11_manaj resiko proyek

Manajemen Resiko Proyek*

Manajemen Proyek_Gasal 2012/2013

Pendahuluan Biasanya manajemen proyek berkonsentrasi pada masalah jadwal dan biaya.Sejak 1980, perusahaan mulai menyadari perlunya kebutuhan mengintegrasikan risiko teknis ke dalam jadwal dan biaya.Proses manajemen risiko dikembangkan dan diimplemntasikan sehingga informasi mengenai risiko tersedia bagi pengambil keputusan kunci.


Manajemen risiko meliputi:Langkah memahami & mengidentifikasi masalah potensi yang mungkin terjadi.Mengevaluasi bagaimana risiko ini mempengaruhi keberhasilan proyek.Memonitoring dan penanganan risiko


Risiko Kombinasi dari probababilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negatif.


Jenis-jenis risikoRisiko operasionalRisiko yang berhubungan dengan sistem organisasi, proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia.Risiko finansialRisiko akibat dari fluktuasi mata uang, tingkat suku bunga termasuk risiko pemberian kredit, likuditas dan pasar.Hazard riskRisiko yang berhubungan dengan kecelakaan fisik seperti kejadian atau kerusakan yang menimpa harta perusahaan dan adanya ancaman perusahaan.Strategic riskRisiko yang berhubungan dengan strategi perudsahaan, politik, ekonomi, peaturan dan perudangan. Risiko yang berkaitan dengan reputasi organisasi kepemimpinan dan termasuk perubahan keinginan pelanggan.


Manajemen risikoAdalah proses menyeluruh yang dilengkapi dengan alat, teknik, dan sains yang diperlukan untuk mengenali, mengukur, dan mengelola risiko secara lebih transparan.Tujuan:Mencegah atau meminimisasi pengaruh yang tidak baik akibat yang tidak terduga melalui menghindari risiko atau mempersiapkan rencana kontingensi yang berkaitan dengan risiko tersebut.


Definisi manajemen risikoRisiko proyek (project risk) Suatu peristiwa atau kondisi yang tidak pasti, jika terjadi mempunyai pengaruh positif maupun negatif pada tujuan proyek. Suatu risiko mempunyai penyebab, dan jika terjadi, membawa konsekuensi.Secara umumSebagai proses, mengidentifikasi, mengukur dan memastikan risiko dan mengembangkan strategi untuk mengelola risiko tersebut.


Tiga kunci yang perlu diperhatikan dalam manajemen risiko agar bisa efektifIdentifikasi, analisa dan penilaian risiko pada awal proyek secara sistematis dan mengembangkan rencana untuk menanganinya.Mengalokasikan tanggungjawab kepada pihak yang paling sesuai untuk mengelola risikoMemastikan bahwa biaya penanganan risiko cukup kecil dibanding dengan nilai proyeknya.


Toleransi terhadap risiko Ada beberapa perilaku orang, individu atau tim dalam menghadapi rikiso. Setidaknya ada 3 tipe bagaimana individu atau kelompok dalam menghadapi risiko, yaitu:Penghindar risikoNetralPencari risiko


Kepastian, risiko dan ketidakpastianPengambilan keputusan secara umum bisa masuk ke dalam tiga kategori, yaitu:Dalam keadaan pastiDi bawah risiko, ada probabilitas (kemungkinan)Dalam keadaan tidak pasti


Contoh Misalkan suatu investasi untuk pembuatan produk dilakukan. Ada 3 strategi pengembangan produk dan ada tiga kondisi pasar. Ketiga kondisi pasar adalah kuat, sedang dan rendah.Pada tabel mengambarkan kungkinan profit yang akan didapatkan untuk masing-masing strategi dan masing-masing kondisi pasar.

Strategi S3 adalah strategi terbaik yang harus dipilih karena dalam kondisi pasar apapun selalu lebih baik dibanding strategi yang lain dilihat dari kemungknan profitnya.

Strategi Besar Sedang Rendah S15040-50S2505060S31008090


Risiko Pengambilan keputusan dalam keadaan di bawah risiko, perlu menghasilkan kemungkinan laba dari nilai ekspektasi total dari setiap strategi.Tabel profit untuk masing-masing strategi dan statusS1 adalah yang paling besar nilai ekspektasinya, jadi strategi S1 yang paling menguntungkan.

StrategiBesar (peluang 0,25)Sedang (peluang 0,25)Rendah (peluang 0,5)S1504090S2505060S310080-50


Proses Manajemen Risiko Proses yang dilalui dalam manajemen risiko adalah:Perencanaan manajemen risikoIdentifikasi risikoAnalisis risiko kualitatifAnalisis risiko kuantatifPerencanaan respon risikoPengendalian dan monitoring risiko


Perencanaan Manajemen RisikoPerencanaan meliputi langkah memutuskan bagaimana mendekati dan merencanakan aktifitas manajemen risiko untuk proyek.Dengan melihat lingkup proyek, rencana manajemen proyek dan faktor lingkungan perusahaan, tim proyek bisa mendiskusikan dan menganalisa aktifitas manajemen risiko untuk proyek-proyek tertentu.


