workshop penyusunan risalah budaya kinerja · mengembangkan dan memperbaiki produk, pelayanan,...

1

Ruang Hayam Wuruk, Kantor Gubernur Jawa Timur - Surabaya, 17 April 2018

Workshop

Penyusunan Risalah Budaya KinerjaTowards Innovative Government

MK-Unlimited Creativity to Change

2018

2


ProductivityContinuity

Agility


3


PENGANTARMANAJEMEN INOVASI


TINGKATAN INOVASI

4


source: https://www.agric.wa.gov.auTahun

Ke

ce

pa

tan

Pe

rba

ika

n &

In

ova

si

Nil

ai,

Da

mp

ak

& H

as

il

Perbaikan Sesekali

Melakukan hal yang sama

Perbaikan Berkelanjutan & Inovasi

Perbaikan Berkelanjutan

TINGKAT KONTRIBUSI INOVASI


INTEGRASI METODOLOGI INOVASI

INCREMENTAL

INNOVATIONBREAKTHROUGH

INNOVATION

TARGET USAHA

ORGANISASI

5


PENGANTARPERBAIKAN BERKELANJUTAN


Continuous improvement adalah usaha-usaha berkelanjutan yang dilakukan untuk

mengembangkan dan memperbaiki produk, pelayanan, ataupun proses. Usaha-usaha

tersebut bertujuan untuk mencari dan mendapatkan “bentuk terbaik” dari improvement yang

dihasilkan, memberikan solusi terbaik bagi masalah yang ada dan hasilnya akan terus

bertahan bahkan berkembang menjadi lebih baik lagi.

Continuous improvement is an ongoing effort to improve products, services or processes

6


INNOVATION

CULTURE

COMPETITIVE

ADVANTAGE

HIGH

COMPETENCY

MANAJEMEN INOVASI

HIGH ASSURANCEORGANIZATION

AKSELERASI PENCAPAIAN

VISI

WORLD CLASS

GOVERNMENT

KERANGKA KONSEPTUAL

People Excellence

Business Process Excellence

Quality Excellence

Supply Chain Excellence

Technology Excellence

PROCESS

PRODUCT

SERVICES


1Menetapkan

Sasaran Perbaikan

2Menganalisa Faktor

Penyebab Masalah

3Menetapkan

Penyebab Dominan

4Merencanakan

Perbaikan

5Melaksanakan

Perbaikan6Mengevaluasi Hasil

Perbaikan

7Standarisasi

Hasil Perbaikan

8Menetapkan Rencana

Perbaikan Selanjutnya

PLAN

DOCHECK

ACTION

METODOLOGI RISALAH BUDAYA KINERJA (KBK)

PROBLEM SOLVING

7


DESAIN ARSITEKTUR MANAJEMEN INOVASI


TEKNIK PENYUSUNANRISALAH BUDAYA KINERJA

8


12

3

45

6

7

8

Merencanakan PerbaikanMerenca

MelaksanakanPerbaikan

Meneliti Hasilliti Hasil

MembuatStandar Baru

Mencari Data Baru & Menentukan Tema Berikutnyaerikutnya

MenentukanTema & Judul Perbaikan

Menganalisa PenyebabMengan

Menguji & Menentukan Penyebab Dominan

SIKLUS PENYUSUNAN RISALAH BUDAYA KINERJA


8 LANGKAH PENYUSUNAN RISALAH BUDAYA KINERJA

1 TETAPKAN TEMA, JUDUL &

TARGET PERBAIKAN

2 ANALISA

PENYEBAB MASALAH

3 UJI & TETAPKAN

PENYEBAB DOMINAN

4 RENCANAKAN

PERBAIKAN

5 LAKSANAKAN

PERBAIKAN

8 CARI DATA BARU & TETAPKAN

TEMA PERBAIKAN BARU

7 STANDARISASI &

TINDAKAN PENCEGAHAN

6 EVALUASI

HASIL PERBAIKAN

PERIKSA TERCAPAI?

