visi - ppsub.ub.ac.id · laporan tinjauan manajemen pascasarjana tahun 2019 pascasarjana...

Visi

Menjadi pusat pengembangan magister dan doktor multidisiplin yang berstandar

internasional, melalui proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat.

Misi

Berdasarkan visi tersebut maka misi Pascasarjana Multidisipliner Universitas Brawijaya

adalah sebagai berikut:

1. mengembangakan program studi multidisiplin sesuai dengan kebutuhan

pembangunan masyarakat dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi;

2. mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan

pendekatan multidisiplin serta mengupayakan penerapannya untuk meningkatkan

taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional;

3. menyelenggarakan proses penjaminan mutu bagi program magister dan doktor

secara efektif dan efisien.

Laporan Tinjauan Manajemen Pascasarjana Tahun 2019

Pascasarjana Universitas Brawijaya i

LEMBAR PENGESAHAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode/No : UN10/F40/

HK.01.02.e/60

21 Oktober 2019

Laporan Tinjauan Manajemen Ke-4

Halaman 1 dari 27

Laporan Tinjauan Manajemen

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Fadillah Putra,

S.Sos., M.Si.,

M.Paff., Ph.D

Wakil Direktur I

22-10-2019

2. Pemeriksaan Prof.Dr. Marjono,

M.Phil Direktur

22-10-2019

3. Persetujuan Prof.Dr. Marjono,

M.Phil Direktur

22-10-2019

4. Penetapan Prof.Dr. Marjono,

M.Phil Direktur

22-10-2019

5. Pengendalian Fadillah Putra,

S.Sos., M.Si.,

M.Paff., Ph.D

Wakil Direktur I

22-10-2019


Pascasarjana Universitas Brawijaya ii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................... i

I. PENDAHULUAN ............................................................................................. 1

II. HASIL ........................................................................................................... 5

1. Status Tindakan dari Tinjauan Manajemen Sebelumnya............................... 5

2. Perubahan pada Eksternal dan Internal Organisasi...................................... 6

3. Kinerja dan Efektivitas SMM ...................................................................... 6

a. Proses Pemantauan dan Pengukuran Kinerja ........................................ 6

b. Capaian Sasaran Mutu ....................................................................... 6

c. Evaluasi Capaian Indikator Kinerja ...................................................... 9

d. Evaluasi Program Kerja ..................................................................... 12

e. Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan ............................................ 13

f. Kepuasan pelanggan dan Umpan Balik Stakeholders ............................ 15

g. Hasil-hasil Audit ............................................................................... 19

h. Kinerja Penyedia Barang/Jasa Eksternal .............................................. 25

4. Evaluasi Kecukupan Sumberdaya ............................................................. 25

5. Efektivitas Tindak Lanjut yang Diambil terhadap Resiko dan Peluang ........... 26

6. Peluang untuk Perbaikan ......................................................................... 26

III. KESIMPULAN DAN UCAPAN TERIMAKASIH ...................................................... 27


Pascasarjana Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Dirintis tahun 1981 dalam bentuk kerjasama antara Universitas Brawijaya dan

Universitas Gajah Mada untuk menyelenggarakan Program Kegiatan Pengumpulan Kredit

(KPK) UGM – UNIBRAW. Program ini bertujuan untuk membantu Unibraw dalam

merencanakan dan melaksanakan pendidikan pascasarjana secara mandiri. Pada awal tahun

1982 turun SK Mendikbud dan mulai dibuka 2 kelas untuk Program Studi Sosial Ekonomi

Pertanian dan Program Studi Ilmu Tanaman.Tahun akademik 1985/1986 dibuka Program

Studi Pengelolaan Tanah dan Air, dilanjutkan tahun 1989 dibuka kelas untuk Minat Teknologi

Pasca Panen dan tahun 1990 dibuka untuk Minat Pakan Ternak yang keduanya didalam

Program Studi Ilmu Tanaman, akan tetapi beberapa tahun kemudian keduanya berkembang

menjadi program studi sendiri.

Sejak tanggal 27 Pebruari 1993 sesuai SK Dikti No. 104, 105, 106/DIKTI.Kep/1993

Pascasarjana melakukan kegiatan secara mandiri dengan 3 program studi (Ilmu Ekonomi

Pertanian, Ilmu Tanaman dan Pengelolaan Tanah dan Air).Sejak saat itu PSUB semakin

berkembang dengan penambahan beberapa program studi antara lain: Program Studi

Teknologi Hasil Pertanian; Program Studi Ilmu Ternak; Program Studi Manajemen; Program

Studi Ilmu Administrasi; Program Studi Biomedik; Program Studi Biologi Reproduksi; dan PS.

Teknik Sumberdaya Air

Sejak tahun akademik 1998/1999 PSUB mulai menyelenggarakan S3 Ilmu Pertanian,

dan S2 nya berkembang menjadi 12 PS. Dalam perkembanganya hingga tahun 2005/2006

PSUB telah memiliki 20 program studi magister dan 5 program doktor.Perkembangan yang

dicapai PSUB tersebut tidak datang tiba-tiba. Berawal dari beberapa gelintir mahasiswa

dengan beaya studi pribadi maupun mencari terobosan beasiswa (ADB Loan, IAEUP,

Karyasiswa, URGE, BPPS) hingga tahun 2006, mahasiswa Pascasarjana mencapai ribuan

orang.

Mulai tahun akademik 2006/2007, berdasarkan SK Rektor Universitas Brawijaya No.

030/SK/2006 tertanggal 27 Pebruari 2006, pengelolaan Pascasarjana bidang studi

monodisiplin diselenggarakan oleh Fakultas-Fakultas sedangkan program studi lintas disiplin

diselenggarakan tetap di PSUB. Terhitung sejak tanggal 1 September 2006, semua program

studi sudah diselenggarakan langsung oleh Fakultas kecuali program studi yang bernaung di

Fakultas Teknik dan Kedokteran masih melakukan peralihan sehingga masih diselenggarakan

di PSUB.

