ERP - 1Pendahuluan

Pendahuluan•Proses bisnis dalam perusahaan harus berjalan

dengan efektif, untuk menunjang kebutuhan perusahaan akan persaingan yang semakin ketat.

• Implementasi IT dapat mendukung hal ini. Namun, implementasi IT yang tidak tepat akan menambah beban perusahaan.

•Oleh karena itu, implementasi IT sebaiknya dirancang sedemikian rupa untuk menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat meningkatkan efektifitas proses bisnis yang berjalan.

•Salah satu implementasi IT yang banyak digunakan dan terbukti dapat meningkatkan efektivitas perusahaan adalah ERP.

•Berikut ini akan dibahas pengertian ERP, keuntungan dan kerugian ERP, serta implementasi ERP di perusahaan di Indonesia.

Pengertian ERP

• ERP (Enterprise Resource Planning) atau dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumberdaya Perusahaan adalah ▫ struktur sistem informasi yang digunakan untuk

mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan10.

• Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat.

• ERP lebih ditujukan pada sistem back-office, dimana sistem ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan konsumen.

•Gambaran ERP adalah sebagai berikut3:▫Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang

didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

▫Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

▫Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

▫Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

▫Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).

▫Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

▫Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.

▫Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, inventori, invoice, akuntasi perusahaan dan lain sebagainya.

Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia dapat dikontrol dengan baik dan informasi yang berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat diperoleh dengan cepat.

ERP dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul operasi, modul financial dan akuntansi, dan modul sumber daya manusia.

Ketiga modul ini berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan ketiganya secara langsung.

Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung dengan satu database terpusat. Misalnya ketika bagian penjualan menerima pesanan dari konsumen, bagian gudang langsung mengetahui dan mempersiapkan pesanan tersebut. Kemudian bagian akuntansi dapat melihat apakah barang pesanan sudah dikirim atau belum, sehingga ia dapat mempersiapkan tagihan untuk konsumen.

Sistem yang seperti ini akan menghemat banyak resource perusahaan, seperti waktu, biaya dan tenaga kerja.

Semua orang dalam sistem melihat data yang sama dan akan memperoleh informasi terbaru dari semua divisi dalam perusahaan. Dalam meningkatkan daya saingnya, lebih dari 60% perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat telah memasang atau berencana untuk memasang sebuah paket sistem ERP. Popularitas dari sistem ERP ini juga dibuktikan dari pencapaian penjualannya yang melebihi US$30 biliun di tahun 2002, sebuah peningkatan sebesar 300% dari tahun 1990an8.

Implementasi ERP membutuhkan persiapan yang matang, karena kesalahan implementasi akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit.

Tahap paling awal dari implementasi ERP adalah membangun bisnis proses yang baik. Tanpa bisnis proses yang baik, semua sistem informasi berbasis komputer dengan teknik apapun tidak akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan tersebut.

Selain itu, kesiapan karyawan akan perubahan sistem merupakan salah satu hal yang harus diperhitungkan. Rancangan ERP yang sempurna tidak akan membantu jika tidak dijalankan dengan baik.

Yang harus diingat adalah tidak semua perusahaan membutuhkan ERP dalam sistemnya. Karena proses bisnis setiap perusahaan bersifat unik, sehingga ERP dalam satu perusahaan belum tentu dapat digunakan pada sistem di perusahaan yang lain, atau perbaikan proses bisnis dalam perusahaan cukup untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Keuntungan dan Kerugian ERP• Keuntungan dari implementasi ERP antara lain11:▫ - Integrasi data keuangan

Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

▫ - Standarisasi Proses Operasi ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua

divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

Keuntungan dan Kerugian ERP▫- Standarisasi Data dan Informasi

Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

•Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

Keuntungan dan Kerugian ERP▫- Standarisasi Data dan Informasi

Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

•Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

Keuntungan dan Kerugian ERP▫ - Pengurangan lead-time ▫ - Peningkatan kontrol keuangan▫ - Penurunan inventori▫ - Penurunan tenaga kerja secara total▫ - Peningkatan service level▫ - Peningkatan sales▫ - Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen▫ - Peningkatan market share perusahaan▫ - Pengiriman tepat waktu▫ - Kinerja pemasok yang lebih baik▫ - Peningkatan fleksibilitas▫ - Pengurangan biaya-biaya▫ - Penggunaan sumber daya yang lebih baik▫ - Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Keuntungan dan Kerugian ERP• Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah

menerapkan ERP antara lain adalah:▫Strategi operasi tidak sejalan dengan business process

design dan pengembangannya▫Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran▫Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi

dengan sistem yang baru▫Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik▫Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan

ERP

Keuntungan dan Kerugian ERP• Kerugian diatas dapat terjadi ketika6:

▫ Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.