YA

TIDAK

9


Langkah 1MENENTUKAN TEMA & JUDUL PERBAIKAN

SASARAN/ TARGETKUALITAS

PROSES/HASIL TIDAK SESUAI STANDAR

PERBAIKAN YANG BELUM OPTIMAL

KELUHANPELANGGAN

PELUANG PERBAIKAN/ PENINGKATAN

INSTRUKSI MANAJEMEN

Problem Based

Potential Based

Expectation Based

Apa saja masalah yang:

PERNAH terjadi?

SEDANG terjadi?

SERING terjadi?

Apa saja yang:

Perlu DITINGKATKAN?

Perlu DIKEMBANGKAN?

Perlu DICIPTAKAN?

Apa saja yang berpotensi:

Menjadi MASALAH?

Timbulnya RISIKO?

Terjadi UNSAFE CONDITION?

PROBLEM


Langkah 1TIPS IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

1. Apakah ada masalah yang sulit diselesaikan?

2. Apakah pekerjaan melelahkan atau sulit dilakukan?

3. Apakah ada limbah, ketegangan atau kurangnya

keseragaman?

4. Apakah ada barang yang rusak atau perlu diperbaiki?

5. Adakah ada pengaduan dari proses hulu atau hilir atau dari

tempat kerja lain?

6. Apakah ada ketidaknyamanan bagi pelanggan?

7. Apakah pekerjaan itu dilakukan dengan tepat dan cepat?

8. Apakah Anda menghasilkan lebih banyak hasil dengan sedikit

tenaga kerja?

9. Apa kebijakan dan target unit kerja?

10. Apakah ada sesuatu yang ingin Anda capai?

10


Langkah 1TIPS IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

IdentifikasiBrainstorming Fakta & Data


Langkah 1TIPE PERMASALAHAN

Type

Of

Problem

Normal Prob

Profound Prob

C A

SD

5R

PDCA-1

D C

AP

TPM / JIT

PDCA-2

DC

A P

GKM/ KBK

11


Langkah 1TIPE PERMASALAHAN

DATABERKUALITAS

VALID

UP

TO

DATE

SUMBER

JELAS

SESUAI

KEBUTU

HAN

TERUKUR

(SATUAN)


Langkah 14 KUADRAN PRIORITAS

TAK MENDESAKMENDESAK

PEN

TIN

GTA

K P

ENT

ING

I Krisis Problem menekan Proyek, rapat,

persiapan ber-deadline

II Persiapan Pencegahan Klarifikasi nilai-nilai Perencanaan Membangun hubungan Relaksasi yang diperlukan Pemberdayaan

III

Interupsi sia-sia Laporan yang tidak perlu Rapat, telepon, surat

yang tidak penting Masalah-masalah orang

lain

IV

Pekerjaan menyibukkan Telepon Pembuang-buang waktu Aktivitas “Pelarian” Surat tak relevan Menonton TV berlebihan

12


Langkah 1ALUR PROSES PENETAPAN TEMA

PROBLEMFENOMENA

Quality Objective

Customer Complain

Perbaikan yang belum

optimal

Deviasi Proses/hasil

Peluang improvement di

masa mendatang

Instruksi Manajemen

Memilih Prioritas

( PRIORITY )

Penetapan TEMA

ANALISA

PARETO

Analisa Situasi

Pengumpulan &

Pengolahan

Data

Mengungkap Fakta

ANALISA


Langkah 1PENETAPAN TEMA

Bila prioritas masalah sudah diperoleh, maka TEMA perbaikan dapat

ditentukanTEMA*Berisi pernyataan yang menunjuk pada TUJUAN AKHIR yang ingin dicapai

