unit manajemen mutu universitas sumatera utara...

1

GKM D3 Keuangan

UNIT MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

AUDIT MUTU INTERNAL

SIKLUS 12

UMMUSU/KD/AMI.12/2019

AUDIT MUTU INTERNAL

Kelengkapan Dokumen

Auditi Tahap Audit PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN FEB Audit Kelengkapan Pendidika , penelitian

dan pengabdian

Lokasi Ruang Lingkup Tanggal Audit

Ruang Rapat D3 Akutansi TA. 2019 14 November 2019

Wakil Auditi Auditor 1 Auditor 2

1. Dr. Syafrizal H. Situmorang,

SE,M.Si 2. Erjan Fikri Ginting

Muhammad Safril, ST,MT Dian Morfi Nasution, ST, MT

Distribusi Auditi Auditor UMM Arsip

No Aspek ADA TIDAK

ADA

Nama Dokumen Keterangan

C1 Kriteria 1: Visi, Misi,

Tujuan dan Strategi

1 Dokumen Visi

A.Dokumen Penyusunan

Visi

√

B. Dokumen pemangku

kepentingan yang

terlibat dalam

pembuatan visi

Pengguna

Asosiasi

Alumni

Dosen

Mahasiswa

Tenaga

Kependidikan

√

Undangan Rapat, Daftar Hadir,

Notulen, Berita Acara

2 Dokumen Misi √ Renstra, Renop

3 Dokumen Tujuan √ Renstra, Renop

4 Dokumen Sasaran √ Renstra, Renop

A. Dokumen strategi

pencapaian sasaran

√ Renstra, Renop

2

GKM D3 Keuangan

B. Dokumen Milestone

(sasaran mutu)

√ Renstra, Renop

3

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


C. Dokumen kontrol

ketercapaian sasaran

mutu

√ Renstra, Renop

5 Dokumen bukti

pelaksanaan sosialisasi

yang berkelanjutan

√ Website, Banner, Standing Banner

6 Dokumen visi misi yang

telah dijadikan acuan

dalam pelaksanaan

√ KKNI

√

C2 Kriteria 2. Tata

Pamong,Tata Kelola dan

Kerjasama

1 Dokumen Tata Pamong √

A.Prinsip : 5 Pilar

1. Kredibel

2. Transparan

3. Akuntabel

4. Bertanggung Jawab 5. Adil

√ Notulen Rapat, Pertor, SK

Kaprodi & Sekprodi, RKA

B. Sistem

1. Struktur

Kelembagaan

√ Pertor

2. Instrumen √ Pertor

3. Perangkat

Pendukung

√ Pertor

4. Kebijakan dan

peraturan

√ Pertor, Peraturan Mentri

5. Kode etik √ Keputusan Rektor

2 Dokumen Kelengkapan

dan struktur organisasi

3 Dokumen Tupoksi,

wewenang dan tanggung

jawab

A. Dekan √ SK Jabatan

B. Wadek √ SK Jabatan

C. KPS √ SK Jabatan

D. Sekretaris √ SK Jabatan

E. KaDep √ SK Jabatan

F. SekDep √ SK Jabatan

G. KaLab √ SK Jabatan

H. Dll…Uraikan

4

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


4 Dokumen Kode etik

A. Lembaga pelaksana √ Pertor

B. Mutu (akademik

,penelitian dan

publikasi) dan non

akademik.

Pertor

C. SOP √

D. Efektifitas pelaksanaan √

5 Dokumen karakteristik

kepemimpinan UPPS/PS

A.Kepemimpinan operasional

√ SK Kaprodi

B. Kepemimpinan

organisasi

√ SK FMI, Asosiasi

C. Kepemimpinan public √ FMI

6 Dokumen Kapabilitas

Pimpinan UPPS:

A.Perencanaan √ RKA

B. Pengorganisasian √

C. Penempatan Personel √ Bukan Kapasitas Prodi

D.Pelaksanaan √

E. Pengendalian dan

pengawasan

√ Absen Dosen, Absen

Mahasiswa, Nilai

F. Pelaporan yang menjadi dasar tindak lanjut

√

7 Dokumen Kerjasama

Mutu, manfaat, kepuasan

dan keberlanjutan

kerjasama pendidikan,

penelitian dan PkM yang

relevan dengan PS. Unit

pengelola memiliki bukti

yang sahih terkait

kerjasama yang ada telah

memenuhi 4 aspek berikut:

1) memberikan manfaat

bagi PS dalam pemenuhan

proses pembelajaran,

penelitian, PkM.

2) memberikan

peningkatan kinerja

tridharma dan fasilitas

pendukung PS. 3) memberikan kepuasan

√ Laporan Magang, Laporan Kegiatan WPPE (Bursa Efek)

Tidak ada MoU

5

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


kepada mitra.

4) menjamin keberlanjutan

kerjasama dan hasilnya.

A. Jumlah kerjasama (MoU)Dalam Negeri

√

B. Jumlah kerjasama

(MoU) Luar Negeri

√

C. Jumlah kerjasama (MoU) Wilayah /lokal

√

D. Survey kepuasan mitra √

8 Penjaminan Mutu

Keterlaksanaan Sistem

Penjaminan Mutu Internal

(akademik dan non

akademik) yang dibuktikan

dengan keberadaan 4

aspek:

1) dokumen legal

pembentukan unsur

pelaksana penjaminan

mutu.

2) ketersediaan dokumen

mutu: kebijakan SPMI,

manual SPMI, standar

SPMI, dan formulir SPMI.

