04-frdk-29-38

Kardha, Sistem Informasi ProMix Untuk Peramalan Produk (Studi Kasus pada PT. Batik Danar Hadi - Solo) 29

Sistem Informasi ProMix untuk Peramalan Produk

(Studi Kasus pada PT. Batik Danar Hadi - Solo)

Fransisca Romana Dessyana Kardha

Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Ma Chung

Jl. Villa Puncak Tidar N-01, Malang 65651, Indonesia

Email: [email protected]

Abstract. One of the successful keys to compete in a business is the mastery of

information. Marketing jobs in a company is to find the right products for

customers rather than to find the right customers for the products. ProMix (comes from the term of "Product Mix") is one of some marketing tools to use in

order to achieve its marketing objectives in target markets. It assesses the

company's operations efficiently to avoid or minimize waste in the organization in

the efforts to achieve the goals. Therefore, it is necessary to design a computerized

system which, in this study, is called ProMix system. The system can be used to

forecast the company's production volume and product distribution. ProMix system

is designed and built by using Visual Basic as its programming language and SQL

database server. The result is an information system that contributes to the

efficiency of company operations and performance management of PT. Danar

Hadi Batik Solo in making a decision.

Keywords: information system, product mix, product, forecasting, marketing

Abstrak. Salah satu kunci keberhasilan untuk mampu bersaing dalam menjalankan

usaha adalah penguasaan informasi. Pekerjaan pemasaran dalam perusahaan bukan

untuk menemukan pelanggan yang tepat melainkan menemukan produk yang tepat

bagi pelanggan. ProMix (berasal dari Istilah Product Mix) merupakan salah satu alat pemasaran yang digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan pemasarannya

di pasar sasaran. Operasi perusahaan dinilai efisien bila mampu menghindari atau

meminimalisasi pemborosan di dalam usahanya mencapai sasaran organisasi.

Untuk itu dirancang suatu sistem terkomputerisasi dalam penelitian ini yang

disebut Sistem ProMix dan dapat digunakan perusahaan untuk meramalkan volume

produksi dan pendistribusian produk. Sistem ProMix dirancang dan dibangun

menggunakan Visual Basic sebagai bahasa pemrogramannya dan database SQL

Server. Hasil dari penelitian ini merupakan sebuah sistem informasi yang dapat

memberikan kontribusi terhadap efisiensi operasi perusahaan dan kinerja

manajemen PT. Batik Danar Hadi Solo dalam pengambilan keputusan, sehingga

dapat meminimalisasi kerugian perusahaan baik dari segi penjualan produk

maupun distribusinya.

Kata Kunci: sistem informasi, product mix, produk, peramalan, pemasaran

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Salah satu kunci keberhasilan suatu perusahaan untuk mampu bersaing, bertahan dan

berani menciptakan inovasi baru dalam menjalankan usaha adalah penguasaan informasi yang

didukung oleh penerapan teknologi yang tepat. Hal ini menjadi kebutuhan mutlak bagi semua

pelaku usaha, agar pengambilan keputusan yang diikuti oleh penetapan strategi dapat

dilaksanakan secara tepat sehingga tidak tertinggal oleh para pesaingnya. PT. Batik Danar Hadi

Solo merupakan salah satu perusahaan yang telah memanfaatkan dan mengembangkan

penggunaan sistem informasi berbasis komputer untuk menghadapi persaingan dunia bisnis.

Akan tetapi implementasi sistem berbasis komputernya belum menyeluruh dan masih

dilaksanakan secara bertahap namun dampak positif terhadap peningkatan efisiensi operasi

30 Jurnal Buana Informatika, Volume 3, Nomor 1, Januari 2012: 29-38

perusahaan sudah dirasakan cukup besar.

