tugas akhir - digilib.uns.ac.id/sistem... · teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) mengkaji...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET

POS DI BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

MASHLUCHI SUNDJAYA

D1509052

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012

i


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

PERNYATAAN

Nama : Mashluchi Sundjaya

NIM : D1509052

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ”SISTEM

PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI BAGIAN

PAKET KANTOR POS SOLO 57100” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal

yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan

ditunjukan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh

dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

Mashluchi Sundjaya

iv


commit to user

MOTTO

Kemenangan yang seindah-indahnya dan sesukar-sukarnya yang bisa direbut oleh

manusia adalah menundukkan diri sendiri.

( R.A. Kartini )

Jenius adalah satu persen inspirasi dan sembilan puluh sembilan persen keringat.

( Thomas Alva Edison )

Semangat, kerja keras, keyakinan tinggi dan berdo’a merupakan kunci dalam

memperoleh kesuksesan.

( Penulis )

Tak ada hal yang sulit apabila kita mau belajar, mencoba, dan terus berusaha.

( Penulis )

v


commit to user

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada:

Bapak dan Ibu tercinta yang telah

mengasuh, membimbing, mendidik, dan

menyayangi penulis sehingga penulis bisa

seperti sekarang ini.

Kakak, adik, serta keluarga besarku

yang selalu memberikan dukungan dan

semangat.

Teman-teman yang selalu bersama

dalam suka dan duka, tak henti-hentinya

memberi dukungan dan bantuan kepada penulis.

Keluarga Besar Komunitas Musik FISIP

yang telah memberi inspirasi dan dorongan

semangat kepada penulis untuk menyelesaikan

karya ini.

Keluarga Besar MA B FISIP UNS 2009.

Terima kasih atas kerjasamanya selama ini.

Almamater.

vi


commit to user

KATA PENGANTAR

Assalamu`alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas segala

rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ”Sistem

Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos di Bagian Paket Kantor Pos Solo

57100” dengan lancar.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana sistem

pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos yang terdapat di bagian paket

Kantor Pos Solo 57100 sekaligus untuk melengkapi persyaratan kelulusan

program Diploma III jurusan Manajemen Administrasi guna memperoleh sebutan

Vokasi Ahli Madya.

Penulisan Tugas Akhir ini dapat terlaksana karena adanya dukungan dan

bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini penulis

ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam

menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada:

1. Drs. Is Hadri Utomo, M. Si., selaku Dosen pembimbing yang telah

memberikan bimbingan dalam penyusunan dan penulisan Tugas Akhir

ini.

2. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Drs. Sudarto, M. Si. selaku Ketua Program Studi Diploma III

Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Drs. Budiarjo, M. Si. selaku pembimbing akademik.

5. Segenap karyawan FISIP UNS yang telah membantu kelancaran dalam

pengurusan administrasi.

6. Pimpinan dan seluruh karyawan Kantor Pos Solo 57100 yang telah

menerima dan membantu penulis dalam melakukan pengamatan.

vii


commit to user

7. Bapak Heru Kristianto selaku Supervisor Bagian Logistik (Paket)

Kantor Pos Solo 57100 dan Mas Fathohuddin Al-Ayubi selaku petugas

puri paket pada Kantor Pos Solo 57100 yang telah membantu penulis

dalam mengumpulkan data selama pengamatan.

8. Orang tua, Kakak, Adik, serta keluargaku semuanya.

9. Keluarga Besar Komunitas Musik FISIP

10. Teman-teman Manajemen Administrasi 2009, khususnya MA B

11. Untuk semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis

sebutkan satu-persatu, terima kasih telah membantu terselesaikannya

Tugas Akhir ini.

Semoga segala bantuan, bimbingan, dukungan, dan pengorbanan yang

telah diberikan kepada penulis menjadi amal baik dan mendapat imbalan dari

Allah SWT. Amin.

Penulis menyadari dalam tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan,

baik dari materi pembahasan maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan

segala kerendahan hati, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya

membangun untuk kesempurnaan tugas akhir ini.

Akhir kata penulis berharap dan berdo’a semoga Allah SWT selalu

melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua dan semoga tugas akhir ini dapat

bermanfaat khususnya bagi penulis dan bagi kita semua Amin.

Wassalamu`alaikum Wr. Wb.

Surakarta,

Penulis

Mashluchi S.

viii


commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.................................................................................................i

PERSETUJUAN......................................................................................................ii

PENGESAHAN......................................................................................................iii

PERNYATAAN......................................................................................................iv

MOTTO....................................................................................................................v

PERSEMBAHAN...................................................................................................vi

KATA PENGANTAR...........................................................................................vii

DAFTAR ISI...........................................................................................................ix

DAFTAR GAMBAR..............................................................................................xi

DAFTAR TABEL..................................................................................................xii

DAFTAR LAMPIRAN.........................................................................................xiii

ABSTRAK............................................................................................................xiv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang...........................................................................................1

B. Rumusan Masalah......................................................................................4

C. Tujuan Pengamatan....................................................................................4

D. Manfaat Pengamatan..................................................................................5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem.........................................................................................................7

a. Definisi Sistem.......................................................................................7

b. Karakteristik Sistem.............................................................................11

c. Unsur Sistem.......................................................................................12

B. Pengolahan…...........................................................................................14

C. Pendistribusian.........................................................................................14

a. Definisi distribusi.................................................................................14

b. Saluran Distribusi.................................................................................16

c. Bentuk-bentuk Distribusi.....................................................................17

d. Fungsi Distribusi..................................................................................17

e. Distribusi Jasa......................................................................................18

ix


commit to user

D. Sistem Distribusi......................................................................................20

E. Metode Pengamatan..................................................................................21

a. Lokasi Pengamatan..............................................................................22

b. Jenis Pengamatan.................................................................................22

c. Sumber Data.........................................................................................22

d. Teknik Pengumpulan Data..................................................................23

e. Teknik Analisis Data............................................................................24

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. PT. Pos Indonesia....................................................................................26

a. Sejarah PT. Pos Indonesia...................................................................26

b. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia.........................................................29

c. Tugas dan Fungsi PT. Pos Indonesia...................................................30

d. Kepemilikan Modal PT. Pos Indonesia...............................................31

e. Produk-produk PT. Pos Indonesia (Persero).......................................31

B. PT. Pos Indonesia Solo 57100 ...............................................................36

a. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100.......................36

b. Identifikasi Instansi ............................................................................37

c. Lokasi PT. Pos Indonesia (Persero) Solo 57100 (KPRC)...................37

d. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100............................42

e. Varian layanan dalam produk PT. Pos Indonesia (Persero)................45

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Tahapan Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos..................48

B. Sistem Pendistribusian Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100.................59

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan.............................................................................................65

B. Saran....................................................................................................66

DAFTAR PUSTAKA

PEDOMAN WAWANCARA

LAMPIRAN

x


commit to user

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Model umum sebuah informasi .........................................................8

Gambar 2.2 : Aliran Fisik.......................................................................................19

Gambar 2.3 : Model Analisis Interaktif..................................................................25

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100........................41

Gambar 4.1 : Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Negeri............................63

Gambar 4.2 : Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Jawa...............................63

Gambar 4.3 : Aliran Proses Distribusi Paket dari daerah Jawa...........................64

xi


commit to user

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1: Perkembangan Pelayanan Jasa Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100

Tahun 2011 Bulan Januari-Desember.....................................................................2

xii


commit to user

DAFTAR LAMPIRAN

1. Contoh Advis PP 8

2. Contoh Berita Acara P6

3. Contoh Bukti Serah Kiriman R7

4. Contoh Label Kantong Paket Pos Biasa

5. Contoh Label Kantong Paket Pos Kilat Khusus

6. Contoh Panggilan Paket Pos PP 14

7. Contoh Panggilan X13

8. Contoh Daftar Pengantar Kiriman

9. Contoh Bukti Pengiriman (Resi) I-POS

10. Daftar COT yang harus diperhatikan di bagian Paket Pos

11. Surat Tugas Magang

12. Surat Keterangan Selesai Magang

13. Form Monitoring Magang

14. Form Penilaian Magang

15. Form Presensi Magang

xiii


commit to user

ABSTRAK

Mashluchi Sundjaya, D1509052. Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos di Bagian Paket Kantor Pos Solo 57100, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.

PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa pelayanan pengiriman yang memiliki cabang di seluruh Indonesia. Paket pos merupakan salah satu jenis produk layanan jasa dari PT. Pos Indonesia (Persero) yang sering digunakan oleh para pelanggan untuk mengirimkan barang ke tempat tujuan. Namun seiring berjalannya waktu, sekarang mulai bermunculan perusahaan jasa pengiriman barang lainnya yang menjadi pesaing PT. Pos Indonesia (Persero). Hal ini mutlak memacu PT. Pos Indonesia untuk meningkatkan kualitas layanan agar memperoleh kepuasan pelanggan dan meningkatkan omset.

Salah satunya dengan membuat sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik, untuk itu permasalahan yang akan dikemukakan pada obyek ini adalah sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100. Tujuan pengamatan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui dan memahami sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100.

Pengamatan ini mengambil lokasi di Kantor Pos Solo 57100, jenis pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif kualitatif. Sumber data berasal dari (1) Narasumber atau informan, (2) Peristiwa, aktivitas dan perilaku, (3) Dokumentasi. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data adalah menggunakan teknik interaktif, dengan melalui tiga tahapan yaitu (1) mereduksi data, (2) menyajikan data, dan (3) menarik kesimpulan.

Hasil dari pembahasan penulis menjelaskan tentang sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos yang berpedoman pada prinsip ”CPTDR” yaitu : Collecting(Pengumpulan), Processing(Pengolahan), Transporting(Pengiriman), Delivering(Pengantaran), dan Reporting (Pelaporan). Sistem pendistribusian paket pos terdiri dari beberapa prosedur, mulai dari prosedur paket masuk gudang sampai dengan prosedur pengiriman dan transportasi. Kesimpulan yang didapat dari pengamatan tersebut yaitu sistem pengolahan serta pendistribusian pada bagian paket Kantor Pos Solo 57100 sudah baik karena telah mengacu pada karakteristik sistem yang baik. Sistem-sistem tersebut juga sudah memenuhi syarat dan ketentuan sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik meskipun masih sering terdapat beberapa penyimpangan-penyimpangan.

Saran yang bisa diberikan yaitu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan antara lain dalam pendistribusian paket pos perlu ditingkatkan kecepatan serta ketepatan pengiriman paket. Selain itu dalam pengolahan paket pos perlu ditingkatkan lagi ketelitian petugas. Untuk menangani keluhan dari pelanggan juga perlu ditingkatkan kesigapan serta kesiapan petugas.

xiv


commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, berbagai kemajuan pesat yang terjadi di industri barang dan

jasa mau tidak mau mensyaratkan perusahaan untuk berkembang sejalan dengan

kemajuan tersebut, yang berarti operasional organisasi kian menjadi kompleks.

Perkembangan tersebut tak lepas dari perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi. Selain itu transportasi juga merupakan salah satu unsur penunjang

utama dalam proses operasional organisasi maupun perusahaan. Transportasi

mempunyai peranan yang sangat vital, dalam hal ini transportasi yang dimaksud

adalah pengangkutan. Tanpa adanya pengangkutan menimbulkan konsekuensi

yang fatal bagi sebuah perusahaan, karena dapat dipastikan perusahaan tersebut

akan mengalami hambatan dalam pertumbuhannya dan kerugian sebab tidak dapat

memasarkan barang-barang yang telah diproduksinya. Tidak hanya perusahaan

saja yang terkena dampaknya, tetapi bagi setiap orang yang akan mengirim suatu

barang juga.

Salah satu bentuk layanan di bidang pengangkutan adalah kecepatan dan

ketepatan dalam pengiriman barang. Kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman

barang menjadi suatu syarat yang mutlak dan harus dipenuhi dalam layanan

pengangkutan tersebut. Dalam perkembangannya, pengiriman surat dan paket

tidak hanya dilakukan oleh suatu perusahaan atau pihak-pihak yang bergerak di

bidang niaga, melainkan dilakukan juga oleh masyarakat untuk tetap dapat saling

menjalin komunikasi. PT.Pos Indonesia (Persero) merupakan salah satu BUMN di

Indonesia yang mengolah jasa hantaran pos nasional dengan tujuan profit

oriented.

PT. Pos Indonesia (Persero) ternyata di era sekarang dihadapkan pada

persaingan yang semakin ketat. Untuk menjaga kelancaran dan kemajuan jalannya

bisnis, maka harus mampu bersaing dengan maksimal. Salah satu cara adalah

dengan bisa memberikan pelayanan yang terbaik, yaitu cara yang bisa dilakukan

1


commit to user

2

adalah memberikan pelayanan yang cepat, tepat waktu, aman serta nyaman.

Dengan pelayanan yang terbaik itulah PT Pos Indonesia (Persero) khususnya di

Kantor Pos Solo 57100 mengalami perkembangan dalam pelayanan jasa

pengiriman. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan pelayanan jasa mulai pada

Bulan Januari 2011 sampai dengan Desember 2011 adalah sebagai berikut:

Tabel 1.1 Perkembangan Pelayanan Jasa Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100

Tahun 2011 Bulan Januari-Desember

Bulan Penerimaan

Januari

Februari

Maret

April

Mei

Juni

Juli

Agustus

September

Oktober

November

Desember

3833

3037

2977

2806

2747

2563

3110

3722

2788

3120

2955

3097

Jumlah 36755

Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Solo, 2011

Pada Tabel 1.1 menunjukkan perkembangan penggunaan pelayanan jasa

paket pos tahun 2011 dari bulan Januari-Desember yang mengalami pasang surut.

Walaupun perkembangan penggunaan jasa tersebut mengalami pasang surut,

namun hal ini tidak mengurangi pelayanan dari jasa paket pos. Perkembangan

tersebut membuat pengolahan data harus terkelola dengan baik. Selama ini


commit to user

3

pengolahan data pada Kantor Pos Solo 57100 menggunakan aplikasi Microsoft

Office Excel. Aplikasi tersebut tidak jarang sering terjadi kesalahan data,

kehilangan data, ketidak akuratan data bahkan sulit dalam mencari arsip data yang

terdahulu.

Sehubungan dengan masih digunakannya aplikasi tersebut dalam proses

pengolahan data, maka aplikasi yang ada dicoba dikembangkan lagi menjadi

aplikasi I-POS (Integrated Postal Operating System) berbasis database sehingga

data yang diolah lebih cepat, tepat, aman, dan efisien. Dengan adanya sistem yang

baru diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan dalam hal memberikan

pelayanan.

Kegiatan pengolahan dan pendistribusian hantaran dalam hal ini paket pos

perlu dikelola dengan sistem yang bagus dan profesional agar menghasilkan

pelayanan prima. Tujuan dari pelayanan prima tersebut yang diterapkan pada

pengiriman barang dalam negeri maupun luar negeri adalah untuk memberikan

pelayanan yang memuaskan kepada pengguna jasa pengiriman barang. Dengan

adanya pelayanan prima di PT. Pos Indonesia (Persero) maka kehidupan

masyarakat bisa semakin maju dan mudah dalam mengirimkan barang-barang

dalam negeri, apabila saudara atau teman yang tinggal jauh dari di tempat tinggal

kita meminta untuk dikirimkan barang dengan menggunakan jasa lewat paket pos

dengan jasa paket kilat khusus maupun paket pos biasa.

