PETUNJUK TEKNIS APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

A. PENGGUNA LANGSUNG (USER)

Untuk Membuka Aplikasi ini silahkan buka browser internet dan ketikan alamat https://tnde.pemalangkab.go.id di addres bar kemudian tekan enter. Maka akan tampil halaman sebagai berikut :

Pada gambar diatas menampilkan halaman login. Login diperlukan untuk membatasi orang-orang yang berhak mengakses aplikasi ini. Untuk selanjutnya silahkan masukan username anda (NIP dengan menggunakan spasi) dan password anda (default passwordnya adalah 123).

Setelah semuanya diisi silahkan tekan tombol login dan proses pengecekan username dan password anda dimulai. Jika user name atau password salah akan muncul pemberitahuan sebagai berikut:

Jika anda salah memasukan password 10 kali maka user id anda otomatis akan di blok. Untuk mengaktifkan kembali user id anda silahkan menghubungi administrator web TNDE (Bagian Organisasi Setda Kabupaten Pemalang). Jika proses Login berhasil anda akan diarahkan ke halaman user.

Pada gambar diatas terdapat beberapa pilihan menu bagi user yaitu :

1. Surat Masuk : Menampilkan daftar surat yang masuk ke SKPD user.

2. Surat Keluar : Menampilkan daftar surat yang dikeluarkan oleh SKPD user.

3. Disposisi Masuk : Menampilkan daftar disposisi yang masuk ke user

4. Disposisi Keluar : Menampilkan daftar disposisi yang dibuat oleh user

5. Permohonan Masuk : Menampilkan daftar permohonan penandatanganan naskah dinas secara digital yang masuk

6. Permohonan Keluar : Menampilkan daftar permohonan penandatanganan naskah dinas secara digital yang keluar

7. Ganti Password : Untuk merubah password8. Saran : Untuk mengirim saran ke

administrator web9. Aktifitas Login : Melihat aktifitas login dari Operator

Perangkat Daerah 10. Profil : Untuk mengedit profil user11. Log Out : Keluar dari aplikasi

1. Surat masukMenu surat masuk digunakan untuk melihat semua daftar surat yang masuk ke SKPD

yang berkaitan dengan user serta untuk menambah surat masuk yang berasal dari luar instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pemalang. Adapun tampilan menu surat masuk adalah sebagai berikut :

1

Pada list daftar surat diatas, surat berdasarkan statusnya digolongkan ke dalam 3 jenis, yaitu:

a. Surat Belum Dibaca (warna ungu)b. Surat Sudah Dibaca (warna putih)

Pada kolom aksi terdapat 2 pilihan menu, yaitu Download dan Disposisi. Menu Download digunakan untuk mengcopy file surat dari server TNDE ke komputer user. Jika link download di klik akan muncul kotak dialog seperti ini :

2

Tinggal pilih Save File lalu tekan tombol OK, maka proses download ke komputer user akan dimulai. Menu yang kedua adalah Disposisi. Menu ini digunakan jika user ingin mendisposisi ke user lain. Jika link menu Disposisi di klik maka akan tampil halaman seperti berikut :

Silahkan pilih tujuan disposisi dan isi perintah disposisinya kemudian tekan kirim.

Untuk melakukan pencarian data surat, silahkan menggunakan fasilitas pencarian surat dengan memasukan kata kunci pencarian, bisa menggunakan nomor surat, pengirim surat maupun tanggal surat.

Untuk menambah surat masuk baru (dari luar instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pemalang misalkan dari PT. ASKES ) silahkan klik link Tambah Baru di bawah list daftar surat masuk. Dan akan muncul halaman seperti ini :

3

Silahkan lengkapi form diatas kemudian klik tombol kirim. Maka secara otomatis akan masuk ke daftar surat masuk user. Yang perlu diperhatikan, yang pertama untuk mengisi tanggal surat silahkan klik tombol merah disamping field tanggal surat maka akan muncul kalender kemudian tinggal pilih tanggalnya maka secara otomatis akan masuk ke field tanggal.

untuk memsaukkan file surat silahkan klik tombol Browse akan muncul kotak dialog :

pilih file yang mau diupload kemudian tekan tombol Open.

