.09.06.01 Binder clip tipe 200 KENKO Rak 6



A.09.09.01 Selotip 1 X 72 Y PANFIX Rak 2

A.09.11.03 Lem UHU stick Rak 2


Tabel 4.4. Daftar Barang ATK yang Sering Diminta (sambungan)

Kode

Barang Nama Barang Letak

A.09.16.01 Transparan fotocopy "YASHICA" Rak 6

A.09.17.01 Baterai besar (1.5V) ABC (size D) Rak 2

A.09.17.03 Baterai kecil 1.5V ABC (size AA) Rak 2

A.09.17.05 Baterai kecil alkaline ABC (size AA) Rak 2

A.09.17.06 Baterai alkaline ABC AAA Rak 2

A.10.01.06 Diskette HD 3.5 (kecil) Rak 2

A.10.01.07 CD-R (Blank) Rak 2

A.10.01.08 DVD-R (Blank) Rak 2

A.12.03.03 Mika film (transparan OHP) Rak 6

Rak yang letaknya paling dekat dengan pintu gudang adalah rak 8 dan

rak 1. Dari daftar di atas dapat dilihat bahwa banyak barang yang diletakkan di

rak yang letaknya agak jauh dari pintu. Oleh karena itu, perlu dilakukan penataan

ulang untuk barang yang ada di rak 1 karena rak ini yang tempatnya paling

berdekatan dengan pintu. Usulan yang diberikan untuk penataan barang-barang

tersebut adalah sebagai berikut:

Gambar 4.4. Gambar Rak 1 Gudang ATK

Spidol whiteboard hitam dan biru diletakkan dalam satu kotak, satu

kotak pada rak mampu menampung 60 kotak spidol. Spidol whiteboard merah

Keadaan Sekarang Usulan


dan hijau juga diletakkan dalam satu kotak. Spidol OHP juga diletakkan di rak

bagian atas karena bagian atas rak sejajar dengan pandangan mata sehingga

mempermudah pencariannya. Lem UHU, selotip, isi staples, dan paperclip

diletakkan pada bagian kedua karena beratnya yang cukup ringan sehingga

diletakkan rak yang lebih atas. Baterai diletakkan pada rak bagian ketiga karena

beratnya cukup berat, sedangkan mika transparan dan transparansi fotocopy

diletakkan paling bawah karena ukurannya sesuai dengan barang tersebut.

Peletakan barang tersebut akan membantu pengambilan barang menjadi

lebih cepat. Selain itu, dapat mengurangi gerakan yang dilakukan oleh petugas

gudang. Instruksi kerja penyimpanan barang non-elektronik terlampir pada

Lampiran 22.

Penyimpanan barang non-elektronik untuk koleksi media dipusatkan di

perpustakaan. Penyimpanan koleksi media tidak hanya dilakukan di perpustakaan

saja, tetapi juga di unit lain, contohnya Pusat Konseling. Koleksi yang disimpan di

unit lain sebenarnya tidak diperbolehkan dipinjam, tetapi selama ini koleksi

tersebut dipinjamkan. Hal ini menyebabkan perpustakaan tidak bisa memantau

keberadaan koleksi yang ada di unit-unit. Jadi, perlu adanya sistem informasi

dalam bentuk database yang terhubung antara perpustakaan dan unit-unit lain

yang menyimpan koleksi media. Database yang bisa terhubung ini perpustakaan

dapat memantau keberadaan koleksi media di unit-unit.

Penyimpanan koleksi media di perpustakaan terdapat kelemahan, yaitu

kurangnya promosi terhadap buku baru. Oleh karena itu, perlu adanya promosi

yang dilakukan oleh perpustakaan sehingga pengguna dapat mengetahui buku-

buku baru yang ada di perpustakaan. Promosi buku tersebut dilakukan pada online

catalog yang disediakan oleh perpustakaan. Online Catalog ini merupakan media

yang dikunjungi oleh pengguna untuk mencari buku atau koleksi lainnya di

perpustakaan. Pada online catalog yang sekarang ada di perpustakaan informasi

yang bisa didapatkan hanya library collections, digital collections, dan juga online

journal. Oleh karena itu, diusulkan untuk menambah informasi mengenai buku

baru pada online catalog tersebut. Adanya promosi mengenai buku baru

diharapkan buku-buku yang ada di perpustakaan dapat dimanfaatkan dengan baik

juga oleh pengguna.


