buku manual simpeg sumbar

39
BUKU PETUNJUK APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN PROVINSI SUMATERA BARAT Pemerintah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2010

Upload: hima-wari

Post on 18-Feb-2015

256 views

Category:

Documents


28 download

DESCRIPTION

Buku Manual Simpeg Sumbar

TRANSCRIPT

Page 1: Buku Manual Simpeg Sumbar

 

BUKU PETUNJUK

APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

PROVINSI SUMATERA BARAT

Pemerintah Provinsi Sumatera Barat

Tahun 2010 

Page 2: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

BAB I 

DASAR TEORI 

 

MANAJEMEN PROGRAM SIMPEG  

Seluruh  rangkaian  bangunan  program  SIMPEG  yang  berbasis Web menggunakan metoda  server 

side  (berjalan di sisi server), yang akan mewajibkan semua pengguna untuk  terhubung ke server 

ketika akan mengakses SIMPEG ini. 

Karena menggunakan metoda server side maka SIMPEG sangat bergantung pada keadaan jaringan 

komputer dan  server  tempat  SIMPEG  ini diletakkan, meskipun  tidak  terpengaruh dengan  sistem 

operasi yang digunakan oleh server tersebut. 

Pada sisi pengguna SIMPEG  juga sangat bergantung pada adanya Browser yang digunakan untuk 

mengakses SIMPEG yang dapat berjalan pada sistem operasi yang dipakai oleh pengguna SIMPEG. 

Program  dikelompokkan  dalam modul‐modul,  yang merupakan  sub‐sub  program  dari  SIMPEG, 

antara lain :  

1. Halaman awal, sebagai tampilan awal dari SIMPEG, pada halaman ini terdapat kolom pencarian 

NIP PNS, berita‐berita terakhir, menu‐menu untuk SIMPEG, dsb 

2. Data Utama, pada modul  ini SIMPEG memberikan menu tambahan untuk sub‐sub modul yang 

berkaitan dengan data utama, antara  lain  : sub menu kasus, sub menu mutasi, sub menu edit 

biodata, dsb 

3. Rekap  Grafis,  adalah  modul  untuk  melihat  rekap  grafis  keadaan  PNS,  misalnya  rekap  PNS 

berdasar pada eselon. 

4. Nomintatif,  adalah  modul  untuk  melihat  nominatif  PNS  yang  diurutkan  mulai  dari  eselon, 

pangkat terakhir, hingga umur. 

Page 3: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

Masing‐masing modul dapat dikembangkan sendiri‐sendiri tanpa mempengaruhi modul yang  lain, 

sehingga memudahkan dalam pengerjaan secara tim. 

STRUKTUR DAN MANAJEMEN DATABASE  

PENGERTIAN DATABASE 

Database merupakan sekumpulan informasi mengenai suatu subjek tertentu secara lengkap, tidak 

terduplikasi, dan tersetruktur. 

Lengkap maksudnya adalah bahwa database berisi seluruh data mengenai subjek tertentu. Sebagai 

contoh,  database  kepegawaian  berisi  data  semua  pegawai  dan  semua  data  mengenai  setiap 

pegawai. Kelengkapan diperlukan untuk dapat menjawab semua pertanyaan (kebutuhan informasi) 

ketika diperlukan. 

Tidak  terduplikasi maksudnya  tidak  ada  data  yang  tersimpan  lebih  dari  satu  kali.  Jika  informasi 

hanya tersimpan satu kali, maka hanya ada dua kemungkinan informasi tersebut benar atau salah. 

Ini diperlukan untuk menjamin konsistensi  jika data tersimpan  lebih dari satu kali maka akan ada 

kemungkinan  data  yang  satu  berbeda  (bertentangan)  dengan  yang  lainnya.  Namun  demikian, 

konsistensi data sangat sulit untuk diperoleh bahkan kadang‐kadang harus dikompromikan. 

Penyimpanan  data  secara  secara  terstruktur maksudnya  adalah mengorganisasikan  data  dalam 

struktur tertentu sehingga mengefisiensikan pemrosesan data. 

STRUKTUR DATABASE 

Database merupakan  kumpulan  data  dari  objek‐objek  yang  saling  berkaitan. Dalam  prakteknya, 

data setiap objek tersebut disimpan dalam file‐file atau dianggap sebagai table‐tabel. 

