menangani surat masuk dan surat keluar
TRANSCRIPT
Menangani Surat Masuk & Surat Keluar
(Mail Handling)
Dra. Adalamawani TampubolonGuru SMK Yadika 1Tegal Alur
Indikator yang harus dicapai siswa :
Menguraikan pengertian surat masuk dan surat keluar
Menyebutkan pola kegiatan administrasi
Menguraikan pola kegiatan administrasi
Membedakan Pola Sentralisasi dan Desentralisasi
Pengertian Surat Masuk dan surat keluar
• Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi
• Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan maupun kelompok
Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang digunakan, yaitu :
• Pola Sentralisasi• Pola Desentralisasi
Pengertian pola Sentralisasi dan Desentralisasi
Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani surat keluar/masuk.
Pola ini banyak dipakai pada lembaga pemerintahan atau BUMN
Pengertian Pola Desentralisasi
Pola Desentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretaris di lingkungan kantor ini. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris pada unit masing-masing.
Pola ini banyak di anut oleh perusahaan swasta
Perlengkapan dalam Penanganan Surat
Baki Surat (Tray) Buku Agenda surat masuk dan keluar Kartu kendali, lembar pengantar surat
masuk dan rahasia Secretaries Desk File (Odner) Alat tulis Kertas dan amplop Alat pembuka surat Stempel Formulir tanda terima/buku ekspedisi Lembar disposisi
Kegunaan Perlengkapan Penanganan Surat Baki Surat (Tray) berguna sebagai tempat dari
berkas surat yang ada. Buku Agenda surat masuk dan keluar digunakan
untuk pengurusan surat jika memakai sistem buku agenda yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar
Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk dan rahasia digunakan untuk pengurusan surat jika memakai sistem kartu kendali yaitu mencatat data surat yang masuk dan keluar
Secretaries Desk File (Odner) berguna untuk pengumpulan map dengan kode dan kalsifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani
Alat tulis seperti pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas
Kertas dan amplop untuk membuat surat dan sebagai tempat surat sebelum di kirim
Alat pembuka surat seperti pisau atau gunting Stempel gunanya untuk mensahkan sebuah
surat dan dokumen Formulir tanda terima/buku ekspedisi
digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi
Lembar disposisi digunakan untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi langsung pada suratnya
Sistem Pengurusan Surat
Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional)
Sistem Kartu Kendali (Sistem pola Modern)
Sistem Takah (Tata Naskah) digunakan di lingkungan TNI
Pengertian Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional)
Hal ini merupakan kekurangan dari sistem tsb, karena apabila dalam satu hari harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak yang jumlahya mencapai ratusan bahkan bisa ribuan
Sistem buku agenda yaitu sistem yang
pertama kali muncul yaitu
sezak pemerintahan Hindia Belanda
dimana pencatatan hanya bisa dilakukan
oleh satu orang saja.
Pengertian Sistem Kartu Kendali (Sistem pola baru modern)
Sistem kartu kendali merupakan sistem yang diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada pada sistem buku agenda, dimana pada sistem buku agenda sistem pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.
Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam pencatatannya apabila dalam satu hari suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak hingga mencapai ratusan bahkan ribuan.
Jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat mempercepat dalam penanganan surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun akan semakin cepat.
Sistem Takah (Tata Naskah)
Sistem Takah (Tata Naskah) digunakan di lingkungan TNI
Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Penerimaan Surat Penyortiran Surat Pencatatan Surat Pengarahan Surat Penyampaian
Surat Penyimpanan
Surat
Penerimaan Surat Mengumpulkan dan menghitung surat
masuk Meneliti ketepatan alamat Menandatangani bukti penerimaan bahwa
surat telah diterima
Penyortiran Surat• Memisahkan surat kedalam
surat dinas (biasa, penting, rahasia) maupun surat pribadi
Pencatatan Surat• Membaca surat (dinas, biasa,
penting)• Memeriksa lampiran-lampiran• Membubuhkan stempel Agenda• Mencatat surat dalam Buku Agenda
Masuk
Contoh Stempel Agenda
Tanggal Diterima : 5 Januari 2009
No. Agenda : 2
Tanggal Diteruskan: 5 Januari 2009
Tanda Tangan : (diisi dengan tanda tangan agendaris)
Jenis-jenis Buku Agenda
Buku Agenda Surat MasukBuku Agenda Verbal (Surat
keluar)Buku Agenda Berpasangan
Buku Agenda Surat MasukBuku ini digunakan untuk mencatat semua
surat masuk yang diterima.
