165

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

ada dasarnya tidak ada sistem informasi yang sempurna dan berlaku untuk masa

yang tak terhingga. Adanya keperluan-keperluan baru, pertumbuhan organisasi /

usaha, perkembangan teknologi, dan pengaruh dari luar sehingga mengharuskan

adanya usaha pengembangan sistem informasi baru untuk mengimbangi dinamika organisasi.

Kenyataan ini mengakibatkan setiap sistem perlu diubah pada masa selanjutnya.

PProses pengembangan sistem informasi melewati beberapa tahapan mulai sistem itu

direncanakan sampai diimplementasikan, hingga suatu saat perlu dikembangkan kembali

menjadi sistem yang baru. Siklus demikian merupakan suatu daur hidup pengembangan

sistem informasi.

1. Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem

yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki

Tujuan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat :

1. Menjelaskan konsep dasar proses pengembangan sistem dan siklus

hidup pengembangan sistem informasi.

2. Menjelaskan beberapa indikator adanya permasalahan, peluang

dan kesempatan yang dapat diraih jika memerlukan pengembangan

sistem informasi.

3. Menjelaskan langkah – langkah yang ada pada tiap tahap

pengembangan sistem : Perencanaan Sistem , Analisis Sistem,

Perancangan Sistem, Implementasi Sistem, Penggunaan sistem

4. Menjelaskan secara teoritik beberapa pendekatan untuk

mengembangkan sistem.

BAB

9

166

sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena

beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang

lama yang dapat berupa :

1) Ketidakberesan. Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan

sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

Ketidakberesan ini dapat berupa :

Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak

amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data

menjadi kurang terjamin

Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat

menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin;

Tidak efisiennya operasi;

Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

2) Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang

baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang

semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip

akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem

yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat

memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras

komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat

berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu

digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung

dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.

Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat

menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun

untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan

teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing.

167

Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang

meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.

c. Adanya instruksi-instruksi (directives)

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-

instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan

pemerintah. Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan

permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga

menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti

keseluruhannya.

Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :

Keluhan dari langganan ;

Pengiriman barang yang sering

tertunda;

Pembayaran gaji yang terlambat;

Laporan yang tidak tepat waktunya;

Isi laporan yang sering salah;

Tanggung jawab yang tidak jelas;

Waktu kerja yang berlebihan;

Ketidak beresan kas;

Produktifitas tenaga kerja yang

rendah;

Banyaknya pekerja yang

menganggur;

Tanggapan yang lambat terhadap

langganan

Kapasitas produksi yang menganggur

Pekerjaan manajer yg terlalu teknis.

Kehilangan kesempatan kompetisi

pasar;

Kesalahan - kesalahan manual yang

tinggi;

Persediaan barang yang terlalu

tinggi;

Pemesanan kembali barang yang

tidak efisien;

Biaya operasi yang tinggi;

File - file yang kurang teratur;

Keluhan dari supplier karena

tertundanya pembayaran;

Bertumpuknya back-order

(tertundanya pengiriman karena

kurangnya persediaan barang);

Investasi yang tidak efisisen;

Peramalan penjualan dan produksi

tidak tepat.

168

Proses pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar.9.1. Proses Pengembangan Sistem

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi

peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan

dengan :

Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru

sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response

time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat

tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi

atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan

tersebut.

Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau

keuntungankeuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan

memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan

terjadi.

Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda

dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang

digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut

Sistem yang ada

Pengembangan Sistem

Sistem yang Baru

Permasalahan ; kesempatan; instruksi

Memecahkan masalah; meraih kesempatan; memenuhi instruksi

169

2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle / SDLC)

merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-

langkah di dalam tahapan tersebut untuk proses pengembangannya. Siklus hidup

pengembangan sistem , merupakan proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan

sistem atau subsistem informal berbasis komputer. SDLC dilakukan dengan pendekatan

sistem secara teratur dan dilakukan secara top-down, oleh karenanya sering disebut

pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.

Tahap-tahap siklus hidup sistem, empat yang pertama dinamakan siklus hidup

pengembangan sistem (system development life cycle - SDLC). Tahap kelima, tahap

penggunaannya yang berlangsung sampai waktunya untuk merancang sistem itu kembali.

Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh

manajer dari analis sistem, pemrograman, dan operasional. Kecenderungan sekarang

ditangani oleh tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah.

