06 bt 2 - pande baik.pdf

KERTAS KERJA

LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL

PENGELOLAAN DATA TEKNIS PENANGANAN PRASARANA

JALAN LINGKUNGAN PERUMAHAN DAN PERMUKIMAN

PADA SEKSI PERMUKIMAN DINAS CIPTA KARYA

DI KABUPATEN BADUNG

OLEH :

PANDE NYOMAN ARTAWIBAWA, ST., MT

NIP. 19780416 200312 1 012

PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG

BEKERJA SAMA DENGAN

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI BALI

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN

TINGKAT IV KABUPATEN BADUNG ANGKATAN V

DENPASAR, SEPTEMBER 2014

2

LEMBAR PERSETUJUAN

KERTAS KERJA LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL

Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT

NIP : 19780416 200312 1 012

Sasaran/Judul : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana

Jalan Lingkungan Perumahan dan Permukiman

pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya di

Kabupaten Badung

Unit Kerja : Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung

Telah diperiksa dan disetujui untuk mengikuti Seminar Laboratorium

Kepemimpinan Instansional.

Denpasar, September 2014

Pembimbing/Coach Mentor

I Made Sedana Yoga, ST, M.Si IGA Ngurah Arinda Trisnawati, ST

NIP. 19700101 199703 1 018 NIP. 19690524 199803 2 005

3

LEMBAR PENGESAHAN

KERTAS KERJA LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL

Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT

NIP : 19780416 200312 1 012

Sasaran/Judul : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana

Jalan Lingkungan Perumahan dan Permukiman

pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya di

Kabupaten Badung

Unit Kerja : Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung

Telah dipertahankan didepan Dewan Penguji Ujian Kertas Kerja Laporan

Laboratorium Kepemimpinan Instansional sebagai persyaratan untuk lulus dalam

Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV pada Tanggal 23 September

2014

Nama Tanda-tangan

Penguji Ir. Nyoman Sukamara,CES ................. NIP.19590831 198603 1 021 Coach I Made Sedana Yoga,ST,M.Si ................. NIP.19700101 199703 1 018 Mentor IGA Ngurah Arinda Trisnawati, ST ................. NIP. 19690524 199803 2 005

Mengesahkan : Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan

Provinsi Bali

DR. Ida Bagus Sedhawa,SE,M.Si Pembina Utama Muda

NIP.19591231 198703 1 160

4

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Ida Sanghyang Widhi Wasa Tuhan

Yang Maha Esa, atas berkat-Nya penulis dapat menyelesaikan Kertas Kerja

Laporan Laboratorium Kepemimpinan Instansional sebagai rangkaian akhir

kurikulum Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan V

Kabupaten Badung yang dilaksanakan di Badan Pendidikan dan Pelatihan

Provinsi Bali Tahun 2014.

Tujuan penyusunan laporan ini adalah untuk menyampaikan serta

mendeskripsikan permasalahan dari area organisasi yang akan diubah yaitu pada

Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung, serta hasil perubahan

yang diharapkan dapat terwujud dalam waktu dua setengah bulan masa

pelaksanaan Proyek Perubahan. Adapun hasil identifikasi dan pemaparan

tersebut tentunya masih bersifat individual.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu IGA Ngurah Arinda

Trisnawati, ST selaku Kepala Bidang Permukiman dan Penyehatan Lingkungan

yang sekaligus sebagai mentor, serta Bapak I Made Sedana Yoga, ST., M.Si

sebagai pembimbing (coach) yang telah memberikan perhatian, masukan dan

saran selama masa pembelajaran dan penyempurnaan Laporan Laboratorium

Kepemimpinan Instansional Proyek Perubahan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam laporan ini masih terdapat beberapa

kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak sangat diharapkan

untuk kesempurnaan penyusunan laporan ini. Namun demikian, semoga laporan

ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Denpasar, September 2014

Penulis

5

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................................ 2

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................................. 3

KATA PENGANTAR ......................................................................................................... 4

DAFTAR ISI ...................................................................................................................... 5

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ...................................................................................... 7

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 8

A. Latar Belakang ....................................................................................................... 8

B. Area Perubahan ................................................................................................... 12

C. Ruang Lingkup Perubahan ................................................................................ 13

D. Tujuan/ Sasaran dan Kriteria Keberhasilan ..................................................... 13

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN .................................................................15

A. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan .......................................................... 15

B. Stakeholder Proyek Perubahan......................................................................... 18

C. Strategi Komunikasi ............................................................................................ 27

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ........................................................32

A. Capaian Proyek Perubahan ............................................................................... 32

B. Kendala Internal dan Eksternal ......................................................................... 39

C. Strategi Mengatasi Kendala ............................................................................... 40

BAB IV PENUTUP .........................................................................................................45

A. Kesimpulan ........................................................................................................... 45

B. Rekomendasi........................................................................................................ 46

DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................................48

LAMPIRAN ......................................................................................................................49

LEMBAR BUKTI PELAKSANAAN JADWAL BREAKTHROUGH 2 ...................................49

LEMBAR BUKTI BIMBINGAN ..........................................................................................54

SURAT UNDANGAN RAPAT INTERN ............................................................................57

DAFTAR HADIR RAPAT INTERN ...................................................................................58

NOTULEN RAPAT INTERN .............................................................................................59

6

DOKUMENTASI KEGIATAN ............................................................................................61

1. Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman, Senin 7 Juli 2014 ................... 61

2. Proses Input Data/Informasi kegiatan Pengelolaan Data Teknis, 9 Juli 2014

hingga selesai ................................................................................................................... 62

3. Pemantauan/ Evaluasi Data/ Informasi berdasarkan permintaan Data/

Informasi melalui telepon dan SMS, serta pengajuan Usulan tanpa melalui

prosedur baku (proposal langsung ke SKPD) .............................................................. 64

4. Pemantauan/Evaluasi Data/Informasi dengan pemeriksaan lapangan untuk

keakuratan dan kebenaran input data ........................................................................... 65

5. Proses Bimbingan Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan...................... 66

6. Pengelolaan Data Teknis dalam tampilan Mobile .......................................... 67

RENCANA ANGGARAN BIAYA ......................................................................................69

HANDOUT PRESENTASI ...............................................................................................70

JURNAL...........................................................................................................................71

7

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

Tabel 2. 1 Time Schedule Roadmap/Milestone Proyek Perubahan ...................................... 18

Tabel 2. 2 Stakeholders, Uraian Peran, Pengaruh dan Kepentingan ................................... 21

Tabel 2. 3 Keterlibatan Stakeholders dalam pelaksanaan Roadmap/Milestone Proyek

Perubahan ...................................................................................................................................... 26

Tabel 3. 1 Kendala dan Strategi untuk mengatasinya saat Pelaksanaan

Roadmap/Milestone Proyek Perubahan .................................................................................... 43

Tabel 3. 2 Realisasi Capaian Roadmap/Milestone Proyek Perubahan ................................ 44

Gambar 2. 1 Bagan Susunan Tim Kerja Proyek Perubahan .................................................. 19

Gambar 2. 2 Net Map Proyek Perubahan ................................................................................. 22

Gambar 2. 3 Empat Kelompok Stakeholders ............................................................................ 23

Gambar 3. 1 Format Laporan Bulanan Belanja Modal dan Jasa .......................................... 34

Gambar 3. 2 Pengembangan atau Penambahan Detail Pemenang dan Nilai Paket ........ 38

Gambar 3. 3 Pengembangan atau Penambahan Detail Administrasi dan Kontak

Pelaksana ....................................................................................................................................... 38

Gambar 3. 4 Pengembangan atau Penambahan Detail Dukungan Paving, Progres Fisik

dan Keuangan ................................................................................................................................ 38

Gambar 3. 5 Pengembangan atau Penambahan Detail Usulan Ruas Tahun 2014 dan

Usulan Ruas Tahun 2015 ............................................................................................................ 39

8

BAB I

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Untuk mewujudkan Visi Kabupaten Badung yang disampaikan oleh

Bupati dan Wakil Bupati terpilih Periode 2010 2015 Melangkah

Bersama Membangun Badung yang Shanti dan Jagadhita

Berlandaskan Tri Hita Karana, salah satu Misi yang kemudian disusun

dalam fungi Palemahan yaitu Mewujudkan pembangunan yang selaras &

seimbang sesuai fungsi wilayahnya. Hal ini kemudian diterjemahkan dalam

Misi Nomor 1 Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung yang menyebutkan

Meningkatkan pelayanan di bidang informasi tata ruang, perijinan bangun-

bangunan, perumahan dan pertambangan dengan pembangunan sistem

informasi yang berbasis high tech serta Misi Nomor 2 yaitu Revitalisasi

dan meningkatkan kuantitas dan kualitas pembangunan infrastruktur di

bidang keciptakaryaan sesuai kebutuhan dan tuntutan masyarakat secara

partisipatif. Penjabaran Visi dan Misi tersebut sejalan dengan Visi

Kementrian Pekerjaan Umum yang dituangkan dalam Rencana Strategis

Kementrian Pekerjaan Umum 2010-2014 yaitu Tersedianya infrastruktur

Pekerjaan Umum dan Permukiman yang andal untuk mendukung Indonesia

sejahtera 2025.

9

Berkaitan dengan itu, dalam rangka menjalankan tugas dan fungsi

Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung mencakup bidang bidang

keciptakaryaan antara lain bidang bangun-bangunan, bidang penataan

ruang, bidang perumahan dan permukiman, bidang air bersih, bidang air

limbah, dan bidang pertambangan, memerlukan perencanaan yang

matang, terpadu dan komprehensif sehingga pada akhirnya terwujud

prasarana dan sarana keciptakaryaan sebagai pendukung terbangunnya

suatu kawasan yang tertata, nyaman dan indah serta berwawasan

lingkungan.

