SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

A. JASA SERTIFIKASI B4T – QSC

LINGKUP SERTIFIKASI B4T – QSC

Lingkup sertifikasi B4T – QSC meliputi sertifikasi :

1. Sertifikasi sistem manajemen mutu ( ISO 9001:2008 )

2. Sertifikasi sistem manajemen lingkungan ( ISO 14001:2004 )

LINGKUP AKREDITASI B4T – QSC

Sistem Manajemen Mutu ( ISO 9001:2008 ) meliputi sektor produk :

Pertambangan dan bahan galian; Produk makanan, minuman dan tembakau; Pembuatan

kokas dan penyulingan minyak, Bahan kimia, produk kimia dan serat; Produk karet dan plastik;

Beton, semen, gips dll, Logam dasar dan produk dari logam; Mesin dan peralatan; Peralatan

listrik dan optik; Peralatan transportasi; Penyediaan air; Konstruksi; Perdagangan grosir dan

eceran, reparasi kendraan bermotor dan barang kebutuhan rumah tangga; Teknologi informasi;

Jasa engineering; Pengujian dan analisis teknik; Administrasi umum; Pendidikan; Kesehatan

dan tugas sosial

Sistem Manajemen Lingkungan ( ISO 14001:2004 ) meliputi sektor produk :

Bahan kimia, produk kimia dan serat; Produk karet dan plastik; Beton, semen, gips dll, Logam

dasar dan produk dari logam; Mesin dan peralatan; Peralatan listrik dan optik; Peralatan

transportasi; Konstruksi; Jasa engineering.

INDEPENDENSI JASA SERTIFIKASI B4T - QSC

Layanan jasa sertifikasi B4T – QSC adalah independen, komprehensif, tidak berpihak dan

terbuka untuk semua pemohon sesuai dengan lingkup akreditasi dari KAN.

B. PROSEDUR SERTIFIKASI

PERMOHONAN SERTIFIKASI

Permohonan sertifikasi sistem manajemen (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 dan OHSAS

18001:2007) dikirim ke Penanggungjawab Lembaga B4T-QSC dapat melalui surat, fax atau

e-mail dengan alamat sebagai berikut :

Lembaga Sertifikasi Manajemen Mutu – B4T ( B4T-QSC )

JL. Sangkuriang No. 14 Bandung 40135 Jawa Barat

F. 52b Hal 1 dari 11

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

Tlp. 022-2504828, Fax. 022-2502027, e-mail : qsc@b4t.go.id

Pemohon diharuskan mengisi formulir aplikasi sertifikasi ( F. 10 ) dengan lengkap dan jelas dan

dikembalikan ke B4T-QSC.

KONFIRMASI BIAYA SERTIFIKASI

B4T – QSC memberikan informasi kepada pemohon mengenai rincian biaya sertifikasi yang

harus ditanggung oleh pemohon.

PENERBITAN KONTRAK

Setelah ada persetujuan biaya sertifikasi, kami akan menerbitkan kontrak perjanjian sertifikasi

dan disetujui oleh kedua belah pihak.

AUDIT TAHAP 1

Melakukan kegiatan audit tahap 1 yang meliputi :

1. Kajian dokumen manual / pedoman terhadap seluruh persyaratan sistem manajemen

yang digunakan. Kegiatan ini dilaksanakan di lokasi pemohon.

2. Mengevaluasi kondisi lapangan pemohon

3. Mengkaji status dan pemahaman pemohon berkaitan dengan persyaratan standar.

4. Mengumpulkan dan mengkaji informasi yang diperlukan untuk menetapkan program

pelaksanaan audit tahap 2.

Hasil dari kegiatan audit tahap 1 ini akan diinformasikan ke pemohon untuk ditindaklanjuti.

AUDIT TAHAP 2

Audit tahap 2 adalah kegiatan audit dilokasi pemohon untuk menilai hasil implementasi sistem

manajemen pemohon dengan cara mengkaji dan memverifikasi bukti implementasi, mengamati

proses dan interview.

Kegiatan audit tahap 2 dilakukan oleh team auditor dari B4T-QSC sesuai dengan program yang

telah ditetapkan oleh B4T-QSC.

Hasil dari kegiatan audit tahap 2 ini akan disampaikan ke pemohon oleh team auditor untuk

ditindaklanjuti.

