tugas akhir - repository.bsi.ac.id · diamond motors hanya berupa perusahaan yang bergerak dalam...
TRANSCRIPT
i
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
KENDARAAN SECARA TUNAI PADA
PT. SRIKANDI DIAMOND MOTORS
JAKARTA
TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu kelulusan program diploma tiga (DIII)
Putri Kurniasari
NIM : 11141563
Program Studi Komputerisasi Akuntansi
AMIK BSI JAKARTA
Jakarta
2017
ii
iii
iv
v
vi
vii
viii
ix
ABSTRAKSI
Putri Kurniasari (11141563) , Perancangan Sistem Informasi Penjualan
Kendaraan Secara Tunai Pada PT. SRIKANDI DIAMOND MOTORS
JAKARTA
Dalam era globalisasi sekarang ini, teknologi informasi melaju dengan
cepatnya. Adapun kompuer yang merupakan peralatan yang diciptakan untuk
mempermudah pekerjaan manusia, saat mencapai kemajuan baik di dalam
pembuatan hardware maupun software. PT. Srikandi Diamond Motors
membutuhkan sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang dan
memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para customer. Untuk itulah penulis
mencoba membuat Tugas Akhir mengenai sistem penjualan mobil di PT. Srikandi
Diamond Motors yang saat ini belum terkomputerisasi. Pada saat ini PT. Srikandi
Diamond Motors hanya berupa perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif
sistem yang ada pada PT. Srikandi Diamond Motors ini masih dilakukan secara
manual, mulai dari dari pencatatan customer yang membeli mobil, sampai
penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan
hingga sampai pembuat laporan, sehingga memungkinkan pada saat proses
berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang
dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan.
Perancangan sistem informasi ini merupakan solusi yang terbaik untuk
memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada perusahaan ini, serta
dengan sistem yang terkomputrisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan
efisien dalam menunjang aktifitas pada perusahaan ini. Sistem yang
terkomputerisasi lebih baik dan sistem yang manual agar berjalana lebih efektif
dan efisien serta sistem penjualan yang sekarang lebih kondusif dibandingkan
dengan sistem yang terdahulu.
Kata Kunci : Perancangan Sistem, Sistem Penjualan
x
ABSTRACT Putri Kurniasari (11141563), The Application of Selling System of Car Sales in
PT. Srikandi Diamond Motors
Right now in this era of globalization, the information system technology
accelerates so fast. Meanwhile the presence of computer which is one of many
sophisticated instruments made by people is really helpful and to ease people’s
work due to the emerging of both the hardware and software. PT. Srikandi
Diamond Motors fully needs an information system which supports and gives
contented services to all customers. That is why the writer tries to make her Final
Assignment concerning with the car selling system in PT. Srikandi Diamond
Motors which is up now the company has not applied the computerized system yet.
At this moment, PT. Srikandi Diamond Motors is a company which is operating
inautomotive businesses. The system which is being applied now in this company
still done manually, starting from the registration of customers who buy car, the
handling of other records or data related to the selling process until the phase of
making the reports, one of those phase might trigger some mistakes in doing the
registration, less of accurateness from the reports made by and the lateness in
finding required data or documents. The computerized system is not only the best
solution to solve some problems appeared in this company, but also with this
computerized system the company would attain enermous advantages since they
are capable of doing those activities effectively and efficiently. The use of
computerized system is so much better than the manual one because it can make
the system runs smoothly, effectively and efficiently and indeed, the current selling
system is more conducive than the prior system.