Saat sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur

utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek

pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih operasional,

kemungkinan besar dipegang oleh yang lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur

bagian administrasi dan CIO. Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus. Jika

tujuannya memberi petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, komite

ini disebut komite pengarah. Komite pengarah yang mengarahkan penggunaan sumberdaya

komputer perusahaan disebut komite pengarah SIM. Anggota tetap komite pengarah SIM

melibatkan eksekutif tingkat tinggi. Sedangkan anggota sementara meliputi manajer yang

lebih rendah dan para konsultan selama keahliannya dibutuhkan. Tugas dan fungsi utama

komite pengarah SIM:

a. Menetapkan kebijakan, yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai

tujuan strategis perusahaan;

b. Menjadi pengendali keuangan, dengan bertindak sebagai badan yang

berwenang memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan

dengan komputer;

c. Menyelesaikan pertentangan, yang timbul sehubungan dengan prioritas

penggunaan komputer.

170

Dengan memusatkan manajemen siklus hidup sistem dalam komite pengarah,

diperoleh dua keuntungan, yaitu semakin besar kemungkinan penggunaan komputer untuk

mendukung aspek manajerial dan operasional perusahaan serta semakin besar kemungkinan

proyek-proyek berbasis komputer mempunyai perencanaan dan pengendalian yang lebih

baik.

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen

puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada

yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak

kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk meningkatkan efektifitas

manajemen, meningkatkan produktivitas atau meningkatkan pelayanan yang lebih baik

kepada langganan).

Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk keberhasilan

sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak dilengkapi dengan suatu tim

penasehat yang disebut dengan komite pengarah (steering commitee) yang umumnya

dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari masing-masing departemen pemakai sistem seperti

misalnya manajer-manajer departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini

diketuai sendiri oleh direktur utama.

Setiap pengembang mempunyai strategi yang berlainan, namun demikian, pada

dasarnya siklus hidup pengembangan sistem informasi terdapat 5 (lima) tahapan, yaitu :

1) Perencanaan Sistem ( Systems Planning); 2) Analisis Sistem (System Analysis); 3)

Perancangan Sistem (System Design); 4) Implementasi Sistem (System Implementation);

5) Penggunaan sistem (System Utilization )

2.1. Tahap Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam

melakukan langkah selanjutnya. Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari

kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung

pengembangan sistem ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.

Perencanaan sistem dapat terdiri : perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 s.d. 2

tahun dan perencanaan jangka panjang meliputi periode sampai dengan 5 tahun.

Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, bila tidak ada dapat

juga dilakukan oleh departemen sistem.

Proses Perencanaan Sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama yaitu :

a. Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem

171

b. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan dan dilakukan oleh

komite pengarah.

c. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan dan dilakukan oleh analis

sistem.

Adapun langkah-langkah dalam tahap perencanaan sistem ini dapat dilihat pada gambar

9.2. tahap-tahapnya meliputi :

a. Menyadari Masalah: kebutuhan adanya proyek Sistem informasi berbasis

komputer biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer dan unsur-

unsur dalam lingkungan perusahaan.

b. Mendefinisikan masalah: setelah sadar akan adanya masalah, manajer harus

memahaminya dengan baik agar dapat mengatasinya.

c. Menentukan tujuan sistem: manajer dan analis sistem mengembangkan suatu

daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi ole sistem untuk memuaskan pemakai.

d. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem: kendala-kendala ini penting untuk

diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan.

e. Membuat studi kelayakan: studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada

faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai

tujuan-tujuan yang diinginkan. Kriteria kelayakan dalam hal ini meliputi

kelayakan :

Teknis: tersediakah perangkat keras dan perangkat lunak untuk

melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?

Pengembalian ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara

keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya?

Pengembalian non ekonomis: dapatkah sistem yang diajukan dinilai

berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan

uang?

Hukum dan etika: akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam

batasan hukum dan etika?

Operasional: akankah rancangan sistem seperti itu akan didukun oleh

orang-orang yang menggunakannya?

Jadwal: mungkinkah menerapkan sistem dalam kendala waktu yang

ditetapkan?

