4. analisa dan pembahasan 4.1 gambaran umum … · housing aluminium dan besi, dengan pilihan model...

17

Universitas Kristen Petra

4. ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Perusahaan

4.1.1 Profil Perusahaan

PT BUA berdiri tahun 1980, dengan memulai usaha industri pengecoran

aluminium untuk berbagai keperluan industri. Pada tahun 1982, PT BUA mulai

memproduksi PTO (Power Take Off) sendiri sekaligus sebagai pionir produsen

PTO pertama di Indonesia. PT BUA mengembangkan usaha trading untuk

keperluan Dump Truck seperti Hoist Cylinder, Gear Pump, dan Drive Shaft. Pada

tahun 2003, PT BUA mulai memproduksi Dump Hoist Mekanism. Pada tahun

2012, PT BUA mulai mendesain dan membangun line produksi untuk membuat

Hoist Cylinder untuk Dump Truck dan Arm Roll Cylinder. PT BUA yang

berlokasi di Jalan Raya Sedati no:38 Desa Wedi, Gedangan, Sidoarjo, memiliki

60karyawan dan enam orang sebagai direksi. PT BUA memiliki dua shift jam

kerja yaitu shift pagi dan malam. Jam kerja untuk shift pagi dari hari Senin hingga

Jumat yaitu pukul 07.30-16.30 dengan jam istirahat pada pukul 12.00-13.00. Jam

kerja untuk shift malam yaitu pukul 22.00-06.00.

4.1.2 Produk yang Dihasilkan Perusahaan

Produk-produk yang dihasilkan oleh PT BUA merupakan peralatan alat

berat khususnya untuk perlengkapan Dump Truck. Produk yang dihasilkan adalah

Dump Hoist Cylinder and Mekanism, Power Take Off (PTO), Gear Pump, dan

Accessories Dump Truck. Tipe dari setiap produk adalah sebagai berikut:

1. Dump Hoist Cylinder and Mekanism

Dump Hoist Cylinder and Mekanism BUA menggunakan bahan forging pada

bottomnya dan FCD 60 pada cosshead BUA 146, BUA 166, dan BUA 167.

Crosshead telah lolos uji tekanan dengan beban mencapai 42,2 ton. Macam-

macam jenis Dump Hoist Cylinder and Mekanism BUA adalah:

- Dump Hoist BUA 146

- Dump HoistBUA 166 & 167

- Dump HoistBUA 188

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html

18


- Dump HoistBUA 209 & 210

2. Power Take Off (PTO)

PT BUA merupakan produsen PTO pertama di Indonesia yang telah

menghasilkan banyak model dan kelas truck. PTO BUA tersedia bahan dari

housing aluminium dan besi, dengan pilihan model synchromesh dan model

biasa. Macam-macam PTO BUA adalah:

- Mitshubisi Colt Diesel 100 PS

- Mitshubisi Colt Diesel 110 PS

- Mitshubisi Colt Diesel 125 PS HD

- Toyota/Hini 110

- Toyota/Hini 125

- Toyota/Hini 130

- Hino X-Power

- Isuzu 120 PS

- Isuzu 135 PS

- Isuzu Euro 125 PS

- Hino Ranger

- Hino FG 260

- Hino FL 260 TI

- Hino FM 260 TI

- Isuzu Giga FVZ 240 PS

- Isuzu Giga FVZ 280 PS

- Nissan CDA 190

- Nissan CDA 260

- Nissan CDA 320

- Nissan CWM 300

- Hyundai Habrin

- Hyundai Demos

- Mitshubishi Fuso M 10



- Mitshubishi Finghter

19


- Mitshubishi Fuso FN 527 ML

- Mitshubishi Fuso FN 527 MS

- Mitshubishi Fuso 220 PS 4x2

- Mitshubishi Fuso 220 PS 6x4

3. Gear Pump

Gear Pump BUA dibuat dengan presisi tinggi dan teliti terutama pada

komponen utama seperti kedua spur gear, housing, seal plate/kaca mata, dan

kepresisian valve stick dengan lubangnya. Macam-macam Gear Pump BUA

adalah:

- Gear Pump GPG 55

- Gear Pump KP 75

- Gear Pump KP 1405

4. Accessories Dump Truck

BUA berkomitmen untuk dapat memenuhi kebutuhan customer mulai dari

produk utama sampai produk-produk aksesoris pendukung. Macam-macam

Accessories Dump Truck adalah:

- Banjo

- Cylinder Bracket

- Handle Control

- Oil Tank 40 l

- Oil Tank 20 l

- Dive Shaft

- Dive Shaft Kopel Besar

- Body Hinge M 180/200

- Body Hinge M 140/160

- Kopling

4.1.3 Supplier dan Customer Perusahaan

PT BUA memiliki beberapa supplier untuk mendukung dalam produksi

produk yang dihasilkan. Jumlah supplier yang ada saat ini sekitar 60 supplier.

Supplier PT BUA tidak hanya berasal dari Sidoarjo saja tetapi juga berasal dari

Surabaya, Gresik, Pasuruan, Malang, Bekasi, dan lain-lain. Customer atau

20


pembeli dari produk PT BUA tidak hanya dari dalam kota saja tetapi juga dari

luar kota. Customer PT BUA berasal dari Sidoarjo, Surabaya, Gresik, Jember,

Tuban, Bali, Semarang, Solo, Cirebon, Tangerang, Bogor, Bekasi, Jakarta,

Cianjur, Bali, dan Balikpapan.

4.1.4 Tinjauan Awal Dokumen Mutu Perusahaan

Tinjauan dokumen mutu perusahaan dibuat berdasarkan

kondisiperusahaan yang ada sebelum dan sesudah dilakukan perancangan

dokumen mutu. Kondisi awal perusahaan dibandingkan dengan klausul yang ada

pada sistem manajamen mutu ISO 9001:2008. Klausul yang digunakan adalah

klausul empat tentang sistem manajemen mutu, klausul lima tentang tanggung

jawab manajemen, klausul enam tentang pengelolaan sumber daya, klausul tujuh

tentang realisasi produk, dan klausul delapan tentang pengukuran, analisis, dan

perbaikan.Tabel check list tinjauan awal dokumen mutu perusahaan dapat dilihat

pada Lampiran 2. Tabel tinjauan awal dokumen mutu disajikan pada Tabel 4.1.

Tabel 4.1 Tinjauan Awal Dokumen Mutu

Pasal Jumlah Status Evaluasi

Presentase Kesesuaian Y T

Pasal 4 0 23 0%

Pasal 5 5 28 15.15%

Pasal 6 1 11 8.33%

Pasal 7 57 33 63.33%

Pasal 8 17 40 29.82%

Tinjauan awal dokumen mutu menunjukkan bahwa presentase

kesesuaianterkecil adalah pada klausul keempat dengan presentase sebesar 0%.

Hal ini disebabkan karena awalnya perusahaan belum sepenuhnya memiliki dan

menerpakan sistem manajemen mutu. Sistem manajemen mutu yang dimaksudkan

seperti sasaran mutu, SOP, pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, dan

dokumen lainnya. Klausul keenam memiliki presentase kesesuaian terkecil kedua

dengan presentase sebesar 8.33%. Hal ini disebabkan karena perusahaan belum

21


sepenuhnya mengelola sumber daya dengan baik, seperti penyedia sumber daya,

sumber daya manusia (internal), prasarana, dan lingkungan kerja. Perusahaan

hanya menerapkan peningkatan kepuasan pelanggan dengan memenuhi

persyaratan pelanggan (kalusul 6.1 bagian b). Klausul kelima memiliki presentase

kesesuaian terkecil ketiga dengan presentase sebesar 15.15%. Klausul kedelapan

memiliki presentase kesesuaian terkecil keempat dengan presentase sebesar

29.82%. Klausul ketujuh memiliki presentase kesesuaian terkecil kelima dengan

presentase sebesar 63.33%.

4.2 Perancangan Sistem Manajemen Mutu

4.2.1 Manual Mutu Perusahaan

Manual mutu perusahaan berisikan ruang lingkup implementasi, visi,

misi, kebijakan mutu, struktur organisasi dan job description, kompetensi

karyawan, sasaran mutu, bisnis proses, quality plan, sistem komunikasi internal,

dan document master list.

4.2.1.1 Ruang Lingkup Implementasi

Ruang lingkup divisi yang mengimplementasikan ISO 9001:2008 adalah

Divisi Produksi, QC, Gudang, PPC, Marketing, Personalia, Maintenance, R&D,

dan Purchasing. Divisi Accounting tidak masuk dalam implementasi ISO

9001:2008. Semua klausul dalam ISO 9001:2008 diterapkan dan

diimpementasikan untuk sertifikasi ISO 9001:2008.

