1. pendahuluan 1.1 latar belakang -...

1

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Untuk dapat bertahan dan berkembang dalam menjalankan bisnis,

perusahaan membutuhkan informasi. Informasi merupakan salah satu faktor yang

penting bagi perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. Informasi dari suatu

perusahaan, terutama informasi keuangan, dibutuhkan oleh pihak eksternal dan

pihak internal. Untuk memenuhi kebutuhan informasi keuangan bagi pihak

eksternal maupun internal perusahaan, disusunlah suatu sistem informasi

akuntansi secara manual maupun terkomputerisasi.

Seiring dengan perkembangan usaha dan banyaknya transaksi yang terjadi

di perusahaan seperti transaksi penjualan dan pembelian mengakibatkan sistem

informasi yang dilakukan secara manual kurang memberikan kebutuhan informasi

secara cepat bagi perusahaan. Dengan sistem informasi yang terkomputerisasi ini,

pemrosesan data dan informasi dapat menjadi lebih mudah, cepat dan tepat.

Sehingga kinerja pada perusahaan juga menjadi efisien. Keuntungan lainnya

adalah kemungkinan dokumen yang hilang menjadi lebih kecil karena dokumen

yang ada disimpan dalam database perusahaan. Selain itu dapat menghemat biaya

maupun tenaga kerja, data dapat diupdate tepat waktu dan tepat dalam

pengambilan keputusan. Dengan pertimbangan keuntungan dari sistem informasi

yang terkomputerisasi dan semakin cepatnya perkembangan teknologi informasi,

maka sistem informasi akuntansi dan pemrosesan data yang ada dalam suatu

badan usaha harus disesuaikan dengan perkembangan agar dapat tetap bertahan

dalam persaingan.

2

Apotek Sukorejo ini adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang

penyediaan obat – obatan. Kegiatan yang dilakukan apotek ini yaitu transaksi

penjualan obat – obatan kepada konsumen dan transaksi pembelian obat dari

supplier. Penjualan dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan menggunakan resep

dokter dan juga tanpa resep dokter. Selain menjual obat yang sudah jadi, apotek

juga menjual obat racikan yang diracik berdasarkan resep. Berbagai transaksi

masih dilakukan secara manual. Kegiatan dan kebutuhan akan informasi dalam

apotek juga semakin berkembang. Pengelola apotek ingin mendapatkan informasi

yang cepat dan tepat. Hal ini belum dapat dipenuhi oleh sistem informasi

akuntansi manual yang sekarang.

Semakin banyaknya transaksi dan tugas yang dikerjakan oleh karyawan

pencatatan atas transaksi tertunda sehingga data transaksi yang dimiliki tidak up to

date. Seperti dalam pencataan penjualan yang dilakukan oleh apotek yaitu

melaporan penjualan harian yaitu jumlah penjualan yang terjadi tanpa dirinci

barang apa saja yang dibeli oleh konsumen. Sehingga menyulitkan apabila ingin

mengetahui penjualan masing – masing barang. Selain itu, apotek mengalami

kesulitan untuk melakukan pengendalian atas transaksi pengeluaran khususnya

menyangkut pengeluaran atas pembelian barang dagang secara tunai dan kredit.

Dalam menentukan jumlah persediaan barang dagang dilakukan secara manual,

sehingga informasi yang diperoleh membutuhkan waktu yang lama. Hal ini

menyebabkan informasi yang dibutuhkan oleh bagian pembelian mengenai jumlah

persediaan barang dagang tidak akurat. Menyebabkan dalam pemesanan barang

3

dagangan memungkinkan jumlah yang berlebihan sehingga jumlah hutang

semakin bertambah dan pengeluaran kas menjadi meningkat.

Permasalahannya adalah pencatatan sistem informasi pada Apotek

Sukorejo ini masih dilakukan secara manual sehingga menimbulkan ketidak

lengkapan informasi. Selain itu, dengan semakin banyaknya jenis obat, maka

proses pendataan yang dilakukan secara manual akan membutuhkan waktu yang

lama. Oleh sebab itu, apotek ini perlu mengubah sistem informasinya dari sistem

manual menjadi sistem terkomputerisasi yang diharapkan dapat membantu apotek

dalam penanganan fungsi administrasi dan pendataan transaksi – transaksi yang

terjadi dengan cepat, tepat dan memperoleh informasi yang baik untuk

pengambilan keputusan.

1.2 Masalah Penelitian

Berdasarkan kondisi di atas perusahaan mengharapkan akan kebutuhan

informasi yang memadai, sehingga informasi yang didapatkan lebih cepat dan

dapat diandalkan. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah merancang

sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan siklus

pengeluaran.

1.3 Persoalan Penelitiaan

- Bagaimana sistem informasi akuntansi manual atas siklus pendapatan dan

siklus pengeluaran pada Apotek Sukorejo – Kendal?

4

- Bagaimana sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus

pendapatan dan siklus pengeluaran pada Apotek Sukorejo – Kendal

dengan menggunakan Microsoft Access 2007?

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

- Membantu perusahaan dalam merancangkan Sistem Informasi Akuntansi

terkomputerisasi atas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada

Apotek Sukorejo – Kendal.

- Memberi masukan bagi pihak apotek mengenai sistem akuntansi

terkomputerisasi yang diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam

melakukan pencatatan dan pengolahan data agar menghasilkan suatu

informasi yang baik.

2. Tinjauan Literatur

2.1 Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan

pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang

dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan –

penjualan tersebut (Romney dan Steinbart, 2006). Tujuan sistem informasi

akuntansi dalam siklus pendapatan adalah untuk menunjang pelaksanaan aktivitas

– aktivitas bisnis dengan pemrosesan transaksi data secara efektif. Pertukaran

informasi eksternal yang paling utama dalam siklus ini adalah dengan pelanggan.

Informasi mengenai berbagai aktivitas siklus pendapatan juga mengalir ke

aktivitas siklus lainnya.

5

Empat aktivitas bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan sebagai

berikut (Romney dan Steinbart, 2006) :

a. Penerimaan pesanan penjualan

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para

pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, yang bertanggung

jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses

entri pesanan penjualan. Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga

tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui

kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan pelanggan.

b. Pengiriman barang kepada pelanggan

Aktivitas kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan

pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan. Proses

pengiriman ada dua tahap yaitu mengambil dan mengepak pesanan dan

mengirim pesanan. Departemen bagian gudang dan pengiriman melakukan

aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut mencakup penyimpanan persediaan

dan akhirnya mempertanggungjawabkannya pada wakil direktur.

c. Penagihan dan pencataan piutang usaha

Aktivitas ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para

pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Penagihan dan

pembaharuan piutang usaha sebagai proses terpisah dan dalam praktiknya

kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen

akuntansi.

6

d. Pengumpulan kas

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah pengumpulan kas. Kasir,

orang yang melapor pada bendahara, mengenai kiriman uang pelanggan

dan menyimpan ke bank.

Input dari siklus pendapatan adalah data – data pesanan pelanggan, seperti

order penjualan atau faktur penjualan. Data tersebut akan dikumpulkan dan di

catat untuk memproses pesanan pelanggan. Sehingga dapat menghasilkan laporan

penjualan, laporan pengiriman barang, dan laporan penerimaan kas.

2.2 Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) menurut Romney dan Steinbart

(2006) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait

yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan

utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total

memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang

dibutuhkan organisasi.

Pada siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu : (Romney

dan Steinbart, 2006)

a. Memesan barang

Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan

atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah ini

adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak barang yang

dibeli, dan dari pemasok mana barang tersebut akan dibeli. Dokumen yang

7

dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembelian

(purchase order).

b. Menerima dan menyimpan barang

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan

penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab

untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen

yang dibuat dalam proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan

(receiving report).

c. Membayar untuk barang

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur

penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan

pembayaran.

Input dari siklus pengeluaran adalah catatan persediaan untuk transaksi

pembelian dan tagihan dari supplier untuk transaksi pengeluaran kas. Data – data

tersebut akan dipersiapkan untuk memproses pembelian barang dagang dan

perlunasan pembayaran kepada supplier. Laporan yang akan di hasilkan dalam

siklus pengeluaran ini berupa laporan order pembelian, laporan pengiriman

barang, laporan pembelian, laporan pengeluaran kas.

2.3 Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart (2006) adalah

serangkaian dari suatu atau lebih komponen yang saling berelasi dan berinteraksi

untuk mencapai suatu tujuan, yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan

teknologi informasi. Perbedaan antara sistem informasi manual dengan sistem

8

informasi berbasis komputer terletak pada bagaimana sistem tersebut

dioperasikan.

Menurut Romney dan Steinbart (2006) sistem informasi terdiri dari lima

komponen, yaitu:

1. Orang – orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan

berbagai fungsi.

2. Prosedur – prosedur, baik manual maupun terotomatisasi, yang dilibatkan

dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data mengenai

aktivitas organisasi.

3. Data tentang proses – proses bisnis organisasi.

4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.

5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan

pendukung dan peralatan untuk komuniasi jaringan.

Dari kelima komponen di atas maka terbentuk fungsi sistem informasi

akuntansi dalam perusahaan, yang menurut Romney dan Steinbart (2006) sebagai

berikut:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas dan transaksi

sehingga organisasi dapat melakukan evaluasi sesuatu yang terjadi.

2. Memproses data menjadi informasi yang bermanfaat untuk pengambilan

keputusan yang memungkinkan manajemen untuk melakukan planning,

menjalankan dan mengontrol aktivitas.

9

3. Menyediakan kontrol untuk menjaga aset organisasi termasuk data itu

sendiri. Kontrol ini meyakinkan bahwa data tersedia pada waktu

dibutuhkan dan harus akurat dan terpecaya.

Dengan adanya ketiga fungsi sistem informasi akuntansi di dalam

perusahaan maka informasi yang diperoleh dapat dipakai oleh perusahaan untuk

mencapai tujuan dan sasarannya. Agar informasi berguna dalam pengambilan

keputusan, harus memiliki kriteria – kriteria sebagai berikut (Romney dan

Steinbart, 2006) :

1. Relevan

Informasi relavan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki

kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi,

menginformasikan atau memperbaiki ekspektasi sebelumnya.

2. Andal (Reliable)

Informasi andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara

akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi.

3. Lengkap (Complete)

Informasi lengkap jika menghilangkan aspek – aspek penting dari kejadian

yang merupakan dasar masalah atau aktivitas – aktivitas yang diukurnya.

4. Tepat waktu (Timely)

Informasi tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk

memungkinkan pengambilan keputusan menggunakannya untuk membuat

keputusan.

10

5. Dapat dipahami (Understandable)

Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai

dan jelas.

6. Dapat diverivikasi (Verifiable)

Informasi dapat diverifikasi jika dapat dibandingakan antara dua orang

dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen, dan masing –

masing akan menghasilkan informasi yang sama.

Didalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam data dan transaksi

keuangan, karena itu penting bagi perusahaan untuk mengelompokan transaksi –

transaksi tersebut agar lebih teratur dan lebih mudah untuk diproses.

Pengelompokan transaksi berdasarkan kesamaan unsur dan atau sasaran disebut

dengan siklus transaksi, yang terdiri dari:

1. Siklus pendapatan (revenue) mencakup kegiatan penjualan dan

penerimaan dalam bentuk tunai.

2. Siklus pengeluaran (expenditure) mencakup kegitan pembelian dan

pengeluaran dalam bentuk tunai.

3. Siklus penggajian (payroll) mencakup kegiatan mengontrak dan

menggaji pegawai.

4. Siklus produksi (production) mencakup kegiatan mengubah bahan

mentah menjadi produk jadi.

5. Siklus keuangan (finance) mencakup kegiatan untuk mendapatkan

dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.

11

Terkait dengan siklus – siklus yang tertera di atas peneliti memilih

penelitiannya pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran sebagaimana telah

dijelaskan di atas. Sistem informasi akuntansi di harapkan akan membantu setiap

aktivitas di bagian penjualan dan bagian pembelian dengan melihat data dokumen

dan bukti – bukti transaksi perusahaan.

2.4 Perancangan Basis Data Model Data REA (Resource, Event, Agent)

Dalam pembuatan suatu sistem yang baik diperlukan perancangan basis

data yang baik. Basis data sebagai tempat penyimpanan data merupakan salah satu

aspek penting yang akan menentukan mutu kerja data program yang dibuat.

Pembuatan basis data (database) adalah proses menyusun database agar database

tersebut benar – benar mewakili seluruh aspek organisasi, termasuk interaksi

organisasi dengan lingkungan eksternal (Romney dan Steinbart, 2006). Dalam

memfasilitasi desain database, terdapat dua alat khusus yang dapat digunakan

yaitu pembuatan diagram hubungan entitas (ER) dan pembuatan model data REA

(Resource, Event, Agent).