172

Komite Pengarah SIM

Manajer Analisis Sistem

Gambar 9.2. Langkah-langkah Tahap Perencanaan Sistem

f. Mempersiapkan usulan penelitian sistem: jika sistem dan proyek layak,

diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh. Penelitian siste (system study) akan

memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru. Analis akan

menyiapkan usulan penelitian sistem yan memberikan dasar bagi manajer untuk

menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analis.

g. Menyetujui atau menolak penelitian proyek: manajer dan komite pengarah

menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulkan,

serta menentukan apakah perlu diteruskan atau tidak.

1.Menyadari masalah

2. mendefinisikan masalah

3. Menentukan Tujuan Sistem

4. Mengidentifikasi kendala sistem

Konsultasi

5. membuat studi kelayakan

6. Menyiapkan Usulan Penelitian

7. Setuju atau menolak penelitian proyek

8. Menetapkan mekanisme pengendalian

173

h. Menetapkan mekanisme pengendalian: sebelum proyek dimulai perlu

ditetapkan mekanisme pengendaliannya. Jumlah waktu yang diperlukan

dinyatakan dalam orang-bulan. Setelah proyek jalan perlu dimonitor. Berbagai

teknik dokumentasi yang dapat digunakan antara lain: tabel, grafik, diagram

jaringan (network diagram: PERT dan CPM).

2.2. Tahap Analisis Sistem

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi

yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-

kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan

sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di

dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-

langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan

dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang

lingkup tugasnya lebih terinci. Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah

dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu :

a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah, mengindentifikasikan penyebab

masalah; mengidentifikasikan titik keputusan; mengidentifikasikan personil-

personil kunci.

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada, menentukan jenis

penelitian; merencanakan jadual penelitian; Mengatur jadual wawancara;

Mengatur jadual observasi; Mengatur jadual pengambilan sampel; Membuat

penugasan penelitian; Membuat agenda wawancara; Mengumpulkan hasil

penelitian

c. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem, Menganalisis kelemahan Sistem;

Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen.

d. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis yang tujuannya : Memberi laporan

bahwa analisis telah selesai dilakukan; Meluruskan kesalah-pengertian mengenai

apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai

menurut manajemen; Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak

174

manajemen; Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan

tindakan selanjutnya.

Adapun Adapun langkah-langkah dalam tahap analisis sistem ini dapat dilihat pada

gambar 9.3. tahap-tahapnya meliputi :

Komite Pengarah SIM

Manajer Analisis Sistem

Gambar 9.3. Langkah-langkah Tahap Analisis Sistem

a. Mengumumkan Penelitian Sistem: untuk mengurangi kekuatiran akan adanya

aplikasi komputer baru, kiranya perlu dikomunikasikan dengan cara : alasan

perusahaan melaksanakan proyek; dan bagaimana sistem baru menguntungkan

perusahaan dan para karyawan.

2. Mengorganisasikan tim proyek

3. Mendefinisikan kebutuhan informasi

4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem

5. menyiapan usulan rancangan

6. Setuju atau menolak penelitian proyek

1. Mengumumkan penelitian sistem

175

b. Mengorganisasikan tim proyek: sebaiknya pemimpin proyek adalah spesialis

informasi, jangan pemakai.

c. Mendefinisikan kebutuhan pemakai: pengumpulan informasi kebutuhan

pemakai dapat dilakukan dengan: wawancara perorangan, pengamatan, pencarian

catatan dan survei. Wawancara lebih disukai, karena: (1) adanya komunikasi dua

arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh; (2) meningkatkan antusiasme pada

proyek baik dari pihak spesialis, maupun pemakai; (3) dapat menjalin

kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi; (4) memberi kesempatan

bagi peserta proyek kalau ada perbedaan pandangan. Dokumentasinya dapat

berupa flowchart, diagram arus data (data flow diagram), dan grafik serta

penjelasan naratif dari proses dan data. Semua dokumentasi ini yang menjelaskan

sistem ini disebut kamus proyek.

d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem: setelah kebutuhan informasi

didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat kriteria

kinerja sistem. Contoh, manajer pemasaran menetapkan kriteria laporan biaya

bulanan sbb: (1) laporan disiapkan dalam kertas dan tampilan; (2) laporan

disediakan tidak lebih dari tiga hari setelah akhir bulan; (3) laporan harus

membandingkan pendapatan dan biaya aktual dengan anggaran.

e. Menyiapkan usulan rancangan: analis sistem memberikan kesempatan bagi

manajer untuk membuat keputusan teruskan/hentikan untuk kedua kalinya.

Manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu

termasuk usulan rancangan.

f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek: manajer dan komite pengarah

SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah disetujui atau tidak.