Keywords : Design System, Sales System
xi
DAFTAR ISI
Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................................... i
Lembar Persyaratan Keaslian Tugas Akhir ......................................................... ii
Lembar Persyaratan Publikasi Karya Ilmiah ...................................................... iii
Lembar Persetujuan & Pengesahan Tugas Akhir ............................................... iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ........................................................................... v
Kata Pengantar ........................................................................................................ vii
Lembar Abstraksi ................................................................................................... ix
Daftar Isi .................................................................................................................. xi
Daftar Gambar ........................................................................................................ xx
Daftar Tabel ............................................................................................................. xxi
Daftar Lampiran ..................................................................................................... xxii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................. 1
1.2 Maksud dan Tujuan ................................................................................... 2
1.3 Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 3
1.4 Ruang Lingkup .......................................................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................. 5
2.1 Konsep Dasar Sistem .................................................................................. 5
A. Pengertian Sistem ..................................................................................... 5
B. Karakteristik Sistem .................................................................................. 6
C. Klasifikasi Sistem ...................................................................................... 8
D. Tujuan Sistem ........................................................................................... 9
E. Pengertian Informasi ................................................................................. 10
F. Kualitas Informasi ..................................................................................... 10
G. Pengertian Sistem Informasi ..................................................................... 11
H. Pengertian Akutansi ................................................................................. 11
I. Basis Data Atau Database ......................................................................... 12
J. Model Pengembangan Perangkat Lunak .................................................... 12
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) .......................................................... 14
A. Unified Modelling Language (UML) ........................................................ 15
1. Activity Diagram ............................................................................. 15
2. Use Case Diagram .......................................................................... 16
3. Deployment Diagram ...................................................................... 19
4. Sequence Diagram .......................................................................... 19
B. Entity Relationship Diagram (ERD) ......................................................... 21
C.Logical Record Structure (LRS) ................................................................. 22
D. Pengertian Netbeans ................................................................................. 24
E. Pengkodean ................................................................................................ 25
BAB III Analisa Sistem Berjalan ............................................................................ 27
3.1 Umum ......................................................................................................... 28 3.2 Tinjauan Perusahaan .................................................................................. 29
A. Tinjauan Perusahaan ........................................................................... 29
B. Struktur Organisasi ............................................................................. 30
3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan .................................................................... 34
3.4 Diagram Activity Sistem Berjalan .............................................................. 37
xii
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan ....................................................................... 38
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ............................................ 38
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ............................................ 39
C. Permasalahan Pokok ......................................................................... 40
D. Pemecahan Masalah.......................................................................... 40
BAB IV Rancangan Sistem Usulan ....................................................................... 41
4.1 Analisa Kebutuhan Software .................................................................... 41
A. Analisa Kebutuhan............................................................................ 41
B. Use Case Diagram ............................................................................ 43
C. Activity Diagram ............................................................................... 44
D. Entity Relationship (ERD) ................................................................ 49
E. Logical Record Structure (LRS) ........................................................ 51
F. Spesifikasi File .................................................................................. 52
G. Software Architecture ........................................................................ 53
H. User Interface ................................................................................... 55
i. Spesifikasi Hardware dan Software.................................................... 58
BAB V Penutup ........................................................................................................ 61
5.1 Kesimpulan .............................................................................................. 61
5.1 Saran ......................................................................................................... 61
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 62
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ............................................................................... 63
SURAT KETERANGAN PKL / RISET ............................................................... 64
LAMPIRAN ............................................................................................................. 65
xiii
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol UML (Unified Modeling Language)
1. Activity Diagram
INITIAL NODE
Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram
aktivitas memiliki sebuah status awal.
ACTION
Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas biasanya
diawali dengan kata kerja.
DECISION
Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan
aktivitas lebih dari satu.
JOIN
Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang
digabungkan.
FORK
Digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang
dilakukan secara paralel.
ACTIVITY FINAL
Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah diagram
aktivitas memiliki sebuah status akhir.
xiv
2. Use Case Diagram
Usecase
Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-
unit yang saling bertukar pesan antar unit atau
aktor.
Actor
Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi
dengan sistem informasi yang akan dibuat di luar
sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri.
Association
Komunikasi antara actor dan usecase yang
berpartisipasi pada usecase atau usecase memiliki
Interaksi dengan aktor.
<<include>>
Include
Relasi usecase dimana proses bersangkutan akan
dilanjutkan keproses yang dituju.
<<extend>>
Extend
Relasi usecase tambahan kesebuah usecase yang
ditambahkan dapat berdiri sendiri walau tanpa
usecase tambahan itu.
