BAB 2ANALISIS KONDISI EKSISTING TIK UNHAS DAN

KECENDERUNGAN PERKEMBANGAN TIK

Pengembangan TIK yang dilakukan oleh Unhas dalam kurun waktu 2009–

2013 harus memperhatikan kondisi eksisting TIK. Dalam bab ini akan diuraikan

berbagai kondisi TIK yang ada di lingkungan Unhas dalam aspek SDM, Organisasi,

dan Tata kelola TIK; aspek Infrastruktur TIK; aspek Aplikasi dan Sistem Informasi;

aspek Layanan Lain Berbasis TIK. Di bagian akhir bab ini akan dipaparkan singkat

mengenai kecenderungan perkembangan TIK.

2.1 SDM, Organisasi, dan Tata Kelola TIK2.1.1 Sumber Daya Manusia

Unhas memiliki banyak potensi SDM yang memiliki pemahaman TIK dengan

baik, tapi sumber daya pengelola TIK yang tersedia di Unhas masih belum

mencukupi dalam hal kecepatan respon terhadap kebutuhan TIK yang semakin

meningkat. Sehingga dibutuhkan SDM (staf teknis) yang dikhususkan untuk

pengelolaan TIK baik di pusat maupun di unit kerja.

Sudah ada SK Rektor berkaitan dengan Pembentukan Tim ICT yang akan

mempermudah koordinasi sampai level unit kerja tetapi belum ada yang mempunyai

tugas khusus TIK (Pelayanan TIK masih merupakan tugas tambahan).

2.1.2 Organisasi PTIK

Struktur organisasi yang mengatur organisasi PTIK ditetapkan dalam

Keputusan Rektor Nomor 671/H4/P/2007 yang di dalamnya mengatur pembagian

tugas pokok dan fungsi menjadi 4 (empat) divisi bidang: Pelayanan Internet dan

Jaringan Kampus, Sistem Informasi Terpadu, Infrastruktur E-learning dan

Pengembangan Sumber Daya Manusia. Akan tetapi permasalahan pembagian

bidang kerja masih muncul, contohnya fungsi-fungsi TIK umum seperti meja layanan

(help desk) terhadap pengguna, pengamanan sistem, dan penanganan sistem

pencadangan data (backup) terduplikasi di empat bidang tersebut. Permasalahan

10

lain adalah tidak tersedianya staf teknis yang memadai untuk membantu melakukan

tugas-tugas tersebut.

PTIK Unhas telah menyelenggarakan layanan TIK, diantaranya adalah:

(1) Layanan Jaringan yang terdiri atas pemeliharaan hardware, sistem operasi,

cabling dan switching, routing, penataan/pemetaan topologi jaringan, pelatihan

pengoperasian jaringan.

(2) Layanan Sistem Informasi yang terdiri atas web hosting aplikasi TI, bantuan

teknis operasional sistem informasi, sistem back up, layanan instalasi software

aplikasi, menggembangkan aplikasi khusus yaitu sistem informasi akademik

(AIS), pelatihan operasional aplikasi AIS.

(3) Layanan Teknologi Komunikasi yang terdiri atas layanan email dan web server,

dan internet global.

(4) Pelatihan-pelatihan SDM (Tim ICT) berkaitan dengan layanan TIK.

Kendala organisasi yang bisa teridentifikasi diantaranya adalah:

Belum adanya kebijakan atau panduan khusus untuk layanan TIK.

Tidak ada tim khusus yang diberi tugas merumuskan Layanan TIK ad hoc.

Akibatnya layanan diberikan dengan penugasan ad hoc sehingga tidak ada

penjaminan kualitas layanan secara terstruktur dan berkesinambungan.

Bentuk-bentuk layanan ad hoc kurang terdokumentasikan dengan baik.

Akibatnya setiap kali ada permintaan baik yang sifatnya baru maupun serupa

dengan layanan yang pernah diberikan sebelumnya selalu dilayani tanpa acuan.

Model koordinasi yang kurang optimal dalam pengambilan keputusan berkaitan

dengan layanan TIK maupun penetapan anggaran organisasi.

Ketersediaan staf teknis yang kurang memadai.

