tugas sekretaris
DESCRIPTION
Bahan AJar Kesekretariatan DIIAdministrasi Bisnis Akademi Komunitas PrabumulihTRANSCRIPT
Jobs SecretaryBy. Khoirul Anam., S.E.
Tujuan Pembelajaran• Mahasiswa mengetahui dan dapat
menyebutkan tugas-tugas sekretaris di perusahaan
• Mahasiswa memahami persyaratan dan kepribadian sekretaris
• Mahasiswa memahami Keuntungan bekerja sebagai sekretaris
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas Rutin1. Membuka surat masuk untuk pimpinan2. Menyususun/membuatkan surat untuk kepentingan
pimpinan(Korespondensi)3. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan4. Menerima telepon dan menelpon5. Mengerjakan filling6. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan7. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk
menciptakan kenyamanan kerja8. Menyiapkan pembuatan laporan9. Mengelola kas kecil/Petty Cash
Tugas Insidental1. Mempersiapkan rapat2. Mengatur konsumsi pimpinan bersama relasinya3. Menyusun makalah pidato untuk pimpinan4. Mengurus masalah dengan bank5. Mendatangi perusahaan lain atau instansi
pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
6. Mengurus perjalanan dinas pimpinan7. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia
Tugas Kreatif1. Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada
rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan.2. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan
perusahaan.3. Membuat perencanaan kerja4. Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai macam
pameran yang berguna bagi perusahaan5. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product
knowledge, budaya perusahaan.6. Mengembangkan diri dengan megikuti berbagai macam
pelatihan, lokakarya, seminar, ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang menunjang pekerjaan.
Tugas Menurut Jenisnya
Tugas Sosial
Tugas Sosial
Tugas Perkantoran
1. Mempersiapkan meja kerja pimpinan,2. Mengambil dan menyalin dikte dari
pimpinan,3. Mengurus surat masuk dan surat
keluar,4. Mengetik dan membuat konsep surat,5. Filling dan mengindeks surat.
Tugas Resepsionis
1. Menerima dan menjawab telepon,2. Mencatat pesan telepon,3. Menerima dan melayani tamu
pimpinan,4. Mencatat janji-janji temu pimpinan,5. Menyusun agenda kegiatan kerja
sehari-hari pimpinan.
Tugas Keuangan
1. Menangani urusan keuangan pribadi pimpinan dengan bank,
2. Membayar rekening-rekening,3. Pajak4. Sumbangan5. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-
hari untuk pimpinan serta penyediaan dana untuk keperluan tersebut.
Tugas Sosial
1. Menguruskan rumah tangga kantor pimpinan,
2. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangan,
3. Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan belasungkawa kepada relasi pimpinan.
Tugas Insidental1. Mempersiapkan agenda rapat,2. Mempersiapkan laporan,3. Menuliskan pidato dan pernyataan
pimpinan,4. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan
artikel dari media elektonik dan massa.5. Mengoreksi bahan cetakan,6. Memilih souvenir yang sesuai dengan
relasi pimpinan.
Persyaratan & Kepribadian SekretarisSuatu syarat mutlak seorang Sekretaris Mengetahui kriteria seorang sekretaris PROFESIONAL
Syarat-syarat sekretaris
Syarat Kepribadian
a. Jujurb. Sabarc. Simpatikd. Bijaksanae. Ramahf. Pandai bergaulg. Dapat dipercayah. Penampilan yang baik, dll.
Syarat Pengetahuan Umum
Menguasai seluk beluk kantora. Budaya kantor, struktur
organisasi, visi dan misi organisasi tempat sekretaris bekerja
b. Nama yang duduk dalam struktur organisasi
c. Tata hubungan kerja antar individu maupun antar bagian
Syarat Pengetahuan Khusus
Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai dengan jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat ia bekerja, seperti di kantor pemerintah ataupun kantor perusahaan swasta. Syarat ini biasanya ditempuh pada pendidikan formal contohnya di Akademi Komunitas Prabumulih jurusan Administrasi Bisnis/Perkantoran
Syarat Skill/Keterampilan
a. Kemampuan mengetik,b. Korespondensi, c. Kearsipan,d. Keuangan,e. Pelaporan,f. Manajemen,g. Dll.
Keuntungan menjadi Sekretarisa. Keanekaragaman tugas (Membuat pekerjaan
tidak membosankan)b. Penghasilan memadai (umumnya sekretaris
mendapatkan gaji yang menarik dibanding profesi lain)
c. Promosi(karena kedekatan dengan pimpinan seringkali menjadi bahan pertimbangan untuk kenaikan jabatan)
d. Pentingnya peranan sekretaris(Memiliki andil yang vital dan memiliki kepuasan dalam bekerja)
Tugas • Carilah informasi lowongan pekerjaan
terbaru mengenai sekretaris dari media elektronik maupun media massa.
• Dicetak pada kertas A4, dan• Beri komentar soal lowongan pekerjaan
tersebut mengenai persyaratan yang dicantumkan oleh perusahaan atau instansi yang membutuhkan.