Setelah masa peralihan dianggap cukup, pada semester Genap Tahun Akademik

2008/2009, Awal Pebruari 2009 Program Studi monodisplin dibawah nauangan Fakultas



Teknik dan Fakultas Kedokteran akhirnya dapat dikelola langsung di Fakultas masing-

masing. Sejak saat itu pula sejarah pengelolaan Pascasarjana Universitas Brawijaya memulai

babak baru dimana yang dikelola dibawah PSUB adalah khusus Program Studi yang lintas

disiplin.

Pada semester ganjil Tahun Akademik 2010/2011, PSUB memiliki 3 Program Studi

Magister dan 1 Program Studi Doktor, yaitu : Program Magister Pengelolaan Sumberdaya

Lingkungan (PSL), Program Magister Kajian Wanita (PMKW), Program Magister Wawasan

Nusantara dan Ketahanan Nasional (Wasantanas) dan Program Doktor Kajian Lingkungan

dan Pembangunan (PDKLP). Pascasarjana Universitas Brawijaya (PSUB) selalu berkomitmen

untuk memberikan peluang adanya koreksi terhadap proses dan pencegahan produk yang

tidak sesuai. Tinjauan manajemen PSUB disusun dengan mempertimbangkan semua aspek

yang terkait langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem

manajemen. Hasil dari tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perubahan sistem,

bahkan organisasi di PSUB

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Pascasarjana

Universitas Brawijaya melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang

dipersyaratkan, yaitu:

1. Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya.

2. Perubahan pada eksternal dan internal organisasi yang relevan dengan SMM.

3. Informasi kinerja dan efektivitas SMM, meliputi tren-tren:

a. Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak-pihak yang relevan. Umpan balik

terhadap kegiatan PSUB, hasil indeks kepuasan masyarakat (IKM) dan kompilasi

keluhan pelanggan PJM

b. Hasil pengukuran capaian sasaran mutu.

c. Kinerja proses dan kesesuaian produk/jasa.

d. Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan.

e. Hasil-hasil pemantauan dan pengukuran.

f. Hasil-hasil audit. Hasil Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 17 (klarifikasi), Temuan-

temuan Surveillance Visit 1 & 2 ISO 9001:2008 oleh Lloyd’s Register Quality

Assurance (LRQA).

g. Kinerja penyedia barang/jasa eksternal.

4. Evaluasi kecukupan sumberdaya.

5. Efektivitas tindak lanjut yang dilakukan dibandingkan dengan resiko dan peluang.

6. Peluang-peluang untuk perbaikan.



Metode Pelaksanaan Tinjauan Manajemen

Metode Pelaksanakan Tinjauan Manajemen Pascasarjana Multidisiplin

1. Laporan Tinjauan Manajemen di kirim oleh GJM untuk di sosialisasikan melalui print

out yang dikirim ke seluruh pimpinan di Pascasarjana (Direktur, wadir-1 dan wadir-2)

dan seluruh unit terkait (KPS, BPPM, PSIK, BPJ, Keuangan, Akademik, dll)

2. Masukan atau saran-saran dari Tinjauman manajemen sebelumnya dibahas di acara-

acara yang mempertemukan banyak pihak terkait seperti rapat kerja, rekonstruksi

kurukulum, rapat pimpinan)

3. Tinjauan manajemen tahun 2019 dilaksanakan pada rapat kerja di hotel Zamzam

Batu pada tanggal 7 April 2019 seperti tampak pada Gambar dibawah ini :

Peserta rapat kerja yang hadir adalah : Direktur Pascasarjana Multidisiplin, Wakil

Direktur I, Wakil Direktur II, seluruh unit pengelola di Pascasarjana yaitu Program Studi,

Perwakilan, Dosen Pengampu seluruh PS di lingkungan Pascasarjana, Gugus Jaminan Mutu

(GJM), BPPM (Badan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat), Pusat Sistem Informasi dan

Kehumasan (PSIK), Badan Pengelola Jurnal (BPJ), IRO (International Relationsip Office),

Bagian Keuangan, Akademik dan seluruh tenaga kependidikan Pascasarjana Multidisiplin.

4. Rekonstruksi Kurikulum Berbasis OBE (Outcome Based Education) Program Studi di

Lingkungan Pascasarjana Interdisiplin Universitas Brawijaya pada hari Sabtu, 6 April

2019. Acara ini dihadiri oleh Pengelola Pascasarjana Interdisiplin UB, alumni dan

mahasiswa Pascasarjana Interdisiplin UB

5. Workshop Penyusunan RPS (Rencana Pembelajaran Semester) Pascasajana

Interdisipliner UB, dilaksanakan pada hari Sabtu, 6 Juli 2019 yang dihadiri oleh

Pengelola Pascasarjana Interdisiplin UB dan Dosen-dosen Pengampu Mata Kuliah di

Pascasarjana Interdisiplin UB

Tinjauan Manajemen (tanggal 7 April 2019)



6. Refreshing Audit Internal Mutu UKPA Siklus 17, dilaksanakan pada Jumat, 11 Oktober

2019

7. Rapat Klarifikasi Temuan AIM UKPA Siklus 17 tahun 2018 dilaksakan pada Senin –

Rabu, 14-16 Oktober 2019

Rekonstruksi Kurikulum Berbasis OBE (Sabtu, 6 April 2019)

Workshop Penyusunan RPS (Sabtu, 6 Juli 2019)