VERIFIKASI TERHADAP HASIL TINDAKAN KOREKTIF

F. 52b Hal 2 dari 11

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

Melakukan verifikasi terhadap hasil tindakan korektif yang telah dibuat oleh pemohon. Kegiatan

ini dilaksanakan oleh auditor B4T – QSC dan dapat dilakukan di B4T- QSC atau dilokasi

pemohon tergantung keperluan.

EVALUASI

Evaluasi dilakukan terhadap laporan semua tahapan kegiatan sertifikasi yang selanjutnya

diputuskan apakah dapat atau tidak dapat diterbitkan sertifikat sistem manajemen ke pemohon.

Kegiatan evaluasi ini dilakukan oleh evaluator yang ditetapkan oleh B4T-QSC dan dliaksanakan

di kantor B4T-QSC.

PENERBITAN SERTIFIKAT

Sertifikat dan ijin penggunaan logo B4T-QSC akan diterbitkan sesuai dengan hasil dari

keputusan evaluasi dan disampaikan ke pemohon, selanjutnya diregister dalam direktori

pemegang sertifikat. Sertifikat sistem manajemen berlaku selama tiga tahun.

C. HAK DAN KEWAJIBAN PEMEGANG SERTIFIKAT

HAK

1. Pemegang sertifikat berhak untuk menggunakan sertifikat dan logo B4T- QSC serta logo

KAN sesuai dengan aturan yang berlaku.

2. Pemegang sertifikat berhak untuk mengajukan keluhan, banding dan penyelesaian

perselisihan kepada B4T-QSC.

3. Mendapatkan informasi setiap adanya perubahan persyaratan sertifikasi

4. Mendapatkan penjelasan yang diperlukan bila ruang lingkup sertifikasi yang diminta

terkait dengan program yang spesifik dan tambahan informasi yang berkaitan dengan

permohonan sertifikasi

5. Mendapatkan informasi nama anggota tim audit yang akan melaksanakan audit

6. Dapat mengajukan permohonan penambahan dan pengurangan ruang lingkup

sertifikasi.

KEWAJIBAN

1. Mendatangani dan mematuhi dokumen perjanjian kontrak sertifikasi

2. Menginformasikan kepada B4T-QSC berkaitan dengan :

a. Perubahan organisasi dan manajemen

F. 52b Hal 3 dari 11

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

b. Perubahan alamat, kepemilikan, status hukum dan status komersial organisasi

c. Perubahan pedoman sistem manajemen, kebijakan atau prosedur

d. Perubahan peralatan, fasilitas dan/atau sumber daya lainnya yang dapat

mempengaruhi kinerja sistem

3. Menangani keluhan dari pelanggan pemegang sertifikat

4. Memenuhi persyaratan skema sertifikasi pada saat membuat acuan status sertifikasinya

dalam media komunikasi seperti internet, brosur atau iklan, atau dokumen lainnya.

5. Tidak membuat atau mengijinkan pernyataan yang menyesatkan berkenaan dengan

sertifikasinya

6. Tidak menggunakan atau mengijinkan penggunaan dokumen sertifikasi atau bagian

darinya dalam cara yang menyesatkan.

7. Menghentikan penggunaan seluruh materi periklanan yang memuat acuan sertifikasi,

sebagaimana ditentukan oleh B4T-QSC bila terjadi pembekuan atau pencabutan

sertifikasi.

8. Merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi.

9. Tidak mengijinkan penggunaan acuan sertifikasi sistem manajemen yang dapat

menyiratkan bahwa B4T-QSC memberikan sertifikasi produk (termasuk jasa) atau

proses.

10. Tidak menyiratkan bahwa sertifikasi berlaku untuk kegiatan diluar lingkup sertifikasi.

11. Tidak menggunakan sertifikasinya yang dapat membawa B4T-QSC dan/atau sistem

sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik.

12. Melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian yang

ditemukan pada saat audit

13. Mentaati penggunaan sertifikat dan logo B4T-QSC serta penggunaan logo KAN

D. PEMELIHARAAN SERTIFIKASI ( SURVEILLANCE )

Selama kurun waktu tiga tahun ( masa berlaku sertifikat ), B4T-QSC akan melakukan audit ke

lokasi perusahaan melalui kunjungan survailen minimal satu kali dalam setahun terhitung sejak

hari terakhir pelaksanaan audit tahap 2.