Hal ini menunjukkan bahwa proses pelayanan prima pada pengiriman

barang lewat paket pos dapat dijadikan peralatan yang mampu bekerja lebih cepat

dan terjamin. Pengiriman barang dengan menggunakan jasa pelayanan prima

dapat dilakukan secara tepat dan terjamin pada waktu pengiriman barang ke

tempat tujuan. Apabila pengolahan dan pendistribusian paket pos berjalan

lancar,maka pengiriman barang ke tujuan juga lancar dan tepat waktu. Sebaliknya

apabila mulai dari pengolahan sampai pendistribusian paket pos tersebut tidak

berjalan dengan lancar maka dalam pengiriman terjadi hambatan-hambatan yang

menyebabkan keterlambatan pengiriman sampai ke tujuan. Sistem pengolahan

dan pendistribusian merupakan suatu rangkaian yang tidak bisa dipisahkan dalam


commit to user

4

keberjalanannya dan untuk memperoleh hasil yang memuaskan, keduanya harus

dioptimalkan dalam pengelolaanya.

Kantor Pos Solo 57100 sebagai salah satu unit cabang PT. Pos Indonesia

(Persero) pastinya mempunyai Standart Operating Procedure(SOP) dalam sistem

pengolahan dan pendistribusian paket pos. Hal ini dilakukan agar dapat

menghasilkan pelayanan prima kepada pengguna jasa kiriman/Customer yang

berorientasi pada kepuasan Customer di samping untuk mewujudkan visi dan misi

PT. Pos Indonesia (Persero). Kualitas pelayanan perlu ditingkatkan karena hal ini

akan berdampak langsung dengan kepuasan pelanggan dan akhirnya juga

berimbas pada pendapatan perusahaan. Dengan adanya perbaikan-perbaikan

tersebut diharapkan dapat meningkatkan omset perusahaan agar perusahaan dapat

berkembang dan semakin maju.

Mengingat pentingnya sistem yang baik dalam proses pengolahan dan

pendistribusian barang tersebut,disini penulis akan mengupas tentang sistem

tersebut khususnya di Kantor Pos Solo 57100. Berdasarkan uraian tersebut diatas,

maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tertarik mengkaji tentang

“SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI

BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan

permasalahannya sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem pengolahan paket pos yang diterapkan pada bagian paket

Kantor Pos Solo 57100?

2. Bagaimana sistem pendistribusian paket pos yang diterapkan pada bagian

paket Kantor Pos Solo 57100?

C. Tujuan Pengamatan

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan Tugas Akhir ini

antara lain adalah :


commit to user

5

1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui dan memahami sistem pengolahan dan pendistribusian

paket pos pada bagian paket Kantor Pos Solo 57100

2. Tujuan Fungsional

Untuk memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan khususnya

bagi Kantor Pos Solo 57100, baik itu pengetahuan, masukan, saran dan bahan

pertimbangan dalam kegiatan perusahaan. Disamping itu juga dapat

bermanfaat bagi masyarakat umumnya.

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada

Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan mampu memberikan manfaat bagi pihak

perusahaan, penulis dan pihak lainnya. Adapun manfaat yang ingin dicapai dari

hasil pengamatan ini adalah :

1. Bagi Pihak Perusahaan

a) Mampu mengambil kebijakan dalam sistem pengolahan sampai

pendistribusian paket sehingga dapat meningkatkan keuntungan

perusahaan.

b) Dengan diketahuinya sistem pengolahan dan pendistribusian paket

pos yang efektif dan efisien diharapkan dapat memperlancar proses

pendistribusian paket ke pelanggan sehingga bisa tepat waktu.

c) Adanya perbaikan citra perusahaan di mata customer/pengguna

jasa.

2. Bagi Penulis

a) Untuk melatih dalam mengadakan pengamatan dan menyusul hasil

pengamatan dalam bentuk yang sistematis.


commit to user

6

b) Untuk menambah wawasan dan pengetahuan terhadap dunia usaha

nyata pada umumnya dan dalam bidang sistem pengolahan dan

pendistribusian paket pada khususnya.

c) Untuk lebih meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam

membuat skala perbandingan dan penerapan teori yang diperoleh

selama perkuliahan dengan praktek yang sesungguhnya.

3. Bagi Pihak Lain

a) Sebagai informasi yang dapat digunakan untuk bahan pengamatan

dan menambah pengetahuan bagi yang berminat dalam bidang yang

serupa.


commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini akan dijelaskan tentang kajian pustaka yang menimbulkan

gagasan dan mendasari pengamatan yang akan dilakukan. Agar tidak memperluas

permasalahan atau menimbulkan salah tafsir dalam perumusan masalah yang telah

dikemukakan. Maka dalam bab ini akan dipaparkan mengenai pengertian

mengenai Sistem, Pengolahan, dan Pendistribusian, Sistem Distribusi serta

metode pengamatan yang digunakan.

A. Sistem

1. Definisi Sistem

Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi sebagian besar orang. Secara

umum, menurut KBBI sistem adalah seperangkat unsur yang secara teratur saling

berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.

Menurut Robert G. Mudick (1984;16) dalam bukunya “Sistem Informasi

untuk Manajemen Modern”

“Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau

prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan

bersama dengan mengoperasikan data dan/ atau barang pada waktu

rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/ atau energi dan/ atau

barang”.

Sedangkan pengertian sistem menurut Gordon B.Davis (1995; 65) dalam

bukunya “Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen” menyatakan bahwa

sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi

bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud tertentu. Model dasar

sebuah sistem menurut Davis adalah masukan, pengolahan, dan keluaran.

Sistem adalah suatu cara yang ditempuh oleh seseorang (suatu badan atau

organisasi) untuk mencapai salah satu sasaran, baik di dalam maupun sasaran

keluar, karena suatu organisasi haruslah mempunyai tujuan ataupun sasaran yang

7


commit to user

8

ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan itu dilakukan berbagai kegiatan dan masing-

masing kegiatan. Mempunyai sasaran tertentu yang secara keseluruhan ditujukan

terhadap tercapainya tujuan organisasi. Guna mencapai sasaran pada masing-

masing kegiatan itu dipakai cara-cara tertentu yang dianggap paling cocok

(efektif) diantara berbagai cara. Cara inilah yang biasa diistilahkan sebagai

“sistem”.

Tidak semua cara-cara tersebut diberi istilah sistem, hanya yang berada

dalam lingkungan organisasi yang biasa diberi istilah demikian. Sesuai dengan

yang dikemukakan George R. Terry dalam buku “Kerangka Dasar Sistem

Informasi Manajemen” adalah sebagai berikut “…a system is a network of

procedurs which are integrated and designed to carry out a major activity”.

(1970:26), (…”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang

terpadu untuk mencapai aktivitas yang besar”.)

Sistem sebagai suatu aturan tidak timbul sendiri melainkan harus

diciptakan. Sarana penilaian dari suatu sistem antara lain:

a) Pegawai

b) Sarana, prosedur, dan metode yang digunakan

c) Input dan output.

Gambar 2.1

Model Umum sebuah Informasi

Masukan Keluaran

Model Sistem Sederhana

Masukan 1 Keluaran 1Masukan 2

Keluaran 2

Masukan n

Keluaran n

Sistem Dengan Banyak Masukan dan Keluaran

Sistem

Sistem


commit to user

9

Sumber : Gordon B. Davis (1995;69)

Dari pendapat diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem pada

hakekatnya adalah kesatuan dari komponen-komponen yang saling berhubungan

satu sama lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Klasifikasi sistem menurut Gordon B. Davis, terdiri dari sistem fisik dan abstrak,

sistem deterministik dan probabilistik serta sistem tertutup dan terbuka.

Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan-kumpulan

bagian-bagian subsistem-subsistem yang disatukan, yang dirancang, untuk

mencapai suatu tujuan. (Moekijat,1996 : 3) dalam bukunya “Pengantar Sistem

Informasi Manajemen”

Menurut The Liang Gie dalam Moekijat, sistem diartikan sebagai suatu

kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang saling berhubungan menurut

suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu (Moekijat, 1996 : 3-

4) dalam buku “Pengantar Sistem Informasi Manajemen”. dalam bukunya

Beberapa Ensiklopedi seperti yang dikutip oleh Moekijat menjelaskan arti sistem

itu sebagai berikut :

1) The Encyclopedia of Management dalam Moekijat menjelaskan :

Suatu sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan

yang saling bergantung dan prosedur-prosedur yang berhubungan, yang

melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu

organisasi.

2) Dalam Ensiklopedia Manajemen dijelaskan bahwa :

Sistem adalah suatu keseluruhan yang terdiri atas sejumlah variabel yang

berinteraksi. Suatu sistem pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari

kegiatan-kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang

berkaitan yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari

suatu organisasi (Drs. Komaruddin, 1983 : 472)

Sistem merupakan faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas

atau pekerjaan, tidak hanya dalam bidang atau lapangan kegiatan operasional, tapi


commit to user

10

juga dalam bidang pekerjaan perkantoran. Suatu sistem dan prosedur juga

merupakan suatu faktor yang saling berkaitan (integrated)

Secara sederhana dapat diartikan bahwa sistem adalah suatu cara yang

ditempuh atau diambil seseorang (suatu badan atau organisasi) untuk mencapai

salah satu sasaran baik di dalam maupun sasaran ke luar, karena suatu organisasi

haruslah mempunyai tujuan ataupun sasaran yang ingin dicapai dan menunjukkan

bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan organisasi yang dinamis A.S.

Moenir (1987 : 19) dalam bukunya “Pendekatan Manusiawi dan Organisasi

Terhadap Pembinaan Kepegawaian” berpendapat bahwa :

“Berhasilnya suatu organisasi secara keseluruhan tergantung pada

berhasilnya unit-unit dalam melakukan pekerjaan. Sedangkan hasil kerja

unit yang satu harus merupakan bagian dari unit yang lain, demikian

secara beruntun sehingga hasil-hasil unit dapat merupakan hasil

keseluruhan secara utuh saling berhubungan dan saling tergantung”.

Keadaan demikian disebut sebagai sistem karena adanya saling

berhubungan dan saling bergantung antar bagian dalam suatu organisasi. Untuk

mencapai tujuan itu dilakukan berbagai kegiatan dan masing-masing kegiatan

mempunyai sasaran tertentu yang secara keseluruhan ditujukan kepada

tercapainya tujuan organisasi. Guna mencapai sasaran pada masing-masing

kegiatan itu dipakai cara-cara tertentu yang dianggap paling cocok (efektif)

diantara berbagai cara. Cara inilah yang biasa diistilahkan sebagai sistem. Tidak

semua cara-cara tersebut diberi istilah sistem hanya yang berada dalam

lingkungan organisasi yang biasa diberi istilah demikian.

Menurut Richard A Johnson,Fremont E Kast & James E. Rosenzweig

(1981 : 4) dalam bukunya “Teori Sistem dan Penerapannya dalam Manajemen”

Suatu sistem adalah “suatu kebulatan/perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang

membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh”. Istilah sistem

mencakup suatu spektrum yang sangat luas dari suatu faham. Misalnya, kita

mempunyai sistem gunung-gunung, sistem sungai, sistem tata surya sebagai

bagian dari lingkungan fisik kita. Tubuh manusia sendiri adalah suatu organisme

yang kompleks termasuk di dalamnya sistem tulang kerangka, sistem peredaran


commit to user

11

darah, dan sistem syaraf. Kita sehari-hari dapat melihat dan berhubungan dengan

fenomena yang sedemikian itu seperti misalnya sistem transportasi, sistem

komunikasi (telepon,telegram dan sebagainya) dan sistem ekonomi.

Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem (Quible, 2001 : 31-32)

dalam buku “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” adalah :

1) Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien;

2) Salah satu alat pengendali biaya;

3) Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan dalam kantor;

4) Alat bantu pencapaian tujuan organisasi;

5) Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.

Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut :

(a) Pengoperasian yang kurang fleksibel akan menjadikan sistem tidak

berfungsi secara optimal;

(b) Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau

prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur

bagian atau departemen yang lain. Begitu juga, jika sistem atau

subsistem diubah, maka seluruh metode dan prosedur di suatu

organisasi akan ikut berubah;

(c) Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau

sistem baru yang akan diterapkan perusahaan;

(d) Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.

Dari pengertian-pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa

pada dasarnya sistem adalah suatu rangkaian prosedur ataupun unsur-unsur yang

teratur, saling berkaitan dan terorganisasi serta membentuk suatu totalitas guna

mencapai tujuan dari suatu organisasi secara efektif dan efisien.

2. Karakteristik Sistem

Menurut Mcleod dan Schell (2001 : 32) dalam buku “Manajemen

Administrasi Perkantoran Modern” sebuah sistem yang baik memiliki

karakteristik sebagai berikut :


commit to user

12

a) Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang

terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup

fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering

berubah;

b) Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah

diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama

maupun mengganggu fungsi utamanya;

c) Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada

bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan

mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada;

d) Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai

tujuan yang telah ditentukan;

e) Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih

mudah dipahami dan dilaksanakan;

f) Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang

dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki

organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

3. Unsur Sistem

Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur (Laudon dan

Laudon, 2004; Odgers,2005 : 32-33) dalam buku “Manajemen Administrasi

Perkantoran Modern” sebagai berikut :

a) Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber

daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data,

informasi, dan material diperoleh baik dari dalam maupun luar

organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh

ketrampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang

memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam sistem. Dalam

beberapa instansi, output dari satu sistem menjadi input sistem yang

lain;


commit to user

13

b) Processing. Perubahan input menjadi output yang diinginkan

dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur

dalam sistem. Biasanya, aktivitas ini akan secara otomatis

mengklasifikasikan,mengonversikan,menganalisis, serta memperoleh

kembali data atau informasi yang dibutuhkan;

c) Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output,

berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan

secara elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau

pegawai yang membutuhkan. Untuk itu kualitas output mempunyai

dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan,

karena bisa menjadi output pada suatu subsistem (departemen atau

bagian) tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau bagian)

yang lain;

d) Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah

sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi

dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.

Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan,

maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan.

Umpan-balik akan membuat sistem dapat mengevaluasi efektivitas

output yang dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi organisasi.

Tentunya kuantitas maupun kualitas umpan balik yang dibutuhkan

berbeda dari satu sistem (departemen atau bagian) ke sistem

(departemen atau bagian) yang lain. Semakin vital keberadaan sistem

(departemen atau bagian) tersebut bagi organisasi, semakin penting

pula umpan-balik tersebut diperlukan;

e) Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga

memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut

adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati.

Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan

regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan

pertimbangan moral.


commit to user

14

Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah

penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam

menjalankan sistem.

B. Pengolahan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 1 (1988:625) memberikan

pengertian tentang olah dan pengolahan adalah sebagai berikut :

1. Olah yaitu memasak (mengerjakan, mengusahakan) sesuatu (barang dsb)

supaya menjadi lain atau menjadi lebih sempurna.