▫ Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.

▫ Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.

Keuntungan dan Kerugian ERP▫ Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.▫ Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal

perusahaan.▫ Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan

tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).

▫ Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.

▫ Kurangnya komunikasi antar personel.▫ Cacatnya project design dan management.▫ Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.▫ Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.▫ Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak

menjadi file, dan lain sebagainya.

Implementasi ERP di Indonesia• Sebagian besar perusahaan di Indonesia, masih dijalankan

dengan cara tradisional, dalam artian pelaksanaan proses bisnisnya berjalan dengan cara konvensional. Pembukuan masih dilakukan secara tertulis, dan kalaupun ada penggunaan komputer, sebatas menggunakan perhitungan excela maupun modul yang berdiri per divisi.

• Popularitas ERP di Indonesia ditandai dengan penggunaan SAP oleh Astra pada tahun 1990an. Trend penggunaan ERP di Indonesia banyak dipengaruhi oleh banyaknya perusahaan asing yang mendirikan pabriknya di Indonesia.

• Secara otomatis, sistem informasi yang digunakan di perusahaan induk, juga digunakan di anak perusahaannya di Indonesia, dengan pertimbangan kemudahan integrasi dengan pusat9.

Implementasi ERP di Indonesia•Pada awal trend ERP masuk di Indonesia, banyak

perusahaan yang berusaha untuk mengimplementasikan ERP secara built in, dimana perusahaan berusaha membangun sistem terintegrasinya sendiri dan kemudian untuk dijual ke perusahaan lain juga, dengan tujuan untuk mengubah divisi IT dari cost centre menjadi profit centre.

•Kemudian pada perkembangannya di tahun 2000an, mulailah bermunculan vendor IT, yang menyediakan jasa implementasi ERP di perusahaan.

Implementasi ERP di Indonesia• Salah satu contoh kasus adalah salah satu produsen makanan

cepat saji, PT Belfoods, Bogor, Jawa Barat. Belfoods merupakan salah satu anak perusahaan dari Group Cipta Kreasi Widya Usaha (CKWU) dan mereka menerapkan ERP pada Belfoods dengan tujuan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi pada semua anak perusahaannya.

• Sebelum diterapkan ERP, Belfoods membutuhkan waktu satu hingga dua bulan untuk mempersiapkan laporan yang dibutuhkan oleh para eksekutif perusahaan4. Pada akhirnya data ini menjadi informasi yang terlambat, karena tidak dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan pada proses produksi, selain itu keakuratan data juga tidak terjamin.

Implementasi ERP di Indonesia• Setelah memilih beberapa vendor dan menimbang keuntungan

kerugian dari masing-masing vendor, Belfoods memilih IBM yang bekerja sama dengan SAP untuk penerapan ERP pada perusahaannya.

• Masalah yang dihadapi Belfoods dalam proses implementasi ini antara lain adalah kendala lokasi pabrik yang sering mendapatkan pemadaman bergilir, sehingga ia harus menyediakan banyak UPS untuk menjaga kestabilan sistem.

• Selain itu, perubahan yang dihadapi karyawan juga menjadi salah satu masalah yang harus dihadapi.

• Dalam masa awal implementasi, Belfoods masih menjalankan dua sistem, yaitu sistem lama dan ERP. Lambat laun, sistem lama ditinggalkan dan murni menjalankan ERP saja. Salah satu benefit yang dirasakan oleh perusahaan adalah proses pembelian yang semakin terkendali. Namun, hal ini membutuhkan waktu yang tidak sebentar.

Implementasi ERP di Indonesia•Masalah utama yang banyak dihadapi oleh

perusahaan dalam pemilihan ERP adalah biaya. Harga ERP yang relative mahal menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan paket ERP yang akan digunakan.

•Mekipun ada ERP yang open source, namun dalam kenyataannya relative sulit untuk diimplementasikan.

Implementasi ERP di Indonesia• Paket ERP yang banyak digunakan di Indonesia adalah Oracle

Finance dan SAP R/3. Dimana masing-masing paket memiliki kekurangan dan kelebihan. SAP R/3 dikenal dengan kelengkapan modul dan integrasinya yang baik. Selain itu, SAP R/3 juga memiliki kontrol akses yang baik.

