1 sp pendokumentasian naskah foto dan audio visual kegiatan presiden dan kegiatan penting lainnya

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 174 -

b. Biro Pers, Media, dan Informasi 1) Standar Pelayanan Pendokumentasian Naskah, Foto, dan Audio

Visual Kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan Kegiatan Penting Lainnya di Lingkungan Sekretariat Presiden

STANDAR PELAYANAN PENDOKUMENTASIAN NASKAH, FOTO, DAN AUDIO VISUAL

KEGIATAN PRESIDEN, DAN/ATAU ISTRI/SUAMI PRESIDEN, TAMU NEGARA, DAN KEGIATAN PENTING LAINNYA

DI LINGKUNGAN SEKRETARIAT PRESIDEN

BAGIAN KESATU PENDAHULUAN

A. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 7 Tahun 2006 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Pengurusan ArsipSekretariat Negara Republik Indonesia

3. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 8 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Standar Pelayanan Sekretariat Negara Republik Indonesia

4. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara

B. Latar Belakang

Dalam rangka menyediakan dokumentasi naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya sebagai bahan pertimbangan perangkat Presiden yang menyangkut kebijakan-kebijakan yang pernah disampaikan sebagai dasar pengambilan keputusan berikutnya, perlu dilakukan kegiatan pendokumentasian naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya. Agar kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, maka diperlukan standar pelayanan.

C. Maksud ...


- 175 -

C. Maksud dan Tujuan Maksud penetapan Standar Pelayanan Pendokumentasian Naskah, Foto, dan Audio Visual Kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan Kegiatan Penting Lainnya di Lingkungan Sekretariat Presiden adalah untuk sebagai panduan bagi pelaksana pelayanan dan sebagai informasi bagi pengguna pelayanan mengenai pelaksanaan dokumentasi naskah, foto dan audio visual kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di lingkungan Sekretariat Presiden.

Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem dan meningkatkan kinerja Biro Pers, Media, dan Informasi dalam melaksanakan pelayanan dokumentasi naskah, foto, dan audio visual di lingkungan Sekretariat Presiden.

D. Ruang Lingkup 1. Unit pelayanan yang melaksanakan pendokumentasian naskah, foto, dan

audio visual kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di lingkungan Sekretariat Presiden adalah Biro Pers, Media, dan Informasi.

2. Pelaksana pelayanan: a. untuk pendokumentasian naskah adalah Kepala Bagian Pers, Kepala

Subbagian Dukungan Pemberitaan beserta staf. b. untuk pendokumentasian foto dan audio visual adalah Kepala Bagian

Peliputan dan Dokumentasi, Kepala Subbagian Peliputan Fotografi dan Kepala Subbagian Peliputan Audio Visual beserta staf.

3. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Biro Pers, Media dan

Informasi.

4. Sasaran yang hendak dicapai adalah terwujudnya acuan baku dalam melaksanakan pendokumentasian naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di lingkungan Sekretariat Presiden, sehingga pelaksanaannya dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

5. Pengguna pelayanan adalah Presiden, Istri/Suami Presiden, serta pihak terkait (seluruh satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Sekretaiat Presiden, instansi terkait, media cetak dan elektronik, serta masyarakat umum).

6. Keluaran ...


- 176 -

6. Keluaran (output) pelayanan adalah dokumentasi naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya.

7. Kemanfaatan (outcome) pelayanan adalah sebagai bahan pertimbangan

perangkat Presiden yang menyangkut kebijakan-kebijakan yang pernah disampaikan sebagai dasar pengambilan keputusan berikutnya, dan tersampaikannya pesan kepada masyarakat umum melalui media cetak atau elektronik.

8. Standar kompetensi pelaksana: a. Memiliki pengetahuan tentang teknik pendokumentasian naskah, foto,

dan audio visual b. Mampu mentransfer/mengalihmediakan dokumentasi c. Mengetahui perangkat keras dan perangkat lunak komputer

BAGIAN ...


- 177 -

BAGIAN KEDUA KERANGKA PROSEDUR DAN STANDAR PELAYANAN

A. Kerangka Prosedur

Pelaporan hasil rencana kerja kepada Karo Pers, Media dan Informasi (PMI)

(30 menit)

Pemberian arahan Karo PMI (10 menit)

Pengumpulan dokumentasi (naskah, foto, audio visual) hasil liputan kegiatan Presiden dan/atau

Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di Biro Pers, Media

dan Informasi (1 hari)

Pengklasifikasian naskah, foto, dan audio visual (1 hari)

Penyusunan rencana kerja berdasarkan arahan pimpinan, inisiatif sendiri, atau permintaan dari pihak terkait (3 hari)

Pengolahan dokumentasi hasil liputan (back up, transfer, editing) (2 hari)

Penggandaan dan penjilidan naskah (3 hari)