2. Pengolahan yaitu proses, perbuatan, cara mengolah

Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 2 (1996:701)

memberikan pengertian tentang olah adalah sebagai berikut :

1. Olah yaitu :

a) Laku; ulah; cara (melakukan sesuatu); akal (daya upaya,tipu daya)

b) Perbuatan

Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengolahan adalah

suatu proses atau cara perbuatan mengubah/mengusahakan sesuatu menjadi lebih

sempurna atau memiliki nilai guna.

C. Pendistribusian

1. Definisi Distribusi

Cepat atau lambat alat atau barang yang disimpan dalam gudang/tempat

penyimpanan akan dikeluarkan guna didistribusikan kepada pihak yang

membutuhkan. Dalam pendistribusian perlu juga diusahakan bagaimana agar

pengiriman alat/barang berjalan dengan aman dan dengan biaya yang murah

dalam artian pengiriman secara efektif dan efisien. Pengertian distribusi itu sendiri

adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen sampai ke

tangan masyarakat konsumen. Produsen artinya orang yang melakukan kegiatan

produksi. Konsumen artinya orang yang menggunakan barang atau pemakai

barang/jasa dan orang yang melakukan kegiatan distribusi disebut distributor.

Distribusi merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi


commit to user

15

dan konsumsi. Berkat distribusi barang dan jasa dapat sampai ke tangan

konsumen. Dengan demikian kegunaan dari barang dan jasa tersebut akan lebih

meningkat setelah dapat dikonsumsi. Dari apa yang baru saja diuraikan tampaklah

bahwa distribusi turut serta meningkatkan kegunaan menurut tempatnya (place

utility) dan menurut waktunya (time utility).

Distribusi Menurut Winardi (1986:299) dalam bukunya, “Prinsip-Prinsip

Manajemen” yang dimaksud dengan saluran distribusi adalah “Merupakan suatu

kelompok perantara yang berhubungan erat satu sama lain dan yang menyalurkan

produk-produk kepada pembeli”.

Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, S. H. dalam bukunya

Dasar-dasar ( Pengantar Studi) Administrasi Niaga (Business Administratiton)

(1982 : 286) seri 5, “Distribusi” adalah bidang keahlian dan kegiatan-kegiatan

untuk mendekatkan barang-barang kita (commodities, merchandise) sedekat-

dekatnya dan ditempatkan semenarik-menariknya kepada warga masyaraka,

calon-calon atau peminat pembeli, sedemikian rupa, sehingga mereka yang

tadinya sudah menjadi langganan atau pemakai barang-barang merk lain mulai

piker-pikir untuk membeli dan memakai barang-barang (produk) perusahaan kita.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 3 (2007:270) memberikan

pengertian tentang distribusi dan pendistribusian adalah sebagai berikut :

Distribusi yaitu :

a) Pembagian barang keperluan sehari-hari kepada penduduk atau

kepada pegawai, anggota tentara, polisi, dan sebagainya.

b) Penyaluran barang kepada beberapa orang atau kebeberapa tempat.

c) Pendistribusian yaitu pembagian, penyebaran ke tempat-tempat

secara merata.

http://akupunmenulis.wordpress.com/2009/07/22/produksi-konsumsi

distribusi-dan-ekonomi-kerakyatan/ (July 22, 2009), dalam postingan Produksi,

Konsumsi, Distribusi, dan Ekonomi Kerakyatan, “Distribusi” merupakan setiap

tindakan atau usaha yang dilakukan baik oleh orang atau lembaga yang ditujukan

untuk menyalurkan barang-barang dan jasa-jasa dari produsen ke konsumen.

http://akupunmenulis.wordpress.com/2009/07/22/produksi-konsumsi%20distribusi-dan-ekonomi-kerakyatan/

http://akupunmenulis.wordpress.com/2009/07/22/produksi-konsumsi%20distribusi-dan-ekonomi-kerakyatan/


commit to user

16

Produsen perlu memikirkan saluran yang bagaimana yang akan dipilih untuk

menyalurkan barang dan jasanya dengan tepat dan biaya murah.

Menurut Wikipedia (http://id.m.wikipedia.org/wiki/distribusi), “Distribusi”

adalah salah satu aspek dari pemasaran. Seseorang atau sebuah perusahaan

distributor adalah perantara yang menyalurkan produk dari pabrikan

(manufacturer) dan pengecer (retailer). Setelah suatu produk dihasilkan oleh

pabrik, produk tersebut dikirimkan (dan biasanya juga sekaligus di jual) ke suatu

distributor.

Menurut Alex S. Nitisemito (1993 : 102) dalam buku “Marketing”

Distribusi dapat didefinisikan sebagai kegiatan untuk menyalurkan atau

menyampaikan barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Secara ekonomi,

kegiatan distribusi merupakan suatu upaya untuk memberikan kegunaan waktu

dan tempat. Dalam memutuskan saluran distribusi biasanya melibatkan:

1. Jumlah pedagang perantara yang akan dilibatkan

2. Bagaimana memelihara saluran-saluran komunikasi antara

berbagai tingkat dari pedagang perantara

3. Seleksi pedagang perantara yang khusus

4. Penempatan menurut letak geografis dari persediaan barang

5. Lokasi dari pusat-pusat distribusi

Dalam kegiatan distribusi haruslah dituntut kerjasama yang baik dari tiap

pelaksananya agar dalam kegiatan pendistribusian tidak terjadi kendala-

kendala/hambatan-hambatan pada saat pendistribusian sehingga dalam kegiatan

pendistribusian dapat berjalan dengan lancar. Dari berbagai pengertian di atas,

bisa diambil kesimpulan bahwa distribusi merupakan suatu struktur yang

menggambarkan alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke

konsumen.

2. Saluran Distribusi

Saluran ini mencakup siapa yang berpartisipasi dalam menghantarkan jasa.

Menurut Lupiyoadi (2001 : 82) dalam buku “Manajemen Pemasaran Jasa (Teori

dan Praktek) ada tiga partisipan dalam distribusi jasa :

http://id.m.wikipedia.org/wiki/distribusi


commit to user

17

a) Penyedia jasa

b) Intermediary/perantara

c) Konsumen

3. Bentuk-bentuk Distribusi

a) Distribusi Langsung

Adalah suatu metode penyimpanan barang kepada konsumen yang

dilakukan sendiri dan menyeluruh oleh suatu perusahaan tanpa melalui

pihak lain sebagai perantara

b) Distribusi Tidak Langsung

Adalah suatu cara menyalurkan barang dengan menggunakan jasa

perantara sebagai pihak yang menjembatani hubungan antara

perusahaan ke konsumen atau pelanggan.

Pemilihan bentuk distribusi ini sangat penting dan harus dilakukan secara

teliti dan dengan pertimbangan yang masak, sebab kesalahan dalam pemilihan

bentuk distribusi akan dapat memperlambat bahkan memacetkan usaha

penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen.

4. Fungsi Distribusi

Fungsi distribusi menurut Kotler (2001 : 168-169) dalam bukunya

“Manajemen Pemasaran Indonesia Analisis Perencanaan Implementasi dan

Pengendalian (terjemahan) jilid 2, yaitu :

a) Informasi : Pengumpulan dan penyebaran informasi

riset pemasaran mengenai pelanggan, pesaing, dan pelaku lain serta

kekuatan dalam lingkungan pemasaran yang potensial dan yang ada

saat ini.

b) Promosi : Pengembangan dan penyebaran

komunikasi persuasif mengenai penawaran yang dirancang untuk

menarik pelanggan.


commit to user

18

c) Negosiasi : Usaha untuk mencapai persetujuan akhir

mengenai harga dan syarat lain sehingga transfer kepemilikan dapat

dilakukan.

d) Pemesanan : Komunikasi terbalik dari anggota saluran

pemasaran dengan produsen mengenai minat untuk membeli.

e) Pembiayaan : Perolehan dan alokasi dana yang dibutuhkan untuk

membiayai persediaan pada tingkat saluran pemasaran yang berbeda.

f) Pengambilan resiko : Asumsi resiko yang berhubungan dengan

pelaksanaan fungsi saluran pemasaran tersebut.

g) Pemilikan fisik : Kesinambungan penyimpanan dan

pergerakan produk fisik dari bahan mentah sampai ke pelanggan akhir.

h) Pembayaran : Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu

organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain.

i) Hak milik : Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu

organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain.

5. Distribusi Jasa

Menurut Lamb Hair Mc Daniel (2001) dalam bukunya “Pemasaran”

Distribusi jasa memfokuskan pada tiga hal penting, yaitu :

a) Meminimalisasi waktu tunggu

b) Mengelola kapasitas pelayanan

c) Meningkatkan pengiriman melalui saluran distribusi baru

Salah satu hal yang menjauhkan distribusi jasa dari distribusi fisik adalah

bahwa Dalam produksi, suatu hambatan produksi dapat diobati dengan

menggunakan persediaan pengaman atau jenis transportasi yang lebih cepat.

Pengganti seperti itu tidak mungkin dilakukan dalam jasa. Manfaat dari suatu jasa

relatif juga tidak berwujud yaitu biasanya tidak dapat melihat manfaat tersebut.

Menurut J. David Viale (2000 : 97) dalam bukunya “Dasar-dasar

Manajemen Sediaan” Distribusi fisik produk berlangsung melalui berbagai titik

distribusi yang ditempatkan secara geografis. Titik distribusi bisa meliputi fasilitas

manufaktur, pusat distribusi, distributor, dan pengecer, atau distribusi barang


commit to user

19

dapat mengalir secara langsung ke pelanggan atau melalui berbagai tingkatan

sepert ditunjukkan dibawah. Sediaan disimpan di setiap lokasi berdasarkan

kriteria seperti biaya, tingkat kepuasan-pelanggan yang diinginkan, dan efisiensi

operasi distribusi.

Distribusi fisik produk haruslah diperhitungkan dalam semua jenis

lingkungan manufaktur (dibuat-untuk-stok, dibuat-atas-pesanan, dan dirakit-atas-

pesanan) serta lingkungan distributor dan pengecer.

Berikut disajikan sebuah diagram yang menunjukkan distribusi fisik dan

manajemen material yang saling sesuai membentuk aliran barang yang logis.

Gambar 2.2

Aliran Fisik

Manajemen Material Manajemen Distribusi

Material Barang setengah jadi BarangJadi

LOGISTIK

Lokasi dan saluran distribusi untuk menyediakan jasa kepada pasar

sasaran adalah dua kunci area keputusan. Keputusan lokasi dan saluran mencakup

bagaimana menyampaikan jasa kepada konsumen dan dimana terjadinya. Hal ini

memiliki relevansi yang besar karena jasa tidak dapat disimpan serta diproduksi

dan dikonsumsi di tempat yang sama.

PabrikanPemasokPelanggan

Pusat Distribusi Pelanggan


commit to user

20

D. Sistem Distribusi

Sistem distribusi merupakan suatu rangkaian prosedur yang berurutan

maupun unsur-unsur yang teratur maupun struktur yang menggambarkan

alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen.

Menurut J. David Viale (2000 : 99) dalam bukunya yang berjudul

“Dasar-Dasar Manajemen Sediaan” menjelaskan sistem distribusi secara bebas

dapat diklasifikasikan atas sistem tarik dan sistem dorong.

1. Sistem Tarik

Pada sistem tarik, keputusan penambahan kembali sediaan dilakukan di

gudang daerah. Hal ini berlawanan dengan pengambilan keputusan pada sistem

dorong yang tersentralisasi. Keuntungan dari sistem tarik ini adalah kendali

terletak pada tim manajemen daerah. Sementara kerugian potensialnya adalah

kurang terlihatnya penampakan antar gudang, sehingga dapat mengakibatkan

kelebihan sediaan.

2. Sistem Dorong

Sistem ini mendorong sediaan dari pabrik pusat ke gudang. Keputusan

penambahan kembali sediaan dilakukan di pabrik. Keuntungan dari sistem dorong

adalah tercapainya skala ekonomis oleh satu sumber pusat, seperti pabrik.

Kerugiannya adalah kurang fleksibel dalam menanggapi kebutuhan pelanggan

lokal. Sistem dorong yang paling umum adalah perencanaan kebutuhan distribusi

(distribution requirements planning/DRP). Seperti halnya proses MRP, DRP

menggunakan teknik titik pemesanan kembali berbasis waktu untuk

mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang di semua

tingkatan sistem distribusi.

Peramalan untuk permintaan independen, bersama dengan data penjualan

aktual dijabarkan melalui berbagai tingkatan distribusi. Titik penghubung antara

sistem manufaktur dan sistem distribusi adalah jadwal induk produksi (master

production schedule/MPS). Pada perencanaan dan pengendalian sediaan distribusi

dengan sistem dorong, titik kendali pusat seperti pabrik menetapkan jumlah

sediaan yang akan diterima setiap pusat distribusi. Sistem dorong tersentralisasi


commit to user

21

ini hanya digunakan dalam situasi di mana pusat distribusi dan pusat manufaktur

dimiliki oleh satu perusahaan yang sama.

Menurut Sondang P. Siagian (2001 : 262-263) dalam bukunya “Kerangka

Dasar Ilmu Administrasi” agar sistem yang handal dalam pendistribusian tercipta

diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna alat/barang

tertentu dengan para petugas penyimpanan. Kerjasama yang dimaksud akan lebih

mudah terbina dan terpelihara apabila :

a) Pengguna alat/barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas

dalam arti barang apa yang diperlukan, dalam jumlah apa, dimana

diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan

semua permintaan yang datang dari berbagai satuan kerja dalam

organisasi disediakan formulir permintaan barang untuk disampaikan

kepada petugas gudang penyimpanan melalui suatu mekanisme dan

prosedur kerja yang diketahui bersama.

b) Terdapat kecekatan petugas gudang untuk memproses permintaan

yang diterimanya dan menyampaikan/mengirimkannya kepada satuan

kerja yang meminta dengan cepat dan aman.

c) Kesemuanya itu berarti bahwa harus ada suatu sistem distribusi yang

tidak berbelit-belit akan tetapi tetap menjamin bahwa mekanisme dan

prosedur yang telah ditetapkan ditaati oleh semua pihak yang

berkepentingan

E. Metode Pengamatan

Metode pengamatan merupakan faktor penting di dalam suatu penelitian.

Disamping untuk memperoleh data yang sesuai dengan tujuan penelitian juga

untuk mempermudah pengembangan dan guna kelancaran penyusunan laporan

tugas akhir. Metode pengamatan yang digunakan dalam pengumpulan data ini,

sebagai berikut :


commit to user

22

1. Lokasi Pengamatan

Penulis mengambil lokasi pengamatan pada Kantor Pos Solo 57100 yang

terletak di Jalan Jendral Sudirman no.8 Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan

atas pertimbangan sebagai berikut :

a) Dimungkinkan adanya pengumpulan data sebagai bahan

pembuatan laporan pengamatan yang penulis susun. Karena Kantor

Pos Solo 57100 merupakan salah satu perusahaan yang mengolah jasa

hantaran pos nasional sehingga dituntut untuk mempunyai sistem

pengolahan dan pendistribusian yang baik agar terjadi peningkatan

kualitas layanan jasa paket pos khususnya.

b) Diberikannya ijin kepada penulis untuk mengadakan pengamatan

di Kantor Pos Solo 57100, sehingga penulis mudah dalam memperoleh

data, informasi, dan referensi yang dibutuhkan.

c) Lokasinya yang mudah dijangkau.

d) Karena lokasi pengamatan merupakan tempat magang penulis,

sehingga penulis dapat lebih leluasa memperoleh data dan informasi

yang dibutuhkan.