3) terlaksananya siklus

penjaminan mutu (siklus

PPEPP)

4) bukti sahih efektivitas

pelaksanaan penjaminan mutu

√ SPMI

A. jadwal monev √

B. ,absensi monev √

C. laporan monev √

D. jadwal AMI √ Laporan AMI

E. absensi AMI √ Laporan AMI

F. laporan AMI √ Laporan AMI

G. Laporan RTM √ Laporan RTM

9 Kepuasan Pemangku Kepentingan

Pengukuran kepuasan

layanan manajemen

terhadap para pemangku

kepentingan: mahasiswa,

√ Instrumen kurang

sahih

6

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


dosen, tenaga

kependidikan, lulusan,

pengguna

dan mitra yang memenuhi

aspek-aspek berikut:

1) menggunakan instrumen

kepuasan yang sahih,

andal, mudah digunakan,

2) dilaksanakan secara

berkala, serta datanya

terekam secara

komprehensif,

3) dianalisis dengan

metode yang tepat serta

bermanfaat untuk

pengambilan keputusan,

dan

4) tingkat kepuasan dan

umpan balik

ditindaklanjuti untuk

perbaikan dan peningkatan

mutu luaran secara berkala

dan tersistem.

5) review terhadap

pelaksanaan pengukuran

kepuasan dosen dan

mahasiswa.

6) hasilnya

dipublikasikan dan

mudah diakses oleh dosen dan mahasiwa

C 3 Kriteria 3: Mahasiswa

1 Kebijakan/ pendekatan

penerimaan mahasiswa

baru

√ Sentralisasi USU

2 Kriteria penerimaan mahasiswa baru


3 Prosedur penerimaan

mahasiswa baru


4 Instrumen penerimaan mahasiswa baru


5 Sistem pengambilan

keputusan dalam


7

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


penerimaan mahasiswa baru

6 Sistem penerimaan

mahasiswa baru untuk

calon mahasiswa yang

memiliki potensi akademik

tetapi tidak mampu secara ekonomi.

√ USU

7 Sistem penerimaan

mahasiswa baru untuk

calon mahasiswa yang

memiliki potensi akademik tetapi cacat fisik.

√ USU

8 Rasio jumlah calon

mahasiswa Program yang

ikut seleksi terhadap

jumlah calon mahasiswa yang lulus seleksi

√ USU

9 Rasio jumlah mahasiswa

yang mendaftar ulang

terhadap jumlah

mahasiswa yang lulus seleksi (95%)

√ Daftar Ulang 2018/2019 = 82

Daftar Ulang 2019/2020 = 85

USU


baru transfer

(pindahan/alih jenis)

terhadap jumlah

mahasiswa baru bukan

transfer (≤ 0,25)

√ USU


asing terhadap jumlah

seluruh jumlah mahasiswa (1%)

√

12 Keberlanjutan: Upaya yang dilakukan

UPPS dan PS untuk

meningkatkan animo calon

mahasiswa dan bukti

keberhasilannya:

A. Promosi

B. Menawarkan

lulusan ke

pengguna

√

√

Surat Penawaran

8

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


C. Mengundang

pengguna ke

UPPS/PS

D. Pusat Jasa Tenaga

Kerja (PJK)

(Peningkatan signifikan (>

10%) pendaftar dalam 3

tahun terakhir)

Layanan Kepada

Mahasiswa.

Jenis layanan mencakup

bidang penalaran, minat

bakat dan semua jenis

layanan kesejahteraan

13 Instrumen dan tata cara

pengukuran kepuasan

mahasiswa terhadap

layanan kemahasiswaan

yang sahih, andal ,mudah

digunakan dan

dilaksanakan secara berkala dan kontiniu

√

14 Laporan tentang hasil

pelaksanaan survei

kepuasan mahasiswa

terhadap layanan kegiatan

kemahasiswaan komprehensif.

√

15 Hasil pelaksanaan survei

kepuasan mahasiswa


kemahasiswaan dianalisis

dengan metode yang tepat dan terekam.

√


kepuasan mahasiswa


kemahasiswaan digunakan

untuk perbaikan sistem

manajemen layanan

kemahasiswaan.

√


kepuasan mahasiswa

√

9

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA



kemahasiswaan mudah

diakses oleh pemangku kepentingan.

18 Layanan kepada

mahasiswa dalam bidang

penalaran, ada dan mudah diakses

√

19 Layanan kepada


bimbingan dan konseling, ada dan mudah diakses

√ Buku Penasehat Akademik,

UPKMB

Prodi, USU

20 Layanan kepada


minat dan bakat, ada dan

mudah diakses.

