10 PASOS PARA ELABORAR UN PERFIL PROFESIONAL

AdelantTa, Es hora de Crecer

1.DESCRIPCIÓNFUNCIONAL

Antes de determinar los conocimientos, habilidades y experiencia mínima que se necesitan para la posición

vacante, lleve a cabo una descripción de las responsabilidades y tareas del mismo. Por ejemplo, si

se trata de un puesto técnico administrativo, las responsabilidades podrían estar referidas a la gestión

documental, atención telefónica, etc. En puestos de alto nivel es conveniente determinar los objetivos

fundamentales del mismo, sin ser necesario entrar en el detalle de las tareas a realizar.

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2.DEDICACIÓN PARA CADA FUNCIÓN

Determine, de forma aproximada, el porcentaje de tiempo de

dedicación para cada área de responsabilidad o función. Sólo

así podrá establecer las necesidades del puesto en cuanto a

estudios, experiencia, etc.

Siguiendo con el ejemplo anterior, la gestión documental

podría suponer un 30% del tiempo de dedicación, la atención

telefónica un 25%, etc.

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3. RELACIONES JERÁRQUICAS Y FUNCIONALES Detalle las relaciones internas y externas de la persona en el puesto de trabajo, además de las dependencias funcionales y jerárquicas reales (con su posición en el organigrama de la empresa).

Este aspecto debe ser perfectamente cuidado, ya que el éxito en el ajuste del candidato en la organización dependerá, en gran parte, de la sintonía que muestre con sus superiores inmediatos o subordinados.

El hecho de que en la ficha del perfil que usted elabore se indique esto, facilitará el proceso de selección (A menudo, es recomendable que los superiores jerárquicos y funcionales, intervengan en el proceso de selección, especialmente al final del proceso).

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4.CRITERIOS EXCLUYENTES

Determine si la posición tiene alguna característica especial que hace que sea necesario que las personas que la ocupen

deben tener alguna cuestión sin la cual no podrían desarrollar el puesto de trabajo.

Es importante establecer los criterios que son una condición sine qua non (Ejemplo: nocturnidad, trabajo en otros

idiomas, disponibilidad para viajar, etc.)

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5. COMPETENCIAS PROFESIONALES NECESARIAS (HARD SKILLS)En función de la descripción de funciones y responsabilidades del puesto de trabajo, realice un análisis acerca de los conocimientos y habilidades clave para llevar a cabo con éxito dichas tareas.

Todas las posiciones tienen una serie de áreas críticas de conocimiento técnico sin las cuales no pueden desenvolverse. Si bien estos conocimientos técnicos no son siempre la clave del éxito en el puesto, son necesarios para poder desempeñarlo adecuadamente. Es lo que se denomina en el mundo de recursos humanos como “hard skills” (Ejemplos: conocimientos de gestión documental, dominio de indicadores de análisis económico-financiero, conocimiento de programación en java, dominio de técnicas y herramientas de selección de personal, etc.)

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6. COMPETENCIAS PERSONALES NECESARIAS (SOFT SKILLS)

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Además de los conocimientos técnicos, debe determinar las habilidades y recursos personales de que debe disponer la persona, a menudo relacionadas. Estas competencias personales (que son una mezcla de conocimientos, habilidades y actitudes) suelen ser determinantes para el éxito en la posición. Es decir, si la persona dispone de lo que hemos denominado con “hard skills”, son precisamente estas “soft skills” las

que hacen al candidato sobresaliente y son responsables de un mayor desempeño y una mejor aportación de valor.

Como decíamos, suelen estar relacionadas con el conocimiento técnico (Ejemplos: para la gestión documental, la persona debe disponer adicionalmente de un buen nivel de planificación y organización; para la atención telefónica, de una buena capacidad de escucha,

comunicación eficaz y orientación al cliente; para una posición directiva, de una buena orientación a resultados y de un liderazgo efectivo, etc.)