Audit ini bertujuan untuk membuktikan konsistensi dan kemajuan serta komitmennya terhadap

implementasi sistem manjemen di organisasi pemohon.

Pengaturan dan rencana kunjungan survailen akan ditetapkan oleh B4T-QSC.

F. 52b Hal 4 dari 11

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

E. PEMBEKUAN SERTIFIKAT

Pembekuan sertifikasi dapat terjadi apabila terdapat satu kasus atau lebih dibawah ini :

a) Sistem manajemen pemegang sertifikat gagal secara total dan serius untuk memenuhi

persyaratan sertifikasi termasuk persyaratan untuk efektifitas sistem manajemen.

b) Pemegang sertifikat tidak memperbolehkan adanya audit survailen atau sertifikasi ulang

pada frekwensi yang dipersyaratkan, atau

c) Pemegang sertifikat meminta pembekuan secara sukarela.

Kasus a) diatas muncul berdasarkan temuan team audit pada saat survailen atau berdasarkan

informasi dari sumber lain yang bisa dipercaya. Tindak lanjut penyelesaian kasus ini,

Penanggungjawab Lembaga B4T-QSC menginstruksikan Penanggungjawab Opersional untuk

mengevaluasi laporan kasus ini, hasil evaluasi harus merekomendasikan bahwa sertifikat tidak

perlu dibekukan atau harus dibekukan sementara sampai kasus ini dapat diselesaikan. Apabila

diputuskan untuk dibekukan, hal ini diinformasikan oleh Penanggungjawab Lembaga B4T-QSC

ke pemegang sertifikat dengan menerbitkan surat pembekuan sertifikat.

Dalam kasus b) dan c) diatas, setelah mendapat informasi tersebut, Penanggungjawab

Lembaga B4T-QSC menerbitkan surat pembekuan sertifikat.

Jangka waktu pembekuan akan ditetapkan kemudian akan tetapi tidak lebih dari 6 bulan.

Dalam kondisi pembekuan, pemegang sertifikat tidak diperbolehkan untuk menggunakan

sertifikat dan logo B4T-QSC untuk keperluan promosinya lebih lanjut dan mengadakan tindakan

yang sesuai. Status pembekuan sertifikasi dapat diakses publik.

F. PENCABUTAN SERTIFIKAT

Sertifikasi dicabut apabila kondisi seperti yang dijelaskan pada butir pembekuan sertifikat diatas

tidak diperbaiki dalam batas waktu yang telah ditetapkan.

Pemegang sertifikasi diinformasikan atas keputusan pencabutan sertifikasinya dan kepada

pemegang sertifikat tersebut diperingatkan untuk tidak melanjutkan penggunaan sertifikat dan

logo B4T-QSC dalam bentuk dan kondisi apapun.

Segala dokumen dan rekaman yang terkait dengan

F. 52b Hal 5 dari 11

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

Pemegang sertifikat tersebut ditiadakan dari daftar pemegang sertifikat dan status pencabutan

ini dapat diakses oleh pihak tertentu apabila diperlukan. Segala dokumen dan rekaman yang

terkait di keluarkan dari skema sertifikasi.

G. PENGURANGAN LINGKUP SERTIFIKASI

Ruang lingkup sertifikasi yang telah diberikan dapat berkurang apabila terjadi kondisi berikut ini

a). Karena terjadi kasus seperti yang diuraikan dalam butir E, a) diatas :

Pemegang sertifikat dinilai tidak berhasil memperbaiki kekurangan yang terjadi pada

lingkup yang terkait.

b). Pengurangan ruang lingkup sertifikasi berdasarkan permintaan pemegang sertifikat :

Apabila pemegang sertifikat menghendaki pengurangan ruang lingkup sertifikasi dari

lingkup yang telah diberikan, pemegang sertifikat harus menginformasikan hal ini dengan

jelas kepada manajemen B4T-QSC mengenai permintaan pengurangan ruang lingkup

sertifikasi tersebut dan dengan alasan yang jelas.

Penanggungjawab Lembaga B4T-QSC menginstruksikan kepada Penanggungjawab

Opersional untuk mengevaluasi pengurangan ruang lingkup sertifikasi berdasarkan

dokumen kontrak dan aplikasinya.

