sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan surat...

Lisensi Dokumen:

Copyright © 2008-2017 ilmuti.org

Seluruh dokumen di ilmuti.org dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial

(nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap

dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari ilmuti.org

Sistem Informasi Pengarsipan Data Surat Masuk Dan Surat

Keluar

Winda Larasati

[email protected]

Abstrak

Pada bagian administrasi, surat adalah sarana penting informasi-informasi penting dan

rahasia terkait dengan perusahaan tersebut. Ketepatan waktu dalam penerimaan surat

baik surat keluar maupun surat masuk juga harus diperhatikan, oleh karena itu

manajemen surat masuk dan keluar harus dilaksanakan dengan tepat. Sehingga pada

saat ini diperlukan suatu sistem informasi pengarsipan surat yang lebih terstruktur agar

dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan. Aplikasi kearsipan

ini mempunyai kemampuan seperti aplikasi kearsipan ini dijalankan pada jaringan

personal komputer pada bagian administrasi, petugas administrasi dapat mengakses

aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar, dapat melakukan

menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk dan

keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim

dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasarkan id surat atau

tanggal surat, dapat mencetak laporan berdasarkan hasil pencarian berdasarkan id surat

atau tanggal surat.

Kata Kunci : manajemen surat, sistem informasi, pengarsipan surat

mailto:[email protected]

Lisensi Dokumen:





Pendahuluan

Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini

adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya teknologi informasi dan

sistem informasi yang demikian pesat di era sekarang ini telah membuat hampir semua

aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer.

Penggunaan komputer yang umum adalah penggunaan komputer di suatu perusahaan.

Salah satu sumber informasi dalam organisasi yang paling berpengaruh keberadaannya

adalah arsip. Salah satu pertimbangan perusahaan dalam penggunaan komputer

diantaranya adalah dapat tersedianya data yang dapat memberikan informasi yang

handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Cara-cara manual mungkin masih saja dapat

dipergunakan bila data yang diolah masih sedikit. Tetapi bagaimana kalau data yang

diolah jumlahnya sudah ratusan, atau bahkan ribuan, tentu saja SDM yang mengolahnya

akan merasakan kejenuhan dan lama - kelamaan informasi yang dihasilkan mungkin

menjadi tidak akurat lagi. Selain itu, keterlambatan informasi yang diperlukan dapat

menyebabkan tertundanya pencapaian tujuan perusahaan dan akhirnya akan

mengganggu perkembangan perusahaan. Makin lama dirasakan bahwa pengolahan data

dengan cara manual semakin banyak menunjukkan kelemahan. Karena itu maka

diperlukan suatu pengolahan data yang lebih canggih dengan menggunakan komputer.

Hal ini diperlukan untuk merealisasikan perolehan informasi yang handal, cepat, akurat,

dan tepat waktu.

Saat ini, prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat masuk dan surat keluar

mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi

surat, semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan keluar

hanya berupa penulisan di buku besar dan penyimpanannya dokumen masih hardcopy.

Pada pencarian dokumen lama sulit sebab harus membuka terlebih dahulu data - data

lama dan mencarinya satu persatu, kesuliatan dalam laporan surat masuk dan surat

keluar, hilang dan rusaknya dokumen, status surat yang belum dapat dimonitor oleh

Lisensi Dokumen:





pemohon surat, membutuhkan waktu lama dalam pembuatan surat keluar maupun

disposisi.

Berdasarkan uraian tersebut, perlu diadakan pembangunan sistem informasi

pengarsipan data surat masuk dan surat keluar sehingga permasalahan tersebut diatas

dapat diselesaikan.