√ UBK, PKKMB, Laporan

Kegiatan, HMK

USU

C4 Kriteria 4. Sumber Daya

Manusia

21 Kecukupan dosen. DTPS = dosen tetap yang

terlibat dalam kegiatan pendidikan di PS

√ DTPS = 9

22 Dokumen perencanaan

sumberdaya manusia yang

transparan dan akuntable

√ USU

23 Dokumen rekrutmen,

seleksi dan pemberhentian

pegawai yang transparan

dan akuntable

√ USU

24 Dokumen orientasi dan

penempatan pegawai yang

transparan dan akuntable

√ USU

25 Dokumen pengembangan

karir yang transparan dan

akuntable berbasis meritokrasi

√ USU

26 Dokumen remunerasi,

penghargaan dan sanksi

yang transparan dan

akuntable

√

27 Dokumen pedoman formal

tentang sistem monitoring

kinerja dosen

√ SKP

10

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA



tentang evaluasi kinerja

dosen

√ Pertor, SKP


tentang rekam jejak

kinerja dosen

√ Dir Dosen, SKP


tentang sistem monitoring

kinerja tenaga

kependidikan

√ Di F E B


tentang evaluasi kinerja

tenaga kependidikan

√ Di F E B


tentang rekam jejak kinerja tenaga kependidikan

√ Di F E B

33 Dokumen pelaksanaan

monitoring kinerja dosen

di bidang pendidikan

√ Absen Kelas/ Mata Kuliah


evaluasi kinerja dosen di bidang pendidikan

√ Nilai Matakuliah


monitoring kinerja dosen di bidang penelitian

√ Laporan Penelitian


evaluasi kinerja dosen di bidang penelitian

√ Laporan Penelitian


monitoring kinerja dosen

di bidang pelayanan/

pengabdian masyarakat

√ Laporan Pengabdian


evaluasi kinerja dosen di

bidang

pelayanan/pengabdian masyarakat


39 Dokumen profil dosen

berdasarkan status dosen

tetap/tidak tetap

√ SK dosen tetap/ tidak tetap, sertifikat, ijazah

40 Dokumen profil dosen

tetap berdasarkan tingkat pendidikan

√ SK dosen tetap/ tidak tetap,

sertifikat, ijazah

41 Dokumen profil dosen √ Serdos

11

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


berdasarkan jabatan dan sertifikasi

42 Dokumen kegiatan

peningkatan kemampuan

dosen tetap melalui tugas

belajar

√ Izin Belajar

43 Dokumen kegiatan

peningkatan kemampuan

dosen tetap melalui

pendidikan tanpa gelar

√ Laporan Kegiatan Pelatihan,

Sertifikat

44 Dokumen dosen dalam

membimbing TA

mahasiswa sebagai

pembimbing utama

√ Buku Bimbingan TA, Rekap

Dosen TA

45 Dokumen Kinerja Dosen

SWMP DTPS (pendidikan,

penelitian, PkM, dan tugas tambahan)

√ SK Kaprodi dan Sekprodi

46 Jumlah luaran penelitian

dan PkM dosen tetap

dalam 3 tahun terakhir

Jumlah luaran

penelitian/PkM yang

mendapat pengakuan HKI

(Paten, Paten Sederhana)

A. Jumlah luaran

penelitian/PkM

yang mendapat

pengakuan HKI

(Hak Cipta, Desain

Produk Industri,

Perlindungan

Varietas Tanaman,

Desain Tata Letak

Sirkuit Terpadu,

dll.)

B. Jumlah luaran

penelitian/PkM

dalam bentuk

Teknologi Tepat

Guna, Produk

(Produk

√

√

12

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


Terstandarisasi,

Produk

Tersertifikasi),

Karya Seni,

Rekayasa Sosial.

C. Jumlah luaran

penelitian/PkM

yang diterbitkan

dalam bentuk Buku

ber-ISBN, Book

Chapter

√

47 Dokumen profil

pustakawan dan

kualifikasinya berdasarkan tingkat pendidikan

√ SK, Ijazah, dll

48 Dokumen profil laboran

dan kualifikasinya

berdasarkan tingkat pendidikan

√

49 Dokumen profil teknisi

dan kualifikasinya

berdasarkan tingkat

pendidikan

√

50 Dokumen profil analis dan

kualifikasinya berdasarkan tingkat pendidikan

√

51 Dokumen profil operator

dan kualifikasinya

berdasarkan tingkat

pendidikan

√

52 Dokumen profil programer

dan kualifikasinya

berdasarkan tingkat

pendidikan

√

53 Dokumen profil tenaga

administrasi dan

kualifikasinya berdasarkan

tingkat pendidikan

√ SK, Ijazah

54 Dokumen laboran yang

memiliki sertifikat

kompetensi

√ Sertifikat Pelatihan

13

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


55 Dokumen teknisi yang

memiliki sertifikat

kompetensi

√

56 Dokumen analisis yang

memiliki sertifikat

kompetensi

√

57 Dokumen operator yang

memiliki sertifikat

kompetensi

√

58 Dokumen programer yang

memiliki sertifikat kompetensi

√

59 Dokumen upaya

peningkatan kualifikasi

dan kompetensi tenaga

kependidikan untuk

kesempatan

belajar/pelatihan

√ Sertifikat Pelatihan

60 Dokumen upaya



kependidikan dengan

pemberian fasilitas termasuk dana

√

61 Dokumen upaya



kependidikan dengan jenjang karir yang jelas

√

C5 Kriteria 5. Keuangan,

Sarana dan Prasarana

62 Dokumen penggunaan

dana untuk operasional

(PDOM≥Rp 28 juta)

1. Pendidikan

2. Penelitian

3. PkM

√ Belum dikalkulasi

63 Dokumen rata2 dana

penelitian/dosen/tahun(

RPD ≥ 20 juta)


64 Dokumen rata2 dana

pengabdian kepada


14

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


masyarakat/dosen/tahun

65 Dokumen dana

pengabdian kepada

masyarakat dalam tiga

tahun


66 Investasi sarana

prasarana,SDM

mendukung tridharma


67 Dokumen sistem

monitoring

dan evaluasi pendanaan secara berkala


Sarana dan Prasarana

68 Kecukupan, aksesibilitas

dan mutu sarana dan

prasarana untuk menjamin

pencapaian capaian

pembelajaran dan

meningkatkan suasana

akademik

A. Jumlah jurnal

terakreditasi nasional

B. Jumlah jurnal

internasional terindex

C. Prosiding

D. Daftar inventaris sarana

prasarana

√

Sistim informasi

69 Dokumen ketersediaan

sistem informasi dan

fasilitas pembelajaran

seperti komputer yang

terhubung dengan jaringan.(luas/internet)

√


akses on-line ke koleksi

perpustakaan.