Tabel‐tabel  berisi  record‐record  data  dari  masing‐masing  objek  yang  direkam  datanya.  Setiap 

record data terdiri dari field‐field data yang terbentuk dari kolom‐kolom table yang bersangkutan, 

misalnya  field  NIP,  Nama,  Tempat/Tanggal  kelahiran,  dan  sebagainya.  Field‐field  tersebut 

merupakan  tempat  disimpannya  nilai‐nilai  atribut  data  dari  objek  yang  bersangkutan.  Kadang‐

kadang istilah field data sering disebut dengan atribut data. 

Page 4: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

Mendefinisikan data atau database berarti mendefinisikan  struktur  table‐tabel database. Hal‐hal 

yang perlu didifinisikan antara  lain  tabel apa saja yang perlu ada, kolom‐kolom dari setiap  tabel, 

nilai‐nilai data yang boleh direkam kedalam table dan lain‐lain. 

Dalam Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) terdapat data‐data yang secara umum 

dapat diklasifikasikan atas 3 klasifikasi, yaitu : 

a. Data master merupakan data utama kepegawaian, seperti identitas pegawai, pangkat pegawai, 

jabatan pegawai. 

b. Data Riwayat berisi, catatan mengenai  riwayat pegawai seperti pangkat,  jabatan, pendidikan 

umum, diklat, dan sebagainya. 

Data master atau data riwayat mungkin mengandung item‐item data yang merujuk pada data 

lain. Data  yang diacu  atau dirujuk oleh data master  atau data  riwayat disebut data  rujukan 

atau data acuan.  Jika  suatu  item data merujuk atau mengacu kepada data  rujukan  tertentu, 

maka  data  rujukan  tersebut  harus  dijamin  ada.  Ketiadaan  data  rujukan menyebabkan  item 

data yang merujuk atau mengacu kepadanya tidak bermakna apa‐apa. 

c. Data rujukan mengandung 2 bagian, yaitu item kode dan item‐item yang dikodekan. Item yang 

dikodekan dapat lebih dari satu item. 

Telah  dijelaskan  diawal  diawal  bahwa  dalam  data  rujukan,  data  dikodekan.  Upaya  untuk 

mengkodekan data disebut kodefikasi. Kodefikasi merupakan  langkah  sulit dalam membuat data 

rujuka.  Kodefikasi  dilakukan  dengan  aturan  tertentu.  Kodefikasi  juga  menggambarkan 

pengelompokan  tertentu  dari  data‐data  yang  ada.  Kesulitan  kodefikasi muncul  apabila  terdapat 

perubahan  terhadap  aturan  kodefikasi  yang  telah ditetapkan. Apabila hal  ini  terjadi, maka  kode 

khusus diberikan kepadanya. 

Sebuah  kode berisi  satu atau  lebih digit angka atau  karakter,  setiap digit atau  sekumpulan digit 

melambangkan satu pengertian informasi. Posisi digit juga melambangkan pengertian tertentu. 

 

 

Page 5: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

Kegunaan  data  rujukan  secara  umum,  ada  3 manfaat  yang  dapat  ditarik  dari  penerapan  data 

rujukan, yaitu : 

a. Standarisasi penamaan item data 

b. Kemudahan akses data 

c. Minimasi/efisiensi penyimpanan data. 

Dalam hal ini SIMPEG memakai database sumbar yang mempunyai data/table sebagai berikut : 