2. Surat Keluar

4

Di Klik

Menu surat keluar digunakan untuk melihat semua daftar surat yang keluar dari Perangkat Daerah yang berkaitan dengan user serta untuk menambah surat keluar yang berasal dari Perangkat Daerah user. Adapun tampilan menu surat keluar adalah sebagai berikut :

Untuk melakukan pencarian data surat, silahkan menggunakan fasilitas pencarian surat dengan memasukan kata kunci pencarian, bisa menggunakan nomor surat, pengirim surat maupun tanggal surat.

Untuk melihat detail surat keluar silahkan klik link detail di kolom Aksi kemudian akan muncul halaman seperti ini :

Pada gambar diatas terlihat lengkap detail dari surat yang dikirim termasuk status surat apakah sudah dibaca atau belum oleh penerima. Apabila user ingin mendownload surat aslinya tinggal klik link surat yang berada di keterangan tentang file surat atau dengan mengklik link download surat di bawah keterangan surat.

5

Jika user hanya ingin melihat isi surat silahkan pilih option Open with terus klik tombol Ok, akan tetapi jika user ingin mengcopy file surat ke komputer user maka user harus memilih option yang Save File kemudian klik tombol OK.

Untuk menambah surat keluar baru silahkan klik link Tambah Baru di bawah list daftar surat keluar dan akan muncul halaman seperti ini :

6

Isi form diatas khusus field Tujuan dan Tembusan yang berada di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Pemalang sifatnya multiple (bisa dipilih lebih dari satu) dengan cara menekan tombol Control sambil mengklik alamat tujuan/tembusan surat dan untuk menghilangkan tujuan yang telah terpilih dengan menekan tombol Control dan memilih ulang tujuan yang akan dihapus.

Sedangkan untuk Tujuan dan Tembusan Surat yang di luar lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Pemalang dengan mengetik langsung di field yang disediakan dan apabila Tujuan / Tembusan di luar lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Pemalang lebih dari satu, user tinggal mengklik tombol Tambah Tujuan / Tambah Tembusan maka otomatis akan menambah satu field dibawah field yang sudah tersedia.

Untuk mengisi tanggal surat silahkan klik tombol merah disamping field tanggal surat maka akan muncul kalender kemudian tinggal pilih tanggalnya maka secara otomatis akan masuk ke field tanggal.

kemudian untuk memasukkan file surat silahkan klik tombol Browse akan muncul kotak dialog:

7

Klik Disini

pilih file yang mau diupload kemudian tekan tombol Open.

Pada menu surat keluar juga terdapat fasilitas untuk membuat surat inisiatif. Surat Inisistif adalah surat dari user ke user lainnya dan tidak ada hungungannya dengan kedinasaan misalnya Kepala Bagian ingin membuat nota dinas ke bapak bupati, Kepala Bagian menyuruh stafnya untuk membuat nota dinas tersebut melalui fasilias surat inisiatif ini. Untuk membuat surat inisiatif , siliahkan klik link tambah surat inisiatif

Setelah itu akan muncul halaman tambah surat inisiatif

8

Silahkan sisi semua data kemidian klik tombol Kirim. Maka surat inisiatif akan terkirim dan terdaftar di list surat keluar.

3. Disposisi MasukMenu Disposisi Masuk digunakan untuk melihat semua daftar disposisi yang masuk

untuk user. Adapun tampilan menu Disposisi Masuk adalah sebagai berikut :

Disposisi masuk berdasarkan penerima terakhir disposisi dibedakan menjadi 3 yaitu :

1. Jika penerima terakhir adalah user dan prosesnya belum selesai warnanya adalah ungu2. Jika penerima terakhir bukan user dan prosesnya belum selesai warnanya adalah biru

muda3. Jika proses disposisi selesai maka warnanya putih

Untuk melihat detail dari disposisi silahkan klik link Detail di kolom Aksi dan akan muncul halaman seperti dibawah ini.