Model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database

sistem informasi akuntansi sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus

pada aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai satu organisasi.

Model data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara

mengidentifikasikan entitas apa yang seharusnya dimasukkan kedalam database

sistem informasi akuntansi, dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur

antar entitas dalam database tersebut (Romney dan Steinbart, 2006).

12

Model data REA mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga ketegori, yaitu :

Resources (sumber daya), didefinisikan sebagai segala sesuatu yang

memiliki nilai ekonomi terhadap organisasi. Misalnya kas, persediaan,

peralatan, gudang, pabrik, tanah.

Event (kegiatan), merupakan bebagai macam kegiatan bisnis

perusahaan dimana manajemen ingin mendapatkan informasi untuk

merencanakan atau mengendalikan tujuan. Beberapa event

mempengaruhi secara langsung kuantitas dari resources.

Agent (pelaku), merupakan sekumpulan orang dan organisasi yang

berpartisipasi dalam event dan tentang informasi apa yang diinginkan

untuk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi tujuan.

Pengembangan model REA yang telah disebutkan di atas, meliputi empat

langkah, yaitu (Romney dan Steinbart, 2006):

1. Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang memiliki

dualitas dasar memberi-untuk-menerima dalam siklus tersebut.

2. Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan

pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan

tersebut.

3. Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah

kegiatan tersebut harus dipecah menjadi kombinasi dari dari satu atau

lebih kegiatan pertukaran ekonomi.

13

4. Menetapkan kardinalitas setiap hubungan. Kardinalitas menunjukkan

bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke

perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya.

2.5 Mengimplementasikan Model Data REA dalam Database Relasional

Diagram REA digunakan untuk merancang struktur database relasional

yang baik. Ada tiga tahap untuk mengimplementasikan diagram REA kedalam

database relational, yaitu:

1. Membuat tabel untuk setiap entitas dan relationship N:M

Nama setiap tabel harus sama dengan nama entitas yang diwakilinya.

Nama tabel untuk relationship N:M merupakan gabungan dari dua nama

entitas yang dihubungkan.

2. Menentukan attribute untuk setiap tabel

Setiap tabel harus memiliki primery key yang dicantumkan pada setiap

tabel. Setiap tabel harus memiliki primary key yang membuat unik baris

dalam tabel.

3. Mengiplementasikan Relationship 1:1 dan 1:N

Dalam database relational, relationship 1:1 dapat diimplementasikan

dengan memasukkan primary key suatu entitas sebagai foreign key pada

entitas lain. Minimun cardinality relationship dapat digunakan untuk

menentukan mana yang lebih efisien.

14

3.Metodologi Penelitian

3.1 Objek Penelitian

Objek penelitian ini adalah Apotek Sukorejo yang bertempat di Jl. Raya

alun – alun no. 07 Sukorejo, Kendal – Jawa Tengah. Penelitian ini dilakukan atas

siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yaitu pada transaksi penjualan dan

transaksi pembelian yang terjadi pada Apotek Sukorejo. Siklus pendapatan dan

siklus pengeluaran ini diambil dari transaksi penjualan dan transaksi pembelian

obat saja.

3.2 Jenis Data dan Sumber Data

Siagian Dergibson (2006) mengatakan data primer adalah data yang

diperoleh langsung oleh peneliti dari sumber pertama (tidak melalui perantara).

Data primer pada penelitian ini berupa prosedur – prosedur dan aktivitas yang

dilakukan pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Apotek Sukorejo.

Data sekunder adalah informasi yang diperoleh secara tidak langsung dan

merupakan hasil olahan lebih lanjut (Siagian Dergibson, 2006). Data sekunder

pada penelitian diperoleh dari dokumen – dokumen transaksi apotek yang berupa

formulir – formulir yang digunakan oleh bagian penjualan, pembelian barang

dagangan. Misalnya seperti surat order penjualan dan pembelian, dokumen

penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Sumber data primer dan sekunder ini

diperoleh langsung dari pengelola dan karyawan Apotek Sukorejo.

15

3.3 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data primer dilakukan dengan cara wawancara langsung

dengan pimpinan dan karyawan mengenai kebutuhan penggunaan database

mengenai siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Apotek Sukorejo.

Sedangkan pengumpulan data sekunder dilakukan dengan mengumpulkan

dokumen – dokumen yang tersedia di Apotek Sukorejo, seperti laporan

pemesanan barang, laporan penjualan dan laporan pembelian. Sedangkan alat

yang digunakan dalam penelitian ini adalah Microsoft access 2007.

3.4 Teknik Analisis

Teknik analisis yang digunakan dalam menjawab persoalan penelitian

yang telah dirumuskan adalah teknik analisis deskriptif yaitu teknik analisis yang

hanya mengumpulkan, menyajikan serta menganalisa data sehingga dapat

memberikan gambaran yang cukup jelas atas objek yang diteliti untuk menarik

kesimpulan dan membuat saran (Bararoh, 2008).

3.5 Langkah – Langkah Analisis

Langkah – langkah analisis sistem informasi yang hendak dilakukan yaitu:

1. Mengidentifikasikan setiap aktivitas dari siklus pendapatan dan siklus

pengeluaran yang ada pada bagian penjualan dan bagian pembelian.

2. Mengidentifikasikan entitas yang berhubungan dengan siklus pendapatan

dan siklus pengeluaran.

3. Menganalisis kardinalitas antar entitas pada siklus pendapatan dan

pengeluaran.

16

4. Merancang database siklus pendapatan dan siklus pengeluaran dengan

menggunakan Microsoft Access 2007.

5. Merancang tabel, form, report, dan switchboard (menu utama).

6. Melakukan uji coba sistem yang telah dirancang.

4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Objek Penelitian

Apotek Sukorejo berdiri sejak tahun 1990 yang awalnya toko obat berijin

dengan pimpinan asisten apoteker. Berubah menjadi apotek pada tahun 1994

dengan pimpinan Apoteker. Apotek ini beralamat di Jalan alun – alun No. 07

Sukorejo – Kendal. Apotek ini telah mendapat ijin dengan nomor surat ijin

SK.180/303/SIA/XXII/2009. Apotek Sukorejo ini melakukan kegiatannya setiap

hari kecuali hari libur besar, mulai pukul 08.00 sampai dengan pukul 19.00 WIB.

Apotek Sukorejo memiliki lima orang karyawan sebagai karyawan tetap

dan satu karyawan honorer di bawah pimpinan Bapak Arif Wicaksono sebagai

apoteker Apotek Sukorejo. Sistem penjualan dan pembelian yang dilakukan pada

Apotek Sukorejo menggunakan sistem yang masih manual. Dalam Apotek

Sukorejo ini belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi.

Dalam memperoleh persediaan obat, Apotek Sukorejo melakukan

pembelian kepada supplier – suplier atau pedagang besar farmasi (PBF) yang

menawarkan berbagai jenis obat-obatan pada Apotek Sukorejo. Jumlah supplier

yang dimiliki oleh Apotek Sukorejo sampai saat ini kurang lebih 20 (duapuluh)

supplier. Transaksi pembelian yang dilakukan secara tunai maupun kredit

17

tergantung dari perjanjian dengan pihak supplier. Saat ini, jumlah obat – obatan

yang tersedia pada Apotek Sukorejo kurang lebih 700 macam obat dan akan terus

bertambah, karena munculnya obat – obat yang baru.

Apotek Sukorejo awalnya hanya melayani pembelian obat secara eceran

saja, namun dengan perkembangan yang terjadi, Apotek Sukorejo memiliki

pelanggan tetap yang kebanyakan adalah bidan dan perawat yang menyediakan

obat di tempat prakteknya. Sistem pembayaran pada Apotek Sukorejo ini

dilakukan secara tunai. Apotek Sukorejo juga melayani pembelian dengan

menggunakan resep.

4.1.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi pada Apotek Sukorejo selama ini tidak dibuat secara

tertulis atau formal, namun pelaksanaan operasionalnya dapat terlihat adanya

pembagian kerja dimana karyawan – karyawan yang ada bekerja berdasarkan

pembagian tugas yang sudah ada di Apotek.

Berikut ini adalah gambar struktur organisasi pada Apotek Sukorejo:

PIMPINAN

APOTEKER PRAMUNIAGAADMINISTRASI BAGIAN GUDANG

ASISTEN

APOTEKER KURIR

Gambar 4.1 Struktur Organisasi

18

Berikut ini adalah pembagian tugas yang ada di Apotek Sukorejo

berdasarkan hasil wawancara dengan pimpinan dan karyawan di Apotek Sukorejo:

a. Pimpinan

- Menerima laporan – laporan

- Membuat kebijakan tentang rencana jumlah pembelian dan jumlah

minimal stock setiap persediaan obat

- Menetapkan kebijakan kerja

- Mengawasi seluruh kegiatan yang berlagsung pada apotek

- Membuat keputusan atas penambahan atau pengurangan karyawan

b. Apoteker

- Mengawasi tugas asisten apoteker dalam meracik obat

- Membina kerjasama dengan karyawan

c. Asisten Apoteker

- Menangani pelayanan pembelian obat yang menggunakan resep

- Membuat dan meracik obat – obatan sesuai resep dokter

- Membuat salinan resep

- Membuat etiket obat dan memberikan harga

d. Pramuniaga

- Menerima order dari pelanggan sesuai dengan apa yang diminta dari

pelanggan

- Menerima permintaan obat dari pembeli kemudian mencari obat yang

dibutuhkan oleh pembeli

- Menyerahkan obat kepada pembeli

19

- Membuat faktur penjualan guna memenuhi kewajiban untuk pelaporan

e. Administrasi

- Melakukan pembelian obat ke supplier PBF (Pedagang Besar Farmasi)

atau sales obat

- Melakukan pembayaran kepada supplier PBF (Pedagang Besar

Farmasi) atau sales obat

- Menyiapkan dan membuat laporan faktur – faktur pembelian dari

distributor

f. Bagian Gudang

- Menerima order pesanan dari pelanggan

- Memeriksa pesanan apakah sudah sesuai dengan permintaan atau

belum

- Mengambil obat yang diminta dari bagian depan untuk pembeli atau

untuk resep jika stok di bagian depan habis setelah mendapat laporan

dari bagian penjualan

g. Kurir

- Bertugas untuk mengirimkan pesanan obat kepada pelanggan

- Bertanggung jawab kepada karyawan bagian gudang

4.1.2 Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran

Selama ini Apotek Sukorejo dalam proses transaksi dan pencatatan masih

dilakukan secara manual. Berikut ini adalah sistem informasi akuntansi yang

terkait pada aktivitas siklus pendapatan dan aktivitas siklus pengeluaran.

20

Siklus Pendapatan

Sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan merupakan salah satu

dan keseluruhan sistem informasi akuntansi yang ditetapkan oleh perusahaan.

Tujuan dari sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan adalah untuk

menunjang aktivitas – aktivitas bisnis dengan pemrosesan transaksi data secara

efektif. Aktivitas siklus pendapatan ini dimulai dengan adanya permintaan

pesanan dari pelanggan. Kebijakan pembayaran untuk penjualan di Apotek

Sukorejo ini adalah secara tunai. Berikut ini adalah prosedur rangkaian aktivitas

siklus pendapatan pada Apotek Sukorejo:

1. Dimulai ketika ada pesanan dari pelanggan yang datang langsung ke

Apotek. Pelanggan menyerahkan permintaan obat baik itu dengan resep

atau tanpa resep dokter.

2. Bila obat yang diminta konsumen tanpa resep dokter, maka karyawan

apotek langsung melayani permintaan obat pelanggan tersebut.

3. Karyawan akan mengecek ada tidaknya persediaan obat yang diminta

pelanggan. Jika tidak ada, maka karyawan apotek mengiformasikan bahwa

persediaan obat yang diminta tidak ada. Karyawan juga akan menawarkan

obat yang hampir sama dengan permintaan pelanggan hanya obat tersebut

beda merek dengan obat yang diminta. Jika pelanggan setuju dengan

penawaran dari karyawan maka karyawan dan memberikan konfirmasi

harga. Jika pelanggan setuju dengan harga obat yang diminta karyawan

akan mengambilkan obat tersebut dan memberikannya pada pelanggan.

21

4. Tetapi jika persediaan obat yang diminta ada, maka karyawan apotek akan

melayani permintaan dan mengkonfirmasikan harga. Pelanggan setuju

dengan harga yang ditawarkan, maka karyawan akan mengambilkan dan

memberikan kepada pelanggan.

5. Kemudian karyawan akan menerima uang sebagai pembayaran dari

pelanggan.

6. Bila obat yang diminta oleh pelanggan berdasarkan resep, maka karyawan

apotek akan mamberikan terlebih dahulu resep tersebut kepada asisten

apoteker.

