01. penomoran surat

R.S. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT

No. Dokumen 01.03.18

No. Revisi 01

Halaman 1/10

Tanggal Terbit 12 Maret 2014

Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR

TETAP

PENGERTIAN Memberikan Nomor disetiap Surat yang dibuat, sehingga memudahkan mencari dan merevisi.

TUJUAN Menyamakan penomoran Surat Dinas Keluar, Surat Keputusan, Surat Perjanjian dan Dokumen SPO.

KEBIJAKAN

Administrasi Perkantoran yang mengatur segala penomoran untuk surat-surat yang dikeluarkan oleh Rumah Sakit (Sesuai dengan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu No. 10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi Perkantoran)

PROSEDUR

Setiap surat yang dibuat baik surat keluar, Surat Keputusan, Dokumen Protap maupun Surat Perjanjian yang dibuat harus diberi nomor. Adapun ketentuan yang harus diperhatikan yaitu : 1. Surat Keluar

No. Surat / Tgl / Bln / RSBB_xxx / Th pembuatan Keterangan : No. Surat : adalah nomor urut pembuatan surat Tgl : adalah tanggal disaat surat dibuat Bln. : adalah bulan disaat surat dibuat RSBB : adalah Rumah Sakit Baptis Batu xxx : adalah Departemen / bagian yg

mengeluarkan, antara lain: a. Dir : adalah Direktur b. Wa.Dir.UK : Bila Wakil Direktur Umum & Keuangan

yang menandatangani c. Wa.Dir.Yan : Bila Wakil Direktur Pelayanan yang

menandatangani Th pembuatan : adalah tahun pembuatan surat Contoh : Surat Keluar yang pertama kali dibuat, pada tanggal

10 Juli 2008, yang ditandatangani oleh Direktur tentang Tanggapan Ijin Penelitian. Nomor surat yang dibuat adalah : 01 / 10 / VII / RSBB_Dir / 2008

RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1

Batu



No. Revisi 01

Halaman 2/10



dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKRF., MARS PROSEDUR

TETAP

PROSEDUR

Seluruh penomoran surat keluar di RS Baptis Batu akan mengalami pergantian nomor kembali lagi ke nomor awal setiap tahunnya.

2. Surat Keputusan / SK tentang semua keputusan Rumah Sakit • No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_DIR / th

pembuatan No.SK : no. Urut Tgl pembuatan : Tgl pembuatan SK Bln pembuatan : Bln pembuatan SK SK_DIR : Bahwa Surat Keputusan

ditandatangani oleh Direktur Th pembuatan : tahun pembuatan SK Contoh pembuatan SK pertama kali yaitu Struktur organisasi yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000 No. 01 / 01 / VII / SK_DIR / 2000.

• Surat Keputusan / SK tentang semua Kebijakan Rumah Sakit No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Dir_Keb / th pembuatan No.SK : no. Urut Tgl pembuatan : Tgl pembuatan SK Bln pembuatan : Bln pembuatan SK SK_Dir_Keb : Bahwa Surat Keputusan

ditandatangani oleh Direktur Th pembuatan : tahun pembuatan SK Contoh pembuatan SK kebijakan RS yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2012 No. 01 / 01 / VII / SK_Dir_Keb / 2012.

• SK Personalia / Kepegawaian Semua Surat Keputusan tentang kepegawaian, yang dibuat oleh Personalia. Baik SK Pengangkatan, SK Kenaikan Golongan, SK Pensiun, dst. Cara pemberian Nomer sebagai berikut :


Batu



No. Revisi 01

Halaman 3/10




TETAP

PROSEDUR

SK Pengangkatan pegawai : No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Peg / th pembuatan

SK Kenaikan Golongan : No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_KG / th pembuatan

SK Calon Pegawai No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PCP / th pembuatan.

SK Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PH K / th pembuatan.

SK Penjabat Sementara No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PJ / th

pembuatan. SK Mutasi Kerja

No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Mts.Krj / th pembuatan.

SK Mutasi Bagian No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Mts.Bag / th pembuatan.

SK Pemberhentian Jabatan No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_P.Jbt / th pembuatan.

SK Pensiun No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Pens / th pembuatan.

SK Rotasi No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_RTS / th pembuatan.

SK Tugas Belajar No. SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK.Bel-

SDM/ tahun SK Umum oleh Personalia

No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Pers / th pembuatan.


