15843 15841-1-pb

JURNAL INFORMATIKA Vol. 5, No. 2, Nopember 2004: 86 - 94

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri – Universitas Kristen Petra

http://puslit.petra.ac.id/journals/informatics/86

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSITERKOMPUTERISASI

ATAS SIKLUS PEMBELIAN DAN PENJUALANPADA CV. X

Andreas HandojoFakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra

email: [email protected]

Sri MaharsiFakultas Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Kristen Petra

email: [email protected]

Go, Ornella AquariaAlumnus Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra

ABSTRAK : Sistem akuntansi pada CV. X masih menggunakan cara manual yaitupencatatan piutang pada kartu piutang dan pencatatan hutang pada kartu hutang.Perhitungan total penjualan dan keuntungan dilakukan manual, sehinggamembutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang diinginkan.Oleh karena itu dibutuhkan sistem informasi akuntansi yang memadai, untukmemproses pencatatan secara otomatis dan menghasilkan infomasi yang cepat dantepat.

Pembuatan sistem infomasi akuntansi dimulai dari analisis dan pengamatanterhadap sistem perusahaan. Kemudian dari data yang ada, dilakukan perancangansistem informasi akuntansi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sisteminfomasi akuntansi yang dibangun merupakan integrasi dari modul penjualan,modul pembelian dan akuntansi (pencatatan). Penjualan meliputi pembuatan salesorder, pengecekan inventori dan pengecekan kredit limit pelanggan. Pembelianmeliputi pembuatan purchase order sampai penerimaan purchase invoice.Pencatatan meliputi penjurnalan, posting dan pembuatan laporan laba rugi.Software ini dibuat dengan menggunakan SQL server 7.0 untuk database-nya danmenggunakan Borland Delphi 7.0 sebagai compiler-nya.

Kepuasan pengguna terhadap keseluruhan aplikasi sebesar 72.5%, sehinggadapat disimpulkan bahwa aplikasi sudah memenuhi dan sesuai dengan kebutuhansistem, tapi masih ada beberapa kelemahan yang perlu untuk diperbaiki. Aplikasiini membantu proses pencatatan dengan melakukan otomatisasi penjurnalan danposting serta membantu mempercepat proses pembuatan laporan laba rugiperusahaan.

Kata kunci: sistem akuntansi, sistem informasi akuntansi, laporan laba rugi.

ABSTRACT: CV. X is still using a manual accounting system. They use a note forrecording account receivable and account payable. Calculating total sales and profitdo in manually. It takes a large amount of time to get some information that needed.Therefore an adequate accounting information system is needed in order to proceed anautomate journalizing and to produce information accurately and quickly.

First step in building accounting information system is to analyze and watchclosely to the company’s existing system. And the second step is to design theaccounting information system, which can fulfill and appropriate with the companyneeds. The accounting information system is formed from integration of sales,purchasing and accounting/recording process. Including in sales are establishingsales order, checking available inventory for sale (stock) and customer’s credit limit.Including in purchasing is establishing purchase order until receiving and recordingpurchase invoice. Including in accounting/recording are journalizing, posting andreporting income statement. This software is using Microsoft SQL Server 7.0 as thedatabase and Borland Delphi 7.0 as the compiler.

Implementation for the whole software has gained 72.5% for user’s satisfaction.Therefore it can be conclude that software has already fulfilled and appropriate withthe needs of the company’s system. But there also have some weakness to handle. Thissoftware helps in accelerating and simplifying the recording process and reportingincome statement process.

Keywords: accounting system, accounting information system, income statement.

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI …. (Andrea Handojo et al.)



1. PENDAHULUAN

CV. X merupakan perusahaan distri-butor yang bergerak dalam bidangpenjualan aksesoris komputer sepertidisket, CD blank, mouse, refill, cartridge,kertas foto dan lain sebagainya. Perusa-haan ini berlokasi di Surabaya Pusat dantelah memiliki beberapa showroom dipertokoan THR Surabaya.