Contoh :
NoTanggal Terima
Terima DariTanggal dan No. Surat
Perihal LampiranDiteruskan
KepadaKeterangan
PT. Sejahtera 2 Januari 2009Jl. Raya Bogor, 002/A/I/09KM.29 JakartaBank BCA 9 Januari 2009Jl. Margonda Raya,12/U/I/09Depok
Pesanan 1 lembarDirektur
Pemasaran-
210 Januari
2009Penawaran Layanan
1 BerkasKepala Bagian
KeuanganBrosur
1 5 Januari 2009
Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)
Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.
Contoh :
No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan
6 Januari 2009 Kantor PajakJl. TMP KalibataJakarta
6 Januari 2009 PT. Sejahtera,Jl. Raya Bogor,KM.29, Jakarta
NPWP - -
2 002/A/I/09Pengiriman
Barang1 Berkas
Berhubungan dengan surat masuk No.002/A/I/09
1 001/B/I/09
Buku Agenda Berpasangan
Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk maupun surat keluar yang digabungkan menjadi satu
Contoh :
NoTanggal
Terima/KirimTanggal dan Nomor Surat
M/K Dari/Kepada Perihal Lampiran Keterangan
2 Januari 2009 PT. Sejahtera
002/A/I/09 Jl. Raya Bogor, 1 Lembar
KM. 29 Jakarta6 Januari 2009 Kantor Pajak,001/B/I/09 Jl. TMP Kalibata, -
Jakarta
1 5 Januari 2009
2 6 Januari 2009 NPWP -K
M Pesanan -
Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena dia yang bertanggung jawab thd penanganan suratPimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Definisi Lembar Disposisi
Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
Contoh Lembar DisposisiDISPOSISIIndeks : Sejahtera, PT Rahasia :
Penting :√Biasa :
Kode : Se Tgl Penyelesaian : 6 Januari 2009Tgl/No : 2 Januari 2009/002/B/I/09Asal : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM. 29, JakartaIsi Ringkas : Pesanan alat-alat elektronik
Instruksi : Diteruskan kepada :1. Ardian, Se Segera proses !2.3.
Sesudah digunakan harap segera kembali :Kepada : Bagian AdministrasiTanggal : 15 Januari 2009
Diisi oleh Sekretaris
Diisi oleh Pimpinan
Diisi oleh Sekretaris
Penyampaian Surat• Menyampaikan surat kepada
pejabat/karyawan berdasarkan disposisi pimpinan, dan mencatat dalam buku Ekspedisi Intern
• Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu :
1. Buku Ekspedisi intern 2. Buku Ekspedisi Ekstern
Definisi Buku Ekspedisi Intern
Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
Definisi Buku Ekspedisi Ekstern
Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain dari luar organisasi/perusahaan.
Contoh Format dan cara pengisian Buku Ekspedisi
No Tanggal KirinTanggal dan Nomor Surat
PerihalDitujukan kepada
Nama Penerima
Tanda Tangan
2 Januari 2009
002/B/I/09 Ardian, Se MetyPesanan(Tanda tagan
penerima)1 6 Januari 2009
Penyimpanan Surat
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu seperti Sistem Abjad, sistem Subjek, Sistem Wilayah, Sistem Tanggal, Sistem Nomor.
