1

WAWANCARABAB V

DEFENISI

Suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya – jawab

2

Jenis Informasi yang dicari

• Pendapat orang yang diwawancarai• Perasaannya tentang kondisi sistem saat ini• Tujuan pribadi dan organisasional• Prosedur – prosedur informal

Pendapat orang yang diwawancarai

• Pendapat orang yang diwawancarai dapatmengungkap fakta dan problem yang adapada organisasi

• Bisa menemukan masalah utama yang ingindiungkapkan oleh pemilik organisasi

3

Perasaannya tentang kondisi sistemsaat ini

• Orang yang diwawancarai lebih mengetahuitentang organisasinya

• Budaya organisasi dapat dipahami denganmendengarkan perasaan orang yang kitawawancarai

Tujuan Pribadi dan Organisasional

• Mengetahui tujuan pribadi danorganisasional dapat menjelaskangambaran masa depan suatu organisasi

4

Prosedur – prosedur informal

• Pada saat dilakukan wawancara, selaindituntut untuk dapat melakukan kontrol ataswawancara, seorang analis harus mampumembangun kepercayaan dan pemahamansesegera mungkin terhadap organisasi(prosedur dan kebiasaan).

• Hal diatas dapat dilakukan dengan caramerencanakan dan mempelajari sebelummemulai wawancara

Merencanakan Wawancara

Ada 5 langkah dalam mempersiapkanwawancara yang mencakup serangkaiankegiatan mulai dari pengumpulan materi latarbelakang yang mendasar sampai memutuskansiapa yang mewawancarai :

5

Persiapan Wawancara

1. Membaca materi latar belakang2. Menetapkan tujuan wawancara3. Memutuskan siapa yang diwawancarai4. Menyiapkan orang yang diwawancarai5. Menyiapkan jenis dan struktur pertanyaan

Membaca materi latar belakang

Membaca informasi latar belakang tentangorang yang diwawancarai danorganisasinya.Informasi dapat diperoleh dari website, laporan berkala, orang lain dan publikasilainnyaKeuntungannya adalah bisa mengetahuikosakata yang biasa digunakan sertamemaksimalkan waktu yang ada

6

Menetapkan tujuan wawancara

Menetapkan tujuan berdasarkan informasiyang diperoleh. Penetapan tujuan harus meliputi :

Sumber InformasiFormat InformasiFrekuensi pembuat keputusanKualitas informasiGaya pembuatan keputusan

Memutuskan siapa yang diwawancarai

• Pada saat memutuskan siapa orang yang akan diwawancarai, sertakan orang-orangterpenting dari setiap tingkatan organisasi

7

Memutuskan siapa yang diwawancarai

• Pemberitahuan kepada orang yang diwawancarai baik melalui telp, email, ataumedia komunikasi lain

• Tujuannya adalah agar orang yang akandiwawancarai dapat mempersiapkan diri

• Yang harus diperhatikan pada saatdiwawancarai mereka tidak sedang dalamkeadaan bekerja, lama wawancara antara45 menit – 1 jam. Sebab jika melebihi bisamengakibatkan rasa bosan

Menyiapkan jenis dan strukturpertanyaan

• Tulis pertanyaan yang mencakup area dasarpembuatan keputusan

• Jenis pertanyaan ada 2 yaitu :Open - EndedClose - Ended

• Struktur pertanyaan ada 3 yaitu :PiramidCorongWajik

8

Jenis pertanyaan : Open - Ended

Menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk meresponKeuntungan :

1. Membuat orang yang diwawancarai senang2. Memungkinkan orang yang kita wawancarai

meningkatkan kosakata yang mencerminkan nilai-nilai, sikap dan pendidikan

3. Kaya akan detail4. Membuka peluang pertanyaan berikutnya5. Lebih menarik perhatian orang yang diwawancarai6. Memunculkan spontanitas7. Menyusun kata lebih mudah8. Bisa digunakan saat terdesak karena penanya tidak siap

Jenis pertanyaan : Open - Ended

Kekurangan :1. Kemungkinan menghasilkan banyak detail

yang terlalu melebar2. Kemungkinan hilangnya kontrol atas

wawancara3. Memungkinkan respon yang memakan banyak

waktu untuk informasi yang dikumpulkan4. Kemungkinan menunjukan penanya tidak siap5. Kemungkinan memeberi kesan penanya

sedang memancing tanpa tujuan jelas

9

Jenis pertanyaan : Close - Ended

Pertanyaan tertutup memberi respon yang terbatas bagi orang yang diwawancaraiKelebihan :

1. Menghemat waktu2. Dengan mudah membandingkan orang yang

diwawancarai3. Langsung ke sasaran4. Tetap dapat mengontrol wawancara5. Membongkar banyak hal dengan cepat6. Mendapatkan data-data yang relevan

Jenis pertanyaan : Close - Ended

Kekurangan :1. Membosankan orang yang diwawancarai2. Sering gagal mendapatkan banyak detail3. Kehilangan gagasan utama untuk alasan

sebelumnya4. Gagal membangun hubungan antara penanya

dengan orang yang diwawancarai

10

Jenis Pertanyaan : Berlanjut

Tujuannya adalah melampaui jawaban awalagar mendapat gambaran yang lebih jelaslagi, untuk mengklarifikasi dan memperluaspoin orang yang diwawancaraiContoh :

“Mengapa ?”“Bisakah anda memberi contoh ?”“Bisa menerangkan lebih terperinci lagi ?”