Penggandaan foto (2 jam)

Penggandaan audio visual (3 jam)

B. Prosedur ...

Penyimpanan naskah, foto, dan audio visual ke dalam tempat penyimpanan masing-masing (1 jam)


- 178 -

B. Prosedur Pelayanan 1. Penyusunan rencana kerja berdasarkan arahan pimpinan, inisiatif sendiri,

atau permintaan dari pihak terkait (3 hari) a. Kepala Subbagian Dukungan Pemberitaan beserta staf menyusun

rencana kerja untuk kegiatan pendokumentasian naskah. b. Kepala Subbagian Fotografi beserta staf menyusun rencana kerja

untuk kegiatan pendokumentasian foto. c. Kepala Subbagian Peliputan Audio Visual beserta staf menyusun

rencana kerja untuk kegiatan pendokumentasian audio visual.

2. Pelaporan hasil rencana kerja kepada Karo Pers, Media dan Informasi (30 menit) a. Kepala Bagian Pers melaporkan rencana kerja yang telah disusun

kepada Kepala Biro Pers, Media dan Informasi. b. Kepala Bagian Peliputan dan Dokumentasi melaporkan rencana kerja

yang telah disusun kepada Kepala Biro Pers, Media dan Informasi.

3. Kepala Biro Pers, Media dan Informasi memberikan arahan kepada (10 menit): a. Kepala Bagian Pers untuk mendokumentasikan naskah kegiatan

Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya;

b. Kepala Bagian Peliputan dan Dokumentasi untuk mendokumentasikan hasil peliputan acara Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya.

4. Kepala Bagian, Kepala Subbagian, beserta staf mengumpulkan

dokumentasi (naskah, foto, dan audio visual) hasil liputan kegiatan Presiden dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya (1 hari).

5. Kepala Subbagian beserta staf mengklasifikasikan dokumentasi naskah,

foto, dan audio visual (1 jam).

6. Pengolah Data masing-masing Bagian mengolah dokumentasi hasil liputan, yaitu dengan cara back up, transfer, dan editing (2 hari).

7. Pengadministrasi Umum masing-masing Bagian melaksanakan:

a. penggandaan dan penjilidan naskah (3 hari); b. penggandaan foto (2 jam); c. penggandaan audio visual (3 jam).

8. Pengadministrasi ...


- 179 -

8. Pengadministrasi Umum masing-masing Bagian menyimpan naskah, foto, dan audio visual ke dalam tempat penyimpanan masing-masing (1 jam).

C. Persyaratan

1. Persyaratan administratif/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana pelayanan: a. Adanya rencana kegiatan yang merupakan arahan pimpinan, inisiatif

sendiri, atau permohonan dokumentasi dari pihak terkait (satuan organisasi/unit kerja, media, atau masyarakat umum) dengan menyebutkan tema acara serta waktu dan tempat kegiatan.

b. Memiliki kompetensi sesuai dengan jenjang masing-masing.

2. Persyaratan administratif/teknis bagi pengguna pelayanan: Berkepentingan dengan hasil dokumentasi naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di lingkungan Sekretariat Presiden.

D. Sarana dan Prasarana Pelayanan

Komputer/notebook, telepon, faksimile, printer, mesin fotokopi, CDR, DVDR, DVCam cassete, alat transfer audio visual, scanner, alat cetak foto, kertas foto, tinta printer, dan e-mail

E. Biaya Pelayanan Tidak ada

F. Tempat Pelayanan Pelayanan dokumentasi naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di Lingkungan Sekretariat Presiden diselenggarakan di Biro Pers, Media dan Informasi, Deputi Kepala Sekretariat Presiden Bidang Protokol, Pers, dan Media.

G. Jadwal ...


- 180 -

G. Jadwal Pelayanan

Pelayanan dokumentasi naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di lingkungan Sekretariat Presiden dilaksanakan selama jam kerja kedinasan, dan apabila diperlukan dapat dilaksanakan di luar hari dan jam kerja.

H. Penanganan/Tidak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan

1. Pengaduan/keluhan/masukan yang berkaitan dengan pelayanan dokumentasi naskah, foto, dan audio visual kegiatan Presiden, dan/atau Istri/Suami Presiden, Tamu Negara, dan kegiatan penting lainnya di Lingkungan Sekretariat Presiden disampaikan kepada Kepala Biro Pers, Media dan Informasi.

2. Kepala Biro Pers, Media dan Informasi dapat mendelegasikan wewenang kepada Kepala Bagian Peliputan dan Dokumentasi untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan.

3. Kepala Bagian Peliputan dan Dokumentasi beserta Kepala Subbagian Peliputan Fotografi dan Kasubbag Audio Visual menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan.

2) Standar ...

1 sp pendokumentasian naskah foto dan audio visual kegiatan presiden dan kegiatan penting lainnya

Documents