Generalization
Dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang umum
dari yang lainnya.
xv
3. Sequence Diagram
Actor
Menspesifikasika himpunan peran yang pengguna
mainkan ketika berinteraksi dengan usecase.
Boundary
Menggambarkan interaksi anatra satu atau lebih
aktor dengan sistem memodelkan bagian dari sistem
yang bergabung ada pihak lain disekitarnya.
Entity
Menggambarkan informasi yang harus disimpan
oleh sistem (struktur data dari sebuah sistem)
Control
Menggambarkan perilaku mengatur mengkordinasi-
kan perilaku sistem dan dinamika dari suatu sistem
dan mengontrol alur kerja suatu sistem.
Message
Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang
memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang
terjadi.
xvi
4. Deployment Diagram
Component
Pada Deployment diagram, komponen-komponen
yang ada diletakkan didalam node untuk
memastikan keberadaan posisi mereka.
Node
Node menggunakan bagian-bagian hardware dalam
sebuah sistem. Notasi untuk node digambarkan
sebagai sebuah kubus 3 dimensi.
Dependency
Dependency merupakan relasi yang menunjukan
bahawa perubahan pada salah satu elemen memberi pengaruh pada elemen lain.
Generalization
Generalization menunjukan hubungan anatara
elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih
spesifik. Dengan generalization, class yang lebih
spesifik (subclass) akan menurunkan atribut dan
operasi dari class yang lebih umum (superclass) .
Note
Note digunakan untuk memberikan keterangan atau
komentar tambahan dari suatu elemen sehinggan
bisa langsung terlampir dalam model.
Association
Sebuah Association digambarkan sebagai sebuah
garis yang menguhubungkan dua node yang
mengindikasikan jalur komunikasi atara komponen-
komponen hardware.
xvii
B. Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
Entitas (Entity)
Entitas ialah suatu objek yang dapat dibedakan
dengan objek lainnya. Entitas berfungsi untuk
memberikan identitas pada entitas yang memiliki
label dan nama. Entitas memiliki bentuk persegi
panjang.
Relasi/Hubungan Antar Entitas (relationship)
Relasi ialah hubungan yang terjadi antara 1 entitas
atau lebih yang tidak mempunyai fisik tetapi hanya
sebagai konseptual. Dan berfungsi untuk mengetahui
jenis hubungan yang ada antara 2 file. Relasi
memiliki bentuk belah ketupat.
Atribut
Atribut ialah karakteristik dari entitas atau relasi
yang menyediakan penjelasan detil tentang entitas
atau relasi tersebut. Dan berfungsi untuk
memperjelas atribut yang dimiliki oleh sebuah
entitas. Atribut memiliki bentuk lingkarang lebih
tepatnya elips.
Alur
Alur memiliki fungsi untuk menghubungkan atribut
dengan entitas dan entitas dengan relasi. Dan
berbentuk garis.