7. Asisten apoteker akan memeriksa apakah obat yang diminta oleh

pelanggan tersedia atau tidak.

8. Jika tidak ada, maka asisten apoteker akan memberikan informasi kepada

pelanggan bahwa obat dalam resep tidak tersedia. Jika persediaan obat

yang diminta tersedia, maka asisten apoteker akan mengkonfirmasikan

harga. Pelanggan setuju maka asisten apoteker akan meracik obat sesuai

dengan resep.

9. Setelah selesai, asisten apoteker akan membuat aturan pakai, salinan resep

dan menyerahkan kepada pelanggan.

10. Kemudian asisten apoteker akan menerima uang sebagai pembayaran dari

pelanggan.

11. Ketika ada permintaan pesanan dengan jumlah banyak, karyawan apotek

akan melakukan pengecekan persediaan. Jika obat yang dipesan oleh

22

pelanggan tidak tersedia, maka karyawan akan memberikan informasi

bahwa persedian obat yang diminta tidak ada atau habis.

12. Jika obat yang diminta pelanggan tersedia, maka karyawan akan

membuatkan nota penjualan dua rangkap.

13. Nota penjualan rangkap satu akan diserahkan kepada bagian gudang untuk

pengambilan obat dan pengepakan obat sesuai dengan nota penjualan

tersebut.

14. Sedangkan nota rangkap dua akan di simpan berdasarkan nomor nota.

15. Setelah selesai mengepak, bagian gudang akan memberikan barang

tersebut kepada bagian pengiriman barang beserta dengan nota penjualan

rangkap satu.

16. Bagian pengiriman akan menerima barang dan nota penjualan rangkap

satu untuk diberikan kepada pelanggan.

Gambar flowchart bagian penjualan dengan resep atau tanpa resep dapat

dilihat dalam Gambar 4.2. Gambar flowchart bagian penjualan dengan jumlah

banyak dapat dilihat dalam Gambar 4.3.

Berdasarkan Gambar 4.2 dan Gambar 4.3 tersebut, menunjukkan aktivitas

penjualan yang terjadi pada Apotek Sukorejo saat ini. Berikut ini adalah analisis

dan usulan dari aktivitas yang terdapat pada siklus pendapatan:

1. Aktivitas siklus pendapatan diawali dengan permintaan barang dari

pelanggan. Dalam pengumpulan dan penyimpanan data – data pada

Apotek Sukorejo mengenai transaksi tersebut masih mengalami kendala.

23

ASISTEN APOTEK

Mulai

Informasi

Permintaan Obat

Resep

Mengecek

Persediaan

Obat yang

Diminta

Ada

Menawarkan

Obat yang

Serupa tapi

Beda Merek

Memberikan

Konfirmasi

Mengenai

Harga

Setuju

Setuju

Mengambil

Obat

Selesai

Memberikan

Kepada

Asisten

Apoteker

Mengambil

Obat

Selesai

YaTidak

Ya

Ya

Tidak

Tidak Ya

Permintaan Pelanggan untuk

Obat Resep dan Tanpa Resep

KARYAWAN

Tidak

Resep

Melakukan

Pengecekan

Obat Resep

Ada

Memberikan

Konfirmasi

Mengenai

Harga

Setuju

Meracik Obat

sesuai Resep,

Membuat Aturan

Pakai dan Salinan

Resep

ObatResep

Resep

Informasi

Obat Resep

Habis

Tidak Ya

Ya Tidak

Salinan Resep

D

Resep

PelangganPelanggan

Pelanggan

Pelanggan

Uang

Obat

Uang

Resep

Pelanggan

Menerima

Uang dan

Menyerahkan

Obat

Obat

Pelanggan Pelanggan Pelanggan

Uang

Menerima Uang

dan Menyerahkan

Aturan Pakai dan

Obat Resep

Aturan Pakai

Aturan Pakai

ObatResep

Obat

Obat

Menerima

Uang dan

Menyerahkan

Obat

Gambar 4.2 Flowchart Bagian Penjualan Obat Resep dan Tanpa

Resep

24

BAGIAN GUDANGKARYAWAN KURIR

Mulai

Informasi

Pesanan

Pelanggan

Mengecek

Persediaan

2

1

Nota Penjualan

Mengambil Obat

dan Mengepak

Obat Sesuai

dengan Pesanan

Obat

Pelanggan yang

Memesan dengan

Jumlah Banyak

YaAda

Membuat

kan Nota

Penjualan

Informasi

Persediaan

Habis

Tidak

1

Nota Penjualan

Obat

Mengantarkan nota

penjualan beserta

barang kepada

pelanggan dan

menerima

pembayaran

N

1

Nota Penjualan

Pelanggan

Pelanggan

1

Nota Penjualan Obat

1

Nota Penjualan

Pelanggan

Uang

Gambar 4.3 Flowchart Bagian Penjualan Obat dengan Jumlah

Banyak

25

Hal tersebut terjadi karena ketika pelanggan melakukan permintaan

barang, karyawan tidak mencatat barang yang dibeli oleh pelanggan.

Sehingga tidak dapat memberikan informasi yang bermanfaat jika

pemimpin ingin mengetahui barang apa saja yang dibeli oleh para

pelanggan. Dimana informasi tentang transaksi tersebut tidak tersedia pada

waktu yang dibutuhkan. Akibatnya Apotek Sukorejo tidak menyediakan

barang yang cukup banyak atas jenis – jenis barang yang sering di beli

oleh pelanggan. Sebaiknya setiap adanya transaksi penjualan kepada

pelanggan, karyawan mencatat barang apa saja yang dibeli oleh para

pelanggan. Tujuannya untuk memberikan informasi mengenai barang apa

saja yang di beli oleh pelanggan. Sehingga dapat memudahkan dalam

pemesanan barang yang persediaannya hampir habis.

2. Pada Apotek Sukorejo ini ketika pelanggan melakukan pesanan, langsung

mencatat pesanan pelanggan tersebut ke dalam nota penjualan dua

rangkap. Sebelum membuatkan nota penjualan sebaiknya Apotek Sukorejo

ini membuatkan catatan pesanan dari pelanggan terlebih dahulu untuk

menghindari hilang dan rusaknya nota penjualan. Catatan pesanan

pelanggan ini dibuat dua rangkap. Catatan pesanan rangkap satu akan

diberikan kepada kasir untuk dibuatkan nota penjualan. Sedangkan catatan

pesanan rangkap dua akan diberikan kepada bagian gudang untuk

mengambil dan mengepak barang sesuai dengan catatan pesanan

pelanggan tersebut. Catatan pesanan rangkap dua yang dibawa oleh bagian

gudang tersebut dapat digunakan oleh bagian gudang untuk membuat

26

laporan pengambilan barang yang ada digudang. Laporan pengambilan

barang tersebut berguna untuk mengidentifikasikan macam barang dan

jumlah barang yang dikeluarkan dari gudang. Selain itu dapat digunakan

sebagai bukti bahwa ada barang yang dikeluarkan dari gudang.

3. Pada Apotek Sukorejo ini tidak memiliki fungsi pengiriman barang

tersediri. Pengiriman barang yang dipesan oleh pelanggan dilakukan oleh

bagian gudang dengan dibantu oleh kurir. Dimana kurir tersebut akan

melakukan pengiriman barang beserta dengan penagihan pembayaran atas

barang yang dikirimkan tersebut. Seharusnya penerimaan kas terpisah

dengan fungsi pengiriman barang untuk menghindari adanya

penyimpangan yang dilakukan secara sengaja oleh karyawan. Sebaiknya

Apotek Sukorejo membuatkan prosedur tertulis mengenai pemisahaan

fungsi baik menegenai pengiriman barang maupun penerimaan kas atas

pesanan pelanggan tersebut.

4. Aktivitas terakhir dari siklus pendapatan adalah pengumpulan kas atau

penerimaan kas dari para pelanggan. Dalam hal ini pada Apotek Sukorejo

semua karyawan dapat menangani pembayaran yang dilakukan oleh

pelanggan. Setiap karyawan yang melayani pelanggan, karyawan tersebut

akan menerima uang sebagai pambayaran dari obat yang dibeli oleh

pelanggan. Jika ada sisa pembayaran dari transaksi penjualan, karyawan

tersebut pula yang memberikan kepada pelanggan. Sehingga tidak ada

kontrol terhadap penerimaan kas selain itu juga memungkinkan terjadinya

salah hitung dalam pembayaran dan pengembalian dari penerimaan kas

27

atas obat – obat yang di beli oleh para pelanggan. Untuk mengatasi hal

tersebut penulis mengusulkan adanya fungsi kasir yang khusus untuk

menangani penerimaan pembayaran dari pelanggan. Sehingga otorisasi

atas penerimaan pembayaran dari para pelanggan pada Apotek Sukorejo

dapat terjamin. Kemungkinan dalam salah hitung atas pembayaran dan

sisa pembayaran dari pelanggan dapat dihindari. Selain itu setiap adanya

transaksi penjualan, fungsi kasir ini akan mencatat berapa jumlah

penerimaan kas yang diterima dari pelanggan.

Gambar rekomendasi flowchart bagian penjualan dapat dilihat dalam

Gambar 4.4 Gambar 4.5 dan Gambar 4.6.

Siklus Pengeluaran

Tujuan dari sistem informasi akuntansi pada siklus pengeluaran adalah

untuk membuat seluruh aktivitas bisnis siklus pengeluaran dilaksanakan secara

efektif dan efisien, termasuk dalam pengolahan data dan pelaporan dari data

tersebut.

Berikut ini adalah prosedur yang terkait dengan siklus pengeluaran pada

Apotek Sukorejo:

1. Dimulai ketika bagian gudang melakukan pengecekan atas cukup tidaknya

persediaan yang dimiliki.

2. Karyawan bagian gudang akan mencatat obat yang akan dibeli. Kemudian

akan menyerahkan catatan order pembelian kepada bagian pembelian.

28

KARYAWAN

Mulai

Informasi

Permintaan Obat

Resep

Mengecek

Persediaan

Obat yang

Diminta

Ada

Menawarkan

Obat yang

Serupa tapi

Beda Merek

Memberikan

Konfirmasi

Mengenai

Harga

Setuju

Setuju

Mengambil

Obat dan

Memberikan

Informasi

kepada Kasir

Selesai

Memberikan

Kepada

Asisten

Apoteker

Mengambil

Obat dan

Memberikan

Informasi

kepada Kasir

Obat

Selesai

YaTidak

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Ya

Permintaan Pelanggan untuk

Obat Resep dan Tanpa Resep

Tidak

Resep

Informasi Obat

yang Dibeli oleh

Pelanggan

B

KASIR

Input Data

Menginput Jenis dan

Jumlah Obat yang

Dibeli, Menghitung

Total Pembayaran

Obat

Informasi Obat

yang Dibeli oleh

Pelanggan

Pelanggan

Uang

B

Menerima

Pembayaran dan

Menyerahkan

Obat

Obat

Pelanggan

File Penjualan

Obat

A

Gambar 4.4 Rekomendasi Flowchart Bagian Penjualan Obat Tanpa Resep

29

ASISTEN APOTEKER KASIR

A

Resep

Melakukan

Pengecekan

Obat Resep

Ada

Memberikan

Konfirmasi

Mengenai

Harga

Resep

Informasi Obat

Resep Habis

Ya

Pelanggan

Tidak

Setuju

Meracik Obat

sesuai Resep,

Membuat Aturan

Pakai dan Salinan

Resep

Resep

YaTidak

Pelanggan

ObatResep

Aturan

PakaiSalinan Resep

C

C

Aturan PakaiObatResep

Salinan Resep

Input Data

Menginput Jenis dan

Jumlah Obat Sesuai

Salinan Resep dan

Menghitung Total

Pembayaran

File Penjualan

Aturan Pakai ObatResep

Menerima

Pembayaran dan

Menyerahkan

Obat Resep dan

Aturan Pakai

Uang

Pelanggan

Aturan PakaiObatResep

Pelanggan

Gambar 4.5 Rekomendasi Flowchart Bagian Penjualan Obat Resep

30

BAGIAN GUDANGKARYAWAN KURIR

Mulai

Informasi Pesanan

Pelanggan

2

Mengambil Obat

dan Mengepak

Obat Sesuai

dengan Pesanan

Pelanggan yang

Memesan dengan

Jumlah Banyak

Ada

Informasi

Persediaan Habis

Obat

Mengantarkan nota

penjualan beserta

barang kepada

pelanggan Dan

menerima

pembayaran

KASIR

Input Data

Menginput dan

Menghitung Jumlah

Pesanan Pelanggan

dan Membuatkan

Nota Penjualan

File Penjualan1

Catatan Pesanan

Pelanggan

Membuatkan

Catatan

Pesanan

Pelanggan

Mengecek

Persediaan

YaTidak

2

Catatan Pesanan

Pelanggan

1

Catatan Pesanan

Pelanggan

Membuatkan

Nota Penjualan

Sesuai Catatan

Pesanan

1

Nota Penjualan

NPelanggan

Pelanggan

2

1

Nota Penjualan

1

Nota

Penjualan

Obat

Mencetak

Nota

Penjualan

Uang

Pelanggan

Obat

2

Catatan Pesanan

Pelanggan

Gambar 4.6 Rekomendasi Flowchart Bagian Penjualan Obat dengan Jumlah Banyak

31

Karyawan bagian pembelian akan melakukan pemesanan obat kepada supplier.