2. Jenis Pengamatan

Berdasarkan dengan rumusan permasalahan yang telah dikemukakan

diatas, bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan deskriptif

kualitatif yaitu pengamatan yang memaparkan dan menggambarkan realita secara

cermat dan sistematis mengenai system pengolahan dan pendistribusian paket pos

pada Kantor Pos Solo 57100. Seperti yang dikemukakan Sutopo (2002 : 110-111)

yaitu pengamatan yang mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam

mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya

di lapangan studinya.

3. Sumber Data

Data adalah fakta atau keterangan dari obyek yang diamati. Sumber data

dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut Sutopo (2002 : 50-

54) adalah :


commit to user

23

a. Narasumber

Data diperoleh melalui wawancara dengan Supervisor bagian jasa

logistik (Paket), serta wawancara dengan beberapa karyawan sebagai

informan yang dapat memberikan informasi yang menunjang.

b. Dokumen

Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku-buku,

peraturan-peraturan, arsip-arsip, serta dokumen-dokumen maupun

literatur yang ada pada Kantor Pos Solo 57100 yang berhubungan

dengan masalah yang diteliti, seperti pedoman pengolahan dan

pendistribusian,arsip serta data advis paket pos Kantor Pos Solo

57100, dan buku referensi kepustakaan.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini

berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo (2002 : 58-72) adalah

sebagai berikut :

a. Observasi

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan teknik observasi

berperan aktif. Yang berarti penulis memainkan peran yang

dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan

pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa

diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data dengan

cara menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat,

atau lokasi dan benda serta rekaman gambar dan wawancara. Dalam

hal ini penulis melakukan pengamatan langsung selama masa magang

di bagian paket pos Kantor Pos Solo 57100 yaitu pada pertengahan

bulan januari sampai dengan pertengahan bulan maret 2012.

b. Wawancara

Yaitu cara pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara

langsung atau bertatap muka kepada narasumber yang berhubungan

dengan materi pengamatan dan kegiatan yang dipelajari di lapangan


commit to user

24

kepada Supervisor bagian jasa logistik (Paket) serta beberapa

karyawan lainnya di Kantor Pos Solo 57100 yang dianggap kompeten.

Teknik ini dipakai penulis agar data yang diperoleh lebih hidup dan

lengkap. Teknik wawancara yang penulis gunakan adalah wawancara

mendalam (tidak terstruktur) dimana pertanyaan yang mengarah pada

kedalaman informasi dilakukan secara mendalam dan dilakukan

beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas

data yang diharapkan.

c. Mengkaji Dokumen

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis bukan hanya

sekedar mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen yang

berbentuk tertulis sederhana.

5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model

analisis interaktif. Menurut Sutopo (2002 : 91-93) dalam model ini ada tiga

komponen analisis yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan

yang dilakukan secara serempak dengan bentuk interaktif dengan proses

pengumpulan data sebagai siklus. Komponen analisa tersebut dilaksanakan secara

terpadu selama dan sesudah pengumpulan data. Ketiga kegiatan dalam analisis

model interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Reduksi data (Data reduction)

Reduksi data merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan

dan pengabstrakan data yang muncul dari catatan lapangan, yaitu

Kantor Pos Solo 57100. Proses ini berlangsung secara terus menerus

sepanjang pelaksanaan pengamatan. Proses analisis juga dimaksudkan

untuk mempertegas, memperpendek, membuat fokus, dan membuang

hal-hal yang tidak penting serta mengatur data sedemikian rupa

sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.


commit to user

25

b. Penyajian data

Penyajian data dapat diartikan sebagai suatu rakitan kalimat yang

disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan dapat

mudah dipahami. Berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan

peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain yang

berdasarkan pemahamannya tersebut. Dalam tahapan ini sajian data

dalam bentuk narasi serta deskripsi yang memungkinkan simpulan

penelitian dapat dilakukan.

c. Penarikan kesimpulan (Conclution drawing)

Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan

benar-benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas

pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali

dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul pada

pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali

catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu

proses pengumpulan data berakhir.

Ketiga komponen utama tersebut saling mendukung dan berhubungan

membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi satu

siklus penting dalam penyusunan laporan ini. Keseluruhan proses tersebut

dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga

analisa yang didapat cukup mantap dan memuaskan.

Bagan 2.3 Model Analisis Interaktif

Pengumpulan Data

Reduksi Data Sajian Data

Penarikan Kesimpulan


commit to user

BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. PT. Pos Indonesia

1. Sejarah PT. Pos Indonesia

Pada dasarnya sebuah perusahaan akan selalu mengalami perubahan

sejalan dengan perkembangan zaman yang seperti ini, baik mengenal perubahan

jenis, struktur organisasi. Di Nusantara, komunikasi jarak jauh dengan surat sudah

mulai sejak zaman kerajaan-kerajaan. Namun yang berkirim surat dan

penerimanya adalah raja-raja, setidaknya kaum bangsawan, bukan orang

kebanyakan. Dan surat itu diantarkan oleh pesuruh atau utusan kerajaan (kurir)

dengan berjalan kaki atau menunggang kuda. Pesannya mungkin pendek saja

tidak seperti surat-surat modern yang sifatnya pribadi atau bercerita panjang lebar

tentang keadaan atau tempat.

Ketika bangsa belanda mulai menjajakan kaki di bumi Nusantara ini, surat

menyurat menjadi “internasional”. Tidak saja antara raja dengan raja atau

bangsawan dengan bangsawan di seantero Nusantara dan raja di negeri seberang,

yaitu Eropa khususnya negeri Belanda. Kurirnya tidak lagi berjalan kaki atau naik

kuda melainkan naik kapal. Dan waktunya tidak hanya beberapa hari atau

minggu, tetapi berbulan-bulan. Ketika Belanda mendirikan perusahaan kongsi

dagang dengan Hindia Timur di Nusantara dengan nama VOC (Verenigde

Oostindinche Compagnie – United East Indies Company – Perusahaan Persatuan

(Kongsi) Hindia Timur). Tanggal 20 Maret 1602 mereka (lama kelamaan) merasa

butuh mendirikan juga kantor yang dapat mengurusi pengiriman dan penerimaan

surat antara mereka yang berada di Hindia Belanda dan induknya di Negeri

Belanda. Maka pada 26 Agustus 1746 VOC mendirikan Kantor Pos Pertama di

Batavia atau Jakarta. Saat itu Batavia diperintah oleh Gubernur Jenderal G.W

Baron van Imhoff. Tahun 1750 di Semarang kota pelabuhan di Jawa Tengah

Utara, juga didirikan kantor pos.

26


commit to user

27

Pada tahun 1922-1923 Kantor Pos jawatan PTT yang awalnya

berkedudukan di Woltergarden dipindahkan ke Gedung Werken (Dinas Pekerjaan

Umum) di Bandung. Selama masih menjadi jawatan, PTT terpecah-pecah. Pada

masa itu masih terdapat jawatan PTT Sumatra, Jawa, dan Bandung. Pada saat

pemerintahan Jepang menyerahkan Indonesia kepada pemerintahan Sekutu

merupakan hari bakti postel dan sebagai kepala jawatan PTT RI adalah Bapak

Soeharto dan sebagai wakilnya Bapak R.Dijar. Perkembangan Pos di Surakarta

dipengaruhi oleh perkembangan global pos di Jawa, yaitu antara lain dengan

dibuatnya sarana jalan yang membentang dari Anyer sampai Panarukan.

Pembuatan jalan raya pos dari Anyer sampai Panarukan sepanjang kurang

lebih 1000 kilometer dimulai pada tahun 1908 dan selesai setahun kemudian. Pada

mulanya jalan tersebut dipergunakan sebagai sarana militer, namun ternyata juga

bermanfaat bagi perekonomian dan telekomunikasi khususnya pos. Surakarta

yang terletak di tengah-tengah pulau Jawa disamping dijadikan sebagai tujuan pos

juga dijadikan sebagai tempat penggantian kuda yang merupakan sarana

penyampaian surat pada waktu itu.

Perkembangan PT.Pos Indonesia akan dijabarkan sebagai berikut :

a) Dinas Pos sebagai Jawatan

Pada tahun 1864 Dinas Pos sebagai jawatan, berada dibawah

pengawasan Directur Productieen en ciile magazijne dan pada tahun

1867 Dinas Pos disatukan dengan Dinas Telegram dengan nama status

jawatan Post en Telegreph Dients (Staatblad 1876 No 4 tanggal 8

November 1876 tentang Algemenee Bepalingent Ontrent het Beher

Van De Groverments Post en Telegraf Dients).

b) Dinas Pos Sebagai Perusahaan ICW (Indische Comptabtinier Wet)

Dengan Statblaad tahun 1906 No 395 lahir jawatan Pos, Telegraf dan

Telepon atau jawatan PTT (di Hindia Belanda) yang berada di bawah

Departemen Lalu Lintas dan Pengairan (Departemen Van Verkeze en

Water Staat). Cara pengurusan dan pertanggung jawaban keuangan

tunduk pada ICW dan juga disebut perusahaan ICW. ICW

diundangkan pertama kali dengan Staatblad tahun 1864 no.106,


commit to user

28

diumumkan lagi dengan Staatblad tahun 1925 no 448 (dengan

perubahan terakhir sebutan Indische diubah menjadi Indonesiche dan

seterusnya dengan singkatan ICW).

c) Dinas Pos sebagai Perusahaan IBW (Indische Bedrijven Wet)

Status Dinas Pos sebagai ICW dianggap kurang tepat, maka pada

tahun 1931 dengan Staatblad tahun 1931 no 524 jawatan pos, telegraf,

telepon atau PTT diubah statusnya dari perusahaan ICW menjadi IBW.

d) Dinas Pos sebagai Perusahaan Negara

Setelah UU no.19 PRP tahun 1960, maka semua perusahaan yang

modalnya untuk seluruhnya merupakan kekayaan Negara, baik yang

terjadi karena Nasionalisasi berdasarkan UU no. 86 tahun 1985

menjadi perusahaan Negara. Menurut UU no.19 tahun 1960 dan

lembaran Negara UU tahun 1809 jawatan pos, telegraf, dan telepon

(PTT) kemudian menjadi perusahaan Negara yang didirikan

berdasarkan ordinasi tahun 1931, telah ditetapkan sebagai perusahaan

Negara berdasar IBW (Staatblad tahun 1927 no.419).

e) Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi

Berdasar PP no.240 tahun 1961, PN POS, Telegraf, dan Telepon yang

diatur dengan ordinasi tanggal 28 tahun 1931 (Staatblad tahun 1927

no.524) tersebut ditunjuk sebagai perusahaan Negara dalam arti pasal 2

IBW dan berkedudukan di Bandung dan dilebur menjadi Perusahaan

Negara dan Telekomunikasi (Pn Postel. Dalam peleburan segala hak,

kewajiban, perlengkapan, dan kekayaan serta jawatan usaha dari

pos,telegraf, dan telepon kepada PN Postel (Lembaran Negara No.306

tahun 1961 pasal 1).

f) Perusahaan Negara Pos dan Giro

Dengan PP no. 29 tahun 1965 (lembaran Negara No.62 tahun 1965)

didirikan perusahaan Negara Pos yang terpisah dari Perusahaan Negara

Telekomunikasi yang didirikan dengan PP no 31 tahun 1965.


commit to user

29

g) Perusahaan Umum Pos dan Giro (Perum Pos dan Giro)

Dinas Pos dan Giro merupakan Perusahaan Umum yang berdasarkan

PP No. 30 tahun 1976. Perusahaan Pos dan Giro yang didirikan dengan

PP no.29 tahun 1965 berdasar pada UU tahun 1960 yang

dikembangkan menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro sesuai dengan

UU No. 9 tahun 1969 dengan singkatan Perum Pos dan Giro.

h) Perum Pos dan Giro berdasarkan PP No.6 tahun 1984

UU. No.6 tahun 1984 menggantikan UU.No 4 tahun 1959 sebagai

penyesuaian diri perusahaan dengan tuntutan jaman. Dengan

perubahan UU tersebut, maka secara tidak langsung menyebabkan

perubahan PP No.9 tahun 1978 dengan PP No.24 tahun 1984 tentang

Perum Pos dan Giro.

i) PT. Pos Indonesia (Persero)

Dengan PP no. 5 tahun 1995 tentang pengalihan bentuk perum menjadi

Persero, maka tanggal 20 Juni 1995 Perum Pos dan Giro berubah

menjadi Perseroan dengan nama PT. Pos Indonesia (Persero).

2. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia

Dalam pendiriannya PT. Pos Indonesia mempunyai visi dan misi sebagai

arah orientasi perusahaan dalam melakukan pelaksanaan operasional. Adanya visi

dan misinya adalah sebagai berikut :

a) Visi PT.Pos Indonesia

(2009-2010)

Integrated mail,logistics, and service infrastructure.

(2011-2013)

Indonesia’s leader in the mail, logistic, and financial service.

(2014-2018)

ASEAN champion of postal industries.

Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik

dan menjadi pilihan utama stakeholder domestik maupun internasional dalam


commit to user

30

mewujudkan pengembangan bisnis dan pola kemitraan, yang didukung oleh

sumber daya manusia yang unggul dan menjunjung tinggi nilai.

b) Misi PT.Pos Indonesia

Memberikan solusi terbaik bagi badan,bisnis, pemerintah dan individu

melalui penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis,

logistik, transaksi keuangan, dan filateli berbasis jaringan terintegrasi,

terpercaya, dan kompetitif di pasar domestik dan internasional.

3. Tugas dan Fungsi PT.Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia adalah salah satu badan usaha milik Negara yang

bergerak di bidang jasa. Tujuan yang ingin dicapai adalah membangun hubungan

dan mengembangkan usaha pelayanan pos dan giro guna memperlancar hubungan

masyarakat untuk menunjang terlaksananya pembangunan nasional. Supaya

tujuan dapat tercapai dengan baik maka PT. Pos Indonesia harus mempunyai

tugas dan fungsi yang jelas sehingga masyarakat atau pengguna jasa tidak kecewa

dengan pelayanan yang ada. Adanya tugas dan fungsi PT. Pos Indonesia sebagai

berikut :

a) Tugas PT. Pos Indonesia

1) Penyelenggaraan dan pelayanan pos dan giro, baik dalam negeri

maupun luar negeri.

2) Perencanaan, penggunaan, perluasan sarana-sarana pos dan giro.

3) Usaha ini sesuai dengan peraturan yang berlaku.

b) Fungsi PT. Pos Indonesia

PT. Pos Indonesia mempunyai fungsi yang isi pokoknya memberikan

pelayanan kepada masyarakat yang meliputi;

1) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan

lalu lintas barang misalnya : Pengurusan paket pos.


lalu lintas berita misalnya : Pelayanan surat menyurat.


commit to user

31

3) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang pemberian

pembayaran pensiun.


lalu lintas uang contohnya : Pengiriman atau penerimaan uang dalam

bentuk wesel.