Perusahaan ini bergerak di bidang tekstil atau produk fashion dengan motif batik

dimana sandang merupakan salah satu kebutuhan primer. Namun karena tidak semua orang

menyukai pakaian dengan motif batik, maka produk perusahaan yang seharusnya termasuk

kebutuhan primer yaitu sandang bergeser menjadi kebutuhan sekunder, dan penjualannya pun

selalu dipengaruhi oleh ciri khas trend moment (hari raya, liburan, acara khusus) yang sering

terjadi di masing-masing area pemasarannya (kantor cabang). Melihat kondisi tersebut,

perusahaan harus dapat menyiasati dengan cara memiliki kemampuan untuk memprediksi

berapa jumlah stok yang harus diproduksi sesuai dengan trend yang mempengaruhi masing-

masing area penjualan, sebagai upaya meminimalkan kerugian dalam jumlah produksi berlebih

atau salah pendistribusian. Isu pembatasan kuota oleh negara pengimport tekstil dan meng-

globalnya Cina sebagai salah satu produsen tekstil yang potensial, juga dapat menjadi salah satu

ancaman pada kelangsungan proses bisnis pada PT. Batik Danar Hadi Solo.

Proses peramalan produk ini biasanya dilakukan oleh bagian pemasaran yang dilakukan

secara manual sehingga bisa mengakibatkan salah perhitungan (human error) maupun

terlambatnya hasil/laporan prediksi penjualan yang akan datang. Hal ini dapat berakibat pada

produksi dan pendistribusian jumlah stok ke masing-masing area penjualan dapat berlebihan

dan mengakibatkan banyaknya barang tidak terjual dikarenakan tidak sesuai dengan

trendmoment penjualan masing-masing area. Untuk menanggulangi masalah ini maka perlu

dirancang suatu sistem terkomputerisasi dengan metode yang tepat dan akurat serta cepat. Hasil

pengolahannya diharapkan dapat membantu meningkatkan kinerja manajemen dalam

pengambilan sebuah keputusan produksi dan pendistribusian, sehingga dapat meminimalisir

permasalahan produksi dan pendistribusian stok.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka masalah dalam penelitian ini yaitu: (1)

Diperlukan rancang bangun sebuah Sistem Informasi untuk meramalkan jumlah produksi dan

pendistribusian stok ke masing-masing area penjualan pada PT. Batik Danar Hadi Solo. (2)

Bagaimana mengimplementasikan program untuk peramalan produk sehingga dapat membantu

menyelesaikan masalah pemasaran dan penjualan.

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sistem informasi ini dirancang dan

dibangun untuk membantu manajemen dalam: (1) Maintenance data produk buatan pabrik

sendiri dan buatan luar pabrik / home industri yang diberi label Danar Hadi. (2) Maintenance

data cabang beserta volume penjualannya. (3) Memberikan Laporan evaluasi volume penjualan

beserta grafiknya dari masing-masing cabang. (4) Metode yang digunakan adalah metode

Forecasting analisis Trend Moment untuk meramalkan penjualan tahun yang akan datang setiap

bulannya pada masing-masing cabang.

1.4. Maksud dan Tujuan

Maksud dan Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan membangun Sistem

ProMix sebagai pendukung keputusan manajemen pada PT.Batik Danar Hadi Solo yang

bermanfaat untuk: (1) Mengurangi Human Error dalam penanganan produk pada saat proses

perhitungan peramalan (Forecasting). (2) Untuk membantu peningkatan kinerja manajemen

dalam menangani produksi melalui penerapan Sistem Informasi Product Mix. (3) Untuk

meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

Dari berbagai manfaat di atas, ditegaskan bahwa sistem ini tidak dimaksudkan untuk

menggantikan fungsi pengambil keputusan (dalam hal ini adalah manajer pemasaran) dalam

membuat keputusan, jadi hanya berfungsi sebagai alat bantu manajemen. Dapat dikatakan

bahwa sebagai pendukung keputusan sistem ini dirancang untuk menghasilkan alternatif

pemecahan masalah, sehingga pengambil keputusan dapat lebih cepat dan akurat dalam

menangani permasalahan produk yang akan diproduksi dan didistribusikan.