√


fasilitas software yang

berlisensi dalam jumlah

memadai

√


fasilitas e-learning yang

digunakan secara baik

√

15

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


73 Dokumen kapasitas

internet yang memadai

dengan rasio

bandwidth per

mahasiswa KBPM ≥0.75

√

C 6 Kriteria 6. Pendidikan

Kurikulum

74 Dokumen keterlibatan

pemangku kepentingan

dalam proses evaluasi dan pemutakhiran kurikulum

√ Notulen Rapat, Undangan,

Daftar Hadir

75 Dokumen kesesuaian

capaian pembelajaran

dengan profil lulusan dan

jenjang KKNI/SKKNI yang sesuai

√ Notulen Rapat, Undangan,

Daftar Hadir

76 Dokumen karakteristik

Proses Pembelajaran

Karakteristik proses

pembelajaran terdiri atas

sifat interaktif, holistik,

integratif, saintifik,

kontekstual, tematik,

efektif, kolaboratif, dan

berpusat pada mahasiswa

√ KKNI

77 Dokumen RPS mencakup

target capaian

pembelajaran, bahan

kajian, metode

pembelajaran, waktu dan

tahapan, asesmen hasil capaian pembelajaran.

√ KKNI

78 Dokumen RPS ditinjau dan

disesuaikan secara berkala

serta dapat diakses oleh

mahasiswa, dilaksanakan secara konsisten

√ Belum dilakukan


pembelajaran berlangsung

dalam bentuk interaksi

antara dosen, mahasiswa,

dan sumber belajar dalam lingkungan belajar tertentu

√ Absen Mata Kuliah

16

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


secara on-line dan off-line

dalam bentuk audio-visual

terdokumentasi

80 Dokumen sistem dan

pelaksanaan monev proses

pembelajaran yang

dilaksanakan secara

periodik dalam rangka

menjaga dan meningkatkan

mutu proses pembelajaran

serta untuk menjamin kesesuaian dengan RPS

√ Absen Mata Kuliah

81 Dokumen proses

pembelajaran yang terkait

dengan penelitian mengacu

SN Dikti Penelitian

memenuhi unsur edukatif,

obyektif, akuntabel, dan transparan

√ Absen Mata Kuliah, Silabus,

Nilai Mahasiswa, KKNI, RPS

82 Dokumen kesesuaian

metode pembelajaran

dengan Learning Outcome.

Contoh: Research Based

Education (RBE) dan/atau

pembelajaran yang

dilaksanakan dalam

bentuk

eksperimen/praktikum,

praktik studio, observasi/studi lapangan



83 Dokumen monitoring dan

evaluasi pelaksanaan

proses pembelajaran

mencakup karakteristik,

perencanaan, pelaksanaan,

proses pembelajaran dan

beban belajar mahasiswa

untuk memperoleh capaian pembelajaran lulusan



84 Dokumen mutu

pelaksanaan penilaian

pembelajaran (proses dan

hasil belajar mahasiswa) untuk mengukur

√ Belum dilaksanakan

17

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


ketercapaian capaian

pembelajaran berdasarkan

prinsip penilaian yang

mencakup:edukatif,

otentik, objektif,

akuntabel, dan

transparan,yang dilakukan

secara terintegrasi


penilaian terdiri atas teknik

dan instrumen penilaian.

Teknik penilaian terdiri

dari: 1) observasi,2)

partisipasi,3) unjuk kerja,

4) test tertulis,5) test lisan,

dan 6) angket

√ Nilai Mahasiswa, Tugas

86 Dokumen Instrumen

penilaian terdiri dari:1)

penilaian proses dalam

bentuk rubrik, dan/ atau;2)

penilaian hasil dalam

bentuk portofolio, atau3)

karya disain.

√

87 Dokumen sebagai bukti

sahih yang menunjukkan

kesesuaian teknik dan

instrumen penilaian

terhadap capaian

pembelajaran minimum

75% s.d. 100% dari jumlah

matakuliah

√ Nilai, Mata Kuliah


penilaian memuat unsur-

unsur sebagai berikut:

1) mempunyai kontrak

rencana penilaian,

2) melaksanakan penilaian

sesuai kontrak atau

kesepakatan,

3) memberikan umpan

balik dan memberi

kesempatan untuk

mempertanyakan hasil

√ Kuesioner Belum dilaksanakan

18

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


kepada mahasiswa,

4) mempunyai

dokumentasi penilaian

proses dan hasil belajar

mahasiswa,

5) mempunyai prosedur

yang mencakup tahap

perencanaan, kegiatan

pemberian tugas atau soal,

observasi kinerja,

pengembalian hasil

observasi, dan pemberian

nilai akhir,

6) pelaporan penilaian

berupa kualifikasi

keberhasilan mahasiswa

dalam menempuh suatu

mata kuliah dalam bentuk

huruf dan angka,

7) mempunyai bukti-bukti

rencana dan telah

melakukan proses

perbaikan berdasar hasil monev penilaian.

89 Dokumen kesesuaian Mata

kuliah dan Judul

TA/Tesis/Disertasi dengan

Bidang Keahlian Dosen Pengampu/Pembimbing

√ Rekap TA

90 Jumlah Penelitian dan/atau

PkM DTPS yang hasilnya

telah diintegrasikan

kedalam mata kuliah


√

Suasana Akademik

91 Dokumen keterlaksanaan

dan keberkalaan program

dan kegiatan diluar

kegiatan pembelajaran

terstruktur untuk

meningkatkan suasana

akademik.