• Sebaliknya, SAP R/3 relatif lebih mahal dibandingkan Oracle Finance dan implemantasinya relative lebih rumit. SAP R/3 lebih banyak digunakan di Indonesia, sehingga pelatihan dan pakar di bidang ini cukup mudah ditemukan9.

• Dalam kenyataannya, beberapa perusahaan menggunakan gabungan dari keduanya untuk menjalankan proses bisnis perusahaan.

• Selain dua paket ERP diatas, Microsoft Axapta juga cukup banyak digunakan, karena selisih harga yang cukup banyak dari SAP R/3 maupun Oracle.

Implementasi ERP di Indonesia• Pada beberapa kasus implementasi ERP yang ditemui

di Indonesia, meskipun perusahaan telah berhati-hati pada saat memilih vendor, pelaksanaan implementasi ERP masih saja menemui banyak kendala.

• Kendala tersebut terutama dikarenakan ketidaksesuaian modul ERP dengan bisnis proses perusahaan. Terutama di setiap perusahaan Indonesia yang memiliki kebutuhan sistem yang relative rumit dan sangat unik. Misalnya kebutuhan perusahaan akan pencatatan transaksi dengan valas, perhitungan pajak jual beli, promo penjualan yang beraneka ragam dan lain sebagainya.

Implementasi ERP di Indonesia•Kebutuhan akan customize pada paket ERP yang

tidak benar-benar dikuasai oleh vendor, menyebabkan hasil implementasi tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik karyawan maupun top management. Oleh karena itu, dalam tahap perubahan sistem perusahaan ke ERP, sebaiknya perusahaan mencari pendapat dari pihak ketiga, misalnya praktisi atau konsultan IT yang bersifat independen, untuk menghindari conflict of interest antara vendor dan perusahaan.

Implementasi ERP di Indonesia•Pada akhirnya, tidak semua perusahaan

membutuhkan ERP pada pelaksanaan proses bisnisnya. Perusahaan bisa membeli paket ERP secara lengkap, per modul atau membangun sistemnya sendiri, sesuai dengan kebutuhannya, tergantung pada skala kompleksitas bisnis perusahaan, disesuaikan dengan dana yang tersedia, personel yang siap menghadapi perubahan yang akan terjadi dengan adanya sistem baru, dan yang paling penting, dukungan dari semua pihak dalam perusahaan.

Sumber

• [1] Andreas (2007) Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta [Online]. Available at: http://agorsiloku.wordpress.com/2007/11/25/dua-tahun-ribet-bersama-implementasi-erp-axapta-1/ [Accessed: 31 Mei 2009]

• [2] Endonesia.com (2009) ERP dan SCM [Online]. Available at: http://www.endonesia.com/mod.php?mod=katalog&op=viewlink&cid=85 [Accessed: 30 Mei 2009]

• [3] Heryanto, D. (2009) ERP dan Penerapannya [Online] Available at: http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_1092/title_erp-dan-penerapannya/ [Accessed: 31 Mei 2009]

• [4] IBM (n.d) IBM Membantu Implementasi ERP di Belfoods [Online]. Available at: http://www-07.ibm.com/shared_downloads/express/belfood.pdf [Accessed: 30 Mei 2009]

• [5] IFS (n.d) IFS Indonesia [Online]. Available at: http://www.ifsworld.com/id/news_events/our_customers/default.asp# [Accessed: 31 Mei 2009]

Sumber

• [6] INTACS (2008) Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi ERP [Online] Available at: http://intacsindo.com/art-2.html [Accessed: 31 Mei 2009]

• [7] Lutchen, Mark D. (2004) Managing IT as a Business. John Wiley & Sons, Inc.

• [8] Mabert, VA., Soni A., Venkataramanan MA. (2000) Enterprise Resources Planning Survey of US Manufacturing Firm. Productin and Inventory Managment Journal 2000, Vol 41 No.2 pp 52-58.

• [9] Priandoyo, A. (2007) Kompetisi aplikasi ERP di Indonesia [Online]. Available at: http://priandoyo.wordpress.com/2007/03/06/kompetisi-aplikasi-erp-di-indonesia-second-layer/ [Accessed: 31 Mei 2009]

• [10]Riswanto & Sukriana, Y. (2008) Menimbang Urgensi Implementasi ERP [Online]. Available at: http://www.ubb.ac.id/menulengkap.php?judul=Menimbang%20Urgensi%20Implementasi%20ERP&&nomorurut_artikel=108 [Accessed: 30 Mei 2009]

• [11]Wikipedia (2009) Perencanaan Sumber Daya Perusahaan [Online]. Available at: http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan [Accessed: 30 Mei 2009]