A. Masfip1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi Unit Kerja)   ‐> Kode 

2. A_02  (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

5. B_02  (NIP LAMA 9 DIGIT)      ‐> Kode kunci 

6. B_02B  (NIP 18 DIGIT) 

7. B_03A  (Gelar depan) 

8. B_03    (Nama Pegawai) 

9. B_03B  (Gelar belakang)  

10. B_04  (Tempat Kelahiran) 

11. B_05  (Tanggal Kelahiran) 

12. B_06  (Jenis kelamin)  ‐> Kode 

13. B_07   (Agama)   ‐> Kode 

14. B_08   (Karpeg) 

15. B_09   (Status Kepeg)  ‐> Kode 

16. B_10   (Jenis Kepeg)   ‐> Kode 

17. B_11   (Kedudukan pegawai)  ‐> Kode 

18. B_12   (Alamat) 

19. F_01   (Pejabat yang menanda‐tangani) 

20. F_02  (Tanggal SK Pangkat) 

21. F_03  (Pangkat/Golongan)   ‐> Kode 

22. F_04  (Masa Kerja Golongan) 

23. H_1A  (Kode Pendidikan)   ‐> Kode 

Page 6: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

24. H_1B  (Kode Jurusan)   ‐> Kode 

25. H_02  (Tahun Pendidikan) 

26. I_01  (Pejabat yang menanda tangani) 

27. I_02  (Nomer SK. Jabatan) 

28. I_03  (Tanggal SK. Jabatan) 

29. I_04  (Tmt. SK. Jabatan) 

30. I_05  (Jabatan)   ‐> Kode 

31. L_1A  (Askes) 

32. L_02  (Taspen)   ‐> Kode 

33. L_04  (Karis/Karsu) 

B. Mastjab1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi unit kerja)  ‐> Kode 

2. A_02   (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

5. JF_01  (NIP)   ‐> Kode kunci 

6. B_03  (Nama Pegawai) 

7. JF_02  (Nomor urut) 

8. JF_03  (Jabatan) 

9. JF_04  (Eselon) 

10. JF_05   (Nomor SK. Jabatan) 

11. JF_06   (Tanggal SK. Jabatan) 

12. JF_07   (Tmt. SK. Jabatan) 

C. Mastkel1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi unit kerja)   ‐> Kode 

2. A_02   (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

5. KF_01  (NIP)   ‐> Kode kunci 

6. B_03  (Nama Pegawai) 

7. KF_02  (Istri/Suami)   ‐> Kode 

Page 7: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

8. KF_03   (Nomor urut) 

9. KF_04   (Nama Istri/Suami) 

10. KF_05   (Tanggal lahir) 

11. KF_06   (Tanggal Nikah) 

12. KF_07   (Tunjangan gaji)  ‐> Kode 

13. KF_08  (Status Anak)  ‐> Kode 

D. Mststru1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi unit kerja)   ‐> Kode 

2. A_02   (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

5. LT_01  (NIP)   ‐> Kode kunci 

6. B_03  (Nama Pegawai) 

7. LT_02  (Nomor Urut)   

8. LT_03   (Diklat Struktural)  ‐> Kode 

9. LT_04   (Tempat Penyelenggaraan) 

10. LT_05   (Unit Penyelenggara) 

11. LT_06   (Angkatan) 

12. LT_07   (Tanggal Mulai) 

13. LT_08   (Tanggal Selesai)   

14. LT_09   (Lama Diklat) 

15. LT_10   (Nomor Sertifikat) 

16. LT_11   (Tanggal Sertifikat) 

E. Mstptar1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi unit kerja)  ‐> Kode 

2. A_02   (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

5. LT_01  (NIP)   ‐> Kode kunci 

6. B_03  (Nama Pegawai) 

7. LT_02  (Nomor Urut)   

Page 8: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

8. LT_03   (Nama Kursus) 

9. LT_04   (Tempat Penyelenggaraan) 

10. LT_05   (Unit Penyelenggara) 

11. LT_06   (Angkatan) 

12. LT_07   (Tanggal Mulai) 

13. LT_08   (Tanggal Selesai)   

14. LT_09   (Lama Kursus) 

15. LT_10   (Nomor Sertifikat) 

16. LT_11   (Tanggal Sertifikat) 

F. Mstfung1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi unit kerja)   ‐> Kode 

2. A_02   (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