xviii
DAFTAR GAMBAR
II. 1 Simbol Waterfall Pressman .............................................................................. 13
II. 2 Daftar Simbol Activity Diagram ...................................................................... 15
II. 3 Activity Diagram .............................................................................................. 16
II. 4 Daftar Simbol Use Case Diagram .................................................................... 17
II. 5 Use Case Diagram ........................................................................................... 17
II. 6 Deployment Diagram ....................................................................................... 19
II. 7 Sequence Diagram............................................................................................. 20
II. 8 Daftar Simbol Sequence Diagram .................................................................... 21
II. 9 Daftar Simbol ERD .......................................................................................... 22
III. 1 Struktur Organisasi ........................................................................................... 30
III. 2 Diagram Activity .............................................................................................. 36
IV. 1 Use Case Diagram Usulan .............................................................................. 41
IV. 2 Activity Diagram Usulan ................................................................................. 42
IV. 3 Activity Diagram Masukan Data Customer ..................................................... 43
IV. 4 Activity Diagram Stok Unit ............................................................................. 44
IV. 5 Activity Diagram Transaksi ............................................................................. 45
IV. 6 Activity Diagram Laporan ............................................................................... 46
IV. 7 ERD PT. Srikandi Diamond Motors ................................................................ 48
IV. 8 LRS PT. Srikandi Diamond Motors ................................................................. 49
IV. 9 Deployment Diagram PT. Srikandi Diamond Motors ..................................... 53
IV. 10 Sequence Diagram PT. Srikandi Diamond Motors......................................... 54
IV. 11 Menu Login .................................................................................................... 55
IV. 12 Menu Utama Sales ......................................................................................... 55
IV. 13 Form Data Customer ...................................................................................... 56
IV. 14 Form Stok Unit .............................................................................................. 56
IV. 15 Form Transaksi .............................................................................................. 57
IV. 16 Input Jurnal .................................................................................................... 57
IV. 17 Laporan Penjualan ......................................................................................... 58
xix
DAFTAR TABEL
IV. 1 Spesifikasi File Tabel Customer ..................................................................... 50
IV. 2 Spesifikasi File Nama Akun ........................................................................... 51
IV. 3 Spesifikasi File Tabel Stok Unit ...................................................................... 51
IV. 4 Spesifikasi File Tabel Transaksi ..................................................................... 52
xx
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pemesanan Barang .................................................................................... 63
2. Bukti Transfer .................................................................................................... 64
3. Kwitansi .............................................................................................................. 65
4. Faktur Penjualan ................................................................................................. 66
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Kemajuan dunia usaha yang semakin meningkat menimbulkan persaingan
yang sangat ketat antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, misalnya
pada perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif. Dengan adanya
pertumbuhan dan perkembangan ekonomi serta kebutuhan manusia dan industri,
yang membutuhkan alat transportasi merupakan salah satu yang mendorong bagi
para produsen dan distributor di Indonesia, untuk menjual kendaraan roda empat
maupun roda dua.
Begitu juga dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin
pesat di era globalisasi saat ini, maka mengharuskan kita untuk turut serta dalam
mengikuti perkembangan tersebut.Perkembangan teknologi dapat membantu
dalam menghasilkan suatu system informasi secara cepat, akurat, relevan dan tepat
waktu, dimana informasi tersebut sangat dibutuhkan dalam berbagai sektor yang
akan mendukung perkembangan di segala bidang dan dapat membantu dalam
pemecahan masalah untuk menghasilkan keputusan yang tepat. Sistem
komputerisasi berbasis dekstop merupakan salah satu bentuk pemanfaatan
komputer untuk menghasilkan sebuah sistem informasi penjualan yang dapat
mengelola data dan informasi yang dibutuhkan dengan lebih baik. Salah satu cara
yang efektif untuk memecahkan berbagai masalah yang dihadapi dalam semua
kegiatan pegolahan data agar terkomputerisasi maka perlu dilakukan perancangan
sistem.
2
Sejauh pengamatan yang dilakukan oleh penulis, pada bagian penjualan
masih menggunakan Excel sebagai media pengolahan data, sehingga masih
ditemukan beberapa kendala yang berpengaruh terhadap efektifitas kinerja sistem
yang diterapkan, seperti pada sistem pengolahan data penjualan. Dalam
pengolahan data administrasi penjualan mobil tunai/kredit masih dilakukan
secara manual dimana sales administrasi harus melakukan pengolahan data dua
kali yaitu pada transaksi penjualan tunai dan kredit sehingga waktu yang
dibutuhkan untuk membuat laporan penjualan dan laporan piutang relatif lebih
lambat. Selain itu penyimpanan data masih dilakukan secara konvesional. Hal ini
menjadi kelemahan sistem penyimpanan data seperti : arsip mudah hilang dan
data sulit untuk dicari dikarenakan belum adanya sistem database dalam
penyimpanan data dan penyajian informasi sehingga membutuhkan waktu yang
lama serta membuat kerja menjadi kurang efektif dan efesien.Berdasarkan hal
tersebut maka dalam penulisan tugas akhir ini Penulis mengambil judul
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Kendaraan Secara Tunai pada
PT.SRIKANDI DIAMOND MOTORS.