3. Supplier kemudian menyiapkan nota pembelian. Nota pembelian terdiri

dari nota rangkap satu dan nota rangkap dua.

4. Kemudian karyawan apotek menerima nota dan barang dari supplier.

5. Setelah karyawan menerima nota pembelian dan barang, kemudian

karyawan apotek akan mengecek jumlah barang dagang yang diterima dari

supplier.

6. Jika barang dagang yang diterima dari supplier tidak lengkap atau tidak

sesuai dengan yang diminta, maka nota pembelian dan barang dagang akan

di kembalikan kepada supplier. Jika barang dagang yang diterima dari

supplier tersebut sesuai dengan permintaan, maka uang dan nota

pembelian akan diberikan kepada supplier.

7. Nota penjualan rangkap satu akan disimpan sebagai bukti transaksi

pembelian barang dagang.

Gambar flowchart bagian pembelian dapat dilihat dalam Gambar 4.7.

Gambar 4.6 tersebut menunjukkan aktivitas pembelian yang terjadi pada

Apotek Sukorejo saat ini. Berikut ini adalah analisis dan usulan dari aktivitas yang

terdapat pada siklus pengeluaran:

1. Aktivitas siklus pengeluaran diawali dengan pemesanan barang terhadap

supplier. Pada Apotek Sukorejo masih mengalami kesulitan dalam

menentukan barang apa saja yang harus dibeli kapan dan seberapa banyak

32

KARYAWANBAGIAN GUDANG SUPPLIER

Mulai

Catatan Barang

Dagang Melakukan Proses

Pemesanan dengan

Memberikan

Order Pembelian

Mengecek

Stok Barang

Cukup

Mencatat

Barang yang

akan dibeli

Catatan

Order

Pembelian

Catatan

Order

Pembelian

Barang

End

Melakukan

Pengecekan

Barang

Benar

Barang

Tidak

TidakYa

N

Mencatat Order

Pembelian Sesuai

Pesanan Serta

Membuatkan

Nota

2

1

Nota

Order Pembelian

Order Pembelian

Barang

2

1

Nota

2

1

Nota

Ya

Uang

2

1

Nota

2

NotaUang

1

Nota

Barang

Gambar 4.7 Flowchart Bagian Pembelian

33

barang tersebut akan dibeli. Karena bagian gudang tidak mengisi kartu

stok yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai jumlah stok

barang yang ada di gudang. Sehingga untuk mengetahui jumlah stok

barang yang ada di gudang memerlukan waktu yang lama karena harus

dilakukan pengecekan barang secara manual. Selain itu juga

memperlambat permintaan barang yang stoknya benar – benar habis.

Sebaiknya kartu stok ini diisi untuk memudahkan bagian gudang dalam

mengetahui jumlah stok yang ada digudang dan melakukan permintaan

pembelian barang apabila barang yang ada di gudang sisa sedikit. Selain

itu juga dapat digunakan sebagai kontrol untuk persediaan barang yang

ada digudang.

2. Aktivitas kedua dari siklus pengeluaran adalah penerimaan dan

penyimpanan barang. Apotek Sukorejo ini tidak mempunyai laporan

penerimaan barang yang dibeli dari supplier. Jika terjadi kesalahan dalam

penerimaan barang yang dibeli dari supplier apotek tidak mempunyai

bukti atas penerimaan barang tersebut sehingga menyulitkan dalam

pelaporan kepada supplier. Sebaiknya karyawan bagian gudang terkait

dengan menerima dan menyimpan barang, perlu adanya laporan

penerimaan. Laporan penerimaan barang ini sebagai bukti bahwa telah

terjadi penerimaan barang oleh bagian gudang. Sehingga jika ada barang

yang dikirim oleh supplier tidak sesuai dengan permintaan pembelian,

memudahkan untuk melaporkan kesalahan atas barang yang tidak sesuai

dengan permintaan.

34

Berikut ini adalah rekomendasi gambaran flowchart bagian pembelian:

KARYAWANBAGIAN GUDANG SUPPLIER

Mulai

Catatan Barang

DagangMelakukan Proses

Pemesanan dengan

Memberikan

Order Pembelian

Mengecek

Stok Barang

Cukup

Mencatat

Barang yang

akan dibeli

Catatan

Order

Pembelian

Catatan

Order

Pembelian

Barang

End

Melakukan

Pengecekan

Barang

Benar

Barang

Tidak

TidakYa

Mencatat Order

Pembelian Sesuai

Pesanan Serta

Membuatkan

Nota

2

1

Nota

Order Pembelian

Order Pembelian

Barang

2

1

Nota

2

1

Nota

Ya

Uang

2

1

Nota

2

NotaUang

1

Nota

Barang

Input Data

Menginput Nota

Pembelian ke

File PembelianFile Pembelian

Gambar 4.8 Rekomendasi Flowchart Bagian Pembelian

35

4.2 Mengidentifikasi Entitas dan Menganalisis Kardinalitas

4.2.1 Siklus pendapatan

Apotek Sukorejo memiliki beberapa entitas, antara lain sebagai berikut:

1. Resource (Sumber Daya), yang terdiri dari persediaan dan kas.

2. Event (Kejadian), terdiri dari pesanan penjualan dan penjualan.

3. Agent (Pelaku) , terdiri dari pelanggan dan karyawan.

Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut dimana setiap atribut terdiri

dari Primery Key (PK) dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini atribut – atibut

pada setiap entitas pada siklus pendapatan Apotek Sukorejo:

1. Entitas Persediaan

Atribut entitas persedian terdiri dari kode obat sebagai PK; nama obat,

satuan obat, stok awal, harga jual dan harga beli sebagai atribut lain yang

mengikuti PK.

2. Entitas Pesanan Penjualan

Atribut entitas pesanan penjualan terdiri dari nomor pesanan sebagai PK;

tanggal pesanan, nomor pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan,

dan kode karyawan sebagai atribut lain yang mengikuti PK.

3. Entitas Penjualan

Atribut entitas penjualan terdiri dari nomor penjualan sebagai PK; nomor

pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, kode karyawan, tanggal

penjualan, resep, kode dokter, nama dokter, total bayar, cash, dan sisa

bayar sebagai atribut lain yang mengikuti PK.

36

4. Entitas Pelanggan

Atribut entitas pelanggan terdiri dari nomor pelanggan sebagai PK; nama

pelanggan, alamat, nomor telepon sebagai atribut lain yang mengeikuti

PK.

5. Entitas Karyawan

Atribut entitas karyawan terdiri dari kode karyawan sebagai PK; nama

karyawan, alamat, kota, nomor telepon, dan status karyawan sebagai

atribut yang mengikuti PK.

6. Entitas Kas

Atribut kas terdiri dari nomor kas sebagai PK; tanggal transaksi sebagai


Setiap entitas akan berhubungan dengan entitas yang lain. untuk

menghubungkan entitas satu dengan yang lain diperlukan kardinalitas. Berikut ini

penjelasan kardinalitas antar entitas:

1. Hubungan entitas persediaan dengan pesanan

Setiap persediaan dapat berhubungan dengan banyak pesanan

pelanggan dan setiap pesanan dapat berhubungan dengan beberapa

persediaan sehingga hubungan entitas persedian dengan pesanan

adalah many-to-many.

2. Hubungan entitas persediaan dengan penjualan

Setiap persediaan dapat berhubungan dengan banyak penjualan dan

setiap penjualan dapat berhubungan dengan beberapa persediaan

37

sehingga hubungan entias persediaan dengan penjualan adalah many-

to-many.

3. Hubungan entitas pesanan dengan entitas karyawan

Setiap pesanan dilayani oleh satu karyawan dan setiap karyawan dapat

melayani banyak pesanan sehingga hubungan pesanan dengan

karyawan one-to-many.

4. Hubungan entitas pesanan dengan pelanggan

Setiap pesanan berhubungan dengan satu pelanggan dan setiap

pelanggan terdiri dari banyak pesanan sehingga hubungan pesanan

dengan pelanggan one-to-many.

5. Hubungan entitas penjualan dengan entitas karyawan

Setiap transaksi penjualan dilayani oleh satu orang karyawan dan

setiap karyawan melayani banyak transaksi penjualan sehingga

hubungan entitas penjualan dengan entitas karyawan adalah one-to-

many.

6. Hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan

Setiap satu transaksi penjualan berhubungan dengan satu pelanggan

dan setiap pelanggan dapat membeli banyak barang sehingga

hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan adalah one-to-

many.

7. Hubungan entitas pesanan dengan penjualan

Setiap pesanan penjualan dapat berhubungan dengan banyak penjualan

dan setiap penjualan dapat behubungan dengan pesanan penjualan

38

sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas kas adalah one-to-

many.

8. Hubungan entitas penjualan dengan kas

Satiap satu transaksi penjualan berhubungan dengan satu kas dan

setiap kas berhubungan dengan banyaktransaksi penjualan sehingga

hubungan atar entitas penjualan dengan entitas kas adalah one-to-

many.

Berikut ini adalah gambar hubungan entitas pada siklus pendapatan:

PERSEDIAAN

PK: Kode Obat

AT: Nama Obat, Satuan,

Stok Awal, Kategori,

Harga Jual, Harga Beli

KARYAWAN

PK: Kode Karyawan

AT: Nama Karyawan,

Alamat, Kota, No Tlp

Karyawan, Status

PENJUALAN

PK: No Penjualan

AT: No Pesanan

Penjualan, Tgl Penjualan,

Resep, Kode Dokter,

Nama Dokter, No

Pelanggan, Nama

Pelanggan, Alamat

Pelanggan, Kode

Karyawan, Total Bayar,

Cash, Sisa Bayar

PELANGGAN

PK: No Pelanggan

AT: Nama Pelanggan,

Alamat, No Telp

Pelanggan

RESOURCE EVENT AGENT

PESANAN

PK: No Pesanan

AT: Tgl Pesanan, Kode

Karyawan, No Pelanggan,

Nama Pelanggan, Alamat

Pelanggan

KAS

PK: No Kas

AT: Tgl Transaksi, Total

Kas

Gambar 4.9 REA Siklus Pendapatan Apotek Sukorejo

Keterangan:

PK: Primary Key

FK: Foreigh Key

AT: Atribut

39

4.2.2 Siklus Pengeluaran

Apotek Sukorejo memiliki beberapa entitas, antara lain sebagai berikut:

1. Resource (Sumber Daya), yang terdiri dari persediaan kas.

2. Event (Kejadian), terdiri dari pesanan pembelian dan pembelian.

3. Agent (Pelaku) , terdiri dari karyawan dan supplier.

Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut dimana setiap atribut terdiri

dari Primery Key (PK) dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini atribut – atibut

pada setiap entitas pada siklus pendapatan Apotek Sukorejo:

1. Entitas Persediaan

Atribut entitas persedian terdiri dari kode obat sebagai PK; nama obat,

satuan, stok awal, harga jual dan harga beli sebagai atribut lain yang

mengikuti PK.

2. Entitas Pesanan Pembelian

Atribut entitas pesanan terdiri dari nomor pesanan sebagai PK; tanggal

pesanan, kode karyawan, nomor supplier, dan nama supplier dan alamat

supplier sebagai atribut lain yang mengiuti PK.

3. Entitas Pembelian

Atribut entitas pembelian terdiri dari nomor pembelian sebagai PK; nomor

supplier, nama supplier, alamat supplier, kode karyawan, tanggal

pembelian, total bayar, cash dan sisa pembayaran sebagai atribut lain yang

mengikuti PK.

40

4. Entitas Supplier

Atribut entitas supplier terdiri dari nomor supplier sebagai PK; nama

supplier, alamat, kota, nomor telepon sebagai atribut lain yang mengeikuti

PK.

5. Entitas Karyawan

Atribut entitas karyawan terdiri dari kode karyawan sebagai PK; nama

karyawan, alamat, kota, nomor telepon, dan status karyawan sebagai


6. Entitas Kas

Atribut entitas kas terdiri dari nomor kas sebagai PK; tanggal transaksi dan

total kas sebagai atribut yang mengikuti PK.