Contoh: kuliah

umum/studium generale,

√ Laporan Kegiatan

19

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


seminar ilmiah, bedah buku

Kepuasan Mahasiswa

92 Dokumen tingkat kepuasan

mahasiswa terhadap proses

pendidikan

√ Kuesioner Belum dilakukan

93 Dokumen hasil

pengukuran yang dianalisis

dan ditindaklanjuti

minimal 2 kali setiap

semester, serta digunakan

untuk perbaikan proses

pembelajaran dan

menunjukkan peningkatan

hasil pembelajaran

√ Kuesioner Belum dilakukan

C 7 Kriteria 7. Penelitian

Relevansi penelitian pada

unit pengelola mencakup

unsur-unsur sebagai

berikut:

1) Dokumen peta jalan

yang memayungi agenda

penelitian dosen dan

mahasiswa serta

pengembangan keilmuan

PS dengan

mempertimbangkan

pendekatan interdisiplin

atau multidisiplin,

2) bukti dosen dan

mahasiswa melaksanakan

penelitian sesuai dengan

agenda penelitian dosen

yang merujuk kepada peta

jalan penelitian.

3) dokumen monev

kesesuaian penelitian

dosen dan mahasiswa

dengan peta jalan, dan

4) bukti menggunakan

hasil evaluasi untuk

perbaikan relevansi

penelitian dan pengembangan keilmuan

√

√

√

√

Laporan

Buku ajar yang memasukkan penelitian

Masih dalam proses

20

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


PS

Penelitian Dosen dan

Mahasiswa

94 Jumlah penelitian DTPS

yang sesuai dengan

keilmuan PS/tahun dalam

tahun terakhir

A. Jumlah penelitian

tingkat

internasional

B. Jumlah penelitian

tingkat nasional

C. Jumlah penelitian

tingkat PT atau

wilayah

√

95 Persentase jumlah

penelitian mahasiswa tugas

akhir yang masuk dalam

agenda penelitian dosen

terhadap jumlah

mahasiswa tugas akhir

dalam tahun terakhir (>50%)

√

PkM Dosen

96 Relevansi PkM pada unit

pengelola mencakup

unsur-unsur sebagai

berikut:

1) dokumen peta jalan

yang memayungi tema

PkM dosen dan mahasiswa

serta hilirisasi/penerapan

keilmuan PS,

2) bukti dosen dan

mahasiswa melaksanakan

PkM sesuai dengan peta

jalan PkM.

3) dokumen monev

kesesuaian PkM dosen dan

mahasiswa dengan peta

jalan, dan 4) bukti dosen

√

√

√

Laporan, modul, youtube

Laporan, modul, youtube

21

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


menggunakan hasil

evaluasi untuk perbaikan

relevansi PkM dan

pengembangan keilmuan PS

√

97 Jumlah judul PkM DTPS

yang sesuai dengan

keilmuan PS/Tahun dalam

tahun terakhir


C 9 Kriteria .9. Luaran dan

Capaian Tridharma

Pendidikan

98 Dokumen analisis

pemenuhan capaian

pembelajaran lulusan

(CPL) yang diukur dengan

metoda yang sahih dan

relevan.

1) keserbacakupan,

2) kedalaman, dan

3) kebermanfaatan analisis

yang ditunjukkan dengan

peningkatan CPL dari

waktu ke waktu dalam tahun terakhir

√ Belum dilakukan

99 Rata-rata IPK √ Data Pendidikan IPK = 3.85

100 Jumlah penghargaan atau

prestasi di bidang

akademik mahasiswa


A. Jumlah prestasi

akademik

internasional.

B. Jumlah prestasi

akademik nasional.

C. Jumlah prestasi

akademik wilayah.

√

101 Masa studi √ Data Pendidikan 3.4 Bulan

102 Persentase kelulusan tepat

waktu (50%)

√

103 Persentase keberhasilan √

22

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


studi (≥85%)

104 Bukti pelaksanaan Tracer

study mencakup 5 aspek

berikut:

1) Tracer Study

terkoordinasi di tingkat PT,

2) dilakukan secara reguler

setiap tahun,

3) Pertanyaan mencakup

pertanyaan inti tracer study

DIKTI.

4) ditargetkan pada seluruh

populasi (lulusan TS-2 s.d.

TS-4),

5) hasilnya disosialisasikan

dan digunakan untuk

pengembangan kurikulum dan pembelajaran

√

105 Bukti waktu tunggu

lulusan untuk bekerja

(mendapatkan pekerjaan

atau erwirausaha) yang

relevan dengan bidang studi < 6 bulan

√ Tracer Study

106 Dokumen tingkat kepuasan

pengguna lulusan dinilai

terhadap aspek:

1 : Etika, 2 : Keahlian pada bidang

ilmu (kompetensi utama),

3 : Kemampuan berbahasa

asing,

4 : Penggunaan teknologi

informasi,

5 : Kemampuan

berkomunikasi,

6 : Kerjasama tim, 7 : Pengembangan diri

√

Penelitian

107 Publikasi dosen bersama

mahasiswadi jurnal dalam

tahun terakhir:

A.Jumlah publikasi di

jurnal tidak terakreditasi.

√

23

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


B. Jumlah publikasi di

jurnal nasional

terakreditasi.

C. Jumlah publikasi di

jurnal internasional.

D. Jumlah publikasi di

jurnal internasional

bereputasi

√

√

√

Jurnal di Research Gate,

Google Scholar

4

108 A. Jumlah publikasi di

seminar

wilayah/lokal/perguru

an tinggi.

B. Jumlah publikasi di

seminar penelitian

nasional.

C. Jumlah publikasi di

seminar penelitian

internasional.

D. Jumlah tulisan di

media massa nasional.