4.2.4. Analisa Kelemahan dan Usulan Pemeliharaan Barang Non-elektronik

Pemeliharaan barang non-elektronik kelemahannya pada administrasi

pemeliharaan, yaitu proses stok opnam. Berikut ini adalah analisanya:

Tabel 4.5. Analisa Pemeliharaan Barang Non-Elektronik

Waste Kelemahan

Defect Pada proses stok opnam barang non-

elektronik ditemukan barang-barang yang

hilang dan peletakannya tidak sesuai dengan

pencatatan yang ada. Hampir 40% barang

yang ada peletakannya tidak sesuai.

Tidak adanya pelaporan jika

terjadi pemindahan barang oleh

unit-unit pengguna. Pada

proses stok opnam perlu

mencari barang-barang yang

tidak sesuai dengan pencatatan.

Waiting

Proses stok opnam membutuhkan waktu tiga

sampai empat bulan sehingga ada pekerjaan-

pekerjaan yang harus ditunda oleh bagian

inventaris.

Selama ini, Unit Perbekalan dan Pengadaan banyak menemukan barang-

barang non-elektronik yang letaknya tidak sesuai dengan pencatatan pada saat

stok opnam. Hal ini terjadi karena pemindahan inventaris non-elektronik

dilakukan oleh unit-unit tanpa melakukan pemberitahuan. Hal ini juga

menyebabkan barang inventaris hilang karena tidak ditemukan pemindahan pada

ruangan mana. Jadi, untuk menghindari pemindahan inventaris kampus dari satu

ruang ke ruang lainnya tanpa pemberitahuan dan menghindari kehilangan

inventaris maka dapat dilakukan beberapa solusi berikut:

Setiap unit bertanggungjawab sendiri atas inventaris yang ada pada unit

tersebut. Jadi, setiap 6 bulan (liburan semester), unit melakukan stok opnam

sendiri terhadap barang non-elektronik. Bagian inventaris melakukan stok

opnam setiap 1 tahun sekali. Unit Perbekalan dan Pengadaan akan

memberikan form stok opnam yang harus diisi oleh setiap unit yang ada.

Adanya stok opnam tiap 6 bulan ini maka setiap unit diharapkan lebih

bertanggungjawab terhadap barang inventaris yang ada dan mempermudah

pengecekan jika ada barang yang dipindahkan. Usulan ini untuk membentuk

rasa memiliki oleh unit-unit pengguna. Rasa memiliki tersebut diharapkan

membuat unit lebih bertanggung jawab dengan barang-barang yang ada di

unit. Setiap pemindahan barang juga dilaporkan atau dicatat pada form yang


ada. Bentuk form stok opnam yang dapat diberikan kepada unit-unit sesuai

dengan masukan dari bagian inventaris adalah sebagai berikut:

PENGECEKAN INVENTARIS BULAN ……………

Unit :

Tanggal Pengecekan :

BARANG INVENTARIS

Nama Barang Jumlah Kode Barang Ada

Tidak

Keterangan

Pemeriksa

Pejabat IC

Gambar 4.5. Form Pengecekan Inventaris

Selain melakukan pengecekan inventaris, di setiap ruangan perlu diberikan

kertas untuk pencatatan pemindahan inventaris. Jadi, setiap ada pemindahan

inventaris unit perlu melakukan pencatatan pada lembaran tersebut atau

melaporkan langsung ke bagian inventaris. Berikut ini adalah contoh lembaran

yang dapat digunakan:

PEMINDAHAN INVENTARIS

No Tanggal Nama Barang Kode Barang Keterangan

Gambar 4.6. Form Pemindahan Inventaris

Pengecekan terhadap inventaris yang ada di kelas-kelas merupakan

tanggungjawab dari UPPK. Namun, jika UPPK setiap bulannya harus

mengecek kode-kode kursi yang ada di kelas-kelas akan kesulitan, karena

jumlahnya sangat banyak. Oleh karena itu, untuk mempermudah pengecekan,

selain mencantumkan kode barang juga mencantumkan tanda kode ruangan

pada kursi tersebut. Sehingga, dalam proses stok opnam tiap bulannya petugas

UPPK tinggal mengecek jumlah dan melihat apakah kursi dalam satu ruang

tersebut memiliki kode ruangan yang sama. Usulan ini juga untuk membentuk

budaya dari pekerja melakukan pengecekan barang yang ada tidak hanya


sekedar menggunakan saja. Berikut ini adalah form inventaris untuk barang-

barang non-elektronik inventaris yang ada di kelas-kelas:

PENGECEKAN INVENTARIS BULAN………

Ruang :

Nama barang Jumlah Keterangan

Pemeriksa

Pejabat IC

Gambar 4.7. Form Pengecekan Inventaris Kelas

Prosedur kerja tambahan untuk pengecekan inventaris disajikan pada

Lampiran 23. Instruksi kerja stok opnam yang dilakukan oleh unit-unit

terdapat pada Lampiran 24.

4.2.5. Analisa Kelemahan dan Usulan Disposisi Barang Non-Elektronik

Dari segala aktivitas logistik yang ada proses disposisi barang non-

elektronik yang berdasarkan hasil analisa memiliki kelemahan terbanyak.

4.2.5.1. Analisa Kelemahan Disposisi dan Usulan yang Dikelola oleh UPPK

Berikut ini adalah analisa kelemahan dalam proses disposisi barang non-

elektronik yang dikelola oleh UPPK:

Tabel 4.6. Analisa Disposisi yang Dikelola UPPK

Waste Kelemahan

Excess Inventory Ada 278 kursi dan 10 meja yang

menumpuk di gudang UPPK untuk

menunggu dihapuskan. Koleksi

media ada 7.000 koleksi yang

menumpuk di gudang perpustakaan

untuk menunggu dihapuskan.

Keputusan dari yayasan untuk

penghapusan tidak ada ketentuan waktu

sehingga sangat lama. Penghapusan

mebel sudah menunggu keputusan

yayasan selama 2 tahun.

Excess Inventory Kursi-kursi yang rusak biasanya

langsung dihapuskan dan membeli

yang baru. Beberapa bagian dari

kursi tersebut sebenarnya masih

bisa dilakukan kanibal.

Petugas UPPK tidak bisa melakukan

kanibal karena tidak adanya pencatatan

barang-barang rusak. Petugas UPPK

kesulitan untuk melakukan kanibal.

Selain itu, ada kode beberapa barang

yang hilang sehingga tidak bisa

dilakukan kanibal. Hilangnya kode

barang tersebut dikarenakan peletakan

barang rusak tersebut di luar gudang.


Tabel 4.6. Analisa Disposisi yang Dikelola UPPK (sambungan)

Waste Kelemahan

Defect Perbaikan mebel dilakukan dengan

memindahkan barang dari ruangan ke

belakang ruang UPPK. Setelah perbaikan

selesai dilakukan petugas UPPK

mengembalikan mebel tersebut, tetapi tidak

memperhatikan kode barang. Hal ini

menyebabkan pada proses stok opnam

banyak ditemukan barang yang tidak sesuai

dengan pencatatan.

Perbaikan mebel dilakukan

dengan menggunakan form

kendali operasional yang di

dalamnya tidak mencantumkan

kode barang. Jadi, petugas

UPPK hanya memperhatikan

jumlah saja tanpa

memperhatikan kode barang.

Mebel yang sudah tidak bisa dipakai banyak sekali menumpuk di

gudang bahkan sampai gudang tidak memuat. Selama ini pihak yayasan belum

menanggapi pelaporan penghapusan yang sudah diajukan. Gudang yang ada

sekarang sudah tidak menampung mebel-mebel tersebut sehingga mebel tersebut

tidak diletakkan dalam gudang. Hal ini menyebabkan jumlah yang ada di

pencatatan dan di kenyataan tidak sama karena tidak bisa dikontrol dengan baik.

Oleh karena itu, perlu adanya tenggang waktu yang jelas untuk yayasan

menentukan keputusan proses disposisi barang tersebut. Paling lama dalam jangka

waktu dua tahun yayasan harus memberikan keputusan disposisi barang tersebut.