Dengan semakin berkembangnyausaha yang dijalankannya, perusahaantelah menerapkan sistem database dalampengelolaan penjualan dan inventorinya,yaitu penerapan sistem database padapenyediaan inventori saja. Sistem data-base yang masih terbatas pada penyedia-an inventori ini, tentunya masih belummencukupi untuk pemenuhan prosespencatatan akuntansi untuk menghasil-kan laporan keuangan bagi perusahaan.Sistem akuntansi yang ada saat ini masihberupa pencatatan manual. Ini sering kalimenyebabkan terjadi kesalahan pada‘account balance’, yang membuat kinerjamenjadi kurang efisien, karena setiap kaliharus menelusuri lagi, mencari di manaletak kesalahan yang dibuat. Dengandibangunnya sistem informasi akuntansiini diharapkan dapat membantu perusa-haan untuk dapat menjurnal dan mem-posting secara otomatis transaksi yangterjadi.

Sehingga dapat disimpulkan bahwapermasalahan yang dihadapi saat ini olehCV. X adalah pada penjurnalan transaksiyang terjadi di perusahaan, baik padatransaksi penjualan maupun transaksipembelian. Sehingga diharapkan sisteminformasi akuntansi yang dihasilkandapat memenuhi kebutuhan akuntansiperusahaan atas siklus penjualan danpembelian yang menghasilkan laporankeuangan. Aplikasi dibangun dan dikem-bangkan dengan menggunakan bahasapemrograman Borland Delphi 7.0. danmenggunakan database SQL server 7.0.

2. TEORI DASAR

2.1 Definisi Sistem Informasi Akun-tansi

Sistem informasi akuntansi adalahserangkaian dari satu atau lebih kom-ponen yang saling berelasi danberinteraksi untuk mencapai suatutujuan, yang terdiri dari pelaku, serang-kaian prosedur, dan teknologi informasi.(Romney&Steinbart, 2000)

2.2 Fungsi Utama Sistem InformasiAkuntansi

Ada 3 fungsi utama dari sisteminformasi akuntansi bagi perusahaan,yaitu:a. Mengumpulkan dan menyimpan data

dari semua aktivitas dan transaksiperusahaan

b. Memproses data menjadi informasiyang berguna dalam pengambilankeputusan yang memungkinkan bagipihak manajemen untuk melakukanperencanaan, mengeksekusi peren-canaan dan mengontrol aktivitas

c. Menyediakan kontrol yang cukupuntuk menjaga aset dari organisasi,termasuk data. kontrol ini memastikanbahwa data akan tersedia ketikadibutuhkan dan data tersebut akuratdan dapat dipercaya. (Romney &Steinbart, 2000)

2.3 Tujuan Pengembangan SistemInformasi Akuntansi

Salah satu tujuan dari pengem-bangan sistem informasi akuntansi ada-lah untuk menambah nilai bagi perusa-haan. Sistem informasi akuntansi dapatmemberi nilai bagi perusahaan dengan:a. Informasi yang akurat dan tepat

waktu.b. Penerapan sistem informasi akuntansi

yang meningkatkan kualitas danmengurangi biaya.

c. Meningkatkan pengambilan keputusanyang tepat.

d. Meningkatkan pembagian pengetahu-an (knowledge sharing).




2.4 Subsistem Dasar dalam SistemInformasi Akuntansi

Subsistem dasar dalam sistem infor-masi akuntansi ada 5 siklus subsistemyang terdiri dari pelaku, serangkaianprosedur, dan teknologi informasi.(Romney & Steinbart, 2000), yaitu:a. Expenditure Cycle (Siklus Pembelian)b. Production Cycle/Conversion Cycle

(Siklus Produksi)c. Revenue Cycle (Siklus Penjualan)d. Human Resource/Payroll Cycle (Siklus

Penggajian)e. Financing Cycle (Siklus Keuangan)