4.2.1.2 Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu Perusahaan

PT BUA memiliki visi, misi, dan kebijakan mutu. Visi dari PT BUA

adalah menjadi produsen dan supplier utama tingkat nasional dan regional

ASEAN untuk kebutuhan alat berat khusunya perlengkapan Dump Truck. Misi

perusahaan adalah aktif melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas proses

sehingga dicapai kualitas produk yang bisa memenuhi harapan pelanggan.

Kebijakan mutu perusahaan adalah berkomitmen tinggi untuk memproduksi dan

menjual produknya dengan kualitas yang terjaga, handal, dengan harga yang

kompetitif serta delivery tepat waktu demi menjaga kepuasan pelanggan.

22


4.2.1.3 Struktur Organisasi,Job Description, dan Matriks Kompetensi

Struktur organisasi PT BUA terdiri dari beberapa divisi yaitu Divisi

Produksi, QC, Gudang, PPC, Marketing, Personalia, Maintenance, R&D,

Purchasing, dan Direktur Utama, Direktur Operasional, MR. Struktur Organisasi

dapat dilihat pada Gambar 4.1. Setiap bagian memiliki tugas, tanggung jawab,

wewenang, dan matriks kompetensi. Semua hal tersebut dituliskan dalam bentuk

job description dengan tujuan untuk memudahkan setiap bagian memahami tugas,

tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Berikut adalah job description

setiap bagian:

1. Direktur Utama

a. Tugas dan tanggung jawab Direktur Utama:

- Menetapkan strategi-stategis untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

- Mengkoordinasikan semua kegiatan di perusahaan.

- Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.

- Bertanggung jawab atas kerugian dan keuntungan yang dihadapi oleh

perusahaan.

b. Wewenang Direktur Utama:

- Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.

- Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi di

perusahaan.

- Mengawasi semua kegiatan di perusahaan.

2. Direktur Operasional

a. Tugas dan tanggung jawab Direktur Operasional:

- Memberikan arahan dalam perencanaan, pengkoordinasian,

pengendalian dan pengawasan dalam pencapaian program kerja dan

kemajuan perusahaan.

- Menentukan kebijakan perusahaan.

b. Wewenang Direktur Operasional:

- Memutuskan masalah yang dihadapi perusahaan.

- Mendelegasikan tugas dan wewenang kepada bawahan.

23


- Mengangkat dan memberhentikan karyawan.

- Mengawasi keseluruhan divisi.

c. Matriks kompetensi:

- Pendidikan minimal: SMA.

- Pengalaman bekerja minimal: >4 tahun.

3. MR

a. Tugas dan tanggung jawab MR:

- Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi.

- Mewakili menajemen selama sertifikasi dan audit.

- Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan.

- Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2008.

- Mempersiapkan jadwal audit, menyiapkan laporan audit.

- Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu kepada Top

Management.

- Melaksanakan internal audit untuk melihat implementasi ISO di

lapangan.

b. Wewenang MR:

- Memberikan masukan terhadap manajemen perihal implementasi ISO

9001:2008.

- Mengawasi kinerja proses.



- Pengalaman bekerja minimal: 1-3 tahun.

4. Kepala Marketing

a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Marketing:

- Menerimaorder pesanan dari customer.

- Mengumpulkan informasi kepuasan customer.

- Mencapai target penjualan yang telah ditetapkan.

- Mengkomunikasikan dengan PPC tentang pesanan dari customer.

24


- Mengkomunikasikan dengan divisi Produksi dan QC untuk mengatasi

keluhan customer.

- Mengatur pengiriman barang jadi ke customer.

- Mengatur penagihan pembayaran dari customer.

- Mengkomunikasikan dengan customer untuk menyelesaikan masalah

keluhan.

b. Wewenang Kepala Marketing:

- Memberikan persetujuan persetujuan kepada pihak customer tentang

status pesanan.

- Memberikan persetujuan ke bagian produksi apabila ada perubahan

jadwal yang tidak sesuai dengan permintaan customer.

- Memberikan persetujuan dalam hal perubahan harga hasil produksi

kepada customer.

- Memberikan jawaban solusi ke customer bila ada keluhan customer.




5. Admin Marketing

a. Tugas dan tanggung jawab Admin Marketing:

- Mendapatkan order pesanan dari pelanggan.

- Mengumpulkan informasi kepuasan pelanggan.

- Mengatur pengiriman barang jadi ke pelanggan.

- Mengatur penagihan pembayaran dari pelanggan.

- Membuat Surat Jalan.

b. Wewenang Admin Marketing: -




25


6. Kepala PPC

b. Tugas dan tanggung jawab Kepala PPC:

- Merencanakan, membuat, dan mengevaluasi produksi jangka

menengah (3 bualan).

- Merencanakan, membuat, dan mengevaluasi produksi bulanan.

- Menerima order dari Marketing dan membuat rencana produksi.

- Menginformasikan ke Marketing jika ada masalah di proses produksi

yang menyebabkan delay.

- Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stok yang ada

di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses

tetap berjalan seimbang.

- Menjaga keseimbangan penggunaan mesin sehingga tidak ada mesin

produksi yang overload/jarang digunakan produksi.

- Bertanggung jawab untuk perbaikan terus menerus di Divisi PPC.

- Bertanggung jawab terhadap jadwal/rencana produksi yang dibuat.

b. Wewenang Kepala PPC:

- Membuat jadwal produksi.




7. Kepala Produksi

a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Produksi:

- Melakukan proses produksi sesuai dengan jadwal.

- Mengontrol dan mengendalikan proses produksi secara keseluruhan.

- Mengatur perangkat pendukung proses produksi.

- Mengkomunikasikan status produk ke Divisi PPC dan Gudang.

- Mempersiapkan mesin-mesin untuk proses produksi.

- Mengatur karyawan untuk kelangsungan proses produksi.

- Menyelesaikan proses produksi sesuai jadwal dan sesuai spesifikasi.

- Mengkomunikasikan dengan Divisi Maintenance tentang keadaan

mesin dan peralatan produksi.

26


b. Wewenang Kepala Produksi:

- Memberikan pembagian tugas kepada karyawan agar proses produksi

berlangsung dengan baik.

- Melakukan tindakan yang diperlukan apabila mendapat masukan saat

ditemukan ketidaksesuaian mutu hasil produksi.

- Memberikan masukan ke Divisi Gudang jika ditemukan

ketidaksesuaian mutu dari bahan baku dan bahan penunjang.

- Memberikan masukan ke Divisi Gudang dalam hal ketidaksesuaian

produk.




8. Admin Produksi

a. Tugas dan tanggung jawab Admin Produksi:

- Menerima SPK dari Kepala Produksi dan mendistribusikan SPK.

- Mengecek kesiapan barang.

- Menginformasikan ke Kepala Produksi barang yang sudah siap.

- Membuat BPP (Bukti Penyerahan Produksi)

b. Wewenang Admin Produksi: -




9. Operator Produksi (Cor alumunium dan kuningan, Machining, Assembly

PTO, Assembly Hoist, Assembly Mechanism)

a. Tugas dan tanggung jawab Operator Produksi:

- Mengoperasikan mesin.

- Mengerjakan produk sesuai desain.

- Memelihara dan merawat mesin dan peralatan.

- Mencatat hasil produksi.

- Memelihara kebersihan mesin dan peralatan.

27


- Melakukan perawatan harian pada mesin setiap awal dan akhir operasi

mesin dan peralatan.

- Melaporkan kepada Kabag Produksi apabila ditemukan cacat ketika

produksi sedang berlangsung.

b. Wewenang Operator Produksi:

- Mengambil tindakan secara langsung apabila terjadi sesuatu hal yang

berbahaya selama proses produksi berlangsung demi keselamatan

dalam bekerja.




10. Kepala Finance and Accounting

a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Finance and Accounting:

- Mengkoordinasi perencanaan anggaran.

- Mengembangkan format-format pengajuan dan pertanggungjawaban

keuangan.

- Melakukan rekonsialisi keuangan.

- Melakukan sistem pencatatan keuangan.

- Membuat laporan secara periodik.

- Melakukan rapat koordinasi ditingkat unit kerja atau antar bidang

kerja.

- Bertanggung jawab terhadap Direktur Operational.

- Merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan atas semua

aktivis akuntansi.

- Mengkoordinir, mengatur dan mengawasi kegiatan keuangan

diperusahaan.

- Merencanakan strategi Accounting perusahaan secara tepat sesuai

strategi bisnis perusahaan.

- Mengontrol dan megevaluasi pencatatan neraca R/L dan aktivitas

Accountinglainnya.

- Mengevaluasi dan menganalisa implementasi sistem Accounting.

28


- Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi

keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan

perusahaan secara akurat dan tepat.

- Merencanakan dan mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas

perusahaan.

- Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan

prosedur keuangan dan akuntasi serta mengontrol pelaksanaannya.

- Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa

keuangan.

b. Wewenang Kepala Finance and Accounting:

- Mengarahkan fungsi dan kinerja unit dan bagian Accounting agar

dapat berjalan optimal dan meningkatkan kinerja SDM Accounting.