Dua permasalahan utama yang dihadapi oleh Dinas Cipta Karya

Kabupaten Badung dalam penyelenggaraan tugas dan fungsinya, antara

lain masih terbatasnya sumber daya manusia yang memiliki kemampuan

teknis di Dinas Cipta Karya, serta masih kurangnya koordinasi dan

keefektifan penyelenggaraan kegiatan untuk mengimbangi tuntutan

masyarakat yang semakin tinggi terhadap transparansi dan

akuntabilitas pelaksanaan pembangunan. Dari hal tersebut, didapat dua isu

strategis yang ada kaitannya dengan permasalahan tadi, yang dihadapi

Dinas Cipta Karya yaitu perkembangan penduduk dengan kebutuhannya

pada sarana dan prasarana serta semakin pesatnya perkembangan

teknologi informasi menuntut adanya data base yang lebih valid dan akurat

pada tiap wilayah kecamatan, serta meningkatnya kebutuhan masyarakat

pada fasilitas dan pelayanan publik membutuhkan peningkatan kualitas dan

kuantitas infrastruktur dengan pengelolaan terpadu yang sinergi dan saling

mendukung antar wilayah kecamatan.

10

Meningkatnya frekuensi permintaan informasi terkait Pengelolaan

data teknis penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan dan

permukiman, akan menciptakan pelayanan yang berkualitas dari aparatur

negara khususnya pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten

Badung, apabila dikuti dengan efisiensi waktu dalam pemberian tanggapan

atau tindaklanjut. Permintaan ini biasanya datang dari masyarakat atau

aparatur yang ada dilingkungannya, dari pihak legislatif atau anggota

dewan perwakilan rakyat terkait penyaluran aspirasi masyarakat serta

pimpinan dan instansi lain saat informasi tersebut dibutuhkan.

Ada tiga jalur yang biasanya dimanfaatkan oleh pencari informasi

diatas dalam usaha mendapatkan kepastian atas usulan penanganan ruas

atau perkembangan yang ada. Pertama lewat media Surat secara resmi

dan tertulis, kedua lewat komunikasi telepon atau ponsel dan ketiga, secara

langsung atau tatap muka. Untuk dua media terakhir, biasanya

membutuhkan jawaban atau tanggapan sesegera mungkin bergantung

pada tingkat kepentingan kebutuhan masing-masing.

Sumber daya manusia yang ada di Seksi Permukiman ini

sebenarnya memiliki kompetensi serta kemampuan dalam bidang teknis

yang ditangani selama ini, namun belum selaras dengan tingkat kebutuhan

inovasi yang memanfaatkan penerapan teknologi informasi untuk

mempermudah proses akses informasi. Sehingga data atau informasi

teknis yang cukup lengkap berkaitan dengan Pengelolaan data teknis

penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman

11

belum dapat diakses dengan cepat dan mudah dalam kaitannya dengan

pemberian tanggapan atau tindaklanjut diatas.

Informasi dari proses pengajuan usulan penanganan ruas jalan

lingkungan perumahan dan permukiman, penetapan dan survey

perencanaan atau DED, status pelelangan, masa pelaksanaan hingga

penyelesaian kegiatan serta detail lainnya merupakan bagian dari

Pengelolaan data teknis diatas serta menjadikannya sebagai hal yang

sering ditanyakan dan dikonfirmasi lebih lanjut. Dengan memanfaatkan

kemajuan perkembangan teknologi informasi dalam bentuk yang paling

sederhana sekalipun, sebenarnya tidak sulit untuk dapat melakukan satu

perubahan transformasi akses informasi Pengelolaan data teknis dalam hal

ini terkait penanganan jalan lingkungan dan perumahan. Tujuannya adalah

agar kelak pemberian tanggapan atau tindaklanjut dari permohonan

informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tidak lagi dilakukan secara

berulang dari satu dokumen ke dokumen lainnya, serta dapat memberikan

solusi yang efektif serta efisien waktu.

Adapun perubahan tersebut hendaknya dapat dimanfaatkan oleh

banyak orang dengan kemampuan teknis berbeda-beda, melakukan

penambahan informasi jika diperlukan serta dioperasikan secara mobile

dalam perangkat ponsel pintar sekalipun. Selain itu diharapkan

kedepannya, proses transformasi data dapat dilakukan pembaharuan

secara berkala bergantung pada perkembangan data atau informasi yang

ada hingga pergantian mata anggaran dengan jenis kegiatan yang sama.

12

B. Area Perubahan

Mengacu pada pemaparan dalam latar belakang diatas, dimana

proses pelayanan di bidang pemberian informasi kepada masyarakat

ataupun mereka yang berkepentingan masih dilakukan dengan cara

manual, berulang dari satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga

menimbulkan pokok permasalahan (isu aktual) pada Seksi Permukiman

Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung yaitu belum tersedianya Pengelolaan

data teknis penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan dan

permukiman. Terjadinya permasalahan ini diduga dipengaruhi oleh :

a. Belum tersedianya satu Pengelolaan data teknis penanganan

prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman di

Kabupaten Badung

b. Masih rendahnya inovasi dan tingkat penyerapan teknologi oleh

sumber daya manusia yang ada, serta

c. Belum optimalnya pola kerja dalam rangka pelayanan sebagaimana

dimaksud diatas.

Berkaitan dengan itu, maka dapat diuraikan rumusan masalah yang

dihadapi adalah sebagai berikut :

Bagaimana bentuk Pengelolaan data teknis penanganan

prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman yang

dapat mewujudkan sasaran yang diinginkan ?

13

C. Ruang Lingkup Perubahan

Untuk mewujudkan satu Pengelolaan data teknis penanganan

prasarana jalan lingkungan perumahan dan permukiman di Kabupaten

Badung, dapat disampaikan ruang lingkup kegiatan sebagai berikut :

1. Menginventaris daftar kebutuhan dan detail informasi penanganan

data teknis penanganan jalan lingkungan perumahan dan

permukiman dalam satu lingkup Pengelolaan data yang menyeluruh

dan terpadu

2. Menghimpun, merekap serta melakukan input data berdasarkan

kebutuhan dan detail informasi pada masing-masing paket kegiatan

D. Tujuan/ Sasaran dan Kriteria Keberhasilan

1. Tujuan

Meningkatkan kualitas pelayanan di bidang pemberian informasi kepada

masyarakat terkait penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan

dan permukiman di Kabupaten Badung

2. Sasaran

Tersedianya Pengelolaan data teknis penanganan prasarana jalan

lingkungan perumahan dan permukiman di Seksi Permukiman Dinas

Cipta Karya Kabupaten Badung

14

3. Kriteria Keberhasilan

Tersusunnya satu rekap data teknis yang terpadu dan menyeluruh

terkait penanganan prasarana jalan lingkungan perumahan dan

permukiman pada tahun berjalan, serta dapat dimanfaatkan untuk

memberikan tanggapan atau tindaklanjut atas permohonan informasi

yang dibutuhkan dengan cepat oleh mereka yang berkepentingan

15

BAB II

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

Untuk dapat mewujudkan tujuan, sasaran serta kriteria keberhasilan

sebagaimana yang disampaikan dalam lingkup area perubahan,

ditetapkanlah Roadmap/Milestone Proyek Perubahan yang dilaksanakan

pada masa Breakthrough 2 selama kurang lebih 2,5 (dua setengah) bulan

dari tanggal 3 Juli 2014 sampai dengan 22 September 2014 dan disusun

dalam kegiatan sebagai berikut :

1. Melapor pada pimpinan, untuk menyampaikan maksud dan tujuan

dilaksanakannya proses breakthrough 2 yaitu mencapai sasaran

sebagaimana yang telah ditentukan dalam tahapan Proyek

Perubahan. Dilaksanakan pada hari pertama dan kedua masa

breakthrough 2.

2. Melakukan rapat koordinasi, bersama pimpinan dan staf internal

Seksi Permukiman baik tenaga teknis maupun administrasi yang

masuk dalam daftar stakeholder atau pelaku yang terlibat langsung

dalam Proyek Perubahan, untuk menjelaskan proses pencapaian

sasaran serta pemaparan langkah roadmap/milestone yang akan

dilaksanakan selama masa breakthrough 2. Sekaligus menyepakati

tim efektif yang akan ditugaskan dalam menyusun output atau

kriteria keberhasilan dari Proyek Perubahan dimaksud.

16

Dilaksanakan pada minggu pertama masa breakthrough 2. Surat

undangan rapat, daftar hadir, notulen dan foto dokumentasi

terlampir.

3. Menyusun rancangan daftar kegiatan penanganan prasarana

lingkungan perumahan dan permukiman. Menggunakan bahan

dasar Laporan Bulanan SKPD Dinas Cipta Karya Kabupaten

Badung, yang kemudian dikembangkan menjadi satu daftar atau

rekap Pengelolaan data mencakup detail kebutuhan informasi dari

masing-masing kegiatan yang ada. Disusun dalam bentuk satu file

yang terpadu serta menyeluruh untuk memudahkan pemantauan

serta pelaporan data. Dilaksanakan pada minggu pertama dan

kedua masa breakthrough 2.