Menurunkan jumlah keluhan pelanggan internet

Menekan frekuensi gangguan di layanan pengurusan KTP

Meningkatkan kualitas pelayanan rawat inap

Meningkatkan efisiensi konsumsi listrik di gedung Pemkot

ALASAN TEMA

HARAPAN YANG INGIN DICAPAI BILA TEMA TERSEBUT

DILAKSANAKAN

Dan bagian terakhir dari proses penentuan tema adalah menuliskan

alasan tema

1

2

13


Langkah 1ALUR PROSES PENETAPAN TEMA

TEMAYang Telah Ditentukan

STRATIFIKASIPermasalahan Utama

Memilih

PRIORITASANALISA

PARETO

Analisa Situasi

Pengumpulan &

Pengolahan

Data

Mengungkap FaktaPenetapan

JUDUL

INITIAL GOALHasil & Waktu


Langkah 1PENETAPAN JUDUL

Bila TEMA sudah ditentukan,

maka selanjutnya tetapkan

JUDUL PERBAIKAN

HASIL(KUANTITATIF)

WAKTU PENYELESAIAN

JUDUL

Batas waktu yg diperlukan untuk keseluruhan

proses perbaikan (target waktu)

Hasil yang direncanakan untuk dicapai

(target hasil kuantitatif)

TARGET

JUDUL

Pernyataan positif atas persoalan spesifik yang akan segera ditangani dengan suatu target perbaikan yang ingin dicapai

14


Langkah 1CONTOH TEMA & JUDUL

Tema :

Menurunkan keluhan pelanggan Internet

Judul :

Mengurangi kegagalan sambungan

komunikasi Pelanggan Internet, sebesar

100% dalam waktu 2 bulan


Langkah 2ANALISA PENYEBAB MASALAH

Menggali faktor-faktor yang diduga dapat

menjadi penyebab timbulnya persoalan

Ishikawa

Diagram

Relation

Diagram

NOMINAL

GROUP TECHNIQUE (NGT)

Hipotesis Penyebab Dominan

tentative

Dengan menggunakan

azas sebab akibat

VOTING

15


Langkah 2TAHAPAN NOMINAL GROUP TECHNIQUE (NGT)

Tahap 1

• Gali ide dari masing-masing anggota

Tahap 2

• Tuliskan di selembar kertas

Tahap 3

• Lakukan stratifikasi berdasarkan 5 faktor

Tahap 4

• Eliminasi atas ide –ide yang sejenis

Tahap 5

• Pasang secara berurutan dgn azas sebab akibat


Langkah 3MENGUJI & MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN

1) Uji setiap penyebab yang dianggap dominan dengan analisa statistik,

SCATTER DIAGRAM

2) Lakukan pengujian dengan cara melakukan simulasi ataupun

pengamatan sehingga didapatkan data baru yang dapat mewakili

kondisi yang ada.

3) Tentukan nilai koefisien korelasi ( ρ ) dari setiap penyebab yang diuji

4) Buat kesimpulan penyebab dominan dalam bentuk pie chart untuk

penyebab yang memiliki koefisien korelasi ≥ 0.714, yang selanjutnya

akan diselesaikan di langkah 4.

Beri penjelasan singkat cara eliminasi penyebab yang mempunyai

nilai koefisien korelasi < 0.714

16


Langkah 3TEKNIK MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN

KESIMPULAN(Penyebab Dominan)

Mengumpulkan

DATA BARU

ANALISA DATA

Hipotesis

PENYEBAB

DOMINAN

Checksheet :

• Periode

• Lokasi

• SDM

Scatter diagram

Pie chart

Olah data


Langkah 4MERENCANAKAN PERBAIKAN

NO PENYEBAB ALTERNATIF SOLUSI

NO ALTERNATIF SOLUSI

PEMBOBOTAN KRITERIA

BIAYA SKILL WAKTU RISIKO ...