9

Pada halaman diatas ditampilkan mengenai keterangan surat dan riwayat atau urutan penyampaian disposisi mulai dari pengirim disposisi awal sampai dengan yang terakhir. Jika posisi terakhir disposisi berada di user maka akan muncul 3 pilihan :

1. Lapor : Untuk melapor atas disposisioogle dari pimpinan2. Disposisi : Untuk mendispo ulang kepada staf / jabatan dibawah user3. Dispsosisi Selesai : Untuk mengakhiri proses disposisi (contoh : isi disposisinya

“catat”).

Untuk melakukan Lapor silahkan pilih link Lapor, kemudian tampil halaman :

Isi semua isian diatas kecuali field file. Field tersebut berifat optional, dalam artian bisa diisi bisa juga tidak (tidak wajib diisi). Setelah semuanya terisi, klik tombol kirim.

Untuk melakukan Disposisi silahkan pilih link Disposisi, kemudian tampil halaman :

10

Untuk memilih tujuan disposisi silahkan klik di combobox Tujuan Disposisi maka akan terbuka list tujuan disposisi.

Isi catatan / perintah disposisi dan untuk field File bersifat optional, dalam artian bisa diisi bisa juga tidak. Setelah semuanya terisi, klik tombol kirim.

4. Disposisi KeluarMenu Disposisi keluar digunakan untuk melihat semua daftar disposisi awalnya berasal

dari user. Adapun tampilan menu Disposisi Keluar adalah sebagai berikut :

11

Klik Disini

Disposisi keluar berdasarkan penerima terakhir disposisi dibedakan menjadi 3 yaitu :

1. Jika penerima terakhir adalah user dan prosesnya belum selesai warnanya adalah ungu2. Jika penerima terakhir bukan user dan prosesnya belum selesai warnanya adalah biru

muda3. Jika proses disposisi selesai maka warnanya putih

Untuk melihat detail dari disposisi silahkan klik link Detail di kolom Aksi dan akan muncul halaman seperti dibawah ini.

Pada halaman diatas ditampilkan mengenai keterangan surat dan riwayat atau urutan penyampaian disposisi mulai dari pengirim disposisi awal sampai dengan yang terakhir. Jika posisi terakhir disposisi berada di user maka akan muncul 2 pilihan :

12

1. Disposisi : Untuk mendispo ulang kepada staf / jabatan dibawah user2. Dispsosisi Selesai : Untuk mengahiri proses disposisi.

Untuk melakukan Disposisi silahkan pilih link Disposisi, kemudian tampil halaman :

Untuk memilih tujuan disposisi silahkan klik di combobox Tujuan Disposisi maka akan terbuka list tujuan disposisi.

Isi catatan / perintah disposisi dan untuk field File bersifat optional, dalam artian bisa diisi, bisa juga tidak. Setelah semuanya terisi, klik tombol kirim.

5. Permohonan Masuk

Menu Permohonan Masuk digunakan untuk melihat semua daftar permohonan penanda tanganan naskah dinas secara digital.. Adapun tampilan menu Permohonan Masuk adalah sebagai berikut :

13

Klik Disini

Untuk melakukan pencarian data permohonan, silahkan menggunakan fasilitas pencarian permohonan dengan memasukan kata kunci pencarian, bisa menggunakan nomor surat, pengirim surat, perihal maupun tanggal surat.

Untuk melihat detail permohonan masuk silahkan klik link detail di kolom Aksi kemudian akan muncul halaman seperti ini :

Pada halaman diatas ditampilkan mengenai keterangan permohonan tanda tangan surat dan riwayat atau urutan penyampaian permohonan mulai dari pengirim permohonan awal sampai dengan yang terakhir. Jika posisi terakhir disposisi berada di user maka akan muncul 2 pilihan :

1. Naikkan : Untuk menyetejui konsep surat dan menaikkan ke atasan user2. Koreksi : Untuk melakukan koreksi atas konsep surat.