II. HASIL

1. Status Tindakan dari Tinjauan Manajemen Sebelumnya

No. Rekomendasi

Tinjauan Manajemen

Sebelumnya

Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

1. Meningkatkan kerjasama

dengan fakultas lain dan universitas lain serta kerjasama internasional

Kerjasama 1. Universitas

Borneo Tarakan 2. Universitas Andi

Djemma Palopo

3. Universitas Cokroaminoto Palopo

4. Universidade Da Paz, Timor Leste

(Internasional) 5. Pemerintah

kota Palopo

Memperluas

Kerjasama dengan Fakultas Lain terkait Jurnal terindeks

minimal Sinta 2 untuk memudahkan syarat jurnal

mahasiswa pascasarjana

2. Forum pertemuan rutin per bulan

Diskusi Harian: 1. Wa group

seluruh

pengelola pascasarjana

2. Wa group

antara GJM dan KPS

3. Wa group tenaga

kependidikan

3. Evaluasi SOP Konsinyering SOP di koordinir PJM

Dari 40 jadi 59 SOP Konversi SOP

tingkat pasca ke format bizaqi bulan Jumat 14

September 2018 di hotel Atria

Melaksanakan SOP untuk melaksanakan

pelayananpendidikan di pascasarjana

4. Mengundang dosen

asing atau kuliah tamu

Program 3 in one

PSLP (Jepang) dan PMKW (Australia)

Memperbanyak

program 3 in one untuk prodi Wasantannas dan

PDIL

5. Meningkatkan kompetensi/keahlian mahasiswa melalui

pelatihan bersertifikat

Pelatihan AMDAL, Jurnal,

Memperluas pelatihan bersertifikat yaitu

Gender Budgeting (PMKW), Wawasan



Kebangsaan (Wasantannas)

6 Menyelenggarakan

seminar IISS dengan mengajukan prosiding terindeks scopus

IISS terindeks

scopus 2x th 2018 dan 2019

IISS yang

menghasilkan prosiding scopus akan diadakan

setiap tahun

7 Promosi untuk peningkatan jumlah mahasiswa

Lewat Pusat Informasi Digital (Website,

sosmed, kerjasama, dll)

Mengembangkan system informasi teknologi berbasis

industry 4.0

2. Perubahan pada Eksternal dan Internal Organisasi

Perubahan eksternal yaitu 1) Linieritas, 2) peraturan pemerintah tentang jarak

tempat mahasiswa tinggal dengan kampus, 3) Peraturan pemerintah tentang tugas belajar

(tubel) dan ijin belajar (ibel), 4) peraturan pemerintah BAN-PT tentang 9 Kriteria, 5)

perubahan status UB dari BLU menjadi PTNBH.

Perubahan internal yaitu 1) pergantian pimpinan pascasarjana, pergantian ketua

program studi 3x selama 4 tahun, 3) Rolling tenaga kependidikan, 4) tidak mempunyai

dosen tetap (dosen resource sharing), Tidak ada senat di tingkat pascasarjana multidisiplin,

dll

3. Kinerja dan Efektivitas SMM

a. Proses Pemantauan dan Pengukuran Kinerja

Proses pemantauan setiap 3 bulan sekali melakukan evaluasi kontrak kinerja.

b. Capaian Sasaran Mutu

Capaian sasaran mutu pascasarjana berdasarkan AIM siklus 17 tahun 2018 seperti

dapat dilihat pada Tabel berikut :



Tabel Audit Internal Mutu (AIM) siklus 17 tahun 2018 untuk Pascasarjana

No Indikator Kinerja Target UB Akhir

Tahun 2018

Target

Fakultas

Triwulan IV

Tahun 2018

Capaian Akhir

Oktober 2018

Dokumen

Pendukung (Ada /

Tidak Lengkap /

Lengkap)

1 Jumlah Mahasiswa yang

Berwirausaha 450 Mahasiswa 5 5 ada

2 Persentase Jumlah Lulusan

Bersertifikat Kompetensi 90% 90% 47 ada

3 Persentase Lulusan yang

Langsung Bekerja 20% 20% 88 ada

4 Rasio Afirmasi 11% 11% 2 ada

5 Jumlah Dosen Berkualifikasi

S3 35% 35 35 ada

6 Persentase Dosen

Bersertifikat Pendidik 70% 0 0 tidak ada

7 Persentase Dosen dengan

Jabatan Lektor Kepala 21% 0 0 tidak ada

8 Jumlah Dosen Bergelar

Guru Besar 7% 0 0 tidak ada

9 Jumlah Mahasiswa

Berprestasi 400 Mahasiswa 2 4 ada

10 Jumlah Prodi Terakreditasi

Minimal "B" 80% 80 100 ada

11 Akreditasi Institusi "A"

12 Rangking PT di Tingkat

Nasional #6

13

Opini Penilaian Laporan

Keuangan oleh Auditor

Publik

WTP

14 Jumlah Pusat Unggulan

IPTEK (PUI) 1 PUI

15 Jumlah Taman Sains dan

Teknologi yang Dibangun 1 Taman Sains

16 Jumlah Publikasi

Internasional 400 Artikel Jurnal 20 20 ada

17 Jumlah HKI yang

Didaftarkan 80 HKI 1 1 ada



18 Jumlah Sitasi Karya Ilmiah 10.000 Sitasi 300 300 ada

19 Jumlah Prototipe R & D 6 Prototipe 0 0 tidak ada

20 Jumlah Prototipe Industri 4 Prototipe 0 0 tidak ada

21 Jumlah Produk Inovasi 10 Produk 0 0 tidak ada

22 Jumlah Jurnal Bereputasi

Terindeks Global 1 Jurnal 0 0 tidak ada

23

Persentase Penggunaan

Dana Masyarakat untuk

Penelitian

15% 4 4 ada

24 Jumlah Penelitian yang

Dimanfaatkan Masyarakat 37 Penelitian 4 4 ada

25 Rasio Pendapatan PNBP

terhadap Biaya Operasional 85%

26 Jumlah Pendapatan BLU Rp904,984,599,000

27

Jumlah Pendapatan BLU

yang Bersumber dari

Pengelolaan Aset

Rp80,000,000,000

28 Modernisasi Pengelolaan

Keuangan BLU 80%

Sasaran mutu yang tidak tercapai disebabkan karena kurangnya motivasi dan kemampuan

memfasilitasi sebagai penyelenggara yang mempunyai wewenang sebagai lembaga pemberi

sertifikat. Solusi nya ke depan sebelum pascasarjana dapat sebagai penyelenggara yang

berwenang mengeluarkan sertifikat dengan menjalin kerjasama dengan lembaga yang

berwenang. Seperti misalnya sertifikat AMDAL, dapat mengadakan kerjasama dalam

penyelenggaraan pelatihan AMDAL.