Pertanyaan Jebakan

Ada 2 jenis pertanyaan yang bisamenyebabkan data yang sudahdikumpulkan hancur, yaitu :

1. Pertanyaan mengarah2. Pertanyaan dua cabang

11

Pertanyaan mengarah

• Pertanyaan mengarah cenderung membawapenanya kedalam respon yang diinginkanorang yang mewawancarai

• Hindari pertanyaan mengarah untukmendapatkan data-data yang layak danvalid sehingga mudah dimengerti dandipahami

Pertanyaan dua cabang

• Satu pertanyaan yang menggunakan duapertanyaan yang terpisah, tapi sebenarnyahanya memerlukan 1 jawaban

• Contoh :– “Keputusan apa yang dibuat pada hari tertentu

dan bagaimana anda membuatnya ?”

12

Struktur pertanyaan : Piramid

• Dimulai dari pertanyaan khusus (biasanyamenggunakan close – ended) dan diakhiridengan pertanyaan umum (biasanyamenggunakan open – ended)

• Contoh : Lihat halaman 135

Struktur pertanyaan : Corong

• Dimulai dari pertanyaan umum (biasanyamenggunakan open – ended) dan diakhiridengan pertanyaan khusus (biasanyamenggunakan close – ended)

• Contoh : Halaman 136

13

Struktur pertanyaan : Wajik

• Merupakan kombinasi antara piramid dancorong

• Dimulai dari pertanyaan khusus (biasanyamenggunakan close – ended) Kemudiandengan pertanyaan umum (biasanyamenggunakan open – ended) dan diakhiridengan pertanyaan khusus (biasanyamenggunakan close – ended)

• Contoh : Halaman 136

WawancaraTerstruktur VS Tak Terstruktur

Wawancara terstruktur adalah wawancaramenggunakan pertanyaan yang tersusundan berurutan.Untuk suatu wawancara yang terstrukturyang benar-benar lengkap, segalasesuatunya direncanakan dengan baik danrencana tersebut dirancang dengan ketatPertanyaan yang digunakan lebih banyakmenggunakan pertanyaan yang tertutup

14

Membuat Rekaman untuk Wawancara

Rekaman adalah aspek terpenting dalamwawancaraDigunakan sebagai sumber informasisetelah wawancara selesai dilakukanAda 2 media perekaman :

Rekaman AudioRekaman kertas

15

Rekaman Audio

• Kelebihan– Menampilkan rekaman yang akurat– Membebaskan penanya mendengarkan apapun

yang dikatakan– Memungkinkan kontak mata yang lebih baik– Wawancara bisa didengar ulang untuk anggota

tim lain

Rekaman Audio

• Kelemahan– Orang yang diwawancarai mungkin agak

tertekan– Penanya mungkin tidak terlalu memperhatikan

karena semua sudah terekam– Sulit menempatkan bagian yang dianggap

penting selama perekaman– Biaya pengumpulan data menjadi meningkat

karena memerlukan transkripsi tape

16

Rekaman Catatan

• Kelebihan :– Membuat penanya selalu siaga– Menambah ingatan akan pertanyaan penting– Membantu ingatan akan kecenderungan

wawancara terpenting– Menunjukan ketertarikan penanya dengan

wawancaara– Mendemonstrasikan kesiapan penanya

Rekaman Catatan

• Kekurangan :– Hilangnya kontak mata yang vital – Hilangnya rentetan pertanyaan– Membuat orang yang diwawancarai menjadi

ragu-ragu untuk bicara saat penanya menulis– Menimbulkan perhatian yang berlebihan

terhadap fakta serta justru mengurangi perhatianpada orang yang diwawancarai

17

Sebelum Wawancara

• Ada beberapa hal yang perlu diperhatikanyaitu : – Perhatikan busana yang akan dipakai– Datang lebih awal dari waktu yang telah

ditentukan, gunakan waktu luang tersebut untukmembuka kembali catatan

– Konfirmasikan kedatangan anda kepada orangyang akan diwawancarai

Menjalankan Wawancara

• Saat pertama bertemu, jabat tangan orang yang akandiwawancarai

• Saat duduk, segera keluarkan alat perekam atau bukucatatan. Tegaskan kembali “kerahasiannya”

• Mulai pertanyaan sesuai dengan jenis dan struktur yang dipilih

• Sebutkan hal-hal mendetail yang diharapkan dgn memberipertanyaan lanjutan

• Semua materi wawancara dilakukan dalam waktu 45 menit –1 jam untuk menghindari kebosanan

• Akhiri wawancara dengan memberikan pertanyaan kunci “apakah ada hal penting yang belum dibahas yang pentinguntuk saya ketahui ?“

• Simpulkan hasil wawancara.