Pengurusan Surat Masuk Sistem Kartu KendaliDefinisi Kartu kendali
adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Fungsi Kartu Kendali
Sebagai alat pengendali surat masuk dan surat keluar
Sebagai alat pelacak surat Sebagai arsip pengganti bagi
surat-surat yang masih dalam proses
Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi
Keuntungan menggunakan Kartu Kendali Lebih Efisien Dapat membedakan sifat surat
(penting, biasa, dan rahasia) karena lembarannya berbeda
Menghilangkan pencatatan yang berulang
Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses
Memudahkan penyusunan arsip Memudahkan inventarisasi dan
penilaian arsip
Kategori Surat Penting Jika Surat tersebut hilang atau terlambat
akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusan atau surat lainnya
Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat pada surat lain, sehingga kalau informasi tidak sampai kepada pimpinan atau unit pengolah akan menimbulkan kesulitan
Kategori Surat Biasa
Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan
Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Kategori Surat Rahasia
Surat bersampul lebih dari sampul surat
Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS
Prosedur Pengiriman Surat Masuk Penting
Penerimaan Surat Pencatatan Surat Pengarahan atau pengendali
surat Penyampaian surat ke unit
pengolah Penyimpanan atau penataan
arsip
Tugas Penerimaan Surat
Menerima Surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat
Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, surat rahasia
Menyerahkan surat tersebut kepada pencatat surat
Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir
Pencatatan Surat Surat yang diterima oleh pencatat surat
dinilai dengan 3 kategori yaitu : surat penting, biasa dan rahasia
Untuk surat penting maka dicatat dengan menggunakan kartu kendali
Untuk surat biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa
Untuk surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia
Tugas Pencatatan Surat
Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengatar surat biasa, surat rahasia dengan menggunakan surat rahasia
Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat
Contoh :Format Kartu Kendali dan cara pengisiannya
Tgl : 5 Januari 2009
No. Urut : 1 M/K : M Kode : Se
Isi Ringkas : Pesanan barang
10 Unit Komputer Merek Toshiba
10 Unit Laptop Merek Toshiba
Lampiran : 1 lembar Tgl Surat : 2 Januari 2009 No. Surat : 02/A/I09
Dari : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM 29 Jakarta
Kepada : PT Genta Nusa, Jl. Arteri Pondok Indah No.5 Jakarta
Pengolah : Bagian Pemsaran Paraf : -
Catatan : -
Indeks : Sejahtera, PT
Keterangan Tabel
• Kolom Indeks Pada umumnya yang menggunakan kartu
kendali adalah kantor yang volume suratnya banyak. Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok menggunakan sistem subjek yaitu diisi dengan masalah surat
• Kolom Tgl, No. Urut, M/K Di isi dengan tanggal masuk atau keluarnya
surat. M = untuk surat masuk, K = Keluar• Kolom Kode Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan
indeks yang digunakan
• Kolom Isi Ringkas Diisi uraian ringkas tentang isi surat• Kolom Lampiran Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada
surat tersebut• Kolom Dari Diisi dari instansi mana surat itu berasal• Kolom Kepada Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan • Kolom Tanggal surat Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut• Kolom Nomor Surat Diisi dengan nomor surat masuk /keluar tersebut• Kolom Pengolah Diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang
akan menangani surat tersebut• Kolom Paraf Yang menerima surat harus memberika parafnya sebagai
tanda bahwa surat sudah diterima. Jadi dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi menggunakan buku ekspedisi karena kartu kendali dapat berfungsi juga sebagai buku ekspedisi
• Kolom Catatan diisi apakah ada lampiran atau tidak.
Tugas Pengarahan atau pengendalian surat (pimpinan pada unit kearsipan contoh Kepala Tata Usaha)
Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali
Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan
Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pda kartu kendali
Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah 1 tahun di jilid
Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah
Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit Pengolah terdiri dari bagian-bagian berikut :
1. Tata Usaha Unit Pengolah
2. Pimpinan Unit Pengolah
3. Pelaksana
Tugas dari Tata Usaha Unit Pengolah
Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa surat telah diterima
Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap melekat pada surat
Membuat 2 lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah
Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang telah di isi oleh pimpinan unit pengolah
Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi
Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut telah selesai diproses, untuk kemudian disimpan berapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip
Tugas Pimpinan Unit Pengolah
Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari TU Unit Pengolah
Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat yang masuk
Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada TU Unit pengolah
Tugas Pelaksana unit pengolah
Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari tata usaha unit pengolah
Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi
Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika surat selesai diproses/ditindaklanjuti
Tugas Penyimpanan atau penata arsip
Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan dikotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2 dengan kartu kendali 3
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting Sistem Kartu Kendali
Penerima Surat
Pencatat Surat
Pengarah Surat
Penata Arsip TU/Sekretaris Pimpinan Pelaksana
1 2 3 4 5
6
8
7
Catatan : KK = Kartu KendaliLD = Lembar Disposisi
Unit Kearsipan Unit Pengolah
KK 1
KK 2
KK 3
KK 1
KK 2
KK 3
Kotak KK 1
KK 2
KK 3
LD 1
LD 2
Kotak KK 2
Kotak
KK 3 dan LD 2
KK 3
LD 1
LD 2
LD 1
LD 1
Keterangan Gambar1. Petugas Pos/kurir menyerahkan surat kepada penerima surat2. Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat surat
untuk dibaca dan dicatat dalam KK rangkap 33. Pencatat surat menyerahkan surat beserta 3
lembar KK kepada Pengarah Surat untuk diperiksa4. Pengarah Surat memeriksa pengisian KK,
menyimpan KK1 sebagai kartu kontrol, dan menyerahkan surat, beserta KK2 dan KK3 kepada unit pengolah melalui TU unit pengolah/Sekretaris
5. TU Unit pengolah/Sekretaris memberi paraf pada kolom pengolah kemudoan menyerahkan surat, KK3, dan 2 LD kpd pimpinan.Jika sudah, KK3 dan LD2 disimpan, surat dan LD1 diserahkan kepada Pelaksana sesuai dengan disposisi pimpinan
