MAKALAH SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR

Kelompok V

NAMA KELOMPOK V :

1. ARMAN ( Mencari dan mengumpulkan Materi SIMPEG )

NPM : 2013.133.00.025

2. PUTRA ANDY ASAPA ( Menyusun Makalah )

NPM : 2013.133.00.010

3. DIAN DWI ANGGI ( Menyusun Makalah )

NPM : 2013.141.00.045

4. SITI RAHMA DESTI AMELIA ( Membuat Power Point )

NPM : 2011.232.00.0220

5. MUH RIZAL SYAHRIAR ( Tidak punya peran )

NPM : 2010.232.00.0209

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA (LAN)

MAKASSAR

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan atas kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan

karunia-Nya kami masih diberi kesempatan untuk bekerja bersama untuk menyelesaikan

makalah ini. Dimana makalah ini merupakan salah satu dari tugas mata kuliah Sistem

Informasi Manajemen

Tidak lupa kami ucapkan terimakasih kepada dosen pembimbing dan teman-teman

yang telah memberikan dukungan dalam menyelesaikan makalah ini.

Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan, oleh

sebab itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Dan semoga dengan

selesainya makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan teman-teman. Amin…

Penulis

DAFTAR ISI

Bab I Pendahuluan..........................................................................................................1

1.1 Pendahuluan.......................................................................................................1

2.1 Landasan Teori.....................................................................................................1

3.1 Analisis..............................................................................................................3

Bab II Pembahasan...........................................................................................................6

1.1 Pengantar.............................................................................................................6

1.2 Cara Menggunakan Aplikasi..................................................................................6

1.3 Menu Aplikasi......................................................................................................7

1.4 Pengenalan Aplikasi..............................................................................................8

1.5 Administrasi dan utilities.......................................................................................15

Bab III Kesimpulan dan Saran...........................................................................................20

a. Kesimpulan ..........................................................................................................20

b. Saran...................................................................................................................20

Daftra Pustaka...................................................................................................................21

BAB I

PENDAHULUAN

1. Pendahuluan

Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya

kecepatan,keakuratan, serta keefisienan dalam pengelolaan data-data. Dalam pengelolaan

data tersebut diperlukan manajemen perancangan dan pengolahan data untuk menunjang

dalam pengambilan keputusan.

Salah satu kasus adalah pada Dinas Kesehatan Kota Makassar yang mencoba

meningkatkan kinerja pengeloaan administrasi dalam mengelola data pegawai dengan

sistem yang lebih baik. Sistem lama yang digunakan menggunakan media website

terkadang sering terganggu ketika server sedang down. Segi keamanan menggunakan

media website kurang terjamin karena dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan

hacker.

Mengingat begitu kompleksnya permasalahan yang dihadapi, maka dibutuhkan

sistem informasi pengolahan data pegawai guna mengolah data pegawai agar dapat

menunjang efektifitas kerja pada Dinas Kesehatan Kota Makassar.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen atau

elemen-elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi,

materi, atau energi. Selain itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan

objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta berhubungan antar objek

biasa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

1. Komponen-komponen (components) Sistem

2. Batasan (Boundary)

3. Lingkungan Luar (Environment)

4. Penghubung (Interface)

5. Masukan (Input)

6. Pengolah (Process)

7. Keluaran (Output)

8. Sasaran dan Tujuan (Objectives/Goal)

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Informasi adalah hasil dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat

digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah

data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan

kesatuan kenyataan.

2.2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara

sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya dalam pengambilan

keputusan. Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) biasanya dibedakan menjadi

beberapa tipe aplikasi, yaitu :

1. Transaction Processing System (TPS)

2. Management Information System (MIS)

3. Decision Support System (DSS)

4. Expert System and Artificial Intelligence (ES & AI)

2.2.3 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) terdiri dari komponen-komponen berikut:

1. Perangkat Keras

Perangkat keras merupakan komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan

data, memproses, dan keluaran data.

2. Perangkat Lunak

Perangkat lunak merupakan program dan instruksi yang diberikan ke komputer.

