3 microsoft access (pengolahan...

1

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae

MICROSOFT ACCESS (Pengolahan Database)

1. PENDAHULUAN

Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi Microsoft Office yang digunakan untuk mengelola file database.

2. MENJALANKAN MICROSOFT ACCESS

Untuk memulai mengoperasikan Microsoft Access, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Klik tombol Start

Klik All Programs

Klik Microsoft Office

Klik Microsoft Access 2007

Atau dapat juga dengan mengaktifkan langsung icon yang ada di desktop dengan cara double click Shorcut Microsoft Access. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut :

Pada tampilan awal tersebut berisi perintah untuk membuat database baru sesuai desain sendiri (Blank Database) dan berbagai pilihan contoh-contoh file database yang disediakan oleh Microsoft Access (Featured Online Template), misalnya : Assets, Contacs, Issues, Event, dll.

3. KOMPONEN MICROSOFT EXCEL

Lembar kerja Program Microsoft Access berisikan :

Tabel, adalah kumpulan data sebagai komponen utama pada database

Queries, berfungsi menyaring data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki.

Forms, berfungsi memasukkan data dengan bentuk tampilan seperti formulir yang dapat kita

rancang sendiri sesuai dengan keinginan.

Reports, berfungsi untuk mencetak data yang telah dibuat.

Pages, berfungsi untuk membuat halaman web berupa data access page.

Macros, berfungsi mengotomatiskan perintah-perintah yang kita kehendaki.

Modules, berfungsi untuk mengolah database tingkat lanjut sesuai dengan keinginan.

PRAKTEK I

3

2


MEMBUAT DATABASE BARU / MEMBUAT TABEL

1. Aktifkan Microsoft Access 2. Setelah muncul tampilan awal, klik menu Blank Database.

3. Ketik nama file, misalnya : Latihan-1 Kelas …… kemudian klik icon Folder untuk menentukan lokasi penyimpanan filenya. Dalam hal ini pilih D: klik Ok.

4. Klik Create Sampai langkah ini fiel tersebut sudah tersimpan. Selanjutnya akan muncul kotak :

Klik tanda X (Close) pada baris Table1 karena kita akan membuatnya sesuai kebutuhan kita.

Selanjutnya klik menu tab Create :

Klik menu Table Design untuk memulai merancang database :

Pada kotak Table tersebut terdapat kolom : Field Name, Data Type dan Description. - Field Name :

3


Kolom untuk mengisi nama judul field. Dalam penulisannya : tidak boleh ada spasi atau tanda baca lain selain underscor ( _ ). Usahakan pengetikan hurufnya jangan dicampur, misalnya

huruf kapital semua atau huruf kecil semua.

- Data Type : Kolom pilihan jenis data field tersebut. Pilihannya terdiri dari : Text (abjad), Memo (catatan), Number (angka), Date/Time (tanggal/jam), Currency (mata uang), Autonumber (penomoran

otomatis) dll.

- Description :

Penjelesan / keterangan dari nama field (boleh dikosongkan).

Perhatikan contoh berikut :

Untuk lebih jelasnya, Ketiklah data berikut sesuai dengan kolomnya :

Field Name Data Type Description Field Size

NO Autonumber

NIP Text 4

NAMA Text 20

JK Text Jenis Kelamin 1

TGL_LAHIR Date Medium date

PEND Text Pendidikan 3

ALAMAT Text 20

GAPOK Number Gaji pokok Long Integer

Setelah data tersebut diketik, selanjutnya lakukan langkah berikut :

- Klik kanan baris/record NIP

- Klik Primary key (kunci utama). Maka secara otomatis field NIP ini akan diberi tanda kunci (key)

- Klik X (close Table1)

- Pada kotak pilihan Do you Save …. klik Yes

- Pada kotak Save As ketik nama tablenya : Table1

Klik OK

4


Jika kita tidak menentukan kunci utama, maka muncul pesan There is no primary key defided.

ISTILAH-ISTILAH DALAM DATABASE : 1. Field : adalah data yang berbentuk kolom 2. Record : Data yang berbentuk baris 3. Primary Key : kunci utama yaitu data yang isinya bersifat unik atau tidak boleh sama dengan

yang lain, misalnya : No. Induk, No. Telp / HP, alamat email.

Untuk mengisi data karyawannya, double klik Table1

setelah muncul tabel seperti di bawah ini, ketiklah datanya :

GA

PO

K

3500000

2750000

2750000

1500000

750000

ALA

MA

T

BO

GO

R

JA

KA

RT

A

JA

KA

RT

A

DE

PO

K

BE

KA

SI

PE

ND

S1

D3

SM

A

SM

A

SM

P

TG

L_LA

HIR

12-5

-65

5-1

0-7

0

25-9

-72

14-1

2-7

9

20-1

-82

JK

L

P

L

L

L

NA

MA

HE

RI R

AH

MA

T

SA

RA

SW

AT

I

RU

DI H

AR

TO

NO

FE

RD

IAN

SA

H

ALP

IAN

SA

H

NIP

1001

1002

1003

1004

1005

NO

Kete

ran

gan

:

Fungsi p

enggunaan P

rim

ary

key a

dala

h u

ntu

k m

enghin

dari d

ata

yang s

am

a (

doubel)

S

ete

lah s

ele

sai d

iketik

, klik

tanda (

X) ya

ng d

i ata

s k

anan tabel.