6. TU Unit pengolah mengembalikan KK2 kepada Pengarah Surat untuk selanjutnya diteruskan kepada penata arsip.
7. Jika Pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan disposisi pimpinan, surat dan LD1 diserahkan kepada TU/Sekretaris untuk disimpan.
8. Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in-aktif, surat dan KK3 ditukar dengan KK2 pada penata arsip
Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
Tidak perlu dicatat dalam kartu kendali Menggunakan lembar pengantar surat biasa Alur kerja pendek Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit
pengolah, dpaat ditunggu 1-2 hari lamanya Pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk
beberapa surat dalam 1 lembar pengatar surat biasa
Penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja
Tidak perlu diserahkan ke penata arsip Penghapusan arsip dilakuakn di unit pengolah
Contoh Format lembar pengantar surat biasa dan cara pengisiannya
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian 5 Januari 2009 10.00 WIB
No. Urut
1
2
3
Jumlah : 3 SuratTanggal : 5 Januari Pukul : 10.30
Diterima : Donita TTD
Jakarta Gd. Diklat
Jl. MT. Haryono 2/AD/I/09 1 - 10 Feb 2009
Depnaker 2 Januari 2009 Diklat Pegawai 10 orang
No.3, Bogor
Griya Bilabong Permai
Rizki Amalia 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Sekretaris
Jakarta
Jl. Raya Pejaten, No. 102
Gita Gustriani 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Resepsionis
Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa
Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2
Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya
Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Catatan : LP = Lembar Pengantar
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
LP 1
LP 2 LP 1
LP 2
LP 2LP 1
Pengurusan Surat Masuk Rahasia Hanya pimpinan yang bole
membaca surat Penyampaian surat kepada
pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul
Contoh Format lembar pengantar surat rahasia dan cara pengisiannya
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian 20 Februari 2009 10.20 WIB
No. Urut
3
Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan
Depnaker 19 Februari 2009 Daftar Nama Diklat 10 orang
Jl. MT. Haryono 135/NAD/I/09
Jakarta
Jumlah : 1 SuratTanggal : 20 Februari 2009 Pukul : 10.30
Diterima : Donita TTD
Langkah-langkah Pengurusan Surat Rahasia
• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul kedalam lembar pengatar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat
• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengatar 1 dan 2
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip
Bagan Produser Pengurusan Surat Masuk Rahasia
Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Catatan : LP = Lembar Pengantar
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
LP 1
LP 2 LP 1
LP 2
LP 2
LP 1
LP 1
LP 2
Menerima dan Mendistribusikan surat keluar Surat Keluar dapat disebabkan tiga faktor
antara lain sebagai berikut :1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya
surat masuk yang diterima2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya
kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran
Pengurusan surat keluar Sistem Buku Agenda
1. Pembuatan konsep2. Persetujuan konsep3. Pencatatan surat4. Pengetikan konsep surat5. Pemeriksaan pengetikan6. Penandatanganan surat7. Pemberian Cap Dinas8. Melipat Surat9. Penyampulan surat10. Pengiriman surat11. Penyimpanan surat
1. Pembuatan Konsep • Dilakukan oleh pimpinan yang
menantangani surat pada lembaran konsep surat
• Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh Sekretaris/asisten
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
a. Sentralisasib. Desentralisasi
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :1. Atasan atau pimpinan Konsep dibuat dan diketik sendiri
secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia
Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik
Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris
Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya
2. Orang yang ditunjuk (Konseptor) Pimpinan dapat menunjuk langsung
orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat
Contoh Format lembar konsep dan cara pengisiannya
Nomor : '003/B/I/09 Alamat yang dituju :
Lampiran : - Kepada
Hal : Konfirmasi Surat Lamaran Yth. Gita Gustriani
Jl. Raya Pejaten No.102 Jakarta
Isi Surat :Dengan hormat,Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2009 yang mengajukan permohonan kerja untuk posisireseptionis, maka dengan ini kami berikan tanggapan sebagai berikut.1 Kami sangat berterima kasih kepada Saudara yang bermaksud bekerja di perusahaan kami, namun dengan sangat
menyesal kami belum bisa memenuhi permohonan Saudara tersebut, karena posisi untuk jabatan tersebut telahterisi sejak beberapa waktu lalu
2 Surat lamaran Saudara akan kami simpan dalam dokumen kami, dan jika dikemudian hari tersedia posisi untukjabatan tersebut atau posisi lainnya, Saudara akan menjadi perhatian kami untuk ikut serta dalam proses rekuritmen.