- Pendidikan minimal: D3.


11. Admin Finance and Accounting

a. Tugas dan tanggung jawab Admin Finance and Accounting:

- Membuat Laporan Bank Mingguan (LBM).

- Membuat Laporan Giro Mingguan (LGM).

- Input data dari Admin Pembelian.

- Membuat tagihan supplier yang sudah jatuh tempo.

- Membuat laporan hutang piutang tiap bulan.

- Membuat pelunasan di kartu hutang.

- Melaporkan laporan tiap akhir bulan.

b. Wewenang Admin Finance and Accounting: -




12. Kasir

a. Tugas dan tanggung jawab Kasir:

- Melakukan pencatatan atas semua transaksi.

29


- Menerima penggantian uang setoran.

- Menjalankan proses pembayaran via kas.

- Menerima tagihan dari supplier dan membuatkan tanda terima serta

mendistribusikan ke bagian pembelian.

- Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada

atasan.

- Menerima tamu dan melayani dengan baik.

- Menerima telepon dan menyambungkan line telepon.

- Menemani sopir dalam pembelian BBM max 15 menit setelah jam

masuk kerja.

- Melakukan pengecekan secara fisik stok gudang Alat Tulis Kantor

(ATK).

- Menerima dokumen dari pihak luar dan mendistribusikan ke bagian

terkait.

- Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) secara update.

- Menerima Bon Sementara (BS) dari peminta.

- Meminta pengeluaran uang berdasarkan persetujuan atasan.

- Melakukan reimburst atas Bon Sementara (BS) yang telah selesai

penggunaannya.

- Menginput BKK/BS ke Laporan Kas Harian (LKH).

- Menutup transaksi harian max 30 menit sebelum jam pulang kerja.

- Menyetorkan sisa kas pada bagian keuangan dan membuat Bukti Kas

Masuk (BKM).

- Membuat rekapan BBM dan disesuaikan jenis penggunaannya.

- Mengirimkan rekapan BBM max 20 menit sebelum jam pulang kerja.

- Mengupdate rekap data ATK Gudang ATK setiap hari dan dikirimkan

per bulan.

b. Wewenang Kasir: -




30


13. Kepala Purchasing

a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Purchasing:

- Menentukan supplier yang akan dipilih.

- Mengevaluasi mutu supplier.

- Membuat surat perintah pembelian sesuai dengan permintaan Divisi

Gudang.

- Mengontrol pembelian barang.

- Mengkomunikasikan dengan Divisi Gudang untuk permintaan bahan

baku.

- Mengkomunikasikan dengan supplier bila ada ketidaksesuaian produk.

- Mengkomunikasikan dengan DivisiQC bila ada ketidaksesuaian mutu

dari produk supplier.

b. Wewenang Kepala Purchasing:

- Memberikan keputusan supplier mana yang akan dipilih.

- Membuat keputusan apabila mutu supplier sudah tidak sesuai maka

supplier yang bersangkutan dikeluarkan dari daftar supplier terpilih.

- Memberikan masukan ke Divisi Produksi bila ada supplier baru dan

memintakan contohnya untuk dicoba ke produksi.




14. Admin Purchasing

a. Tugas dan tanggung jawab Admin Purchasing:

- Membuat permintaan pembelian barang.

- Meminta persetujuan ke Kabag Purchasing.

- Mengecek harga pembelian terakhir dan saat ini ke supplier.

- Membuat PO.

- Meminta persetujuan PO ke Kabag Purchasing.

- Meminta jadwal pengiriman/pengambilan barang.

- Mengisi harga di LPB.

- Memeriksa PO, jika sudah lengkap mengajukan ke keuangan.

b. Wewenang Admin Purchasing: -

31





15. Kepala Gudang

a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Gudang:

- Menerima barang dari supplier dan hasil produksi/barang jadi.

- Mengeluarkan barang untuk dikirim ke customer dan supplyproduksi.

- Membuat mutasi (transkasi barang keluar dan masuk).

- Mengatur tata letak barang dan memastikan penempatannya aman.

- Mengontrol stok barang di gudang.

- Penerimaan dan penempatan barang di gudang.

- Melakukan permintaan barang ke Divisi Purchasingapabila bahan

baku sudah mencapai batas minimum stok.

b. Wewenang Kepala Gudang:

- Memberi persetujuan permintaan barang sesuai permintaan masing–

masing divisi.




16. Operator Gudang Raw Material

a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Raw Material:

- Menjaga stok barang dan keamanan barang.

- Menyiapkan atau menerima barang-barang dengan benar dan cepat

sesuai dengan instruksi Kepala Gudang, serta melakukan update Kartu

Stok, RBM, RBK, dan Jadwal Produksi di hari yang sama.

- Memelihara kebersihan gudang dan penataan barang yang rapi sesuai

dengan kategori dan layout yang disetujui.

- Melakukan sampling stok harian (3item/kategori) dan stok opname

secara periodik.

- Membuat laporan stok bulanan dan selesai maksimum tanggal 5.

- Membuat Laporan Penerimaan Barang.

32


- Mengeluarkan bahan baku sesuai permintaan Divisi PPC.

- Membuat laporan bahan baku tiap bulan.

- Memberi info ke Admin Purchasing jika bahan baku yang datang

tidak sesuai dengan Surat Jalan.

b. Wewenang Operator Gudang Raw Material: -




17. Operator Gudang Pembantu

a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Pembantu:








secara periodik.



- Mengeluarkan bahan pendukung sesuai permintaan Divisi PPC.

- Membuat laporan bahan pendukung taip bulan.

- Memberi info ke Admin Purchasing jika bahan pendukung yang

datang tidak sesuai dengan surat jalan.

b. Wewenang Operator Gudang Pembantu: -




33


18. Operator Gudang Blank Material

a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Blank Material:








secara periodik.



- Mengeluarkan bahan pendukung sesuai permintaan Divisi PPC.

- Menerima SPK dan mengerjakan SPK yang diberikan PPC.

- Mengirimkanblank material ke Produksi.

- Membuat laporan blank material taip bulan.

b. Wewenang Operator Gudang Blank Material: -




19. Operator Gudang Finish Good

a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Finish Good:

- Memeriksa barang jadi sesuai dengan BPP (Bukti Penyerahan

Produksi).







34



secara periodik.



- Membuat Memo Intern (MI)ke Divisi QC jika ada barang retur dari

customer.

- Mengeluarkan barang sesuai permintaan Divisi Marketing.

- Membuat laporan barang jadi.

- Memberi info ke Divisi Produksi jika jumlah barang tidak sesuai

dengan BPP.

b. Wewenang Operator Gudang Finish Good: -




20. Operator Gudang Trading

a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Trading:








secara periodik.



- Mengeluarkan barang trading sesuai permintaan Divisi Marketing.

- Membuat laporan barang trading tiap bulan.

b. Wewenang Operator Gudang Trading: -



35



21. Operator Gudang Tools

a. Tugas dan tanggung jawab Operator Gudang Tools:








secara periodik.



- Mengeluarkan tools sesuai permintaan Divisi Maintenance.

- Membuat laporan barang tools tiap bulan.

b. Wewenang Operator Gudang Tools: -




22. Kepala R&D

a. Tugas da tanggung jawab Kepala R&D:

- Mendesain produk dan memodifikasi produk.

- Membuat standar kualitas dari produk yang akan dihasilkan.

- Mendesain bagaimana proses untuk membuat produk, mulai dari

mesin dan peralatan apa saja yang akan digunakan.

- Bertanggung jawab terhadap inovasi produk baru maupun proses.

b. Wewenang Kepala R&D:

- Mengusulkan dan menetapkan perubahan proses maupun perubahan

formula.



36



23. Kepala QC

a. Tugas dan tanggung jawab Kepala QC:

- Mengontrol dan menjaga kualitas produk.

- Mengendalikan mutu dari bahan baku dan mutu dari hasil proses

produksi.

- Mencari solusi apabila diketemukan ketidaksesuaian mutu produk.

- Menyiapkan standar spesifikasi ketidaksesuaian mutu produk.

- Mengevaluasi mutu dari hasil produk jadi.

b. Wewenang Kepala QC:

- Memberikan persetujuan untuk mutu bahan baku dan bahan

penunjang.




24. Admin QC

a. Tugas dan tanggung jawab Admin QC:

- Mengontrol produk yang dibuat sesuai dengan standar perusahaan.

- Menjaga kualitas produk.

b. Wewenang Admin QC:

- Menghentikan proses jika ada produk yang di luar standar.

- Memberi keputusan layak atau tidak kualitas produk.




25. Kepala Maintenance

a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Maintenance:

- Mengendalikan dan memantau untuk mencegah kerusakan mesin.

- Membuat jadwal perawatan rutin untuk setiap mesin.

- Memperbaiki mesin yang rusak.

37


- Meminta bantuan pihak eksternal apabila permasalahan tidak

terpecahkan.