2.1.3 Tata Kelola Layanan TIK

Perkembangan teknologi baru yang tersedia dan peningkatan kebutuhan

pengguna akan pelayanan TIK dengan tingkat pelayanan yang baik, mengharuskan

Unhas memiliki arah dan strategi pengelolaan TIK. Arah dan strategi diperlukan

untuk menjaga agar implementasi dan pengelolaan TIK yang berkembang baik di

level universitas maupun di level unit-unit kerja dapat bersinergi untuk memberi

layanan TIK yang efisien dan efektif bagi seluruh stakeholders. Karena implementasi

11

TIK ini memerlukan biaya yang cukup besar dan disertai resiko kegagalan yang tidak

kecil, maka TIK harus dikelola selayaknya aset lainnya.

Pengembangan dan implementasi TIK di Unhas akan dapat dilakukan dengan

baik apabila ditunjang dengan suatu tata kelola layanan TIK yang melingkupi

perencanaan, pengembangan, implementasi, dan pemeliharaan. Karakteristik tata

kelola layanan TIK yang dibutuhkan adalah terintegrasi, merupakan acuan ataupun

tindak lanjut terhadap keputusan-keputusan TIK yang diambil, yang memastikan

adanya alokasi penggunaan TIK dalam rencana strategis Unhas.

Beberapa draft kebijakan dan kebijakan yang telah disusun terkait dengan

tata kelola TIK Unhas diantaranya adalah:

Draft Kebijakan ICT Unhas

Draft Peraturan Pemakaian TIK di Lingkungan Kampus

Peraturan pemakaian TIK di lingkungan kampus sudah mulai diatur dan

distandarisasi. Penggunaan fasilitas email, web hosting, hotspot dan jaringan

intranet kampus diatur dengan peraturan tertentu. Beberapa unit kerja

menerapkan peraturan-peraturan khusus untuk memenuhi aspek kebutuhan dan

keamanan yang diaturnya sendiri. Secara tertulis peraturan pemakaian TIK di

lingkungan kampus sudah tersedia untuk fasilitas-fasilitas utama, sedangkan

untuk layanan yang bersifat ad-hoc menggunakan peraturan yang bersifat

konvensional.

2.2 Infrastruktur TIKa. Komunikasi Dataa.1 Intranet Unhas

Tulang punggung jaringan komunikasi data Kampus Unhas dilayani dengan

teknologi Gigabit Ethernet pada jaringan kabel serat optik, dan teknologi yang lain

yang terhubung melalui gateway kampus Unhas ke Internet melalui internet provider

utama dan ke perguruan-perguruan tinggi lain di Indonesia melalui jaringan Inherent.

Beberapa kendala yang teridentifikasi pada infrastruktur intranet Unhas

diantaranya adalah:

Sistem jaringan komunikasi data kampus dibangun dengan topologi hierarchical

star yang apabila ada satu jalur terputus dapat mengakibatkan matinya

konektivitas pada banyak unit kerja.

12

Sistem pencadangan catu daya berlapis (UPS dan genset) hanya terpasang di

pusat pengendali jaringan di PTIK yang mengakibatkan kematian listrik di tempat

lain berdampak pada peralatan jaringan di tingkat distribusi dan akses.

Pengembangan jaringan di tingkat unit kerja tidak selalu berkoordinasi dengan

PTIK yang mengakibatkan sulitnya pemantauan penggunaan komputer,

kebutuhan bandwidth menjadi kurang efektif dan akibat lainnya.

b.2 Akses Internet dan Jaringan Perguruan Tinggi “Inherent”

Gateway jaringan komunikasi data Kampus Unhas terhubung ke Internet

melalui internet provider dan Perguruan-perguruan tinggi lain di Indonesia melalui

jaringan Inherent. Gambar 2.1 menunjukkan secara umum topologi jaringan yang

saat ini ada di Unhas.

Gambar 2.1 Topologi Jaringan Kampus Unhas

13

Jaringan Kampus Unhas terhubung ke Perguruan-perguruan tinggi lain di

Indonesia melalui jaringan Inherent seperti ditunjukkan oleh Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Skema Koneksi Inherent

Beberapa kendala yang teridentifikasi dari kondisi akses Internet dan koneksi

Inherent diantaranya adalah:

Koneksi gateway Internet diambil dari satu internet service provider yang

mengakibatkan munculnya permasalahan jaringan apabila ISP tersebut sedang

ada gangguan/tidak berfungsi yang mengakibatkan terganggunya akses global

internet kampus.

Belum ada organisasi khusus yang menangani keperluan Inherent; akibatnya,

kebutuhan layanan Inherent baik internal Unhas maupun perguruan-perguruan

tinggi lain belum terlayani secara optimal.

Managemen user yang belum dilakukan sehingga rentan terhadap penggunaan

yang tidak diinginkan sehingga pemanfaatan bandwidth menjadi kurang optimal.