Selanjtunya hasil keputusan pengurangan ruang lingkup sertifikasi diinformasikan ke

pemegang sertifikat dan akan dipantau oleh team audit dari B4T-QSC pada saat

pelakasanaan survailen berikutnya.

Sertifikat diterbitkan ulang sesuai dengan ruang lingkup yang baru dan mengamandemen

kontrak.

c). Pengurangan ruang lingkup sertifikasi karena tidak dapat memenuhi persyaratan :

Apabila pada saat survailen ditemukan adanya bukti penyimpangan atau tidak adanya

implementasi yang berkaitan dengan pemenuhan persyaratan yang ditetapkan untuk

lingkup yang dimaksud, maka team audit mengkaji dan mengevaluasi hal ini untuk

menetapkan rekomendasi pengurangan ruang lingkup sertifikasi tersebut.

Atas dasar rekomendasi dari team audit, Penanggungjawab Lembaga B4T-QSC

menetapkan pengurangan ruang lingkup sertifikasi tersebut dan hal ini diinformasikan ke

pemegang sertifikat.

Bagian administrasi menerbitkan sertifikat sesuai dengan ruang lingkup yang baru dan

mengamandemen kontrak.

F. 52b Hal 6 dari 11

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

Selanjtunya hasil keputusan pengurangan ruang lingkup sertifikat akan dipantau oleh team

audit dari B4T-QSC pada saat pelakasanaan survailen berikutnya.

H. PENAMBAHAN LINGKUP SERTIFIKASI

Pemegang sertifikat diperbolehkan untuk mengajukan penambahan lingkup sertifikasi.

Penambahan lingkup sertifikasi diajukan ke B4T-QSC kapan saja selama sertifikat masih

berlaku dan dilakukan penilaian oleh team auditor ke lokasi sesuai dengan plan audit untuk

lingkup sertifikasi yang ditambahkan. Pelaksanaan audit penambahan lingkup sertifikasi dapat

bersamaan dengan pelaksanaan audit survailen.

Penambahan lingkup sertifikasi akan diberikan, apabila hasil evaluasi memutuskan untuk

diberikan penambahan lingkup sertifikasi tersebut.

I. RE-SERTIFIKASI ( PERPANJANGAN SERTIFIKAT )

Setiap pelanggan pemegang sertifikat, paling lambat 3 bulan sebelum masa berlaku setifikatnya

berakhir diinformasikan mengenai jadwal pelaksanaan re-sertifikasi.

Apabila pelanggan tidak bersedia untuk dilakukan re-sertifikasi, maka kepada pelanggan

tersebut diinfromasikan tidak boleh lagi menggunakan sertifikat dan logo B4T-QSC dalam

bentuk apapun.

Apabila pelanggan masih dalam proses penyelesaian re-sertifikasi, sementara sertifikat

sebelumnya telah berakhir masa berlakunya, maka kepada pelanggan tersebut diinformasikan

untuk sementara tidak boleh menggunakan sertifikat dan logo B4T-QSC dalam bentuk apapun

sampai sertifikat yang baru terbit.

Proses re-sertifikasi sama dengan proses sertifikasi awal mulai dari permohonan re-sertifikasi,

penerbitan kontrak, audit tahap satu ( audit tahap satu dilakukan jika ada perubahan dalam

sistem manajemen pemohon ), audit tahap dua, evaluasi dan penerbitan sertifikat.

J. KELUHAN

Pemegang sertifikat dapat menyampaikan keluhan secara tertulis ke B4T-QSC yang berkaitan

dengan kegiatan sertfikasi yang merupakan tanggung jawab B4T-QSC. Selanjutnya keluhan

tersebut akan ditindaklanjuti dan hasil penyelesaian keluhan tersebut diinformasikan ke

pengirim keluhan.

F. 52b Hal 7 dari 11

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

Pelanggan pemegang sertifikasi atau pihak lain, juga dapat menyampaikan keluhan secara

tertulis ke B4T-QSC berkaitan dengan kinerja sistem manajemen yang disertifikasi. Keluhan ini

disampaikan ke pemegang sertifikat untuk diinvestigasi dan pemegang sertifikat diharuskan

untuk mengadakan koreksi dan tindakan perbaikan dalam waktu yang ditetapkan dan hasilnya

harus disampikan ke B4T-QSC dan pelanggan pemegang sertifikat.