5. LT_01  (NIP)   ‐> Kode kunci 

6. B_03  (Nama Pegawai) 

7. LT_02  (Nomor Urut)   

8. LT_03   (Diklat Fungsionall)  ‐> Kode 

9. LT_04   (Tempat Penyelenggaraan) 

10. LT_05   (Unit Penyelenggara) 

11. LT_06   (Angkatan) 

12. LT_07   (Tanggal Mulai) 

13. LT_08   (Tanggal Selesai)   

14. LT_09   (Lama Diklat) 

15. LT_10   (Nomor Sertifikat) 

16. LT_11   (Tanggal Sertifikat) 

G. Mastdik1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi unit kerja)   ‐> Kode 

2. A_02   (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

Page 9: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

5. LT_01  (NIP)   ‐> Kode kunci 

6. B_03  (Nama Pegawai) 

7. LT_02  (Nomor Urut)   

8. LT_03   (Tingkat Pendidikan)  ‐> Kode 

9. LT_03A (Jurusan)   ‐> Kode 

10. LT_04   (Nama Jurusan) 

11. LT_05   (Nama Sekolah) 

12. LT_06   (Tempat Sekolah) 

13. LT_07   (Kepala Sekolah/Rektor) 

14. LT_08   (Nomor Ijasah)   

15. LT_09   (Tanggal Ijasah) 

H. Mstbhsa1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi unit kerja)   ‐> Kode 

2. A_02   (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

5. BS_01  (NIP)   ‐> Kode kunci 

6. B_03  (Nama Pegawai) 

7. BS_02  (Nomor Urut)   

8. BS_03   (Bahasa)  ‐> Kode 

9. BS_04   (Nama Bahasa) 

10. BS_05   (Penguasaan) 

 

I. Mstortu1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi unit kerja)   ‐> Kode 

2. A_02   (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

5. NM_01(NIP)   ‐> Kode kunci 

6. B_03  (Nama Pegawai) 

7. NM_02 (Kode Ayah/Ibu)   ‐> Kode  

Page 10: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

8. NM_03 (Ayah/Ibu) 

9. NM_04 (Nama Ayah/Ibu) 

10. NM_05 (Tempat Lahir) 

11. NM_06 (Tanggal Lahir) 

12. NM_07 (Alamat) 

J. MastPkt1 terdiri dari kolom‐kolom : 

1. A_01  (Lokasi unit kerja)   ‐> Kode 

2. A_02   (Lokasi Sub)    ‐> Kode 

3. A_03  (Lokasi Sub‐sub)    ‐> Kode 

4. A_04  (Lokasi Sub‐sub‐sub)   ‐> Kode 

5. PF_01   (NIP)   ‐> Kode kunci 

6. B_03  (Nama Pegawai) 

7. PF_02   (Nomor urut)   

8. PF_03   (Gol/Pangkat) 

9. PF_04   (Nomor SK Pangkat) 

10. PF_05   (Tanggal SK PAngkat) 

11. PF_06   (Tmt SK Pangkat) 

K. Tablok terdiri dari kolom‐kolom : 

1. KD   (Kode Unit Kerja)  ‐> Kode Kunci 

2. NM   (Nama Unit Kerja) 

L. Tabdik terdiri dari kolom‐kolom : 

1. KOD :   kode pendidikan  ‐> Kode Kunci 

2. KET  :   nama pendidikan 

M. Tabdikx terdiri dari kolom‐kolom : 

1. KOD : Kode pendidikan  ‐> Kode Kunci 

2. KET  : nama pendidikan 

N. Tablokb terdiri dari kolom‐kolom : 

1. KOJAB : kode jabatan  ‐> Kode Kunci 

2. NAJAB : Nama Jabatan 

O. Tbjab terdiri dari kolom‐kolom : 

1. KOJAB : kode jabatan  ‐> Kode Kunci 

Page 11: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

10 

2. NAJAB : Nama Jabatan 

P. Tabgol terdiri dari kolom‐kolom : 

1. KODE : kode golongan   ‐> Kode Kunci 

2. NAMA : nama golongan 

Struktur database SIMPEG dibagi menjadi tiga bagian yaitu : 

• File master merupakan file induk pegawai yang berisi tentang identitas pegawai. 

• File Riwayat menampung historis pegawai. 

• File  Tabel  merupakan  rujukan  dari  file  master  dan  file  riwayat  yang  berguna  untuk 

tampilan/informasi  misalkan lokasi kerja, pangkat, jenis kelamin. 

• File tabel ini bemanfaat untuk meminimumkan media penyimpanan dan mempercepat proses 

pengolahan. 