14

Untuk melakukan koreksi silahkan pilih link Koreksi, kemudian tampil halaman :

Untuk memilih tujuan koreksi, silahkan klik pada combobox tujuan koreksi, akan tampil list tujuan koreksi permohonan sebagaimana tampilan berikut :

Pilih tujuan koreksi permohonan, kemudian isi catatan koreksi serta file koreksi (optional) kemudian klik tombol kirim untuk mengirim catatan koreksi permohonan penandatangan naskah dinas.

Untuk melakukan persetujuan atas konsep surat silahkan pilih link Naikkan, kemudian tampil halaman :

15

Klik Disini

Untuk memilih tujuan permohonan penandatangan naskah dinas, silahkan klik pada combobox tujuan, akan tampil list tujuan atasan user sebagaimana tampilan berikut :

Pilih tujuan permohonan naiknya permohonan penandatanganan naskah dinas kemudian klik tombol kirim untuk mengirim catatan koreksi permohonan penandatangan naskah dinas.

Apabila penandatangan naskah dinas adalah user maka menu yang muncul sebagai berikut :

1. Koreksi : Untuk melakukan koreksi atas konsep surat.2. Tanda Tangan : Untuk menandatangani surat.3. Proses Selesai : Untuk membatalkan permohonan dan proses dihentikan.

16

Untuk menandatangani naskah dinas silahkan klik lingk tanda tangan, makan akan tampil halaman untuk konfirmasi passkey dari tanda tangan digital milik user.

Silahkan masukkan passkey user dan apabila passkeynya tidak sesuai akan tampil peringatan :

Apabila passkeynya benar maka proses penandatangan diproses oleh sistem.

17

6. Permohonan Keluar

Menu Permohonan Keluar digunakan untuk melihat semua daftar permohonan penanda tanganan naskah dinas secara digital.yang dibuat oleh User. Adapun tampilan menu Permohonan Keluar adalah sebagai berikut :

Untuk melakukan pencarian data permohonan, silahkan menggunakan fasilitas pencarian permohonan dengan memasukan kata kunci pencarian, bisa menggunakan nomor surat, pengirim surat, perihal maupun tanggal surat.

Untuk melihat detail permohonan keluar silahkan klik link detail di kolom Aksi kemudian akan muncul halaman seperti ini :

Pada halaman diatas ditampilkan mengenai keterangan permohonan tanda tangan surat dan riwayat atau urutan penyampaian permohonan mulai dari pengirim permohonan awal sampai dengan yang terakhir.

18

Untuk menambah permohonan penanda tanganan naskah dinas secara digital, silahkan klik link tambah baru pada halaman menu permohonan keluar dan akan menampilkan halaman sebagai berikut:

Untuk memilih pejabat yang menandatangani naskah dinas, silahkan klik pada combo box penandatangan dan akan tampil list seperti dibawah ini :

Untuk memilih pejabat yang akan memberikan persetujuan atau paraf pada konsep naskah dinas yang kita ajukan silahkan klik pada combo box tujuan dan akan tampil list seperti dibawah ini :

19

Apabila dalam pengajuan tersebut melampirkan pengantar atau nota dinas permohonan penandatanganan naskah dinas silahkan klik tombol browse pada baris pengantar dan akan muncul kotak dialog:

Pilih file yang mau diupload kemudian tekan tombol Open.

kemudian untuk memasukkan file surat silahkan klik tombol Browse akan muncul kotak dialog:

20

Pilih file yang mau diupload kemudian tekan tombol Open.

7. Ganti Password

Menu ini digunakan untuk merubah password account anda dengan cara memasukan password lama, password baru dan konfirmasi password baru kemudian klik tombol Ganti Password maka secara otomatis password anda akan berubah.

21

8. Saran

Menu ini digunakan untuk mengirim saran kepada administrator web dan saran anda dapat dilihat oleh semua user di Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik.

9. Aktifitas LoginMenu ini digunakan untuk mengetahui aktifitas login terahir dari operator masing-

masing perangkat daerah. Tampilan menu aktifitas login sebagai berikut:

22

10. Profil

Menu ini digunakan untuk melihat data profil user. Pada menu ini terdapat field atau kotak isian telegram id yang berfungsi untuk mendapatkan notifikasi di aplikasi telegram dari tnde apabila user mendapatkan surat masuk baru, disposisi/ laporan baru dan permohonan penandatanganan digital baru/koreksi atas permohonan penandatanganan digital.