14

b. Email dan Web Hosting

Prinsip utama yang digunakan adalah bahwa data lebih berharga daripada

data storage. Oleh karena itu layanan yang disediakan lebih dioptimalkan agar

segenap civitas akademika unhas dapat menyimpan informasi dalam bentuk digital

sebanyak-banyaknya di server milik Unhas sendiri.

Prinsip tersebut perlu menjadi strategi utama terutama berkaitan dengan

penggunaan alamat email dengan domain unhas.ac.id beserta pemanfaatan

hostingnya. Saat ini terdapat beberapa kategori pengguna email domain

unhas.ac.id, yaitu: Kelembagaan, Dosen, dan Karyawan.

Penggunaan email dan web hosting di bawah domain unhas.ac.id dapat

digunakan sebagai indikator tingkat penggunaan TIK di kampus dan sekaligus,

dengan melihat penggunaan email dan web hosting yang tidak berdomain

unhas.ac.id, dapat digunakan sebagai indikator kepercayaan civitas kademika Unhas atas kualitas layanan TIK. Kebanyakan pengguna masih menggunakan

email eksternal dengan alasan kemudahan akses secara internasional serta

besarnya quota space yang disediakan.

Untuk web hosting Unhas menampung homepage untuk kelembagaan tingkat

universitas/fakultas dan Dosen. Belum bisa diidentifikasikan dengan jelas tingkat

pemakaian dan kekinian informasi yang terpajang, tetapi secara sekilas beberapa

jarang di-update dengan rutin.

Beberapa kendala yang bisa diidentifikasikan dari kondisi email dan web

hosting di Unhas di antaranya adalah:

Layanan email dan web hosting Unhas masih diberikan berdasar permintaan,

bukan bagian dari program berkelanjutan.

Server-server email dan web hosting diadakan dengan space tertentu,

sedangkan layanan free mail dan web hosting di Internet sudah mengarah ke

unlimited usage sehingga banyak civitas akademika yang lebih menyukai

layanan email dan web hosting di luar Unhas. Hal ini mengakibatkan Unhas

kehilangan kesempatan untuk membangun knowledge repository kampus yang

lengkap/utuh. Dibutuhkan strategi yang kuat dan layanan yang optimal untuk

bisa mengatasi masalah tersebut.

15

Sistem pencadangan data hanya dirancang secara ad hoc, sehingga apabila

terjadi kerusakan, pengembalian data-data pengguna dari cadangan tidak dapat

dilakukan sepenuhnya.

2.3 Aplikasi dan Sistem InformasiPenggunaan sistem bantu kerja office di lingkungan Unhas terdiri atas 2 (dua)

platform yaitu software berlisensi dan opensource. Sementara itu software aplikasi

Unhas yang dikembangkan baik secara swadaya maupun melalui kontrak kerja

dengan pihak penyedia jasa pengembangan software eksternal dikembangkan

dengan platform opensource.

Tabel 2.1 menunjukkan data sistem informasi yang telah dikembangkan

berikut teknologi yang digunakan untuk mengembangkan masing-masing sistem.

Tabel 2.1 Data Sistem Informasi di Lingkungan Unhas

No Jenis Sistem Informasi Sistem/Akses DBMSLingkungan

Pemrograman

Keterangan(beroperasi/tidak beroperasi/Tahap Pengembangan)

1. Sistem Informasi Akademik

(AIS)

Informasi Akademik/

lokal

MySQL PHP Beberapa

beroperasi

2 . E-Learning (LMS) Managemen

Pembelajaran/

lms.unhas.ac.id

MySQL PHP beroperasi

Sistem Informasi Manajemen Unhas tersebut masih terus dikembangkan dan

masing-masing bagian dituntut untuk melakukan penyesuaian dengan cepat agar

integrasi seluruh data semakin cepat terwujud. Kendala yang mungkin terjadi

dikarenakan integrasi sistem-sistem tersebut masih dibangun dari sisi pengembang

sistem, bukan dari sisi manajemen universitas sendiri. Hal ini mengakibatkan

kebutuhan integrasi yang diharapkan universitas sejauh ini belum terakomodasikan

dengan baik. Berikut adalah gambaran Sistem Informasi Akademik yang telah

dikembangkan hingga saat ini.