c. Evaluasi Capaian Indikator Kinerja

Kinerja proses Pascasarjana Universitas Braijaya harus diukur dari

evaluasi ketercapaian indikator kinerja utama (IKU)

evaluasi ketercapaian indikator kinerja tambahan (IKT):

a. Evaluasi ketercapaian Standar Mutu UB

b. Evaluasi Ketercapaian Renstra Unit

c. Evaluasi Capaian Kontrak Kinerja

Tabel Rekapitulasi IKU Fakultas

No Uraian Kriteria IKU Target

Pemenuhan IKU Keterangan Kriteria IKU Pemenuhan IKU

Keterangan

Pemenuhan IKU

1

Kerjasama pendidikan, penelitian, dan PkM yang

relevan dengan PS dan dikelola oleh UPPS dalam 3 tahun terakhir.

RI >=0,02

RI =NI /NDT,RN =NN /NDT ,RL =NL /NDT ; NI = Jumlah kerjasama tingkat internasional.

NN = Jumlah kerjasama tingkat nasional. NL = Jumlah kerjasama tingkat wilayah/lokal.

NDT = Jumlah dosen tetap

1 Tidak memenuhi

2 Jumlah dosen tetap yang terlibat dalam kegiatan

pendidikan di PS.

DTPS >= 12 DTPS = dosen tetap yang terlibat dalam kegiatan pendidikan di PS.

4 memenuhi

3

SWMP DTPS (pendidikan, penelitian,

PkM, dan tugas tambahan).

12<=SWMP<=13

SWMP = Setara Waktu Mengajar Penuh PSLP = 12.4 (IKU 4) PMKW = 11.72 (IKU 1) Wasantanas = 13.80 (IKU 1) PDIL= 12.28 (IKU 4)

tidak memenuhi

untuk PS PMKW

dan Wasantanas





Keterangan

Pemenuhan IKU

4

Biaya operasional pendidikan/mahasiswa/ tahun dalam 3 tahun

terakhir (dalam juta rupiah)

DOP >= 20 (sarjana); DOP >=28 (Magister);

DOP>=40 (doktor)

DOP = Rata-rata dana operasional

pendidikan 4 memenuhi

5

Rata-rata dana

penelitian dosen (DPD)/ tahun dalam 3 tahun

terakhir.

DPD >= 10

(sarjana), DPD >=20 (magister

dan doktor)

DPD = dana penelitian dosen

PSLP = 63 (IKU 4) PMKW = 7 (IKU 1) Wasantanas = 125 (IKU 4) PDIL = 98 (IKU 4)

PS PMKW tidak

memenuhi IKU, PS

PSLP, Wasantanas,

dan PDIL

memenuhi IKU

6

Rata-rata dana PkM dosen

(DPkMD)/tahun dalam 3 tahun terakhir

DPkMD>=5

(sarjana, Magister, Doktor)

DPkMD= dana PkM dosen 1

Semua PS belum

memenuhi IKU,

akan dikonfirmasi

ke KPS

Pascasarjana

terkait dana

Penelitian dan

Pengabdian Dosen

Tetap di

Pascasarjana

7

Rata-rata jumlah penelitian DTPS yang sesuai dengan keilmuan

PS/tahun dalam 3 tahun terakhir

RI >= 0.05

RI = NI / 3 / NDT , RN = NN / 3 / NDT ,

RL = NL / 3 / NDT NI = Jumlah penelitian tingkat

internasional dalam 3 tahun terakhir. NN = Jumlah penelitian tingkat nasional dalam 3 tahun terakhir.

1

Semua PS belum

memenuhi IKU





Keterangan

Pemenuhan IKU

NL = Jumlah penelitian tingkat PT atau wilayah dalam 3 tahun terakhir. NDT = Jumlah dosen tetap.

8

Rata-rata jumlah judul PkM DTPS yang sesuai dengan keilmuan

PS/Tahun dalam 3 tahun terakhir.

RPkMD>=1

RPkMD = NPkM / 3 / NDT

NPkM = Jumlah judul PkM sesuai rumpun ilmu dalam 3 tahun terakhir. NDT = Jumlah dosen tetap.

RPkMD = Rata-rata jumlah judul PkM DTPS

PSLP = 0.384 (IKU 1)

PMKW = 1.35 (IKU 4)

Wasantanas = 0.311

(IKU 1)

PDIL = 0.333 (IKU 1)

PS PMKW sudah

memenuhi, PS

PSLP, Wasantanas

dan PDIL belum

memenuhi

9 Jumlah luaran penelitian dan PkM dosen tetap

dalam 3 tahun terakhir

RLP >= 1,

RLP =(4xNA +2x(NB +NC)+ND)/NDTNA =

Jumlah luaran penelitian/PkM yang mendapat pengakuan HKI (Paten, Paten Sederhana)

NB = Jumlah luaran penelitian/PkM yang mendapat pengakuan HKI (Hak Cipta, Desain Produk Industri, Perlindungan

Varietas Tanaman, Desain Tata Letak Sirkuit Terpadu, dll.) NC = Jumlah luaran

penelitian/PkM dalam bentuk Teknologi Tepat Guna, Produk (Produk Terstandarisasi, Produk Tersertifikasi),

Karya Seni, Rekayasa Sosial. ND = Jumlah luaran penelitian/PkM yang

diterbitkan dalam bentuk Buku ber-ISBN, Book Chapter . NDT = Jumlah dosen tetap.