4. Menginventaris daftar kebutuhan data dan detail informasi

penanganan termasuk pengajuan usulan. Pengumpulan data serta

informasi yang dibutuhkan berasal dari berbagai sumber pustaka,

dokumen Kontrak dan Laporan Akhir serta dibantu melalui halaman

website Layanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara

Elektronik (LPSE) Kabupaten Badung melalui akses internet di

alamat http://lpse.badungkab.go.id/. Dilaksanakan pada minggu

pertama dan kedua masa breakthrough 2.

5. Melakukan input data berdasarkan masing-masing kebutuhan dan

detail informasi (minimal pada satu tahun anggaran yang

berlangsung). Memasukkan data serta informasi yang telah

dikumpulkan dan dipilah berdasarkan detail yang dibutuhkan baik

17

dari proses pengajuan usulan, penetapan ruas atau anggaran,

proses tender atau pelelangan, perencanaan hingga pelaksanaan

serta pengawasan. Dilaksanakan pada minggu kedua hingga

kesepuluh masa breakthrough 2.

6. Melakukan koordinasi internal untuk menyepakati format serta

pengisian detail informasi. Dilaksanakan bersamaan dengan proses

diatas dengan cara diskusi berkesinambungan guna mengefektifkan

waktu pengumpulan data dan perancangan format output Proyek

Perubahan. Dilaksanakan pada minggu pertama dan kedua masa

breakthrough 2.

7. Melakukan pemantauan atas proses pembuatan daftar kegiatan,

inventaris kebutuhan dan input serta akurasi data, dilaksanakan

secara berkala untuk mengetahui seberapa jauh progres kemajuan

penyusunan Proyek Perubahan, serta hal-hal apa saja yang

kemudian dapat dikembangkan dari proses input atau keluhan serta

masukan yang disampaikan oleh masyarakat ataupun pihak yang

membutuhkan, yang terjadi selama masa tersebut. Dilaksanakan

setiap minggu terakhir pada setiap bulannya masa breakthrough 2.

8. Melaksanakan pelaporan atas hasil kegiatan secara berkala.

Pelaporan dimaksud dapat berupa bentuk file softcopy dalam format

spreadsheet xlsx atau yang dapat dibuka melalui aplikasi Microsoft

Excel dan sejenisnya, atau berupa dokumen pdf yang tidak dapat di-

edit.

18

Untuk lebih memudahkan pemantauan tahapan roadmap/milestone

Proyek Perubahan sebagaimana diuraikan diatas, dapat dilihat dalam

tabel berikut :

NO. ROADMAP/MILESTONE TANGGAL RENCANA

PELAKSANAAN (2014) BIAYA (Rp.)

1 Melapor pada Pimpinan 3 Juli -

2 Melaksanakan rapat koordinasi intern 4 Juli 908.250,00

3 Menyusun Rancangan daftar kegiatan Penanganan Prasarana Lingkungan Perumahan dan Permukiman

7 Juli 18 Juli 6.000,00

4 Menginventaris Daftar Kebutuhan Data dan Detail Informasi Penanganan

14 Juli 18 Juli 3.125,00

5

Melakukan input data berdasarkan

masing-masing kebutuhan dan detail informasi

14 Juli 12 September 300.000,00

6 Melakukan koordinasi internal untuk menyepakati format serta pengisian detail informasi

7 Juli 11 Juli 106.500,00

7 Melakukan pemantauan atas proses pembuatan daftar kegiatan, inventaris kebutuhan serta input dan akurasi data

21 Juli 25 Juli, 1 September 5 September

32.875,00

8 Melaksanakan pelaporan atas hasil kegiatan secara berkala

30 Juli 1 Agustus, 8 September 12 September

86.750,00

TOTAL 1.443.500,00

Tabel 2. 1 Time Schedule Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

B. Stakeholder Proyek Perubahan

Dalam usaha untuk melaksanakan proses roadmap/milestone

Proyek Perubahan diatas, maka dibutuhkan penjabaran dan pembentukan

Tim Efektif berdasarkan penjabaran stakeholder sebagai berikut :

1. Susunan Tim Kerja

a) Mentor : IGA Ngurah Arinda Trisnawati, ST

(Kepala Bidang Permukiman dan Penyehatan Lingkungan Dinas

Cipta Karya Kabupaten Badung)

19

b) Pengarah/Coach : I Made Sedana Yoga, ST., M.Si

(Widyaiswara Badan Diklat Provinsi Bali)

c) Penanggung Jawab : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT

(Kepala Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung)

d) Tenaga Teknis : PPTK sekaligus staf/direksi teknis Seksi

Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung

e) Tenaga Administrasi : staf administrasi Seksi Permukiman Dinas

Cipta Karya Kabupaten Badung

Untuk bagan susunan tim kerja proyek perubahan diatas, dapat dilihat pada

gambar berikut :

Gambar 2. 1 Bagan Susunan Tim Kerja Proyek Perubahan

2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

a) Mentor : Membimbing, mengarahkan serta membantu

pelaksanaan Proyek Perubahan dalam organisasi

b) Pengarah/ Coach : Membimbing serta mengarahkan pelaksanaan

Proyek Perubahan dalam organisasi, dari segi pelaporan dan

milestone

Coac

h

Sponsor/

Mentor

Penanggung Jawab

Tenaga Teknis Tenaga

Administrasi

20

c) Penanggung Jawab : Bertanggung jawab pada Proyek Perubahan,

dari perencanaan, implementasi hingga evaluasi dan pelaporan

d) Tenaga Teknis : Menghimpun serta merekapitulasi data teknis

penanganan jalan lingkungan perumahan dan permukiman

e) Tenaga Administrasi : Pendalaman Data serta melaksanakan input

data teknis penanganan jalan lingkungan perumahan dan

permukiman

3. Stakeholders, Uraian Peran, Pengaruh dan Kepentingan

Yang dimaksud dengan Stakeholders yaitu perorangan dapat

berasal dari masyarakat/ tokoh masyarakat/ tokoh agama/ pejabat

organisasi publik/ swasta yang berpengaruh ataupun terpengaruh oleh

sebuah kebijakan/ program/ kebijakan organisasi publik dalam rangka

memberikan added value kepada masyarakat. Dalam proses

pelaksanaan Proyek Perubahan, ada beberapa stakeholders yang

terlibat didalamnya beserta pengaruh (influence) dan kepentingannya

(interest) dan dapat dijabarkan sebagai berikut :

21

NO. STAKEHOLDERS PERAN NILAI

PENGARUH KEPENTINGAN

1. Pimpinan/ Atasan Melaksanakan pembinaan serta memanfaatkan hasil proyek perubahan

berpengaruh (sangat kuat)

memiliki kepentingan (sangat kuat) pada konteks proyek perubahan

2. Kepala Seksi Permukiman

Bertanggung jawab pada Proyek Perubahan, dari perencanaan, implementasi hingga evaluasi dan pelaporan


memiliki kepentingan (sangat kuat) pada konteks proyek perubahan

3. Tenaga Teknis Menghimpun serta merekapitulasi data teknis penanganan jalan lingkungan


memiliki kepentingan (kuat) pada konteks proyek perubahan

4. Tenaga Administrasi Pendalaman Data serta melaksanakan Input data teknis penanganan jalan lingkungan



5. Rekanan kegiatan Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan Penanganan Jalan Lingkungan

Menyiapkan data teknis tambahan yang dibutuhkan, dalam bentuk dokumen pelaporan di akhir Kontrak masing-masing kegiatan

berpengaruh (kuat)

tidak memiliki kepentingan (lemah) pada konteks proyek perubahan

6. Dewan Perwakilan Rakyat

Meminta informasi penanganan jalan lingkungan perumahan dan permukiman

tidak berpengaruh / terpengaruh (sedang)


7. Camat, Lurah, LPM, Kades, Masyarakat

Meminta dan memberikan informasi usulan/penanganan jalan lingkungan

tidak berpengaruh / terpengaruh (lemah)


8. Bappeda Litbang Meminta dan memberikan informasi usulan/penanganan jalan lingkungan



9. Dinas Bina Marga dan Pengairan, Dinas Pertanian (tambahan)

Meminta dan memberikan informasi usulan/penanganan jalan



10. Pers Meminta informasi penanganan jalan lingkungan perumahan dan permukiman, serta mempublikasi ke media

berpengaruh (kuat)

tidak memiliki kepentingan (lemah) pada konteks proyek perubahan

Tabel 2. 2 Stakeholders, Uraian Peran, Pengaruh dan Kepentingan

22

Dari pemaparan stakeholder diatas, dapat digambarkan Net-Map atau

peta kompleksitas pengaruh stakeholder sebagai berikut :

Gambar 2. 2 Net Map Proyek Perubahan

Berdasarkan jenis stakeholder dan skema peta Net Map diatas, maka

keterlibatan peran masing-masing dalam proyek perubahan, dapat

dikelompokkan menjadi 4 (empat) kuadran sebagaimana tergambar

dibawah ini :

[PENANGGUNG

JAWAB PP

Staf Teknis dan

Administrasi Rekanan

DPRD Pers Camat / Lurah

/ LPM / Kades

/ Masyarakat

Atasan /

Pimpinan

Bappeda

Litbang

Dinas Bina Marga,

Dinas Pertanian

( + )

( - )

( + )

( - ) ( - ) ( + )

( + ) ( - )

( + )

( + )

( + )

( + )

( + ) ( + )

( + )

( - )

( + )

( + ) ( + )

( + )

23

Gambar 2. 3 Empat Kelompok Stakeholders

Dimana penjelasan masing-masing kelompok Stakeholders

sebagaimana disampaikan diatas dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Promoters : memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga

kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau

menggagalkannya). Kelompok ini terdiri dari pimpinan/atasan,

penanggung jawab Proyek Perubahan, serta staf teknis dan

administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten

Badung. Kelompok inilah yang kemudian dikembangkan menjadi tim

efektif yang bertugas secara bersama-sama untuk mewujudkan

tujuan, sasaran sesuai dengan kriteria keberhasilan Proyek

Perubahan dimaksud.