Yang diperlukan untuk perencanaan:Project charterdokumen yang dikeluarkan manajemen senior yang secara formal menyatakan adanya suatu proyek.Memberikan otoritas kepada manajer proyek untuk menggunakan sumberdaya organisasi pada aktifitas proyek.Kebijakan manajemen risiko organisasiBeberapa organisasi mungkin sudah mempunyai pendekatan tertentu untuk analisis risiko dan respon yang harus diterapkan untuk proyek tertentu.Susunan peran dan tanggungjawabJika sudah ada tingkatan peran, tanggungjawab dan wewenang, yang diterapkan sebelumnya untuk membuat keputusan yang akan mempengaruhi perencanaan.


Toleransi stakeholder terhadap risikoBagaimana sikap atau tolenransi stakeholder terhadap risiko akan mempengaruhi bagaimana rencana manajemen risiko yang dibuat suatu organisasi atau perusahaanTemplate untuk rencana manajemen risiko organisasiBeberapa organisasi mungkin sudah mempunyai format standar atau templet untuk pembuatan rencana manajemen risiko yang akan digunkan tim proyek.


Work breakdown structureOutput dari rencana manajemen risiko adalah risk manajemen plan yang berisi bagaimana identifikasi risiko, analisis kualitatif dan kuantitatif, rencana respon, monitoring dan pengendalian akan disusun dan dikerjakan selama siklus hidup proyek.


Hal-hal yang tercakup dalam risk manajemen plan:MetodologiMendefinisikan alat, pendekatan dan sumber data yang mungkin digunakan dalam manajemen risiko proyek tertentu.Peran dan tanggungjawabDefinisikan tanggungjawab dan peran utama, pendukung dan keanggotaan tim manajemen risiko untuk setiap tindakan dalam risk manajemen plan.BudgetRencana anggaran untuk manajemen risiko proyek.WaktuBerisi rencana waktu pelaksanaan proses manajemen risiko akan dilakukan selama siklus hidup proyek.Scoring dan interpretasiMetode scoring dan interpretasi yang sesuai untuk tipe dan waktu untuk analisa risiko kualitatif dan kuantatif yang akan dilakukan.


Identifikasi Risiko Mengenali jenis-jenis risiko yang mungkin dihadapi oleh setiap pelaku bisnis.Identifikasi bisa dilakukan dengan melihat asal dan problemnya.Analisis sumberInternal risiko (di bawah kontrol manajer proyek): Non-technical Risks (manusia, material, finansial). Keterlambatan jadwal, Cost overruns, Interruptions in cash Flow, Risiko teknis, desain, konstruksi, operasi.Risiko eksternal ( di luar kontrol manajer proyek) : perubahan peraturan, bencana alam.Analisis problemRisiko berhubungan dengan kekhawatiran sebagai contoh: khawatir kehilangan uang, melanggar informasi yang bersifat privat atau khawatir akan terjadi kecelakaan dan korban.


Metode identifikasi risiko yang umum:Identifikasi risiko berdasarkan tujuanPerusahaan dan tim proyek mempunyai tujuan-tujuan. Setiap kejadian yang membahayakan pencapaian tujuan secara sebagian atau menyeluruh diidentifikasikan sebagai risikoIdentifikasi risiko berdasarkan skenarioDalam analisa skenario, skenario-skenario yang berbeda diciptakan. Skenario-skenario mungkin menjadi jalan alternatif untuk mencapai tujuan, atau sebuah analisa dari hubungan kekuatan.Identifikasi risiko berdasarkan taksonomiTaksonomi adalah breakdown sumber risiko yang mungkin. Berdasarkan taksonomi dan pengetahuan praktek yang ada, daftar pertanyaan disusun. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan menunjukkan risiko yang ada.Common-risk checkingAda beberapa daftar risiko yang sudah biasa terjadi dan di sini dilakukan pemilihan mana yang sesuai untuk proyek yang ditangani.


Teknik mengidentifikasi risikoBrainstromingMendaftar semua kemungkinan risiko yang ada tanpa melakukan judgement terhadap ide-ide yang muncul di tahapan awal.Tim meneliti kembali daftar, mengklasifikasikan, memasukkan risiko-risiko yang sama dalam satu kelompok dan menambahkan ide-ide baru.Menggunakan informasi tentang proyek yang sama di masa lalu, masalah-masalah harus diperhitungankan atau dipertimbangkan, dan masalah-masalah yang dihindari.InterviewingMelakukan interview dengan para stakeholder dari proyekDelphi techniqueMendengar masukan dari para pakar yang relevan dengan proyekChecklist Dapat menyelesaikan arahan-arahan yang berguna pada wilayah di mana organisasi memiliki pengalaman yang sangat dalam, khususnya untuk proyek yang standar atau rutin.


Analisis risiko/kualitatifRangkaian proses yang dilakukan dengan tujuan untuk memahami signifikansi dari akibat yang akan ditimbulkan suatu risiko, baik secara individual maupun portofolio, terhadap tingkat kesehatan dan kelangsungan proyek.Pemahaman yang akurat tentang signifikansi tersebut akan menjadi dasar bagi pengelolaan risiko yang terarah dan berhasil guna.