S

am

pai t

ahap in

i pem

buata

n T

ab

le s

ele

sai.

K

elu

ar dari p

rogra

m M

icro

soft A

cce

ss

5


PRAKTEK II

MEMBUAT QUERY

1. Aktifkan Microsoft Access 2. Buka file LATIHAN-1 Kelas …. masing-masing, jika sudah ditemukan klik file tersebut kemudian klik

Open

3. Pada menu Create, klik Queries Design, sehingga muncul kotak :

4. Klik nama Tabel1 yg sudh dibuat, kemudian klik Add untuk menampilkan field-field yang telah dibuat

sebelumnya. 5. Klik Close

6. Drag data field yang sudah ada satu persatu dan letakkan di setiap kolom, sehingga akan nampak seperti berikut :

7. Setelah selesai tutup query dengan cara menekan tanda (X), sehingga muncul Do you want to save ? klik Yes.

8. Beri nama file tersebut dengan Query1 klik OK

9. Sampai tahap ini pembuatan Query selesai.

PRAKTEK III

MEMBUAT FORM Fungsi pembuatan Form adalah :

Menampilkan data dan mengedit data yang telah dimasukkan sebelumnya.

Menerima input (tambahan data).

Mencetak informasi.

Untuk membuat FORM dalam Access 2007 dapat dilakukan dengan beberap cara, yaitu : Form, Blank Form, More Form, Form Design dll.

A. Langkah-langkah pembuatan Form dengan fasilitas More Form :

1. Buka file LATIHAN-1 kelas masing-masing, jika sudah ditemukan klik file tersebut kemudian klik Open

2. Pada menu Create, klik icon More Form, maka akan tampak seperti berikut:

Data field

6


3. Pada kotak Tables/Queries pilih Query:Query1.

4. Pada kotak Available Fields: terdapat data-data field, seperti NO, NIP, NAMA JIK, TGL_LAHIR, dsb., kemudian pindahkan field yang kita perlukan ke kotak sebelah kanan dengan mengklik tanda > . Tetapi

jika semua field tersebut akan digunakan, maka cukup meng-klik tombol >>. , maka kotak Selected

Fields: akan muncul nama-nama field tersebut.

5. Klik Next untuk melanjutkan, sehingga muncul kotak Form Wizard. Perhatikan gambar berikut :

6. Klik Next untuk melanjutkan, sehingga muncul kotak berikutnya (What style would do you like?

7. Pilih model yang disukai, kemudian klik Next.

7


8. Pada kotak What title do you want for your form? Ketik nama misalnya : Form1. 9. Untuk mengedit tampilan Form tandai bulatan : Modify the form’s design, kemudian Klik Finish.

Sehingga akan tampak berikut :

10. Selanjutnya kita edit dengan cara merubah teks/tulisan yang diperlukan, misalnya kotak Form1 ganti dengan DAFTAR NAMA KARYAWAN, PEND jadi PENDIDIKAN, GAPOK jadi GAJI POKOK dll. Kita juga dapat menambahkan gambar/foto dengan cara mengklik icon Logo kemudian cari file

gambar/Logo/Foto yang diperlukan. 11. Setelah selesai tutup Form dengan cara menekan tanda (X), sehingga muncul Do you want to save ?

klik Yes.

Hasilnya akan nampak sebagai berikut :

Dengan form tersebut, anda dapt menambah/memasukkan data.

PRAKTEK IV

MEMBUAT FORM DENGAN FORM DESIGN 1. Buka file LATIHAN-1 kelas masing-masing 2. Pada menu Design, klik Form Design 3. Pada group Tool klik icon Add Existing Fields. Akan muncul :

4. Selanjutnya pindahkan field yang ada di kotak sebelah kanan ke area Form dengan cara drag, seperti berikut :

8


Detail Toolbox Field List

Keterangan :

Detail : area tempat penyimpanan data field untuk didesain sesuai

dengan keinginan. Field List : atau daftar field (dalam contoh ini adalah Daftar Karyawan)

yang diperlukan sebagai input / masukan data. Toolbox : kumpulan alat-alat berbentuk icon atau gambar yang digunakan untuk mewakili perintah tertentu sesuai dengan keinginan.

Selain toolbox di atas, ada juga tool

Logo yaitu untuk menyisipkan gambar atau logo/foto ke dalam form.