Promoters :

- Pimpinan/atasan

- Kepala seksi/

Penanggungjawab

- Staf Teknis dan

Administrasi

Defenders :

- Bappeda / Dinas

- DPRD

- Camat/ Lurah/

Kepala Desa/ LPM

- Masyarakat

Latens :

- Pers

- Rekanan Pelaksana,

Perencana dan

Pengawas

Apahtetics :

-

Infl

ue

nce

/ P

en

garu

h

Interest / Kepentingan Lemah Kuat

Kuat

24

b. Defenders : memiliki kepentingan pribadi namun kekuatannya kecil

untuk mempengaruhi kegiatan. Kelompok ini terdiri dari SKPD yang

berkaitan dengan tujuan diadakannya output atau capaian dari

Proyek Perubahan ini yaitu Bappeda Litbang, SKPD dalam hal ini

Dinas Bina Marga dan Pengairan serta Dinas Pertanian, Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Badung, Kantor Camat,

Kepala Desa, Kelurahan serta Masyarakat.

c. Latents : tidak memiliki kepentingan khusus atau terlibat didalamnya

tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika

mereka tertarik. Kelompok ini terdiri dari Pers serta para rekanan

Penyedia barang dan jasa pemerintah di kegiatan perencanaan,

pelaksanaan serta pengawasan peningkatan jalan lingkungan

perumahan dan permukiman, dalam periode berlangsung.

d. Apathetics : kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan

mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan.

Adapun keterlibatan dan peran serta masing-masing pelaku

stakeholders dalam kaitan dan pelaksanaan roadmap/milestone

tahapan Proyek Perubahan, dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Tahap melapor pada pimpinan melibatkan pimpinan/atasan serta

penanggung jawab Proyek Perubahan.

2. Tahap melakukan rapat koordinasi melibatkan pimpinan/atasan,



Badung.

25

3. Tahap menyusun rancangan daftar kegiatan penanganan prasarana

lingkungan perumahan dan permukiman melibatkan

pimpinan/atasan, penanggung jawab Proyek Perubahan, serta staf

teknis dan administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya

Kabupaten Badung

4. Tahap menginventaris daftar kebutuhan data dan detail informasi

penanganan melibatkan pimpinan/atasan, penanggung jawab

Proyek Perubahan, serta staf teknis dan administrasi di Seksi

Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung

5. Tahap input data melibatkan penanggung jawab Proyek Perubahan,

dan staf teknis serta administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta

Karya Kabupaten Badung

6. Tahap pelaksanaan koordinasi internal melibatkan pimpinan/atasan,



Badung

7. Tahap pemantauan atas proses pembuatan daftar kegiatan,

inventaris kebutuhan dan input serta akurasi data melibatkan

pimpinan/atasan dan penanggung jawab Proyek Perubahan, serta

SKPD terkait seperti Bappeda Litbang, SKPD dalam hal ini Dinas

Bina Marga dan Pengairan serta Dinas Pertanian, Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Badung, Kantor Camat,

Kepala Desa, Kelurahan serta Masyarakat ataupun Pers serta para

rekanan Penyedia barang dan jasa pemerintah di kegiatan

26

perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan peningkatan jalan

lingkungan perumahan dan permukiman, untuk masukan ataupun

permintaan informasi penanganan dalam periode berlangsung

8. Tahap pelaporan atas hasil kegiatan secara berkala melibatkan

pimpinan/atasan, penanggung jawab Proyek Perubahan, serta staf

teknis dan administrasi di Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya

Kabupaten Badung

Untuk lebih memudahkan pemantauan terhadap keterlibatan pelaku

atau stakeholders dalam kaitan serta pelaksanaan tahapan

roadmap/milestone Proyek Perubahan sebagaimana diuraikan diatas,

dapat dilihat dalam tabel berikut :

NO. STAKEHOLDERS TAHAPAN

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Pimpinan/Atasan

2 Penanggung jawab Proyek Perubahan

3 Staf Teknis dan Administrasi

4 Bappeda Litbang serta Bina Marga dan Pengairan, Dinas Pertanian

5

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Badung,

6

Kantor Camat, Kepala Desa, Kelurahan serta Masyarakat

7 Pers

8 Rekanan Penyedia barang dan jasa pemerintah

Tabel 2. 3 Keterlibatan Stakeholders dalam pelaksanaan Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

27

C. Strategi Komunikasi

Dalam rangka melaksanakan tahapan roadmap/milestone Proyek

Perubahan diatas dengan memanfaatkan resources stakeholder yang ada,

dibutuhkan kesadaran dalam organisasi akan pentingnya komunikasi antar

personal atau pelaku yang ada untuk berkoordinasi, memberikan respon

serta mengimplementasikan perubahan yang dilakukan. Untuk itu

dibutuhkan strategi menciptakan komunikasi terbaik antar personal atau

stakeholders yang terlibat, berdasarkan beberapa tinjauan.

Dari sisi Arah Komunikasi di dalam organisasi terdapat empat jenis

arah komunikasi yang kemudian diterapkan dalam melaksanakan tahapan

roadmap/milestone diatas, sebagai berikut :

1. Komunikasi dari atas ke bawah (Top-Down), merupakan arah

komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hierarki

organisasi. Dimana bentuk komunikasi seperti ini saat

diimplementasikan dalam Proyek Perubahan berupa instruksi

tentang bagaimana mewujudkan sasaran Proyek Perubahan,

prosedur pembuatan, langkah dan format yang disusun serta

membutuhkan umpan balik dari bawahan terkait output yang

diinginkan.

2. Komunikasi dari bawah ke atas (Bottom-Up), merupakan arah

komunikasi umpan balik dari bawahan tentang seberapa baik

instruksi atau perubahan itu berfungsi. Bentuk komunikasi ini

dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis, secara individu

personal maupun berkelompok atau dalam forum diskusi.

28

Adapun bentuk komunikasi seperti ini saat diimplementasikan

dalam Proyek Perubahan berupa proses koordinasi internal

penyusunan daftar dan detail data serta kesepakatan isi serta

perubahan yang terjadi.

3. Komunikasi Horisontal, yaitu arah komunikasi kepada orang-

orang yang memiliki hierarki yang sama dalam satu organisasi

dimana hubungan terjadi berdasarkan kepentingan yang ada

akan output Proyek Perubahan. Dalam hal ini jika dikaitkan

dengan implementasinya, yaitu hubungan permintaan informasi

dengan SKPD terkait seperti Kapala Seksi Pembangunan di

kantor Kepala Desa maupun Kelurahan, Dinas Bina Marga dan

Pengairan, Dinas Pertanian maupun Bappeda Litbang.

4. Komunikasi Diagonal, merupakan arah komunikasi dari orang-

orang yang memiliki hierarki yang berbeda dan tidak memiliki

hubungan kewenangan secara langsung. Misalkan dengan pihak

media atau Pers dalam usaha mereka untuk mendapatkan

informasi penanganan fisik berdasarkan keluhan ataupun

tindaklanjut informasi dari masyarakat.

Dari sisi Bentuk Komunikasi yang disampaikan, terdapat dua model

komunikasi yaitu Pesan Verbal dan Non Verbal (Romli, 2014) untuk dapat

memberikan gambaran atas maksud dan tujuan dilaksanakannya tahapan

Proyek Perubahan. Pesan Verbal adalah komunikasi yang diungkapkan

dalam bentuk bahasa baik secara lisan maupun tulisan. Penyampaian

dengan cara lisan baik secara personal (face to face) maupun dalam forum

29

atau rapat koordinasi sebagaimana yang disampaikan dalam tahapan

milestones, biasanya membutuhkan banyak waktu dalam menjelaskan

sehingga antar personal mampu memahami maksud secara keseluruhan.

Sedangkan cara penyampaian lewat tulisan (surat atau notulen) lebih cocok

untuk situasi yang membutuhkan kontrol seperti halnya pelaporan dan

proses pemantauan akurasi data pada lembar Pengelolaan. Sedangkan

Pesan Non Verbal adalah bentuk komunikasi yang tidak diucapkan atau

dituliskan, namun memiliki arti atau pemaknaan yang serupa dengan Pesan

Verbal. Diungkapkan lewat kontak mata, fisik maupun perilaku lainnya.

Bentuk ini memiliki peranan penting dalam penyampaian informasi kepada

personal lain secara perseorangan maupun kelompok, untuk mengikuti

maksud yang ingin disampaikan.

Adapun proses komunikasi dalam rangka pelaksanaan tahapan

roadmap/milestones Proyek Perubahan serta menjalankan arah dan bentuk

komunikasi sebagaimana dijabarkan diatas, dapat diuraikan sebagai berikut

(Ruben, 2013) :

1. Analisa Masalah. Merupakan proses komunikasi pertama yang

dilaksanakan untuk menganalisa rancangan keluaran Pengelolaan

data, pendalaman detail serta informasi yang ingin dicapai,

sebagai alat bantu untuk dapat memecahkan permasalahan yang

akan dihadapi.