1

Semua PS belum

memenuhi, (data

masih sampai

2018, data 2019

belum dimasukkan

(sampai 30

September)



d. Evaluasi Program Kerja

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Program BPJ

1. Penerbitan jurnal 100 %

2. Layanan deteksi plagiasi 100 %

3. Peningkatan Peringkat Akreditasi 100 %

B. Program B

1. Akreditasi 2 prodi 100 %

2. AIM 100 %

C. Program Akademik

1. Rekonstruksi kurikulum 100 %

2. Lecture series 100 %

3. Penyusunan RPS 100 %

4. 3 in one 100 %

5. Kuliah lapang 100 %

6 Perkuliahan 100 %

D. Program umum dan keuangan

1 Pemeliharahaan sapras perkantoran 100%

2 Pemeliharaan sapras pendukung pembelajaran 100%

E. Program PSIK

1 Promosi 100%

2 Digitalisasi 100%

3 Update website 100%

F. IRO

1. IISS 100%

2. Peningkatan jumlah mahasiswa luar negeri 100%

3. Peningkatan jumlah dosen luar negeri 100%

G BPPM 100%

1. Kerjasama 100%

2. DPP/SPP 100%

3. Peningkatan jumlah MoU 100%

Semua sudah terlaksana 100%



e. Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan

No. Masukan Tindakan Perbaikan

Tindakan Pencegahan Status (Open/ Closed)

A. Keluhan

1. Perbanyak waktu kuliah

lapang setiap MK, diskusi individu / kelompok, dan presentasi individu/kelompok

- Kuliah lapang yang

belum terjadwal akan dijadwalkan di awal semester.

- Diskusi dan presentasi akan

menyesuaikan dengan MK

- Di awal semester dan

awal tahun kuliah lapang untuk setiap MK akan diusulkan agar

bisa dilaksanakan setiap semester, untuk

membantu mahasiswa mendapatkan pemahaman lebih yang

didapat dari dalam kelas.

- Diskusi dan presentasi

Individu/kelompok akan menyesuaikan pokok bahasan setiap MK

Closed

2. Kemudahan prosedur

pelayanan Jurnal

Kemudahan mendapatkan pelayanan jurnal

Peraturan jurnal / SOP disosialisasikan kepada mahasiswa dan

diimplementasikan secara konsekuen oleh pengelolah jurnal.

Closed

3 siapkan printer untuk

kemudahan mahasiswa di

kelas atau ruang khusus

untuk menunjang kelancaran

tugas-tugas

Fasilitas printer belum bisa

dilaksanakan karena tugas mahasiswa merupakan

kewajiban personal

Tugas-tugas kuliah mulai menggunakan softcopy,

untuk mengurangi pemakaian kertas, bisa menggunakan Printer di

Ruang Baca Pascasarjana

Closed

4 Perlu peningkatan terhadap fasilitas tempat

ibadah

Sudah disiapkan mushola di lantai

1 dan 2 untuk keperluan ibadah mahasiswa

Sudah disiapkan mushola di lantai 1 dan 2 untuk

keperluan ibadah mahasiswa

Closed

B. Evaluasi Kepuasan

1. Layanan sesuai Maklumat

Layanan. “Memberikan layanan yang sebaik-baiknya

untuk mewujudkan kenyaman, keberhasilan,

dan kepuasan bersama “

SOP pelayanan

sudah dibuat untuk setiap proses akademik

dan unit kerja

Setiap kegiatan

pelayanan akademik dan kemahasiswaan perlu dibuat MP

Closed



No. Masukan Tindakan Perbaikan

Tindakan Pencegahan Status (Open/ Closed)

2 Kesesuaian Persyaratan SOP Peningkatan TOEFL dan TPA

Sudah dibuat SOP Closed

3 Kemudahan Prosedur SOP Prosedur Proses Pendidikan Magister dan

Doktor

Sudah dibuat SOP Closed

4 Kecepatan Pelayanan Pelatihan dan

Motivasi (refreshing) Pelayanan Prima

Sudah dilakukan

pelatihan pelayanan prima

Closed

5 Ketepatan waktu layanan Menggunakan sistem informasi

Penggunaan optimal Unit PSIK

Closed

2. .................... dst.

C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)

1. Sebaiknya memfasilitasi

riset group sehingga ada

pendanaan untuk

penelitian dan pengabdian

masyarakat. Diharapkan

ada pertemuan yang

difasilitasi oleh

pascasarjana sehingga

ada hasil penelitian yang

dihasilkan oleh dosen

pascasarjana.

Untuk tahun 2019 sudah ada

pendanaan penelitian dan pengabdian

masyarakat untuk masing-masing

Prodi.

Di Draft SOTK ada tim penelitian Dosen, hal ini

menjadi dasar upaya Pascasarjana, sehingga bisa dikelompokkan

Dosen untuk Prodi (Kelompok Dosen

Keahlian)

Closed

2. .................... dst.

D. Evaluasi Program Kerja

1. Masih ada program kerja

yang belum terlaksana

Semua Program

kerja sudah dilakukan

Ketua Program Studi dan

Ketua Badan Unit melakukan pemantauan secara berkala.

Closed

2. .................... dst.

E. Evaluasi Sasaran Mutu

1. ..............