2. Tinjauan Pustaka

2.1. Marketing Mix dan Product Mix

Kegiatan atau proses pemasaran sering disebut sebagai Seni Menjual Produk, Marketing Mix adalah seperangkat alat pemasaran yang digunakan perusahaan untuk terus-

menerus mencapai tujuan pemasarannya di pasar sasaran. McCarthy (Kotler, 2003)

mengklasifikasikan alat-alat itu menjadi 4 kelompok pemasaran luas yang disebut 4P yaitu:

Produk (Product), harga (Price), tempat (Place), dan promosi (Promotion). Keputusan

pemasaran harus diambil untuk mempengaruhi saluran perdagangan dan juga konsumen akhir.

Product Mix itu sendiri merupakan himpunan dari keseluruhan jalur produk dan produk yang

ditawarkan oleh penjual tertentu untuk dijual kepada pembeli (Sumarni dkk, 2003).

2.2. Sistem Pendukung Keputusan

Konsep DSS pertama kali dikemukakan oleh Scott-Morton pada tahun 1971 (Kadir,

2002). DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomatisasikan pengambilan keputusan, tetapi

memberikan perangkat yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai

analisis untuk dijadikan sebuah acuan pengambilan keputusan dengan menggunakan model

yang tersedia. Sistem Pendukung Keputusan (decision support system atau DSS) merupakan

Sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data

yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semi terstruktur dan

situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan

seharusnya dibuat (Apriyani, 2010).

2.3. Metode Peramalan

Menurut Adisaputro dkk.(2007) Peramalan (Forecasting) adalah perkiraan mengenai

sesuatu yang belum terjadi. Peramalan selalu bertujuan menghasilkan ramalan yang mampu

meminimumkan pengaruh ketidakpastian yang dihadapi perusahaan. Berbagai teknik statistik

dipakai sebagai alat primer yang digunakan perusahaan untuk meramalkan penerimaan dan

volume penjualan yaitu: (1) Pengukuran secara kuantitatif dengan menggunakan metode

statistik dan matematik. Perhitungan secara statistik didasarkan pada data objektif baik yang

bersifat mikro maupun makro. Beberapa teknik perhitungan statistik dalam forecasting secara

kuantitatif meliputi: (a) Analisis Trend (i) Trend Bebas (ii) Trend Setengah Rata-rata (iii) Trend

Matematis (Moment&Least Square) (b) Analisis Growth (c) Analisis Regresi Korelasi (d)

Analisis dengan Teknik-Teknik Khusus. (2) Pengukuran secara kualitatif biasanya

menggunakan Judgement (Pendapat). Sumber pendapat yang bisa dipakai sebagai dasar

melakukan Forecast secara kualitatif adalah salesman, manajer area, konsultan dan survey

konsumen.

Perhitungan forecasting pada sistem informasi ini menggunakan metode pengukuran

secara kuantitatif dengan teknik analisis Trend Matematis Moment selama periode 3 tahun

terakhir. Formula dasar yang digunakan (Adisaputro, 2007) dapat dilihat pada Rumus 1.

Rumus 1. Volume Penjualan

2..:

..:

)(

XbXaXYiiPersamaan

XbanYiPersamaan

XbaY

Keterangan:

Y = Volume Penjualan

X = variable independen

a = nilai konstanta

b = koefisien regresi

Model ini dipilih karena disesuaikan dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan,

yaitu mengikuti trend moment. Penjualan produknya selalu dipengaruhi oleh ciri khas trend


moment (hari raya, liburan, acara khusus) yang sedang/sering diadakan di masing-masing area

pemasarannya (kantor cabang) dengan daur waktu yang pendek.