Secara umum terdapat 2 metodologi analisa risiko:KuantitatifAnalisa berdasarkan angka-angka nyata (nilai finansial) terhadap besarnya kerugian yang terjadi.Kualitatif Sebuah analisa yang menentukan risiko tantangan organisasi di mana penilaian tersebut dilakukan berdasarkan intuisi, tingkat keahlian dalam menilai jumlah risiko yang mungkin terjadi dan potensi kerusakannya.


Analisis kualitatifProses menilai impak dan kemungkinan dari risiko yang sudah diidentifikasi.Proses ini dilakukan dengan menyusun risiko berdasarkan efeknya terhadap tujuan proyek.Cara menentukan bagaimana pentingnya memperhatikan risiko-risiko tertentu dan bagaimana respon yang akan diberikan.


Contoh hasil dari analisa kualitatif(Impak suatu risiko pada tujuan proyek)

Tujuan proyekSangat rendah 0,05Rendah 0,1Menengah 0,2Tinggi 0,4Sangat tinggi 0,8BiayaPeningkatan biaya tidak signifikanPeningkatan biaya20%JadwalPerubahan jadwal yang tidak signifikanPerubahan jadwal 20%LingkupPerubahan lingkup yang tidak terlalu kelihatanSedikit area yang terpengaruhBanyak area yang terpengaruhPengurangan lingkup tidak bisa diterima oleh klienHasil proyek tidak bergunaKualitasPenurunan kualitas yang tidak terlalu kelihatan Hanya sedikit aplikasi yang sulit yang terpengaruhPengurangan kualitas memerlukan persetujuan klienPengurangan kualitas tidak bisa diterima klienHasil proyek tidak bisa digunakan


Analisa risiko/kuantitatifMengidentifikasi risiko kemungkinan kerusakan atau kegagalan sistem dan memprediksi besarnya kerugian.Berdasarkan formula-formula matematis yang yang berhubungan dengan nilai-nilai finansial.Digunakan untuk mengambil langkah-langkah strategis mengatasi risiko yang teridentifikasi.Proses menganalisa secara numerik probabilitas dari setiap risiko dan konsekuensinya terhadap tujuan proyek.


Tahap-tahap analisa risiko kuantitaifMenentukan nilai informasi dan aset baik secara tangible dan intangible.Menentukan estimasi kerugian untuk setiap risiko yang teridentifikasi.Melakukan analisa risikoMemperoleh risiko yang berpotensi terjadi.Memilih langkah-langkah atau strategi penanganan untuk setiap risiko.Menentukan aksi untuk merespon risiko yang ada.


Faktor yang paling signifikan dalam manajemen risiko lebih pada:Penilaian risiko yang lebih sering dilakukanDilakukan dengan menggunkan metode yang paling sederhana yang tersedia.


Metode yang digunakan dalam analisa kuantitatif:InterviewDilakukan terhadap para stakeholder proyek dan para ahli yang berkompeten.Langkah awal dalam analisis kuantitatifAnalisis decision treeSemua alternatif yang mungkin dihitung tingkat risikonya.Dilakukan dengan peluang dan pengaruh yang ditimbulkan untuk setiap alternatif.Alternatif dengan nilai ekspektasi paling besar (profit) atau paling kecil (biaya) itu yang dipilih. Simulasi Dalam simulasi ketidakpastian dimasukkan sebagai faktor yang akan mempengaruhi tujuan proyek.Suatu teknik dengan cara melakukan simulasi proyek berulang kali untuk menghitung suatu distribusi dari hasil yang mungkin keluar.


3 kelas klasifikasiTinggiDapat menimbulkan kerugian yang sangat besar pada organisasi dan menyangkut kemampuan organisasi untuk terus beroperasi.SedangSering terjadi dengan kerugian yang masih dalam toleransi yang ditetapkan.Risiko pada klasifikasi ini akan sangat mengganggu kinerja organisasi bila dilihat dari besar kerugian dan frekwensi kejadiannya.RendahTidak mengganggu kinerja perusahaan dan nilai kerugiannya berada dibawah ambang batas yang ditentukan.Frekuensinya kejadian risiko pada klasifikasi ini sangat jarang terjadi.


Penanganan risiko (risk response planning)Proses yang dilakukan untuk menimimalkan tingkat risiko yang dihadapi sampai pada batas yang diterima.Secara kuantitatif upaya untuk meminimalisasi risiko ini dilakukan dengan menerapkan langkah-langkah yang diarahkan pada angka hasil ukur yang diperoleh dari proses analisis risiko.Dilakukan dengan cara mengembangkan opsi-opsi dan menentukan aksi untuk menambah kesempatan dan mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek.Meliputi langkah identifikasi dan penugasan individu atau kelompok untuk bertanggungjawab terhadap penanganan risiko.


Secara umum teknik yang diterapkan untuk menangani risiko dikelompokan beberapa kategori:Menghindar risikoReduksi risikoMenerima risikoTransfer risiko


11_manaj resiko proyek

Documents