Masing‐masing file mempunyai kunci field (key field) tersendiri, 

• Key field master   Nip 

• Key field riwayat  Nip 

• Key field tabel Kode    

Dari relasi database (master, riwayat, tabel) terbentuk file master pegawai dan file riwayat. Untuk 

lebih jelasnya lihat skema dibawah ini. 

TRANSPORTASI DATABASE 

Database yang digunakan oleh SIMPEG adalah MySQL server, yaitu sebuah database server tanpa 

transaksi  dengan  kecepatan  tinggi. MySQL memfilter  pengguna  yang  akan mengakses  database 

sesuai  dengan  hak  yang  diberikan  kepada  pengguna  tesebut.  Struktur  database MySQL,  seolah‐

olah sebagai sebuah direktori tempat menyimpan berkas pada umumnya,  jadi MySQL terdiri dari 

database‐database dan tiap‐tiap database terdiri dari table‐table. 

Secara teknis terdapat dua transportasi database yang dilakukan oleh SIMPEG, yaitu Transportasi 

Internal  dan  Transportasi  External.  Transportasi  Internal,  meliputi  normalisasi  database  yaitu 

proses  link and match antar  field antar  table dan antar data database. Proses  ini memungkinkan 

pengelompokkan  table  (atas  field‐fieldnya)  sesuai dengan  kebutuhan data  yang disimpan dalam 

table  tersebut.  Sedangkan  Transportasi  External,  adalah  proses  transportasi  database  ke  luar 

Page 12: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

11 

server. Saat  ini karena belum on‐line 100%, maka perlu dilakukan transportasi database dari satu 

unit kerja ke unit kerja lainnya, transportasi ini diusahakan agar kondisi data selalu up‐to‐date. 

PERANGKAT PENDUKUNG 

Perangkat keras (Hardware) 

Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan terdiri dari : 

1. SERVER dengan kapasitas spesifikasi minimal : 

o Pentium III 550 Mhz 

o Harddisk 8,4 

o SDRAM 128 Mb 

o CD Rewritable (Back‐up) 

o UPS 500 KVA 

o Scanner Colour 

o FDD 1,44 Mb 

o Display Card SVGA 

o Monitor 

o LAN Card 10/100 Mbps Combo  

2. Client masing‐masing dengan konfigurasi spesifikasi minimal : 

o Pentium III 550 Mhz 

o Harddisk 4,3 Gb 

o SDRAM 128 Mb 

o CD Rewritable (Back‐up) 

o Stabilizer 500  watt 

o LAN Card 10/100 Mbps Combo 

o FDD 1,44 Mb 

o Display Card SVGA 

o Monitor  

o CDROM 50 X 

 

 

Page 13: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

12 

Perangkat Lunak (Software) 

Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan SIMPEG‐BKD, terdiri dari : 

o Operating System 95/NT ; 

o RDBMS (Relation Data base Management System) Sybase 3.0 dengan alat bantu Infomaker 

versi 5.0 dan Power Builder versi 6.0 

o DBMS (Data base Management System) Sybase 3.0 dengan alat bantu Infomaker versi 5.0 

dan Power Builder versi 6.0 

o Structured Query Language (SQL). 

 

PENGEMBANGAN SISTEM SIMPEG 

Pengembangan sistem Simpeg disusun sesuai dengan permasalahan yang ada dalam implementasi 

Simpeg oleh pengelola dan operator kepegawaian serta disesuaikan dengan kebutuhan organisasi 

pemakai. Dengan berlakunya Konversi NIP baru PNS di Pemerintah Provinsi Sumatera Barat pada 

tahun    2009,   menyebabkan  adanya  perubahan  yang  sangat  fundamental  pada  aplikasi  Simpeg. 

Database  dan  sistem  perlu  disesuaikan  dengan  penggunaan  NIP  baru  18  digit  yang merupakan 

program nasional dari Pemerintah Pusat.  