3. Metodologi Penelitian

3.1. Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian (perancangan) meliputi: analisa kebutuhan dan tahap

pengimplementasian sistem. Analisa kebutuhan dilakukan dengan pengumpulan data melalui

survey lapangan (pencatatan data perusahaan dalam kurun waktu 3 tahun) serta wawancara

dengan pihak eksekutif perusahaan. Tahap penelitian meliputi: (1) Melakukan analisis proses

bisnis manual dan rancangan yang akan terkomputerisasi. (2) Membuat rancangan diagram arus

data sistem. (3) Membangun sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan. (4) Uji coba sistem

dan (5) Melakukan pendokumentasian pembangunan sistem untuk mengevaluasi jalannya

proses pembangunan sistem sehingga memperoleh kesimpulan yang bisa digunakan untuk

pengembangan sistem informasi selanjutnya.

3.2. Rancangan Sistem

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan

pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu

kesatuan yang utuh dan berfungsi (Jogiyanto, 2005). Tujuan dari mendesain sistem sebelum

pembangunannya yaitu untuk memberikan gambaran rancang bangun yang jelas dan

lengkap kepada programmer dan tim yang terlibat.

Gambar 1. Arus Sistem Terkomputerisasi

PT. Batik Danar Hadi mempunyai 3 kantor cabang terbesar yang tersebar di pulau Jawa.

Produk yang ditawarkan berjumlah ratusan dari berbagai macam ukuran dan jenis (baju, kain

dan lain-lain) yang tersebar di setiap area pemasaran. Rancangan sistem dibagi menjadi 2 yaitu:

mendeskripsikan proses bisnis dalam ke dalam rancangan arus sistem manual dan kemudian


membuat rancangan arus sistem terkomputerisasi. Rancangan arus sistem terkomputerisasinya

dapat dilihat pada Gambar 1.

4. Pengujian dan Pembahasan

4.1. Rancangan Diagram Arus Data

Diagram konteks digunakan untuk memperjelas cara kerja suatu sistem secara umum.

Pada diagram konteks ini terdapat 2 entitas yang berhubungan yaitu Administrasi dan Manajer

Pemasaran serta terdapat sebuah proses yang mencakup keseluruhan sistem yang ada. Diagram

Konteks pada Sistem ProMix dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Diagram Arus Data Sistem ProMix PT. Batik Danar Hadi Solo

4.2. Rancangan Entity Relationship Diagram

Berdasarkan hasil analisis kebutuhan basis data pada sistem ProMix ini maka dapat

dihasilkan sebuah rancangan basis data pada Gambar 3.

Gambar 3. Entity Relationship Diagram (ERD)

4.3. Spesifikasi dan Antarmuka Sistem

Sistem ini dibangun dengan meggunakan bahasa pemrograman Visual Basic berbasis

desktop dan basis data Microsoft SQL Server 2000. Fungsi sistem secara garis besar terbagi

menjadi 5 yaitu: (1) User Maintenance. (2) Maintenance data volume penjualan, data Cabang


dan data Produk. (3) Proses Forecasting. (4) Info Laporan Forecasting dan Volume Penjualan

dan (5) Info Grafik Penjualan.

Fungsi-fungsi tersebut dapat dibagi-bagi hak aksesnya tergantung user login yang

menggunakan dengan segala hak dan kewajiban pekerjaanya, sehingga keamanan data lebih

terjamin.

4.3.1. Fungsi User Maintenance

Pada fungsi ini terdapat fasilitas untuk memberikan hak akses kepada masing-masing

user yang bisa menggunakan atau mengakses sistem ProMix mulai dari manajer pemasaran, staf

pemasaran dan super admin. Pilihan-pilihan Hak Akses bagi user adalah: (1) Memiliki hak

untuk membuat dan memodifikasi data user baru yang bisa mengakses sistem ini. (2) Memiliki

hak untuk menginput & memodifikasi data barang, cabang dan volume penjualan. (3) Memiliki

hak untuk bisa menggunakan fungsi forecasting produk. (4) Memiliki hak untuk mengakses

laporan volume penjualan, laporan forecasting dan melihat grafik penjualan.