3. Database

Database merupakan kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan

sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

4. Telekomunikasi

Telekomunikasi merupakan komunikasi yang menghubungkan antara pengguna

sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan

yang efektif

5. Manusia

Manusia merupakan personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis,

programer, operator, dan bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

2.2.4 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk

menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi

penerimanya (Kertahadi, 1995).

2.2.5 Sistem Informasi Kepegawaian

Sistem Informasi Kepegawaian adalah sistem yang mampu memberikan

informasi data-data pegawai pada suatu perusahaan maupun instansi yang saling

berinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan.

2.3 Konsep Dasar Basis Data

2.3.1 Definisi

Basis data dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang suatu benda atau

kejadian yang saling berhubungan satu sama lain. Pengelolaan basis data dapat

dilakukan secara manual maupun dengan komputer. Pengelolaan basis data berbasis

komputer dapat dikelola baik oleh sekumpulan program aplikasi untuk suatu

kepentingan atau oleh Sistem Manajemen Basis Data.

2.3.2 Tujuan

Tujuan pemanfaatan basis data:

1. Kecepatan dan kemudahan (speed)

User dapat menyimpan, memanipulasi, dan menampilkan kembali data lebih

cepat dan mudah daripada cara manual.

2. Efisiensi ruang penyimpanan (space)

Mengurangi redundancy, misalnya dengan pengkodean dan membuat relasi.

3. Keakuratan (accurancy)

Agar data sesuai dengan aturan dan batasan tertentu.

4. Ketersediaan (availibility)

Agar dapat diakses oleh user yang membutuhkan.

5. Kelengkapan (completeness)

Dengan menambahkan field pada tabel.

6. Keamanan (security)

Agar data yang bersifat rahasia tidak dapat diakses oleh user lain, misalnya

dengan pengkodean, account (username dan password), pembedaan hak akses

untuk setiap user terhadap data yang dapat dibaca atau proses yang dapat

dilakukan.

7. Kebersamaan (sharebility)

Mendukung lingkungan multiuser, menghindari inkonsistensi data dan deadlock.

2.4 Perangkat Lunak

2.4.1 WebBase

Web based adalah suatu aplikasi yang dapat berjalan dengan menggunakan

basis teknologi web atau browser. Web based application adalah suatu aplikasi yang

dapat berjalan dengan menggunakan basis teknologi web atau browser. Aplikasi ini

dapat diakses dimana saja asalkan ada koneksi internet yang mendukung, tanpa perlu

melakukan penginstallan di computer masing-masing seperti pada aplikasi desktop,

cukup dengan membuka browser dan menuju tempat server aplikasi tersebut

dipasang. Contohnya: Google spreadsheet, Google Word Processor,

webmessenger.yahoo.com, meebo.com, dan game flash yang dijalankan secara online,

dan yang lain.

2.4.2 MySQL

MySQL merupakan sebuah program database server yang mampu menerima

dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan

perintah standar SQL (Structured Query Language). MySQL pertama kali dirintis

oleh seorang programmer database bernama Michael Widenius.

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian

bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen

tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis system

merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam

menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem merupakan salah satu yang dibutuhkan dalam

meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibangun sudah

sesuai dengan kebutuhan atau belum. Sistem Informasi Kepegawaian ini sangat bernilai

ekonomis dan praktis karena sistem informasi ini menghemat waktu, energi, dan biaya

serta mudah dimengerti oleh pengguna.

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

Analisis kelayakan merupakan analisis yang digunakan untuk menentukan

kemungkinan apakah proyek sistem informasi layak untuk dilanjutkan atau dihentikan.

