MEMANFAATKAN SISTEM APLIKASI INVENTARIS BARANG SEBAGAI MEDIA INFORMASI YANG CEPAT DAN AKURAT

Oleh :Rizki Fatullah

Abstrak :

Sistem inventaris barang milik universitas banten jaya masih belum optimal. Selama ini, pengelola inventaris mengalami kesulitan dalam aktivitas inventarisasi barang seperti pencarian lokasi barang, pembaruan data inventaris, perpindahan barang, peminjaman barang dan pelaporan ke tingkat pimpinan. Alat bantu yang digunakan hanya berupa lembar kerja (worksheet).Oleh karena itu, penelitian ini merancang sistem informasi inventarisasi barang. Perancangan sistem informasi ini terdiri dari delapan tahap, yaitu tahap analisis sistem lama, analisis kekurangan sistem, analisis kebutuhan sistem, desain sistem, desain database, desain interface, pembuatan program aplikasi dan pengujian program. Hasil pengujian program menunjukkan bahwa aplikasi ini berjalan dengan baik dan mendukung proses pengelolaan barang. Sistem informasi ini dapat diakses di multi user dan memberi kemudahan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan.

Kata kunci: Sistem, Inventaris, Barang

Abstrac : System inventory of state property in the Department of Banten Jaya is not optimal. During this time, inventory managers have difficulty in activities of inventory items such as siting of goods, update inventory data, the movement of goods, borrowing goods and reporting to the leadership level. The tools are used only in the form of a worksheet (worksheet) .Therefore, this study design information systems inventory of goods. This information system design consists of eight stages of the old system analysis, analysis of system deficiencies, system requirements analysis, system design, database design, interface design, application programming and testing program. The test results indicate that the application program is running well and support the management of goods. This system can be accessed in the multi-user and provide convenience in making the required report.

Key Word : Krs, Students, online

1. PENDAHULUAN

Pada zaman modern seperti sekarang ini, teknologi dan sistem informasi sudah menjadi bagian yang penting dan tidak dapat terpisah lagi dari suatu perusahaan, institusi pemerintah maupun lembaga pendidikan. Seperti halnya pada Universitas Banten Jaya, dalam kegiatan menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran tidak akan terlepas dari yang namanya teknologi dan sistem informasi didalam mengelola sumber daya yang ada didalam.

Pada saat ini sistem informasi Merupakan Instrumen Penting dalam suatu lembaga, dimana semua harus terintregasi satu dengan yang lainya .Disini peran tekhnologi informasi

sangat diperlukan seiring dengan berkembangnya suatu lembaga. Mau tidak mau lembaga harus meningkatkan pelayanan dan kualitas pengolaan informasi kepada semua pihak yang berkepentingan, disetiap lembaga baik yang berbentuk perusahaan ataupun instansi pendidikan, seperti pada Sekolah Dasar Peradaban Serang dalam kodisi lainnya intansi ini yang masih belum terpenuhi adalah berupa daya dukung.

Sarana penunjang oprasional lembaga, khususnya perangkat system komputerisasi. Sarana ini penting untuk kelancara dan efesiensi penyelenggaraan tugas dan efesiensi penyelenggaraan tugas dan fungsi yang mencangkup adminitrasi, kearsipan, perencanaan dan pengendalian sangat menbutuhkan dukung perangkat software dan hardware.

Melihat kondisi sekarang baik pada aspek urusan, kelembagaan, tugas pokok dan fungsi maupun struktur organisasi yayasan banten jaya, dapat di sebut bahwa urusan bidang umum didalam memelihara inventaris barang tidak dapat menjalankan fungsi yang signifikan apabila hanya diorentasikan perencanaan pembangunan semata. Oleh karena itu urusan pendidikan sistem kelembagaan yang mandiri dengan berbagai jaringan kegiatan keilmuan dan bukan subodinasi dari lembaga teknis pendidikan dengan fungsi lain.

2. PERMASALAHANBerdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan di atas, maka yang menjadi permasalahan dalam sistem informasi pelayanan mahasiswa adalah:1. Bagaimana memanfaatkan system inventaris barang di Yayasan banten jaya agar barang ada

bisa terpelihara.2. Bagaimana mengontrol setiap inventaris yang dipinjam dan yang masuk agar tidak terjadi

kekeliruan didalam database.3. Bagaimana membuat system laporan inventaris barang di Yayasan banten jaya agar siap saji

dan akurat.

3. CRITICAL REVIEWL.James Havery (1995 : 8) menjelaskan “sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk

merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan”. John Mac Manama (1998 : 23) berpendapat “sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien”.

Di dalam buku pedoman barang daerah dan barang daerah yang di pisahkan, barang inventaris adalah seluruh barang yang di miliki di kuasai oleh pemerinta daerah yang menggunakan lebih dari satu tahun dan di catat serta didaftar dalam buku inventaris.

Dalam buku manual Adminitrasi Barang Daerah, barang milik daerah dapat di golongkan dalam barang tidak bergerak dan barang bergerak.

a. Barang tidak bergerak adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan Negara yang sifat dan penggunaannya tidak dapat dipindah-pindah atau menurut peraturan undang-undang yang berlaku di tetapkan sebagai barang tidak bergerak.

b. Barang tidak bergerak adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan Negara yang sifat dan penggunaannya tidak dapat dipindah-pindah misalnya alat pengangkutan, alat kantor, alat kesehatan, alat sekolah dan sebaginya.

Di dalam kamus besar Bahasa Indonesia (1990:337), inventaris adalah daftar yang memuat semua barang milik kantor, sekolah, perusahaan, kapal dan segainya yang di pakai dalam bertugas. Barang itu sendiri menurut Agus kuncoro, S.Sos.,S.E.,Ak (2011:7) mendefinisikan Barang adalah setiap benda, baik berwujud maupun tidak berwujud, Bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat di perdagangkan, di papkai, dipergunakan, atau dimanfaatkan oleh pengguna barang, meliputi bahan baku, barang setelah jadi, barang jadi/peralatan, dan makhluk hidup.

4. PEMECAHAN MASALAHDalam penulisan artikel ini digunakan beberapa metode penyelesaian masalah SDLC melalui empat tahapan sebagai berikut:

1. Planning/Perencanaa:Dalam tahap perencanaan merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam proses perancangan suatu sistem. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan antara lain adalah menyadari masalah, mendefinisikan masalah, menentukan  tujua sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem, membuat studi kelayakan, mempersiapkanusulan penelitian sistem, menyetujui atau menolak penelitian proyek, menetapkanmekanisme pengendalian.

2. Analisis:Pada saat perencanaan telah selesai, tahap selanjutnya beralih pada analisis dari sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah adadengan tujuan untuk merencanakan sistem yang baru atau diperbarui. Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah pengumumkan penelitian sistem, mengorganisasikan tim proyek, mendefinisikan kebutuhan informasi, mendefinisikan kriteria kinerja sistem, menyiapkan usulan rancangan, menyetujui atau menolak rancangan proyek.

Berikut adalah beberapa rencana tahap analisis yang akan di lakukan untuk membangun Sistem Informasi KRS untuk mahasiswa di Universitas Banten Jaya :

1. Analisis dan Perencanaan Perancangan Sistem informasi2. Analisi situasi dan kondisi3. Analisi sasaran dan masalah4. Analisis Kebutuhan Informasi5. Analisis Data (DFD)

3. Desain:Sistem yang dirancang adalah membangun sistem inventaris barang di Universitas Banten Jaya.dengan Batasan system hanya pada ruang lingkup pengisian inventaris untuk barang yang ada dilingkungan Banten Jaya.Dalam perancangan ini, ada beberapa batasan yang dikembangkan bedasarkan identifikasi kebutuhan system, sehingga identifikasi sistem ini menjadi semakin baik. Batasan Perancangan dari sistem ini yaitu meliputi :

1. Sistem yang dikembangkan berhubungan dengan pencatatan data barang, pencarian data inventaris dengan inputan kode inventaris, pemilihan jenis inventaris dan pengisian data inventaris.

