10 aturan emas proyek

5/1/2014 10 Aturan Emas Proyek ...

http://translate.googleusercontent.com/translate_c?depth=1&hl=en&ie=UTF8&prev=_t&rurl=translate.google.com&sl=en&tl=id&u=http://www.projectsmart.… 1/3

10 Aturan Emas Manajemen Risiko Proyek

Dengan Bart Jutte

Manfaat manajemen risiko dalam proyek-proyek besar. Anda bisa mendapatkan banyakuang jika Anda menghadapi kejadian proyek tidak pasti secara proaktif. ItuHasilnya akan bahwa Anda meminimalkan dampak dari ancaman proyek dan merebutpeluang yang terjadi. Hal ini memungkinkan Anda untuk memberikan proyek Anda tepat waktu, padaanggaran dan dengan kualitas hasil tuntutan sponsor proyek Anda. Juga Andaanggota tim akan jauh lebih bahagia jika mereka tidak memasukkan "pemadam kebakaran"Modus yang dibutuhkan untuk memperbaiki kegagalan yang bisa dicegah.

Artikel ini memberi Anda 10 aturan emas untuk menerapkan manajemen risikoberhasil dalam proyek Anda. Mereka didasarkan pada pengalaman pribadi penulis yang telahterlibat dalam proyek-proyek selama lebih dari 15 tahun. Juga tumpukan besar literatur yang tersedia pada subjek telahkental dalam artikel ini.

Aturan 1: Membuat Manajemen Risiko Bagian Proyek Anda

Aturan pertama adalah penting untuk keberhasilan manajemen risiko proyek. Jika Anda tidak benar-benar menanamkan risikomanajemen dalam proyek Anda, Anda tidak dapat menuai keuntungan penuh dari pendekatan ini. Anda dapat menemukan sebuahsejumlah pendekatan yang salah dalam perusahaan. Beberapa proyek tidak menggunakan pendekatan apa pun terhadap risikomanajemen. Mereka baik bodoh, menjalankan proyek pertama mereka atau mereka entah bagaimana yakin bahwatidak ada risiko akan terjadi dalam proyek mereka (yang tentu saja akan terjadi). Membabi buta Beberapa orang percaya proyekmanajer, terutama jika ia (biasanya pria) terlihat seperti seorang veteran tentara babak belur yang telah diparit selama dua dekade terakhir. Profesional perusahaan membuat manajemen risiko bagian dari hari mereka untukhari operasi dan memasukkannya dalam pertemuan-pertemuan proyek dan pelatihan staf.

Aturan 2: Identifikasi Resiko awal Proyek Anda

Langkah pertama dalam manajemen risiko proyek adalah untuk mengidentifikasi risiko yang ada dalam proyek Anda. Inimembutuhkan pola pikir terbuka yang berfokus pada skenario masa depan yang mungkin terjadi. Dua sumber utama yang ada untukmengidentifikasi risiko, orang-orang dan kertas. Orang-orang anggota tim Anda bahwa setiap membawa pribadi merekapengalaman dan keahlian. Orang lain untuk berbicara dengan ahli di luar proyek Anda yang memiliki trekmerekam dengan jenis proyek atau pekerjaan yang Anda hadapi. Mereka dapat mengungkapkan beberapa jebakan Anda akanpertemuan atau beberapa peluang emas yang mungkin tidak terlintas dalam pikiran Anda. Wawancara dan timsesi (Brainstorming risiko) adalah metode umum untuk menemukan risiko orang tahu. Paper adalahcerita yang berbeda. Proyek cenderung menghasilkan sejumlah besar (elektronik) dokumen yang berisirisiko proyek. Mereka mungkin tidak selalu memiliki nama itu, tapi seseorang yang membaca dengan hati-hati (antarabaris) akan menemukan mereka. Rencana proyek, kasus bisnis dan perencanaan sumber daya baik pemula. Lainkategori rencana proyek lama, perusahaan Anda Intranet dan website khusus.

Apakah Anda mampu mengidentifikasi semua risiko proyek sebelum terjadi? Mungkin tidak. Namun jika Anda menggabungkanbeberapa metode identifikasi yang berbeda, Anda akan menemukan sebagian besar. Jika Anda berurusan dengandengan benar, Anda memiliki cukup waktu tersisa untuk risiko tak terduga yang terjadi.

