1Project Management Body of Knowledge

(PMBOK)

2WHAT IS A PROJECTPROJECT CHARACTERISTIC

A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service

Temporary

Unique product/service/result

Progressive elaboration

Constrained by limited resources

3T e m p o r a r y

Temporary artinya bahwa setiap proyek memiliki awalyang jelas dan akhir yang jelas.

Proyek berakhir jika :

tujuan proyek sudah terpenuhi, atau

kondisinya jelas bahwa tujuan proyek tidak akan atautidak dapat dipenuhi, atau

kebutuhan proyek untuk lebih lama tidak ada danproyek dihentikan/diputus kontraknya.

Temporary tidak berarti waktunya pendek, bisabeberapa tahun, namun waktunya terbatas; projects are not ongoing efforts.

4T e m p o r a r y cont

Sifat Temporary akan berlaku untuk hal-hal yang terkait dengan proyek tersebut.

Project Team hampir semua proyekdilakukan oleh team yang dibentuk untukmelakukan proyek tersebut, dandibubarkan ketika proyek berakhir.

Project Office dan Fasiltas Lainnya sewaatau dibuat untuk sementara

Volume pekerjaandan biaya

5Project vs Operations

Tujuan proyek sangat berbeda dengan operasi.

Proyek Mencapai tujuan dan mengakhiri proyek; temporary & unique

Operasi Menjaga kesinampungan; ongoing & repetitive

Performed by people

Constraint by limited resources

Planed, executed, controlled

6Unique product, service, or result

Proyek melibatkan pengerjaan sesuatu yang belumdilakukan sebelumnya, oleh karena itu unique

Contoh :

Gedung kuliah FT, FEB, FH, FISIP masing-masing memiliki fasilitas unique bedaowner, beda lokasi, beda kontraktor, dll.

Jalan tol Krapyak-Srondol, Semarang-Bawenmasing-masing memiliki desain unique beda lokasi, beda kontraktor, dll.

Kilang Balongan, Kilang Cilacap, Kilang BalikPapan masing-masing memiliki desain unique beda bahan baku, beda kapasitas, bedalokasi, beda kontraktor, dll.

7Progressive Elaboration

Menggabungkan konsep temporary dan unique.Setiap hasil proyek adalah unique, maka harusprogressively elaborated

Progressively :

Proceeding in steps; continuing steadily by increments.

Elaborated :

Worked out with care and detail; developed thoroughly .

8E x a m p l e

Pembangunan satu Chemical Processing Plant dimulai denganprocess engineering untuk mendefinisikan karakteristik prosesnya, yang digunakan untuk mendesain major processing units.

Informasi ini menjadi basis untuk engineering design, yang menentukan detail plant layout & mechanical characteristics darisetiap process units & ancillary facilities.

Hasilnya adalah design drawings, yang dielaborasi untukmenghasilkan fabrication drawings (construction isometrics).

Selama construction, interpretasi dan adaptasi/perubahan dapatdilakukan melalui approval/persetujuan.

Elaborasi lebih lanjut dituangkan sebagai as-built drawings

Selama test & turnover, elaborasi dibuat dalam bentuk final operating adjustment

9PROJECT MANAGEMENT

Skill

Knowledge

Techniques Tools

The application of knowledge, skills, tools, and techniquesto project activities to meet project requirements based on stakeholder needs & expectations

10

Project Management Process

Initiating

Planning

Executing

Controlling

Closing

Project Management dilaksanakanmelalui suatu proses:

Banyak proses dalam Project Management bersifat iteratif

11

Project Team

Competing demand for : scope, time, cost, risk, & quality

Stakeholders with differing needs and expectations

Identified requirement

Project Team manage the work of the project, antara lain:

The more you know about your project, the better you are able to manage it

12

How to Meet Project Requirements?

By Balancing competing demands among:

scope

cost

quality

time

13

1. Project Integration Management

2. Project Scope Management

3. Project Time Management

4. Project Cost Management

5. Project Quality Management

6. Project Human Resources Management

7. Project Communication Management

8. Project Risk Management

9. Project Procurement Management

PM KNOWLEDGE AREAS

14

Project Management

Project Plan Development Project Plan Execution Integrated Change Control

Project Integration

Management

Initiation Scope Planning Scope Definition Scope Verification Scope Change Control

Project Scope

Management

Activity Definition Activity Sequence Activity Duration Estimating Schedule Development Schedule Control

Project Time

Management

Resource Planning Cost Estimating Cost Budgeting Cost Control

Project Cost

Management

Quality Planning Quality Assurance Quality Control

Project Quality

Management

Communication Planning Information Distribution Performance Reporting Administrative Closure

Project Communication

Management

Risk Management Planning Risk Identification Qualitative Risk Analysis Quantitative Risk Analysis Risk Response Planning Risk Monitoring and Control

Project Risk

Management

Procurement Planning Solicitation Planning Solicitation Source Selection Contract Administration Contract Closeout

Project Procurement

Management

Project Human Resources

Management

Organizational Planning Staff Acquisition Team Development

15

a. Project Phase and the Project Life Cycle

b. Project Stakeholders

c. Organizational Influences

d. Key General Management Skills

e. Social-Economic-Environmental Influences

PM CONTEXT

Project and project management operate in an environment broader than that of the project itself.