Kelima siklus di atas memberikandata transaksi pada General Ledger &Reporting Systems (Siklus Pencatatan)untuk pencatatan dan komunikasiinformasi. General Ledger & ReportingSystems meliputi semua kegiatan yangberhubungan dengan penyiapan laporankeuangan dan laporan manajeriallainnya, termasuk transaksi yang tidakrutin dan jurnal penyesuaian yangberaneka ragam. (Romney & Steinbart,2000)

2.5 Proses dan Siklus Akuntansi

Akuntansi adalah proses dari 3aktivitas yaitu: mengidentifikasi, men-catat, dan mengkomunikasikan kejadianekonomi dari sebuah organisasi. Prosespertama adalah identifikasi, yaituaktivitas memilih kegiatan yang ter-masuk kegiatan ekonomi. Proses keduaadalah pencatatan, yaitu semua kejadianekonomi tersebut dicatat untuk menye-diakan sejarah dari kegiatan keuangandari organisasi tersebut. Proses ketigaadalah komunikasi, informasi yang telahdidapat dari identifikasi dan pencatatantidak akan berguna bila tidak dikomuni-kasikan. informasi ini dikomunikasikanmelalui persiapan dan distribusi darilaporan akuntansi, yang paling umumdisebut sebagai laporan keuangan.

Sistem informasi akuntansi tidaklepas dari siklus akuntansi yang meliputiurutan siklus sebagai berikut:

a. Analisis transaksi bisnis, seperti pe-ngumpulan bukti-bukti transaksi yangterjadi

b. Menjurnal transaksi-transaksi tersebutc. Mem-posting jurnal tersebut ke buku

besar (general ledger)d. Menyiapkan neraca saldoe. Menjurnal dan mem-posting penye-

suaian (jurnal penyesuaian)f. Menyiapkan neraca penyesuaiang. Menyiapkan laporan keuangan, berupa

laporan laba rugi (income statement),laporan perubahan modal (statement ofequity) dan neraca saldo (balance sheet)

h. Menjurnal dan mem-posting penutup(jurnal penutup)

i. Menyiapkan neraca penutup.

Setelah siklus ke-9, putaran sikluskembali lagi ke siklus pertama, dandemikian seterusnya. (Weygandt,1996).Siklus a termasuk dalam proses iden-tifikasi,siklus b-f dan h-i merupakanproses pencatatan, siklus g merupakanproses komunikasi.

2.6 Jurnal

Transaksi dicatat berdasarkanurutan kronologisnya dalam sebuahjurnal sebelum ditransfer pada rekening-nya. Sebuah jurnal dibuat untuk tiaptransaksi menunjukkan saldo debit dankredit yang mempengaruhi rekeningtertentu. Berdasarkan frekuensi terjadi-nya jurnal dibedakan menjadi 2 yaitu :1. Jurnal Umum

Mencatat transaksi yang frekuensiterjadinya jarang atau nonrutin sepertimembayar pinjaman, penyesuaian diakhir periode, dan jurnal penutup.Jurnal umum ini meliputi :o Jurnal penyesuaiano Jurnal koreksio Jurnal penutup

2. Jurnal KhususMencatat transaksi yang frekuensiterjadinya sering/tinggi, jurnal khususmenyederhanakan proses pencatatantransaksi yang terjadi berulang dalamjumlah besar. Jurnal khusus meliputi :




o Jurnal penjualano Jurnal pembelian

2.7 Buku Besar (General Ledger)

Setiap jurnal yang sudah dibuatdipindahkan ke dalam buku besar(general ledger) sesuai dengan kelompokrekeningnya. Contoh :Seperti pada contoh jurnal ,Kas → Masuk ke buku besar kas di

sisi debetPiutang → Masuk ke buku besar piutang

di sisi kredit

2.8 Laporan Keuangan

Tahapan terakhir dari prosesakuntansi adalah untuk mempersiapkanlaporan keuangan. Laporan keuangan inisangat penting bagi pihak manajemen,kreditor dan investor.