2. .................... dst.



f. Kepuasan pelanggan dan Umpan Balik Stakeholders

1. Umpan Balik Pelanggan

Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari pihak eksternal

danpihak internal PSUB. Umpan balik pihak eksternal PSUB diperoleh melalui

instrumenIndeks Kepuasan Masyarakat Plus (IKM+), metode analisis data

menggunakan “nilai rata-rata tertimbang” dalam setiap indikator pelayanannya.

Kuesioner yang masuk akan diolah dalam data entri komputer untuk mendapat

IKM nya. Nilai IKM dihitung dengan menggunakan “Nilai rata-rata tertimbang”

masing-masing unsur pelayanan, dalam menghitung indeks kepuasan masyarakat

terhadap 13 indikator pelayanan yang dikaji, setiap unsur pelayanan memiliki

penimbang yang sama dengan memakai rumus sebagai berikut :

a. Bobot nilai rata-rata tertimbang = Jumlah bobot = 1 =0,077

Jumlah Indikator 13

b. IKM = Total dari Nilai persepsi per Indikator x Bobot nilai penimbang

Total indikator yang diisi

c. Nilai IKM dikonversikan dengan Tabel Nilai Persepsi, Interval IKM, Mutu

Pelayanan dan Kinerja Unit Pelayanan sebagai mana disajikan dalam Tabel

dibawah ini :

Tabel. Konversi IKM

Nilai Persepsi Nilai Interval

IKM Mutu

Pelayanan Kinerja Unit Pelayanan

1 1,00 – 1,75 D Tidak Baik

2 1,76 – 2,50 C Kurang Baik

3 2,51 – 3,25 B Baik

4 3,26 – 4,00 A Sangat Baik

Responden yang digunakan dalam kegiatan ini adalah mahasiswa

Pascasarjana, tenaga kependidikan, pihak luar dan dosen Pascasarjana

Universitas Brawijaya. Berikut tabel hasil rekapitulasi responden dalam

kegiatan pengisian IKM.



Tabel Rekapitulasi Responden (data yg lama yang baru proses)

No Tipe Responden Total

1 Mahasiswa 17

2 Dosen 5

3 Tenaga Kependidikan 5

4 Pihak Luar 10

Total 37

Tabel Data hasil analisis IKM Ps-UB (data yg lama yang baru proses)

No Layanan Hasil Kriteria

1 Kesesuaian Persyaratan 3,32 Sangat Baik

2 Kemudahan Prosedur 3,32 Sangat Baik

3 Kecepatan Pelayanan 3,43 Sangat Baik

4 Ketepatan waktu layanan 3,35 Sangat Baik

5 Kesesuaian biaya 3,38 Sangat Baik

6 Hasil layanan Bidang Akademik 3,38 Sangat Baik

7 Hasil Layanan Bidang Kemahasiswaan 3,41 Sangat Baik

8 Kemampuan SDM 3,49 Sangat Baik

9 Sikap SDM 3,51 Sangat Baik

10 Layanan sesuai Maklumat Layanan 3,51 Sangat Baik

11 Penanganan Pengaduan 3,38 Sangat Baik

Rata-rata 3,32 Sangat Baik

Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa indeks kepuasaan

masyarakat stakeholder terhadap pelayanan yang terdapat di Ps-UB menyatakan

SANGAT BAIK. Hal ini tercermin pada rata-rata nilai indeks IKM sebesar 3.32.

Selanjutnya jika dilihat dari masing-masing indikator (grafik) diketahui bahwa

kelebihan pelayanan di Ps-UB terletak pada sikap SDM (3.51) dan Layanan sesuai

maklumay layanan (3,51). Hal ini menunjukkan bahwa petugas sudah melakukan

layanan yang dapat mempermudah dan memberikan rasa aman bagi pengguna.



Sedangkan bidang pelayanan di Ps-UB yang perlu peningkatan adalah pada

kesesuaian persyaratan dan kemudahan prosedur (3,32).

Grafik Hasil IKM Total Ps-UB

keluhan tertulis yang ditujukan pada PSUB didasarkan pada masukan pada

kegiatan IKM namun beberapa pelanggan yang menyampaikan ketidak puasan

atau keluhan atau ketidak nyamanan secara lisan kepada pengelola PSUB

direkam secara tertulis. Secara umum, keluhan tidak tertulis tersebut sebagian

besar sudah ditindak lanjuti.

No.

Jenis/Aspek/ Bidang/

Layanan yang dikeluhkan

Uraian Keluhan

Tindaklanjut

(atau rencana)

Status

Akhir

1. Sarana PBM LCD, AC kurang

maksimal

Sudah diganti

LCD baru, sudah servis AC

Closed

2. Prasarana PBM kurangnya ruang kuliah pengajuan

penambahan gedung untuk

pasca, sudah ditambah gedung B

Closed

3. Sarana dan Prasarana PBM

ruang baca dan wifi untuk cari jurnal

Perluasan ruang baca dan penambahan

bandwitch sudah

Closed



dilakukan

4. Alumni dan mahasiswa

kurangnya komunikasi antara mahasiswa aktif dan alumni

dibuat WA grup dan mailinglist

Closed

5. pelayanan

Perlu peningkatan pelayanan

Pelayanan akan terus ditingkatkan

Closed

6

pelayanan kurang petugas ruang

baca

Sudah dibentuk petugas yang

menjaga ruang baca secara terjadwal

Closed

7

pelayanan kuliah sesuai jadwal

yang ditentukan

Koordinasi dan komunikasi dengan dosen

pengampu mata kuliah sudah

dilakukan

Closed

8

sarana dan

prasarana Akses dan jaringan

internet diperbaiki

Penambahan kuota internet

sudah terealisasi. Jaringan

internet kabel sudah dipasang setiap ruangan

dosen

Closed

9

sarana dan

prasarana Memperlebar lahan parkir

Lahan parkir

sudah diperlebar, mahasiswa bisa

menggunakan gazebo samping

gedung E untuk memarkir kendaraannya

Closed

10 sarana dan prasarana

Mushola yang lebih representatif dan layak

Mushola ada dilantai 2

Closed



g. Hasil-hasil Audit

Hasil Audit Internal

1. Pasca Sarjana Universitas Brawijaya (PSUB) tahun 2019 telah diaudit melalui

mekanisme AIM UKPA Siklus 18 Tahun 2019, yaitu pada hari Jum’at, tanggal

18 Oktober 2019 Auditor internal PJM yang bertugas meng-audit adalah Dr.

Slamet Wahyudi, ST., M.T (Ketua) dan Dr. Ir. Harsuko Riniwati, MP (Auditor

Pendamping).