18

Menulis Laporan Hasil Wawancara

• Menangkap esensi wawancara lewat suatulaporan tertulis

• Tujuannya adalah memastikan kualitasdata-data hasil wawancara

• Laporan harus ditulis secepat mungkinuntuk menghindari keraguan akankeakuratan data.

• Tinjau laporan wawancara denganresponden pada pertemuan selanjutnya

Joint Application Design

Pendekatan alternatif untuk mewawancaraipengguna satu demi satu secaraberkelompokLatar belakangnya adalah untuk menyingkatwaktu dan biaya yang diperlukan, meningkatkan mutu hasil informasi sertauntuk menciptakan identifikasi lebih banyakpengguna dengan sistem informasi barusebagai hasil proses yang partisifatif

19

JAD

JAD memerlukan komitmen yang khususdari para penganalisi dan pihak organisasiBisa menjadi sangat efektif dan bisadianggap sebagai alternatif untuk beberapametode tradisional yang digunakan untukmenganalisis sistem

Kondisi yang mendukung JAD

1. Pengguna menginginkan sesuatu yang baru, bukan solusi standar untuk suatu problem khusus

2. Budaya organisasi mendukung perilakupenyelesaian bersama antar pegawai dari level yang berbeda

3. Analis memprediksi jumlah ide yang dihasilkanwawancara 4 mata tidak sebanyak yang dihasilkan pengamatan berkelompok

4. Workflow organisasi memungkinkan ketiadaanpersonel kunci selama waktu 2 – 4 hari

20

Siapa saja yang terlibat

• Sedikitnya satu orang penganalisis• 8 – 12 orang pengguna yang terpenting dari tiap

level organisasi• Pimpinan sesi (tidak harus seorang analis) • 1 – 2 orang pengamat• Seorang penulis dari departemen SI• Sponsor eksekutif dan anggota senior yang akan

memberikan kesimpulanCatatan

Lokakarya tidak boleh dimulai jika semua anggotabelum hadir

Merencanakan Lokakarya JAD

• Menentukan dasar masalah melalui studilanjutan dan perencanaan

• Menentukan jangkauan proyek yang harusdicakup JAD (kadang suatu proyekmemerlukan lebih dari satu sesi JAD, Namun terlalu banyak sesi akan melarutkankelebihan JAD)

• Menentukan tujuan wawancara(mengumpulkan informasi untukmemfasilitasi pemahaman mengenai apayang sedang terjadi didalam perusahaan)

21

Tempat Penyelenggaraan

• Bila memungkinkan penyelengaraan JAD dilaksanakan selama 2 – 4 hari yang jauh darilingkungan organisasi (untuk meminimalkangangguan rutin)

• Dilakukan didalam ruangan yang menyenangkanyang memuat minimal 20 orang, minimal harus ada2 buah OHP, papan tulis, dan akses ke ruang photo kopi. Dilengkapi juga dengan jaringan komputersistem proyeksi da perangkat lunak untukmemfasilitasi interaksi kelompok sekaligusmengurangai prilaku yang tidak produktif

Menjalankan Analisis Terstruktur

• Pada sesi JAD akan diuji poin-poin :– Perencanaan– Penerimaan– Pemrosesan / penyaluran arsip– Pemantauan dan penetapan– Pemrosesan– Perekaman– Pengiriman– Evaluasi

22

Menjalankan Analisis Terstruktur

• Pertanyaan yang harus dikembangkan– Siapa– Apa– Bagaimana– Dimana– Mengapa

Kelebihan JAD

• Menghemat waktu dan biaya• Memungkinkan perkembangan yang cepat• Kemungkinan pengembangan kepemilikan

sistem informasi• Pengembangan desain yang lebih kreatif

23

Kekurangan JAD

• Membutuhkan komitmen 18 – 20 orang (karenaJAD memerlukan waktu 2 – 4 hari, tidak mungkinmelakukan aktifitas lain secara bersamaan)

• Jika persiapan setiap sesi JAD dan laporan tindaklanjut tidak memadai maka hal-hal yang berhubungan dengan desain menjadi berkurang

• Keahlian organisasi dan budaya organisasi tidakcukup bisa dikembangkan sehingga memungkinkanupaya bersama yang lebih produktif dalammenyusun JAD