Laporan keuangan ada 4 macamyaitu :1. Laba rugi (income statement)

Laba rugi menyajikan pendapatan danbiaya serta hasil bersih pemasukkanatau kerugian bersih dari perusahaanuntuk periode waktu tertentu.

2. Perubahan modal (statement of equity)Merangkum perubahan modal pemilikdalam periode waktu tertentu.

3. Neraca (balance sheet)Neraca menyajikan aset, hutang, danmodal pemilik terhadap bisnisnya padatanggal tertentu.

4. Arus kas (cash flow)Merangkum informasi tentang kasmasuk (penerimaan kas) dan kaskeluar (pembayaran) untuk periodewaktu tertentu.

3. DESAIN

Gambar alur dokumen pencatatanpenjualan dan pembelian dari perusa-haan dapat dilihat pada gambar 1.

Dari alur dokumen pencatatanpenjualan dan pembelian perusahaankemudian dibuat desain desain contextdiagram dari sistem informasi akuntansiyang dibangun seperti terlihat padagambar 2.

Kemudian context diagram sisteminformasi akuntansi dibagi menjadimenjadi 3 bagian utama yaitu proses

Start

daricust Cust Order

CekStokBrg

Penjualan Keuangan GudangPengiriman&

penagihan Pembelian

updatekartupiutang

updatestok

BuatSalesOrder

KartuStok

4Copy SO3

Copy SO2

Copy SO1

Sales Order

Permintaanpembelian

3Copy SO

1

1

Kartupiutang

End

2

2

siapkanbrg&cekkesesuaiandg SO

updatekartu stokgudang

4Copy SO

dittd& checkedGudang

catatPP

2Copy SO

catatanorder

barang

orderbrg

order dilakukan per telepon

kepada supplier

1SO

sebagai faktur

4Copy SO

dittd& checkedGudang

file

kepada cust

daricust

1SO

disetujui&dittd cust

1SO


1SO


disimpan di keuangansampai dg jatuh tempo

tagih kecust

1SO


sebagai kuitansi

Uang

Custbayar

piutangUang

3

3

darisupplier

suratjalan

faktur/tagihan

1

2

Gambar 1. Document Flowchart Pencatatan Penjualan dan Pembelian Perusahaan




penjualan, proses pembelian dan prosespencatatan seperti dapat dilihat padagambar 3. Proses pencatatan akuntansi

kemudian dijabarkan lagi dalam DFDlevel 1 seperti terlihat pada gambar 4.

data COA

invoice asli yg dittd pelanggan

invoice

bukti pembayaran hutang

data penyesuaian koreksi penutup

pembayaran hutang

purchase order

purchase invoice

data supplier

data pelanggan

bukti pembayaran piutang

pembayaran piutang

order

pemberitahuan kpd pelanggan

laporan laba rugi

0

Sistem Informasi Akuntansi (siklus

penjualan dan pembelian)

+

Pelanggan

Supplier

Pemilik

Keuangan

Gambar 2. Context Diagram Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan

data pelanggan

data inventori

data pembelian

data supplier

purchase invoice

pembayaran hutang


purchase order

data supplier

data supplierdata inventori

data inventori

data penjualan

data pelanggan

order

pemberitahuan kpd pelanggan

invoice

invoice asli yg dittd pelanggan


pembayaran piutang

data penyesuaian koreksi penutup

laporan laba rugidata COA

data pelanggan

infomasi barang sudah tersedia

permintaan pembelian inventori


purchase invoice


invoice

Supplier

Pelanggan

Keuangan

Pemilik

1

Sistem Penjualan

+

2

Sistem Pembelian

+

3

Sistem Pencatatan

+

pelanggan

penjualan

inventori

supplier

pembelian

Gambar 3. DFD Level 0 Sistem Informasi Akuntansi




Desain Entity Relationship Diagramdapat dilihat pada gambar 5 merupakanrancangan tabel dan menunjukkan relasi

antar tabel itu dalam membuat tabelfisik dari sistem informasi akuntansiyang dibangun.

