SURAT PEMBERITAHUAN No : 27/i/BEM/FK Unud/IV/2020

Sehubungan dengan pencegahan perkembangan dan penyebaran Corona Virus

Disease (Covid-19) di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana, maka hal-hal yang berhubungan dengan administrasi dapat dilaksanakan dengan alur sebagai berikut :

Mekanisme ACC Proposal dan LPJ

1. Proposal / LPJ dikirimkan ke email bemsinergikita@gmail.com. Format pengiriman email adalah file dalam bentuk PDF dan subjek email diisi dengan NAMA KEGIATAN (LEMBAGA). Nanti proposal/LPJ akan direvisi oleh sekretaris dan bendahara BEM secara online. Apabila proposal / LPJ sudah di ACC maka sekretaris / bendahara kegiatan dapat melengkapi ttd yang diperlukan (ttd digital berwarna biru). Setelah mengirimkan proposal/LPJ ke email, harap untuk melakukan konfirmasi dengan menghubungi sekretaris BEM melalui LINE.

2. Setelah tanda tangan ketua kegiatan, sekretaris /bendahara kegiatan, ketua HM /BSO telah dilengkapi, maka silahkan kirimkan kembali proposal/LPJ ke email bemsinergikita@gmail.com untuk mendapatkan tandatangan ketua ataupun bendahara BEM.

3. Apabila sudah ditandatangani oleh ketua BEM, silahkan print /cetak proposal/LPJ, lalu titipkan pada Satpam Fakultas Kedokteran yang berada di Lobby Fakultas Kedokteran Universitas Udayana. Penandatanganan LPJ/Proposal dilakukan setiap hari Selasa. Untuk pengambilan proposal/LPJ yang telah ditandatangani oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Informasi dapat diambil H+2 dari waktu penandatanganan. Mahasiswa yang ingin meletakkan proposal / LPJ di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana diharapkan menggunakan APD berupa masker dan hanya diperbolehkan 1 orang perwakilan dari setiap kegiatan yang mengumpulkan.

4. Selanjutnya, silahkan memberi cap pada LPJ atau proposal. Untuk cap dekanat, dapat dilakukan di Lobby FK, Untuk cap panitia, BEM, HM, ataupun BSO dapat dilakukan di Sekretariat bersama Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Udayana.

5. Contact Person Sekretaris BEM : a. Lady : 085953922291 / ladynatasya b. Dita : 082144253932 / yamunananditaputri

Mekanisme ACC Surat

1. Mengirimkan surat dengan format PDF dan Ms. Word (doc) yang telah ditandatangani oleh ketua LMFK/HM/BSO ke email kesekretariatanbemfkunud@gmail.com (surat akan diproses apabila proposal sudah di ACC) , kemudian melakukan konfirmasi dengan menghubungi staff kesekretariatan yang bertugas melalui LINE dengan format : [Konfirmasi Surat/Nama Kegiatan/Lembaga/Waktu kirim dan alamat email/No dan Perihal Surat]. Contoh : [Konfirmasi surat/HMC/BEM/FK Unud/16.30, diah@gmail.com/01a-j, Surat Undangan]

2. Jika ada revisi , akan dikonfirmasi melalui LINE dan Apabila surat sudah benar, maka akan langsung diberikan tandatangan ketua BEM dan akan dikirimkan kembali melalui email.

3. Silahkan print /cetak surat, lalu titipkan pada Satpam Fakultas Kedokteran yang berada di Lobby Fakultas Kedokteran Universitas Udayana. Penandatanganan Surat dilakukan setiap hari Selasa. Untuk pengambilan surat yang telah ditandatangani oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Informasi dapat diambil H+2 dari waktu penandatanganan. Mahasiswa yang ingin meletakkan surat di Fakultas Kedokteran Universitas Udayana diharapkan menggunakan APD berupa masker dan hanya diperbolehkan 1 orang perwakilan dari setiap kegiatan yang mengumpulkan.

4. Selanjutnya, silahkan memberi cap pada surat. Untuk cap dekanat, dapat dilakukan di Lobby FK, Untuk cap panitia, BEM, HM, ataupun BSO dapat dilakukan di Sekretariat bersama Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Kedokteran Universitas Udayana.

5. Jadwal Kesekretariatan : a. Senin : Acil (0881037041409/fgracillia_) b. Selasa : Diah Ayu (089681677878/diahayunila69) c. Rabu : Diah Pusparini (081907740685/diahpusparini) d. Kamis : Mutiara (08995133313/mutiarashanty_) e. Jumat : Diah Praba (081339817566/diahprabawati03)

Ketua Sekretaris I Made Gustama Heryawan Lady Millenia Natasya NIM. 1702511023 NIM. 1802551027