4. Kepemilikan Modal

PT. Pos Indonesia merupakan perusahaan BUMN sehingga kepemilikan

modal adalah pada pemerintah, dibawah pengawasan sepenuhnya oleh

Departemen Keuangan dalam hal ini adalah Menteri Keuangan.

5. Produk-Produk PT. Pos Indonesia (Persero)

Setiap bagian-bagian atau unit-unit kerja tersebut yang mengurusi produk-

produk pos. Bagian-bagian atau unit-unit kerja dan produk pos tersebut adalah

sebagai berikut :

a) Kiriman Internasional

1) Express Post

Layanan pengiriman dokumen dan barang express dengan jangkauan

lebih dari 200 negara dengan fasilitas track and trace.

2) EMS

EMS adalah layanan premium PT.Pos Indonesia (Persero) untuk

pengiriman dokumen dan barang dagangan ke luar negeri. Kiriman

express ke 83 negara yang masuk dalam jaringan EMS. Pengiriman

maupun penerimaan dapat dilacak secara elektronik.

3) Paket Pos Internasional

Layanan pengiriman barang ke 184 negara, baik Paket Pos Cepat

Internasional (Udara) maupun Paket Pos Biasa Internasional (Laut).

4) Wesel Pos Internasional

Layanan pengiriman uang dari dan ke-14 Negara (Brunei, Hongkong,

Iran, Jepang, Korea Selatan, Philipina, Malaysia, Qatar, Singapura,


commit to user

32

Uni Emirat Arab, Austria, Brazil, Taiwan, dan Thailand) dan dapat

dilayani oleh seluruh Kantor Pos Online Wesel Pos.

b) Filateli

Filateli merupakan hobi dalam mengumpulkan perangko, tanpa

disadari. Seorang pengumpul perangko yang menekuni hobinya

dengan sungguh-sungguh, akan memperoleh pengetahuan yang luas.

Perangko-perangko yang diterbitkan oleh berbagai negara biasanya

menampilkan gambar-gambar yang berkaitan dengan sejarah,

ekonomi, politik, kebudayaan, flora dan fauna, dan lain-lain.

c) Hybrid Mail

Hybrid Mail adalah surat elektronik atau yang biasa lebih dikenal

dengan nama SMS(Short Message Services) yang meliputi antara lain :

1) Ratron Simpati

Layanan surat dan pemberitaan singkat berupa ucapan/pesan simpati

dari satu orang ke orang lain dalam wilayah yang berbeda.

2) SMS Ratron Simpati

Layanan pengiriman dan pemberitaan singkat melalui SMS kepada

masyarakat yang tidak memiliki pesawat seluler/Handphone.

3) SMA – POS

Pengiriman ucapan selamat melalui SMS yang dikirimkan oleh

pemegang pesawat seluler kepada masyarakat dan akan diterima dalam

bentuk ucapan.

d) Ritel

Kios Pos merupakan salah satu inovasi kantor pos untuk memberikan

pelayanan ekstra kepada konsumen. Peningkatan nilai pelayanan

kantor pos yang dilakukan melalui proses transformasi dari konsep

“office” menuju “store” dengan meningkatkan fungsi KIOS POS.

sebagai pasar yang menjembatani interaksi produsen-konsumen dan


commit to user

33

sebagai pusat informasi sekaligus sarana untuk berkomunikasi dan

bertemu antar anggota masyarakat.

e) Logistik

Layanan pengiriman barang dengan spesifikasi dan harga yang sesuai

dengan pemerintah / kesepakatan.

1) Layanan Kargo

Beberapa jenis layanan kargo yang ditawarkan :

(a) Trucking Freight Forward

(1) Layanan pengiriman dari gudang pengiriman langsung ke

gudang penerima.

(2) Harga dapat dinegosiasikan.

(b) Kargo Pos

(1) Solusi untuk kiriman konsumen tanpa batasan ukuran dan

berat.

(2) Garansi asuransi ongkos kirim dan nilai barang.

(3) Pengurusan penyelesaian dokumen.

(4) Tarif kompetitif.

2) Layanan Logistik lainnya

Layanan Logistik lainnya yang ditawarkan antara lain :

(a) Warehousing

(b) Custom Clearance

(c) Management Inventory

(d) Marking & Labeling/Praposting

(e) Tracking

f) Keuangan

PT. Pos Indonesia juga melayani jasa keuangan dengan layanan kelas

dunia dan handal sehingga konsumen akan terpenuhi, diantaranya :


commit to user

34

1) System Online Payment Point (SOPP)

Merupakan cara termudah, cepat, praktis, dalam melakukan setoran

tabungan, pembayaran tagihan, rekening telephone seluler, asuransi,

kredit, penerimaan pajak, dan isi ulang kartu seluler. Kerjasama SOPP

di Solo dilakukan dengan kerjasama TELKOM, TELKOMSEL,

INDOSAT, ADIRA, BAF, OTO FINANCE, AIG LIPPO, GE

CONSUMER SERVICE, ABN AMRO, FIF, SHARE-E, PLN,

SETORAN PAJAK, BANK MUAMALAT INDONESIA, BHAKTI

FINANCE, NUSA PRO, WANA ARTHA, KARTU HALO, KARTU

MATRIKS, dan FLEXI.

2) Wesel Pos Standar

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan

service level paling cepat 2 hari (H+2) uang dapat diantar sampai ke

rumah.

3) Wesel Pos Prima

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan

service level H+0/H+1. Produk kiriman uang cepat, dapat diantar

sampai ke rumah.

4) Wesel Pos Instan

Merupakan solusi untuk pengiriman uang anda secara cepat dan aman

karena dilengkapi dengan PIN. Dapat diambil diseluruh kantor pos

dalam jaringan.

5) Wesel Pos Berlanggganan

Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dalam

jumlah uang yang tetap dan rutin. Kiriman uang dapat diterima di

rumah.

6) Wesel Pos Luar Negeri

Sarana pengiriman dan penerimaan uang dengan tujuan ke seluruh

dunia dan dengan service H+0 dan dapat diterima di semua kantor pos

jaringan.


commit to user

35

g) Paket Pos

Merupakan layanan pengiriman paket ke seluruh Indonesia dan dunia

layanan darat, laut, maupun udara yang meliputi :

1) Paket Pos Biasa

Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut :

(a) Darat/Laut dengan berat maksimum 50 kg

(b) Udara dengan berat maksimum 30 kg

2) Paket Pos Kilat Khusus

Layanan prioritas dari unit logistik PT. Pos Indonesia yang tersedia di

28 provinsi di Indonesia. Layanan ini menawarkan garansi waktu

tempuh dan gantu rugi apabila terjadi keterlambatan atau hilang.

3) Paket Pos Perlakuan Khusus

h) Surat Pos

1) Surat Pos Biasa (standar)

Layanan pengiriman pesan dan barang secara impresif untuk semua

lapisan masyarakat.

2) Surat Pos Kilat Khusus

Sarana pengiriman dokumen dan barang domestik yang cepat dengan

jaringan terluas.

3) Pos Express

Jasa kurir cepat (express courier service), merupakan layanan kiriman

ritel terdiri dari :

(a) Service Level Guaranteed Based, memiliki keunggulan :

(1) Time Certain akurat dan terlacak

(2) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak

berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah

disepakati kedua belah pihak.

(3) System Collecting yang memberikan kemudahan bagi

pelanggan maupun unit bisnis pos express dalam memproses

kiriman.


commit to user

36

(b) Mailing Room

(1) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak

berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah

disepakati kedua belah pihak.

(2) Layanan Mailing Room meliputi :

a. Penanganan kiriman antar departemen pada suatu

perusahaan yang berlokasi dalam satu gedung.

b. Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu

perusahaan.

c. Penanganan kiriman antar perusahaan yang berlokasi pada

satu gedung.

(c) Surat Pos Tercatat

Sarana pengiriman dokumen dan barang dengan aman dan dalam

jangkauan yang terluas.

(d) Surat Pos Kilat

Sarana pengiriman pesan dan barang secara impresif dan cepat

yang dapat diposkan kapan saja dan dimana saja.

B. PT. Pos Indonesia Solo 57100

1. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100

Berdirinya Kantor Pos Surakarta tidak terpisahkan dari perkembangan

Kota Surakarta pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya.

Pada dasarnya PT. Pos Indonesia (Persero) Kota Surakarta tidak terlepas dari

sejarah PT. Pos Indonesia (Persero) secara utuh. Berdirinya PT. Pos Indonesia

(Persero) Surakarta tidak diketahui secara pasti kapan berdirinya. Sekitar tahun

1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam

masa penjajahan prancis karena pada masa tersebut Surakarta masih berbentuk

suatu kerajaan.

Di awal berdirinya, dinas pos masih berstatus sebagai jawatan dan masih

menjadi satu dengan telegram dan telepon sehingga disebut dengan jawatan PTT.


commit to user

37

Pada masa terjadi Agresi Militer Belanda II, banyak kantor PTT yang dibumi

hanguskan termasuk Kantor Pos Solo di dalamnya, hal ini bertujuan untuk

melindungi dan mempertahankan diri beserta alat-alat telekomunikasi. Namun

diperkirakan juga pada tahun 1945 Kantor Pos Solo dibangun kembali sebagai

kantor pos utama (rayon). Keadaan umum jawatan PTT setelah berakhirnya masa

perang kemerdekaan adalah pelaksanaan berbagai upaya perbaikan dan

pembangunan, serta upaya menghadapi hambatan-hambatan di berbagai daerah.

Keadaan yang semakin membaik mulai dirasakan, misalnya dengan diadakan

seminar Rehabilitation Centre di Solo pada tahun 1957. Pada bidang pendidikan

diadakan tingkat pendidikan menengah yang meliputi tentang pendidikan

pengawas pos, pendidikan pengatur pos, dan pendidikan perakit pos.

Perkembangan pos yang cukup baik dari tahun ke tahun dan dalam rangka

efisiensi dan efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro, utamanya dalam

menjalankan perannya sebagai salah satu pelaku perekonomian nasional, sesuai

dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5 tahun 1995, maka Perum Pos dan Giro

Kota Surakarta berubah menjadi perusahaan Perseroan yaitu PT. Pos Indonesia

(Persero) Kota Surakarta. Lokasi kantor PT. Pos Indonesia (Persero) Solo terletak

di Jalan Jenderal Sudirman No.8 Solo 57111.

2. Identifikasi Instansi

Nama : PT. Pos Indonesia (Persero)

Alamat : Jalan Jenderal Sudirman No.8 Solo 57100

Pimpinan : Bapak Achmad Chaerul Hadi

3. Lokasi PT. Pos Indonesia Solo 57100 (KPRC)

PT. Pos Indonesia Solo 57100 terletak di tengah kota Surakarta, tepatnya

di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo 57100, berdekatan dengan Balaikota

Surakarta yang merupakan Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) serta sebagai Sentral

Pengelolaan Pos (SPP) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau dari segi

aktivitas layanan fungsi-fungsi antara lain :

a) Sebagai Kantor Pos


commit to user

38

b) Sebagai Kantor Sentral Distribusi

c) Sebagai Kantor Sentral Giro Gabungan

Untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang cukup lengkap tersebut, di Kantor

Pos Solo 57100 dibentuk 13 bagian yang masing-masing dipimpin oleh seorang

supervisor, kecuali bagian pengolahan pos dipimpin oleh 3 orang supervisor yang

bertugas bergantian secara shift.

Untuk melayani masyarakat kota Solo yang membutuhkan layanan jasa

pos, Kantor Pos Solo mempunyai fasilitas pelayanan sebagai berikut :

a) Kantor Pos Pusat sebanyak 1 buah

b) Kantor Pos cabang sebanyak 22 buah

c) Pos Keliling Desa sebanyak 5 buah

d) Pos Sarling sebanyak 3 buah

e) Pos Desa sebanyak 2 buah

f) Agen Pos sebanyak 20 buah

g) Depot BPM sebanyak 61 buah

h) Pos Sekolah sebanyak 8 buah

i) Kotak Pos sebanyak 796 buah

j) Trompol Pos sebanyak 24 buah

k) Bis Surat sebanyak 109 buah

l) Loket di Kantor Pos Pusat sebanyak 19 buah

m) Loket di Kantor Pos Cabang sebanyak 64 buah

Jangkauan pelayanan Kantor Pos Solo 57100 meliputi seluruh wilayah

Kota Surakarta dengan jumlah kecamatan dan kelurahan sebagai

berikut :

1) Kecamatan sebanyak 5 kecamatan

2) Kelurahan sebanyak 51 kelurahan

Disamping itu, Kantor Pos Solo 57100 juga melayani :

(a) Sebagian wilayah Kabupaten Sukoharjo, meliputi wilayah

kecamatan Kartasura, Bekonang, dan Grogol.

(b) Sebagian wilayah Kabupaten Karanganyar, meliputi

wilayah kecamatan Gondangrejo, Colomadu, dan Ngringo.


commit to user

39

Untuk tiap-tiap kecamatan tersebut telah tersedia masing-masing 1

buah Kantor Pos Cabang (KPC) Kantor Pos Solo 57100 memiliki 22

buah Kantor Pos Cabang (KPC) yang tersebar di seluruh Kota

Surakarta, antara lain :

(1) KP Cabang Gading

(2) KP Cabang UNS

(3) KP Cabang Purwosari

(4) KP Cabang Nusukan

(5) KP Cabang Semanggi

(6) KP Cabang Bekonang

(7) KP Cabang Ngringo

(8) KP Cabang Kerten

(9) KP Cabang Pajang

(10) KP Cabang Mojosongo

(11) KP Cabang Jebres

(12) KP Cabang Gondangrejo

(13) KP Cabang UMS

(14) KP Cabang Jongke

(15) KP Cabang Cengklik

(16) KP Cabang Makamhaji

(17) KP Cabang Colomadu

(18) KP Cabang Solo Baru

(19) KP Cabang Kartosuro

(20) KP Cabang Solo Barat

(21) KP Cabang Setabelan

(22) KP Cabang Tipes

Untuk melayani kebutuhan masyarakat akan jasa pos, maka Kantor

Pos Solo 57100 juga merupakan Kantor Pos Pusat menyediakan loket

antara lain :

a) Loket Layanan Jasa Komunikasi Prioritas, melayani Kilat Khusus,

Prima Pos dan EMS


commit to user

40

b) Loket Wesel Pos Terima dan Kirim

c) Loket Tabanas dan Layanan Takukersa atau JPS

d) Loket Giro

e) Loket BPM (Loket Benda Pos Materai)

f) Loket SOPP

g) Loket Filateli

h) Loket Customer Service (CS)

i) Loket Pensiun

j) Loket Layanan Logistik/Paket Pos

Kantor Pos Solo 57100 memiliki jam buka loket 6 hari dalam seminggu

dengan jam buka sebagai berikut :

1) Jam buka loket di Kantor Pos Pusat Solo 57100

Senin-Sabtu : Pukul 07.00-19.00WIB

Minggu/hari libur : Tutup

2) Jam buka loket di Kantor Pos Cabang

Senin-Kamis : Pukul 07.30-14.00WIB

Jum’at-Sabtu : Pukul 07.30-11.00WIB

Minggu/hari libur : Tutup


commit to user

41


commit to user

42

4. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100

Struktur organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100

digambarkan dalam bentuk struktur organisasi garis, dimana dalam struktur

organisasi ini wewenang dari puncak pimpinan yaitu Kepala Kantor Pos Indonesia

(Persero) Solo 57100 dilimpahkan kepada pejabat umum manajer operasional

yang bertugas sebagai koordinator operasional dari berbagai kepala bagian.