Dipilih dua tahun karena berdasarkan pengalaman yang ada dalam bahwa tiap

tahunnya untuk mebel terjadi penambahan sekitar 100 buah, sedangkan untuk

koleksi media sekitar 1000 koleksi. Selain itu, tempat yang ada sekarang untuk

mebel hanya mampu menampung sekitar 200 sampai 250 buah saja.

Data yang didapatkan dari UPPK sebenarnya dari 278 kursi yang

diusulkan untuk dihapuskan itu tidak semuanya dalam kondisi yang tidak bisa

diperbaiki. Apabila kursi-kursi tersebut dimanfaatkan dengan melakukan sistem

kanibal, maka bisa memberikan nilai tambah bagi barang tersebut. Selama ini di

UPPK tidak dilakukan kanibal dikarenakan tidak adanya pendataan dan kode

barang banyak yang hilang sehingga mereka kesulitan. Jadi, sebenarnya perlu

adanya pendataan barang rusak. Ketika ada pelaporan barang rusak khususnya

mebel maka rekanan yang ada mendata mana bagian dari kursi yang sudah tidak

bisa diperbaiki, mana bagian yang masih baik. Setelah itu, dari data-data tersebut

maka pihak UPPK dapat melakukan penyusunan strategi kanibal yang akan


dilakukan. Setelah itu pihak rekanan akan melakukan kanibal terhadap mebel-

mebel tersebut. Berikut ini contoh form yang dapat digunakan oleh pihak UPPK

sehingga mempermudah pendataan:

FORM PENDATAAN BARANG RUSAK

Tanggal :

Petugas :

Nama Barang:

Kode Barang Kode Bagian yang rusak Kode Bagian yang tidak rusak

Keterangan kode :

Kursi 1. Sandaran

2. Kaki kursi

3. Meja kecil

4. Roda kursi

Gambar 4.8. Form Pendataan Barang Rusak

Berikut ini contoh form yang dapat digunakan oleh pihak UPPK

sehingga mempermudah pendataan:

FORM PENDATAAN KANIBAL

No Kode Barang kanibal Strategi Kanibal

1

20410 2,3

22042 1

23864 4

Keterangan:

Kode barang kanibal didapatkan dari kode barang form pendataan barang rusak.

Strategi kanibal merupakan kode bagian yang akan dikanibal pada barang tersebut.

Gambar 4.9. Form Kanibal Mebel

Form strategi kanibal ini perlu diberikan kepada bagian inventaris untuk

melakukan penghapusan kode barang tersebut. Proses kanibal ini sangat

bermanfaat apalagi mengingat tingkat kerusakan dari mebel yang ada cukup

tinggi. Dengan proses kanibal ini maka dapat melakukan pemanfaatan dari

barang-barang yang rusak. SOP baru untuk perbaikan barang rusak dapat dilihat

pada Lampiran 25. Instruksi kerja untuk pendataan barang kanibal pada Lampiran

26.


Proses perbaikan mebel selalu dilakukan dengan memindahkan mebel ke

belakang kantor UPPK. Pemindahan ini tidak pernah dilaporkan kepada pihak

inventaris, selain itu proses perbaikan tidak mempedulikan kode barang sehingga

setelah selesai diperbaiki barang-barang tersebut diletakkan pada ruangan tanpa

memperhatikan apakah kode barangnya sudah sesuai. Hal ini dikarenakan dalam

FKO yang digunakan tidak mencantumkan kode barang jadi petugas tidak

mengetahui dimana barang tersebut seharusnya diletakkan. Oleh karena itu, perlu

adanya revisi dari FKO yang ada. Berikut ini adalah FKO yang diusulkan:

FORM KENDALI OPERASIONAL

Nomor :

Tanggal:

Nama Unit Ruang Nama Barang Kode Barang Keluhan

Pelaksana

Perkiraan Tanggal Penyelesaian

Akar Masalah

Tindakan Korektif yang Diajukan

Tindakan Pencegahan yang Diajukan

VERIFIKASI

Tindakan efektif? Ya Tidak

Alasan:

No FKO baru (jika barang masih belum berfungsi):

Tanggal:

Tanda Tangan:

Pemohon Koordinator Pelaksana Koordinator Teknisi Pelaksana

(----------) (----------------------------) (-------------------------) (------------)

Gambar 4.10. Gambar FKO Usulan

Pencantuman kode barang dapat menghindari terjadinya kesalahan

peletakan barang-barang yang telah selesai diperbaiki. Hal ini juga nantinya

berdampak pada saat pengecekan inventaris akan lebih cepat karena barang-

barang telah ada pada tempat yang tercatat dalam data inventaris. Perkiraan

tanggal penyelesaikan juga membantu unit mengetahui kapan barang yang


diperbaiki bisa selesai dan juga rekanan dapat mengerjakannya sesuai dengan

waktu yang dijanjikan. Hal ini menyebabkan proses perbaikan diharapkan

menjadi lebih cepat.