Sistem Informasi Akademik (AIS Unhas) dikembangkan dengan basisdata

MySQL dan sistem pemrograman PHP. Data mahasiswa yang tersedia adalah data

mahasiswa berkaitan dengan proses akademik. Proses akademik yang direkam

16

dalam format KRS/KHS, Transkrip dikerjakan masing-masing unit kerja yang

melaksanakannya dengan SDM yang belum sepenuhnya dipersiapkan.

Kelemahan AIS Unhas adalah belum sepenuhnya mencakup sistem yang

sesuai kebutuhan semua program studi. Akibatnya, program-program studi

mengejar kelengkapan keperluannya dengan mengembangkan sistem sendiri. Hal

ini membuat integrasi informasi akademik semakin rumit. Selain itu pencatatan

kewajiban keuangan mahasiswa tidak terkait langsung dengan kegiatan registrasi

pada AIS Unhas sehingga status bayar aktivitas perkuliahan tidak terpantau secara

real time.

Dengan melihat kondisi sistem-sistem informasi di atas, maka secara umum

dapat dikatakan bahwa kurang adanya perhatian khusus yang memadai pada nilai

perangkat lunak yang sudah dikembangkan.

2.4 Layanan Lain Berbasis TIKLayanan lain berbasis TIK seperti informasi Akademik melalui pesan singkat

pernah berjalan dengan bekerja sama dengan Telkomsel, namun karena database

yang tidak diremajakan setiap waktu maka layanan ini dihentikan. Permasalahannya

terletak pada SDM (staf teknis) yang belum dipersiapkan dengan tugas khusus TIK.

2.5 Kecenderungan Perkembangan TIK Pada UmumnyaPerkembangan TIK pada umumnya mempunyai kecenderungan berikut ini:

Ubiquitous web presence—teknologi penyediaan akses dari hampir semua

tempat ke Internet semakin berkembang. Semakin mudahnya akses akan

dibarengi munculnya berbagai komunitas dan semakin maraknya konten

informasi. Sebagai tambahan bahwa individu-individu sangat mengharapkan

akses dengan kualitas yang baik, dan mendapatkan informasi yang sesuai dan

valid saat dibutuhkan dari sumber yang dapat dipercaya.

Rapid connectivity—jaringan dengan kecepatan yang cepat, bisa diakses

secara remote, dan semakin dibutuhkannya penyediaan akses melalui wireless

“tanpa masalah”.

Increasing freedom with mobile devices—semakin bertambahnya pengguna

yang memilih perangkat-perangkat wireless yang portable dan kecil untuk

keperluan komputasi dan akses informasi. Sebagai tambahan bahwa perangkat-

17

perangkat tersebut menyediakan kapasitas yang lebih dan fungsional yang

beragam dalam satu perangkat tersebut.

24/7 Service Expectations–layanan untuk mengantisipasi kesulitan pengguna

dan dukungan bantuan selama 24 jam per hari dan 7 hari per minggu.

Electronic Commerce–pengguna mengharapkan produk dan layanan yang

sesuai selalu tersedia dengan sistem transaksi online yang aman dan terpercaya.

Sophisticated applications—pengguna berkembang semakin besar dengan

tuntutan semakin tinggi, aplikasi-aplikasi dengan platform umum, dan kemudahan

dalam penggunaan alat-alat bantu multimedia sehingga sangat mempengaruhi

teknologi pembelajaran termasuk diantaranya LMS (Learning Management

System) dan CMS (Course Management System).

Isu Khusus Berkaitan dengan TIK Perguruan TinggiAda 4 (empat) pertanyaan yang mendasari isu khusus berkaitan dengan TIK

Perguruan Tinggi:

1) Isu yang paling penting untuk meraih kesuksesan TIK Perguruan Tinggi?

2) Isu TIK yang mempunyai potensi yang paling signifikan?

3) Isu TIK yang harus dikerjakan pemimpin-pemimpin TIK dan membutuhkan waktu

khusus?

4) Isu TIK yang membutuhkan keterlibatan sumber daya Perguruan Tinggi terbesar?

Jawaban dari empat pertanyaan di atas merupakan titik perhatian utama TIK untuk

Perguruan Tinggi yang meliputi:

Managemen Pengguna dan Managemen Keamanan.

Pengembangan Civitas Akademika (SDM) yang meliputi juga dukungan yang baik

dan pelatihan-pelatihan.

Sistem Administrasi/Enterprise Resource Planning (ERP) yang meliputi seluruh

proses bisnis yang ada.

Online Student Services/Enterprise Portals.

Pemeliharaan Infrastruktur Jaringan.

E-Learning.

Strategi-Strategi Pembelanjaan TIK.

18