2. Penetapan Tujuan. Merupakan proses untuk menyepakati tujuan

atau sasaran akhir dari Pengelolaan data prasarana jalan

lingkungan serta menetapkan langkah-langkah apa yang harus

30

dilakukan, tugas apa yang harus dibagikan sesuai dengan

roadmap/milestone yang telah disusun sebelumnya.

3. Produksi dan Uji Coba. Setelah menyepakati serta menetapkan

langkah serta tugas, proses selanjutnya adalah menyusun

Pengelolaan data dimaksud, melakukan input data serta uji coba

hasil sementara terkait akses, utamanya dari perangkat mobile.

4. Pemantauan dan Evaluasi. Proses akhir ini dilaksanakan sebagai

upaya untuk memeriksa keakuratan data yang telah diinput, agar

dapat dimanfaatkan secara benar saat dibutuhkan.

Dalam upaya untuk mewujudkan sasaran Proyek Perubahan serta

melaksanakan tahapan roadmap/milestones dengan memanfaatkan arah,

bentuk dan proses komunikasi diatas, dibutuhkan Gaya Komunikasi dari

penanggung jawab Proyek Perubahan maupun antar personal stakeholders

yang ada, sebagai berikut :

1. Gaya Partisipatif yaitu gaya komunikasi dengan cara memberikan

kesempatan kepada bawahan untuk berkiprah secara aktif dalam

organisasi, dalam hal ini terkait Proyek Perubahan dengan

menyampaikan ide dan gagasan untuk melengkapi rincian dan

kebutuhan data sesuai pengalaman yang ada.

2. Gaya Inovatif yaitu gaya yang selalu berusaha mewujudkan usaha

pembaharuan terkait bidang kerja, untuk mempermudah proses

serta mempercepat akses Pengelolaan data.

3. Gaya Motivatif yaitu gaya yang dapat menyampaikan ide ataupun

informasi, program serta kebijakan dengan baik, serta mampu

31

dipahami sehingga dapat direalisasikan sebagaimana yang

diharapkan.

4. Gaya Edukatif yaitu gaya komunikasi yang berusaha untuk

melakukan pengembangan sehingga kedepannya dapat

memberikan tambahan wawasan yang lebih baik dari sebelumnya.

Untuk gaya ini dapat dilihat saat melaksanakan tahap pemantauan

atas hasil yang telah dikerjakan, untuk mendapatkan kembali

masukan atau tambahan atas kekurangan atau ketidakakuratan

data yang ada.

32

BAB III

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. Capaian Proyek Perubahan

Menindaklanjuti tujuan Proyek Perubahan sebagaimana yang telah

disampaikan pada bab sebelumnya yaitu menyediakan Pengelolaan data

teknis penanganan prasarana lingkungan perumahan dan permukiman,

agar dapat diakses dengan cepat, efektif dan efisien, maka Sasaran yang

ingin dicapai dalam jangka pendek (2,5 bulan) sesuai dengan penjadwalan

sesi breakthrough 2 adalah tersedianya dokumen rekap Pengelolaan

data/daftar kegiatan penanganan prasarana lingkungan sebanyak 1 (satu)

dokumen, berisikan daftar kegiatan serta kebutuhan data dan informasi

untuk 62 Desa/ Kelurahan yang ditangani di Seksi Permukiman Dinas Cipta

Karya. Adapun bentuk serta format dokumen dimaksud, berupa file

spreadsheet atau yang dikenal lebih umum dengan sebutan Excel

mengingat salah satu aplikasi yang dapat mengeksekusinya adalah

Microsoft Excel, dimana didalamnya terdapat beberapa rumus formula yang

dapat dimanfaatkan untuk mempersingkat proses sesuai keinginan

pengguna.

Sebelum dilaksanakannya kegiatan Proyek Perubahan, dapat

disampaikan bahwa pada kondisi yang ada sangat sulit untuk dapat

menindaklanjuti proses pemberian informasi sebagai upaya tindaklanjut

permintaan data baik dari masyarakat, pihak aparat desa atau kelurahan,

anggota Dewan Perwakilan Rakyat berkaitan dengan usulan yang mereka

33

ajukan, kepentingan SKPD seperti Bappeda Litbang atau Dinas Bina Marga

dan Pengairan bahkan untuk kepentingan publikasi media oleh pers

sekalipun. Pola yang dilaksanakan selama ini adalah menampung

pertanyaan atau permintaan informasi, kemudian melakukan pencarian

data dari satu dokumen ke dokumen lain yang tersedia secara manual, lalu

menyampaikan jawaban jika informasi dapat ditemukan. Sedikitnya

membutuhkan waktu pencarian dalam hitungan jam atau hari sehingga si

peminta informasi harus menunggu lebih lama yang yang diharapkan.

Pemanfaatan media file berbentuk softcopy yang dapat dikirimkan

melalui media email ataupun flash disk apabila terjadi kontak secara

langsung, diharapkan dapat menjadi salah satu sumber acuan untuk

melakukan pencarian data secara lebih efisien berdasarkan waktu dan

tenaga, serta dapat diakses diluar jam kerja sekalipun. Mengingat proses

pencarian data melalui media file tersebut dapat tersimpan dan dibuka

melalui perangkat mobile handphone, tabletpc maupun notebook. Untuk

proses pencariannya pun tidak sulit dilakukan minimal untuk kalangan

internal organisasi.

File atau dokumen Pengelolaan data ini dibuat dan dikembangkan

dari format Laporan Bulanan Belanja Modal dan Jasa yang dirilis setiap

awal bulan oleh Bidang Pelaporan dan Pendataan Dinas Cipta Karya untuk

dilaporkan ke Bidang Pengelolaan Bagian Pembangunan Sekretariat

Daerah Kabupaten Badung, sebagai satu bentuk evaluasi bagi Bupati

Badung setiap tiga bulan sekali. Adapun detail atau kedalaman data yang

ada dalam format tersebut meliputi :

34

1. Program dan Kegiatan (nama paket kegiatan baik konstruksi,

konsultansi, pengadaan barang maupun jasa)

2. Alokasi Dana, baik rincian yang berkaitan dengan paket maupun

program keseluruhan termasuk ATK dan Penggandaan didalamnya

3. Sumber Anggaran, apakah berasal dari dana APBD Kabupaten

Badung atau sharing bahkan hibah dari APBN Pusat.

4. Nilai Kontrak serta Pelaksana atau pemenang tender

5. Target serta Realisasi Fisik dan Keuangan

6. Kondisi sebelum (eksisting) dan sesudah kegiatan (harapan/output)

Adapun format Laporan Bulanan Belanja Modal dan Jasa sebagaimana

yang dipaparkan diatas dapat ditampilkan dalam gambar sebagai berikut :

Gambar 3. 1 Format Laporan Bulanan Belanja Modal dan Jasa

Sedangkan format Pengelolaan Data Teknis sebagaimana yang

diharapkan menjadi output Proyek Perubahan ini, dikembangkan atau

ditambahkan lagi jenis kedalaman data dan informasi yang dibutuhkan,

berdasarkan kebutuhan pengguna atau pemanfaat baik di lapangan atau di

luar jam kerja maupun saat berada di balik meja.

35

Penambahan ini dilakukan dengan mengambil isian informasi dari dokumen

Kontrak, Pelaksanaan dan Dokumen Akhir maupun sumber lainnya yang

akurat dan dapat dipercaya. Adapun pengembangan dimaksud dapat

diuraikan sebagai berikut :

1. Status Pelelangan. Informasi ini dapat dipantau melalui akun Pejabat

Pembuat Komitmen di halaman website Layanan Pengadaan

Barang dan Jasa Secara Elektronik milik Kabupaten Badung dengan

alamat http://lpse.badungkab.go.id/ yang nantinya akan langsung

menyasar pada detail pelelangan paket yang ditangani oleh Unit

Layanan Pengadaan Kabupaten Badung.

2. Pemenang, mencakup nama Penyedia, alamat serta kontak

perusahaan atau pemiliknya. Ini memudahkan pengguna untuk

mengetahui siapa yang sepatutnya dihubungi saat membutuhkan

data atau informasi yang berkaitan dengan administrasi lebih lanjut

pada kegiatan/paket pekerjaan.

3. Nama dan nomor kontak Pelaksana serta tenaga Pengawas. Ini

merupakan perpanjangan dari data Pemenang Paket Kegiatan

diatas, untuk memudahkan pengguna mencari tahu proses

pelaksanaan kegiatan, utamanya yang berkaitan dengan masalah

sosial dan teknis di lapangan.

4. Nilai Paket, mencakup Pagu Anggaran, besarnya Penawaran sesuai

Kontrak, selisih serta prosentase penurunan. Ini berkaitan dengan

kepentingan pelaporan serta kebutuhan akan permohonan

36

penggunaan sisa dana tender apabila terjadi hal-hal tertentu dalam

pelaksanaan kegiatan.

5. Administrasi Paket, mencakup nomor dan tanggal SPPBJ, Kontrak,

SPMK, Jangka Waktu Pelaksanaan serta tanggal Akhir

Kontrak/Pelaksanaan. Ini untuk mengingatkan pengguna akan

proses pelaksanaan serta rambu-rambu target pencapaian paket

kegiatan

6. Detail Kegiatan, dalam hal Konstruksi Jalan Lingkungan lebih

mengarah pada Surat Dukungan kebutuhan material Paving maupun

Aspal, yang mencakup nama Supplier Pendukung, alamat serta

kontak, dan volume Material yang dibutuhkan. Ini dimaksudkan

sebagai data pendukung bagi pengguna dalam melakukan

pemantauan terhadap proses pelaksanaan paket kegiatan.