2. Sistem yang dikembangkan dapat menghasilkan print out berupa buku inventaris barang.

4. Implementasi: Setelah  sistem  desain  telah  dilakukan  percobaan  maka  diteruskan  pada  tahapan

implementasi pada pengisian data inventaris barang. Pada implementasi yang dilakukan pada salah satu jenis item inventaris barang di bagian laboratorium komputer.

Pada tahanpan selanjutnya untuk memastikan sistem yang dibuat dapat digunakan dengan baik, maka dilakukan beberapa proses pengujian agar sesuai dengan format yang diharapkan.

5. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASANImplementasi adalah penerapan dari sistem yang telah dibuat agar dapat digunakan

sebagaimana mestinya, sesuai dengan tujuan awal dibuatnya sistem ini. Ada beberapa komponen yang digunakan untuk mendukung jalannya implementasi yang dilakukan. Komponen – komponen yang digunakan adalah Microsoft Visual basic sebagai bahasa pemrogramannya dan Mysql digunakan untuk membuat database. Dengan dukungan komponen tersebut, sistem informasi yang telah dibuat dapat diinstal pada server hosting.5.1. Batasan Implementasi Batasan implementasi ditentukan untuk mempertegas fokus implementasi sehingga tetap pada jalur pembahasan materi yang ada. Batasan tersebut antara lain:

1. Instalasi sistem informasi menggunakan server yang sudah ada agar system dapat diakses dengan mudah diseluruh lingkungan Banten Jaya.

5.2. Implementasi Perangkat LunakImplementasi perangkat lunak adalah penggunaan dari beberapa perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sebuah sistem informasi. Adapun sistem informasi yang dibangun menggunakan:

1. Operating System Windows 7 Professional 32-bit2. Xampp for Windows Version 1.7.33. Microsoft Visual Basic 6.04. MySql Connector 3.51

5.3. Implementasi Perangkat Keras Implementasi perangkat keras adalah penjabaran dari spesifikasi perangkat keras yang digunakan untuk merancang dan mengakses sistem informasi. Adapun spesifikasi perangkat keras yang digunakan yaitu:

1. Processor Intel Pentium DualCore  atau yang setingkat, 2. RAM minimal 2 GB, 3. Hard Disk 250 GB, 4. Lan Card Realtek RTL 8139 Family PCI Past Ethernet NIC 5. VGA Card minimal 512 MB

6. Monitor,Mouse, Keyboard, dan CD ROM Drive

5.4. Implementasi Basis DataImplementasi basis data dilakukan dengan menggunakan bahasa SQL, adalah sebagai berikut:

A. Spesifikasi Basis Data

Jenis Fie : MasterNama File : UserPrimery File : User IDForeign Key : -No Field Type Length Ket1 User ID Varchar 10 ID user2 Nama_User Varchar 25 Nama User3 Password Varchar 25

Tabel 5.1 Tabel User

Jenis Fie : MasterNama File : PegawaiPrimery File : NipForeign Key : -No Field Type Lengt

hKet

1 Nip Varchar 20 Nomor Induk Pegawai2 Nama Varchar 35 -3 Jk Varchar 15 Jenis Kelamin4 Tgl lahir Date 255 Jabatan Varchar 206 Bagian Varchar 207 Alamat Varchar 1008 No.

