03.1. surat masuk

RS BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

Batu

SURAT MASUK

No. Dokumen 03.03.18

No. Revisi 01

Halaman 1/1

Tanggal Terbit 12 Maret 2014

Ditetapkan oleh, Direktur RS Baptis Batu

dr. Arhwinda Pusparahaju A. SpKFR.,MARS PROSEDUR TETAP

PENGERTIAN Adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit

TUJUAN Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit

KEBIJAKAN

Administrasi mengatur pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi (Sesuai Dengan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu No. 10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi Perkantoran).

PROSEDUR

1. Semua surat yang ditujukan kepada Rumah Sakit Baptis Batu dikumpulkan di bagian Administrasi

2. Petugas wajib mengambil surat di kantor pos minimal 3 kali dalam 1 minggu

3. Semua surat yang sudah diserahkan ke bagian administrasi akan dibuatkan disposisi untuk diserahkan kepada Direktur/Kepala Bidang

4. Setelah surat mendapat disposisi, maka surat dalam bentuk copian akan didistribusikan ke unit terkait sesuai dengan disposisi

5. Surat asli akan tetap disimpan di bagian administrasi yang kemudian akan diarsipkan berdasarkan tanggal surat tersebut diterima

6. Untuk surat pribadi, pendistribusian akan dilakukan 1 kali setiap minggunya melalui masing-masing unit bagian

UNIT TERKAIT Administrasi, Informasi, Driver

RS BAPTIS BATU

Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu

SURAT MASUK


No. Revisi 01

Halaman 1/2




PENGERTIAN Adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit

TUJUAN Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit

KEBIJAKAN

Administrasi mengatur pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi (Sesuai Dengan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu No. 10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi Perkantoran).

PROSEDUR

1. Ambil surat di Kantor Pos setiap hari dan serahkan ke Bagian Administrasi

2. Serahkan semua surat yang ditujukan di Rumah Sakit ke Bagian Administrasi dengan menggunakan buku ekspedisi setiap hari

3. Pisahkan surat menjadi dua, surat untuk Rumah Sakit dan surat untuk pegawai

A. SURAT PEGAWAI 1. Pastikan surat utk pegawai tidak bersifat CITO/PENTING

dengan melihat keterangan pada amplop surat. Jika surat untuk pegawai bersifat CITO/PENTING, segera hubungi pegawai yang bersangkutan untuk segera mengambil di Bagian Administrasi

2. Simpan surat untuk pegawai di tempat penyimpanan surat 3. Kelompokkan surat untuk pegawai yang bersifat biasa

berdasarkan unit kerjanya 4. Edarkan surat yang sudah dikelompokkan berdasarkan unit

kerjanya ke masing-masing unit kerja setiap hari Jumat B. SURAT RUMAH SAKIT

1. Buka amplop surat dan keluarkan isi surat setiap harinya 2. Siapkan lembar disposisi, masing-masing surat dua rangkap

beserta kertas karbonnya 3. jepit dua rangkap lembar disposisi disetiap surat dengan klip

kertas 4. isi lembar disposisi sesuai dengan form yang telah disediakan 5. letakkan surat yang telah diberi lembar disposisi ke dalam map 6. serahkan kepada Direktur/Wakil Direktur untuk diberi Disposisi 7. setelah Direktur mengisi disposisi surat, cek masing-masing isi

disposisi.

RS BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

Batu

SURAT MASUK


No. Revisi 01

Halaman 2/2




PROSEDUR

8. Jika disposisi berisi arsip, maka sisihkan. Jangan lupa mengambil kertas karbon dan klip kertas dan staples disposisi beserta dgn surat asli.

9. Jika disposisi ditujukan kepada unit terkait, maka copi surat sejumlah disposisi. Surat asli dan disposisi asli tetap disimpan di Bagian Administrasi

10. Serahkan copi surat dan disposisi sesuai dengan tujuan 11. Arsipkan surat ke dalam buku register surat masuk yang ada di

bagian administrasi dan beri nomor urut sesuai dengan urutan 12. Setelah mencatat di buku ekspedisi, simpan surat di rak surat

masuk 13. Setiap jumat golongkan surat berdasarkan asal pengirim,

kemudian simpan didalam otner yang sudah disediakan di Bagian Administrasi

UNIT TERKAIT Seluruh Unit Kerja

03.1. surat masuk

Documents