Setiap entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya. Untuk

menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lainnya diperlukan kardinalitas.

Berikut ini penjelasan kardinalitas setiap entitas:

1. Hubungan persediaan dengan pesanan

Setiap persediaan berhubungan dengan banyak pesanan dan setiap pesanan

pembelian berhubungan dengan beberapa persediaan sehingga hubungan

entitas persediaan dan entitas pesanan adalah many-tomany.

2. Hubungan persediaan dengan pembelian

Setiap persedian berhubungan dengan banyak transaksi pembelian, dan

setiap transaksi pembelian berhubungan dengan beberapa persediaan

sehingga hubungan entitas persediaan dengan entitas pembelian adalah

many-to-many.

41

3. Hubungan pesanan dengan karyawan

Setiap pesanan berhubungan dengan satu karyawan dan setiap karyawan

dapat menangani pesanan sehingga hubungan entitas pesanan dengan

entitas karyawan one-to-many.

4. Hubungan pesanan dengan supplier

Setiap pesanan berhubungan dengan satu supplier dan setiap supplier

dapat menerima banyak pesanan sehingga hubungan antara entitas pesanan

dengan entitas supplier adalah one-to-many.

5. Hubungan pembelian dengan supplier

Setiap transaksi pembelian berhubungan dengan satu supplier, dan setiap

supplier dapat menerima banyak transaksi pembelian sehingga hubungan

entitas persediaan dengan entitas supplier adalah one-to-many.

6. Hubungan pembelian dengan karyawan

Setiap transaksi pembelian berhubungan dengan satu karyawan dan setiap

karyawan dapat menangani beberapa permintaan persediaan sehingga

hubungan entitas pembelian dengan entitas karyawan adalah one-to-many.

7. Hubungan pesanan pembelian dengan pembelian

Setiap pesanan pembelian dapat berhubungan dengan banyak pembelian

dan setiap pembelian dapat behubungan dengan pesanan penjualan

sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas kas adalah one-to-

many.

42

8. Hubungan pembelian dengan kas

Satiap satu transaksi penjualan berhubungan dengan satu kas dan

setiap kas berhubungan dengan banyaktransaksi penjualan sehingga

hubungan atar entitas penjualan dengan entitas kas adalah one-to-

many.

Berikut ini adalah gambar hubungan entitas pada siklus pengeluaran:

PERSEDIAAN

PK: Kode Obat



Harga Jual,

PEMBELIAN

PK: No Pembelian

AT: No Supplier, Kode

Karyawan

Tgl Pesanan, Nama

Supplier, Alamat Supplier,

Total Bayar, Cash, Sisa

Bayar

SUPPLIER

PK: No Supplier

AT: Nama Supplier,


Supplier

PESANAN

PK: No Pesanan


Karyawan, No Supplier,

Nama Supplier, Nama

Supplier, Alamat Supplier

KARYAWAN

PK: Kode Karyawan

AT: Nama Karyawan,


Karyawan, Status


KAS

PK: No Kas


Kas

Gambar 4.10 REA Siklus Pengeluaran Apotek Sukorejo

Keterangan:

PK: Primary Key

FK: Foreigh Key

AT: Atribut

43

4.3 Perancangan Basis Data

Dalam merancang basis data hubungan entitas many-to-many perlu dipisah

menjadi one-to-many. Dengan adanya pemisahan ini akan memunculkan entitas

yang baru. Pada gambar REA siklus pendapatan terdapat hubungan entitas many-

to-many, yaitu pada entitas persediaan dengan entitas penjualan dan entitas

persediaan dengan pesanan. Sedangkan pada gambar REA siklus pengeluaran

terdapat pula hubungan entitas many-to-many, yaitu pada entitas persediaan

dengan entitas pesanan dan entitas persediaan dengan entitas pembelian.

PERSEDIAAN

PK: Kode Obat


Stok Awal, Harga Jual,

Harga Beli

KARYAWAN

PK: Kode Karyawan

AT: Nama Karyawan,


Karyawan, Status

PENJUALAN

PK: No Penjualan

AT: No Pesanan

Penjualan, Tgl Penjualan,

Resep, Kode Dokter,

Nama Dokter, No

Pelanggan, Nama

Pelanggan, Alamat

Pelanggan, Kode

Karyawan, Total Bayar,

Cash, Sisa Bayar

PELANGGAN

PK: No Pelanggan

AT: Nama Pelanggan,

Alamat, No Telp

Pelanggan


PESANAN

PK: No Pesanan


Karyawan, No

Pelangganr, Nama

Pelanggan, Alamat

PelangganDETAIL

PESANAN

FK: No Pesanan, Kode

Obat

AT: Nama Obat, Jumlah

Pesanan

DETAIL

PENJUALAN

FK: No Penjualan, Kode

Obat


Jumlah Jual, Kategori,

Harga Jual, Total Harga

KAS

PK: No Kas


Kas

Gambar 4.11 REA Sistem Penjualan Apotek Sukorejo

44

Pemisahan entitas persediaan dengan penjualan akan memunculkan entitas

baru yaitu entitas detail penjualan. Atribut pada entitas detail penjualan terdiri dari

nomor penjualan, kode obat, nama obat, satuan, jumlah jual, harga jual dan total

harga. Untuk pemisahan entitas persediaan dengan entitas pesanan akan

memunculkan entitas baru yaitu entitas detail pesanan dengan atribut yang terdiri

dari nomor pesanan, kode obat, nama obat dan jumlah pesanan. Sedangkan untuk

entitas persediaan dengan entitas pembelian akan memunculkan entitas baru yaitu

entitas detail pembelian. Atribut pada entitas detail pembelian terdiri dari nomor

pembelian, kode obat, nama obat, satuan, jumlah beli, harga beli, dan total harga.

Gambar pemisahan hubungan entitas one-to-many pada siklus pendapatan

dapat dan siklus pengeluaran dapat dilihat dalam Gambar 4.11 dan Gambar 4.12.

PERSEDIAAN

PK: Kode Obat



Harga Jual, Harga Beli

PEMBELIAN

PK: No Pembelian

AT: No Supplier, Kode

Karyawan

Tgl Pesanan, Nama

Supplier, Alamat Supplier,

Total Bayar, Cash, Sisa

Bayar

SUPPLIER

PK: No Supplier

AT: Nama Supplier,


Supplier

PESANAN

PK: No Pesanan


Karyawan, No Supplier,

Nama Supplier, Alamat

Supplier

KARYAWAN

PK: Kode Karyawan

AT: Nama Karyawan,


Karyawan, Status


DETAIL

PESANAN

FK: No Pesanan, Kode

Obat

AT: Nama Obat, Jumlah

Pesanan

DETAIL

PEMBELIAN

FK: No Pembelian, Kode

Obat


Jumlah Beli, Harga Beli,

Total Harga

KAS

PK: No Kas


Kas

Gambar 4.12 REA Sistem Pembelian Apotek Sukorejo

45

4.3.1 Tabel

Tabel adalah kumpulan data tentang topik yang khusus, seperti data

karyawan, data pelanggan, dan lain sebagainya. Tabel tediri dari dua bagian utama

yaitu kolom (bagian yang menurun) atau lebih dikenal dengan istilah field dan

baris (bagian mendatar) atau yang disebut dengan record. Berikut ini adalah tabel

dari masing – masing resource, event dan agent pada Apotek Sukorejo:

4.3.1.1 Siklus Pendapatan

1. Resource

Pada siklus pendapatan terdapat dua resource yaitu:

- Tabel Obat

Tabel obat bertujuan untuk menyimpan data – data obat yang

dimasukkan melalui tabel obat. Kode yang digunakan untuk tabel ini

adalah jenis kode huruf yang menunjukkan singkatan dari nama - nama

obat yang tersedia pada Apotek Sukorejo. Sebagai contoh “ACTVD” yang

berarti singkatan dari nama obat acvtived. Berikut ini adalah struktur tabel

obat:

Field Name Data Type Field Size Keterangan

Kode Obat Text 10 Primery Key

Nama Obat Text 25

Satuan Text 10

Kategori Text 10

Stok Awal Number Decimal

Harga_Jual Number Decimal

Harga_Beli Number Decimal

Tabel 4.1 Struktur Tabel Obat

46

Pada tabel obat ini berisi macam – macam obat yang tersedia pada

Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah tabel obat setelah data – data

dimasukkan ke dalam tabel:

Gambar 4.13 Tabel Obat

- Tabel Kas

Tabel kas inibertujuan untuk menyimpan data – data yang

berkaitan dengan transaksi yang terjadi pada Apotek Sukorejo baik itu

transaksi penjualan maupun transakisi pembelian. Berikut ini adalah

struktur tabel kas:


Nomor Kas Text 10 Primery Key

Tanggal Transaksi Date/Time

Total Kas Number Decimal

Tabel 4.2 Struktur Tabel Kas

Berikut ini adalah tabel kas setelah data – data dimasukkan ke

dalam tabel:

Gambar 4.14 Tabel Kas

47

2. Event

Pada siklus pendapatan terdapat dua event yaitu:

- Tabel Pesanan Penjualan

Tabel pesanan penjualan ini dirancang untuk memasukkan data –

data pesanan yang dipesan oleh pelanggan. Kode yang digunakan untuk

tabel pesanan tersebut adalah jenis kode huruf dan angka. Sebagai contoh

PSNPJ001 yang berarti “PSNPJ” adalah singkatan dari pesanan penjualan.

Sedangakan “001” menunjukkan nomor urut dari pesanan yang dipesan

oleh Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah struktur tabel pesanan penjualan:


Nomor Pesanan Text 10 Primery Key

Tanggal Pesanan Date/Time

Nomor Pelanggan Text 10 Foreign Key

Nama Pelanggan Text 25

Alamat Pelanggan Text 30

Kode Karyawan Text 10 Foreign Key

Tabel 4.3 Struktur Tabel Pesanan Penjualan

Berikut ini adalah tebel pesanan penjualan setelah data – data


Gambar 4.15 Tabel Pesanan Penjualan

48

o Tabel Detail Pesanan Penjualan

Pada tabel detail pesanan penjualan ini berisikan data – data

detail dari pesanan penjualan obat dari pelanggan Apotek Sukorejo.

Berikut ini adalah struktur tabel detail pesanan penjualan:


Nomor Pesanan Text 10 Foreign Key

Kode Obat Text 10 Foreign Key

Nama Obat Text 25

Jumlah Pesanan Text 10

Tabel 4.4 Struktur Tabel Detail Pesanan Penjualan

Berikut ini adalah tabel pesanan penjualan setelah data – data


Gambar 4.16 Tabel Detail Pesanan Penjualan

- Tabel Penjualan

Tabel penjualan ini dirancang untuk memasukkan data – data

transaksi penjualan yang terjadi pada Apotek Sukorejo. Kode yang

digunakan untuk tabel penjualan tersebut adalah jenis kode huruf dan

angka. Sebagai contoh PJ001 yang berarti “PJ” adalah singkatan dari

49

penjualan. Sedangakan “001” menunjukkan nomor urut dari transaksi

penjualan yang terjadi pada Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah struktur

tabel penjualan:


Nomor Penjualan Text 10 Primery Key

No Pesanan Text 10 Foreign Key

Tanggal Penjualan Date/Time

Resep Yes/No

Kode Dokter Text 10

Nama Dokter Text 30

Nomor Pelanggan Text 10 Foreign Key


Alamat Pelanggan Text 30


Total Bayar Number Decimal

Cash Number Decimal

Sisa Bayar Number Decimal

Tabel 4.5 Struktur Tabel Penjualan

Pada tabel penjualan berisi data – data transaksi penjualan obat

yang terjadi pada Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah tabel penjualan

setelah data – data dimasukkan ke dalam tabel:

Gambar 4.17 Tabel Penjualan

50

o Tabel Detail Penjualan

Tabel detail penjualan dirancangkan untuk mencatat data – data

penjualan barang secara terperinci. Berikut ini adalah struktur tabel detail

penjualan:


Nomor Penjualan Text 10 Foreign Key


Nama Obat Text 25

Satuan Text 10

Kategori Text 20

Jumlah Obat Text 10


Total Harga Number Decimal

Tabel 4.6 Struktur Tabel Detail Penjualan

Pada tabel detail penjualan ini berisikan data – data detail

dari penjualan obat pada Apotek Sukorejo.

Gambar 4.18 Tabel Detail Penjualan

51

3. Agent

Pada siklus pendapatan terdapat dua agent yaitu:

- Tabel Karyawan

Tabel karyawan ini dibuat untuk menyimpan data – data indentitas

dari para karyawan yang bekerja pada Apotek Sukorejo. Kode yang

digunakan untuk tabel karyawan tersebut adalah jenis kode huruf dan

angka. Sebagai contoh ASK01 yang berarti “AS” diambil dari nama

apotek yaitu Apotek Sukorejo dan “K” menunjukkan karyawan.