Batu



No. Revisi 01

Halaman 4/10




TETAP

PROSEDUR

PKWT No.PKWT/Bln pembuatan/PKWT_SDM/tahun

Keterangan No. Surat : adalah nomor urut pembuatan surat Tgl : adalah tanggal saat surat dibuat Bln. : adalah bulan saat surat dibuat SK : adalah Surat Keputusan Peg : adalah Pengangkatan Pegawai KG : adalah Kenaikan Golongan KB : adalah Kenaikan Berkala CP : adalah Calon Pegawai PHK : adalah Pemutusan Hubungan Kerja PJ : adalah Penjabat Sementara Mts.Krj : adalah Mutasi Kerja Mts.Bag : adalah Mutasi Bagian P.Jbt : adalah Pemberhentian Jabatan Pens : adalah Pensiun T.Jbt : adalah Penurunan Jabatan

Jbt : adalah Kenaikan Jabatan Pers : adalah Personalia PKWT : Perjanjian Kerja Waktu Tertentu SDM : Sumber Daya Manusia Thn pembuatan : adalah tahun pembuatan SK

Sedangkan untuk SK yang direvisi, maka penomoran Sk tersebut sesuai dengan nomor SK asli dengan tanggal pemberlakuan SK yang baru, dengan ditambahkan simbol ”r” disebelah nomor SK Contoh : SK no. 01/01/IV/SK_DIR/2009, mengalami revisi, maka nomor berubah menjadi SK no. 01r/01/IV/SK_DIR/2009.

3. Penomoran Dokumen untuk Protap Pengkodean Departemen dan Komite 01 : Pelayanan 02 : - 03 : Umum Keuangan


Batu



No. Revisi 01

Halaman 5/10




TETAP

PROSEDUR

04 : - 05 : Komite Pastoral 06 : SPI 07 : Komite Medik 08 : Komite Etik Rumah Sakit 09 : Komite Keperawatan 10 : Komite KPRS 11 : Komite PPI 12 : Manajer Rawat Jalan & MCU 13 : Manajer Rawat Inap, Long Stay & Keperawatan 14 : Manajer Gawat Darurat & Out care 15 : Manajer ICU & Kamar Operasi 16 : Manajer Pemasaran & PPA Pengkodean Bagian 01 : Instalasi Rehabilitasi Medik 02 : Instalasi Farmasi 03 : Instalasi Laboratorium 04 : Instalasi Radiologi 05 : Instalasi Gizi 06 : Instalasi Rawat Jalan 07 : Instalasi Gawat Darurat 08 : Instalasi Kamar Operasi 09 : Instalasi Rawat Inap Ibu & Anak 10 : Instalasi Rawat Inap ICU,Hemodialisa&Burn Unit 11 : Instalasi Rawat Inap Bedah Dalam III 12 : Bagian Sumber Daya Manusia 13 : Bagian Sistem Informasi Manajemen 14 : Bagian Rekam Medik 15 : Bagian Inventori 16 : Bagian Keuangan 17 : Bagian Akuntansi 18 : Bagian Administrasi 19 : - 20 : Bagian Pemasaran 21 : Bagian Pemeliharaan Sarana


Batu



No. Revisi 01

Halaman 6/10




TETAP

PROSEDUR

22 : - 23 : Bagian Outsourcing 24 : - 25 : - 26 : - 27 : - 28 : - 29 : Bag. Layanan Perusahaan Asuransi 30 : Instalasi Bedah Dalam I/II 31 : Bagian Humas Pengkodean Sub Bagian Ruangan KUS : Klinik Umum Spesialis KGM : Klinik Gigi Mulut Nes : Anestesi KSTB : Sterilisasi & Binatu OBNS : Obgyn, NB, NBICU An : Anak HICU : ICU, HCU PIV : Hemodialisa - VIP RK12 : Ruang Kelas 1 - 2 RK3 : Ruang Kelas 3 PL : Pendidikan Latihan PSN : Personalia Log : Logistik Byr : Pembayaran KSR : Kasir RI / RJ LPA : - D : Dapur B : - KJ : Kamar Jahit Kb : Kebun HK : House Keeping IN : Informasi Tr : Transportasi Hum : - Kan : Kantin


Batu



No. Revisi 01

Halaman 7/10



dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS

PROSEDUR TETAP

PROSEDUR

Pengkodean Sub Bagian Pelayanan B : Bedah OG : Obgyn PD : Penyakit Dalam A : Anak RM : Rehabilitasi Medis M : Mata S : Syaraf KJ : Kejiwaan OT : Orthopedi ORT : Orthodonsi JP : Jantung BA : Bedah anak BP : Bedah Plastik An : Anestesi PK : Patologi Klinik G : Gigi R : Radiologi

THT : Telinga Hidung dan Tenggorokan No. Protap. Departemen.Bagian. Sub Bagian Contoh : Dapur membuat protab pertama tentang pengontrolan menu pasien. Cara membuat nomor protap sebagai berikut : 01.04.19.D