E. Jumlah tulisan di

media massa

internasional

√

√

√

√

√

10

6

109 Daftar jumlah artikel

ilmiah dosen tetap tahun

terakhir

√

110 Daftar artikel ilmiah dosen

tetap yg tercatat dalam

lembaga sitasi

√

111 Jumlah luaran penelitian

dosen tetap bersama

mahasiswa dalam tahun

terakhir :

A. Jumlah luaran

penelitian/PkM yang

mendapat pengakuan

HKI (Paten, Paten

Sederhana)

B. Jumlah luaran

√

24

GKM D3 Keuangan

No Aspek ADA TIDAK

ADA


penelitian/PkM yang

mendapat pengakuan

HKI (Hak Cipta,

Desain Produk Industri,

Perlindungan Varietas

Tanaman, Desain Tata

Letak Sirkuit Terpadu,

dll.)

C. Jumlah luaran

penelitian/PkM dalam

bentuk Teknologi Tepat

Guna, Produk (Produk

Terstandarisasi, Produk

Tersertifikasi), Karya

Seni, Rekayasa Sosial.

D. Jumlah luaran

penelitian/PkM yang

diterbitkan dalam

bentuk Buku ber-ISBN,

Book Chapter

25

GKM D3 Keuangan USU

UNIT MANAJEMEN MUTU


AUDIT MUTU INTERNAL

SIKLUS 12

UMM USU/F2/AMI.12/2019

BORANG AUDIT MUTU INTERNAL

Format Rencana Audit

Kriteria :

Penelitian


Ruang Rapat D3 Akutansi TA. 2019 14 November 2019

Auditi Auditor 1 Auditor 2

1. Aisyah, SE, M.Si

2. Beby Kendida HSB,SE,M.Si

Muhammad Safril,ST,MT Dian Morfi Nasution,ST,MT

Distribusi Auditi Auditor UMM Arsip PS

Hari/

Tgl/Jam Nama Program Studi Auditor Auditi Kriteria audit

Pertemuan 1

14 November

2019

D3 Keuangan FEB USU 1. Muhammad

Safril, ST,MT.

2. Dian Morfi

Nasution,ST,

MT

1. Dr.Syafrizal

H.Situmorang,

SE,M.Si

2. Erja Fikri

Ginting

Pendidikan

14 November

2019


Safril,

ST,MT.

2. Dian Morfi

Nasution,ST,

MT

1. Dr.Syafrizal

H.Situmorang,

SE,M.Si

2. Erja Fikri

Ginting

Penelitian

14 November 2019


Safril,

ST,MT.

2. Dian Morfi

Nasution,ST,

MT

1. Dr.Syafrizal

H.Situmorang,

SE,M.Si

2. Erja Fikri

Ginting

Pengabdian

26

GKM D3 Keuangan USU

UNIT MANAJEMEN MUTU


AUDIT MUTU INTERNAL

SIKLUS 12

UMM

USU/F1/AMI.12/2019

PROGRAM KERJA AUDIT MUTU INTERNAL BIDANG AKADEMIK

FORMULIR TENTATIF AUDIT OBJEKTIF

Auditi

Ruang Lingkup

Kriteria

:

:

:

1. Dr.Syafrizal

H.Situmorang,SE,M.Si

2. Erjan Fikri Ginting

T.A.2018 /2019

Pendidikan

Disusun

Oleh

Tanggal Paraf

:

:

:

AUDITOR AMI

Diperiksa

Oleh Tanggal

Paraf

:

:

:

MANAGER AUDITOR AMI

TENTATIF AUDIT OBJEKTIF

TUJUAN AUDIT

TUJUATTTN

AUDIT

Kriteria Pendidikan

LANGKAH KERJA:

NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA ADA KETERANGAN

1 2 3 4

1. Dapatkan Dokumen visi, misi, tujuan, Sasaran

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Ada Renstra, Renop

2 Dapatkan Dokumen kelengkapan dan struktur

organisasi Fakultas

Ada Renstra, Renop

3 Dapatkan peraturan penerimaan mahasiswa baru Ada Manual prosedur mahasiswa baru

4. Dapatkan Formulir beserta dokumen quisioner

kepuasan mahasiswa yang dilakukan secara

kontinyu

Tidak Ada

5. Dapatkan sertifikat dan ijazah laboran,

pustakawan, tenaga adm, operator, programer

Ada Manual prosedur penerimaan dosen dan pegawai

6. Dapatkan dokumen penggunaan dana operasional, Tidak Ada

7. Dapatkan dokumen kurikulum, RPS, capaian

pembelajaran sesuai KKNI

ada Kurikulum kkni dan RPS

8. Dapatkan formulir quisioner kepuasan mahasiswa

terhadap proses perkuliahan

Tidak Ada Quisioner sebaiknya dilakukan pada sebelum perkuliahan dan

setelah perkuliahan.

9 Dapatkan formulir atau kuisioner monitoring dan

evaluasi kinerja dosen

Tidak sesuai Quisioner sebaiknya dilakukan

pada sebelum perkuliahan dan setelah perkuliahan.

27

GKM D3 Keuangan USU

10 Dapatkan dokumen dan formulir monitoring dan

evaluasi tenaga kependidikan

Tidak Sesuai Quisioner sebaiknya dilakukan pada sebelum perkuliahan dan

setelah perkuliahan.