Demikian surat ini kami sampaikan, dengan harapan Saudara segera mendapatkan apa yang diinginkan. Atas perhatianSaudara, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,Kepala Bagian Kepegawaian
M. Aryo Wibisono, SH
Disusun oleh : Adinda Nur Aisyah Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Disetujui oleh : M. Aryo Wibisono Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Dikirim oleh : Teguh Arifianto Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Keterangan : ………………………………………………………………………
2. Persetujuan Konsep
Tujuan dari persetujuan konsep surat adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi
Bila konsep surat sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka pimpinan akan memberikan tanda/paraf (acc) pada konsep tsb.
3. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah di acc oleh pimpinan selanjutnya akan di catat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan
Tujuannya untuk mendapatkan nomor surat yang berlaku di kantor tsb.
Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)
Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.
Contoh :
No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan
6 Januari 2009 Kantor PajakJl. TMP KalibataJakarta
6 Januari 2009 PT. Sejahtera,Jl. Raya Bogor,KM.29, Jakarta
NPWP - -
2 002/A/I/09Pengiriman
Barang1 Berkas
Berhubungan dengan surat masuk No.002/A/I/09
1 001/B/I/09
4. Pengetikan konsep surat Konsep surat yang telah di acc dan
telah mendapatkan nomor surat untuk selanjutnya akan diketik dengan rapi5. Pemeriksaan pengetikan
Konsep surat yang telah diketik dan diprint, konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya dengan memberi paraf menggunakan pensil pertanda sesuai dengan konsep
6. Penandatanganan Surat Pejabat yang berwenang atau
bertanggung jawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang
7. Pemberian Cap Dinas Arti stempel pada surat yaitu sebagai
tanda syahnya surat. Pemberian stempel dinas dibubuhkan
disebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut
8. Melipat Surat
Tata cara melipat surat :
1. Berdasarkan tradisi, ada 2 macam lipatan :
* Lipatan Prancis = mulanya dipakai oleh orang Prancis terutama dikalangan raja-raja. Sekarang dipakai dikalangan dunia usaha
* Lipatan Baron = banyak dipakai di Inggris, sekarang banyak dipakai untuk surat dinas yang memakai sampul panjang
2. Berdasarkan lipatan teknis * Lipatan Baku = melipat kertas surat
menjadi tiga bagian yang sama.• Lipatan Akordion = variasi dari lipatan baku
bedanya terletak pada ujung atas dan ujung bawah surat yang diletakkan pada bagian luar lipatan(lebih mudah dibuka)
• Lipatan baku rendah = sama dengan lipatan baku. Bedanya terletak pada kertas bagian atas dilipat lebih kecil dengan tujuan utk menampakkan bagian kepala surat
Lipatan Akordian rendah = sama dengan lipatan akordion, bedanya terletak pada lipatan kertas bagian atas yang hanya dilipat setengahnya dari lipatan yang dibuat pada jenis akordion dengan tujuan untuk memisahkan bagian kepala surat dari tubuh surat
Lipatan ganda sejajar = dengan cara melipat kertas menjadi 2 bagian yang sama panjang
Lipatan Tunggal = Lipatan tunggal kertas hanya dilipat satu kali, biasanya pada kertas ukuran folio atau kuarto, tetapi sampul suratnya berukuran besar.