Button untuk menyisipkan kotak perintah/instruksi

5. Masukkan setiap filed dengan men-drag setiap field ke tempat yang diinginkan (detail), aturlah sehingga

form yang kita buat lebih menarik dan profesional. Contoh :

Aktif / non aktif mode wizard

Textbox

Toogle button

Check box

Listbox

Image

Bound Object Frame

Tab Control

Line

Active X Control

Selector

Label

Option Group

Option Button

Combobox

Command Button

Bound Object Frame

Page Breake

Subform / Subreport

Rectangle

9


6. Anda juga bisa menambahkan teks atau gambar pada form tersebut. 7. Jika dianggap telah selesai, Tutup form dengan menekan tanda (X), kemudian jawab yes (Y).

8. Untuk melihat hasilnya dobel klik Form1, maka akan muncul :

MEMBERIKAN TOMBOL PERINTAH (COMMAND BUTTON)

Kita juga dapat memberikan perintah Macro sederhana dengan menggunakan fasilitas Command Button

yang ada di Toolbox. Caranya : 1. Buka file LATIHAN-1.mdb 2. Klik Form1 lalu klik Design

3. Klik icon Button yang ada di Toolbox, akan muncul :

4. Klik Record Operations klik Add New Record

Tombol ini nantinya untuk menambah data karyawan. 5. Klik Next 6. Pada caption (Lingkaran) Text ganti Add Record menjadi Tambah Data, seperti contoh pada gambar

berikut :

10


7. Klik Next kemudian Finish 8. Buat lagi Command button untuk tombol Delete Record (menghapus data). Langkah-langkahnya sama

dengan di atas. 9. Setelah dianggap cukup tombol Command button, simpan kembali perubahan tersebut, lalu close (X).

10. Untuk melihat hasilnya, dobel klik Form1, maka akan nampak :

Dengan form di atas, sekarang anda bisa memasukkan data atau menghapus data karyawan dengan lebih praktis.

PRAKTEK V

MEMBUAT REPORT Report adalah fasilitas untuk membuat tampilan berbentuk laporan yang nantinya dapat diprint-out (cetak), langkah-langkahnya : 1. Aktifkan Microsoft Access 2. Buka file LATIHAN-1 di folder kelas masing-masing, jika sudah ditemukan. 3. Pada menu Create, kemudian klik Report Design.

4. Klik Report Wizard, sehingga muncul :

11


5. Pada kotak Available Fields: terdapat data-data field, seperti NO, NIP, NAMA JIK, TGL_LAHIR, dsb.,

kemudian pindahkan field yang kita perlukan ke kotak sebelah kanan dengan mengklik tanda > . Tetapi

jika semua field tersebut akan digunakan, maka cukup meng-klik tombol >>. , maka kotak Selected

Fields: akan muncul nama-nama field tersebut.

6. Klik Next , akan muncul :

7. Klik Next

8. Klik Next

9. Pada kotak Orientation klik Landscape agar posisi kertas mendatar sehingga data akan tercetak

semua.

Kotak tampilan ini untuk mengatur susunan field

yang dikehendaki

Untuk mengurutkan data field sesuai dengan yang diinginkan. Ada 2 pilihan : 1. Ascending :

mengurutkan data dari kecil ke besar , (A-Z) atau 0 – 9.

2. Descending : mengurutkan data dari besa ke kecil, Z – A atau 9 – 0

Pilihan untuk menentukan posisi kertas : Potrait (memanjang) atau

Landscape (melebar)

12


10. Klik Next

11. Klik Next

12. Klik Finish, maka hasilnya adalah :

Apabila dalam tampilan report tersebut ada kolom yang terlalu dekat jaraknya, dapat diatur dengan cara :

1. Klik icon View lalu klik Design View , sehingga tampilan report akan menjadi :

2. Klik field / kolom teks yang dianggap terlalu berdekatan kemudian geser sesuai dengan keinginan. 3. Jika dianggap telah selesai, simpan kembali hasil perubahan tersebut.

13


TUGAS KELOMPOK

MEMBUAT DATABASE PENJUALAN TIKET BIS Buatlah database dengan nama : masing-masing siswa

Tabel dibuat dengan format :

Field Name Data Type Description Field Size

NOTIK Text No. Tiket Bis 4

KOBIS Text Kode bis 2

NAMA BIS Text 15

KELAS Text 3

JURUSAN Text 12

HARGA Number Long integer

TGL_BR Date/Time Tanggal berangkat Short Date

JAM_BR Date/Time Jam Pemberangkatan Short Time

Masukkan data berikut ini :

NOTIK KOBIS NAMA BIS KELAS JURUSAN HARGA TGL_BR JAM_BR

T001 A SAMUDRA JAYA EKS Surabaya 125000 12/09/2009 7:00

T002 B LEMBAYUNG BIS Madura 150000 13/09/2009 15:30

T003 B LENTERA HIJAU BIS Medan 225000 12/09/2009 10:30

T004 A LEMBAYUNG EKS Semarang 135000 14/09/2009 9:15

T005 C PERMATA EKO Jogjakarta 65000 13/09/2009 15:00

Buatkan Query, Form dan Report

Contoh hasil akhir :

Daftar Pustaka : Dari berbagai sumber dan hanya digunakan untuk kalangan sendiri

3 microsoft access (pengolahan...

Documents