- Menyiapkan peralatan kerja untuk perbaikan dan perawatan.

- Menyiapkan suku cadang untuk perbaikan dan perawatan.

- Memeriksa hasil perawatan/perbaikan.

- Memeriksa kebersihan mesin yang tidak digunakan.

- Memperbarui kartu riwayat mesin dan peralatan.

b. Wewenang Kepala Maintenance:

- Memberikan persetujuan bahwa mesin dalam keadaan siap pakai.

- Memberikan persetujuan bila mesin harus dibawa oleh pihak eksternal

untuk perbaikan diluar lingkungan pabrik.

- Memberikan persetujuan bahwa mesin yang diperbaiki pihak eksternal

telah dapat digunakan dengan baik.

- Memberikan masukan kepada bagian produksi untuk menghentikan

proses produksi apabila diketemukan kerusakan pada mesin.




26. Admin Maintenance

a. Tugas dan tanggung jawab Admin Maintenance:

- Mengendalikan dan merawat untuk mencegah kerusakan mesin.

- Memperbaiki mesin yang rusak.

- Menyiapkan peralatan kerja untuk perbaikan dan perawatan.

- Menyiapkan suku cadang untuk perbaikan dan perawatan.

- Memeriksa hasil perawatan/perbaikan.

- Memeriksa kebersihan mesin yang tidak digunakan.

b. Wewenang Admin Maintenance:-




38


27. Kepala Personalia

a. Tugas dan tanggung jawab Kepala Personalia:

- Seleksi penerimaan karyawan baru.

- Mengatur tata tertib penerimaan karyawan.

- Mensosialisasikan tata tertib perusahaan.

- Melakukan seleksi penerimaan karyawan baru apabila dibutuhkan.

- Melakukan penilaian kepada karyawan dan mengkomunikasikan

dengan Kabag Divisi yang bersangkutan.

- Mengevaluasi karyawan.

- Mengontrol data karyawan.

- Menggaji karyawan.

b. Wewenang Kepala Personalia:

- Melakukan tindakan terhadap karyawan yang bermasalah.

- Melakukan pembinaan tata tertib kepada karyawan.

- Memberi reward kepada karyawan.




28. Admin Personalia

a. Tugas dan tanggung jawab Admin Personalia:

- Merekap absen manual dan fingerprint.

- Menghitung gaji.

- Menghitung denda telat dan tidak hadir.

- Membuat slip gaji.

b. Wewenang Admin Personalia: -




39


MARKETINGPRODUCTION

PLANNING INVENTORY CONTROL & PRODUKSI

FINANCE & ACCOUNTING

PURCHASING WAREHOUSEENGINEERING /

R&DQC MAINTENANCE PERSONALIA

ADMIN ADMIN PRODUKSI ADMIN

COR ALUMUNIUM & KUNINGAN

MACHINING

ASSEMBLY PTO

ASSEMBLY HOIST

ASSEMBLY MECHANISM

KASIR

ADMIN RAW MATERIAL

BLANK MATERIAL

FINISH GOOD

TRADING

TOOLS

ADMIN ADMIN ADMIN

DIREKTUR OPERASIONAL

DIREKTUR UTAMA

PEMBANTU

MR

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT BUA

40


4.2.1.4 Sasaran Mutu Perusahaan

Sasaran mutu perusahaan merupakan tujuan atau target yang akan

dicapai oleh setiap divisi dari perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Sasaran

mutu berisikan program, target yang akan dicapai, dokumen, dan frekuensi

pengukuran. Sasaran mutu perusahaan dibuat untuk mendukung kebijakan mutu

perusahaan serta visi misi perusahaan. Sasaran mutu Divisi Produksi adalah

kesesuaian hasil produksi dengan target yang ditetapkan dengan target pencapaian

sebesar 80%. Dokumen untuk data tersebut adalah laporan realisasi/aktual

Produksi dengan frekuensi evaluasi satu bulan sekali. Sasaran mutu Divisi QC

adalah banyaknya jumlah produk yang cacat dengan target maksimum 5%.

Dokumen untuk data tersebut adalah laporan QC dengan frekuensi evaluasi satu

bulan sekali. Sasaran mutu Divisi Gudang adalah akurasi stok dengan target 80%.

Dokumennya adalah kartu stok dengan frekuensi evaluasi satu bulan sekali.

Sasaran mutu Divisi PPC adalah kesesuaian antara perencanaan produksi dengan

realisasi di lapangan dengan target 80%. Dokumennya adalah laporan

realisasi/aktual PPC dengan frekuensi evaluasi tiga bulan sekali. Sasaran mutu

Divisi Marketing adalah kepuasan pelanggan dengan target 70%. Dokumennya

adalah laporan omset penjualan dengan frekuensi evaluasi enam bulan sekali.

Sasaran mutu Divisi Personalia adalah pengukuran kinerja karyawan dengan

target skor minimal 70. Dokumennya adalah form penilaian operator dengan

frekuensi evaluasi satu tahun sekali. Sasaran mutu Divisi Maintenance adalah

waktu breakdown mesin untuk mesin berumur <5tahun, 5-10 tahun, dan >10

tahun. Target untuk mesin berumur <5 tahun adalah maksimal 3%, untuk mesin

berumur 5-10 tahun adalah maksimal 10%, dan untuk mesin berumur >10 tahun

adalah maksimal 17%. Dokumennya adalah laporan breakdown mesin dengan

frekuensi evaluasi satu tahun sekali. Sasaran mutu Divisi R&D adalah presentasi

gambar yang disetujui oleh usher dengan target 100%. Dokumen untuk data

tersebut didapatkan dari form persetujuan gambar dengan frekuensi evaluasi satu

tahun sekali. Sasaran mutu Divisi Purchasing adalah waktu pemenuhan barang

baku utama dengan target maksimal tujuh hari. Dokumennya adalah Purchase

Order (PO) dengan frekuensi evaluasi enam bulan sekali. Sasaran mutu PT BUA

selengkapnya disajikan pada Tabel 4.2.

42


Tabel 4.2 Sasaran Mutu Perusahaan

No Divisi Program Target Dokumen Frekuensi

1 Produksi Kesesuaian hasil produksi dengan

target yang ditetapkan 80%

Laporan realisasi/

aktual Produksi Bulanan

2 QC Banyak jumlah produk yang cacat Maksimum 5% Laporan QC Bulanan

3 Gudang Akurasi stok 80% Kartu stok Bulanan

4 PPC Kesesuaian antara perencanaan

produksi dengan realisasi di lapangan 80%

Laporan realisasi/

aktual PPC

Periode triwulan

(3 bulan)

5 Marketing Kepuasan pelanggan 70% Laporan omset

penjualan 6 bulan

6 Personalia Pengukuran kinerja karyawan Skor minimal 70 Form penilaian

operator 1 tahun

7 Maintenance Breakdown ratio mesin <5th, 5-10th,

>10th

<5th = max 3%, 5-10th =

max 10%, >10th = max 17%

Laporan breakdown

mesin 1 tahun

8 R&D Persentase gambar yang disetujui oleh

usher 100%

Form persetujuan

gambar 1 tahun

9 Puchasing Waktu pemenuhan barang baku utama Max 7 hari PO 6 bulan

43


4.2.1.5 Bisnis Proses

Bisnis proses adalah gambaran keseluruhan proses yang terjadi dalam

sebuah sistem. Gambaran bisnis proses ini bertujuan untuk kepentingan dan

kepuasan customer. Gambaran bisnis proses dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Proses pertama adalah jika ada customer yang akan memesan produk maka

Marketing akan menerima Purchase Order (PO) customer.Marketing akan

mengirimkan email pemuatan barang ke Gudang berdasarkan pesanan customer.

Jika di gudang ada stok maka Gudang akan memberikan info bahwa produk ada

dan Gudang akan mengirimkan ke customer. Marketing akan memberikan Surat

Jalan dan invoice untuk customer dan Gudang yang memberikan produk jadi ke

customer.

Proses kedua adalah jika ada produk retur dari customer maka Marketing

akan menerimanya beserta nota returdan memberikannya ke Gudang. Gudang

akan memberikan produk retur ke QC untuk ditindak lanjuti. Setelah selesai

menangai produk retur tersebut akan diberikan ke Gudang. Gudang akan

memberikan info ke Marketing bahwa produk retur sudah jadi dan Gudang akan

mengirimkan produk retur ke customer.