2.3. Tahap Perancangan Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan

gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis

sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut

dengan perancangan sistem (system design ). Tahap perancangan sistem ini mempunyai

tujuan utama yaitu untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem; untuk

memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram

komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tahap perancangan sistem

176

merupakan tahap penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Untuk

sistem berbasis komputer biasanya dalam rancangan ada spesifikasi jenis peralatan yang

akan digunakan.Adapun langkah-langkah dalam tahap analisis sistem ini dapat dilihat pada gambar

9.4. tahap-tahapnya meliputi :

a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci: analis bekerja sama dengan

pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang

telah dijelaskan dalam modul teknis. Penggambaran dilakukan dari yang besar

dan secara bertahap secara rinci dengan pendekatan top-down dan ini biasanya

dilakukan untuk rancangan terstruktur (structured design).

b. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis harus

mengidentifikasikan konfigurasi (bukan merek atau model) peralatan

komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk

menyelesaikan pemrosesan.

Komite Pengarah SIM

Manajer Analisis Sistem

1.Menyiapkan rancangansistem terinci

MENGATUR

2. Mengidentifikasi alternatif

konfigurasi sistem

3 Konflik konfigurasi terbaik

4. Memilih konfigurasi terbaik

5. Menyiapkan usulanpenerapannya

6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem

177

Gambar 9.4. Langkah-langkah Tahap Perancangan Sistem

c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem: analis bekerja

bersama manajer mengevaluasi berbagai alternatif dan dipilih yang paling

memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala

yang ada.

d. Memilih konfigurasi yang terbaik: analis mengevaluasi semua konfigurasi

subsistem dengan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua

subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah dianalisis kemudian

direkomendasikan kepada manajer untuk disetujui. Persetujuan dilakukan oleh

Komite pengarah SIM.

e. Menyetujui usulan penerapan: analisis menyiapkan usulan penerapan yang

mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan

yang diharapkan dan biayanya.

f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem: jika keuntungan dari sistem

melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.

2.4. Tahap Implementasi Sistem

Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan

dipilih. Tiba saatnya , sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem

merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini

termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat

lunak aplikasi.

Implementasi sistem merupakan kegiatan untuk memperoleh dan mengintegrasikan

sumberdaya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

Adapun langkah-langkah dalam tahap analisis sistem ini dapat dilihat pada gambar

9.5. tahap-tahapnya meliputi :

a. Merencanakan penerapan: sebelum sistem baru digunakan, manajer dan

spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk

menerapkan rancangan sistem.

b. Mengumumkan penerapan: proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai

dengan cara yang sama seperti penelitian sistem. Tujuannya untuk

178

menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru

dan meminta kerjasama pegawai.

Komite Pengarah SIM

Manajer Analisis Sistem

Gambar 9.5. Langkah-langkah Tahap Implementasi Sistem

c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras: rancangan sistem disediakan bagi

para pemasok berbagai jenis peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi

yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP).

d. Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak: dapat membuat sendiri oleh

programmer dari dokumen yang disiapkan analis sistem atau menggunakan

perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application soft ware).

2. Mengumuman Penerapan3. Mendapatkan sumberdaya

Hard Ware

MENGATUR

1. Merencanakan Implementasi sistem

4.Mendapatkan sumberdayaSoft Ware

5. Menyiapkan Database

6. menyiapan fasilitas fisik

7. mendidik peserta dan pengguna

8. Masuk ke Sistem Baru

MENGATUR

179

e. Menyiapkan database: DBA bertanggungjawab untuk semua kegiatanyang

berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database.

f. Menyiapkan fasilitas fisik: fasilitas di sini adalah lantai yang ditinggikan,

pengendalian suhu ruangan dan kelembaban khusus, keamanan, peralatan

pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dsb.

g. Mendidik peserta dan pemakai: baik peserta (operator pemasukan data, pegawai

coding, dan administrasi) dan pemakai harus dididik tentang peran mereka dalam

sistem. Pendidikan sebaiknya setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-

bahan yang dipelajari mulai diterapkan.

h. Masuk ke sistem baru: proses menggantikan sistem lama ke sistem baru disebut

cutover. Ada 4 pendekatan dasar: percontohan (pilot project), serentak, bertahap,

dan paralel.