K. BANDING

Pemohon banding dapat mengajukan banding ke B4T-QSC atas keputusan dari B4T-QSC yang

dianggap belum memenuhi atau belum memuaskan pemohon bamding.

Pengajuan banding harus dalam bentuk tertulis dan disampaikan paling lambat 30 hari sejak

keputusan dari B4T-QSC diterima oleh pemohon banding, keputusan yang dimaksud adalah

hasil penyelesaian dari B4T-QSC atas keluhan yang pernah disampaikan sebelumnya oleh

pengirim keluhan.

Pemohon banding diberi hak untuk mengirim perwakilannya ke B4T-QSC untuk ikut dalam

investigasi dan penyelesaian banding.

Keputusan banding akan diinformasikan kepada pemohon banding dan keputusan tersebut

tidak dapat diganggu gugat.

F. 52b Hal 8 dari 11

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

L. ATURAN PENGGUNAAN SERTIFIKAT DAN LOGO B4T-QSC

Aturan penggunaan sertifikat B4T-QSC

Penggunaan sertifikat B4T-QSC oleh pemegang sertifikat harus mengikuti ketentuan sbb:

a). Sertifikat tidak boleh digandakan dengan maksud penggunaan untuk sistem manajemen dari

organisasi yang belum disertifikasi.

b). Sertifikat hanya digunakan untuk sistem manajemen dari organisasi yang telah disertifikasi

dan dinyatakan memenuhi persyaratan yang berlaku.

Kepatuhan terhadap aturan penggunaan sertifikat B4T-QSC oleh pemegang sertifikat dipantau

oleh B4T-QSC pada saat audit survailen.

Penggunaan logo B4T-QSC dan logo KAN oleh pemegang sertifikat harus mengikuti

aturan dibawah ini :

a) Logo B4T-QSC boleh digunakan pada kop surat, iklan, katalog, brosur, kartu bisnis dan

publikasi lain.

b) Logo B4T-QSC tidak boleh digunakan pada produk, pada kemasan langsung produk,

sertifikat uji atau sertifikat kesesuaian produk.

c) Bentuk logo yang digunakan harus sesuai dengan yang tercantum dalam gambar diatas.

d) Logo boleh diperkecil atau diperbesar dengan ukuran yang proporsional.

e) Logo KAN boleh digunakan oleh pemegang sertifikat sesuai dengan aturan yang

dijelaskan pada butir a) sampai dengan butir d) diatas dengan penempatannya harus

bergandengan dengan logo B4T-QSC dan ukurannya yang proporsional.

Sangsi terhadap penyalahgunaan sertifikat dan logo B4T-QSC

Apabila pemegang sertifikat terbukti menyalahgunakan sertifikat atau logo B4T-QSC, maka

manajemen B4T-QSC segera menginstruksikan kepada pemegang sertifikat untuk segera

memperbaiki penyalahgunaan tersebut.

Apabila pemegang sertifikat terbukti tidak melakukan perbaikan dalam waktu yang ditetapkan,

maka manajemen B4T-QSC segera mengambil tindakan lebih lanjut yang dapat mengakibatkan

terjadinya penangguhan atau penarikan sertifikat sesuai aturan yang berlaku.

F. 52b Hal 9 dari 11

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

ALUR SERTIFIKASI

Tidak memenuhi

F. 52b Hal 10 dari 11

APLLICATION FROM COMPANY

APLIKASI DARI PERUSAHAAN

QUOTATIONPENAWARAN

CONTRACT AGREEMENTPERJANJIAN KERJA

AUDIT TAHAP IMANUAL REVIEWKAJIAN MANUAL

CORRECTIVE ACTION TINDAKAN KOREKSI

NON CONFORMITIES REPORTLAPORAN KETIDAKSESUAIAN

CORECTIVE ACTIONTINDAKAN KOREKSI

NON CONFORMITIESKETIDAKSESUAINAN

AUDIT TAHAP IIASSESSMENT

PEMERIKSAAN DI LAPANGAN

COMPLIANCEMEMENUHI

NON COMPLIANCESTIDAK MEMENUHI

COMPLIANCEMEMENUHI

NON COMPLIANCESTIDAK MEMENUHI

EVALUATIONEVALUASI

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASIB4T - QSC

Memenuhi

F. 52b Hal 11 dari 11

FOLLOW UP C.A.R.TINDAK LANJUT

CERTIFICATESERTIFIKAT