TABEL ALTERNATIF SOLUSI

TABEL PENETAPAN SOLUSI FINAL

17


Langkah 4MERENCANAKAN PERBAIKAN

CAUSES WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOWHOW MUCH

Mengapa faktoritu diperbaiki?

Alasan Perbaikan

Apa bentukperbaikanya?Wujud perbaikan

Dimanamau dicoba?

Lokasi uji coba

Berapa lama waktuperbaikan?Waktu pelaksanaan perbaikan

Siapa saja yang bertanggung jawab?Penanggung jawab

Bagaimana cara memperbaiki?Detail perbaikan

Intermediate Target

Estimasi Biaya

Penyebab dominan


Langkah 4PROTOTYPE PRODUK INOVASI

18


Langkah 4PROTOTYPE PRODUK INOVASI


Langkah 4ANALISA RISIKO

NO POTENSI RISIKOTINGKAT

RISIKOMITIGASI RISIKO

1

2

3

4

5

6

7

8

19


Langkah 5MELAKSANAKAN PERBAIKAN

CAUSES HOW WHERE WHEN WHO MONEVA JUDGE

Lokasi pelaksanaan perbaikan

Waktu pelaksanaan perbaikan

Penanggung jawab kegiatan

Data monitoring pelaksanaan perbaikan

Kesimpulan hasil perbaikan

Penyebab dominan

Detail Solusi Perbaikan


INTERELASI

PENYEBAB DOMINAN - RENCANA - PELAKSANAAN PERBAIKAN

CAUSES HOW WHERE WHEN WHO MONEVA JUDGE

CAUSES WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOWHOW MUCH

L-4 TABEL ALTERNATIF SOLUSI

L-4 TABEL 5W2H

L-5 TABEL PELAKSANAAN PERBAIKAN

3

4

KESIMPULAN

PENYEBAB DOMINAN

L-3 MENETAPKAN PENYEBAB DOMINAN

Deskripsi Detail Perbaikan dari Solusi Terpilih

2

L-4 TABEL PENETAPAN SOLUSI FINAL

1

20


Langkah 5ANALISA KOMPARASI PERBAIKAN

NO SEBELUM PERBAIKAN PROSES PERBAIKAN HASIL PERBAIKAN

1

*dokumentasi/foto *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto

*keterangan singkat *keterangan singkat *keterangan singkat

2

*dokumentasi/foto *dokumentasi/foto *dokumentasi/foto

*keterangan singkat *keterangan singkat *keterangan singkat


Langkah 5ALUR PROSES MERENCANAKAN & MELAKSANAKAN PERBAIKAN

PENYEBAB

DOMINAN

RENCANA

PERBAIKAN5 W 2 H

INTERMEDIATE

TARGET

PROSES PERBAIKAN

(UJI COBA)

MONITORING

MAINTAIN HASIL

Berhasil?

Stabil?

No

Yes

Yes

No

21


Langkah 6MENELITI HASIL PERBAIKAN

Catatan:Bila hasil perbaikan tidak tercapai dengan intermediate target, maka

perlu mengulang ke langkah 4 guna memperbaiki proses perencanaan dan pelaksanaan perbaikan yang dilakukan

1Proses meneliti hasil dilakukan dengan cara membuat

perbandingan antara :

• Hasil perbaikan dengan intermediate target dan initial goal

• Hasil perbaikan dengan tema dan judul

Dokumentasikan dampak positif & dampak negatif dari

perbaikan yang dilakukan. Beri solusi bila dalam perbaikan

tersebut menimbulkan dampak negatif

1

2


Langkah 6ANALISA NILAI PRODUK INOVASI

NONILAI YANG

DITINGKATKANSEBELUM SESUDAH

PENINGKATAN

NILAI

1 Waktu/Durasi Kerja 3 hari 1 hari 2 hari

2 Jumlah Tenaga Kerja 4 org 1 org 1 org

dst..