Deskripsi jabatan Kantor Pos Solo 57100 adalah sebagai berikut :

a) Kepala Kantor Pos

Tugasnya bertanggung jawab terhadap segala aktivitas kantor dan

segala kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai

penentu, penggerak, dan pengarah.

b) Wakil Kepala Kantor Pos/Manajer Operasional

Tugasnya bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional

kantor.

c) Quality Control

Tugasnya bertanggung jawab mengawasi dan sebagai pengontrol

kualitas serta mutu layanan agar sesuai dengan standar kualitas yang

ditentukan

d) Supervisor Bagian Layanan 1 dan Layanan 2

1) Bertanggung jawab dan melakukan pengawasan terhadap

pelayanan di loket giro pos

2) Bertanggung jawab terhadap kelancaran dinas dan memeriksa

neraca di loket Wesel, Tabanas, Kukesra/Takesra, Pensiun, dan

layanan keagenan lainnya

3) Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemakaian register

berharga di loket penyaluran dana.

4) Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penerimaan/pembayaran

Wesel pos baik secara manual maupun melalui SIMWESPOS,

5) Bertanggung jawab terhadap penagihan dan penyelesaian fee

pembayaran pensiun dan fee pemotongan uang pensiun, serta fee

keagenan lainnya.


commit to user

43

e) Supervisor Bagian Pengolahan Pos (Spv.PP)

Tugasnya :

1) Mempersiapkan dan mengawasi pelaksanaan angkut bis surat

2) Menerima dan mengirimkan semua pelayanan pos

3) Mengawasi terhadap pengolahan pos

f) Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Logistik (Spv. Pelayanan Jasa

Logistik)

Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap

terselenggaranya pekerjaan dinas paket pos dengan baik.

g) Supervisor Bagian Pemasaran (Spv. Pemasaran)

Tugasnya :

1) Bertanggung jawab atas pembuatan dan pelaksanaan program aksi

pemasaran.

2) Melakukan analisis serta evaluasi terhadap kegiatan pemasaran

yang sudah dan sedang dilaksanakan.

3) Membuat izin depot dan agen pos untuk dimintakan persetujuan

dari Kepala Kantor Pos.

4) Bertanggung jawab untuk penagihan dan penyelesaian piutang

kepada para pelanggan.

h) Supervisor Bagian Akuntansi (Spv.Akuntansi)

Tugasnya :

1) Membuat jurnal laporan mutasi kirim atau terima dan

melaporkannya.

2) Bertanggung jawab terhadap kebenaran pertanggungjawaban

keuangan pada BKH dan jurnal pertanggung jawaban keuangan

lainnya, laporan mingguan dan bulanan ke WilPos dan Transipos

Bandung serta keamanan sarana komputer yang menjadi fasilitasnya.

3) Memeriksa dan menandatangani kebenaran Neraca PP-Giro dan

loket.

4) Bertanggung jawab atas kebenaran entry data ke dalam SIM di

bagian akuntansi.


commit to user

44

i) Supervisor Bagian Keuangan (Spv. Keuangan)

Tugasnya :

1) Melakukan pencatatan mutasi dan rekonsiliasi atas saldo-saldo

rekening bank.

2) Mengawasi dan mempersiapkan panjer kerja.

3) Membuat arsip kas dan mengawasi penggunaan mesin perangko

j) Supervisor Bagian Unit Pelayanan Luar (Spv.UPL)

Tugasnya :

1) Bertanggung jawab atas pengawasan pemakaian register berharga

oleh kantor-kantor cabang termasuk nomor urutnya.

2) Mengajukan panjar kerja Kantor Pos Cabang sesuai dengan

kebutuhan yang sebenarnya, berdasarkan naskah-naskah pembayaran

yang bertalian.

3) Menyimpan dan mendistribusikan register berharga untuk Kantor

Pos Cabang dengan jumlah yang layak dan mencukupi.

4) Memeriksa dan menandatangani Buku Permintaan BPM Kantor

Pos Cabang.

k) Supervisor Bagian Antaran

Tugasnya melakukan pengawasan pegawai bagian antaran,

bertanggung jawab melaksanakan pengawasan bagian antaran, dan

melalukan pengaturan perputaran tugas antaran.

l) Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Komunikasi

1) Bertanggung jawab atas kelancaran dinas di loket pelayanan jasa

komunikasi.

2) Memeriksa neraca loket dan mengawasi pengiriman surat yang

beanya dilunasi secara kredit.

3) Membuat rekapitulasi harian produk dan pendapatan peka waktu.

4) Bertanggung jawab atas penyimpanan register berharga pada akhir

dinas.


commit to user

45

5) Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemungutan dan

penyetoran premi asuransi prioritas standar maupun prioritas perlakuan

hukum.

m) Supervisor Bagian Sentral Layanan Pelanggan Korporat (Spv.SLPK)

Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap

terselenggaranya pekerjaan dinas pos express dan layanan korporat

dengan baik.

5. Varian layanan dalam produk PT. Pos Indonesia (Persero) :

a) Jasa Kurir Cepat (Express Courier Service)

Merupakan layanan kiriman ritel terdiri dari :

1) Sameday Service, barang atau dokumen akan disampaikan ke

tangan alamat yang dituju pada hari yang sama.

2) Nextday Before 10.00am Service, barang atau dokumen akan

disampaikan ke tangan alamat yang dituju pada keesokan harinya

sebelum pukul 10 pagi.

3) Nextday service Before 05.00pm, barang atau dokumen akan

disampaikan ke tangan alamat yang dituju pada keesokan harinya

sebelum pukul 5 sore.

b) Service Level Guaranteed Based, merupakan layanan bisnis/korporat

(Presorted First Class Mail) yang memiliki keunggulan :

1) Time Certain, akurat dan terlacak.

2) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak

berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati

kedua belah pihak.

3) System Collecting yang memberikan kemudahan bagi pelanggan

maupun Unit Bisnis Pos Express dalam pemrosesan kiriman.

4) Penyediaan report status secara cepat.

c) Mailing Room


commit to user

46

1) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak

berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati

kedua belah pihak.

2) Layanan Mailing Room meliputi :

(a) Penanganan kiriman antar departemen pada suatu

perusahaan yang berlokasi dalam satu gedung.

(b) Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu

perusahaan.

(c) Penanganan kiriman antar perusahaan yang berlokasi pada

satu gedung.

(d) Penanganan kiriman antar departemen pada suatu

perusahaan yang berlokasi pada suatu wilayah.

d) Project Based

1) Kiriman berbasis proyek secara prinsip memiliki karakteristik yang

sama dengan kiriman korporat.

2) Memiliki jangka waktu yang relatif pendek.

Sebagai penunjang tercapainya tujuan dalam pelaksanaan kerja

kegiatan dari masing-masing bagian, diperlukan sumber daya

pendukung untuk Pos Express. Sumber daya tersebut diantaranya :

(a) Sumber Daya Manusia (SDM)

Proporsi sumber daya manusia SBU (Strategi Bisnis Unit) Pos

Express yang sampai dengan periode Mei 2006 berdasar

pemenuhannya adalah Pegawai Organik yaitu berkisar antara 249

orang pegawai dan Tenaga Kerja Kontrak (TKK) yaitu berkisar

antara 430 orang pegawai. Jadi total jumlah pegawai Pos Express

adalah 679 orang.

(b) Sarana Pos

Secara umum jumlah alat operasi berupa sarana kerja yang terdata

adalah :

a) Jenis Alat

1) Komputer (Set PC)berjumlah 117 unit


commit to user

47

2) Notebook berjumlah 5 unit

3) Printer berjumlah 86 unit

4) Barcode Reader berjumlah 73 unit

5) UPS berjumlah 8 unit.

b) Jenis Kendaraan :

1) Mobil (KBM Roda 4) berjumlah 63 unit

2) Motor (KBM Roda 2) berjumlah 15 unit

Untuk mengembangkan suatu bisnis PT. Pos Indonesia (Persero), maka

dikendalikan dalam tingkat pemasarannya dalam Strategi Pengembangan Bisnis

berslogan “Selalu Melangkah Lebih Maju Bersama Layanan PT.Pos Indonesia

(Persero)”, SBU PT. Pos Indonesia” selalu berusaha mempersembahkan yang

terbaik bagi perusahaan dan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi

perusahaan maupun masyarakat yang merupakan salah satu kerja dan karya nyata

bagi Transformasi Bisnis yang sedang dilakukan PT. Pos Indonesia.


commit to user

BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Didalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai hasil pengamatan

penulis selama melaksanakan kegiatan magang yang dimulai pada tanggal 16

Januari 2012 sampai dengan 16 Maret 2012 di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor

Pos Solo 57100. Dalam hal ini penulis akan membahas mengenai sistem

pengolahan serta sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos

Solo 57100. Sebelum membahas tentang sistem pengolahan dan sistem

pendistribusian paket pos, penulis akan menjabarkan terlebih dahulu mengenai

pedoman dasar dalam sistem pengolahan serta pendistribusian tersebut.

A. Tahapan Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos

Tahapan sistem pengolahan dan pendistribusian Paket Pos pada dasarnya

sama dengan dengan tahapan sistem umumnya yakni dimulai dari input – process

– output. Bedanya dalam pengolahan paket lebih dijabarkan lagi menjadi 5

tahapan, yaitu : Collecting (Pengumpulan), Processing (Pengolahan),

Transporting (Pengiriman), Delivering (Pengantaran), dan Reporting (Pelaporan).

Hal ini sesuai dengan hasil wawancara yang dikemukakan oleh bapak Heru

Kristianto selaku Supervisor Paket Pos pada tanggal 18 Februari 2012 :

“Dalam pengolahan dan pendistribusian paket pos pada dasarnya mengacu pada pedoman CPTDR, yaitu Collecting (Pengumpulan), Processing (Pengolahan), Transporting (Pengiriman), Delivery (Pengantaran), Reporting (Pelaporan)”

1. COLLECTING (PENGUMPULAN)

Collecting merupakan tahap pertama dari aktivitas operasi dalam jasa pos.

Terdiri dari aktivitas pelanggan dalam mengirimkan surat pos/paket pos hingga

menerima oleh kantor pos PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100

menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses kolekting.

48


commit to user

49

Kegiatan pengumpulan adalah proses penerimaan paket pos dari pengirim

yang diterima melalui KPC (Kantor Pos Cabang) maupun dari perusahaan yang

mengadakan kerjasama pada loket baik loket RETAIL serta fasilitas-fasilitas

pelayanan pos meliputi loket KPRK, loket KP cabang, loket agen pos, dan unit

pelayanan bergerak (PKK, PKD, Possarling)

Penerimaan dari KPC di wilayah Surakarta dan sekitarnya akan

dikirimkan ke KPRK Surakarta pada jadwal yang telah ditentukan. Hal ini sesuai

yang dikemukakan oleh Mas Ayyub selaku petugas puri paket pos yaitu :

“Penerimaan dari KPC (Incoming) wilayah Surakarta dan sekitarnya sudah tercantum dalam jadwal, seperti dari KPC-KPC di Surakarta akan dikumpulkan di KPRK pada jam 17.00 WIB, sedangkan dari KPC Sragen dan Karanganyar akan diterima di KPRK pada pukul 18.30. Berbeda dengan pelanggan yang langsung mengirim melalui Kantor Pos Solo 57100 (KPRK) yang langsung bisa diolah, paket yang berasal dari KPC biasanya dikumpulkan dulu lalu dikirimkan ke KPRK Solo untuk diolah. Jadi, cenderung lebih lama pengirimannya daripada yang mengirimkan dari KPRK Solo.” (wawancara tanggal 27 Januari 2012)

Dalam proses Collecting kiriman produk jasa paket pos, pegawai loket

PLB (Pusat Layanan Bisnis) yang menangani semua aktivitas tersebut.

Prosedurnya diantaranya :

a) Penerimaan di loket

Petugas loket harus memeriksa apakah kiriman tersebut :

1) Telah dikemas dengan baik/kuat

2) Tidak melampaui batas maksimal ukuran dan berat (jika

melampaui dapat dialihkan ke layanan paket perlakuan khusus)

3) Tidak berisi barang yang dilarang pengirimannya melalui paket pos

4) Apabila terdapat keragu-raguan tentang isi paket atau kurang

sempurna pangemasannya, maka paket tersebut oleh pengawas dapat

diminta untuk dibuka atau bila perlu dapat ditolak

5) Berdasarkan peraturan yang berlaku di paket pos, yang dilarang

dikirim dengan Layanan Paket Pos meliputi :

(a) Barang – barang yang karena sifat atau bungkusnya dapat

menimbulkan bahaya bagi petugas pos dan lainnya atau dapat

mengotori/merusak kiriman diantaranya, bubuk pemutih,


commit to user

50

peroksida, accu/baterai basah, makanan basah/berminyak, dan

benda cair.

(b) Benda yang dapat meledak atau menyala atau dapat

terbakar seperti, senjata api, peluru, mercon, korek api dan gas, dan

bahan peledak lainnya.

(c) Binatang dalam segala kondisi (hidup atau mati)

(d) Uang logam, uang kertas Bank dan surat berharga bagi

pengunjuk, platina, emas/perak, permata, perhiasan, dan barang

berharga lainnya.

(e) Barang yang menyinggung kesusilaan.

(f) Candu morphin, kokain, dan obat terlarang lainnya

(narkoba).

(g) Bahan biologis yang mudah busuk dan mudah menularkan

penyakit.

Hal ini seperti yang dikemukakan oleh Mas Arif selaku Petugas Loket

Paket Pos :

“Barang/benda yang tidak boleh dikirimkan melalui paket pos sudah tertera jelas di peraturan paket pos, seperti benda yang dapat meledak, obat-obatan terlarang, hewan dalam segala kondisi, dan lain sebagainya. Namun terkadang ada beberapa pelanggan yang barangnya melanggar ketentuan memaksa barangnya untuk dapat dikirimkan. Kalau sudah begitu, biasanya hal ini akan saya rundingkan dengan Pak Heru. Untuk barang-barang yang memang sudah tidak bisa ditolerir terpaksa akan tetap ditolak, namun untuk barang-barang yang masih bisa ditolerir saya sarankan untuk dibungkus dengan pembungkus yang kuat serta apabila ada barang yang dikirim pelanggan tersebut yang dapat merusak paket orang lain maka akan dikenai ganti rugi sesuai aturan yang berlaku” (wawancara tanggal 17 Februari 2012)

b) Menimbang berat kiriman

Semua kiriman paket pos yang selesai akan dikirim oleh loket PLB Paket

Pos harus ditimbang berat produk jasa tersebut. Penimbangan tersebut

berdasarkan tarif kilogram pertama ditambah tarif perkilogram berikutnya, dengan

ketentuan tarif minimal adalah tarif sampai dengan tingkat berat 3 (tiga) kilogram.