Aturan 3: Berkomunikasi Tentang Risiko

Proyek gagal menunjukkan bahwa manajer proyek dalam proyek-proyek seperti itu sering tidak menyadari besarpalu yang hendak memukul mereka. Temuan menakutkan adalah bahwa sering seseorang proyekorganisasi benar-benar melakukan melihat bahwa palu, tetapi tidak memberitahu manajer proyek keberadaannya. JikaAnda tidak ingin ini terjadi dalam proyek Anda, Anda lebih baik memperhatikan komunikasi risiko.

Pendekatan yang baik adalah secara konsisten termasuk komunikasi risiko dalam tugas-tugas Anda melakukan. Jika Anda memilikirapat tim, membuat proyek risiko bagian dari agenda default (dan bukan item terakhir pada daftar!). Inimenunjukkan risiko yang penting bagi manajer proyek dan memberikan anggota tim "momen alami" untukmendiskusikannya dan melaporkan yang baru.

1

Page 2



Baris lain yang penting dari komunikasi adalah bahwa manajer proyek dan sponsor proyek ataupokok. Fokus upaya komunikasi Anda pada risiko besar di sini dan pastikan Anda tidak mengejutkanatasan atau pelanggan! Juga berhati-hati bahwa sponsor membuat keputusan tentang risiko atas, karenabiasanya beberapa dari mereka melebihi mandat dari manajer proyek.

Aturan 4: Pertimbangkan Kedua Ancaman dan Peluang

Risiko proyek memiliki konotasi negatif: mereka adalah "orang jahat" yang dapat membahayakan proyek Anda.Pendekatan risiko namun modern yang juga fokus pada risiko yang positif, peluang proyek. Ini adalahperistiwa yang tidak pasti yang bermanfaat untuk proyek Anda dan organisasi. Ini "orang baik" membuat proyek Andalebih cepat, lebih baik dan lebih menguntungkan.

Sayangnya, banyak dari tim proyek berjuang untuk menyeberangi garis finish, kelebihan beban dengan pekerjaan yangperlu dilakukan dengan cepat. Hal ini menciptakan dinamika proyek di mana hanya risiko negatif penting (jika timmempertimbangkan risiko sama sekali). Pastikan Anda membuat beberapa waktu untuk berurusan dengan peluang di Andaproyek, bahkan jika itu hanya setengah jam. Kemungkinannya adalah bahwa Anda melihat beberapa peluang dengan tinggimembayar-off yang tidak memerlukan investasi besar dalam waktu atau sumber daya.

Aturan 5: Klarifikasi Isu Kepemilikan

Beberapa manajer proyek pikir mereka dilakukan setelah mereka telah membuat daftar dengan risiko. Namun hal inihanya titik awal. Langkah berikutnya adalah untuk membuat jelas siapa yang bertanggung jawab untuk apa resiko! Seseorang harusmerasakan panas jika risiko tidak dirawat dengan benar. Caranya sederhana: menetapkan pemilik risiko untuk setiap risikobahwa Anda telah menemukan. Pemilik Risiko adalah orang dalam tim Anda yang memiliki tanggung jawab untuk mengoptimalkanrisiko ini untuk proyek tersebut. Efek yang benar-benar positif. Pada awalnya orang biasanya merasa tidak nyaman bahwamereka benar-benar bertanggung jawab atas risiko tertentu, tetapi dengan berjalannya waktu mereka akan bertindak dan melaksanakan tugas-tugas untukmengurangi ancaman dan meningkatkan peluang.

Kepemilikan juga ada di tingkat lain. Jika ancaman proyek terjadi, seseorang harus membayar tagihan. Initerdengar logis, tapi ini adalah masalah Anda harus mengatasi sebelum risiko terjadi. Terutama jika berbedaunit bisnis, departemen dan pemasok yang terlibat dalam proyek Anda, menjadi penting yangmenanggung konsekuensi dan harus mengosongkan dompetnya. Sebuah efek samping penting mengklarifikasikepemilikan efek risiko, adalah bahwa manajer lini mulai memperhatikan proyek, terutama ketika banyakuang yang dipertaruhkan. Masalah kepemilikan adalah sama pentingnya dengan peluang proyek. Perkelahian atas(Tak terduga) pendapatan dapat menjadi hobi jangka panjang manajemen.