2.5. Tahap Penggunaan Sistem

Pada tahap ini terdiri dari 3 langkah sebagaimana ditunjukkan pada gambar 9.6,

langkah – langkah penggunaan sistem ( System Implementation ) adalah :

a. Menggunakan sistem. Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan

yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

b. Audit sistem. Penelitian apakah sistem baru memenuhi kriteria kinerja. Studi

ini disebut “penelaahan setelah penerapan” (post implementation).

c. Memelihara sistem. Selama manajer menggunakan sistem, berbagai

modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang

diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem. Ada tiga alasan untuk

pemeliharaan : Memperbaiki kesalahan; Menjaga kemutakhiran sistemdan

Meningkatkan sistem.

Komite Pengarah SIM

Manajer / user Analisis Sistem

2. Audit sistem

3. Memeliharasistem

1. Menggunakan Sistem

Mengatur

180

Gambar 9.6. Tahap Penggunaan Sistem

3. Pendekatan Pengembangan Sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem yaitu dipandang dari

metodologi yang digunakan :

a. Pendekatan Klasik (Classical Approach) dan Pendekatan Terstruktur

(Structured Approach).

Pendekatan klasik menekankan bahwa pengembangan suatu sistem

informasi akan berhasil apabila mengikuti tahapan sesuai daur hidup

pengembangan sistem. Namun pada kenyataannya hal ini tidaklah cukup,

karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang

bagaimana melakukan tahapan- tahapan tersebut dengan terinci. Mulai tahun

1970-an muncul pendekatan baru yang disebut pendekatan terstruktur.

Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan tambahan alat-alat,

teknik-teknik, dan dokumentasi kepada sistem analis untuk mengembangkan

sistem di samping tetap mengikuti tahapan daur hidup pengembangan sistem

informasi. Beberapa contoh alat, teknik, dan dokumentasi dimaksud adalah

sebagai berikut:

Diagram HIPO (Hierarchy Input Process Output)

Kamus data (Data Dictionary /DD)

Diagram Alir Data / DAD (Data Flow Diagram/DFD)

Tabel Keputusan (Decission Table)

Jaringan proyek (Program Evaluation and Review Techniques/

PERT)

Diagram alir sistem (Sytems Flowchart), dan lain-lain

b. Pendekatan Sepotong (Piece Approach) dan Pendekatan Sistem (Systems

Approach).

Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem

yangmenekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada

181

pendekatan ini kegiatan atau aplikasi yang dipilih, dikembangkan tanpa

memperhatikan posisinya dalam sistem inforrnasi atau tanpa memperhatikan

sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan ini hanya memperhatikan

sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Pendekatan sistem merupakan

pendekatan pengembangan sistem yang memperhatikan sistem informasi

sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau

aplikasinya. Pendekatan ini juga menekankan pada pencapaian sasaran

keseluruhan dari organisasi.

c. Pendekatan Bawah Naik (Bottom Up Approach) dan Pendekatan Atas Turun

(Top Down Approach)

Pendekatan Bottom-up merupakan ciri pendekatan klasik dimana

pengembangan sistem informasi menekankan pada kebutuhan pengolahan data

transaksi pada level terbawah, dan kemudian semakin naik untuk memberikan

informasi yang disusun berdasarkan data-data transaksi yang ada. Pendekatan

ini menekankan pada data bukan pada informasi.

Pendekatan Top-down merupakan ciri pendekatan terstruktur yang

lebih menekankan pada informasi yang diperlukan untuk pembuatan

keputusan manajemen bagi kepentingan manajerial. Pendekatan ini dimulai

dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, selanjutnya

proses semakin turun untuk menentukan kebutuhan pengolahan data yang

dianalisis berdasarkan kebutuhan informasi sampai pada level terendah yang

meliputi penentuan kebutuhan input, output, basis data, prosedur operasi, dan

pengendalian. Pada tahapan analisis sistem, pendekatan Bottom up seringkali

disebut sebagai data analysis,sedangkan pendekatan Top-down dikenal dengan

istilah decission analisys

d. Pendekatan Sistem Menyeluruh dan Pendekatan Moduler.

Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan pengembangan

sistem serentak secara menyeluruh pada saat yang bersamaan. Pendekatan ini

kurang tepat untuk sistem yang kompleks, karena pengembangannya menjadi

sulit. Pendekatan moduler berusaha memecah sistem yang kompleks menjadi

bagian yang lebih kecil atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan

mudah dipahami dan dikembangkan. Lebih jauh, sistem dapat dikembangkan

secara tepat waktu, mudah dipahami pemakai sistem, dan mudah dipelihara.