Proses ketiga adalah jika ada customer yang memesan sesuai dengan

gambar yang diinginkan maka Marketing akan menerima gambar kerja tersebut

dan memberikan ke R&D. R&D akan mengevaluasi dan merevisi gambar kerja

tersebut dan kemudian akan memberikan lagi ke Marketing, yang nantinya akan

digunakan untuk membuat menjadi produk. R&D akan memberikan desain

gambar kerja beserta perhitungan biayanya. Selanjutnya, Marketing akan

memberikan Sales Oder (SO) ke PPC dan PPC akan memberikan permintaan

barang ke Purchasing. PPC kemudian memberikan Job Card dan Surat Perintah

Kerja (SPK) ke Gudang, dan memberikan SPK ke Produksi. Purchasing akan

memesan bahan baku ke supplier dengan PO. Setelah menerima PO maka

supplier akan mengirimkan bahan baku yang dipesan. Bahan baku tersebut

kemudian akan diberikan ke Gudang. Gudang akan memberikan Laporan

Penerimaan Barang (LPB) ke Purchasing. Selanjutnya Gudang akan mengirimkan

bahan baku ke Produksi. Produksi akan memberikan Bukti Penerimaan Produksi

(BPP) ke Gudang. Divisi Produksi akan memproses bahan baku menjadi produk

44


jadi. Produk jadi akan diberikan ke QC untuk dicek kualitasnya sesuai standar

atau spesifikasi yang ada. Jika ada produk yang reject maka akan dikembalikan ke

Produksi untuk diperbaiki dengan memberikan Surat Keterangan Reject (SKR).

Setelah Produksi selesai melakukan perbaikan maka akan diberikan ke QC lagi.

Produk yang sudah selesai dicek oleh QC akan diberikan ke Gudang dan Gudang

akan memberi info ke Marketing bahwa produk sudah jadi. Marketing akan

memberikan Surat Jalan dan invoice ke customer dan Gudang akan mengirim

produk jadi ke customer.

Proses keempat adalah jika customer memesan produk tetapi produk

tersebut sebelumnya belum pernah diproduksi oleh PT BUA. Marketing akan

memberikan info ke R&D dan R&D akan mendesain gambar pesanan baru

tersebut. Proses selanjutnya sama dengan proses yang ketiga.

Gudang dapat meminta permintaan permintaan barang ke Purchasing

seperti bahan pendukung untuk produksi. Memo Intern (MI) digunakan beberapa

divisi untuk saling memberikan informasi atau laporan. Contohnya seperti MI

untuk pengiriman bahan baku ke produksi, MI untuk penerimaan produk retur.

45


Gambar 4.2Bisnis Proses PT BUA


46

4.2.1.6 Quality Plan

Quality Plan atau rencana mutu digunakan oleh perusahaan sebagai

standar untuk menjaga kualitas secara konsisten sehingga kepuasan customer

dapat terpenuhi.Quality Plan PT BUA terbagi menjadi dua produk utama yaitu

Quality Plan untuk Power Take Off (PTO) dan Hoist Cylinder. Quality Plan berisi

proses inspeksi, karakteristik kualitas, standar penerimaan, cara inspeksi, tindakan

jika terjadi ketidaksesuaian, inspektor (siapa yang melakukan inspeksi), dokumen

yang dibutuhkan saat inspeksi, dan frekuensi melakukan inspeksi.Quality Plan

dapat dilihat pada Tabel 4.3 dan Tabel 4.4.

Inspeksi dilakukan pada saat bahan baku dari supplier datang, beberapa

proses produksi (seperti: machining center, CNC bubut, hobbing, broachin,

pemotongan, perakitan, washing), dan produk akhir. Tujuan dilakukan pada

beberapa aktivitas yang ada adalah untuk mencegah pemberian input yang cacat

pada proses berikutnya, dan meminimalkan kecacatan pada produk akhir.

Karakteristik kualitas dan standar digunakan sebagai standar atau pedoman saat

melakukan inspeksi. Cara inspkesi menunjukkan bagaimana cara melakukan

inspeksi. Tindakan ketidaksesuaian menunjukkan perlakuan yang dilakukan jika

ada bahan baku atau produk yang tidak sesuai standar. Jika ada bahan baku yang

tidak sesuai dengan standar atau spesifikasi maka bahan baku tersebut akan

diretur/dikembalikan. Saat proses produksi meghasilkan produk yang tidak sesuai

maka produk tersebut akan direject atau direpair. Inspekor adalah orang yang

melakukan inspeksi, biasanya dilakukan oleh orang gudang atau operator

produksi atau inspeksi QC. Dokumen menunjukkan dokumen apa saja yang

dibutuhkan saat melakukan inspeksi. Contoh dokumen yang diperlukan seperti

surat jalan untuk penerimaan baku, cheeck sheet saat melakukan inspeksi, Surat

Keterangan Reject (SKR) saat ada produk yang tidak sesuai/cacat, dan lainnya.

Frekuensi menunjukkan probabilitas inspeksi (sampling atau 100% inspkesi) atau

waktu inspeksi (awal supply).


47

Tabel 4.3Quality Plan untuk PTO

No Proses Karakteristik

Kualitas Standard

Cara

Inspeksi

Tindakan

Ketidaksesuaian Inspektor Dokumen Frekuensi

1

Penerimaan bahan baku

untuk Housing

Aluminium ke gudang

Kesesuaian

berat

Berat sesuai dengan

surat jalan Ditimbang Diretur Gudang Surat jalan Sampling

2

Penerimaan bahan baku

untuk Housing Besi ke

gudang

Jumlah dan

kualitas

Jumlah sesuai dengan

surat jalan

Visual Diretur Gudang Surat jalan Sampling Kualitas tidak

keropos, tidak

kempot, dan berisi

3

Penerimaan barang hasil

cor untuk Housing

Alumunium

Kualitas

Kualitas tidak

keropos, tidak

kempot, dan berisi

Visual

Direpair dengan

cara dilebur

kembali

Gudang Surat jalan 100%

4

Machining center untuk

Housing Aluminium dan

Besi

Jarak landasan Jarak landasan sesuai

dengan gambar Sketmat,

high gauge,

bore gauge

Direject

QC Gambar

kerja,

Check

Sheet, SKR

Sampling

(saat diawal

setting)

Ukuran Ukuran sesuai dengan

gambar Operator 100%


48

Tabel4.3Quality Plan untuk PTO (Lanjutan)


Kualitas Standard

Cara

Inspeksi

Tindakan


5 Penerimaan barang untuk

Gear dan komponen

Jenis bahan Jenis = S45C

Jenis =

sertifikat

bahan

Diretur

QC

Inspeksi

Barang

Masuk

100% Ukuran bahan Ukuran = sesuai BOM

Ukuran =

sketmat,

meteran

Kecacatan

bahan

Cacat = tidak

melengkung, tidak

retak, dan dimensi

diamater sesuai)

Cacat =

visual Gudang

Sertifikat

bahan,

BOM

6

Machining untuk Gear

dan komponen

(machining center, CNC

bubut, hobbing,

broachin, chamfering,

grinding, shaving)

Kesesuaian

dengan gambar

kerja

Sesuai dengan gambar

kerja

Sketmat,

micrometer,

bore gauge,

runout tester,

deal

indicator

Direject

QC Gambar

kerja,

Check

Sheet, SKR

Sampling

(saat diawal

setting)

Operator 100%

7 Rakit dan tes PTO

Penampilan

Normal, tidak ada

bagian tajam, tidak

ada sisa geram, tidak

berkarat, tidak kotor

Visual Direpair Operator Check

Sheet, SKR 100%

Kelengkapan

komponen Lengkap Visual Direpair Operator

Check

Sheet, SKR 100%


49

Tabel4.3Quality Plan untuk PTO (Lanjutan)


Kualitas Standard

Cara

Inspeksi Tindakan


Putaran Gear

Lancar, tidak

tersendat, tidak

menyangkut, tidak

oleng, tidak genjot,

suara gear normal

Alat unit tes

PTO, visual,

indra

pendengaran Direpair

Operator

Check

Sheet,

SKR

100%

Perpindahan

Gear

Lancar, jarak

perpindahan sesuai

gambar

Alat unit tes

PTO, visual Direpair Operator

Check

Sheet,

SKR

100%

Hasil tes Suara Gear normal Indra

pendengaran

Direpair Operator

Check

Sheet,

SKR

100%

Direject


50

Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder


Kualitas Standard Inspektor Cara Inspeksi Tindakan Dokumen Frekuensi

1

Incoming

inspection untuk

Tube

Jenis material ST52/Equivalen Gudang Visual, sertifikasi

bahan dari supplier

Diretur

Sertifikat bahan Awal supply

Jumlah barang

masuk Sesuai PO Gudang Visual LPB Awal supply

Ukuran (ID, OD,

panjang) Sesuai gambar Inspektor

Caliper, bore

gauge

Check Sheet,

SKR 100%

Toleransi ukuran Sesuai gambar Inspektor Caliper, bore

gauge, meteran

Check Sheet,

SKR 100%

Kondisi barang

Tidak ada cacat:

bengkok, karat, ID

tidak kena

machining, kasar Inspektor

Visual Check Sheet,

SKR 100%

Kehalusan ID Visual, raba Check Sheet,

SKR 100%

2 Bubut untuk

Tube

Ukuran dan jarak Sesuai gambar

Operator Caliper, bore

gauge, meteran

Direpair

- 100%

Inspektor Caliper, bore

gauge, meteran

Check Sheet,

SKR Sampling

Kehalusan bubut ID Sesuai gambar

Operator Visual, raba - 100%

Inspektor Visual, raba Check Sheet,

SKR Sampling


51

Tabel 4.4Quality Plan untuk Hoist Cylinder (Lanjutan)