Field atau kotak isian Sertifikat TTD hanya untuk user yang menduduki jabatan structural yang telah mendapat kewenangan untuk melakukan penandatangan secara digital. Untuk mengupload file sertifikat digital klik tombol browse, kemudian akan muncul tampilan kotak dialog sebagai berikut :

Pilih file sertifikat digital yang mau diupload kemudian tekan tombol Open. Untuk menyimpan perubahan klik edit.

23

11. Log OutDengan memilih menu ini anda akan keluar dari aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik

dan akan kembali ke halaman Login.

B. OPERATOR

Operator adalah user yang diberi akses khusus untuk ikut memantau alur/perjalanan surat yang masuk ke pimpinan SKPD. Berkenaan dengan hal tersebut, operator akan mendapat penambahan 4 menu dari menu user biasa sehingga tampilan menu utama bagi operator berubah menjadi sebagai berikut :

Pada gambar diatas Menu utama dibedakan menjadi 2 bagian :

1. Data Pimpinan : berisi data-data yang diterima pimpinan seperti data surat masuk, data surat keluar, data disposisi masuk dan data disposisi keluar.

2. Data pribadi : berisi semua data yang dimiliki user

Operator bisa melihat semua data pimpinan dengan tujuan agar bisa mengingatkan pimpinan apabila pimpinan lupa akan suatu acara atau ada surat masuk ataupun disposisi masuk yg belum dibaca. Menu tambahan bagi operator adalah menu yang berada pada grup Data Pimpinan yang terdiri dari :

1. Surat masukMenu surat masuk digunakan untuk melihat semua daftar surat yang masuk ke SKPD

yang berkaitan dengan Pimpinan user serta untuk menambah surat masuk yang berasal dari luar instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pemalang. Adapun tampilan menu surat masuk adalah sebagai berikut :

24

Pada list daftar surat diatas, surat berdasarkan statusnya digolongkan ke dalam 2 jenis, yaitu Surat Belum Dibaca (warna ungu) dan Surat Sudah Dibaca (warna orange).

Pada kolom aksi terdapat menu. Menu Download digunakan untuk mengcopy file surat dari server TNDE ke komputer user. Jika link download di klik akan muncul kotak dialog seperti ini :

Tinggal pilih Save File lalu tekan tombol OK, maka proses download ke komputer user akan dimulai.

Untuk melakukan pencarian data surat, silahkan menggunakan fasilitas pencarian surat dengan memasukan kata kunci pencarian, bisa menggunakan nomor surat, pengirim surat maupun tanggal surat.

Untuk menambah surat masuk baru (dari luar instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pemalang misalkan dari BPD Bank Jateng) silahkan klik link Tambah Baru di bawah list daftar surat masuk. Dan akan muncul halaman seperti ini :

25

Silahkan lengkapi form diatas kemudian klik tombol kirim. Maka secara otomatis akan masuk ke daftar surat masuk user. Yang perlu diperhatikan, yang pertama untuk mengisi tanggal surat silahkan klik tombol merah disamping field tanggal surat maka akan muncul kalender kemudian tinggal pilih tanggalnya maka secara otomatis akan masuk ke field tanggal.

kemudian untuk memsaukkan file surat silahkan klik tombol Browse akan muncul kotak dialog :

26

Di Klik

pilih file yang mau diupload kemudian tekan tombol Open.

2. Surat KeluarMenu surat keluar digunakan untuk melihat semua daftar surat yang keluar dari SKPD

yang berkaitan dengan user serta untuk menambah surat keluar yang berasal dari SKPD user. Adapun tampilan menu surat keluar adalah sebagai berikut :

Untuk melakukan pencarian data surat, silahkan menggunakan fasilitas pencarian surat dengan memasukan kata kunci pencarian, bisa menggunakan nomer surat, pengirim surat maupun tanggal surat.