11 Dapatkan sertifikat kompetensi tenaga

kependidikan, programmer, operator, analis lab

Tidak Ada

12 Dapatkan dokumen kriteria keuangan Ada Buku III B Borang unit

pengelola Program Studi FEB USU 2018

13 Dapatkan data IPK mahasiswa ada

14 Dapatkan sertifikat penghargaan prestasi

akademik nasional, internasional ataupun lokal

Ada Laporan Kegiatan Pelatihan,

Sertifikat

15 Dapatkan dokumen formulir quisioner monev

pelaksanaan proses pembelajaran

Tidak sesuai Hanya ditunjukan spanduk dan

baliho

16 Dapatkan dokumen kegiatan pelaksanaan

kegiatan luar pembelajaran ( kuliah umum,

seminar, bedah buku)

Ada Laporam Kegiatan Pelatihan

17 Dokumen remunerasi, sanksi Tidak ada

28

GKM D3 Keuangan USU

UNIT MANAJEMEN MUTU


AUDIT MUTU INTERNAL

SIKLUS 12

UMM

USU/F1/AMI.12/2019



Auditi

Ruang Lingkup

Kriteria

:

:

:

1. Dr.Syafrizal

H.Situmorang,SE,M.Si


T.A.2018 /2019

Penelitian

Disusun

Oleh

Tanggal Paraf

:

:

:

AUDITOR AMI

Diperiksa

Oleh Tanggal

Paraf

:

:

:

MANAGER AUDITOR AMI


TUJUAN AUDIT

TUJUATTTN

AUDIT

Penelitian

LANGKAH KERJA:


1 2 3 4

1. Dapatkan Surat Tugas dosen yang melaksanakan

penelitian

ada Manual prosedur penelitian

dan pengabdian

2 Dapatkan sertifikat dosen yang melaksanakan

seminar internasional dan nasional

ada Laporan penelitian

3 Dapatkan Data jurnal/artikel dosen pada seminar

nasional dan internasional

ada Dokumen rekap

4. Dapatkan sertifikat HAKI, Paten, penghargaan

dosen

ada Dokumen rekap

5. Dapatkan data peta jalan/ roadmap penelitian Ps Tidak ada Belum memiliki road map

penelitian

6. Dapatkan dokumen jumlah penelitian DPTS yang

sesuai tingkat keilmuan baik intesnasional,

nasional


dan pengabdian, rekap data

7. Dapatkan dokumen penelitian mahasiswa yang

masuk dalam agenda mahasiswa


dan pengabdian, rekap data

8. Dapatkan Data jumlah luaran teknologi tepat guna ada Dokumen data penelitian,

pengabdian dan kerjasama

9 Dapatkan data penelitian yang diterbitkan dalam

bentuk buku

ada Dokumen data penelitian, pengabdian dan kerjasama

29

GKM D3 Keuangan USU

UNIT MANAJEMEN MUTU


AUDIT MUTU INTERNAL

SIKLUS 12

UMM

USU/F1/AMI.12/2019



Auditi

Ruang Lingkup

Kriteria

:

:

:

1. Dr.Syafrizal

H.Situmorang,SE,M

.Si


T.A.2018 /2019

Pengabdian Masyarakat

Disusun

Oleh

Tanggal Paraf

:

:

:

AUDITOR AMI

Diperiksa

Oleh Tanggal

Paraf

:

:

:

MANAGER AUDITOR AMI


TUJUAN AUDIT

TUJUATTTN

AUDIT

Pengabdian Masyarakat

LANGKAH KERJA:


1 2 3 4

1. Dapatkan Surat Tugas dosen yang melaksanakan

pengabdian

Tidak Ada Belum Ada Dokumen rekap

2 Dapatkan sertifikat dosen yang melaksanakan

seminar pengabdian 3 tahun terahir


3 Dapatkan Data jurnal/artikel dosen pada seminar

nasional dan internasional pengabdian


4. Dapatkan formulir monev (monitoring dan

Evaluasi) PKM dosen

Tidak ada Tidak ada dokumen

5. Dapatkan data peta jalan/ roadmap pengabdian PS Tidak ada Tidak ada dokumen

6. Dapatkan dokumen jumlah pengabdian DPTS

yang sesuai tingkat keilmuan baik internasional,

nasional

Tidak Ada Tidak Ada Rekap

7. Dapatkan sertifikat dan data PKM yang mendapat

haki/paten, desain produk industri

Tidak Ada Tidak Ada Dokumen data

penelitian, pengabdian, kerjasama.

8. Dapatkan Data jumlah luaran PKM teknologi

tepat guna

Tidak ada

30

GKM D3 Keuangan USU

UNIT MANAJEMEN MUTU


AUDIT MUTU INTERNAL

SIKLUS 12

UMM

USU/F3/AMI.12/2019


Ringkasan Kondisi Audit

Auditi Kriteria :

Prodi D3 Keuangan Pendidikan


Ruang Rapat D3 Akuntansi Tahun akademik 2019 14 November 2019


1. Dr. Syafrizal

H.Situmorang, SE, M.Si


Muhammad Safril,ST, MT Dian Morfi Nasution, ST,MT

Distribusi Auditi Auditor UMM Arsip x

No

Kondisi

Diskripsi Kondisi Kategori

(Positif/OB

/ KTS)

1 Belum ada data hasil monitoring evaluasi kinerja dosen dan tenaga kependidikan KTS

2 Fakultas belum menjalankan quisioner terhadap kepuasan mahasiswa untuk pelaksanaan pembelajaran

KTS

3 Belum ada jumlah mahasiswa asing terhadap jumlah seluruh jumlah mahasiswa (1%) OB

4 Belum ada dokumen remunerasi, penghargaan dan sanksi yang transparan dan

akuntable

KTS

Tempat Persetujuan

Ketua prodi

(auditi)

Auditor 1 Muhammad

Safril,ST,MT

Tanda Tangan

Ketua

GJM/GKM

(auditi)

Dr.Syafrizal

H.Situmorang,SE,

M.Si

Tanda Tangan

Auditor 2 Dian Morfi

Nasution,ST,MT

Tanda Tangan

Direview oleh :

Unit Manajemen Mutu Manager Auditor

Indra Aulia, S.Ti, M.Kom

Tanda Tangan

31

GKM D3 Keuangan USU

UNIT MANAJEMEN MUTU


AUDIT MUTU INTERNAL

SIKLUS 12

UMM

USU/F3/AMI.12/2019



Auditi Kriteria :