1.2 Maksud dan Tujuan
Adapun tujuan dari tugas akhir yang penulis lakukan adalah :
1. Merancang aplikasi penjualan pada perusahaan untuk membantu pengecekan
stok unit kendaraan.
2. Mengidentifikasi masalah sistem penjualan kendaraan di PT. Srikandi
Diamond Motors
3
3. Mempermudah proses pengolahan dan penyimpanan data penjualan
kendaraan di PT. SRIKANDI DIAMOND MOTORS
Sedangkan tujuan penulisan tugas akhir adalah sebagai syarat kelulusan
Program Diploma Tiga (DIII) Program Studi Komputerisasi Akuntansi pada
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK
BSI).
1.3 Metode Pengumpulan Data
Adapun tujuan penelitian yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir, yaitu:
1. Pengamatan Langsung ( Observation)
Observasi atau pengamatan dinilai sebagai teknik pengumpulan data atau
fakta dalam suatu sistem. Dalam metode ini penulis melakukan pengamatan
langsung kegiatan yang dilakukan pihak-pihak yang terlibat dalam mengolah
data yang diamati.
2. Wawancara (Interview)
Metode wawancara merupakan salah satu metode yang kami pakai dalam
sebagian besar informasi. Penulis mewawancarai pihak-pihak yang terlibat
baik secara langsung atau tidak langsung, untuk kemudian diambil
kesimpulan dari data-data yang diperoleh melalui hasil wawancara tersebut.
Karena penulisan ini menyangkut masalah penjualan, maka wawancara
dilakukan pada sales PT. SRIKANDI DIAMOND MOTORS.
4
3. Studi Kepustakaan (Library Reseach)
Suatu bentuk yang dilakukan dengan cara mencari literatur yang berisikan
teori-teori yang berkaitan dengan masalah yang dibahas dalam jurnal
perancangan sistem.
1.4 Ruang Lingkup
Dalam Penulisan Tugas Akhir ini penulis membatasi ruang lingkup
permasalahannya pada sistem penjualan kendaraan secara Tunai Pada PT.
Srikandi Diamond Motors mulai dari proses pemesanan kendaraan, proses
pembayaran, proses penerimaan kendaraan dan pembuatan laporan.
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Dalam sub bab ini akan dijelaskan beberapa teori dasar system dan
pembelian yang akan digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini. Selanjutnya
akan diuraikan pendapat menurut beberapa ahli, dengan maksud agar mudah
untuk dipahami.
A. Pengertian sistem
Menurut Susanto (2013:22), “Sistem adalah kumpulan/group dari sub
sistem/bagian/komponen apapun yang baik phisik ataupun non phisis yang saling
berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai
satu tujuan tertentu ”.
Menurut Sutarman (2009:5) , “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling
berinteraksi dalam suatu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian
suatu tujuan utama”.
Menurut Mustakini (2009:34), “Sistem dapat didefinisikan dengan
pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan
sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem. Yaitu:
a. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan
sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
6
berhubungan. Berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk meneyelesaikan suatu sasaran tertentu.
b. Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari elemen-elemen yang saling
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
B. Karakteristik Sistem
Menurut Mulyanto (2009:2) mengemukakan bahwa sistem mempunyai
karakteristik atau sifat tertentu, yaitu komponen (Component), batas sistem
(Boundary), Lingkungan Luar System (Environment), Penghubung (Interface),
atau Tujuan (Goal), yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sistem.
Adapun karakteristik yang dimaksud sebagai berikut :
1. Mempunyai Komponen Sistem (Component Sistem)
Suatu sistem tidak berada dalam linkungan yang kosong, tetapi sebuah
sistem berada dan berfungsi di dalam lingkungan yang berisi sistem lainnya.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
bekerja sama membentuk satu kesatuan. Apabila suatu sistem merupakan
salah satu dari komponen sistem lain yang lebih besar, maka akan disebut
dengan subsistem , sedangkan sistem yang lebih besar tersebut adalah
linkungannya.