KontakVarchar 35

Tabel 5.2 Tabel Pegawai

Jenis Fie : MasterNama File : BarangPrimery File : Kd barangForeign Key : -No Field Type Length Ket1 Kd Barang Varcha

r14 Kode barang

2 Nama barang Varchar

35

3 Satuan Varchar

15

Tabel 5.3 Tabel Barang

Jenis Fie : MasterNama File : SuplierPrimery File : Kd suplierForeign Key : -No Field Type Length Ket1 Kd suplier Varchar 14 Kode suplier2 Nama suplier Varchar 353 Alamat Varchar 1004 No. Kontak Varchar 355 Kab/Kota Varchar 35

Tabel 5.4 Tabel Suplier

Jenis Fie : MasterNama File : LokasiPrimery File : Kd LokasiForeign Key : -No Field Type Length Ket1 Kd Lokasi Varchar 14 Kode suplier2 Lokasi Varchar 353 Keterangan Varchar 100

Tabel 5.5 Tabel Lokasi

Jenis Fie : ProsesNama File : PermintaanPrimery File : No_PermintaanForeign Key : Kd-PegawaiNo Field Type Length Ket1 No.

PermintaanVarchar 14 -

2 Kd-Pegawai Varchar 14 Kode Pegawai3 Tgl    Date 20 Tgl permintaan4 Kd barang Varchar 14

5 Jumlah Integer -

Tabel 5.6 Tabel Surat Permintaan

Jenis Fie : ProsesNama File : PembelianPrimary File : No_PembelianForeign Key : Kd barangNo Field Type Lengt

hKet

1 No. Pembelian Char 20 Nomor Pembelian2 No.SJ Char 143 Kd barang Varchar 144 Kd suplier Varchar 145 Penerima Varchar 256 Jumlah Varchar 257 Total Harga Single -8 Tanggal Date -

Tabel 5.7 Tabel Pembelian

5.5. Implementasi Antar Muka Implementasi antar muka adalah penerapan dari bentuk sistem informasi dalam wujud desktop apps yang nantinya akan digunakan oleh user. Dibawah ini adalah beberapa sampel antar muka yang disediakan pada sistem informasi pengisian kartu rencana studi di Universitas Banten Jaya:

1. Form input Login

Gambar 5.1. Menu Login

2. Tampilan Menu Admina. Form Menu Utama

Gambar 5.1. Form menu utama

6. PENUTUPa. Kesimpulan

Berdasarkan analisa yang telah dibuat oleh penulis, maka penulis dapat menarik kesimpulan tentang manfaat bahwa dengan adanya Sistem Inventaris barang berbasis client server :

1. Dengan dibuatnya sistem informasi inventaris barang di Universitas Banten Jaya dapat melakukan proses pengisian barang yang dipinjam dan yang ada dengan cepat.

2. Dengan sistem inventaris barang di Yayasan banten jaya barang yang ada bisa terpelihara dengan baik.

3. Dapat membantu mengontrol setiap inventaris yang dipakai dan yang masuk dan tidak terjadi kekeliruan.

4. Bagaimana membuat system laporan inventaris barang di Yayasan banten jaya agar siap saji dan akurat.

b. SaranBerdasarkan hasil dari pengujian dan implementasi yang di lakukan, penulis ingin memberikan beberapa saran yang dapat membantu pengembangan SIstem Inventaris guna memperoleh hasil yang lebih baik dan dapat  bermanfaat bagi kita semua, antara lain :

a. Diharapkan kedepannya bisa dikembang lagi seperti berbasis web sehingga akan sangat mudah tidak memerlukan installasi pada setiap client yang ingin memakainya.

b. Diharapkan pengembangan kedepannya memiliki hasil output yang beragam, sehingga administrasi akademik memiliki backup data yang memadai.

DAFTAR PUSTAKADepartemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1990. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

Agus Kuncoro, Cara Benar, Mudah dan jitu Menang Tender Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, PT. Wahyu Media, Jakarta, 2011

James Jr., Harvey S. Estimating OSHA Compliance Costs, Center for the Study of American Business (October 1996). 

McManama, John. (1971). Systems Analysis for Effective School Administration. New York: Parker Publising COmpany, Inc.

Sutarman. (2012). Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara

Stair, R. M., & G. W. Reynolds. (2010). Principles of Information Systems, a managerial Approach, 9th Edition. Course Technology, USA

Stair, Ralph, and Reynolds, George. 2010. Principle of Information Systems 9 th Edition.Course –Technology. Cengage Learning, USA.