4.3.2. Fungsi Maintenance Data Volume Penjualan, Data Cabang, dan Data Produk

User yang mendapat hak untuk mengakses fungsi ini, akan dapat memodifikasi

(memasukkan, menghapus, memperbaharui, melakukan pencarian data-data lama pada

fasilitas pencarian) data kantor cabang, volume penjualan dan data produk. Salah satu

tampilan antarmuka dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Tampilan Antarmuka Modifikasi Volume Penjualan

4.3.3. Fungsi Forecasting

User yang dapat mengakses fungsi ini akan dapat memodifikasi data forecasting

dan melakukan proses forecasting. Untuk melakukan proses forecasting, user hanya

tinggal memilih tahun, bulan dan memilih cabang mana yang akan diramalkan

penjualannya. Pada saat tombol forecasting ditekan maka sistem akan melakukan proses

perhitungan forecasting dan melakukan perulangan hingga semua data barang yang

dijual pada cabang yang dituju mendapatkan hasil forecastingnya. Tampilan antarmuka

dapat dilihat pada Gambar 5 dan 6.


Gambar 5. Tampilan Antarmuka Forecasting Sebelum Mendapatkan Hasil

Gambar 6. Tampilan Antarmuka Forecasting Sesudah Mendapatkan Hasil

4.3.4. Fungsi Laporan dan Grafik

User yang berhak mengakses fungsi ini akan mendapatkan tampilan antarmuka

pemilihan model laporan. User hanya tinggal memilih tanggal, tahun dan cabang mana serta

model pencetakan laporannya. Juga terdapat fasilitas tampilan grafik penjualan dalam berbagai

macam model grafik 2D untuk setiap produk pada tahun tertentu dan cabang tertentu untuk

dianalisa. Tampilan antarmuka dapat dilihat pada Gambar 7 dan 8.


Gambar 7. Tampilan Antarmuka Laporan

Gambar 8. Tampilan Antarmuka Grafik

4.4. Keunggulan Sistem

Berbagai keunggulan sistem ProMix ini dapat dilihat dari 4 tolok ukur keberhasilan

sistem yaitu terlihat seperti Tabel 1.

Tabel 1. Perbandingan Sistem Manual dan Otomatis

Tolok Ukur Manual Otomatis

Proses Pembuatan laporan dan proses perhitungan

forecasting memerlukan sumber daya yang sudah

terlatih sehingga memakan waktu yang lama

karena datanya sangat banyak dan sumber daya

terlatih terbatas jumlahnya.

Sistem bisa secara otomatis menghitung proses

forecasting dengan data yang berjumlah

ratusan per jenis/produk.


Waktu Manual Otomatis

Untuk menghasilkan suatu laporan volume

penjualan dan prediksi forecasting memerlukan

waktu lebih dari 2 hari walaupun data penjualan

dari semua area sudah terkumpul di kantor pusat

semuanya.

Membuat prediksi forecasting dan laporan

volume penjualan hanya membutuhkan waktu

kurang dari 10 menit untuk semua jenis produk

produk di masing-masing area penjualan.

Data Manual Otomatis

Belum mendukung semua jenis dan model

integrasi sistem informasi karena data masih

disimpan dalam aplikasi office.

Data sudah disimpan dalam aplikasi database

SQL server sehingga mudah diintegrasikan jika

ada sistem informasi lain yang memerlukan

akses ke data yang sama.

Analisa Data Manual Otomatis

Manajer memerlukan waktu lama untuk

menganalisa penjualan dan mengetahui situasi

penjualan tahunan untuk masing-masing produk

karena proses pengolahan laporan masih manual.

Manajer semakin cepat dalam mendapatkan

data dan menganalisa trend penjualan karena

manajer juga mendapatkan hak akses laporan

secara langsung dan kapan saja di sistem

ProMix ini.