2. AIM UKPA Siklus 18 Tahun 2017, Tim Auditor Internal melakukan evaluasi

tindaklanjut atas temuan AIM UKPA sebelumnya (siklus 17 tahun 2018) dan

melakukan evaluasi pemenuhan Standar Mutu UB, serta evaluasi pemenuhan

Standar UKPA.

3. Hasil temuan AIM siklus 17 tahun 2018 di PSUB tersebut sudah semua di-

closed statusnya.



Tabel Klarifikasi Temuan AIM Siklus 18 Tahun 2019

Kategori Temuan, Status Temuan, Nama Auditor, Tanggal

Audit

Bidang yang diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran

Rencana Tindakan

Perbaikan atas Temuan

Target Waktu Selesai

Verifikasi Status Akhir

New, OBS, NFN/HSR, 25-10-2018 Kontrak Kinerja 2017

Belum tercapainya target jumlah kelas dengan fasilitas teknologi pembelajaran maju

Ruangan kelas dengan fasilitas teknologi pembelajaran maju sudah disiapkan yaitu di gedung B Pascasarjana lantai 2. saat ini berdasarkan informasi dari direktur pascasarjana sudah menyiapkan, namun informasi terakhir gedung atau ruang tersebut akan digunakan untuk pelebaran pintu masuk UB. Informasi Direktur Pascasarjana

3 - 6 bulan

Sudah dianggarkan di SIREKA, sudah diadakan pelatihan Google Classroom dan ketersesdiaan ruang kegiatan perkuliahan dengan penggunaan teknologi maju.

Closed



tertanggal 3 Juli 2018 yaitu sudah dianggarkan dalam SIREKA dan tinggal menunggu implementasinya. Masalah pembelajaran maju untuk semua fakultas tergantung dari UB, oleh karena itu permasalahan terkait sarana prasarana menjadi tanggung jawab UB

New, OBS, NFN/HSR, 25-10-2018 Akreditasi

Dosen homebase Wasantanas di PDDIkti berjumlah 5. Dosen homebase PDIL berjumlah 0. Wakil Direktur I akan menyelesaikan permasalahan dosen homebase

PPSUB mengusulkan nama dosen homebase untuk PDIL kepada Rektor

6 bulan Sudah Tersedia di Forlap PDDIKTI

Closed



New, OBS, NFN/HSR, 25-10-2018

Kontrak Kinerja - Persentase jumlah lulusan bersertifikat kompetensi

Nilai TOEFL di atas 500, kompetensi AMDAL. Dari lulusan 2018 sebanyak 59 orang, 28 orang memiliki skor TOEFL lebih dari 500. Pada tahun 2018, dilakukan sertifikasi AMDAL untuk 6 orang lulusan. Dengan demikian, pencapaian target oleh PPSUB adalah 57.63%; sementara target PPSUB tahun 2018 adalah 90%

PPSUB perlu menyelenggarakan kegiatan sertifikasi yang lebih banyak

6 bulan

Sudah menyarankan ke mahasiswa untuk mengikuti pelatihaan TOEFL di Lab Bahasa UB

Closed

New, KTS, HTT/NFN, 8-10-2018

Kontrak Kinerja - Rasio Afirmasi

Pada tahun anggaran 2018 secara agregat terdapat 2 orang mahasiswa mendapat beasiswa afirmasi Ristekdikti (capaian per Oktober 2018 adalah 0.67%). Sementara rasio afirmasi pada kontrak kinerja PPSUB adalah 11%

Perlu ada program kerja yang bertujuan untuk meningkatkan jumlah produk inovasi yang dihasilkan dosen-dosen pascasarjana. Perlu memperkuat peran BPPM dalam meningkatkan jumlah dan teknis pendokumentasian produk inovasi per tahun

6 bulan

Pada tahun ini tidak ada mahasiswa Pascasarjana yang mendaftar program beasiswa afirmasi

Closed



New, KTS, HTT/NFN, 8-10-2018

Kontrak Kinerja - Jumlah Prodi terakreditasi minimal B

PSLP terakreditasi 'A', PMKW baru saja divisitasi, Wasantanas terakreditasi 'B', PDIL prodi baru. Jadi, capaian PPSUB adalah 75% atau 3 prodi dari 4 prodi, terakreditasi minimal B. Sementara, target untuk PPSUB adalah 80%

Perlu ada program kerja yang bertujuan untuk meningkatkan jumlah HKI yang dihasilkan dosen-dosen pascasarjana. Perlu memperkuat peran BPPM dalam meningkatkan jumlah dan teknis pendokumentasian HKI per tahun

6 bulan PSLP A, PMKW A, PDIL B, Wasantanas B

Closed



Dibawah merupakan dokumentasi pelaksanakan audit dari AIM UKPA Siklus 18 Tahun 2019.

2. Hasil Audit Eksternal

Untuk audit eksternal dari luar UB berasal dari hasil proses Visitasi Akreditasi PS

yang ada di Pascasarjana dari BAN-PT, salah satu contohnya adalah Asesmen

Lapang Kareditasi PS Program Doktor Ilmu Lingkungan. Hasil audit dari assessor

BAN-PT tersebut ditindaklanjuti oleh PS dengan implementasi dari Pascasarjana.