Tujuan dari studi kelayakan sistem adalah untuk menguji apakah sistem baru yang

diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak dipakai atau tidak. Penilaian

kelayakan yang akan dilaksanakan meliputi kelayakan semua aspek, yaitu kelayakan

teknologi, operasi, jadwal, ekonomi, dan hukum. Namun dalam proyek sistem

informasi ini analisis yang digunakan untuk menentukan layak atau tidaknya proyek

antara lain:

1. Kelayakan Teknologi

2. Kelayakan Hukum

3. Kelayakan Operasional

4. Kelayakan Ekonomi

3.4 Perancangan Sistem

Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud dan tujuan untuk

memberikan gambaran umum kepada pengguna tentang sistem yang baru atau yang

akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi

yang akan dirancang secara rinci. Langkah yang digunakan untuk mempermudah dan

menjamin sistem yang dibuat lebih berkualitas adalah dengan pemodelan sistem.

Pemodelan yang dilakukan biasanya mencakup dua hal, yaitu pemodelan proses dan

pemodelan data.

3.4.1 Proses Model

Pemodelan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagimana

system beroperasi. mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan bagaimana

data berpindah di antara aktivitas-aktivitas tersebut. Cara yang terpopuler dalam

merepresentasikan proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram

(DFD).

BAB II

PEMBAHASAN

1. SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DINKES KOTA MAKASSAR

1.1 Pengantar

Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian berbasis webbase digunakan dilingkungan

dinas kesehatan kota Makassar untuk melakukan penginputan, pengawasan dan

monitoring dalam hal data kepegawaian dan kenaikan pangkat secara berkala,data yang

akan pensiun,cuti, data DP3 serta absensi data pegawai, program ini berbasis web

sehingga mudah dioperasikan karena user friendly serta mudah di akses di mana saja,

aplikasi ini dirancang dengan system PHP serta dengan dukungan database MY SQL.

Serta dengan system VPN sehingga aman bagi pengguna yang mengakses data online

kepegawaian.

1.2 Cara Menggunakan Aplikasi

Program ini adalah pogram berbasis web, menggunakan system side server, jadi

pengguna dapat mengakses menggunakan Internet Explorer , Mozila Firefox atau

program Browser, cara menggunakannya cukup dengan mengetikkan url dimana aplikasi

ini dapat diakses.

1.3 Menu Aplikasi

Dalam program ini struktur menu yang tersusun dalam program ini sebagai berikut :

A. MENU UTAMA ( Administrator )

1. Login

2. Input data pegawai (Riwayat,Pendidikan,Kepangkatan,Pelatihan, DP3)

3. Kenaikan Berkala

4. Pensiun

5. Cuti

6. Absensi

7. Manajemen User

8. Pengumuman

9. Logout.

2. PENGENALAN APLIKASI

2.1 LOGIN

Untuk dapat mengakses program ini anda harus terlebih dahulu login di menu login,

dengan cara mengetikkan url dengan contoh sebagai berikut :

Masukkan alamat program

Pada address bar browser anda ketikkan alamat program SIMPEG, dalam hal ini contoh :

http://198.198.8.1/pegawai lalu tekan enter ,Isi Username dan Password, kemudia Klik

Login, maka anda akan masuk ke menu bidang berdasarkan login yang akan digunakan

2.2. Halaman Depan / Utama

Setelah login maka anda akan berada dalam halaman awal. Untuk setiap menu

masing masing user menampilkan menu per transaksi

Menu PEGAWAI

2.3. Menu Entry Data Pegawai ( Tambah Data )

Menu ini digunakan untuk menambah data pegawai, cara menggunakannya,

dengan mengklik tombol tambah, seperti gambar berikut ini :

Klik Untuk Tambah Data

Setelah di klik menu tambah, akan muncul menu penginputan data, silahkan anda

memasukkan data tersebut,seperti gambar berikut :

Apabila data telah di lengkapi, langkah selanjutnya klik tombol Submit, agar data dapat di

simpan pada database.