Aturan 6: Prioritaskan Risiko

Seorang manajer proyek pernah mengatakan kepada saya "Saya memperlakukan semua risiko yang sama."Hal ini membuat hidup proyek benar-benar sederhana.Namun, itu tidak memberikan hasil yang terbaik. Beberapa risiko memiliki dampak yang lebih tinggi daripada yang lain.Oleh karena itu, lebih baik Anda menghabiskan waktu Anda pada risiko yang dapat menyebabkan kerugian terbesar dan keuntungan. Memeriksajika Anda memiliki showstoppers dalam proyek Anda yang bisa menggagalkan proyek Anda. Jika demikian, ini adalah Andaprioritas nomor 1. Risiko lainnya dapat diprioritaskan pada firasat atau, lebih obyektif, satu setkriteria. Kriteria tim proyek yang paling digunakan adalah untuk mempertimbangkan dampak dari risiko dan kemungkinan bahwa hal ituakan terjadi. Apapun prioritas ukuran yang kamu pakai, menggunakannya secara konsisten dan fokus pada risiko besar.

Aturan 7: Analisa Resiko

Memahami sifat risiko merupakan prasyarat untuk respon yang baik. Oleh karena itu luangkan waktu untukkita lihat lebih dekat pada risiko individu dan tidak melompat ke kesimpulan tanpa mengetahui apa risiko adalahtentang.

Analisis risiko terjadi pada tingkat yang berbeda. Jika Anda ingin memahami risiko pada tingkat individu hal ini sangatbermanfaat untuk berpikir tentang efek bahwa ia memiliki dan penyebab yang dapat membuat itu terjadi. Melihatefek, Anda dapat menggambarkan apa efek terjadi segera setelah risiko terjadi dan apa efekterjadi sebagai akibat dari efek utama atau karena waktu berlalu. Sebuah analisis yang lebih rinci mungkin menunjukkanurutan besarnya efek dalam kategori efek tertentu seperti biaya, lead time atau kualitas produk.Sudut lain untuk melihat risiko, adalah fokus pada peristiwa yang mendahului kejadian risiko, penyebab risiko.Sebutkan penyebab yang berbeda dan keadaan yang menurunkan atau meningkatkan kemungkinan.

Tingkat lain dari analisis risiko adalah menyelidiki seluruh proyek. Setiap manajer proyek perlu untuk menjawabpertanyaan biasa tentang total anggaran yang dibutuhkan atau tanggal proyek akan selesai. Jika Anda mengambil risikomemperhitungkan, Anda dapat melakukan simulasi untuk menunjukkan sponsor proyek Anda seberapa besar kemungkinan itu adalah bahwa Anda selesai padadiberikan tanggal atau dalam jangka waktu tertentu. Sebuah latihan yang sama dapat dilakukan untuk biaya proyek.

2

Page 3

Informasi yang Anda kumpulkan dalam analisis risiko akan memberikan wawasan berharga dalam proyek Anda danmasukan yang diperlukan untuk menemukan tanggapan yang efektif untuk mengoptimalkan risiko.

Aturan 8: Merencanakan dan Melaksanakan Responses Risiko

Menerapkan respon risiko adalah kegiatan yang benar-benar menambah nilai untuk proyek Anda. Anda mencegahancaman yang terjadi atau meminimalkan efek negatif. Eksekusi adalah kunci di sini. Aturan lain telah membantu Anda untukpeta, memprioritaskan dan memahami risiko. Ini akan membantu Anda untuk membuat rencana tanggap risiko suara yangberfokus pada kemenangan besar.

Jika Anda berurusan dengan ancaman Anda pada dasarnya memiliki tiga pilihan, menghindari risiko, minimalisasi risiko dan risikopenerimaan. Menghindari risiko berarti Anda mengatur proyek Anda sedemikian rupa bahwa Anda tidak menghadapirisiko lagi. Ini bisa berarti mengubah pemasok atau mengadopsi teknologi yang berbeda atau, jika Anda berurusan dengan



risiko fatal, mengakhiri proyek. Menghabiskan lebih banyak uang pada sebuah proyek ditakdirkan adalah investasi yang buruk.