7. Progress Fisik, mencakup target capaian, realisasi serta deviasi atau

selisih. Hal ini penting untuk dapat mengingatkan pengguna

utamanya berkaitan dengan deviasi progress yang sedapat mungkin

tidak mengalami keterlambatan apalagi yang besarannya diatur

dalam perjanjian Kontrak.

8. Progres Keuangan, mencakup pengajuan uang muka, termyn I

(30%), termyn II (70%) dan serah terima I (100%) serta serah terima

II atau berakhirnya masa pemeliharaan konstruksi. Ini bertujuan

untuk menyeimbangkan antara pencapaian pada progres fisik agar

sejalan dengan administrasi dan Keuangan di masing-masing paket

kegiatan.

37

9. Usulan ruas gang/jalan lingkungan pada tahun berjalan, yang

biasanya dihimpun sedari proses Musrenbang dimana

pelaksanaannya berada pada tahun sebelumnya, dilengkapi dengan

estimasi anggaran serta nama pengusul.

10. Nama ruas gang/jalan lingkungan pada paket Perencanaan/DED,

sebagai tindaklanjut dari usulan diatas, dengan melewati proses

survey lapangan serta estimasi nilai konstruksi sebagai bahan

pengajuan detail dokumen lelang.

11. Nama ruas gang/jalan lingkungan pada paket Pelaksanaan/

Pengawasan, yang biasanya terdapat perubahan atau penambahan

ruas sesuai dengan anggaran yang diturunkan, atau akibat

penanganan yang telah lebih dulu dilakukan dengan sumber

anggaran dana lainnya.

12. Usulan ruas gang/jalan lingkungan pada tahun berikutnya, yang

dihimpun dari hasil Musrenbang tahun berjalan, sisa ruas yang

belum terambil di tahun berjalan atau usulan lain yang dibutuhkan.

Pengembangan atau penambahan detail informasi sebagaimana

disebutkan diatas, sejauh ini dapat digunakan untuk melakukan

pemantauan paket kegiatan berjalan saat pemeriksaan lapangan, maupun

sebagai alat kontrol dari balik meja oleh para pengguna atau

pemanfaatnya. Terutama jika berkaitan dengan usaha penggantian usulan

penanganan ruas. Pengembangan atau penambahan ini dapat diadaptasi

atau disesuaikan kembali bergantung pada kebutuhan pengguna.

38

Adapun format Pengembangan atau penambahan detail informasi

sebagaimana yang dipaparkan diatas dapat ditampilkan dalam gambar

sebagai berikut (detail terlampir) :

Gambar 3. 2 Pengembangan atau Penambahan Detail Pemenang dan Nilai Paket

Gambar 3. 3 Pengembangan atau Penambahan Detail Administrasi dan Kontak Pelaksana

Gambar 3. 4 Pengembangan atau Penambahan Detail Dukungan Paving, Progres Fisik dan Keuangan

39

Gambar 3. 5 Pengembangan atau Penambahan Detail Usulan Ruas Tahun 2014 dan Usulan Ruas Tahun 2015

B. Kendala Internal dan Eksternal

Dalam usaha untuk mewujudkan tujuan serta sasaran kegiatan

Proyek Perubahan ini, ditemui beberapa kesulitan atau kendala baik yang

datang dari Internal maupun eksternal organisasi saat pelaksanaan

tahapan roadmap/milestone sebagai berikut :

1. Kendala dari Internal Organisasi

a) Serangan virus komputer pada data yang sedang/ sudah

dikerjakan saat dilakukannya proses pemindahan data dengan

menggunakan flash disk, sehingga berpotensi pada kehilangan

data secara permanen

b) Kesalahan input data yang berpotensi pada kesalahan

pemberian informasi kepada masyarakat akibat ketidakakuratan

informasi yang tercantum didalamnya

c) Absennya Mentor dalam proses implementasi atau tahapan

breakthrough 2 karena harus mengikuti Diklat PIM III di Badan

Diklat Provinsi Bali

40

d) Mundurnya waktu kegiatan sebagaimana yang telah disusun

dalam roadmap/milestones Proyek Perubahan akibat dari

munculnya agenda kegiatan sebagai pendelegasian tupoksi

pekerjaan pada hari terkait

2. Kendala dari Eksternal Organisasi

a) Terlambatnya pemberian data maupun informasi berkaitan

dengan proses input Pengelolaan dari rekanan Penyedia paket

Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan penanganan

Jalan Lingkungan

C. Strategi Mengatasi Kendala

Dalam usaha untuk mewujudkan tujuan serta sasaran kegiatan

Proyek Perubahan diatas, dibutuhkan strategi untuk mengatasi beberapa

kesulitan atau kendala yang ditemui selama proses pelaksanaan

breakthrough 2, baik yang datang dari Internal maupun eksternal organisasi

sebagai berikut :

1. Strategi mengatasi Kendala dari Internal Organisasi

a) Untuk mengatasi kendala akibat serangan virus komputer,

dilakukan beberapa langkah praktis seperti :

- Melakukan instalasi ulang sistem operasi pada PC

bermasalah untuk meyakinkan keberhasilan proses input

data

41

- Melakukan instalasi aplikasi Anti Virus berbayar

(Kaspersky dan Smadav Pro) pada semua PC/notebook

yang digunakan untuk mengerjakan data dan kegiatan

proyek perubahan, serta

- Melakukan backup data secara berkala

b) Untuk mengatasi kesalahan input dan ketidakakuratan data,

dilakukan langkah pemantauan data dan detailnya masing-

masing melalui tenaga teknis yang ditempatkan/ ditugaskan

berdasarkan lokasi kecamatan/ kegiatan serta Rekanan

Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan Penanganan

Teknis Jalan Lingkungan

c) Untuk mengatasi kendala absennya mentor, pelaksanaan

koordinasi dan laporan tetap dilakukan secara intens baik

secara tertulis (lewat sms atau BlackBerry Messenger), lisan

(lewat telepon), maupun tatap muka secara berkala di badan

diklat maupun saat off campus hari sabtu dan minggu

d) Untuk mengatasi kendala mundurnya jadwal pelaksanaan,

dengan segera melakukan koordinasi untuk penyesuaian

waktu serta pelaksanaan roadmap/milestone agar dapat

meminimalkan keterlambatan progres pencapaian sasaran

Proyek Perubahan (terlampir)

42

2. Strategi mengatasi Kendala dari Eksternal Organisasi

a) Untuk mengatasi kendala akibat keterlambatan pemberian

data dari rekanan, dilakukan perpanjangan waktu proses input

data, serta memberikan teguran secara lisan kepada pihak

yang memperlambat proses pemberian data serta informasi

yang dibutuhkan.

Berdasarkan uraian kendala dan pengambilan strategi diatas, berikut

dapat dilihat dalam tabel kaitan kedua hal agar lebih memudahkan

pemahaman :

43

NO. KENDALA YANG TERJADI PENGAMBILAN STRATEGI

1 2 3

1. DARI INTERNAL ORGANISASI

a) Serangan virus komputer pada data yang sedang/ sudah dikerjakan saat dilakukannya proses pemindahan data dengan menggunakan flash disk, sehingga berpotensi pada kehilangan data secara permanen

- Melakukan instalasi ulang sistem operasi pada PC bermasalah untuk meyakinkan keberhasilan proses input data

- Melakukan instalasi aplikasi Anti Virus berbayar (Kaspersky dan Smadav Pro) pada semua PC/notebook yang digunakan untuk mengerjakan data dan kegiatan proyek perubahan, serta

- Melakukan backup data secara berkala

b) Kesalahan input data yang berpotensi pada kesalahan pemberian informasi kepada masyarakat akibat ketidakakuratan informasi yang tercantum didalamnya

Dilakukan langkah pemantauan data dan detailnya masing-masing melalui tenaga teknis yang ditempatkan/ ditugaskan berdasarkan lokasi kecamatan/ kegiatan serta Rekanan Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan Penanganan Teknis Jalan Lingkungan

c) Absennya Mentor dalam proses implementasi atau tahapan breakthrough 2 karena harus mengikuti Diklat PIM III di Badan Diklat Provinsi Bali

Pelaksanaan koordinasi dan laporan tetap dilakukan secara intens baik secara tertulis (lewat sms atau BlackBerry Messenger), lisan (lewat telepon), maupun tatap muka secara berkala di badan diklat maupun saat off campus hari sabtu dan minggu

d) Mundurnya waktu kegiatan sebagaimana yang telah disusun dalam roadmap/milestones Proyek Perubahan akibat dari munculnya agenda kegiatan sebagai pendelegasian tupoksi pekerjaan pada hari terkait

Melakukan koordinasi untuk penyesuaian waktu serta pelaksanaan roadmap/milestone agar dapat meminimalkan keterlambatan progres pencapaian sasaran Proyek Perubahan (terlampir)

2. DARI EKSTERNAL ORGANISASI

a) Terlambatnya pemberian data maupun informasi berkaitan dengan proses input Pengelolaan dari Rekanan Penyedia paket Perencanaan, Pelaksanaan serta Pengawasan penanganan Jalan Lingkungan

Perpanjangan waktu proses input data, serta memberikan teguran secara lisan kepada pihak yang memperlambat proses pemberian data serta informasi yang dibutuhkan.