9. Penyampulan Surat
Hal-hal yang harus diperhatikan :
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan stempel pada sampul disebelah kiri
4. Perangko secukupnya
10. Pengiriman Surat• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menggunakan jasa pengiriman surat :
1. Jenis surat
2. Informasi yang tercantum dalam surat
3. Tujuan/alamat surat
4. Volume/banyaknya surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan
empat cara :1. Kurir2. Melalui Pos3. Melalu perusahaan Jasa (DHL, TIKI,
FEDEX)4. Melalui Internet (Email)
11. Penyimpanan Surat Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju
Sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
Penyimpanan dilakukan menggunakan sistem penyimpanan (Misalnya Sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor)
Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
a. Unit Pengolah * Surat keluar berasal dari unit
pengolah. * Pencatatan kartu kendali dapat
dilakukan di unit kearsipan dapat juga dilakukan di unit pengolah asalkan KK 1 dan 2 diserahkan ke unit kearsipan, sehingga unit kerasipan mengetahui apa yang telah diproses di unit pengolah.
* TU Unit pengolah mengisi 3 kartu kendali, setelah itu surat asli beserta tembusannya dan KK 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan
* KK 3 disimpan di unit pengolah. * Tembusan yang telah diproses di pencatat surat,
selanjutnya disimpan di unit pengolah
b. Pencatatan Surat
Tugas Pencatatan Surat : • Menerima surat berserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit pengolah • Membrikan stempel pada surat • KK 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan sebagai kartu kontrol • Memberikan paraf pada KK 2, kemudian mengembalikan KK 3 dan tembusan kpd
unit pengolah • Memberikan surat kepada petugas
ekspedisi untuk dikirimkan kepada alamat instansi
c. Pengarahan surat
• Tugas pengarah surat dalam menangani surat keluar adalah :
Menerima KK 1 dari pencatat surat dan menyimpannya kedalam kotak KK sebagai Kartu Kontrol
d. Penataan Arsip
• Tugas penata arsip adalah menerima KK2 dari unit pengolah dan menyimpannya dalam kotak KK sebagai pengganti arsip yang ada pada unit pengolah.
• Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah in-aktif, KK 2 di penata arsip ditukar dengan KK3 dan tembusan di unit pengolah
e. Pengiriman Surat Tugasnya menerima surat-surat
yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan kantor
Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali
No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali
1 Sistem pola lama Sistem pola baru
2 Pencatatan menggunakan buku agendaPencatatan menggunakan kartu kendali, lembar pengatar
3Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi
Penyampaian surat menggunakan kartu kendali
4Pencatatan hanya bisa dilakuak satu orang karena hanya menggunakan satu buku yang sama
Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan karena menggunakan lembaran-lembaran terpisah
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata ArsipUnit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
Kotak
KK 3 dan tembusan
KK 1
KK 2
KK 3
T T
KK 1
KK 2
KK 1
Kotak KK 1
Kotak KK 2
Keterangan gambar1.TU unit pengolah mengisi 3 KK, kemudian
menyerahkan surat, tembusan serta KK 2 dan 3 kepada pencatat surat. KK 3 langsung disimpan dan tembusan yang telah diproses di pencatat surat juga disimpan di unit pengolah
2.Pencatat surat menyerahkan KK1 ke pengarah surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu kontrol dan surat diserahkan kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan ke alamat instansi
3.Pencatat surat mengembalikan KK2 ke unit pengolah untuk selanjutnya diteruskan kepada penata arsip untuk disimpan
4. Jika surat sudah in-aktif, tembusan dan KK3 di unit pengolah ditukar dengan KK2 di penata arsip
Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Biasa
Unit Pengolah
1.Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau
rutin dalam dua lembar pengantar surat biasa
2.Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2,
tembusan diteruskan ke pencatat surat di unit
kearsipan
3.Menerima kembali tembusan surat yang sudah diberi
stempel tanggal oleh pencatat surat lembar pengantar
surat biasa 2 untuk disimpan. Hal ini sebagai tanda
bahwa surat sudha dikirimkan ke alamat yag dituju
• Pencatatan Surat1. Pencatat surat menerima surat,
tembusan dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2)
2.Memberi stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirimkan
3.Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju melalui ekspeditor
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Biasa
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata ArsipUnit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
LP 2
LP 1
T
T
LP 2
LP 1
LP 1
LP 2
T
Langkah-langkah Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia
• Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini dicatat langsung dalam lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
• Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Rahasia
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata ArsipUnit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
LP 2
LP 1
T
LP 2
LP 1
LP 2
T
LP 1