Ruang  lingkup  penyusunan/pengembangan  Aplikasi  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian 

Daerah BKD Provinsi Sumatera Barat dengan tahapan kegiatan sebagai berikut : 

1. Mengidentifikasikan kebutuhan sistem yang diharapkan sesuai pada kegiatan analisis sistem; 

2. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan pengelola sistem; 

3. Menyusun  hasil  analisis  dan  identifikasi  yang  nantinya  digunakan  sebagai  acuan  dalam membangun perangkat lunak; 

4. Merancang model database dan rancangan software aplikasi;  

5. Merancang prosedur kerja, data, kebutuhan informasi dalam pengembangan sistem; 

6. Mengaplikasikan dan uji coba sistem; 

7. Melakukan instalasi aplikasi pada server; 

8. Melaksanakan pelatihan dan asistensi fitur yang dibuat kepada pengelola sistem; 

9. Melaksanakan maintenance/pemeliharaan sistem. 

Page 14: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

13 

BAB II 

PETUNJUK PENGOPERASIAN 

 

Untuk menjalankan aplikasi e‐personal system diperlukan browser (antara  lain :  Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera) 

Misal : Internet Explorer, seperti tampak gambar sebagai berikut : 

 

 

 

Pada contoh melalu Start Button dengan cara klik Start – Internet Explorer 

Selanjutnya ketik alamat url e‐personal system, htt://localhost/sumbar,   selanjutnya tekan tombol Enter, apabila alamat salah maka akan tampil sebagai berikut : 

 

 

Page 15: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

14 

 

User/ pemakai   memasukkan user name dan password sesuai dengan kewenangan yang diberikan Administrator, apabila berhasil maka akan tampil sebagai berikut : 

 

Page 16: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

15 

I. MODUL UTAMA 

Menu Pencarian PNS : 

 

 

 

 

Pencarian PNS Masukkan salah satu : 1. NIP 2. Nama dan Unit Kerja

Tampilan dengan memasukkan NAMA 

Page 17: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

16 

 

 

Menu Cetak Biodata PNS : 

1. Pencarian dengan NIP, Klik Edit Biodata PNS  ini, sehingga tampil Biodata,  lalu CETAK 

DATA 

 

Tampilan dengan memasukkan NIP

Page 18: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

17 

2. Pencarian dengan NAMA, Klik NIP  yang  tampil,  sehingga  tampil BIODATA,  lalu CETAK 

DATA 

 

 

Klik CETAK DATA, sehingga tampil 

 

Tampilan BIODATA 

Page 19: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

18 

Menu Update Biodata PNS : 

Untuk Update data Klik Edit Biodata, masukkan NIP yang akan di Update 

Pilih menu‐menu yang akan di UPDATE, Lokasi, CPNS & PNS dan lain‐lain dan SIMPAN 

 

 

 

Pilih data atau riwayat yang akan di Update,   

   

Masukkan NIP, kemudian klik CARI NIP, sehingga tampil menu di bawah

Page 20: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

19 

Beberapa Contoh Menu Update Data 

Lokasi & Identitas 

 

Jabatan Akhir 

 

Riwayat Jabatan 

 

Page 21: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

20 

Menu Rekap Grafis : 

Klik Menu Rekap Grafis, maka akan tampil menu di bawah. 

 

Misalnya kita memilih Rekap Golongan di Semua Unit Kerja, maka akan muncul grafik seperti di bawah. 

 

Pilih menu Rekap Grafis, kemudian pilih unit kerja dan jenis rekap 

Page 22: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

21 

Menu Struktur Organisasi : 

Klik menu Struktur Organisasi, maka akan muncul tampilan seperti di bawah. 

 

 

Pilih  unit  kerja  yang  akan  ditampilkan  strukturnya,  kemudian  klik  tampilkan.  Sebuah window baru akan terbuka dan menampilkan struktur organisasi unit kerja yang dimaksud. 

 

Page 23: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

22 

Menu Nominatif  PNS : 

Klik Menu Nominatif, tampil menu dibawah, Klik Cari akan tampil data 

 

 

 

Dari hasil pencarian tersebut dapat dicetak beberapa format cetakan: 

Page 24: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

23 

 

1. Cetak 

 

2. Cetak Nominatif Struktural 

 

Page 25: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

24 

 

3. Cetak Bezetting 

 

Untuk mencetak Klik File/Ctrl+P lalu Print 

Menu KP Reguler : 

 

Klik KP Reguler, Ganti pilihan Bulan dan Tahun, pilih Unit Kerja, klik CARI untuk tampilan, Klik CETAK untuk mencetak. 