Kesumbuan ID

dengan bubut ID Sesuai gambar

Operator Dial indicator,

caliper

Direpair

- 100%

Inspektor Dial indicator,

caliper

Check Sheet,

SKR Sampling

Ukuran ukir Sesuai gambar

Operator

Caliper, ukuran

insert, go-no,

thread gage

- 100%

Inspektor

Caliper, ukuran

insert, go-no,

thread gage

Check Sheet,

SKR Sampling

3 Welding Flange

untuk Tube

Ukuran kampuh Sesuai gambar

Operator Caliper, visual

Direpair

- 100%

Inspektor Caliper Check Sheet,

SKR Sampling

Ukuran kawat las Diameter kawat 0,8

mm Operator Caliper, visual - 100%

Jenis kawat las GMAW-ER70S Operator Lihat kardus

packing kawat - 100%

Setting amper - Operator Selector switch di

mesin - 100%

Putaran spindel

mesin - Operator Display mesin - 100%


52




4 Welding Bottom

untuk Tube

Ukuran kampuh Sesuai gambar Operator Caliper, visual

Direpair

- 100%

Ukuran kawat las Diameter kawat

0,8 mm Operator Caliper, visual - 100%



Setting amper - Operator Selector switch di

mesin - 100%

Putaran spindel

mesin - Operator Display mesin - 100%

Kekuatan dan

kebocoran lasan

Tidak ada bocor oli

pasa 210 Bar Inspektor

Tes bench, press,

gage Direject Check Sheet 100%

5 Penerimaan

barang untuk Rod

Ukuran dan jumlah Sesuai PO Operator Caliper, meteran

Diretur

SPB 100%

Ukuran (OD,

panjang) Sesuai gambar Inspektor

Micrometer,

meteran

Check Sheet,

SKR 100%

Toleransi ukuran Sesuai gambar Inspektor Micrometer Check Sheet,

SKR 100%

Kondisi barang Tidak ada cacat:

bengkok, karat Inspektor Visual, run out test

Check Sheet,

SKR 100%

Permukaan krom

Tidak ada cacat,

tidak kusam, tidak

pitting Inspektor

Visual Check Sheet,

SKR 100%

Tidak ada goresan

dalam Visual, raba

Check Sheet,

SKR 100%


53




6 Bubut untuk Rod

Ukuran dan jarak

finish Sesuai gambar

Operator Caliper, micro

meter, meteran

Direpair

- 100%

Inspektor Caliper, micro

meter, meteran

Check Sheet,

SKR Sampling

Kehalusan bubut Sesuai gambar



SKR Sampling

Kesumbuan bubutan

dengan OD Sesuai gambar


caliper - 100%


caliper

Check Sheet,

SKR Sampling

Ukuran ulir Sesuai gambar

Operator

Caliper, ukuran

insert, go-no,

thread gage

- 100%

Inspektor

Caliper, ukuran

insert, go-no,

thread gage

Check Sheet,

SKR Sampling

7

Welding ke Rod

Head untuk Rod

model A/Roll

Ukuran kampuh Sesuai gambar Operator Caliper, visual

Direpair

- 100%

Ukuran kawat las Diameter kawat

0,8-1 mm Operator Caliper, visual - 100%




54




Setting amper Min.250A Operator Selector switch di

mesin

Direpair

- 100%

Putaran spindel

mesin 1 RPM Operator Display mesin - 100%

Kekuatan lasan Tidak lepas pada

tek. Test 210 Bar

Operator Display mesin - 100%

Inspektor Visual, press gage,

jig tes Check Sheet 100%

Cacat akibat las

Tidak ada: spatter,

gores-gores,

benturan

Operator Visual - 100%

Inspektor Visual Check Sheet 100%

8

Penerimaan

barang untuk

Asental ST60,

Asental S45C,

Besi Cor

FC/FCD, Besi

Plat SS400

Ukuran dan jumlah Sesuai PO Gudang Caliper, meteran

Diretur

LPB 100%

Jenis material Sesuai PO

Gudang Kode warna dari

supplier Sertifikat bahan 100%

Purchasing Sertifikat bahan

dari supplier Sertifikat bahan

Awal

supply

Kondisi barang

Tidak ada cacat:

bengkok, karat,

tidak bulat/oval,

retak, penyok

Gudang Visual NR/Nota Retur 100%


55




9 Potong untuk

komponen

Ukuran Sesuai gambar

potong Operator

Caliper, mal,

meteran Direject

- 100%

Kemiringan Max 1,5 mm/sisi Operator Caliper, penggaris

baja - 100%

10

Bubut untuk

Cylinder Head,

Piston, Valve,

Bottom, Shaft

Ukuran, toleransi,

dan jarak finish Sesuai gambar

Operator

Caliper, micro

meter, meteran,

bore gage

Direpair

- 100%

Inspektor

Caliper, micro

meter, meteran,

bore gage

Check Sheet,

SKR Sampling

Kehalusan bubut,

groove seal Sesuai gambar



SKR Sampling

Kesumbuan bubutan Sesuai gambar


caliper - 100%


caliper

Check Sheet,

SKR Sampling

Ukuran ulir Sesuai gambar

Operator

Caliper, ukuran

insert, Go-no go,

threas gage

- 100%

Inspektor

Caliper, ukuran

insert, Go-no go,

threas gage

Check Sheet,

SKR Sampling


56




11

Washing untuk

Rod, Tube,

komponen-

komponen

Kebersihan

Bersih dari

minyak, oli,

grease/gemuk, sisa

geram, dan

pengotor lainnya

Operator Visual, majun

bersih

Direpair

- 100%

Kondisi barang

Tidak ada cacat

karena: benturan,

penyok, goresan

Operator Visual - 100%

Bebas dari karat Operator Visual - 100%

12 Perakitan untuk

Piston Assy

Tes kebocoran

piston Tidak bocor Operator Visual Direject - 100%

13

Perakitan untuk

Cylinder Head

Assy

Arah seal, posisi

back up Sesuai gambar Operator Visual

Direpair

- 100%

Kehalusan groove Sesuai gambar Operator Visual, raba - 100%

Kondisi seal Tidak boleh: cacat,

rapuh, retak, cuwil Operator Visual - 100%

Kondisi ulir Tidak cacat,

gundul, penyok Operator Visual - 100%

Bagian tajam sisa

machining Dideburr Operator Visual, raba - 100%


57




14 Perakitan untuk

Rod Assy

Arah valve piston

terhadap lubang pin

rod

90° +/- 30° Operator Visual

Direpair

- 100%

Pengencangan nut

Bebas oli Operator Visual - 100%

Diberi loctite dan

threebond Operator Visual - 100%

Sesuai torsi pada

gambar Operator

Visual, torque

wrench - 100%

15 Perakitan untuk

Tube Assy

Kebersihan bagian

dalam

Bebas dari debu,

geram, dan

pengotor

Operator Visual, dilap

majun bersih Direpair - 100%

Diberi oli bersih Operator - - 100%

16 Pengetesan

Posisi pemasangan

Cyl Head Sesuai gambar Inspektor Visual

Direpair

Check Sheet,

SKR 100%

Kondisi ulir port

Tidak boleh tajam,

dideburr Inspektor Visual

Check Sheet,

SKR 100%

Tidak boleh ada

spatter las

Gerakan piston pada

minimum pressure

Piston bergerak

pada 4 tekanan bar Inspektor

Visual, jig test,

pressure gage

Check Sheet,

SKR 100%


58




Kebocoran pada cyl

head Tidak boleh bocor Inspektor

Visual, tes angin +

air sabun

Direject

Check Sheet,

SKR 100%

Kondisi oli pada

maximum pressure

Tidak boleh bocor

pada Cyl Head Inspektor

Visual, jig test,

pressure gage, stop

watch

Check Sheet,

SKR 100%

Tidak boleh bocor

pada semua lasan

Visual, jig test,

pressure gage

Check Sheet,

SKR 100%

Kondisi lasan pada

maximum pressure

Tidak boleh lepas,

retak, bocor Inspektor

Visual, jig test,

pressure gage

Check Sheet,

SKR 100%

Kebocoran internal

pada maximum

pressure

Sesuai standard di

check sheet Inspektor

Visual, jig test,

pressure gage

Check Sheet,

SKR 100%

Serial number

produk

Distamping pada

Cyl Head/flange Inspektor Visual Direpair

Check Sheet,

SKR 100%

Kondisi setelah tes

Oli port ditutup

plug/cover Inspektor Visual

Direpair

- 100%

Bersih dari oli

bekas tes Inspektor Visual - 100%


59

4.2.1.7 Komunikasi Internal

Komunikasi internal harus dilakukan secara efektif. Beberapa metode

komunikasi internal yaitu rapat yang akan dilakukan setiap bulannya untuk

membahas usulan perbaikan dari karyawan, keluhan pelanggan, hasil audit, dan

lainnya. Metode komunikasi internal lainnya seperti spanduk, poster visi misi dan

kebijakan mutu perusahaan.