Kerusakan mebel di UK Petra jumlahnya sangat banyak, setiap hari

selalu ada kerusakan mebel, baik itu kursi, meja, lemari dan papan. Data

kerusakan terlampir pada Lampiran 27 .Oleh karena itu, bagian pelayanan perlu

melakukan analisa terhadap kerusakan mebel setiap tahun. Setiap tahun,

dilakukan rekapitulasi jumlah kerusakan mebel tersebut. Setelah mengetahui

kerusakan pada bagian apa yang jumlahnya besar. Dari data tersebut dapat

dijadikan acuan oleh bagian pelayanan apabila melakukan pengecekan mebel

setiap liburan semester. Jadi, pada saat pengecekan bagian-bagian yang perlu

diperhatikan pada saat pengecekan adalah bagian yang sering terjadi kerusakan.

Instruksi kerja untuk analisa kerusakan mebel dapat dilihat pada Lampiran 28.

4.2.5.2. Analisa Kelemahan dan Usulan Disposisi yang Dikelola oleh

Perpustakaan

Berikut adalah analisa kelemahan proses disposisi koleksi media yang

dikelola oleh perpustakaan:

Tabel 4.7. Analisa Disposisi yang Dikelola Perpustakaan

Waste Penyebab

Incorrect Processing Penyiangan buku dilakukan dengan meminta

bantuan dari dosen. Hal ini menyebabkan

proses penyiangan tidak dapat dilakukan

dengan teratur sehingga buku-buku yang

sudah lama dan utilitasnya rendah masih

disimpan di rak di perpustakaan.

Penambahan buku sendiri tiap tahunnya

mencapai 2.000 judul.

Penyiangan buku tidak

dilakukan dengan teratur

karena harus menunggu

bantuan dari dosen terlebih

dahulu.

Setiap tahun penambahan buku yang ada di perpustakaan bisa mencapai

2.000 judul. Apabila rak buku sudah tidak cukup maka perpustakaan akan

menambah lagi rak buku. Perpustakaan memiliki kebijakan bahwa perbandingan

koleksi yang ada dengan jumlah mahasiswa adalah 1:17. Jumlah koleksi media

yang sekarang ada 148.645 koleksi. Sistem penyiangan perlu dirubah agar

perpustakaan dapat melakukan proses penyiangan ini secara rutin. Bagian


sirkulasi setiap tahunnya membuat pendataan dari buku-buku untuk tiap-tiap

jurusan. Data tersebut kemudian diserahkan kepada ketua jurusan dari tiap-tiap

jurusan. Sistem baru ini dosen tidak perlu datang ke perpustakaan untuk

melakukan penyiangan tersebut secara langsung. Untuk melakukan penghematan

kertas, maka pelaporan daftar buku yang diusulkan dihapus dilakukan

menggunakan email. Bagian sirkulasi akan mengirimkan email dalam bentuk

excel kepada ketua jurusan. Nantinya ketua jurusan dapat memberikan warna

merah kepada buku-buku yang disetujui untuk dihapuskan. Sistem penyiangan

buku yang baru ini untuk membentuk budaya dari pekerja lebih proaktif. Form

yang dapat diberikan kepada dosen-dosen perlu adanya informasi seperti sebagai

berikut:

DAFTAR BUKU YANG DIUSULKAN UNTUK DIHAPUS

Jurusan :

Judul Buku Tahun

Terbit

Pengarang Subjects Buku Jumlah

Peminjaman

Gambar 4.11. Form Daftar Buku yang Diusulkan Dihapus

Prosedur baru untuk proses penyiangan buku ini lebih menghemat waktu

daripada prosedur sebelumnya. Dengan prosedur yang lebih sederhana ini

diharapkan proses penyiangan dapat dilakukan dengan teratur sehingga buku-

buku yang ada di perpustakaan bermanfaat. Selain itu, juga dapat melakukan

penghematan tempat di perpustakaan sehingga pihak perpustakaan tidak perlu

menambahkan rak buku. SOP penyiangan buku yang diusulkan terdapat pada

Lampiran 29.