Pembahasan

1. Flow Map

Dalam pembuatan sistem informasi pengarsipan surat ini mempunyai dua buah

flowmap yaitu flow map surat masuk dan surat keluar. Dimana flow map ini

mendefinisikan dari sebuah sistem pengarsipan surat dimulai dari datangnya surat

sampai dengan surat keluar (balasan).

a) Flow Map Surat Masuk

Pada flow map proses surat masuk ini mempunyai fungsinya masing -

masing dan terdiri 3 fungsi yaitu :

User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa surat masuk

yang didalamnya berupa data surat masuk kemudian akan melalui proses

penyimpanan surat masuk kemudian proses edit jika ada kesalahan input.

Surat masuk, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka dilakukan proses

tambah yang didalamnya berupa penginputan data isi surat kemudian data

disimpan. Proses selanjutnya adalah pengeditan data surat masuk jika ada

kesalahan penginputan pada poses tambah lalu setelah semua proses telah selasai

data surat dapat ditampilkan lewat proses preview.

Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini mempunyai tugas

menyimpan data dari proses isi data surat masuk kemudian menjadi dokumen

data yang telah di olah.

Lisensi Dokumen:





Gambar Flow Map Surat Masuk

b) Flow Map Surat Keluar

Pada flow map proses surat keluar ini mempunyai fungsinya masing – masing dan

terdiri 3 fungsi yaitu :

User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa surat keluar

yang didalamnya berupa data surat keluar kemudian akan melalui proses isi surat

Lisensi Dokumen:





keluar dan penyimpanan surat masuk kemudian proses edit jika ada kesalahan

input.

Surat keluar, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka dilakukan proses

tambah yang didalamnya berupa penginputan data isi surat kemudian data

disimpan. Proses selanjutnya adalah pengeditan data surat masuk jika ada

kesalahan penginputan pada proses tambah lalu setelah semua proses telah

selesai data surat dapat ditampilkan lewat proses preview.

Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini mempunyai tugas

menyimpan data dari proses isi data surat keluar kemudian menjadi dokumen

data yang telah di olah.

Gambar Flowmap surat keluar

Lisensi Dokumen:





2. Perancangan Basis Data

a) Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar Entity Relationship Diagram (ERD)

b) Aliran Informasi

Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental

merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan

data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara

berurutan.

Lisensi Dokumen:





Gambar Diagram Konteks

3. Data Flow Diagram (DFD)

Terdapat 2 proses utama yaitu : proses daftar hadir masuk dan proses daftar

hadir keluar.

a) DFD Level 1

1 : Surat Masuk

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan data dari

surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

2 : Surat Keluar

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan data dari

surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

Lisensi Dokumen:





Gambar DFD Level 1

b) DFD Level 2 Proses Surat Masuk

1.1 : Tambah

User menginputkan data isi surat masuk berupa tanggal agenda, asal surat,

tanggal surat, no surat, perihal, keterangan.

1.2 : Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan

input data pada proses tambah.

1.3 : Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input

dan tersimpan di database.

1.4 : Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang

sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

Lisensi Dokumen:





Gambar DFD Level 2 Proses Surat Masuk

c) DFD Level 2 Proses Surat Keluar

2.1 : Tambah

User menginputkan data isi surat keluar berupa tanggal agenda, no. agenda,

ditujukan kepada, perihal, keterangan.

2.2 : Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan

input data pada proses tambah.

2.3 : Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input

dan tersimpan di database.

Lisensi Dokumen:





2.4 : Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang

sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

Gambar DFD Level 2 Proses Surat Keluar

4. Perancangan Arsitektur Menu

Perancangan arsitektur menu aplikasi pengarsipan surat menggunakan

arsitektur network.