2. Mempunyai Batasan Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan pembatas atau pemisah antara suatu sistem dengan
sistem lainnya dengan lingkungan luarnya.
3. Mempunyai Lingkungan (Environment)
7
Lingkungan luar adalah apapun di luar batas dari sistem yang dapat
mempengaruhi operasi sistem, baik pengaruh yang menguntungkan ataupun
yang merugikan. Pengaruh yang menguntungkan ini tentunya harus dijaga
sehingga akan mendukung kelangsungan operasi sebuah sistem. Sedangkan
lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak
menganggu kelangsungan sebuah sistem.
4. Mempunyai Penghubung (interface) Antar Komponen
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem yang lainnya. Penghubung inilah yang akan
menjadi media yang digunakan data dari masukan (input) hingga keluaran
(output). Dengan adanya penghubung, suatu subsistem dapat berinteraksi
dan berintegrasi dengan subsistem yang lain membentuk suatu kesatuan.
5. Mempunyai Masukan(input)
Masukan atau input merupakan energi yang dimasukan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), yaitu bahan
yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal
(signal input), yaitu masukan yang diproses untuk mendapatkan hasil
keluaran.
6. Mempunyai Sasaran (Objective) dan Tujuan
Suatu sistem pasti memiliki sasaran (objective) atau tujuan (goal). Apabila
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya, tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem. Tanpa adanya
tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan terkendali.
7. Mempunyai Keluaran (output)
8
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Keluaran dapat berupa
informasi sebagai masukan pada sistem lain atau hanya sebagai sisa
pembuangan.
8. Mempunyai Umpan Balik (Feed Back)
Menurut Mulyanto (2009:2), “Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali
(control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam
sistem dan smengembalikannya ke dalam kondisi normal”.
C. Klasifikasi Sistem
Menurut Mulyanto (2009:8),“Sistem dapat di klasisfikasikan berbagai sudut
pandang, diantaranya adalah sebagai berikut”:
1. Sistem abstrak (abstract System) dan sistem fisikm(physical system)
Sistem abstrak (abstrack system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau
gagasan yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik (physical
system) adalah sistem yang ada secara fisik dan dapat dilihat dengan mata.
2. Sistem alamiah (natural syestem) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang keberadaannya terjadi karena proses
alam, bukan buata manusia. Sedangkan sistem buatan manusia (human
made systems) adalah sistem yang terjadi melalui rancangan atau campur
tangan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system).
9
Sistem tertentu (deterministic system) yaitu sistem yang operasinya dapat
diprediksi secara cepat dan interaksi diantara bagian-bagiannya dapat
dideteksi dengan pasti. Sedangkan sistem tidak tentu (probablistic systems)
yaitu sistem yang hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur
probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed System) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup (closed system) yaitu sistem yang tidak berhubungan dengan
lingkungan di luar sistem. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak
dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sistem ini juga bekerja secara otomatis
tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Dalam kenyataannya tidak ada
sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah sistem yang relatif
tertutup (relative closed system). sistem relatif tertutup mempunyai masukan
dan keluaran yang tertentu serta tidak terpengaruh oleh keadaan di luar
sistem. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang
berhubungan dengan lingkungan luar dan dapat terpengaruh dengan
keadaan lingkungan luar. Sistem terbuka menerima input dari subsistem lain
dan menghasilkan output untuk subsistem lain. Sistem ini mampu
beradaptasi dan memiliki sistem pengendalian yang baik karena lingkungan
luar yang bersifat merugikan dapat mengganggu jalannya proses di dalam
sistem.
D. Tujuan Sistem
Adapun tujuan sistem menurut Susanto (2013: 23) sebagai berikut :
“Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu
sistem. Agar supaya target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut
10
harus diketahui ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai suatu sasaran tanpa
mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran tersebut kemungkinanbesar sasaran
tersebut tidak akan pernah tercapai. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan
sebagai tolak ukur dalam menilai suatu keberhasilan suatu sistem dan menjadi
dasar dilakukannya suatu pengadilan”
Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan
kumpulan suatu komponen sistem yang saling berhubungan satu dengan yang lain
untuk mencapai tujuan suatu kegiatan pokok perusahaan.