Untuk melihat detail surat keluar silahkan klik link detail di kolom Aksi kemudian akan muncul halaman seperti ini :

27

Pada gambar diatas terlihat lengkap detail dari surat yang dikirim termasuk status surat apakah sudah dibaca atau belum oleh penerima. Apabila user ingin mendownload surat aslinya tinggal klik link surat yang berada di keterangan tentang file surat atau dengan mengklik link download surat di bawah keterangan surat.

Jika user hanya ingin melihat isi surat silahkan pilih option Open with terus klik tombol Ok, akan tetapi jika user ingin mengcopy file surat ke komputer user maka user harus memilih option yang Save File kemudian klik tombol OK.

Untuk menambah surat keluar baru silahkan klik link Tambah Baru di bawah list daftar surat keluar. Dan akan muncul halaman seperti ini :

28

Isi form diatas khusus field Tujuan dan Tembusan yang berada di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Pemalang sifatnya multiple (bisa dipilih lebih dari satu) dengan cara menekan tombol Control sambil mengklik alamat tujuan/tembusan surat.

Sedangkan untuk Tujuan dan Tembusan Surat yang di luar lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Pemalang dengan mengetik langsung di field yang disediakan dan apabila Tujuan / Tembusan di luar lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Pemalang lebih dari satu, user tinggal mengklik tombol Tambah Tujuan / Tambah Tembusan maka otomatis akan menambah satu field dibawah field yang sudah tersedia.

29

Untuk mengisi tanggal surat silahkan klik tombol merah disamping field tanggal surat maka akan muncul kalender kemudian tinggal pilih tanggalnya maka secara otomatis akan masuk ke field tanggal.

kemudian untuk memsaukkan file surat silahkan klik tombol Browse akan muncul kotak dialog :

pilih file yang mau diupload kemudian tekan tombol Open.

30

Klik Disini

3. Disposisi Masuk

Menu Disposisi Masuk digunakan untuk melihat semua daftar disposisi yang masuk untuk user. Adapun tampilan menu Disposisi Masuk adalah sebagai berikut :

Disposisi masuk berdasarkan penerima terakhir disposisi dibedakan menjadi 3 yaitu :

1. Jika penerima terakhir adalah pimpinan user dan prosesnya belum selesai warnanya adalah ungu

2. Jika penerima terakhir bukan pimpinan user dan prosesnya belum selesai warnanya adalah biru muda

3. Jika proses disposisi selesai maka warnanya putih

Untuk melihat detail dari disposisi silahkan klik link Detail di kolom Aksi dan akan muncul halaman seperti dibawah ini.

31

Pada halaman diatas ditampilkan mengenai keterangan surat dan riwayat atau urutan penyampaian disposisi mulai dari pengirim disposisi awal sampai dengan yang terakhir. Jika link download di klik akan muncul kotak dialog seperti ini :

Tinggal pilih Save File lalu tekan tombol OK, maka proses download ke komputer user akan dimulai.

32

4. Disposisi Keluar

Menu Disposisi keluar digunakan untuk melihat semua daftar disposisi awalnya berasal dari user. Adapun tampilan menu Disposisi keluar adalah sebagai berikut :

Disposisi keluar berdasarkan penerima terakhir disposisi dibedakan menjadi 3 yaitu :

1. Jika penerima terakhir adalah user dan prosesnya belum selesai warnanya adalah ungu2. Jika penerima terakhir bukan user dan prosesnya belum selesai warnanya adalah biru

muda3. Jika proses disposisi selesai maka warnanya putih

Untuk melihat detail dari disposisi silahkan klik link Detail di kolom Aksi dan akan muncul halaman seperti dibawah ini.

33

Pada halaman diatas ditampilkan mengenai keterangan surat dan riwayat atau urutan penyampaian disposisi mulai dari pengirim disposisi awal sampai dengan yang terakhir. Jika link download di klik akan muncul kotak dialog seperti ini :

Tinggal pilih Save File lalu tekan tombol OK, maka proses download ke komputer user akan dimulai.

34