4. Penomoran untuk Surat Perjanjian Ketentuan pemberian nomor untuk Surat Perjanjian adalah sebagai berikut : ● No.SP / RSBB / SP / bln pembuatan - th pembuatan

No.SP : no. Urut Surat Perjanjian RSBB : Rumah Sakit Baptis Batu SP : Surat Perjanjian Bln pembuatan : Bln pembuatan SK Th pembuatan : tahun pembuatan SK Contoh pembuatan SP pertama kali yaitu Surat Perjanjian Kerjasama pada bulan Oktober


Batu



No. Revisi 01

Halaman 8/10




PROSEDUR TETAP

PROSEDUR

No. 01 / RSBB / SP / X – 08 5. Penomoran untuk Tarif RS Baptis Batu

Penomoran pada tarif yang berlaku di RS Baptis Batu ini akan memudahkan untuk mencari dan mengarsipkan tarif serta merevisi tarif yang telah beredar. Sama halnya dengan SOP, penomoran untuk tarif ini dikelompokkan sesuai dengan unit bagian tarif itu dibuat. Dengan ketentuan sebagai berikut : No.kode / bln-thn / RSBB.

Bln : bulan pembuatan Thn : Tahun Pembuatan RSBB : RS Baptis Batu No kode : meliputi :

Fisioterapi : 01 Laboratorium : 02 Tarif Rujuk Prodia : 02.01 Tarif PA & Sitologi : 02.02 Tarif Rujuk RSSA : 02.03 Radiologi : 03 Pel. Ultrasonografi : 03.01 Pel. Echocardiografi : 03.02 Pel. USG 4 Dimensi : 03.03 Inst. Rawat Jalan : 04 Pel. Tindakan : 04.01 Pel. Klinik Gigi : 04.02 Pel. Klinik Orthodonsi : 04.03 Pel. Dr. SpTHT : 04.04 Pel. Dr. SpKJ : 04.05 Pelayanan dr. SpS : 04.06 Pel dr. SpM : 04.07 IGD (Ambulance) : 05 Pelayanan Mobil : 05.01 Kamar Operasi : 06 Pelayanan Rawat Inap : 07 Pelayanan Persalinan : 07.01 Pel. Pemakaian Alat Medis : 07.02 Lain – lain : 08


Batu



No. Revisi 01

Halaman 9/10




PROSEDUR TETAP

PROSEDUR

Contoh : Penomoran untuk Tarif tindakan (Rawat Jalan) dibuat bulan Februari 2010. Penulisannya : 04.01/II-10/RSBB

Jika tarif tersebut mengalami revisi, maka penulisan nomor revisi

pada tarif tersebut ditambahkan kode ”R” dibelakang kode. Dan penulisan bulan dan tahun disesuaikan dengan waktu revisi

Contoh : Tarif tindakan (Rawat Jalan) mengalami revisi kedua bulan Maret

2010. Penulisannya : 04.01/ III-10/RSBB/R1 6. Surat Peringatan

• No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / SP_SDM / tahun pembuatan No.Surat : no. Urut Tgl pembuatan : Tgl pembuatan Surat Bln pembuatan : Bln pembuatan Surat SP_SDM : Bahwa Surat Peringatan dikeluarkan

oleh Bag. SDM Th pembuatan : tahun pembuatan Surat Contoh pembuatan Surat Peringatan pertama kali yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000 No. 01 / 01 / VII / SP_SDM / 2000.

7. Surat Teguran

• No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / ST_SDM / tahun pembuatan No.Surat : no. Urut Tgl pembuatan : Tgl pembuatan Surat Bln pembuatan : Bln pembuatan Surat ST_SDM : Bahwa Surat Teguran dikeluarkan oleh

Bag. SDM Th pembuatan : tahun pembuatan Surat Contoh pembuatan Surat Teguran pertama kali yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000 No. 01 / 01 / VII / ST_SDM / 2000.


Batu



No. Revisi 01

Halaman 10/10




PROSEDUR TETAP

PROSEDUR

8. Surat Keluar untuk SDM • No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / SDM_RSBB

/ tahun pembuatan No.Surat : no. Urut Tgl pembuatan : Tgl pembuatan Surat Bln pembuatan : Bln pembuatan Surat SDM_RSBB : Bahwa Surat dikeluarkan oleh Bag.

SDM Th pembuatan : tahun pembuatan Surat Contoh pembuatan Surat pertama kali yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000 No. 01 / 01 / VII / SDM_RSBB / 2000.

UNIT TERKAIT Semua Unit.

01. penomoran surat

Documents