Sedangkan “01” menunjukkan nomor urut dari karyawan. Berikut ini

adalah struktur tabel karyawan:


Kode Karyawan Text 10 Primery Key

Nama Karyawan Text 30

Alamat Text 30

Kota Text 20

Nomor Telepon Text 20

Status Yes/No

Tabel 4.7 Struktur Tabel Karyawan

Pada tabel karyawan berisi data – data karyawan yang ada pada

Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah tabel karyawan setelah data – data

dimasukkan kedalam tabel:

Gambar 4.19 Tabel Karyawan

52

- Tabel Pelanggan

Tabel pelanggan dibuat untuk menyimpan data – data pelanggan.

Kode yang digunakan untuk tabel pelanggan tersebut adalah jenis kode

huruf dan angka. Sebagai contoh K01 yang berarti “K” adalah singkatan

dari konsumen dan “01” menunjukkan nomor urut dari konsumen Apotek

Sukorejo. Berikut ini adalah struktur tabel pelanggan:


Nomor Pelanggan Text 10 Primery Key


Alamat Text 30


Tabel 4.8 Struktur Tabel Pelanggan

Pada tabel pelanggan berisi data – data pelanggan yang dimilik

Apotek Sukorejo. Berikut adalah tabel pelanggan setelah data – data

dimasukkan:

Gambar 4.20 Tabel Pelanggan

53

4.3.1.2 Siklus Pengeluaran

1. Resource

Pada siklus pengeluaran terdapat dua resource yaitu:

- Tabel Obat

Tabel Obat dibuat bertujuan untuk menyimpan data – data obat

yang dimasukkan melalui tabel obat. Kode yang digunakan untuk tabel ini

adalah jenis kode huruf yang menunjukkan singkatan dari nama - nama

obat yang tersedia pada Apotek Sukorejo. Sebagai contoh “ACTVD” yang

berarti singkatan dari nama obat acvtived. Berikut ini adalah struktur tabel

obat:


Kode Obat Text 10 Primery Key

Nama Obat Text 25

Satuan Text 10

Kategori Text 20

Jumlah Obat Text 10




Pada tabel obat ini berisi macam – macam obat yang tersedia pada

Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah tabel obat setelah data – data


54

Gambar 4.21 Tabel Obat

- Tabel Kas

Tabel kas ini bertujuan untuk menyimpan data – data yang

berkaitan dengan transaksi yang terjadi pada Apotek Sukorejo baik itu

transaksi penjualan maupun transakisi pembelian. Berikut ini adalah

struktur tabel kas:


Nomor Kas Text 10 Primery Key

Tanggal Transaksi Date/Time

Total Kas Number Decimal


Berikut ini adalah tabel kas setelah data – data dimasukkan ke

dalam tabel:

Gambar 4.22 Tabel Kas

55

2. Event

Pada siklus pengeluaran terdapat dua event yaitu:

- Tabel Pesanan Pembelian

Tabel pesanan pembelian ini dirancang untuk memasukkan data –

data pesanan yang dipesan oleh Apotek Sukorejo. Kode yang digunakan

untuk tabel pesanan pembelian tersebut adalah jenis kode huruf dan angka.

Sebagai contoh PSNPB001 yang berarti “PSNPB” adalah singkatan dari

pesanan pembelian. Sedangakan “001” menunjukkan nomor urut dari

pesanan yang dipesan oleh Apotek Sukorejo kepada supplier. Berikut ini

adalah struktur tabel pesanan pembelian:


Nomor Pesanan Tetx 10 Primery Key

Tanggal Pesanan Date/Time

Nomor Supplier Text 10 Foreign Key

Nama Supplier Text 30

Alamat Supplier Text 40

Kode Karyawan Text 10

Tabel 4.11 Struktur Tabel Pesanan Pembelian

Berikut ini adalah tabel pesanan pembelian setelah data – data


Gambar 4.23 Tabel Pesanan Pembelian

56

o Tabel Detail Pesanan Pembelian

Tabel detail pesanan pembelian dirancangkan untuk

mencatat data – data pesanan barang secara terperinci. Berikut ini

adalah struktur tabel detail pesanan pembelian:




Nama Obat Text 25

Jumlah Pesanan Text 10

Tabel 4.12 Struktur Tabel Detail Pesanan

Pada tabel detail pesanan pembelian ini berisikan data –

data detail dari pesanan obat pada Apotek Sukorejo. Berikut ini

adalah tabel detail pesanan setelah data – data dimasukkan ke

dalam tabel:

Gambar 4.24 Tabel Detail Pesanan Pembelian

57

- Tabel Pembelian

Tabel pembelian ini dirancang untuk memasukkan data – data

transaksi pembelian yang terjadi pada Apotek Sukorejo. Kode yang

digunakan untuk tabel pembelian tersebut adalah jenis kode huruf dan

angka. Sebagai contoh PB01 yang berarti “PB” adalah singkatan dari

pembelian. Sedangakan “001” menunjukkan nomor urut dari transaksi

pembelian yang terjadi pada Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah struktur

tabel pembelian:


Nomor Pembelian Text 20 Primery Key

Tanggal

Pembelian

Date/Time


Nomor Supplier Text 10 Foreign Key


Alamat Supplier Text 40


Total Bayar Number Decimal

Cash Number Decimal

Sisa Bayar Number Decimal

Tabel 4.13 Struktur Tabel Pembelian

Berikut ini adalah gambar tabel pembelian setelah data – data


Gambar 4.25 Tabel Pembelian

58

o Tabel Detail Pembelian

Tabel detail pembelian dirancangkan untuk mencatat data –

data pembelian barang secara terperinci. Berikut ini adalah struktur

tabel detail pembelian:


Nomor Pembelian Text 10 Foreign Key


Nama Obat Text 25

Satuan Text 10

Jumlah Obat Text 10


Total Harga Number Decimal

Tabel 4.14 Struktur Tabel Detail Pembelian

Pada tabel detail pembelian ini berisikan data – data detail

dari pembelian obat pada Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah tabel

detail pembelian setelah data – data dimasukkan ke dalam tabel:

Gambar 4.26 Tabel Detail Pembelian

3. Agent

Pada Siklus Pengeluaran terdapat dua agent yaitu:

59

- Tabel Karyawan

Tabel karyawan ini dibuat untuk menyimpan data – data indentitas

dari para karyawan bakerja pada Apotek Sukorejo. Kode yang digunakan

untuk tabel karyawan tersebut adalah jenis kode huruf dan angka. Sebagai

contoh ASK01 yang berarti “AS” diambil dari nama apotek yaitu Apotek

Sukorejo dan “K” menunjukkan karyawan. Sedangkan “01” menunjukkan

nomor urut dari karyawan. Berikut ini adalah struktur tabel karyawan:


Kode Karyawan Text 10 Primery Key

Nama Karyawan Text 30

Alamat Text 30

Kota Text 20


Status Yes/No

Tabel 4.15 Struktur Tabel Karyawan

Pada tabel karyawan berisi data – data karyawan yang ada pada

Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah tabel karyawan setelah data – data


Gambar 4.27 Tabel Karyawan

60

- Tabel Supplier

Tabel supplier dirancang untuk menyimpan data – data supplier.

Kode yang digunakan untuk tabel supplier tersebut adalah jenis kode huruf

dan angka. Sebagai contoh SP01 yang berarti “SP” adalalah singkatan dari

supplier dan “01” adalah untuk menunjukkan nomor urut dari supplier.

Berikut ini adalah struktur tabel supplier:


Nomor Supplier Text 10 Primery Key


Alamat Text 40

Kota Text 20


Tabel 4.16 Struktur Tabel Supplier

Berikut adalah tabel supplier setelah data – data dimasukkan ke

dalam tabel:

Gambar 4.28 Tabel Supplier

4.3.2 Query

Query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lain dengan tujuan

untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel – tabel yang

61

sudah ada. Berikut ini adalah query yang sebagian data diambil dari tabel yang

sudah ada dan diproses menjadi sebuah tabel baru:

1. Query Total Obat Keluar

Query ini dibuat untuk mengetahui jumlah penjualan barang dari

masing – masing transaksi penjualan yang terjadi pada Apotek Sukorejo.

Query ini terdiri dari kode obat, nama obat yang diambil dari tabel obat.

Jumlah obat yang dijual kepada pelanggan diambil dari tabel detail

penjualan. Tanggal penjualan diambil dari tabel penjualan. Berikut ini

adalah query total obat keluar:

Gambar 4.26 Query Total Obat Keluar

2. Query Total Obat Masuk

Query ini dibuat untuk mengetahui jumlah pembelian barang dari

masing – masing transaksi pembelian yang terjadi pada Apotek Sukorejo.

Query ini terdiri dari kode obat, nama obat yang diambil dari tabel obat.

Jumlah obat yang dibeli dari supplier diambil dari tabel detail pembelian.

Tanggal pembelian diambil dari tabel pembelian. Berikut ini adalah query

total obat masuk:

62

Gambar 4.30 Query Total Obat Masuk

3. Query Total Penerimaan

Query ini dibuat untuk mengetahui total penerimaan yang berasal

dari transaksi penjualan yang terjadi pada Apotek Sukorejo. Query ini

diambil dari tabel penjualan, tabel pelanggan dan tabel karyawan. Terdiri

dari nomor penjualan, tanggal penjualan, nomor pelanggan, alamat

pelanggan, kode karyawan dan total bayar. Berikut ini adalah query total

penerimaan:

Gambar 4.31 Query Total Penerimaan

4. Query Total Pengeluaran

Query ini dibuat untuk mengetahui total pengeluaran yang berasal

dari transaksi pembelian yang terjadi pada Apotek Sukorejo. Query ini

diambil dari tabel pembelian, tabel supplier dan tabel karyawan. Terdiri

dari nomor pembelian, tanggal pembelian, nomor supplier, nama supplier,

63

alamat supplier, kode karyawan dan total pengeluaran. Berikut ini adalah

query total pengeluaran:

Gambar 4.32 Query Total Pengeluaran

5. Query Penjualan per Tanggal

Query ini dibuat untuk mengetahui macam – macam obat yang

terjual per tanggal dari transaksi penjualan. Query ini diambil dari tabel

obat, tabel detail penjualan, dan tabel penjualan. Terdiri dari tanggal

penjualan, kode obat, nama obat, satuan, jumlah jual, harga jual, dan total

harga. Berikut ini adalan query penjualan per tanggal:

Gambar 4.33 Query Penjualan per Tanggal

64

6. Query Pembelian per Tanggal

Query ini dibuat untuk mengetahui macam – macam obat yang

dibeli oleh Apotek Sukorejo per tanggal dari transaksi pembelian yang

dilakukan. Query ini diambil dari tabel obat, tabel detail pembelian, dan

tabel pembelian. Terdiri dari tanggal pembelian, kode obat, nama obat,

satuan, jumlah beli, harga beli, dan total harga. Berikut ini adalan query

pembelian per tanggal:

Gambar 4.34 Query Pembelian per Tanggal

7. Query Utang

Query ini dibuat untuk mengetahui jumlah utang yang dimiliki

oleh Apotek Sukorejo kepada supplier. Query ini diambil dari tabel utang,

tabel pembelian, tabel karyawan, dan tabel supplier. Terdiri dari nomor

utang, nomor pembelian, nomor supplier, nama supplier, alamat supplier,

kode karyawan, tanggal pembelian, tanggal perlunasan, total utang, bayar

dan sisa utang. Berikut ini adalah query perlunasan utang:

65

Gambar 4.35 Query Utang

4.3.3 Form

Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk

mempermudah karyawan dalam memasukkan data, menampilkan data, mencari

data, memperbaiki data, dan mencetak data. Berikut ini adalah form yang telah

diproses dan didasain berdasarkan kebutuhan Apotek Sukorejo:

1. Form Obat

Form obat ini dibuat untuk memudahkan karyawan dalam

menambahkan data – data obat. Dari data – data obat yang telah

ditambahkan dapat dijadikan informasi pada form – form lainnya seperti

form penjualan, form pembelian dan form pesanan. Data obat ini terdiri

dari mainform yaitu kode obat, nama obat, satuan, stok awal, harga jual

dan harga beli.

Untuk menambahkan data obat pengguna menginputkan kode obat

terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan mengisikan nama obat,

satuan, stok awal, harga jual dan harga beli. Setelah data – data di input

klik command button simpan untuk menyimpan data. Untuk menambah

klik command button tambah. Untuk menghapus klik command button

hapus. Sedangkan untuk keluar klik command button keluar. Berikut ini

adalah form obat:

66

Gambar 4.36 Form Obat

2. Form Karyawan

Form karyawan ini dibuat untuk memudahkan dalam

menginputkan data – data dari karyawan yang bekerja pada Apotek

Sukorejo. Sehingga data yang sudah diinputkan tersebut dapat digunakan

informasi untuk form penjualan dan form pembelian. Data karyawan ini

terdiri dari mainform kode karyawan, nama karyawan, alamat karyawan,

kota, nomor telepon karyawan, dan status karyawan.