Perpustakaan seharusnya melakukan analisa terhadap kerusakan-

kerusakan yang ada. Setiap 6 bulan sekali bagian sirkulasi melakukan rekapitulasi

kerusakan yang ada. Kerusakan-kerusakan yang paling sering terjadi perlu

dianalisa lebih lanjut. Pihak perpustakaan perlu memikirkan tindakan-tindakan

pencegahan untuk kerusakan tersebut. Misalnya kerusakan buku yang paling

banyak adalah sampul buku. Bagian sirkulasi perlu mencari tahu penyebab

kerusakan tersebut, misalnya karena pengguna tidak berhati-hati. Maka, tindakan


preventive yang dapat dilakukan adalah menempelkan tulisan pada beberapa rak

“Jagalah keutuhan dari buku”. Dengan adanya tindakan preventive tersebut maka

paling tidak kerusakan dari buku dapat dikurangi. Instruksi kerja untuk analisa

kerusakan buku tersaji pada Lampiran 30.

4.2.5.3. Analisa Kelemahan dan Usulan Disposisi Barang Non-elektronik

yang belum dikelola

Berikut ini adalah analisa disposisi barang non-elektronik yang selama

ini belum dikelola:

Tabel 4.8. Analisa Disposisi Barang Non-Elektronik yang belum Dikelola

Waste Penyebab

Excess Inventory Barang-barang yang tidak dipakai tergeletak di beberapa

tempat. Dari fakta, dijumpai untuk di gedung P banyak

meja-meja resepsionis yang sebenarnya sudah tidak

dipakai tetapi dibiarkan tergeletak di selasar-selasar.

Selain itu, di beberapa kelas juga di jumpai papan tulis

yang sebenarnya sudah tidak dipakai tetapi dibiarkan ada

di dalam kelas, contohnya di ruang P628.

Pihak UPPK

mengakui bahwa

masih belum ada

prosedur yang

menangani

barang-barang

yang layak pakai

tetapi sudah tidak

digunakan lagi.

Incorrect Processing Penggunaan ATK seperti kertas di Universitas Kristen

Petra sangat banyak. Dari data permintaan ATK dari

gudang ATK dapat dihitung setiap bulannya kurang lebih

ada sekitar 250 rim kertas digunakan oleh unit-unit.

Pembuangan sampah kertas ini masih belum diatur dengan

baik.

Selama ini masih

belum ada sistem

yang mengelola

sampah kertas

dan juga tidak

ada tempat

sampah untuk

kertas.

Incorrect Processing Barang non-elektronik lainnya adalah maket atau karya

dari mahasiswa jurusan desain. Selama ini, di tiap jurusan

desain sebenarnya mempunyai kebijakan untuk

mengembalikan maket atau karya dari mahasiswa, namun

banyak mahasiswa yang tidak mengambil. Hal ini

menyebabkan di gedung P pada lantai jurusan desain

banyak sekali maket atau karya yang berceceran.

Selama ini tidak

ada prosedur

untuk

mengumpulkan

maket-maket

tersebut dan tidak

ada

pengelolaannya.

Incorrect Processing

Spidol whiteboard adalah salah satu ATK yang banyak

digunakan oleh dosen-dosen untuk mengajar di kelas.

Penggunaan spidol whiteboard dalam 1 tahun untuk

berbagai jenis warna yang tercatat dalam gudang ATK

adalah sebanyak 3240 buah spidol. Bahan-bahan yang

digunakan untuk spidol ini kebanyakan adalah plastik.

Unit tidak mau

mengisi spidol

dan lebih

memilih untuk

meminta spidol

baru daripada

mengisi ulang.