4.2.1.8 Document Master List

Document master list terdiri dari dua yaitu dokumen internal dan

dokumen eksternal. Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat oleh

perusahaan. Dokumen internal berisi daftar SOP tiap divisi. Dokumen eksternal

adalah dokumen yang dibuat di luar perusahaan seperti peraturan pemerintah

daerah. Contoh dari dokumen eksternal buku panduan mesin.

4.2.2 Standard Operating Procedur (SOP)

Standard Operating Procedur (SOP) adalah pedoman tertulis yang berisi

aliran proses yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses dalam

mencapai tujuan. SOP dibuat untuk mendukung sasaran mutu perusahaan.

Pembuatan SOP membutuhkan kerjasama antar divisi untuk mengetahui setiap

proses yang ada dalam PT BUA. SOP dibuat berdasarkan proses yang terjadi di

perusahaan dan kesesuaian dengan persyaratan ISO 9001:2008. Tujuan dari

pembuatan SOP untuk melakukan standarisasi proses agar dapat dijalankan secara

konsisten. Semua SOP harus disetujui dan divalidasi oleh Direktur Operasional

sebagai tanda bahwa SOP tersebut sudah sah berlaku.

SOP berisikan tujuan, ruang lingkup, referensi, prosedur kerja, dan

lampiran. Pembuatan SOP harus menjelaskan tujuan dibuatnya SOP tersebut. SOP

menjelaskan ruang lingkup mengenai batasan proses yang terkait dari awal hingga

akhir. Referensi menjelaskan peraturan perundang-undangan seperti klausul-

klausul ISO 9001 yang menjadi rujukan pelaksanaan SOP tersebut. Prosedur kerja

berisi langkah-langkah atau aliran proses yang harus dilakukan. Lampiran

berisikanform atau dokumen yang diperlukan saat menjalankan SOP tersebut.


60

Setiap SOP yang dibuat memiliki nomor SOP, yang telah disesuaikan

dengan format yang ada yaitu SOP-(singkatan divisi)-(nomor SOP). Contohnya

adalah SOP-QC-001. SOP dibuat berdasarkan klausul-klausul ISO 9001:2008.

Daftar SOP yang diimplementasikan oleh PT BUA dapat disajikan pada Tabel

4.5.

SOP wajib untuk ISO 9001:2008 ada enam yaitu SOP Pengendalian

Dokumen, SOP Pengendalian Rekaman, SOP Audit Mutu Internal, SOP Tindakan

Perbaikan, SOP Tindakan Pencegahan, dan SOP Pengendalian Produk Tidak

Sesuai. SOP Tindakan Perbaikan dan SOP Tindakan Pencegahan dijadikan dalam

satu SOP sehingga hanya terdapat lima SOP wajib. SOP dikatakan wajib karena

harus terdokumentasi sesuai dengan syarat yang terdapat pada klausul ISO

9001:2008. SOP wajib dapat dilihat pada Lampiran 4 sampai Lampiran 8.


61

Tabel 4.5 SOP PT BUA

No Divisi SOP Kode SOP Klausul Divisi yang

Terlibat

1 DC

SOP Pengendalian

Dokumen SOP-DC-001

Klausul 4.2.3 Pengendalian dokumen DC

SOP Pengendalian

Rekaman SOP-DC-002

Klausul 4.2.4 Pengendalian rekaman

2 MR

SOP Audit Mutu Internal SOP-MR-002 Klausul 4.2.2 Manual mutu

MR Klausul 8.2.2 Audit internal

SOP Rapat Tinjauan

Manajemen SOP-MR-004

Klausul 5.6 Tinjauaman Manajemen

SOP Tindakan Perbaikan

dan Pencegahan SOP-MR-003

Klausul 8.5.2 Tindakan korektif Semua

Departemen Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan

3 Produksi SOP Proses Produksi SOP-PRO-001

Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya

Produksi

Klausul 6.3 Prasarana

Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk

Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

Klausul 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa

Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur

Klausul 8.4 Analisa data


62

Tabel 4.5 SOP PT BUA (Lanjutan)


Terlibat

4 QC

SOP Pengendalian Produk

Tidak Sesuai SOP-QC-001


QC


Klausul 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

Klausul 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses

Klausul 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk

Klausul 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai


SOP Kalibrasi SOP-QC-002 Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

Klausul 7.6 Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

5 Gudang

SOP Pengiriman Bahan

Baku dan Penerimaan

Barang Jadi

SOP-WHS-

001





Klausul 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur


Gudang

SOP Pemuatan dan

Pengiriman Barang

SOP-WHS-

002


63



Terlibat

6 PPC SOP Permintaan Barang SOP-PPC-001


PPC, Produksi,

Gudang,

Maintenance




Klausul 7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur


7 Marketing

SOP Penanganan Keluhan

Pelanggan

SOP-MARK-

001

Klausul 7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan

produk

Marketing

Klausul 7.2.3 Komunikasi pelanggan

SOP Penerimaan Order

dan Penawaran Harga

SOP-MARK-

002

Klausul 8.2.1 Kepuasan pelanggan

Klausul 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses

Klausul 8.5.2 Tindakan korektif

SOP Pengukuran

Kepuasan Pelanggan

SOP-MARK-

003 Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan


8 Personalia

SOP Evaluasi Karyawan SOP-HRD-001 Klausul 6.2.2 Kompetensi, kesadaran, dan pelatihan

HRD SOP Pelatihan Karyawan SOP-HRD-002 Klausul 8.4 Analisa data

SOP Perekrutan Karyawan SOP-HRD-003

SOP Ijin Keluar SOP-HRD-004 -


64



Terlibat

9 Maintenance SOP Pemeliharaan Mesin SOP-MAINT-

001


Maintenance



Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur


10 R&D

SOP Desain Produk

Eksternal SOP-R&D-001

Klausul 7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan

produk R&D

SOP Desain Produk

Internal SOP-R&D-002

Klausul 7.3 Desain dan pengembangan


SOP Trial SOP-R&D-003 Klausul 7.3 Desain dan pengembangan R&D,

Produksi Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

11 Purchasing SOP Pembelian Barang SOP-PURC-

001

Klausul 7.4.1 Proses pembelian

Purchasing Klausul 7.4.2 Informasi pembelian

Klausul 7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli



65

4.3 Form Pendukung

Form digunakan sebagai pendukung dari SOP yang sudah dibuat. Tujuan

dari dibuatnya form untuk membantu dalam setiap divisi menjalankan kegiatan

yang ada. Hasil dari pengisian form berupa rekaman. Tabel form yang diada di PT

BUA untuk sistem manajemen mutu dapat dilihat pada Tabel 4.6.

Tabel 4.6 Form Pendukung

No. Divisi No Form

1 PPC

1 Bukti Penyerahan Produksi (F20)

2 Permintaan Pembelian Barang (F23)

3 Surat Perintah Kerja Potong (F25)

4 Surat Perintah Kerja Cor (F26)

5 Surat Perintah Kerja Machining (F27)

2 Produksi



3 Surat Perintah Kerja Potong (F25)

4 Surat Perintah Kerja Cor (F26)

5 Surat Perintah Kerja Machining (F27)

3 Gudang

1 Laporan Penerimaan Barang

2 Momen Intern


4 Surat Jalan


6 Kartu Stok

7 Register Barang Masuk/Keluar

4 Marketing

1 Surat Jalan

2 Faktur

3 Register PO Customer

4 Register Desain Produk

5 Form Keluhan Pelanggan (MARK-001)

6 Register Barang Contoh dari Customer

7 Form Perencanaan Produksi (PP)

8 Form Retur

9 Nota Retur

5 Purchasing

1 Pruchase Order

2 Nota Retur

3 Laporan Penerimaan Barang

4 Form Penilaian Supplier ( PURC-FPS-001)

5 FormRe-evaluasi Supplier


66

Tabel 4.6 Form Pendukung (Lanjutan)

No. Divisi No Form

6 QC


2 Form Inspeksi Barang Masuk (QC-IBM-001)

3 Form Kalibrasi Alat Ukur (QC/KAL/00)

4 Checksheet Komponen (QC/CS/KOMP/0)

5 Checksheet Test Hoist Cylinder (QC/CS/HC/TES/01/03)

6

Checksheet Test Arm Roll Cylinder

(QC/CS/HC/TES/02/00)