Untuk menambahkan data karyawan, pengguna menginputkan

kode karyawan terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan mengisikan

nama karyawan, alamat karyawan, kota, nomor telepon karyawan, dan

status karyawan. Setelah data – data di input klik command button simpan

untuk menyimpan data. Untuk menambah klik command button tambah.

Untuk menghapus klik command button hapus. Sedangkan untuk keluar

klik command button keluar. Berikut ini adalah form karyawan:

67

Gambar 4.37 Form Karyawan

3. Form Pelanggan

Form pelanggan ini dibuat untuk memudahkan dalam

menginputkan data – data pelanggan yang melakukan pembelian pada

Apotek Sukorejo. Data pelanggan ini terdiri dari mainform nomor

pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, dan nomor telepon

pelanggan.

Untuk menambahkan data pelanggan, pengguna menginputkan

kode pelanggan terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan mengisikan

nama pelanggan, alamat pelanggan, dan nomor telepon pelanggan. Setelah

data – data di input klik command button simpan untuk menyimpan data.

Untuk menambah klik command button tambah. Untuk menghapus klik

command button hapus. Sedangkan untuk keluar klik command button

keluar. Berikut ini adalah form pelanggan:

68

Gambar 4.38 Form Pelanggan

4. Form Supplier

Form supplier ini dibuat untuk memudahkan pengguna dalam

menginput dan mencari data dari supplier. Data supplier ini terdiri dari

mainform nomor supplier, nama supplier, alamat supplier, kota, dan

nomor telepon supplier.

Untuk menambahkan data supplier, pengguna menginputkan

nomor supplier lebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan mengisikan

nama supplier, alamat supplier, kota, dan nomor telepon supplier. Setelah



command button hapus. Sedangkan untuk keluar klik command button

keluar. Berikut ini adalah form supplier:

69

Gambar 4.39 Form Supplier

5. Form Dokter

Form dokter ini dibuat untuk memudahkan pengguna dalam

menginput dan mencari data dari dokter. Data dokter ini terdiri dari

mainform kode dokter, nama dokter, spesialis dan alamat dokter.

Untuk menambahkan data dokter, pengguna menginputkan kode

dokter lebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan mengisikan nama

dokter, spesialis dan alamat dokter. Setelah data – data di input klik

command button simpan untuk menyimpan data. Untuk menambah klik

command button tambah. Untuk menghapus klik command button hapus.

Sedangkan untuk keluar klik command button keluar. Berikut ini adalah

form dokter:

70

Gambar 4.40 Form Dokter

6. Form Cek Stok Persediaan

Form cek stok persedian dibuat untuk memudahkan pengguna

dalam mengecek persediaan obat dan mencari data – data obat yang

tersedia pada Apotek Sukorejo. Form ini memberikan informasi bagi

form-form laninya seperti form pesanan, form penjualan, dan form

pembelian. Data – data dalam form ini terdiri dari mainform kode obat,

nama obat, satuan, stok awal, harga jual, harga beli, jumlah jual, jumlah

beli dan sisa stok.

Untuk mencari kode obat klik tanda panah kebawah atau langsung

mengetikkan kode obat yang dibutuhkan maka secara otomatis akan keluar

sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk mengakhiri klik command

button keluar. Berikut ini adalah form cek stok obat:

71

Gambar 4.41 Form Cek Stok Obat

7. Form Total Obat Keluar

Form total obat keluar ini dibuat untuk memudahkan pengguna

dalam mengetahui jumlah obat dan macam obat yang dibeli oleh

pelanggan per tanggal transaksi penjualan. Data – data dalam form ini

terdiri dari mainform kode obat, nama obat, jumlah jual, total jual dan

tanggal penjualan.

Untuk mencari tanggal penjualan klik tanda panah kebawah atau

langsung mengetikkan tanggal penjualan yang diperlukan oleh pengguna.

Secara otomatis akan keluar data macam – macam obat dan total obat yang

dibeli oleh para pelanggan. Untuk mengakhiri klik command button

keluar. Berikut ini adalah form total obat keluar:

72

Gambar 4.42 Form Total Obat Keluar

8. Form Total Obat Masuk

Form total obat masuk ini dibuat untuk memudahkan pengguna

dalam mengetahui jumlah obat dan macam obat yang dibeli dari supplier

per tanggal transaksi pembelian. Data – data dalam form ini terdiri dari

mainform kode obat, nama obat, jumlah jual, total jual dan tanggal

pembelian.

Untuk mencari tanggal pembelian klik tanda panah kebawah atau

langsung mengetikkan tanggal pembelian yang diperlukan oleh pengguna.

Secara otomatis akan keluar data macam – macam obat dan total obat yang

dibeli dari para supplier. Untuk mengakhiri klik command button keluar.

Berikut ini adalah form total obat masuk:

73

Gambar 4.43 Form Total Obat Masuk

9. Form Pesanan Penjualan

Form pesanan penjualan ini dibuat untuk memudahkan pengguna

dalam menginput data pesanan yang dipesan oleh pelanggan Apotek

Sukorejo. Data pesanan penjualan ini terdiri dari mainform nomor

pesanan, tanggal pesanan, kode karyawan, nomor pelanggan, nama

pelanggan, alamat pelanggan, kode obat, nama obat, dan jumlah obat.

Untuk menambahkan data pesanan penjualan, pengguna

menginputkan nomor pesanan penjualan lebih dahulu kemudian

dilanjutkan dengan mengisikan tanggal pesanan, kode karyawan, nomor

pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, kode obat, nama obat, dan

jumlah yang akan dipesan. Setelah data – data di input klik command

button simpan untuk menyimpan data. Untuk menambah klik command

button tambah. Untuk menghapus klik command button hapus. Untuk

74

keluar klik command button keluar. Sedangkan untuk mencetak klik

command button print. Berikut ini adalah form pesanan penjualan:

Gambar 4.44 Form Pesanan Penjualan

10. Form Pesanan Pembelian

Form pesanan pembelian ini dibuat untuk memudahkan pengguna

dalam menginput data pesanan yang akan dipesan kepada supplier. Data

pesanan pembelian ini terdiri dari mainform nomor pesanan, tanggal

pesanan, kode karyawan, nomor supplier, nama supplier, alamat supplier,

kode obat, nama obat, dan jumlah obat.

Untuk menambahkan data pesanan, pengguna menginputkan

nomor pesanan pembelian lebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan

mengisikan tanggal pesanan, kode karyawan, nomor supplier, nama

supplier, alamat supplier, kode obat, nama obat, dan jumlah yang akan

dipesan. Setelah data – data di input klik command button simpan untuk

menyimpan data. Untuk menambah klik command button tambah. Untuk

menghapus klik command button hapus. Untuk keluar klik command

75

button keluar. Sedangkan untuk mencetak klik command button print.

Berikut ini adalah form pesanan pembelian:

Gambar 4.45 Form Pesanan Pembelian

11. Form Penjualan

Form penjualan ini dibuat untuk memudahkan pengguna dalam

menginput data transaksi penjualan obat yang dibeli oleh pelanggan.

Melalui form penjualan ini juga dapat membuatkan bukti trsansaksi atau

nota penjualan secara otomatis. Data penjulan ini terdiri dari mainform

nomor penjualan, tanggal penjualan, kode dokter, nama dokter, resep,

nomor pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, total bayar, cash,

sisa bayar, kode obat, nama obat, satuan, jumlah, harga jual, dan total

harga.

Untuk menambahkan data penjualan, pengguna menginputkan

nomor penjualan lebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan mengisikan

tanggal penjualan, kode karyawan, nomor pelanggan, nama pelanggan,

alamat pelanggan, kode obat yang secara otomatis nama satuan dan harga

jual akan muncul, jumlah jual, total harga, total bayar, cash dan sisa bayar.

76

Setelah data – data di input klik command button simpan untuk

menyimpan data. Untuk menambah klik command button tambah. Untuk

menghapus klik command button hapus. Untuk keluar klik command

button keluar. Sedangkan untuk mencetak klik command button print.

Berikut ini adalah form penjualan:

Gambar 4.46 Form Penjualan

12. Form Pembelian

Form pembelian ini dibuat untuk memudahkan pengguna dalam

menginput data transaksi pembelian obat yang dibeli dari supplier. Data

pembelian ini terdiri dari mainform nomor pembelian, tanggal pembelian,

nomor supplier, nama supplier, alamat supplier, total bayar, cash, sisa

bayar, kode obat, nama obat, satuan, jumlah, harga beli, dan total harga.

Untuk menambahkan data pembelian, pengguna menginputkan

nomor pembelian lebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan mengisikan

tanggal pembelian, kode karyawan, nomor supplier, nama supplier, alamat

supplier, kode obat yang secara otomatis nama satuan dan harga beli akan

77

muncul, jumlah beli, total harga, total bayar, cash dan sisa bayar. Setelah



command button hapus. Untuk keluar klik command button keluar.

Sedangkan untuk mencetak klik command button print. Berikut ini adalah

form pembelian:

Gambar 4.47 Form Pembelian

13. Form Utang

Form utang ini dibuat untuk mengetahui jumlah utang yang

dimiliki oleh Apotek Sukorejo. Data utang ini terdiri dari mainform nomor

utang, nomor pembelian, tanggal pembelian, kode karyawan, nomor

supplier, nama supplier, alamat supplier, tanggal perlunasan, total utang,

bayar dan sisa utang.

Untuk menambahkan data utang, pengguna menginputkan nomor

utang terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan mengisikan nomor

pembelian yang secara otomatis tanggal pembelian, kode karyawan,

nomor supplier, nama supplier, alamat supplier, dan total utang akan

78

muncul. Setelah itu menginputkan tanggal perlunasan dan total bayar dari

utang tersebut. Setelah data – data di input klik command button simpan

untuk menyimpan data. Untuk menambah klik command button tambah.

Untuk menghapus klik command button hapus. Untuk keluar klik

command button keluar. Sedangkan untuk mencetak klik command button

print. Berikut ini adalah form utang:

Gambar 4.48 Form Utang

4.3.4 Report

Report berguna untuk mengetahui, menghitung dan menampilkan data –

data yang telah disimpan dalam basis data. Berikut ini adalah report yang telah

diproses dan didasain berdasarkan kebutuhan Apotek Sukorejo:

1. Report Data Obat

Report data obat ini berguna untuk mengetahui data – data obat

yang dimiliki oleh Apotek Sukorejo. Report ini diambil dari tabel obat.

Berikut ini adalah report obat:

79

Gambar 4.49 Report Data Obat

2. Report Cek Stok Obat

Report cek stok obat ini dibuat untuk mengetahui dan mengecek

sisa persediaan yang dimiliki oleh Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah

report cek stok obat:

Gambar 4.50 Report Cek Stok Obat

80

3. Report Dokter

Report dokter ini dibuat untuk mengetahui data – data dokter yang

yang terdaftar pada ApotekSukorejo. Report ini diambil dari tabel dokter .

Berikut ini adalah report dokter:

Gambar 4.51 Report Dokter

4. Report Karyawan

Report karyawan ini dibuat untuk mengetahui data – data karyawan

yang bekerja pada Apotek Sukorejo. Report ini diambil dari tabel

karyawan. Berikut ini adalah report karyawan:

Gambar 4.52 Report Karyawan

81

5. Report Pelanggan

Report Pelanggan ini dibuat untuk mengetahui data – data

pelanggan pada Apotek Sukorejo. Report ini diambil dari tabel pelanggan.

Berikut ini adalah report pelanggan:

Gambar 4.53 Report Pelanggan

6. Report Supplier

Report supplier ini dibuat untuk mengetahui data – data supplier

pada Apotek Sukorejo. Report ini diambil drai tabel supplier. Berikut

adalah report supplier:

Gambar 4.54 Report Supplier

82

7. Report Nomor Pesanan Penjualan

Report nomor pesanan penjualan ini dibuat untuk mengetahui dan

mengecek data – data pesanan penjualan dari pelanggan berdasarkan

nomor pesanan. Berikut ini adalah report nomor pesanan:

Gambar 4.55 Report Nomor Pesanan Penjualan

8. Report Nomor Pesanan Pembelian

Report nomor pesanan ini dibuat untuk mengetahui data – data

pesanan pembelian kepada supplier yang berdasarkan nomor pesanan.