Prosedur untuk menangani barang-barang yang tidak dipakai sangat

diperlukan. Pada saat proses pengecekan inventaris bulanan, unit juga perlu

melaporkan kepada Unit Perbekalan dan Pengadaan apabila ada barang yang tidak

digunakan. Unit Perbekalan dan Pengadaan dapat menginformasikan melalui

website kepada unit-unit bahwa ada barang yang tidak digunakan. Jika ada unit

yang membutuhkan dapat langsung menghubungi Unit Perbekalan dan

Pengadaan. Namun jika dalam jangka waktu 2 bulan tidak ada unit yang

memerlukan maka mengajukan penghapusan kepada pihak yayasan. Berikut ada

form yang dapat digunakan untuk mendata barang-barang yang tidak dipakai:

Gambar 4.12. Form Barang Tidak Dipakai

Berikut adalah form yang digunakan mendata barang yang akan digunakan:

FORM PERMOHONAN PENGGUNAAN BARANG

Unit

Tanggal

Nama Barang Kode Barang Asal Tempat Tujuan Tempat

Kepala IC, Petugas UPPK, Bagian Inventaris,

Gambar 4.13. Form Permohonan Penggunaan Barang

Pendataan barang-barang yang tidak dipakai ini digunakan untuk

menghindari barang-barang yang statusnya tidak jelas. Jadi, nantinya semua

barang-barang yang ada benar-benar barang yang dibutuhkan dan dapat

dimanfaatkan dengan optimal.

BARANG YANG TIDAK DIPAKAI

Tanggal :

Petugas :

Nama Barang Kode Barang Jumlah Barang Asal Tempat Kondisi

Petugas, Inventaris,


Selama ini, masih belum ada sistem di yang mengatur tentang

pengelolaan dari kertas ini, padahal jika dikelola lebih lanjut lagi kertas tersebut

bisa memberikan nilai tambah. Oleh karena itu, di setiap ruangan unit-unit yang

ada, perlu diberikan satu tempat sampah khusus untuk kertas. Dimana setiap satu

bulan sekali petugas lapangan UPPK harus mengambil kertas-kertas bekas

tersebut dan dikumpulkan menjadi satu. Kertas yang sifatnya dokumen rahasia

maka perlu dihancurkan terlebih dahulu. Ada beberapa unit di UK Petra yang

sudah memiliki kertas penghancur kertas sendiri, yaitu Biro Keuangan, Biro

Kemahasiswaan, Rektorat dan yayasan. Jadi apabila ada unit-unit yang

mempunyai dokumen rahasia harus dihancurkan dengan menggunakan mesin

penghancur kertas terlebih dahulu. Setelah setiap bulan dikumpulkan oleh petugas

UPPK, maka pihak universitas juga perlu melakukan kerjasama dengan

perusahaan-perusahaan yang memang melakukan pengolahan terhadap kertas-

kertas bekas. Jadi setiap bulannya semua kertas-kertas tersebut dapat dibeli oleh

perusahaan-perusahaan tersebut.

Sama dengan halnya kertas, maket dan karya dari mahasiswa jurusan

desain ini jika mau dikelola lebih baik lagi maka akan dapat memberikan nilai

tambah. Selama ini dari pihak Universitas tidak mempunyai sistem khusus untuk

menangani hal tersebut. Petugas lapangan UPPK seharusnya setiap minggu

melakukan pengecekan pada ruang-ruang yang digunakan oleh jurusan desain,

apabila ada tugas-tugas yang memang sudah tidak dipakai diambil dan kemudian

dijual secara loakan. Dengan melakukan sistem tersebut maka tidak ada tugas-

tugas mahasiswa yang berceceran. Selain itu, dapat memberikan nilai tambah

dengan menjualnya.

Spidol white board sebenarnya ketika isinya sudah habis bisa diisi ulang

dengan menggunakan botol tinta yang tersedia. Namun, kebanyakan unit tidak

mau mengisinya dan memilih untuk menggunakan spidol baru karena lebih

praktis. Selain itu, kebanyakan spidol dibawa oleh dosen di kelas dan ditinggalkan

di kelas. Jadi, sebaiknya spidol disediakan di dalam map absensi sehingga ketika

mengembalikan map absensi spidol ada dalam map tersebut. Usulan yang

diberikan adalah permintaan spidol white board baru dilakukan dengan

memberikan spidol white board lama yang memang sudah tidak bisa diisi ulang.

4. pengolahan dan analisis data supplier pengecekan ... · berita acara serah terima barang berita...

Documents