7 Checksheet Tes PTO (QC/CS/PTO/TES/01/00)

8 Checksheet Gear-pump

9 Surat Keterangan Reject (QC/SKR/0)

10 Form PICA (Problem Identification & Corrective Action)

7 Maintenance

1 Jadwal Perawatan Mesin Produksi (MTC / SCH1-0 )

2 Form Laporan Kerusakan Alat/Mesin (MTC/LKA/00)

3 Perawatan Mesin Bubut CNC (MTC/PM-CNCB/00 )

4 Perawatan Mesin MC Center (MTC/PM-MCTR/00 )

5 Perawatan Mesin Bubut Manual (MTC/PM-BBT/00)

6 Perawatan Mesin Milling dan Bor (MTC/PM-MILL/00)

7 Perawatan Mesin Pembuat Roda Gigi (MTC/PM-GIR/00)

8 Perawatan Mesin Bandsaw (MTC/PM-SAW/00)

9 Perawatan Mesin CYL. Grinding (MTC/PM-GRD/00 )

10 Perawatan Mesin Gas Cutting

11 Perawatan Mesin Press& Tes HYD

12 Perawatan Forklift

13 Perawatan Kompresor Angin

14 Jadwal Pemeriksaan APAR ( Alat Pemadam Api Ringan)

8 Document

Controller

1 Berita Acara Pemusnahan Dokumen (DC/PD/001)

2 Document Change Request (DC/DCR/001)

3 Document Distribution List (DC/DDL/001)

4 Document Master List (DC/DML/001)

5 Lembar Serah Terima Dokumen (DC/STD/001)

6 Record Master List (DC/RML/001)

7 Audit Checklist (MR-ACL-001)

8 Audit Report (MR-AR-001)

9 Jadwal Audit (MR-JA-001)

10 Jadwal Internal Audit (MR-JIA-001)

11 Non Conformity Form (MR-NCF-001)

12 Form Risalah Meeting


67

Tabel 4.6 Form Pendukung (Lanjutan)

No. Divisi No Form

9 Personalia

1 Form Absensi Training

2 FormInterview (Rekrutmen)

3 Form Permintaan Tenaga Kerja

4 Form Penilaian Kinerja Karyawan

5 Form Record Training

6 Surat Ijin Keluar

10 R&D 1 Daftar Distribusi Gambar (ENG/GMB/DIST/00)

2 Desain Gambar

3 Quality Plan (ENG/QP/00)

4 Form Barang Milik Pelanggan (R&D-FBMP-001)

4.4 Audit Internal

Evaluasi dari perancangan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008

dilakukan dengan melakukan audit internal. Audit internal dilaksanakan sebelum

melakukan audit eksternal. Audit internal dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang

sudah dibuat. Suatu divisi akan diaudit oleh divisi yang lainnya. Hasil dari audit

internal tidak ditemukan ketidaksesuaian major yaitu ditemukan 17 minor dan 26

observation. Hasil audit internal dapat dilihat pada Tabel 4.7.


68

Tabel 4.7 Hasil Audit Internal

No. Divisi Temuan Jenis Temuan

Keterangan Major Minor Observe

1 Gudang

SOP tidak sesuai dengan yang dilakukan. Harus ada

pemberitahuan ke QC jika ada barang baku masuk dari supplier v

2 minor, 2 observation Sasaran mutu tidak disosialisasikan v

Kebijakan mutu tidak disosialisasikan v

SOP kurang lengkap tidak sesuai aktual v

2 Maintenance Checklist daily Maintenance tidak diparaf oleh operator v 1 minor

3

Produksi

Tidak ada Register Serah Terima v

2 minor

SPK machining rangkap 3 seharusnya ada paraf Produksi dan

Gudang v

4 Marketing

Form dan Register validasi belum ada v

6 minor, 3 observation

Perencanaan produksi masih belum ada form untuk informasi ke

PPC v

Penanganan keluhan pelanggan belum ada form v

Form penanganan keluhan pelanggan ada tapi penomoran belum

teregistrasi v

PO tidak selalu divalidasi oleh pelanggan v

Barang dari pelanggan (barang contoh) belum tercatat dengan

benar v

Dokumen MR.10/15/001 Identitas (part number) belum ditulis

secara jelas v

Form SO (Sales Order) ke Gudang tidak ada v


69

Tabel 4.7 Hasil Audit Internal (Lanjutan)



5 R&D

Dokumen SOP-R&D-001 poin 4.7 ditambahkan BOM v

4 observation

Dokumen SOP-R&D-002 poin 4.7 disamakan dengan SOP-

R&D-001 v

Pengendalian desain gambar R&D berasal dari R&D dan

didistribusikan R&D sendiri v

Permintaan Marketing ke R&D dicatatkan dalam bentuk

form/hasil meeting v

6 Personalia

Belum ada SOP untuk meninggalkan perusahaan pada saat jam

kerja v

4 observation Tidak ada peraturan tertulis untuk insentif yang hangus v

Tidak ada registrasi penerbitan nomor surat v

Tidak ada SOP rekrutmen karyawan v

7 Purchasing

Pelaksanaannya PB dari R&D ada tapi di SOP tidak tertulis v

6 observation

Kebijakan mutu tidak tahu v

Kriteria supplier tidak sesuai dengan yang dijalankan v

Prosedur Pembelian Barang dikhususkan untuk barang utama,

tidak dinyatakan diruang lingkup (ruang lingkup perlu

ditambahkan bahwa prosedur tersebut untuk barang utama)

v

Jaminan kesesuaian barang dari pemasok tidak ada v

Identifikasi barang sudah ada tapi tidak tertulis (barang assental) v


70

Tabel 4.7 Hasil Audit Internal (Lanjutan)



9 DC

Usulan Pembuatan Job Order di SOP Marketing sesuai klausul

4.2.4 v

2 minor Ditemukan ada beberapa penomoran form yang tidak konsisten v

10 MR

Kurangnya komunikasi untuk visi, misi dan kebijakan mutu ke

semua karyawan dan tidak ada konfirmasi kepada karyawan jika

ada audit internal

v 1 minor

11 QC

Kalibrasi alat tes bend Hidrolik, PTO, Gear Pump v

4 minor, 5 observation

Berdasarkan prosedur warna kuning tidak diimplementasikan v

Check sheet untuk Gear Pump tidak ditemukan v

Usulan untuk membuat formretur v

Untuk barang retur standar pakai NC v

Pengisian nomor SPK v

Penambahan SOP untuk barang reject beserta waktu

penyimpanan barang reject v

Surat retur untuk QC tidak ada v

Belum ada prosedur untuk barang tidak sesuai dari supplier v


71

4.5 Tinjauan Akhir Dokumen Mutu Perusahaan

Tinjauan dokumen mutu dilakukan kembali setelah dilakukan

perancangan manual mutu, SOP, dan formuntuk mendukung sistem manajemen

mutu ISO 9001:2008. Tabel check list tinjauan akhir dokumen mutu perusahaan

dapat dilihat pada Lampiran 3. Hasil perbandingan yang didapatkan dari tinjauan

awal dokumen mutu dan tinjauan akhir dokumen mutu dapat dilihat pada Tabel

4.8.

Tabel 4.8 Tinjauan Akhir Dokumen Mutu

Pasal

Jumlah Status

Evaluasi Presentase

KesesuaianAkhir

Presentase

Kesesuaian Awal Y T

Pasal 4 23 0 100% 0%

Pasal 5 33 0 100% 15.15%

Pasal 6 9 3 75% 8.33%

Pasal 7 88 2 97.78% 63.33%

Pasal 8 57 0 100% 29.82%

Peningkatan presentase tertinggi yaitu pada klausul keempat yaitu sebesar

100%, dengan nilai presentase kesesuaian awal 0% dan nilai presentase

kesesuaian akhir menjadi 100%. Peningkatan ini terjadi dikarenakan adanya

perancangan sistem manajemen mutu berupa sasaran mutu, pengendalian

dokumen, pengendalian rekaman, dan dokumen lainnya. Peningkatan presentase

tertinggi kedua yaitu pada klausul kelima yaitu sebesar 84.85%, dengan nilai

presentase kesesuaian awal 15.15% dan nilai presentase kesesuaian akhir 100%.

Peningkatan ini terjadi dikarenakan adanya komitmen manajemen, kebijakan

mutu, perencanaan sasaran mutu dan sistem manajemen mutu, komunikasi

internal, masukan dan keluaran tinjauan manajemen. Peningkatan presentase

tertinggi ketiga yaitu pada klausul kedelapan yaitu sebesar 70.18%, dengan nilai

presentase kesesuaian awal 29.82% dan nilai presentase kesesuaian akhir 100%.

Penurunan ini terjadi dikarenakan perusahaan sudah menjalankan audit internal,

mendokumentasikan prosedur tindakan korektif dan pencegahan.

4. analisa dan pembahasan 4.1 gambaran umum … · housing aluminium dan besi, dengan pilihan model...

Documents