Kategori terbesar dari tanggapan adalah orang-orang untuk meminimalkan risiko. Anda dapat mencoba untuk mencegah risikoterjadi dengan mempengaruhi penyebab atau menurunkan efek negatif yang dapat terjadi. Jika Anda memilikidilakukan dengan benar aturan 7 (analisis risiko) Anda akan memiliki banyak kesempatan untuk mempengaruhinya. Sebuah akhirrespon untuk menerima risiko. Ini adalah pilihan yang baik jika efek pada proyek ini adalah minimal ataukemungkinan untuk mempengaruhi itu terbukti sangat sulit, memakan waktu atau relatif mahal. Hanya membuatyakin bahwa itu adalah pilihan sadar untuk menerima risiko tertentu.

Tanggapan peluang risiko adalah kebalikan dari orang-orang untuk ancaman. Mereka akan fokus pada mencariresiko, memaksimalkan mereka atau mengabaikan mereka (jika peluang terbukti terlalu kecil).

Aturan 9: Daftar Proyek Risiko

Aturan ini adalah tentang pembukuan (namun jangan berhenti membaca). Mempertahankan log resiko memungkinkan Anda untuk melihatkemajuan dan pastikan bahwa Anda tidak akan melupakan satu atau dua risiko. Ini juga merupakan alat komunikasi yang sempurna yangmenginformasikan anggota tim dan stakeholder apa yang sedang terjadi (rule 3).

Log risiko yang baik berisi deskripsi risiko, menjelaskan masalah kepemilikan (aturan 5) dan memungkinkan Anda untuk melakukanbeberapa dasar kita analisis berkaitan dengan sebab dan akibat (rule 7). Kebanyakan manajer proyek tidak benar-benarmenyukai tugas-tugas administratif, tapi melakukan pembukuan Anda berkaitan dengan risiko terbayar, terutama jikasejumlah risiko besar. Beberapa manajer proyek tidak ingin merekam risiko, karena mereka merasa inimembuatnya lebih mudah untuk menyalahkan mereka dalam hal yang salah. Namun sebaliknya adalah benar. Jika Anda merekamrisiko proyek dan tanggapan yang efektif Anda telah menerapkan, Anda membuat track record bahwa tidak adadapat menyangkal. Bahkan jika risiko terjadi bahwa derails proyek. Melakukan proyek adalah mengambil risiko.

Rule 10: Melacak Risiko dan Tugas Associated

Risiko mendaftar telah Anda buat sebagai hasil dari aturan 9, akan membantu Anda untuk melacak risiko dan terkaittugas. Pelacakan tugas adalah pekerjaan sehari-hari untuk setiap manajer proyek. Mengintegrasikan tugas risiko ke dalamrutinitas sehari-hari adalah solusi termudah. Tugas risiko dapat dilakukan untuk mengidentifikasi atau menganalisis risiko ataumenghasilkan, memilih dan menerapkan tanggapan.

Pelacakan risiko berbeda dari tugas pelacakan. Ini berfokus pada situasi saat ini risiko. Resiko apalebih mungkin terjadi? Apakah kepentingan relatif dari risiko berubah? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantumemperhatikan risiko yang paling penting untuk nilai proyek Anda.

10 Aturan risiko emas di atas memberikan panduan tentang bagaimana menerapkan manajemen risiko berhasildalam proyek Anda. Namun, perlu diingat bahwa Anda selalu dapat meningkatkan. Oleh karena itu aturan nomor 11 akanadalah dengan menggunakan pendekatan Kaizen Jepang: mengukur dampak dari upaya manajemen risiko danterus melaksanakan perbaikan untuk membuatnya lebih baik.

Sukses dengan proyek Anda!

Bart Jutte adalah pendiri dan konsultan di Concilio, sebuah perusahaan yang berbasis NL yang mengkhususkan diri dalam risiko proyekmanajemen. Concilio menawarkan konsultasi, pelatihan dan menjual mudah digunakan manajemen risiko sendirisoftware. Sebuah demo gratis tersedia di ProjectFuture.

© Proyek Pintar 2000-2010. All rights reserved.

3

10 aturan emas proyek

Documents