Gambar Arsitektur menu

Lisensi Dokumen:





5. Perancangan Skema Relasi

Gambar Skema Relasi

6. Perancangan Antarmuka

Gambar Perancangan Antarmuka Menu Utama

Lisensi Dokumen:





Gambar Perancangan Antarmuka Pengolahan Data Surat Masuk

Gambar Perancangan Antarmuka Isi Surat Masuk

Lisensi Dokumen:





Gambar Perancangan Antarmuka Edit Data Surat Masuk

Gambar Perancangan Antarmuka Laporan Surat Masuk

Lisensi Dokumen:





Gambar Perancangan Antarmuka Pengolahan Data Surat Keluar

Gambar Perancangan Antarmuka Isi Data Surat Keluar

Lisensi Dokumen:





Gambar Perancangan Antarmuka Edit Data Surat Keluar

Gambar Perancangan Antarmuka Laporan Surat Keluar

Lisensi Dokumen:





7. Perancangan Pesan

Gambar Perancangan Pesan Input Data Dibatalkan

Gambar Perancangan Pesan Data Tidak Ditemukan

Lisensi Dokumen:





Gambar Perancangan Pesan Keluar

Penutup

Waktu yang dibutuhkan untuk mencari data surat diharapkan menjadi lebih cepat

karena adanya fasilitas cari data di dalam sistem informasi ini. Diharapkan dengan

adanya sistem informasi ini, pencatatan data yang tersimpan dalam database menjadi

lebih mudah dan cepat, maka tidak dibutuhkan penggunaan buku besar. Dengan data

yang tersimpan di dalam database, maka tidak membutuhkan ruang penyimpanan surat

yang terlalu besar dan dapat meminimalisir kehilangan serta kerusakan data.

Referensi

https://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&rct=j&url=http://eprints.dinus.ac.id/

12691/1/jurnal_12858.pdf&ved=0ahUKEwjE59qB0pnSAhVJM48KHT8pD20QFggaM

AA&usg=AFQjCNH1Pa3uEEig14zYQcJjO22i4caZQg

Lisensi Dokumen:





FOTO

https://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&rct=j&url=http://222.124.203.59/file

s/disk1/428/jbptunikompp-gdl-jeririanto-21394-7-babiii-

n.pdf&ved=0ahUKEwjE59qB0pnSAhVJM48KHT8pD20QFghOMAg&usg=AFQjCNG9

mfibFA_EIqC-qXZw2iv2CqH2Gw

http://googleweblight.com/?lite_url=http://blog-pns.blogspot.com/2014/02/aplikasi-

agenda-surat-masuk-dan-surat.html?m%3D1&ei=EAtcZZoO&lc=id-

ID&s=1&m=408&host=www.google.co.id&ts=1487426078&sig=AJsQQ1AhgOJX59n

Pnl0ab7GuRDKJSoxQZg&lite_refresh=1487426615295

http://googleweblight.com/?lite_url=http://komanganombudiutama.blogspot.com/2013/

01/aplikasi-pengarsipan-surat-masuk-dan.html?m%3D1&ei=h5t9buLP&lc=id-

ID&s=1&m=408&host=www.google.co.id&ts=1487426078&sig=AJsQQ1CB0QZsu_f

ew4Tw27_Ih6PdeYmZIg

http://googleweblight.com/?lite_url=http://anantha88.blogspot.com/2014/12/aplikasi-

surat-masuk-dan-keluar-30-full.html?m%3D1&ei=JXXlkBJ8&lc=id-

ID&s=1&m=408&host=www.google.co.id&ts=1487426078&sig=AJsQQ1Clw4cmK7

o9fSKgoW1kCeaTUYBVPQ

Biografi

Hai! Nama saya Winda Larasati, mahasiswa semester 6 jurusan Sistem Informasi

konsentrasi Manajemen Sistem Informasi. Saat ini saya sibuk kuliah, menyusun kkp dan

bekerja. Saya memiliki hobi mendalami ilmu yang baru dan sedang fokus belajar ilmu

java, tetapi saya masih pemula dalam mempelajari ilmunya. Untuk lebih banyak tahu

tentang saya, silahkan kunjungi twitter : @windoolll, facebook : Winda Larasati dan

instagram : @hfwlarasati atau bisa kunjungi windalarasati.ilearning.me. Terimakasih, semoga bermanfaat

sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan surat...

Documents