Selebihnya dihitung per kilogram untuk Paket Pos Biasa berdasarkan berat

volumetrik ataupun berat aktual yang digunakan untuk menentukan harga


commit to user

51

pengiriman Paket Pos tersebut. Berat maksimal kiriman paket pos biasa adalah 50

kilogram (untuk lebih dari 50 kilogram menggunakan dua resi) dan untuk kiriman

non standar, penentuan berat kiriman tidak mempergunakan berat aktual tetapi

dihitung dengan perhitungan volumetrik.

Bila menurut perhitungan, berat volumetrik lebih besar dari berat aktual

kiriman maka yang dipergunakan sebagai dasar perhitungan tarif adalah berat

volumetrik. Perhitungan berat tersebut juga berlaku untuk Paket Pos Kilat Khusus

serta Paket Pos Biasa Internasional dan Cepat Internasional,namun dengan

ketentuan tarif minimal dan berat maksimal yang berbeda tentunya. Sedangkan

untuk Paket Pos Perlakuan Khusus dan Paket Pos Trucking Freight Forwarding

mempunyai rumus perhitungan berat serta ketentuan-ketentuan yang berbeda

dengan paket pos lainnya, karena ketentuan-ketentuan yang terdapat pada kedua

paket tersebut merupakan kesepakatan pihak pos dengan pelanggan.

c) Penempatan (entry) data kiriman

Petugas loket harus mengentry/memasukkan data kiriman paket pos ke

aplikasi komputer I-POS (Integrated Postal Operating System). Data tersebut

terdiri dari kota atau kantor pos tujuan, berat daripada kiriman paket pos, nama

dan alamat tujuan paket pos, nama dan alamat pengirim, dan informasi lainnya

yang dibutuhkan. Semua data harus dimasukkan. Hal ini bertujuan untuk

memudahkan langkah proses dalam Divisi Pengiriman (Puri Antaran).

d) Bukti kiriman dan daftar pengantar kiriman

Dalam bukti kiriman paket pos, antara surat pos maupun paket pos,

petugas loket pos seharusnya lebih hati – hati. Mengisi “daftar pengantar

kiriman” yang ditandatangani oleh petugas loket paket dan pengirimnya. Terdiri

dari 4 lampiran yaitu lampiran putih untuk pengirim, lampiran kuning untuk

pemasaran, lampiran merah untuk akuntansi, dan lampiran biru untuk petinggal

atau arsip.

e) Memberi stempel pos

Petugas loket pos PLB (Pusat Layanan Bisnis) selalu memberikan stempel

pos pada setiap kiriman paket pos, karena stempel/cap pos sangatlah penting

sebagai bukti bahwa paket tersebut sah. Stempel pos paket pos menunjukkan


commit to user

52

tanggal pengiriman dan kode pos serta nama kantor pos pengirim paket pos. Jika

petugas loket PLB lupa untuk memberi stempel pos pada paket pos, maka

dibebankan akan kehilangan pelanggan.

f) Memberi lampiran bukti pengiriman (resi) pada kiriman

Bukti kiriman (resi) terdiri dari 2 lampiran dalam warna yang berbeda.

Lampiran bukti kiriman Paket Pos diberikan ke kantor pos tujuan (1 lampiran),

pengirim, dan kantor pengirim/kantor pos setempat (sebagai arsip), mengingat

bukti kiriman berfungsi sebagai bukti salinan pengiriman. Hal ini juga bagi kantor

pengirim, pengirim, dan penerima (alamat tujuan). Bukti kiriman (resi) harus

dilampirkan pada kiriman paket pos setelah dilengkapi pada data kiriman. Pada

Paket Pos, resi yang harus dilampirkan yaitu lampiran pertama (ke kantor pos

tujuan).

g) Memberikan resi pengiriman ke pengirim

Resi merupakan lembar kedua dan ketiga dari Bukti Pengiriman

(Consigment Note) yang berisi data kiriman dan dilengkapi dengan nomor

barcode yang berfungsi sebagai bukti pengeposan kiriman dimana nama si

penerima, pengirim dan bea kiriman sudah tertera pada resi/berita terima yang

dibuat dalam register serba guna yang dibuat rangkap dua yang diberikan kepada

pengirim setelah pengirim membayar ongkos/biaya pengiriman paket pos.

Sebelum pelanggan membayar ongkos/biaya pengiriman, kiriman paket pos tidak

akan di tempatkan pada kantong pos, hal ini berarti bahwa kiriman paket pos tidak

akan dikirim sampai pengirim membayar ongkos/biaya pengirim.

h) Laporan neraca loket pos

Pada akhir kegiatan, petugas membuat rekap pertanggungan yang diprint

out dan dicatat pada buku neraca loket paket pos untuk pembukuan.

2. PROCESSING (PENGOLAHAN PAKET POS)

Processing merupakan tahap kedua dari aktivtitas operasi dalam jasa pos.

Kegiatan pengolahan (Processing) secara garis besar dibagi menjadi dua, yaitu

pengolahan dikantor asal dan pengolahan dikantor tujuan.


commit to user

53

a) Pengolahan di Kantor Asal

Pengolahan dikantor asal dimulai dari kegiatan Penyortiran, Pencatatan

dan Penutupan. Agar kegiatan tersebut efektif dan sistematis perlu diatur supaya

kegiatan penyortiran dan pencatatan (pada advis PP-8) perlu dilakukan secara

berangsur-angsur (tidak sekaligus) selama masa olah, sedangkan kegiatan

penutupan dilakukan menjelang akhir masa olah.

1) Penyortiran dan Penempatan (entry) data.

Paket pos disortir berdasarkan kantor pos/kota tujuan paket untuk setempat

atau kantor lain untuk para petugas antaran sesuai jalan antarnya masing –

masing. Pelaksanaan yang diproses mulai dari entry data yaitu discan barcode

resi paket yang masuk pada aplikasi penerimaan advis kiriman yaitu daftar

rincian isi kiriman dari kota asal ke kota tujuan dimana data harus sama dengan

jumlah dari resinya. Memasukkan data ke dalam aplikasi I – POS puri terima

apabila jumlah kiriman, nomor advis, nomor kantong pos tersebut sesuai dengan

lampiran bukti kiriman dalam advis kirim maka dilanjutkan diserahkan kepada

mandor pengantar untuk pengecekan apakah sudah final ataupun beres.

2) Pencatatan

Setelah melalui proses penyortiran dan penempatan, selanjutnya petugas

puri kirim melakukan tutupan kiriman paket pos sesuai dengan kota tujuan dengan

PP 8 (Advis kirim) dengan diberikan nomor urut tahunan dan mencatatnya pada

buku pengawasan PP 8 kirim.

3) Penutupan

Dalam penutupan advis, pembungkusan paket pos yang telah disortir

tersebut menggunakan kantung yang telah disediakan, yaitu menggunakan

kantung paket. Alur prosesnya adalah :

(a) Advis kirim dimasukkan ke kantung tersebut.

(b) Kantung ditali, diplombir dan diberi label pos yang

dicantumkan nama kantor asal, kantor tujuan, berat, nomor

barcode, nomor advis, serta tanggal proses.


commit to user

54

b) Pengolahan di Kantor Tujuan

Pengolahan dikantor tujuan dimulai dari pembukaan kantung/kiriman

paket pos di kantor tujuan sampai dengan paket tersebut diserahkan ke bagian

ekspedisi untuk diolah lebih lanjut. Alurnya adalah sebagai berikut :

1) Setiap barang di kantong Paket Pos dicocokan terlebih dahulu

bentuk fisik barangnya dengan keterangan yang terdapat di bukti advis

pengiriman

2) Apabila terdapat selisih (selisih lebih atau kurang), demikian pula

apabila terdapat kerusakan PP, maupun ketidak cocokan barang yang

di kantong dengan keterangan di advis maka akan dilaporkan ke

pengawas / KKP untuk dibuatkan berita acara P6

3) Apabila terjadi kesalahan kiriman, kekeliruan atau

kelebihan/kekurangan biaya kirim maka hal tersebut dilaporkan

kepada pengawas / KKP untuk dibuatkan berita acara P6

4) Duplikat advis PP8 yang telah diterima dari kantor asal/puri kirim

diberi keterangan tanggal penerimaan kiriman paket pos.

5) Selanjutnya paket pos diserahkan kepada bagian ekspedisi

(pengantaran) untuk dikirim ke alamat tujuan. Apabila penerima

didapati tidak berada di alamat tujuan maka paket pos akan diserahkan

ke loket terima agar si penerima mengambil langsung di kantor pos.

3. TRANSPORTING (PENGIRIMAN)

Transporting adalah kegiatan pengiriman barang (muatan) dan

penumpang dari suatu tempat ke tempat yang lain. Transporting yang secara

umum adalah rangkaian kegiatan mengirim / mengangkut barang dari PT. Pos

Indonesia sampai ke pelanggan baik pelanggan korporat maupun ritel dengan

menggunakan salah satu moda transportasi, yang dapat meliputi moda transportasi

darat, laut, maupun udara.

Transporting merupakan tahap ketiga dari aktivitas operasi dalam jasa pos.

Terdiri dari aktivitas pengiriman produk paket pos ke alamat kota tujuan kota


commit to user

55

pelanggan oleh Kantor Pos baik melalui darat, laut, maupun udara. PT. Pos

Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk

memudahkan proses transporting / distribusi.

Aktivitas transporting / proses aktivitas pengiriman distribusi produk jasa

paket pos ke alamat kota tujuan pelanggan oleh kantor pos baik melalui darat,

laut, maupun udara. Dimulai ketika Paket Pos tersebut telah diproses oleh Divisi

Pelayanan Loket Bisnis (PLB) Paket Pos dan dikirim ke alamat pelanggan. Proses

transporting Divisi Pelayanan Loket Bisnis (PLB) secara garis besar meliputi

beberapa prosedur :

a) Penyortiran.

Pengelompokkan paket pos berdasarkan kota/kabupaten tujuan di wilayah

regional Surakarta yang meliputi (Solo, Sukoharjo, Boyolali, Wonogiri, Sragen,

Klaten, Karanganyar)

b) Penempatan (entry data)

Melakukan entry data/pengolahan data kiriman Paket Pos dan melakukan

pencetakan Advis kiriman paket pos serta mentransfer data dimaksud ke server

pusat. Melakukan proses pengolahan kantung (proses Scan Label Alamat,

Penimbangan, Seal Pengaman) serta mempersiapkan kelengkapan administrasi

kantung pos yang dimaksud. Mempersiapkan dan mencetak Daftar Pengantar

Kantung pos dengan mencatat nomor urut pengiriman, kantor tujuan, dan nomor

alat angkutan yang digunakan.

c) Pendistribusian.

Proses pendistribusian paket pos yang dilaksanakan dengan proses

menyerahkan kantung pos ke pihak pengangkut yang ditugaskan menyerahkan

dan mendistribusikan kantung pos ke pelanggan. Dengan memasukkan paket pos

ke kantong pos yang telah tersedia berdasarkan Label Kantong yang telah discan

barcode kantong dan stempel pos melalui aplikasi entry kiriman advis kirim pada

loket PLB (Pelayanan Loket Bisnis) berdasarkan nomor trayek tujuan atau yang

disebut dengan kodepos kota/ kabupaten dan berat paket.

Pengiriman secara langsung dikemukakan oleh bapak Tarmin selaku

petugas pengantaran paket pos yaitu meliputi :


commit to user

56

“Kota setempat yang telah berhubungan dengan Paket Pos meliputi kota/kabupaten Sragen, Karanganyar, Wonogiri, Klaten, Surakarta, Boyolali, Sukoharjo, dll. Untuk Kota Surakarta dibagi menjadi 3 wilayah pendistribusian yaitu Solo Utara, Solo Selatan, dan Solo Barat. Solo Utara meliputi kelurahan-kelurahan di wilayah Solo Utara (Mojosongo sampai Ketelan), Solo Selatan meliputi kelurahan-kelurahan di wilayah Solo Selatan (Cemani sampai Sriwedari), Solo Barat meliputi Colomadu, Kartasura, Gonilan, dan sekitarnya. Sedangkan untuk kabupaten-kabupaten lain langsung dikirim ke KPC setempat”. (wawancara tanggal 25 Februari 2012)

d) Perubahan status dan pencetakan.

Melakukan transfer data terhadap hasil pengolahan kantung pos yang

dimaksud, melakukan pengawasan terhadap Nomor Urut Daftar Pengantar

Kantung pos menurut kantor tujuan masing – masing. Penutupan advis kiriman

dimana paket pos masuk pada puri terima, di DO (Delivery Order) untuk

mengubah status penerima, penutupan advis dan dicetak 2 lampiran yaitu lembar

1 untuk kantong pengiriman surat sebagai bukti besarnya jumlah kiriman surat

tersebut kepada kantor pos tujuan dan lembar 2 untuk kantor pos sebagai arsip

laporan.

4. DELIVERING (PENGANTARAN)

Delivering merupakan tahapan keempat dari aktivitas operasi dalam jasa

pos. Terdiri dari aktivitas dalam pengubahan status kiriman produk jasa paket pos

sesuai dengan rute sebelum dikirim PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo

57100 menyediakan beberapa fasilitas yang memudahkan proses delivering order.

Aktivitas pengiriman merupakan tanggung jawab Divisi Pengiriman Pos, terdiri

dari kiriman surat kilat khusus, surat biasa maupun paket pos.