PSUB pernah pula diaudit ISO tahun 2013 dan sampai saat ini masih melanjutkan

implementasi dalam manajemen mutu. Sedangkan untuk lingkup audit pemenuhan

Standar Mutu UB, PSUB bertanggung jawab terhadap pemenuhan standar mutu

berikut:

Kunjungan Auditor Internal (Jumat, 18 Oktober 2019)



h. Kinerja Penyedia Barang/Jasa Eksternal

Kepuasan layanan jasa di Pascasarjana menggunakan kuisioner, yang salah

satunya dilakukan di Badan Penerbitan Jurnal Pascasarjana melalui kuisioner

kepuasan layanan deteksi plagiasi. Contoh lain adalah saat pelatihan AMDAL yang

dilakukan pada tahun 2018, di akhir setiap sesi dan diakhir acara diberikan

kuisioner untuk penilaian terhadap panitian dan pemateri pelatihan.

Kepuasan terhadap penyedia barang di Pascasarjana UB sudah sesuai, dimana

barang yang dipesan oleh Pascasarjana sudah sesuai dengan kebutuhan

Pascasarjana UB.

4. Evaluasi Kecukupan Sumberdaya

Pascasarjana UB memilik 50 Dosen Tetap, dengan jumlah mahasiswa aktif hingga saat

ini sebanyak 201 Mahasiswa, sehingga rasio dosen dan mahasiswa adalah 1:4. Oleh karena

itu, Sumberdaya Manusia (Dosen Tetap) di Pascasarjana sudah mencukupi.

Dalam melaksanakan kegiatan PBM dan program kerja, Pascasarjana dibantu oleh

tenaga kependidikan (tendik) sejumlah 47 orang dengan kualifikasi minimal SMA dan

sederajat hingga lulusan Magister. Tendik yang dimaksud juga membantu PS yang berada di

naungan Pascasarjana Multidisiplin Universitas Brawijaya.

Kunjungan Asesor BAN-PT PS PDIL (22-23 Juli 2019)



Adapun aset (sarana dan prasarana) yang tersedia untuk PS S2 Wasantanas dijelaskan

sebagai berikut. Dalam rangka mendukung kegiatan akademik mahasiswa S2 Wasantanas,

telah disediakan beberapa fasilitas antara lain yaitu:

1. Ruang baca dengan akses internet dalam kondisi baik dan memenuhi standar,

2. Fasilitas internet melalui akses kabel (LAN) maupun nir-kabel (wifi/hotspot) di setiap

lantai. Fasilitas internet disediakan oleh universitas sebesar 2500 Mbps, atau rata-rata

40,37 kbps/mahasiswa dan dosen, Setiap lantai di lingkungan Gedung Pascasarjana

dilengkapi dengan jaringan terminal internet atau terjangkau hotspot, Terdapat 3

terminal internet di Pascasarjana selain satu central titik hotspot, sehingga setiap ruang

terjangkau internet.

5. Efektivitas Tindak Lanjut yang Diambil terhadap Resiko dan Peluang

Tindak lanjut terhadap temuan sudah dilakukan dan semua terlaksana 100%.

Namun demikian, Pascasarjana tetap terus meningkatkan standar mutunya, untuk

mencapai visi dan misi Pascasarjana UB.

6. Peluang untuk Perbaikan Untuk mewujudkan visi dan misi yang diembannya, Pascasarjana Universitas

Brawijaya telah membuat program jangka panjang lima tahun ke depan dalam suatu

dokumen Rencana Strategis Universitas Brawijaya 2020-2024. Penyusunan Rencana

Strategis Pascasarjana Universitas Brawijaya telah didasarkan kepada lima pilar

Rencana Strategis Kementrian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

1. Peningkatan Mutu

2. Peningkatan Relevansi

3. Peningkatan Akses

4. Peningkatan Daya Saing

5. Peningkatan Tata Kelola



III. KESIMPULAN DAN UCAPAN TERIMAKASIH

Secara umum Pascsarjana UB telah berupaya melakukan yang terbaik dalam hal

pelayanan pendidikan kepada mahasiswanya. Dari hasil Survey Kepuasan Mahasiswa

didapatkan bahwa Pascasarjana UB memperoleh total nilai IKM sebesar 3.41 di tahun 2017

sehingga nilai mutu pelayanan adalah A dan kinerja unit pelayanan adalah Sangat Baik dan

nilai 80.89 di tahun 2018 (baik).

Capaian target kinerja menunjukkan suatu perkembangan yang baik, keberhasilan

kegiatan promosi untuk meningkatkan jumlah mahasiswa S2 pada tahun 2018 dapat

melebihi target yang telah ditetapkan pada tahun 2018, demikian juga kinerja yang lain

meliputi jumlah mahasiswa, keikutsertaan dosen tetap dalam kegiatan seminar

ilmiah/lokakarya/penataran/workshop/ pagelaran/pameran/peragaan yang melibatkan

ahli/pakar, rasio mahasiswa baru calon mahasiswa telah melebihi target yang telah

ditentukan.

Meskipun demikian, Pascasarjana UB tetap melakukan perubahan untuk meningkatkan

sistem manajemen mutu (SMM) dan lebih meningkatkan prestasi dan kepuasan kepada

mahasiswa, alumni, pengguna, dan pemangku kepentingan yang lain. Saran dan masukan

untuk perbaikan sistem manajemen mutu harus selalu diadakan dan ditingkatkan kualitasnya

serta di koordinasikan dengan pimpinan PSUB melalui rapat-rapat koordinasi yang rutin

dilakukan.

visi - ppsub.ub.ac.id · laporan tinjauan manajemen pascasarjana tahun 2019 pascasarjana...

Documents