Berikut ini adalah report nomor pesanan pembelian:

Gambar 4.56 Report Nomor Pesanan Pembelian

83

9. Report Nomor Penjualan

Report nomor penjualan ini dibuat untuk mengetahui dan

mengecek data – data transaksi penjualan yang dilakukan oleh pelanggan

berdasarkan nomor penjualan. Berikut ini adalah report nomor penjualan:

Gambar 4.57 Report Nomor Penjualan

10. Report Nomor Pembelian

Report nomor pembelian ini dibuat untuk mengetahui dan

mengecek data – data transaksi pembelian kepada supplier berdasarkan

nomor pembelian. Berikut ini adalah report nomor pembelian:

Gambar 4.58 Report Nomor Pembelian

84

11. Report Pesanan Penjualan Rinci

Report pesanan penjualan rinci ini dibuat untuk mengetahui macam

– macam obat yang dipesan oleh pelanggan secara terperinci. Berikut ini

adalah report pesanan penjualan rinci:

Gambar 4.59 Report Pesanan Penjualan Rinci

12. Report Pesanan Pembelian Rinci

Report pesanan penjualan rinci ini dibuat untuk mengetahui macam

– macam obat yang dipesan kepada supplier secara terperinci. Berikut ini

adalah report pesanan pembelian rinci:

Gambar 4.60 Report Pesanan Pembelian Rinci

85

13. Report Penjualan Rinci

Report penjualan rinci ini dibuat untuk mengetahui macam –

macam obat yang dibeli oleh pelanggan secara terperinci. Berikut ini

adalah report penjualan rinci:

Gambar 4.61 Report Penjualan Rinci

14. Report Pembelian Rinci

Report pembelian rinci ini dibuat untuk mengetahui macam –

macam obat yang dibeli dari para supplier secara terperinci. Berikut ini

adalah report pembelian rinci:

Gambar 4.62 Report Pembelian Rinci

86

15. Report Penjualan Per Tanggal

Report penjualan per tanggal ini berguna untuk mengetahui macam

– macam obat yang dibeli oleh pelanggan. Selain itu juga dapat

mengetahui jumlah penerimaan per tanggal dari transaksi penjualan yang

terjadi pada Apotek Sukorejo. Berikut ini adalah Report penjualan per

tanggal:

Gambar 4.63 Report Penjualan Per Tanggal

16. Report Pembelian Per Tanggal

Report pembelian per tanggal ini berguna untuk mengetahui

macam – macam obat yang dibeli dari supplier. Selain itu juga dapat

mengetahui jumlah pengeluaran per tanggal dari transaksi pembelian yang

terjadi pada Apotek Sukorejo. Report pembelian per tanggal dapat dilihat

pada Gambar 4.64:

17. Report Total Penerimaan

Report total penerimaan ini berguna untuk mengetahui total

penerimaan dari transaksi penjualan yang dilakukan Apotek Sukorejo

87

selama satu bulan. Report total penerimaan dapat dilihat pada Gambar

4.65.

Gambar 4.64 Report Pembelian Per Tanggal

Gambar 4.65 Report Total Penerimaan

88

18. Report Total Pengeluaran

Report total pengeluaran ini berguna untuk mengetahui total

pengeluaran dari transaksi pembelian yang dilakukan Apotek Sukorejo

selama satu bulan. Berikut ini adalah report total pengeluaran:

Gambar 4.66 Report Total Pengeluaran

19. Report Total Obat Keluar

Report total obat keluar ini berguna untuk mengetahui total obat

yang di keluarkan per tanggal transaksi penjualan. Berikut ini adalah

report total obat keluar:

Gambar 4.67 Report Total Obat Keluar

89

20. Report Total Obat Masuk

Report total obat masuk ini berguna untuk mengetahui total obat

yang masuk per tanggal transaksi pembelian. Berikut ini adalah report

total obat masuk:

Gambar 4.68 Report Total Obat Masuk

21. Report Utang

Report utang ini berguna untuk mengetahui total hutang yang

dimiliki Apotek Sukorejo. Selain itu melalui report utang ini pengguna

dapat mengecek utang telah lunas atau belum. Berikut ini adalah report

utang:

Gambar 4.69 Report Utang

90

4.4 Switchboard

Switchbord berguna dalam menjalankan aplikasi basisdata Microsoft

Access. Dengan switchboard ini pengguna dapat memanggil seluruh aplikasi, baik

form atau report secara interaktif. Didalam menu utama terdapat tiga bagian, yaitu

menu input, menu output, dan keluar. Berikut ini adalah menu utama:

Gambar 4.70 Menu Utama Swithcboard

1. Menu Input

Menu input digunakan untuk mengakses seluruh form yang telah

dirancang dalam basis data. Didalam menu input terdapat form master,

form pesanan, form transaksi penjualan, dan form transaksi pembelian, dan

form utang. Berikut ini adalah gambar switchboard menu input:

Gambar 4.71 Swithcboard Menu Input

91

Form Master

Form master dapat diakses oleh pemimpin dan karyawan

dalam menginputkan data dari masing – masing form sesuai

dengan kebutuhan. Form master ini terdiri dari lima form, yaitu

form obat, form cek stok obat, form karyawan, form pelanggan dan

form supplier. Pada form master ini terdapat menu keluar yang

berarti kembali pada menu input. Berikut ini adalah gambar

switchboard form master:

Gambar 4.72 Swithcboard Form Master

Form Pesanan

Form pesanan ini dapat diakses oleh karyawan dalam

pemesanan dari pelanggan maupun pesanan obat kepada supplier.

Form pesanan ini terdiri dari dua form, yaitu form pesanan

penjualan dan form pesanan pembelian. Pada form pesanan ini

92

terdapat menu keluar yang berarti kembali pada menu input.

Berikut ini adalah switchboard form pesanan:

Gambar 4.73 Swithcboard Form Pesanan

Form Transaksi Penjualan

Form transaksi penjualan ini dapat diakes oleh karyawan

apabila ada permintaan penjualan dari pelanggan. Form transaksi

penjualan terdiri dari dua form, yaitu form penjualan dan form

total obat keluar. Pada form transaksi penjualan ini terdapat menu

keluar yang berarti kembali pada menu input. Berikut ini adalah

switchboard form transaksi penjualan:

Gambar 4.74 Swithcboard Form Transaksi Penjualan

93

Form Transaksi Pembelian

Form transaksi pemebelian ini dapat diakes oleh karyawan

apabila ada pembelian kepada supplier. Form transaksi pembelian

terdiri dari dua form, yaitu form pemebelian dan form total obat

masuk. Pada form transaksi pembelian ini terdapat menu keluar

yang berarti kembali pada menu input. Berikut ini adalah

switchboard form transaksi pembelian:

Gambar 4.75 Swithcboard Form Transaksi Pembelian

Form Utang

Form utang ini dapat diakes oleh karyawan apabila

memiliki utang kepada supplier. Pada form utang ini terdapat

menu keluar yang berarti kembali pada menu input. Berikut ini

adalah switchboard form transaksi perlunasan utang:

94

Gambar 4.76 Swithcboard Form Utang

2. Menu Output

Menu output digunakan untuk mengakses seluruh report yang telah

dihasilkan dari pembuatan tabel dan query dalam basisdata. Didalam menu

output terdapat report master, report pesanan, report transaksi penjualan,

dan report transaksi pembelian, dan report utang. Berikut ini adalah menu

output:

Gambar 4.77 Swithcboard Menu Output

95

Report Master

Report master ini terdiri dari empat report, yaitu report

data obat, report karyawan, report pelanggan dan report supplier.

Pada form master ini terdapat menu keluar yang berarti kembali

pada menu output. Hanya pemimpin yang dapat mengakses report

master tersebut. Berikut ini adalah switchboard report master:

Gambar 4.78 Swithcboard Report Master

Report Pesanan

Report pesanan berguna untuk mengecek data pesanan yang

terjadi pada Apotek Sukorejo. Pada report pesanan ini terdapat

menu keluar yang berarti kembali pada menu output. Berikut ini

adlah switchboard report pesanan:

96

Gambar 4.79 Swithcboard Report Pesanan

Report Transaksi Penjualan

Report transaksi penjualan ini dapat diakes oleh pemimpin

untuk mengecek segala transaksi penjualan yang terjadi pada

Apotek Sukorejo. Report transaksi penjualan terdiri dari lima

report, yaitu report nomor penjualan, report penjualan rinci, report

penjualan per tanggal, report total penerimaan, dan report total

obat keluar. Pada report transaksi penjualan ini terdapat menu

keluar yang berarti kembali pada menu output. Berikut ini adalah

switchboard report transaksi penjualan:

97

Gambar 4.80 Swithcboard Report Transaksi Penjualan

Report Transaksi Pembelian

Report transaksi pembelian ini dapat diakes oleh pemimpin

untuk mengecek segala transaksi pembelian yang terjadi pada

Apotek Sukorejo. Report transaksi pembelian terdiri dari lima

report, yaitu report nomor pembelian, report pembelian rinci,

report pembelian per tanggal, report total pengeluaran, dan report

total obat masuk. Pada report transaksi pembelian ini terdapat

menu keluar yang berarti kembali pada menu output. Berikut ini

adalah switchboard report transaksi pembelian:

98

Gambar 4.81 Swithcboard Report Transaksi Pembelian

Report Utang

Report utang ini dapat digunakan untuk mengecek utang

yang dimiliki oleh Apotek Sukorejo. Pada report utang ini

terdapat menu keluar yang berarti kembali pada menu output.

Berikut ini adalah switchboard report utang:

Gambar 4.82 Swithcboard Report Utang

99

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan dari hasil penelitian dan analisis yang telah dilakukan pada

Apotek Sukorejo, dapat disimpulkan bahwa proses pengolahan dan pencatatan

data pada Apotek Sukorejo masih dilakukan secara manual. Sehingga dalam

pengolahan data penjualan dan data pembelian kurang efisien dan memperlambat

proses kerja. Dalam proses pembuatan laporan pun masih dilakukan secara

manual dan memerlukan waktu yang lama. Dengan adanya aplikasi database

Microsoft Access ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dalam pengolahan

data penjualan dan data pembelian serta pembuatan laporan pada ApotekSukorejo.

Oleh karena itu, Apotek Sukorejo perlu mengubah proses pengolahan dan

pencatatan tersebut secara terkomputerisasi.

Pada penelitian ini penulis juga merekomendasikan adanya bagian kasir

yang bertugas sebagai penerima kas dari para pelanggan. Penambahan bagian

kasir ini bertujuan untuk memberikan kontrol atas penerimaan kas yang terjadi

pada Apotek Sukorejo.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan kepada Apotek Sukorejo, yaitu:

1. Perancangan aplikasi basisdata Microsoft Access yang telah

dirancangkan oleh penulis dapat dijadikan pertimbangan bagi Apotek

Sukorejo dalam proses pengolahan dan pencatatan data penjualan dan

100

data pembelian serta pembuatan laporan. Dimana dengan menjalankan

basisdata Microsoft Access yang telah dirancangan penulis tersebut,

proses pencatatan transaksi dan penyimpanan data penjualan dan data

pembelian dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

2. Menambahkan bagian kasir untuk mengontrol penerimaan kas yang

terjadi pada Apotek Sukorejo. Sehingga kemungkinan adanya

kehilangan atau kesalahan dalam penerimaan kas dapat dihindari.

3. Membeirikan pelatihan khusus kepada karyawan bagian kasir dan juga

pada bagian administrasi untuk meningkatkan ketrampilan atau

keahlian dalam menjalankan aplikasi basisdata Microsoft Acces 2007

agar pengolahan data menjadi lebih mudah dan cepat.

Daftar Pustaka

Bararoh, Ali. 2008. Teknik Analisis Statistik dengan SPSS. Jakarta: PT. Elex

Media Komputindo.

Madcoms. 2011. Membangun Aplikasi Pembelian Penjualan dan Inventori

dengan Microsoft Access. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Muhlis, Ahmad. 2010. Membangun Aplikasi Penjualan dengan Microsoft Access.

Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Romney, M.B., dan P.J. Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan

Dewi Fitriasari dan Deny Aeos Kwary, Edisi Sembilan, Jilid Satu. Jakarta:

Salemba Empat.

Sanjaya, Antonius. 2008. Analisa dan Rancang Sistem Informasi Akuntansi atas

Siklus Pengeluaran pada PT Wijaya Panca Sentosa Food.

Siagian Dergibson, Sugiarto. 2006. Metode Statistika untuk Bisnis dan Ekonomi.

Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Tanujoyo, Shierly. 2008. Analisa dan Rancang Sistem Informasi Akuntansi

Terkomputerisasi atas Siklus Pendapatan dan pada PT “X”.

Taufani, R., Dani. 2009. Mengolah Data dengan Microsoft Access 2007.

Bandung: Micrsoft User Group Indonesia (MUGI).

1. pendahuluan 1.1 latar belakang -...

Documents