7. DETALLE LOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO EN LA POSICIÓN

A menudo, una metodología convencional de definición del perfil profesional suele llevarnos a una larga lista de competencias que se termina rellenando como una quiniela cuando se entrevista a candidatos reales, de carne y hueso. Aunque exista un perfil ideal, los estudios demuestran que los factores clave para triunfar en una posición concreta no suelen ser muchos y que no todos tienen la misma importancia.

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Una vez analizadas todas las competencias necesarias, hay

que detenerse a pensar en aquellas que son más

determinantes para que el futuro candidato tenga éxito en el

puesto de trabajo y en los retos que este le proporcione en el

futuro. Estas deben ser las piedras angulares de nuestro

proceso de selección, a las que deberemos proporcionar un

mayor peso en la toma de decisión final.

8. SELECCIONE POR MOTIVOS EXCLUYENTES Y FACTORES CLAVE DE ÉXITO

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Hay que destacar que , en cuanto a la necesidad de conocimientos y habilidades de la persona para adaptarse al puesto, conviene centrarse más en competencias y habilidades prácticas y no tanto en los estudios curriculares. Es verdad que la forma en la que una

persona adulta tiene consolidadas estas competencias puede haber requerido una formación académica más a menos rigurosa, pero a menudo, la simple posición de una titulación no garantiza, por si sola, la aplicación de los conocimientos adquiridos a situaciones

concretas que la persona deberá resolver en su puesto de trabajo.

Por ejemplo, en la elaboración del perfil de un Responsable de Atención al Cliente, usted debería señalar las competencias de planificación y organización, comunicación, orientación al cliente, etc. No cabe duda de que los estudios en administración serían

deseables, aunque no imprescindibles, si el candidato presenta evidencias de un buen nivel competencial en todo lo anterior. Existen posiciones, claro está, que necesitan de titulaciones que garanticen un mínimo nivel de conocimientos para la adquisición de las “hard

skills” necesarias para su ejercicio.

9. NO OLVIDE LA ACTITUD Y MOTIVACION HACIA EL PUESTOSi usted está elaborando un perfil con la finalidad de seleccionar personal o de promocionarlo dentro de su empresa, no debe olvidar nunca el factor motivacional. En general, los mayores éxitos se consiguen cuando la posición está en consonancia con lo que la persona puede, sabe y quiere hacer en ese momento de su vida o de su trayectoria profesional.

La motivación suele contemplar factores relacionados con el propio puesto de trabajo y lo atractivo que este le resulta a la persona en ese momento de su vida, como factores externos que hacen que la persona desee aquella posición (Ejemplo: horario, salario, tipo de empresa, compañeros de trabajo, etc.).

Debemos recordar siempre que en las empresas es frecuente contratar por competencias profesionales y despedir por actitud. No nos olvidemos de la importancia de la actitud.

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10. UNA DEFINICIÓN DE PERFIL DINÁMICA Y ABIERTA AL CAMBIOLas posiciones en las empresas y los perfiles que las desarrollan cambian con el tiempo. Es necesario que la persona disponga de nuevas competencias ante nuevos objetivos, por lo que la definición de los perfiles debería también actualizarse y estar abierta a cambios.

Es frecuente también que, aun no existiendo un cambio de objetivos, si se modifiquen las funciones a realizar o las tareas por la irrupción de cambios de distinta naturaleza (tecnológicos, organizativos, equipos, etc.)

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LA SELECCIÓN DE PERSONAL ES

UN ARTE

Encontrar y escoger a la persona adecuada (people),para una función bien definida y concreta (position), enun entorno y cultura a menudo específicos (place), y conun proceso sólido y riguroso (process).

De este modo, manejando nuestras 4Ps como manejanlas suyas los especialistas en Marketing, tal vez losprofesionales seamos capaces de aumentar nuestrovalor predictivo y equivocarnos lo mínimo posible, por elbien de la persona y de la empresa. Los errores enselección de personal siempre son traumáticos ydolorosos un tiempo después.

De nada sirve contratar por competencias si se despidepor actitud.

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