[data penyesuaian koreksi penutup]

[data COA]

[laporan laba rugi]

data jurnal

data jurnal

data account

data jurnal umum

data account

data account

data account

data jurnal umum

data buku besar

data buku besar

data jurnal khusus

[purchase invoice]

[bukti pembayaran piutang]

[invoice]

Sistem Penjualan

Sistem Pembelian

3.2Membuat

Jurnal Khusus

3.3

Memposting ke Buku Besar

3.4Membuat

Jurnal Umum

3.5

Menyiapkan Laporan

3.1Membuat Chart Of Account Chart Of Account

jurnal

buku besar

Pemilik

Keuangan

Gambar 4. DFD Level 1 Sistem Pencatatan Akuntansi

berdasarkan

mempunyai

memesan

terdiri atas

posting

posting

posting

posting

posting

mempunyai

mempunyai

mempunyai

menggunakan

menimbulkan

menimbulkanmenggunakan

menggunakan

menggunakan

menimbulkan

menimbulkan

menimbulkan

menimbulkan

membayar

mempunyaiterdiri atas

terdiri atasmempunyai

menggunakan

menggunakan

melunasi

memesan

PelangganIDCustNamaCustAlamatCustTelpCustContact PersonSyaratCustCreditLimitCust

MPenjualanNoInvoiceInvTanggalInvJumlahInvKeteranganInvFlag_bayarInvFlag_jurnal

PenerimaanPiutangTKTglLunasTKJumlahTKFlag_jurnal

DPenjualanIDDPenjualanQty terjualHjual

InventoriIDItemNamaItemMinOrder

JurnalNomorDeskripsiNoBuktiTanggalDebetKreditFlag_posting

Buku_BesarPeriodeBBDebetBBKredit

Chart_Of_AccountNoAccNamaAccountJenisAccSaldo AwalPosisi_saldo

Detail_PembelianIDDPembelianQtyBuyHbeli

PembelianNoPInvoicePITanggalPIJumlahPIKeteranganPIFlag_bayarPIFlag_jurnal

SupplierIDSupplierNamaSupplierAlamatSuppTelpSuppContact Person

PembayaranHutangKKTgl_LunasKKJumlahKKFlag_jurnal

Junal PenjualanJJNomorJJTglJurnalJJDebetJJKreditJJFlag_posting

Jurnal PembelianJBNomorJBTglJurnalJBDebetJBKreditJBFlag_posting

JPenerimaanKasJTNomorJTTglJurnalJTDebetJTKreditJTFlag_posting

JPengeluaranKasJKNomorJKTglJurnalJKDebetJKKreditJKFlag_posting

HInventoriHBeliAkhirHAvgBottomPriceStok

SatuanSatuanJenisBarang

JenisBrg

Detail_OrderIDDPOrderQtyOrderHbelii

Purchase OrderNoPOTglPOJumlahPOKeteranganFlag_PI

Gambar 5. Entity Relationship Diagram




4. IMPLEMENTASI

Submenu penjualan terdiri dari salesorder dan penerimaan kas. Form salesorder ini berguna untuk menginputkanorder dari pelanggan sekaligus mengecekinventori dan mengecek kredit limitpelanggan. Nantinya inputan dari salesorder secara otomatis akan dimasukkanke dalam jurnal khusus penjualan.Gambar form sales order dapat dilihatpada gambar 6.

Gambar 6. Form Sales Order

Adapun aplikasi untuk transaksipenerimaan piutang dapat dilihat padagambar 7. Hasil inputan piutang akansecara otomatis akan dimasukkan kedalam jurnal khusus penjualan.

Untuk aplikasi pembayaran hutangyang berguna untuk mencatat datatransaksi pembayaran hutang kepadasupplier, data pembayaran hutang iniakan otomatis dimasukkan ke dalamjurnal khusus pembelian. Form aplikasipembayaran hutang dapat dilihat padagambar 8.