Page 26: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

25 

 

Menu Gaji Berkala : 

 

 

Klik Gaji Berkala, Ganti pilihan BULAN dan TAHUN, pilih Unit Kerja, Klik CARI untuk  tampilan, Klik CETAK untuk mencetak. 

 

Menu Nominatif  PNS Yang Akan Pensiun  : 

Klik PENSIUN, ganti PILIH WAKTU, JABATAN dan ESELON,  lalu KLIK CARI untuk TAMPILAN dan CETAK untuk MENCETAK 

 

Menu Cetak Daftar Urut Kepangkatan (DUK)  : 

Page 27: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

26 

 

 

Klik DUK, ganti GOLONGAN, UNIT KERJA, ESELON dan JABATAN, JENIS KELAMIN, AGAMA  lalu KLIK CETAK untuk MENCETAK, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. 

 

 

 

Page 28: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

27 

Menu Cetak Profil PNS yang sudah disiapkan  : 

Silahkan Pilih Rekap‐Rekap yang akan dicetak 

 

Misalnya Rekapitulasi PNS Berdasarkan Golongan, maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 

 

Page 29: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

28 

II. MODUL MUTASI PANGKAT 

Nominatif PNS Akan KP 

Untuk  melihat  nominatif  PNS  yang  akan  Naik  Pangkat  pada  perioda  tertentu,  klik  menu 

Nominatif PNS Akan KP. Pilih Unit Kerja, Bulan Periode, dan tahun kenaikan pangkat, setelah itu 

klik Cari. Maka akan muncul tampilan di sebagai berikut. 

 

Dari hasil pencarian tersebut bisa diusulkan PNS yang akan naik pangkat pada periode tersebut, 

dengan cara memberi tanda centang pada kotak di sebelah kiri nama, kemudian klik Usulkan. 

 

Sudah diusulkan, klik untuk membatalkan usulan 

Beri tanda centang , kemudian klik Usulkan 

Page 30: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

29 

PNS yang telah diusulkan memiliki tanda silang merah di sebelah kiri. Klik tanda tersebut untuk 

membatalkan usulan. 

Input KP 

Bila  PNS  yang  akan  diusulkan  tidak  ada  di  nominatif  PNS  akan  KP  (untuk  kenaikan  pangkat 

pilihan / non‐reguler), PNS bersangkutan dapat diusulkan melalui menu Input KP. 

 

Masukkan NIP, pilih Bulan dan Tahun Periode, kemudian klik tombol >>. Akan muncul tampilan 

seperti berikut. 

 

Lengkapi data‐data yang diminta, kemudian klik SIMPAN. 

Page 31: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

30 

Nominatif Usulan 

Untuk melihat PNS yang telah diusulkan dapat melalui menu Nominatif Usulan. Pilih Unit Kerja, 

Periode, Tahun, dan Golongan, kemudian klik Cari. 

 

Dari sini juga dapat membatalkan usulan dengan mengklik tanda silang merah di samping kanan 

nama PNS yang bersangkutan. 

Untuk mencetak nominatif usulan KP, klik tombol Cetak Nominatif Usulan KP. 

 

Sedangkan  untuk mencetak  Form  Nota  Persetujuan  BKN  dengan menggunakan  blanko  Nota 

Persetujuan dari BKN, klik Cetak Nota Pertimbangan Teknis. 

Page 32: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

31 

 

Keluaran Nota Persetujuan BKN berformat PDF. Untuk mencetak NP, klik gambar Printer di kiri 

atas. Akan muncul kotak Print seperti berikut: 

  

Kemudian klik OK untuk mencetak. 

Klik untuk mencetak

Page Scaling: None 

Centang Choose Page Source by PDF page size 

Page 33: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

32 

Input Nomor & Cetak 

Setelah  persetujuan  dari  BKN  turun,  nomor  dan  tanggal  nota  persetujuan  dan  SK  dapat 

dimasukkan di halaman Input Nomor & Cetak. Pilih unit kerja, periode, dan golongan, kemudian 

klik Cari. 

 

 

Setelah terisi semua, klik Update/Simpan. 

 

Untuk mencetak Lampiran SK atau Petikan SK, pilih nomor SK yang akan dicetak, kemudian klik 

Cetak Lampiran SK atau Cetak SK Petikan. 