D3 Keuangan Penelitian




1. Dr. Syafrizal

H.Situmorang, SE,M.Si




No

Kondisi


(Positif/OB

/ KTS)

1 Belum Ada Road Map Penelitian KTS

Tempat Persetujuan

Ketua prodi

(auditi)

Auditor 1 Muhammad

Safril,ST,MT

Tanda Tangan

Ketua

GJM/GKM

(auditi)

Dr. Syafrizal

H.Situmorang,

SE,M.Si

Tanda Tangan


Nasution,ST,MT

Tanda Tangan

Direview oleh :



Tanda Tangan

32

GKM D3 Keuangan USU

UNIT MANAJEMEN MUTU


AUDIT MUTU INTERNAL

SIKLUS 12

UMM

USU/F3/AMI.12/2019



Auditi Kriteria :

D3 Keuangan Pengabdian Masyarakat




1. Dr.Syafrizal

H.Situmorang,SE, M.Si




No

Kondisi


(Positif/OB

/ KTS)

1. Belum ada formulir monev ( Monitoring dan Evaluasi) PKM Dosen KTS

2. Belum ada data peta jalan/roadmap pengabdian Fakultas KTS

Tempat Persetujuan

Ketua prodi

(auditi)

Drs. Raja Bongsu

Hutagalung, M.Si

Auditor 1 Muhammad

Safril,ST,MT

Tanda Tangan

Ketua

GJM/GKM

(auditi)

Dr. Syafrizal

H.Situmorang,

SE, M.Si

Tanda Tangan


Nasution,ST,MT

Tanda Tangan

Direview oleh :



Tanda Tangan

33

GKM D3 Keuangan USU

UNIT MANAJEMEN MUTU


AUDIT MUTU INTERNAL

SIKLUS 12

UMM

USU/F4/AMI.12/2019

Deskripsi Temuan Audit (F4)

Kriteria

Prodi D3 Keuangan Pendidikan, Penelitian dan

pengabdian Masyarakat


Ruang Rapat D3 Akuntasi Tahun akademik 2019

14 November 2019

Wakil Auditi Auditor 1 Auditor 2

1. Dr.Syafrizal H.Situmorang,SE,

M.Si


Muhammad Safril,ST,MT Dian Morfi Nasution,ST,MT

Distribusi Auditi Auditor UMM Arsip

Deskripsi Temuan 1. Belum ada data hasil monitoring evaluasi kinerja dosen dan tenaga

kependidikan.

2. Fakultas belum menjalankan quisioner terhadap kepuasan mahasiswa

untuk pelaksanaan pembelajaran

3. Belum ada jumlah mahasiswa asing terhadap jumlah seluruh jumlah

mahasiswa (1%)

4. Belum ada dokumen remunerasi, penghargaan dan sanksi yang transparan

dan akuntable

5. Belum memiliki road map penelitian dan pengabdian

Kriteria 4.4.4 a dan C2

Akar Penyebab 1. Jumlah Dosen kurang

2. Belum memiliki format monitoring yang tepat.

3. Belum melakukan promosi di luar negeri.

4. Belum memiliki format dokumen remunerasi, penghargaan dan sanksi

yang transparan dan akuntable

5. Belum melakukan rapat antar prodi untuk membuat arahan penelitian dan

pengabdian masyarakat

Akibat 1. Menganggu kualitas pelayanan kepada Mahasiswa.

2. Penelitian dan pengabdian masyarakat tidak terarah

Rekomendasi 1. Menambah Dosen Baru

2. Membuat format dokumen untuk hasil quisioner dan dokumen remunerasi,

34

GKM D3 Keuangan USU

penghargaan dan sanksi yang transparan dan akuntable.

3. Membuat road map penelitian dan pengabdian masyarakat

Tanggapan Auditi ………………………… Setuju ……………………………… Kalau Auditi tidak setuju, Audit ulang, kalau tetap tidak setuju tulis saja,

penjelasan lebih lanjut terlampir. Auditor tidak boleh konfrontasi dengan auditi.

Rencana Perbaikan

Dekan/ WD 2 mengidentifikasi DTPS dalam tahun 2020 untuk menambah dosen baru, melakukan promosi ke luar negeri serta melakukan monev Dosen dan tenaga

pendidik

Jadwal Perbaikan

Penanggung Jawab

Tempat Persetujuan

Wakil Auditi 1. Dr.Syafrizal

H.Situmoran

g, SE, M.Si

2. Erjan Fikri

Ginting

Tanda Tangan

Tanda Tangan

Auditor 1 Muhammad

Safril, ST,MT

Tanda Tangan


Nasution,ST,MT

Tanda Tangan

Direview oleh :

Unit Manajemen Mutu Manager auditor AMI Tanda Tangan


REKOMENDASI RAPAT TINDAK LANJUT

REKOMENDASI TINDAKAN PENANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan monev

terhadap tenaga

kependidikan dan dosen

untuk meningkatkan

kualitas dan mutu layanan

2. Menjalankan quisioner

kepuasan pelaksanaan

pembelajaran agar dapat

mengevaluasi dan

menindaklanjuti

kekurangan dalam proses

pembelajaran

3. Membuat Road Map

penelitian dan pengabdian

35

GKM D3 Keuangan USU

masyarakat.

HASIL TINDAK LANJUT

A. Tindakan:

B. Bukti

C. Auditor TL:

1. Muhammad Safril,ST,MT ttd

2. Dian Morfi Nasution,ST,MT ttd

unit manajemen mutu universitas sumatera utara...

Documents