Gambar 7. Form Penerimaan Piutang

Gambar 8. Form Pembayaran Hutang

Untuk pencatatan dibagi menjadi 3submenu, yaitu: Chart Of Account, jurnalentri, dan penjurnalan data transaksi &posting. Submenu Chart Of Account ber-manfaat untuk mengentrikan nomorrekening dan untuk mengedit datarekening seperti dapat dilihat padagambar 9.

CV. X

CV. X

CV. X




Gambar 9. Gambar Form Chart OfAccount

Untuk menginputkan penjurnalanyang tidak diotomatisasi seperti, koreksikesalahan, penyesuaian dan penutup,atau penginputan jurnal-jurnal lain yangdiperlukan dapat melalui form jurnalentri seperti dapat dilihat pada gambar10.

Gambar 10. Form Jurnal Entri

Untuk melakukan penjurnalan danposting dapat dilakukan pada submenupenjurnalan dan posting seperti dapatdilihat pada gambar 11.

Gambar 11. Gambar Form Jurnal&Posting

Untuk pencetakan laporan keuanganlaba rugi, maka dapat masuk keSubmenu Laporan laba rugi seperti dapatdilihat pada gambar 12.

Gambar 12. Laporan Laba rugi

5. KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil daripenelitian ini adalah sebagai berikut :v Aplikasi sistem informasi akuntansi

ini telah memenuhi kebutuhan denganmemuat ketiga modul utama dalamsistem perusahaan yaitu modul pen-jualan, pembelian dan pencatatan.

v Proses pencatatan yang dulunya ma-nual, dengan aplikasi ini diotomatisasidan mempermudah proses penghitung-an.

v Aplikasi ini telah membuat prosespembuatan laporan rugi laba menjadilebih mudah dan cepat.

v Berdasarkan kuestioner yang dibagi-kan untuk mengukur kepuasan peng-guna terhadap ketepatan dan kecepat-an aplikasi sebesar 76%, terhadappenampilan dan kemudahan peng-gunaan aplikasi sebesar 69% danterhadap keseluruhan aplikasi sebesar72.5%, sehingga dapat disimpulkanbahwa aplikasi sudah memenuhi dansesuai dengan kebutuhan sistem sertadapat dimengerti oleh pengguna.

CV. X




DAFAR PUSTAKA

1. Alam, M.Agus J., Borland Delphi 5.0.Jakarta: PT Elex Media Komputindo.2000.

2. Hoffer, Jeffrey A., George, Joey F.,Valacich, Joseph S., Modern SystemsAnalysis & Design (2nd ed.). UnitedStated of America : Addison WesleyLongman, Inc. 1999.

3. Martina, Inge. 36 Jam Belajar Kom-puter Delphi 5.0. Jakarta : PT ElexMedia Komputindo. 2000.

4. Romney, Marshall B., Stembart, PaulJohn. Accounting Information System (8th ed.). New Jersey : Prentice Hall.2000.

5. Santoso, Setyarini. Sistem AkuntansiInformasi I. Surabaya : PercetakanPetra. 1998.

6. Thabrani, Suryanto, Awaluddin, Rinal-dy, dan Bashori, Achmad. AplikasiAkuntansi Menggunakan Delphi 7.0.Jakarta: Salemba Infotek. 2003.

7. Watne, Donald A., Turney, Peter B. B.Auditing EDP Systems (2nd ed.). NewJersey: Prentice Hall. 1990.

8. Weygandt, Jerry J., Donald E. Kieso,dan Walter G. Kell. AccountingPrinciple (4th ed.). United Stated ofAmerica : John Wiley & Sons,Inc. 1996.

9. Wilkinson, Joseph W., Accounting andInformation Systems (3rd ed.). Singa-pore: John Wiley & Sons, Inc. 1991.

15843 15841-1-pb

Education