4.5. Kelemahan Sistem

Sistem ini belum bersifat online atau terintegrasi dengan sistem informasi penjualan

kantor cabang sehingga pengiriman data volume penjualan masih dilakukan secara email dan

penginputan data dilakukan dengan cara transfer file secara manual ke dalam database kantor

pusat. Sistem juga sangat bergantung pada keakuratan data yang diperoleh dari kantor cabang

sehingga jika ada data yang salah, maka akan mengurangi keakuratan hasil forecast yang akan

digunakan sebagai pendukung keputusan manajer.

5. Kesimpulan Kesimpulan yang didapatkan berdasarkan hasil penelitian adalah: (1) Rancangan

Program Sistem Informasi ProMix untuk Peramalan Produk diterapkan pada perusahaan sebagai

sistem pendukung keputusan manajemen. (2) Sistem ini memberikan kemudahan pada user

dalam hal: Maintenance data volume produk; informasi grafik penjualan; serta peramalan

volume produk dan pendistribusian produk. (3) Untuk pembuatan laporan, user hanya tinggal

memilih tanggal, tahun dan cabang mana serta model pencetakan laporannya, maka akan

dimunculkan hasilnya. (4) Data yang dihasilkan menjadi lebih akurat dan informasi menajdi

lebih cepat dicari dan tepat waktu. (5) Perusahaan menjadi lebih produktif dan sistem ini dapat

meminimalisasi kerugian perusahaan baik dari segi penjualan maupun distribusi karena

mengurangi Human Error.

6. Saran Saran-saran yang diperlukan untuk penyempurnaan sistem ini adalah: (1) Agar dapat

mengikuti perkembangan teknologi, maka Sistem ProMix ini perlu dikembangkan lebih lanjut

sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang akan berkembang seiring dengan perkembangan

jaman dan lingkungan bisnis, karena sistem ini masih terbatas pada pengolahan proses

forecasting saja. (2) Dapat dikembangkannya sistem laporan berbasis web bagi kantor-kantor

cabang, agar proses transfer laporan dan pengaksesan data volume penjualan untuk forecasting

di pusat perusahaan menjadi lebih mudah.

Referensi

Apriyani, K. 2010. Sistem Pendukung Keputusan untuk memilih siswa berprestasi di SMK

Pamungkas Mlati Yogyakarta, (Online), (http://repository.amikom.ac.id/files/publikasi_

05.11_.0950_.pdf, diakses 11 Desember 2011).

Firdaus. 2007. SQL Server dengan Visual Basic 6.0 Professional. Penerbit Maxikom.

Palembang.

Gunawan, A dan Yunita Anggarini. 2007. Anggaran Bisnis. Penerbit UPP STIM YKPN.

Yogyakarta.

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain. Penerbit ANDI. Jogjakarta.


Kadir, Abdul. 2002. Pengenalan Sistim Informasi. Penerbit ANDI. Jogjakarta.

Kardha, F.R.D. 2008. Sistem Bauran Produk Sebagai Pendukug Keputusan Manajemen Pada

PT. Batik Danar Hadi Solo. Skripsi tidak diterbitkan. Denpasar: STIKOM-Bali. Kendall, Julia and Edward. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Index. Gramedia.

Kotler, Philip. 2003. Manajemen Pemasaran. PT.Index. Gramedia.

Sumarni, Murti dan John Soeprihanto. 2003. Pengantar Bisnis (Dasar-dasar Ekonomi

Perusahaan). Liberty. Yogyakarta.

Umar, Husein. 1998. Metode Penelitian untuk skripsi dan tesis bisnis. PT. Raja Grafindo.

Jakarta.

Umar, Husein. 2000. Riset Pemasaran dan Perilaku Konsumen. PT. Gramedia Pustaka Utama.

Jakarta.

04-frdk-29-38

Documents