Rentang waktu jasa pengiriman paket pos oleh PT. Pos Indonesia

(Persero) Solo 57100 yang dikemukakan oleh bapak Fajar selaku petugas

pengantaran paket pos yaitu :

“Di dalam Paket Pos (Biasa maupun Kilat Khusus) sebenarnya tidak ada batasan waktu pengiriman, namun untuk toleransi waktu pengiriman adalah H+14 (2 minggu) untuk seluruh pengiriman ke Pulau Jawa. Pengiriman paket pos ke luar Jawa waktunya menyesuaikan dengan situasi dan kondisi cuaca karena pengiriman ke luar Jawa menggunakan kapal, sedangkan untuk Paket Pos Kilat Khusus menggunakan Pesawat Terbang.” (wawancara tanggal 25 Februari 2012)


commit to user

57

Aktivitas delivering/proses aktivitas dalam pengubahan status kiriman

produk jasa paket pos sesuai jumlah paket pos sebelum dikirim oleh

pengantar/kurir. Dimulai ketika produk paket pos tersebut sebelum dikirim ke

alamat pelanggan. Proses delivering Divisi Pelayanan Loket Bisnis (PLB),

meliputi :

a) Penerimaan kiriman paket pos dari armada truk oleh

petugas scan kantong dan diterima oleh petugas scan kantong

b) Mengisi Buku Pengawasan Perjalanan Spm (KM - 2)

secara lengkap dan akurat dan memeriksa dan mencocokkan Delivery

Order (Bukti Serah Kiriman R7) dengan kiriman paket pos yang

diberikan oleh Bagian Processing.

c) Sebelum membuka aplikasi I-POS kantong,

download (unduh) data dari server pusat mengenai pola R7

d) Paket pos yang telah diproses oleh Bagian

Processing disortir berdasarkan alamat tujuan, diperiksa dan

dicocokkan Delivery Order (Bukti Serah Kiriman R7) dan dilakukan

proses antaran/pengiriman sesuai dengan jalan antar dan prosedur yang

telah ditetapkan sebelum didistribusikan oleh petugas antaran harus

diperiksa terlebih dahulu kelengkapan paket pos.

e) Pengubahan status paket sebelum diantar, petugas

antaran diharapkan mengerjakan tugasnya yaitu dengan scan barcode

resi surat yang akan menyerahkan dan melaporkan hasil dari proses

antaran yang telah dilaksanakan ke Petugas Processing. Petugas puri

terima memvalidasi terlebih dahulu.

f) Semua PP yang akan diantar oleh pengantar PP

terlebih dahulu dicatat pada register I-POS

g) PP yang berhasil diserahkan kepada si alamat atau

orang yang serumah dengan si alamat sebagai bukti penerimaannya, si

penerima membubuhkan tanda tangan pada resi I-POS

h) PP yang tidak berhasil diserahkan (misalnya karena

rumah tertutup) maka petugas pengantar dapat meninggalkan surat


commit to user

58

panggilan PP-14 (sekarang X-13) dirumah si alamat yang

bersangkutan untuk datang ke kantor untuk mengambil PP tersebut.

i) Bila si penerima menolak menerima PP yang diantar

untuk menulis penolakannya pada resi I-POS serta membubuhkan

tanda tangan.

j) Setelah pengantar selesai melaksanakan antaran

maka pada saat kembali ke kantor harus menyerahkan sebagai berikut:

1) PP yang tidak berhasil diserahkan beserta resi I-POS

2) Resi I-POS yang telah ditandatangani si penerima

Adapun kendala dalam pengantaran paket pos yang dikemukakan Mas

Jun selaku petugas antaran paket pos adalah :

“Seringkali alamat tujuan yang tertera di advis kurang lengkap sehingga menyulitkan pengantaran ke penerima paket. Hal ini juga ditambah dengan tidak dicantumkannya nomor telepon yang bisa dihubungi, jadi kami harus bertanya dahulu dengan Ketua RT atau RW terdekat untuk menanyakan kebenaran alamat. Selain itu, kesalahan dalam penulisan alamat waktu proses penerimaan paket juga dapat menyesatkan proses pengantaran, oleh karena itu kami biasanya mengkonfirmasi dulu dengan petugas puri terima.” (wawancara tanggal 7 Maret 2012)

5. REPORTING (PELAPORAN)

Reporting merupakan tahapan kelima dari aktivitas operasi dalam jasa

pos. Terdiri dari aktivitas dalam pelaporan status kiriman produk jasa paket pos

baik yang berhasil diantar maupun gagal antar kepada alamat/penerima paket pos.

PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa

fasilitas untuk memudahkan proses reporting tersebut.

Reporting disebut juga dengan pelaporan kiriman status paket pos baik

yang berhasil maupun yang gagal menuju alamat yang dituju pada paket pos yang

diantar oleh petugas kurir.

Aktivitas reporting / proses aktivitas dalam pelaporan status kiriman

produk jasa paket pos apakah gagal atau berhasil diantarkan oleh kurir / petugas

antaran sampai kepada alamat tujuan. Berikut merupakan alur dari Reporting :


commit to user

59

a) Penerimaan.

Menerima paket pos dari KPC (Kantor Pos Cabang) prosesnya

menunggu pengantar/petugas antaran membawa paket pos datang dan

memberikan paket tersebut.

b) Updating status.

Dengan proses cara membuat status kiriman paket pos yang berhasil

diantar/ gagal antar dengan penerima dengan aplikasi Ms. Excel I -

POS. Melakukan update status antaran dengan cara memasukkan data

yang ada dari hasil proses antaran (berhasil, gagal, diteruskan atau

dikembalikan lagi, dll) selanjutnya mentransfer data dimaksud ke

server pusat.

c) Penempatan (entry) status.

Resi (BT = berita terima) yang sudah diantar oleh pengantar di cap

tanggal sesuai hari itu juga, membuat status di filling pada aplikasi

excel I – POS dan discan nomor barcode, dicetak dan dikaitkan

dengan jumlah resi tersebut sebagai laporan dan apabila bukti terima

paket gagal antar dan tidak dapat diserahkan karena suatu sebab, BT

disortir berdasarkan tanggal pengeposan dan dibendel dan diberi

label BT periode tanggal……sampai dengan….

d) Mematikan status.

Periksa resi dan masukkan nomor barcode misal penerima siapa

(keterangan ada beberapa pilihan), hubungan dengan apa paket

tersebut, nama yang bertanggung jawab menerima paket dengan

mencantumkan tanda tangan dan nama jelas si penerima kemudian resi

dan data disimpan dikantor terima/ kantor asal untuk paling lama 2

bulan terhitung sejak tanggal pengeposan, penyimpanan kurang lebih 1

tahun dan sesudahnya dapat dimusnahkan atau dipotong.

B. Sistem Pendistribusian Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100


commit to user

60

Dalam melaksanakan kuliah kerja manajemen administrasi (KKMA) di

Kantor Pos Solo 57100, penulis memperoleh pengetahuan data dan keterangan

mengenai sistem pendistribusian paket beserta penjelasannya adapun data-data

yang didapatkan selama magang kerja yang berhubungan dengan sistem distribusi

paket pos adalah :

1. Prosedur-prosedur yang terdapat dalam sistem distribusi paket

pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta

a) Prosedur Pengisian Tanda Terima Pengiriman Paket

Petugas pengiriman mengisi sebagian tanda terima pengiriman paket

yang telah disediakan tanpa coretan rangkap 3 dan diserahkan kepada

bagian penerimaan untuk diisi petugas. Kemudian dibuat PP 8 yaitu

nomor advis kiriman dan label kantong pos

b) Prosedur Paket Masuk Gudang

Setelah pembuatan PP 8 dan label kantong pos, petugas membungkus

paket dengan plastik dan diikat dengan timah plumber kemudian

dimasukkan dalam gudang. Petugas memisahkan paket ke dalam

kelompok paket : daerah Jawa, luar Jawa, dan Luar Negeri.

c) Prosedur Pembuatan Dokumen

Petugas membuat R7 yaitu bukti serah untuk mengirim paket pos ke

alamat yang dituju.

d) Prosedur Pengiriman dan Transportasi

Setelah paket selesai diproses dan diserahkan ke bagian transportasi

beserta dokumen-dokumen yang diperlukan dan siap dikirim ke kantor

tujuan dengan menggunakan transportasi darat, laut, dan udara.

2. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem distribusi paket

pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta

a) Tanda terima pengiriman paket

Tanda terima pengiriman ini sebagian diisi pengirim, terkait nama

pengirim paket, alamat pengirim, isi paket, nama penerima dan alamat

penerima. Sebagian lagi diisi petugas, terkait jenis paket, ukuran dan

tarif. Tanda terima pengiriman dibuat rangkap 3 (tiga), lembar 1 (satu)


commit to user

61

untuk pengirim, lembar 1 (satu) untuk diarsip dan lembar terakhir

untuk kantor tujuan.

b) Dokumen perjalanan

Dokumen perjalanan ini terdiri dari :

1) Tanda terima pengiriman paket (Resi I-Pos)

2) PP 8 yaitu nomor advis

3) Label Kantong Pos

4) X-13 yaitu panggilan

5) R7 yaitu bukti serah

3. Konsumen atau pelanggan merupakan bagian dari sistem

distribusi paket pada Kantor Pos Solo 57100

a) Pengirim

Konsumen atau pelanggan yang menggunakan jasa PT. Pos Indonesia

(Persero) Surakarta, terutama pengiriman paket adalah seluruh

kalangan masyarakat se-Kotamadya Surakarta

b) Penerima

Sedangkan konsumen atau pelanggan yang menerima kiriman paket

dari PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah seluruh kalangan

masyarakat yang ditunjuk pengirim, baik itu masyarakat se-kotamadya

Surakarta atau masyarakat luar kota madya Surakarta, bahkan

masyarakat Luar Jawa dan Luar Negeri.

4. Distribusi Paket di Kantor Pos Solo 57100

a) Bentuk Distribusi Paket

Distribusi dapat didefinisikan sebagai kegiatan untuk menyalurkan atau

menyampaikan barang atau jasa dari produsen ke konsumen Alex S. Nitisemito

(1993 : 102) dalam buku “Marketing”.

Distribusi dan transportasi adalah rangkaian kegiatan memindahkan atau

mengangkut barang dari produsen kepada konsumen dengan menggunakan salah

satu prasarana taransportasi baik darat, laut, maupun udara.

PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta merupakan salah satu perusahaan

jasa nasional terbesar yang mempunyai jaringan paling luas. PT. Pos Indonesia


commit to user

62

(Persero) Surakarta menyalurkan barang atau produknya menggunakan bentuk

distribusi tidak langsung, termasuk distribusi paket.

Distribusi tidak langsung adalah suatu cara penyaluran barang dengan

menggunakan jasa perantara sebagai pihak yang menjembatani hubungan antara

perusahaan ke konsumen atau pelanggan.

PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta menyampaikan paket kepada

penerima secara tidak langsung, tetapi melalui perantara atau agen, dimana

perantara atau agen tersebut adalah kantor pos cabang.

PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta bekerja sama dengan seluruh kantor

pos di Indonesia maupun di luar negeri

Gambar 4.1 Bagan Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Negeri

Gambar 4.2 Bagan Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Jawa

Pengirim Shipping Kantor Pos

Induk

Transportasi

KPRK

Penerima Kantor Lalu BeaPengantaran

Pengirim

paket

Kantor Pos

Asal

Shipping Kantor Pos

Tujuan

PURIPengantaranPenerima


commit to user

63

Gambar 4.3 Bagan Aliran Proses Distribusi Paket dari daerah Jawa

Keterangan :

: Arus Distribusi Paket

: Arus Pengaduan bila terjadi penyimpangan

: Arus Pengadaan terhadap penyimpangan

Dari pembahasan diatas dapat diketahui bahwa PT. Pos Indonesia

(Persero) Surakarta memiliki (3) tiga sistem dan prosedur distribusi sistem paket

yaitu :

1) Sistem dan prosedur distribusi paket dari luar negeri : Sistem ini

melewati dan kegiatan shipping (perkapalan) dan melalui Kantor Lalu

Bea

2) Sistem dan prosedur distribusi paket ke Luar Jawa : sistem ini

melewati kegiatan shipping (perkapalan) namun tidak melalui Kantor

Lalu Bea

3) Sistem dan prosedur distribusi paket di daerah Jawa : sistem ini

tidak melewati kegiatan shipping (perkapalan) maupun Kantor Lalu

Bea

Pengirim

paket

Kantor Pos

Asal

Transportasi dan

Distribusi

Kantor Pos

TujuanPengantaranPenerima


commit to user

64

b) Penyimpangan dalam proses dan prosedur distribusi paket pos

1) Bila paket tidak terkirim tepat waktu atau melampaui waktu

tempuh kirim, bagian PURI segera memeriksa arsip-arsip pengiriman

dan memeriksa semua paket yang diterima, ditemukan paket segera

dikirim ke kantor tujuan. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh

Petugas Pengantar Paket “ Mas Hendro”, yaitu :

“Suatu paket pos dinyatakan gagal kirim apabila proses pengirimannya melebihi waktu tempuh kirim yang telah ditetapkan, Apabila paket pos mengalami gagal kirim akibat kekeliruan teknis maka paket pos akan dikembalikan ke kantor pos lalu disimpan di gudang dan dikirim lagi keesokan harinya sambil menunggu perbaikan kekeliruan. Apabila dalam jangka waktu 3x24 jam penerima tidak terdapat di alamat tujuan maka akan dibuatkan Panggilan Pp 14 kepada penerima untuk mengambil paket di kantor pos” (wawancara tanggal 7 Februari 2012)

2) Bila paket hilang

Pengirim akan menerima gantu rugi pengiriman atau pertanggungan

sesuai dengan nilai kirim, syarat dan ketentuan yang berlaku.


commit to user

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan mengenai sistem pengolahan dan

pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100 dapat

disimpulkan bahwa :

1. Sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos berpedoman pada prinsip

“CPTDR”, yaitu :

a) Collecting (Pengumpulan)

b) Processing (Pengolahan)

c) Transporting (Pengiriman)

d) Delivering (Pengantaran)

e) Reporting (Pelaporan)

2. Sistem pengolahan serta pendistribusian pada bagian paket Kantor Pos

Solo 57100 sudah baik karena telah mengacu pada karakteristik sistem yang

baik. Sistem-sistem tersebut juga sudah memenuhi syarat dan ketentuan sistem

pengolahan dan pendistribusian yang baik meskipun masih sering terdapat

beberapa penyimpangan-penyimpangan.

3. Penggunaan teknologi yang mutakhir, dalam hal ini aplikasi I-POS

(Integrated Postal Operating System) terbukti dapat mengefisienkan kinerja

dari aktivitas operasi pengolahan serta pendistribusian paket pos.

4. Terjadinya penyimpangan-penyimpangan pada proses pendistribusian

paket pos disebabkan karena beberapa faktor antara lain :

a) Human Error (Kesalahan Manusia)

b) System Error (Kesalahan dalam sistem)

65


commit to user

66

c) Ketidaktepatan informasi yang diterima dapat mempengaruhi

pengolahan serta pendistribusian paket pos

B. Saran

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, seringkali ditemukan

penyimpangan dalam pendistribusian paket pos, diantaranya adalah paket pos

yang mengalami gagal kirim dan paket pos yang hilang. Maka dari itu penulis

memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan serta masukan dalam

rangka meningkatkan kualitas pelayanan jasa paket pos pada Kantor Pos Solo

57100 agar dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Saran tersebut yakni :

1. Lamanya pendistribusian paket pos untuk tujuan tertentu khususnya dari

luar Pulau Jawa menyebabkan paket pos mengalami gagal kirim. Oleh karena

itu sebaiknya, sistem pendistribusian paket pos perlu meningkatkan kecepatan

serta ketepatan pengiriman agar para pelanggan puas dan memperkecil

terjadinya paket yang gagal kirim

2. Kurang telitinya petugas dalam mengolah paket pos dapat menyebabkan

kesalahan informasi dalam pendistribusian paket serta menyebabkan gagal

kirim suatu paket. Sebaiknya dalam pengolahan paket pos lebih menekankan

ketelitian dalam tahap Collecting dan Processing untuk menekan angka paket

yang gagal kirim.

3. Selama ini bagian paket Kantor Pos Solo kurang sigap dalam menangani

keluhan dari pelanggan akibat penyimpangan dalam pendistribusian paket,

sebaiknya perlu adanya peningkatan kesigapan serta kesiapan dari petugas

paket dalam menangani keluhan pelanggan.

tugas akhir - digilib.uns.ac.id/sistem... · teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) mengkaji...

Documents