2.4. Menu Entry Riwayat/Pangkat dan data lainnya

Untuk menu berikutnya adalah penginputan data riwayat yang di dalamnya terdiri dari

data data sebagai berikut :

Menu Pangkat

Menu Jabatan

Menu Pendidikan

Menu Pelatihan

Menu Jasa

Menu Luar Neeri

Menu Suami,Anak, Orang tua, Mertua,Saudara,Seminar,Makalah

Menu tersebut dapat di lihat dengan mengklik salah satu data atau mencari data riwayat

seperti gambar berikut :

Selanjutnya masukkan data berdasarkan criteria data pangkat dan seterusnya, untuk

penginputan data, harus berjenjang, misalnya untuk pangkat, harus di masukkan dari awal

pertama menjadi PNS dan seterusnya , begitu pula dengan menu yang lain.apabila data telah

di input, langkah selanjutnya mengklik tombol Submit untuk menyimpan datanya.

Apabila ada data yang akan diperbaiki/di edit, anda tinggal mengklik tombol edit yang ada

pada sebelah kanan, begitu pula apabila ada data yang akan di hapus anda tinggal mengklik

tombol del, seperti gambar berikut :

Klik untuk mengedit atau menghapus data

2.5. Menu Pencarian Data ( Searching … )

Untuk menu pencarian data di gunakan apabila anda ingin melakukan pencarian data dari

sekian banyak data yang ada, misalnya kita ingin mencari data yang jenis kelaminnya pria,

langkah – langkah yang dapat di lakukan adalah :

1. Klik Menu Cari Data

2. Masukkan parameter pencarian, dalam hal ini data jenis kelamin PRIA,seperti pada

gambar berikut :

Sehingga data yang di tampilkan hanya data yang mempunyai jenis kelamin lelaki saja ,

sebanyak 20 data, apabila anda ingin mencari data kembali, kembalikan jenis kelamin ke

pilihan jenis kelamin, kemudian pilih lagi parameter yang lain, misalnya anda ingin mencari

Klik tombol Lelaki, apabila parameternya

jenis kelamin.

data berdasarkan pangkat/golongan, klik kembali tombol/combo pangkat/golongan.sehingga

akan muncul data yang berdasarkan parameter pilihan anda

2.6. Menu Laporan ( Report SIMPEG )

Untuk melihat hasil data yang telah kita inputkan, anda harus terlenih dahulu masuk

ke menu Laporan, kemudian masukkan parameter pencarian data, misalnya kita akan

mencari data yang mempunyai jenjang pendidikan S2, masukkan paratemeter jenjang

pendidikan S2, kemudian klik tombol cari, sehingga muncul menu seperti berikut :

Apabila data telah di temukan, selanjunya mengklik nama yang telah di cari,sehingga akan

muncul tampilan sebagai berikut :

Parameternya adalah S2

2.7. Menu Daftar Penilaian ( D P 3 )

Menu ini di gunakan untuk menginput data penilain berdasarkan kinerja dari seorang

PNS, untuk mask ke menu tersebut dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut, klik menu

NILAI sehingga akan muncul data seperti gambar :

Klik tombol tambah penilaian apabila ada data yang ingin di tambahkan , seperti gambar

berikut :

2.8. Menu Pensiun

Untuk menu pensiun ini digunakan apabila kita ingin mengetahui, pegawai yang akan

masuk masa pension,untuk masuk ke menu ini, anda harus berada pada menu home, lalu

klik menu pensiun,seperti gambar berikut :

Pilih parameter pensiun sesuai criteria umur, sehingga akan muncul data pensiun

2.9. Menu Kenaikan Berkala

Menu ini digunakan untuk mengecek pegawai yang akan naik pangkat secara

otomatis di bulan april dan oktober,untuk masuk ke menu ini anda harus kembali terlebih

dahulu ke menu Home , seperti gambar berikut :

Selanjutnya, klik menu Kenaikan Berkala / Pangkat, seperti gambar berikut :

Pada kolom Kenaikan Pangkat anda dapat melihat masa kenaikan pangkat pegawai secara

otomatis,berdasarkan TMT pertama kali menjadi PNS

3. ADMINITRASI DAN UTILITY 3.1. Menu Cuti dan Permohonan Cuti

Menu ini digunakan untuk melihat dan mengetujui pegawai yang akan cuti dan minta

cuti bisa menggunakan fasilitas ini, klik menu Cuti, akan tampil menu seperti berikut :

data terbagi dua, yang paling atas adalah data permohonan cuti, yang paling bawah data

yang cuti telah di setujui,apabila ingin menambah data , klik menu permohonan cuti,

seperti gambar berikut :

kemudian masukkan tanggal awal cuti dan tanggal akhir cuti dan alasan cuti, apabila telah

selesai klik tombol Submit

3.2 Menu Absensi

Pada menu ini digunakan untuk menginput data absensi pegawai,datanya dapat di

input dari rekapan harian, seperti gambar berikut :