Tabel 3. 1 Kendala dan Strategi untuk mengatasinya saat Pelaksanaan Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

44

Adapun realisasi tahapan kegiatan serta capaian roadmap/milestone

sebagaimana upaya untuk mewujudkan sasaran dan strategi diatas, dapat

dilihat dalam tabel berikut:

NO. ROADMAP/MILESTONE

TANGGAL PELAKSANAAN (2014) KETERANGAN

RENCANA REALISASI

1 Melapor pada Pimpinan 3 Juli 3 Juli - 4Juli Mundur, karena pimpinan (Kepala Dinas) ijin pada

tanggal 3 Juli

2 Melaksanakan rapat koordinasi intern

4 Juli 7 Juli Mundur, mengikuti proses

laporan pada pimpinan

3

Menyusun Rancangan daftar kegiatan Penanganan Prasarana Lingkungan Perumahan dan Permukiman

7 Juli 18 Juli 7 Juli 15 Juli Maju lebih cepat, karena

rancangan dapat disepakati lebih awal

4 Menginventaris Daftar Kebutuhan Data dan Detail Informasi Penanganan

14 Juli 18 Juli 7 Juli 17 Juli

Maju, karena proses dapat dilaksanakan bersamaan

dengan penyusunan rancangan daftar, namun waktu pelaksanaan lebih

lama dari Rencana setelah mendapat masukan dari

pimpinan

5

Melakukan input data

berdasarkan masing-masing kebutuhan dan detail informasi

14 Juli 12 September

9 Juli 5 September

Maju, karena proses input dapat dilaksanakan bersamaan dengan

inventarisasi kebutuhan data, namun proses hanya

sampai pada tanggal 5 September (pembaharuan

prosentase kemajuan pekerjaan setiap bulannya)

6 Melakukan koordinasi internal untuk menyepakati format serta pengisian detail informasi

7 Juli 11 Juli 7 Juli 10 Juli -

7

Melakukan pemantauan atas proses pembuatan daftar kegiatan, inventaris kebutuhan serta input dan akurasi data

21 Juli 25 Juli, 1 September 5

September

21 Juli 25 Juli, 11 Agustus 15

Agustus, 1 September 5

September

Waktu pelaksanaan lebih lama, mengkuti panjangnya

masa breakthrough 2

8 Melaksanakan pelaporan atas hasil kegiatan secara berkala

30 Juli 1 Agustus,

8 September 12 September

23 Juli 25 Juli, 8 September 9

September

Maju, mengingat tanggal Rencana di bulan Juli, merupakan masa Cuti

Bersama

Tabel 3. 2 Realisasi Capaian Roadmap/Milestone Proyek Perubahan

(rincian detail terlampir)

45

BAB IV

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari pembahasan serta pemaparan laporan proses Pelaksanaan

Proyek Perubahan dari tanggal 3 Juli 2014 sampai dengan 22 September

2014, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

1. Output atau capaian Proyek Perubahan sebagaimana dimaksud

dalam upaya untuk mencapai sasaran yaitu mewujudkan satu

Pengelolaan data teknis penanganan prasarana jalan lingkungan

perumahan dan permukiman di Seksi Permukiman Dinas Cipta

Karya Kabupaten Badung adalah menginventaris daftar kebutuhan

data dan detail informasi penanganan data teknis penanganan jalan

lingkungan perumahan dan permukiman dalam satu lingkup

Pengelolaan data yang menyeluruh dan terpadu, berdasarkan

resume dokumen yang ada maupun kebutuhan atas dasar

pengalaman, serta menghimpun, merekap data dan melakukan input

berdasarkan masing-masing detail kebutuhan paket kegiatan

2. Tujuan Implementasi Proyek Perubahan ini diharapkan dari sisi

Pemerintah, dapat meningkatkan kualitas pelayanan di bidang

pemberian informasi kepada masyarakat terkait penanganan


Kabupaten Badung, serta sebagai pendataan arsip usulan

penanganan yang lebih efisien (tidak tumpang tindih).

46

Sedangkan bagi masyarakat adalah mendapatkan informasi yang

terpercaya, kekinian dan akurat melalui jalur pelaku internal

organisasi dengan harapan kedepannya dapat diakses secara

langsung

B. Rekomendasi

Dalam upaya mendukung keberhasilan output atau capaian Proyek

Perubahan ini serta harapan berkelanjutannya, dapat disampaikan

rekomendasi sebagai berikut :

1. Penyusunan rekapitulasi Pengelolaan data teknis penanganan


Kabupaten Badung ini dapat dilakukan dalam setiap awal tahun

anggaran baik Induk maupun Perubahan, serta secara berkala

melakukan update data sesuai dengan tahapan pelaksanaan

yang dilakukan

2. Penggunaan rekapitullasi data teknis ini diharapkan dapat

bermanfaat tidak saja untuk kebutuhan internal organisasi Seksi

Permukiman Dinas Cipta Karya, tapi dapat membantu proses

pengajuan keuangan, penerimaan hasil pekerjaan, pengajuan

usulan serta pelaporan yang merupakan tugas pokok dan fungsi

bidang lainnya dalam satu SKPD Dinas Cipta Karya Kabupaten

Badung. Dapat juga dikembangkan dan diadaptasi oleh bidang

teknis lain apabila dibutuhkan.

47

3. Dalam jangka panjang, Pengelolaan data teknis sebagaimana

yang dihasilkan oleh Proyek Perubahan ini dapat dikembangkan

menjadi sebuah sistem informasi multi akun/user yang

ditumpangkan pada halaman website milik SKPD untuk dapat

dimanfaatkan secara lebih luas.

48

DAFTAR PUSTAKA

Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung. 2010. Rencana Strategis Tahun 2010 2014. Mangupura Kabupaten Badung

Kementrian Pekerjaan Umum. 2010. Rencana Strategis Tahun 2010 2014. Jakarta

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2014. Tahap Diagnosa Kebutuhan Perubahan, Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Jakarta

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2014. Tahap Merancang Perubahan dan Membangun Tim, Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Jakarta

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2014. Tahap Taking Ownership, Tahap Laboratorium Kepemimpinan, Tahap Evaluasi dan Orientasi Organisasi, Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Jakarta

Rajindra, I Nyoman. 2014. Diagnosis Perubahan Organisasi (Diagnostic Reading). Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV (Pola Baru) Provinsi Bali

Rajindra, I Nyoman. 2014. Merancang Proyek Perubahan. Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV (Pola Baru) Provinsi Bali

Romli, Khomsahrial, Prof., Dr., Msi. Komunikasi Organisasi Lengkap. Edisi Revisi.

2014. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta

Ruben, Brent D dan Stewart, Lea P. Komunikasi dan Perilaku Manusia. 2013. PT.

RajaGrafindo Persada. Jakarta

49

LAMPIRAN

LEMBAR BUKTI PELAKSANAAN JADWAL BREAKTHROUGH 2

LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN IV ANGKATAN V

KABUPATEN BADUNG TAHUN 2014 Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT Judul Area Perubahan : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana

Jalan Lingkungan Perumahan dan Permukiman pada Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya di Kabupaten Badung

No Hari/Tgl Tahapan

Pelaksanaan Uraian

Paraf

Mentor

1 2 3 4 5

1. Kamis, 3 Juli 2014

Melapor pada Pimpinan (Kepala Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung)

Menyampaikan proses Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dari awal, BT 1 hingga pelaksanaan Seminar

Menyampaikan sasaran yang ingin dicapai untuk Proyek Perubahan

2. Jumat, 4 Juli 2014

Melapor pada Atasan/Mentor (Kepala Bidang Permukiman dan Penyehatan Lingkungan)

Menyampaikan proses Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dari awal, BT 1 hingga pelaksanaan Seminar


Menyampaikan tahapan roadmap/milestones Proyek Perubahan

3. Senin, 7 Juli 2014

Rapat Internal Seksi Permukiman (dengan melibatkan staf teknis dan administrasi), dengan persetujuan Mentor


Menyampaikan tahapan roadmap/milestones Proyek Perubahan

Menyusun dan menyepakati rancangan hasil/sasaran Proyek Perubahan

(Surat undangan, daftar hadir, notulen dan dokumentasi terlampir)

50

1 2 3 4 5

4. Selasa, 8 Juli 2014

s/d

Jumat, 11 Juli 2014

Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi

Mendiskusikan draft rancangan yang telah disepakati serta menyusun format kedalaman data

Mengumpulkan data yang dibutuhkan sesuai dengan draft rancangan dari Dokumen Kontrak dan halaman LPSE Badung

Melakukan input data sejak tanggal 9 Juli 2014 secara bertahap dari proses dan status lelang, nama pemenang paket, serta administrasi yang dibutuhkan


s/d

Jumat, 18 Juli 2014

Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi Berkoordinasi dengan rekanan kegiatan Pelaksanaan dan Pengawasan

Mengumpulkan data yang dibutuhkan sesuai dengan draft rancangan dari Dokumen Kontrak

Mengumpulkan data intern rekanan serta ruas penanganan

Melanjutkan proses input data untuk daftar kontak Pelaksana dan Pengawas

6. Sabtu, 19 Juli 2014

Bimbingan dengan Coach / Pembimbing Proyek Perubahan bp. I Made Sedana Yoga, ST., MSi di kampus Universitas Ngurah Rai

Mendapatkan masukan untuk melengkapi proses BT 2 dengan surat undangan rapat, daftar hadir dan notulen rapat serta dokumentasi

Menambahkan rekomendasi pada BAB Penutup


s/d

Jumat, 25 Juli 2014


Melanjutkan proses input data untuk progres fisik dan keuangan, administrasi dan nilai Kontrak

51

1 2 3 4 5

8. Sabtu, 26 Juli 2014

s/d

Minggu, 3 Agustus

2014 (Libur dan

Cuti Lebaran)

Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan bulan pertama, memeriksa keakuratan data lapangan

Melakukan pemantauan serta evaluasi berdasarkan permintaan data/informasi yang masuk melalui jalur tatap muka secara langsung (untuk kegiatan di Desa Mengwi dan Kelurahan Sading) serta melalui telepon serta SMS (untuk kegiatan di Desa Gulingan, Kelurahan Kerobokan dan Kerobokan Kelod serta Desa Munggu)

Pemantauan Lapangan untuk memastikan bahwa data/informasi yang dicatatkan sudah benar (Dokumentasi terlampir)

9. Senin, 4 Agustus

2014

s/d

Jumat, 8 Agustus

2014



Mengumpulkan data pengajuan usulan dari hasil Musrenbang 2014 untuk persiapan Lelang

10. Senin, 11 Agustus

2014

s/d

Jumat, 15 Agustus

2014



Mengumpulkan data sisa pengajuan usulan dari dokumen laporan DED Perencanaan tahun lalu dikombinasikan dengan laporan sementara pelaksanaan penanganan ruas jalan lingkungan tahun anggaran 2014 untuk persiapan Lelang DED Perencanaan anggaran Perubahan Tahun 2014

52

1 2 3 4 5


2014

s/d

Jumat, 22 Agustus

2014




2014

s/d

Jumat, 29 Agustus

2014



13. Senin, 1 September

2014

s/d

Jumat, 5 September

2014

Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi, Berkoordinasi dengan SKPD lain terkait Usulan Ruas pada DED dan Penanganan Tahun 2015 serta Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan pelaporan bulan pertama, memeriksa keakuratan data lapangan


Koreksi atas usulan yang masuk pada ruas jalan yang sama

Pemantauan Lapangan untuk memastikan bahwa data/informasi yang dicatatkan sudah benar (Dokumentasi terlampir)


2014

s/d

Jumat, 12 September

2014

Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi Berkoordinasi dengan Pimpinan dan Mentor


Melaksanakan Pelaporan terkait Kegiatan kepada pimpinan dan Mentor

53

1 2 3 4 5


2014

s/d

Jumat, 19 September

2014

Berkoordinasi dengan staf teknis dan administrasi Berkoordinasi dengan Coach / Pembimbing terkait Kertas Kerja


Menyelesaikan Dokumen laporan / kertas kerja, Laporan Kepemimpinan Instansional

54

LEMBAR BUKTI BIMBINGAN

LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN IV ANGKATAN V

KABUPATEN BADUNG TAHUN 2014 Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT Judul Area Perubahan : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana


No Hari/Tgl Bimbingan / Lokasi Uraian Paraf

Coach

1 2 3 4 5

1.

55

LEMBAR BUKTI BIMBINGAN LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN IV ANGKATAN V KABUPATEN BADUNG TAHUN 2014

Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT Judul Area Perubahan : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana



Coach

1 2 3 4 5

2.

56

LEMBAR BUKTI BIMBINGAN LAPORAN LABORATORIUM KEPEMIMPINAN INSTANSIONAL

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN IV ANGKATAN V KABUPATEN BADUNG TAHUN 2014

Nama : Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT Judul Area Perubahan : Pengelolaan Data Teknis Penanganan Prasarana



Coach

1 2 3 4 5

3.

57

SURAT UNDANGAN RAPAT INTERN

58

DAFTAR HADIR RAPAT INTERN

59

NOTULEN RAPAT INTERN

HARI / TANGGAL : Senin / 7 Juli 2014 JAM : 08.30 Wita TEMPAT : Ruang Rapat Seksi Permukiman Lt.3

Hadir dalam Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman, Kepala Bidang

Permukiman dan Penyehatan Lingkungan, Kepala Seksi Permukiman beserta Staf

Seksi Permukiman Dinas Cipta Karya Kabupaten Badung, sesuai jadwal yang

ditetapkan.

Adapun hasil/notulen rapat sebagaimana pembahasan dapat dipaparkan sebagai

berikut :

1. Masalah Pembagian Tugas Jaga dalam rangka Pengamanan Pilpres 9 Juli

2014, agar seluruh staf Permukiman dapat secara bergantian mengatur jam

serta jadwal tugas jaga, membantu dua orang staf yang ditugaskan oleh

Dinas Cipta Karya yaitu Ida Bagus Pujiarta dan Ketut Catur W sehingga

masing-masing dapat menjalankan tugas pribadi dan kantor sebagaimana

biasa. Agar melakukan revisi penjadwalan sesuai sisa hari yang ada.

2. Masalah Kegiatan APBD Tahun Anggaran 2014

a. Proses pengajuan uang muka dan termyn agar dipercepat sesuai

kemajuan/ progres fisik, untuk mendukung UKP4 (Pelaporan Triwulan)

b. Proses pengajuan Serah Terima pertama 100 % agar memperhatikan :

- Visual paving dan pasir atas / penyelesaian akhir

- Pembersihan lokasi dari pecahan material kansteen dan paving

serta material utuh agar tidak menjadi temuan pemeriksaan, selain

memberi kesan kegiatan selesai pada masyarakat desa/kelurahan

c. Pemanfaatan alat test kuat beton, sedianya akan direalisasikanpada

Anggaran Perubahan, sehingga dibutuhkan uji coba material jika perlu,

dan diaplikasikan sebelum pengajuan 100 % (Serah Terima I)

60

d. Sisa volume kegiatan di masing-masing Lokasi Desa/Kelurahan agar

memperhatikan waiting list usulan tahun 2014 atau Usulan Musrenbang

2015, sebelum diserahkan kepada Desa/Kelurahan. Hal ini dapat dilihat

dalam tabel/output kegiatan Proyek Perubahan Diklat PIM IV nantinya.

3. Masalah konsumsi BBM ke lapangan. Sebagaimana hasil Rapat Jumat 4

Juli 2014 bersama Kepala Dinas, bahwa di Anggaran Perubahan 2014 dan

Induk 2015 akan ada rencana rasionalisasi volume BBM di setiap kegiatan.

Berkaitan dengan itu, agar seluruh staf Permukiman dapat menjaga

kemungkinan terjadinya pengurangan volume, sehingga diharapkan

kesediaan untuk menghemat pengeluaran konsumsi BBM ke lapangan,

dengan cara :

a. Untuk ruas-ruas yang sejalan, meski berbeda Lokasi Desa/Kelurahan,

agar dilaksanakan dalam sekali jalan per harinya

b. Untuk kegiatan yang sudah bersama Rekanan, agar tidak mengambil

kupon BBM

c. Untuk bendahara bidang dan pembuat SPJ agar mencatat pengeluaran

BBM sebagaimana hasil rapat, utamanya berkaitan dengan pembagian

rute pemeriksaan lapangan

4. Masalah Proyek Perubahan tugas Diklat PIM IV, agar seluruh staf

Permukiman dapat terlibat dalam pencapaian sasaran serta penyelesaian

output berupa rekap Pengelolaan data dengan melaksanakan koordinasi

rutin yang terdokumentasi dalam bentuk foto, serta melengkapi isian

dengan informasi yang nantinya akan dikompilasi dari dokumen-dokumen

yang ada. Terkait ini, format Pengelolaan data akan didiskusikan kembali.

Kepala Seksi Permukiman

(Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT)

61

DOKUMENTASI KEGIATAN

1. Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman, Senin 7 Juli 2014

Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman Senin, 7 Juli 2014

Rapat Koordinasi Intern Seksi Permukiman Senin, 7 Juli 2014

62

2. Proses Input Data/Informasi kegiatan Pengelolaan Data Teknis, 9 Juli 2014

hingga selesai

Proses Input Pengelolaan Data Penanganan Jalan Lingkungan

Proses Input Pengelolaan Data Penanganan Jalan Lingkungan

63

Sumber Data Pengelolaan Teknis Penanganan Jalan Lingkungan (Dokumen DED dan Fisik)

Sumber Data Pengelolaan Teknis Penanganan Jalan Lingkungan

(Informasi dari Rekanan Penyedia dan anggota DPRD)

64

3. Pemantauan/ Evaluasi Data/ Informasi berdasarkan permintaan Data/

Informasi melalui telepon dan SMS, serta pengajuan Usulan tanpa melalui

prosedur baku (proposal langsung ke SKPD)

Permintaan Data/Informasi melalui telepon dan SMS sekaligus permintaan pergeseran usulan ruas

Permintaan Data/ Informasi melalui SMS dari Kelurahan dan anggota DPRD

65

4. Pemantauan/Evaluasi Data/Informasi dengan pemeriksaan lapangan untuk

keakuratan dan kebenaran input data

Pemantauan/Evaluasi Data/Informasi dengan cara pemeriksaan lapangan

Pemantauan/Evaluasi Data/Informasi dengan cara pemeriksaan lapangan

66

5. Proses Bimbingan Laporan Pelaksanaan Proyek Perubahan

Bimbingan dengan Coach / Pembimbing Proyek Perubahan bp. I Made Sedana Yoga, ST., MSi di

Locus Puspem Kabupaten Badung, Dinas Cipta Karya dan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu.

Selasa 12 Agustus 2014

67

6. Pengelolaan Data Teknis dalam tampilan Mobile

Tampilan file Pengelolaan Data Teknis pada perangkat Mobile Phone

Tampilan Pengelolaan Data Teknis pada perangkat Mobile (kiri ponsel, kanan tabletpc)

69

RENCANA ANGGARAN BIAYA

70

HANDOUT PRESENTASI

71

JURNAL

06 bt 2 - pande baik.pdf

Documents