182

Pendekatan menyeluruh merupakan ciri pendekatan klasik, sedangkan

pendekatan moduler merupakan ciri pendekatan terstruktur.

e. Pendekatan Lompatan Jauh (Great Loop Approach) dan Pendekatan

Berkembang (Evolution Approcah).

Pendekatan lompatan jauh merupakan pendekatan pengembangan

sistem yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan

teknologi paling canggih saat itu. Pendekatan ini banyak mengandung resiko

karena teknologi komputer berkembang sangat cepat sehingga cepat usang,

menjadi sangat kompleks sehingga sulit dikembangkan, dan terlalu mahal

karena memerlukan investasi seketika untuk semua teknologi yang digunakan.

Pendekatan berkembang merupakan pendekatan pengembangan sistem yang

menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi yang memerlukan pada

saat itu dan akan terus dikembangkan pada masa selanjutnya sesuai

perkembangan teknologi. Pendekatan ini tidak terlalu mahal dan dapat

mengikuti perkembangan teknologi yang cepat sehingga sistem yang

dikembangkan tidak cepat usang.

4. Daftar Istilah Penting

1) Systems development (Pengembangan sistem)

2) System Development Life Cycle / SDLC (Siklus hidup pengembangan sistem)

3) waterfall approach (pendekatan air terjun) dalam pengembangan dan

penggunaan sistem.

4) System design (perancangan sistem)

5) Structured design (rancangan terstruktur)

6) data flow diagram (diagram arus data)

7) System Implementation (penggunaan sistem)

8) Hierarchy Input Process Output ( HIPO)

9) Data Dictionary ( Kamus data)

10) Data Flow Diagram (Diagram Alir Data )

11) Decission Table ( Tabel Keputusan )

12) Program Evaluation and Review Techniques ( Jaringan proyek )

13) Sytems Flowchart (Diagram alir sistem )

183

5. Rangkuman

1) Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu

sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan

atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki

atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu adanya permasalahan,

adanya upaya ut meraih kesempatan, adanya instruksi

2) Siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle / SDLC)

merupakan suatu bentuk pengembangan yang digunakan untuk

menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan

tersebut untuk proses pengembangannya. Siklus hidup pengembangan sistem

, merupakan proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau

subsistem informal yang berbasis komputer.

3) Pada dasarnya siklus hidup pengembangan sistem informasi terdapat 5

(lima) tahapan, yaitu : Perencanaan Sistem ( Systems Planning); Analisis

Sistem (System Analysis); Perancangan Sistem (System Design);

Implementasi Sistem (System Implementation); Penggunaan sistem (System

Utilization)

4) Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem yaitu :

Pendekatan Klasik (Classical Approach) dan Pendekatan Terstruktur

(Structured Approach).

Pendekatan Sepotong (Piece Approach) dan Pendekatan Sistem

(Systems Approach). Pendekatan Bawah Naik (Bottom Up Approach)

dan Pendekatan Atas Turun (Top Down Approach).

Pendekatan Sistem Menyeluruh dan Pendekatan Moduler.

Pendekatan Lompatan Jauh (Great Loop Approach) dan Pendekatan

Berkembang (Evolution Approcah).

6. Latihan Soal

1) Jelaskan hal-hal apa saja yang menyebabkan suatu sistem lama harus diperbaiki

atau diganti !

2) Sebutkan dan jelaskan beberapa indikator (minimal 5 indikator) bahwa suatu

sistem harus segera diperbaiki atau diganti .

184

3) Jelaskan harapan-harapan apa saja setelah suatu sistem baru dikembangkan dalam

suatu pengembangan sistem .

4) Jelaskan mengenai pentingnya dukungan dari manajemen puncak (top

management) dalam suatu pengembangan sistem .

5) Sebutkan dan jelaskan alasan suatu pemeliharaan sistem (systems maintenance)

harus dilakukan

6) Apa perbedaan utama pendekatan pengembangan sistem klasik dengan

pendekatan pengembangan sistem terstruktur ?

7) Apa yang menjadi perbedaan antara seorang analis sistem dengan seorang

programmer ?

8) Untuk menjadi seorang analis sistem yang baik, diperlukan beberapa pengetahuan

dan keahlian tertentu. Kenapa keahlian membina hubungan antar personil

diperlukan ?

185