Apabila ingin menambah data absensi, klik menu tambah, akan muncul menu

sebagai berikut :

Masukkan data berdasarkan rekap harian, lalu klik Submit

3.3 Menu Absensi ( GRAFIK )

Data absensi yang telah di input dapat ditampilkan dalam bentuk grafik, data tersebut

dapat di munculkan per pegawai, menu tersebut dapat di lihat pada gambar berikut :

Lalu klik menu buat Grafik , sehingga muncul gambar sebagai berikut :

3.4 Menu PENGUMUMAN

Menu ini digunakan untuk menampilkan pengumuman pada layar web, sehingga user yang

login dapat langsung melihat pengumuman secara up date, untuk masuk ke menu tersebut,

kita terlebih dahulu masuk ke menu home, kemudian klik menu pengumuman. Seperti

gambar berikut ini :

Apabila anda ingin menambahkan data , klik menu tambah, sehingga muncul data sebagai

berikut :

Pada kotak Judul masukkan judul pengumuman,kemudian pada tanggal pengumuman

masukkan tanggal pengumuman,dan isi pengumuman, lalu klik tombol Submit apabila

kotak isi telah terisi data pengumuman.

3.5 Menu Manajemen User

Menu ini digunakan untuk menambah user baru dan merubah user, di sarankan hanya

admin saja yang bisa mengakses menu ini , untuk masuk ke menu ini, klik menu manajemen

user,sehingga muncul menu sebagai berikut :

Apabila ingin menambah user , klik tombol tambah,sehingga muncul gambar berikut :

Masukkan nama user login,pilih nip pegawai, masukkan password, kemudian pilih status

pegawai, lalu klik tombol Submit

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Sesuai penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan

mengakhiri pembahasan "Sistem Informasi Kepegawaian Dinas Kesehatan Kota Makassar"

maka dapat diambil kesimpulan bahwa:

1. Kekurangan pada sistem ini ialah Pengolahan data selama ini menggunakan metode

yang diterapkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kota Makassar yaitu sistem

berbasis website. Penggunaan dirasa masih kurang menarik dari segi tampilan.

kemudian, dari segi keamanan menggunakan media website tergolong kurang karena

dikhawatirkan data dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan hacker. Sehingga

data tidak terlindungi dengan baik.

2. Adapun keunggulan sistem informasi kepegawaian ini:

a. Mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data.

b. Mampu menyajikan informasi kepegawaian kapan saja, sehingga informasi yang

diminta dapat tepat waktu, tepat sasaran, dan akurat.

c. Perancangan sistem informasi menggunakan aplikasi yang legal dan tidak berlisensi,

sehingga tidak membutuhkan biaya yang besar dalam pengadaan sistem.

Saran

Berdasarkan analisa diatas, maka sistem yang diusulkan dapat menjadikan bahan

pertimbangan bagi Dinas Kesehatan Kota Makassar dalam mengelola data kepegawaian.

Penulis memberikan saran sebagai berikut:

1. Diharapkan kedepannya akses ke data kepegawaian lebih dipermudah dan keamanan

sistem berbasis website ini mungkin ditingkatkan agar tidak mudah down dan di

hacker.

2. Diharapkan dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini, dapat membantu dalam

meningkatkan pelayanan dan membantu menjadi pemecahan permasalahan pada

Dinas Kesehatan Kota Makassar dalam memberikan informasi kepegawaian.

DAFTAR PUSTAKA

- PROGRAM APLIKASI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR TAHUN 2010

- MANUAL BOOK SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DINKES KOTA MAKASSAR.