22


Langkah 6ANALISA BIAYA & BENEFIT INOVASI

NO ITEM BIAYA/BENEFIT JUMLAH

I. ANALISA BIAYA

1

2

Total Biaya yang diperlukan

II. ANALISA BENEFIT FINANSIAL

1

2

Total Benefit Finansial

III. ANALISA BENEFIT NON FINANSIAL

1

2

Total Benefit Non Finansial

TOTAL BENEFIT YANG DIHASILKAN


INTERELASI

ANALISA BIAYA & BENEFIT INOVASI

L-6 ANALISA NILAI PRODUK IMPROVEMENT

L-4 TABEL 5W2H

1

L-6 TABEL ANALISA BIAYA & BENEFIT

12

2

2

23


MULTIPLIERS EFFECT GERAKAN INOVASI

Efisiensi :Dampak Implementasi Inovasi

Pengurangan BIAYA

Efektifitas :Mencapai Tujuan Inovasi

MANFAAT


Langkah 63 POIN PERHATIAN UTAMA

1. Tenggang Waktu yang digunakan untuk penelitian

Pemastian Hasil

2. Penggunaan QC Tools yang tepat

Analisa Komparasi

3. Analisa dampak perbaikan

Positif & Negatif

24


Langkah 6ALUR PROSES MENELITI HASIL

Kondisi sebelum

perbaikan

Hasilperbaikan

Analisa pembanding

Pareto DiagramHistogram

Control ChartGrafikAnalisa Dampak

UlangiLangkah 5

Pengumpulan & Pengolahan data hasil perbaikan

Achieve Target

Lanjutkan Proses

Kerja Baru

Positif Negatif

Dokumentasi Eliminasi

MonitoringHasil

Yes

No


Langkah 7STANDARISASI & TINDAKAN PENCEGAHAN

Standarisasi meliputi :

- Standar masukan (bahan/alat yang digunakan)

- Standar proses (pengoperasian/pengelolaan/dll)

- Standar hasil (indikator keberhasilan)

Standar hasil merupakan jaminan bahwa bila prosedur dijalankan

dengan benar maka mampu menekan/menurunkan/meningkatkan nilai

maksimum/minimum dari kerusakan/gangguan/mutu dsb sesuai dengan

indikator keberhasilan

Tuangkan prosedur tersebut dalam bentuk kalimat perintah secara

spesifik sesuai dengan tahapan langkah perbaikan yang dijalankan

secara terstruktur

25


Langkah 7ALUR PROSES MEMBUAT STANDAR BARU

Hasil MonitoringProses Kerja Baru

DokumentasiDampak Positif

Mengacu Langkah 1,4,5

MemformulasikanSTANDAR BARU

ProsesPersetujuanManajemen

Dokumentasi &Acuan Kerja


Langkah 8MENGUMPULKAN DATA BARU &

MEMBUAT RENCANA BERIKUTNYA

Lakukan pengamatan atas standar prosedur baru yang

telah dijalankan;

- jika hasilnya masih sesuai dengan standar maka gugus

dipersilahkan mencari tema baru

- jika hasilnya sudah tidak sesuai lagi dengan standar

maka gugus harus memutar kembali siklus PDCA pada

tema yang sama

Susun rencana kegiatan yang akan dilakukan

Ajukan approval kepada fasilitator atas pengajuan tema

berikutnya

26


Langkah 8ALUR PROSES MENGUMPULKAN DATA BARU &

MEMBUAT RENCANA BERIKUTNYA

Evaluasi Pelaksanaan standar baru

Persoalan Mutu LAMA

Persoalan Mutu BARU

berhasil Tidak

berhasil

ApprovalFasilitator

Penentuan Tema


0811 3424 244

031 2981731-33, 45 ext. 3711 | 3712

[email protected]

[email protected]

Thank you for your attention

Mochammad Kharis, ST., M.MT.

workshop penyusunan risalah budaya kinerja · mengembangkan dan memperbaiki produk, pelayanan,...

Documents