The management project team must understand this broader context managing the day-to-day activities of the project is necessary for success but not sufficient.

16

Project Phase & Project Life Cycle

Organisasi yang menjalankan proyek biasanya akanmembagi setiap proyek menjadi beberapa project phase untuk meningkatkan management control.

Keseluruhan project phases disebut project life cycle

Setiap project phase ditandai dengan penyelesaian satuatau lebih deliverables, yaitu a tangible, verifiable work product, seperti design basis, detail engineering design, working prototipe, dll.

Akhir dari project phase adalah review deliverables & project performance

Menentukan apakah porject dapat dilanjutkan keproject phase berikutnya

Mendeteksi dan memperbaiki kesalahan biaya

Phase-end review atau phase exits atau stage gates atau kill points

17

Project Phase Name

Setiap project phase, umumnya mencakup satu set deliverables yang dirancang untuk membentuk level management control yang diinginkan.

Nama dari project phase biasanya disesuaikan denganprimary phase deliverables

Requirements

Engineering

Built / Construction

Test, Start up (Commissioning)

Turnover

18

Project Life Cycle

Menyajikan secara jelas permulaan dan akhir suatu proyek.

Sebagai contoh: apakah feasibility study merupakan faseproyek yang pertama atau terpisah atau proyek sendiri.

Menentukan activitas apa saja yang perlu dimasukan dalamtransisi permulaan dan akhir fase proyek.

Deliverables dari fase proyek sebelumnya umumnya sudahdisahkan (approval) sebelum mulai kerja fase berikutnya.

Kadang kadang subsequent phase sudah dimulai sebelumapproval fase sebelumnya. Overlaping phase seperti inidisebut fast tracking.

What technical work should be done in each phase ?

Who should be involved in each phase ?

19

Generic Project Life Cycle

Total project life cycle

Plan Accomplish

Initialphase

Finalphase

Time

Cost &

Staffing

levelIntermediatephase

20

Life Cycle Stages

Stage I

Perc

en

t C

om

ple

te

Stage II

Stage III

Stage IV

100 %

Installation

substantially

complete

Full Operation

Major

Contract

Let

Project

GO Decision

FEASIBILITY PLANNING &

DESIGN

CONSTRUCTIONTURNOVER &

START-UP

Typical Sequence of Phase

in a Project Life Cycle

Inputs

Phases

PM

outputs

Project

deliverables

Initial Intermediate Final

idea

PM team

charter

Scope statement

plan

baseline

progress

acceptane

approval

handover

21

Project Stakeholders

Individuals and organizations that are actively involved in the project, or whose their interests may be positively or negatively affected as a result of project execution or project completion

22

23

Key Project Stakeholders

1. Project Manager seseorang yang bertanggungjawab untuk mengelola proyek

2. Customer seseorang atau organisasi yang akanmenggunakan hasil kerja proyek

3. Performing Organization pekerja dariperusahaan yang terlibat langsung dalam proyek

4. Project Team Members orang-orang yang melakukan pekerjaan dalam proyek

5. Sponsor seseorang atau organisasi dariinternal atau eksternal yang menyediakansumber pendanaan, in-cash atau in-kind, untukproyek

Relation between Stakeholders & Project

PM

Project

Sponsor

PM team

Project team

Project stakeholder

Project

24

Stakeholders Influence over Time

Influence of stakeholders

Cost of changes

Project time

High

Low

25

26

Organizational Influences

Project menjadi bagian dari organisasi yang lebihbesar, misalnya corporation.

Project akan dipengaruhi oleh organisasi yang membentuknya.

Key aspects : Kematangan organisasi besarnya:

Organizational system

Organizational culture and style

Organizational structure

Project office

27

Key General Management Skills

General Management Skill akan memberi landasanuntuk membangun project management skill.

Skill tertentu dalam general management dibutuhkan oleh project management

Leading

Communicating

Negotiating

Problem Solving

Influencing the Organization

28

Social-Economic-Environmental Influences

Sosio-economic dapat mempengaruhi project.

Project Management Team harus mengertibahwa kondisi dan trend terkini dapatmempengaruhi project:

Standard and Regulations

Internationalization

Cultural Influences

Social-economic environmental Sustainability

29