Nomor NP BKN (angka paling belakang saja)

Tanggal NP BKN Tanggal SK Gubernur Nomor SK Gubernur 

Pilih Nomor SK

Klik Cetak

Page 34: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

33 

Cetak Lampiran SK 

 

 

Cetak SK Petikan 

 

Page 35: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

34 

Setup KP 

Sebelum  melaksanakan  kegiatan  KP,  sebelumnya  lakukan  Setup  KP  terlebih  dahulu  melalui 

menu Setup KP. 

 

Untuk melakukan setup, pertama pilih bulan dan tahun periode, kemudian masukkan nilai yang 

diminta. 

Contoh:  nomor  NP  BKN mempunyai  format MG‐5400000123. Maka  setup  yang  dimasukkan 

adalah: 

a. Kode NP BKN: MG‐54 

b. Jumlah digit setelah NP: jumlah digit setelah MG‐54, yaitu 8 digit (00000123). 

 

Eksekusi KP 

Setelah  kegiatan  Kenaikan  Pangkat  selesai, berikutnya  adalah memasukkan  kenaikan pangkat 

tersebut ke database, sehingga data pangkat yang ada di dalam database sudah sesuai dengan 

keadaan  baru.  Hal  ini  dilakukan  pada  tanggal  TMT  pangkat  baru  (1  April  atau  1  Oktober). 

Kenaikan  pangkat  dapat  dilakukan  dengan  menggunakan  data  yang  sudah  digunakan  pada 

proses kenaikan pangkat, melalui menu Eksekusi KP. 

Untuk menaikkan pangkat PNS ke pangkat yang baru, beri tanda centang di sebelah kanan nama 

PNS bersangkutan. Setelah itu, klik Update/Simpan. 

Page 36: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

35 

 

 

III. MODUL MUTASI LOKASI KERJA 

Input Mutasi 

PNS yang akan mutasi antar unit kerja diinput melalui menu Input Mutasi. 

  

 

Masukkan NIP PNS yang akan mutasi, kemudian klik tombol >>. Akan muncul tampilan seperti 

gambar. 

Page 37: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

36 

 

Masukkan  data‐data  yang  diperlukan,  seperti  Unit  kerja  baru,  nomor  SK,  Tanggal  SK,  TMT 

mutasi,  dan  nomor  surat‐surat  yang  dipakai  sebagai  pertimbangan mutasi.  Bila  jumlah  surat  

tersebut lebih dari satu, masukkan semua dengan dipisahkan tanda titik koma (;). Contoh: Surat 

Kepala Dinas X Nomor Y tanggal dd‐mm‐yyyy;Surat Kepala Badan N Nomor M tanggal dd‐mm‐

yyy. 

Setelah dimasukkan semua, klik Simpan. 

 

Nominatif Mutasi 

Untuk melihat PNS yang akan mutasi, pilih unit kerja baru dan tahun. Kalau unit kerja baru tidak 

dipilih  akan ditampilkan  semua PNS  yang mutasi pada  tahun  tersebut. Pada daftar nominatif 

tersebut terdapat beberapa link yaitu 

a. Salinan, untuk mencetak SK Salinan; 

b. Petikan,  untuk mencetak SK Petikan; 

c. Edit, untuk mengedit nomor SK, tanggal SK, TMT, dan nomor surat‐surat membaca. 

d. Hapus, untuk menghapus data mutasi. 

Page 38: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

 

  

37 

Cetak Salinan SK 

 

Cetak Petikan SK 

 

Page 39: Buku Manual Simpeg Sumbar

Buku Petunjuk Penggunaan 

 

Buku Petunjuk Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian   BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

  

38 

BAB III 

PENUTUP 

 

Aplikasi SIMPEG di Provinsi Sumatera Barat Tahun 2010 masih dapat dikembangkan lagi 

untuk mengakomodasi kebutuhan lain di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat. 

Evaluasi  terhadap  berjalannya  Sistem  Informasi  Manajemen  Kepegawaian  (SIMPEG) 

akan lebih mendorong terlaksananya Manajemen Sumber Daya Manusia ( MSDM ) Pemerintah 

Provinsi Sumatera Barat yang handal dengan dukungan Teknologi Informasi.