E. Pengertian Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
perusahaan dalam pengambilan keputusan sehari-hari. Beberapa ahli
mendefinisikan informasi sebagai berikut:
Menurut Mulyanto (2009 :12), “ Informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya,
sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu
kejadian yang nyata”.
Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah di olah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
F. Kualitas Informasi
Menurut Mulyanto (2009 : 20), “kualitas informasi bergantung pada bab 3
(tiga) hal yang sangat domain yaitu”.
a. Informasi harus akurat
Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat
11
mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat
apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari
kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Informasi harus tepat waktu
Informasi yang duhasilkan dari suatu proses pengolahan data, datanganya
tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak mempunyai
nilai.
c. Informasi harus relevan
Informasi dikatakan berkualitas jika relavan bagi pemakainya. Hal ini
berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda.
G. Pengertian Sistem Informasi
Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini, dalam
bukunya Mulyanto (2009:29) mengutipkan beberapa pendapat ahli, diantaranya,
“Menurut James Alter , sistem informasi adalah “kombinasi antar prosedur kerja,
informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan dalam sebuah organisasi”
H. Pengertian Akutansi
Menurut Mursyidi (2010:17), “Akuntansi adalah proses pengidentifikasian
data keuangan,memproses pengolahan dan penganalisisan data yang relevan
untuk diubah menjadi informasi yang dapat digunakan untuk pembuatan
keputusan”.
12
Definisi menurut Soemarso (2009:14), “Akuntansi (accounting) suatu
disiplin yang menyediakan informasi penting sehingga memungkinkan adanya
pelaksanaan dan penilaian jalannya perusahaan secara efisien”.
Jadi dari pengertian beberapa ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa
akuntansi adalah proses sistematis untuk megidentifikasi, melakukan pencatatan,
dan mengkomunikasikan kegiatan ekonomi yang bermanfaat untuk pihak
ekstemal dan internal.
I. Basis Data atau Database
Menurut Kustiyaningsih (2011:146),“Database adalah penyimpanan data.
Untuk menambah, mengakses dan memproses data yang disimpan dalam sebuah
databasekomputer, diperlukan sistem manajemen database seperti MYSQL
Server”.
Menurut Anhar (2010:45), “Database adalah sekumpulan tabel-tabel yang
berisi data dan merupakan kumpulan dari field atau kolom. Struktur file yang
menyusun sebuah database adalah data record dan field”.
Menurut Martono (2009:32), “.Database adalah sebagai kumpulan data dari
penempatan tenaga kerja yang saling terkait dan mempengaruhi sesuai dengan
tingkat kerja yang saling terkait dan mempengaruhi sesuai dengan tingkat
kepentingannya sehingga data tersebut terintegrasi dan independence”.
J. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut Pressman (2015:42), “model waterfall adalah model klasik yang
bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini
sebenarnya adalah “Linner Squential Model”.
13
Model ini sering disebut dengan “classis life cycle” atau metode waterfall. Model
ini termasuk ke dalam model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama
kali diperkanlkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering
dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai dalam
Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis
dan berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui
harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan.
Fase-fase dalam Waterfall Model menurut referensi Pressman:
Sumber : Pressman (2015:42)
Gambar 11.1 Simbol Waterfall Pressman
1. Communication (Project Initiation dan Requirements Gathering)
Sebelum memulai pekerjaan yang bersifat teknis, sangat diperlukan adanya
komunikasi dengan customer demi memahami dan mencapai tujuan yang
inigin dicapai. Hasil dari komunikasi tersebut adalah inisialisasi proyek,
seperti menganalisis permasalahan yang dihadapi dan mengumpulkan data-
data yang diperlukan, serta membantu mendefinisikan fitur dan fungsi
software. Pengumpulan data-data tambahan bisa juga diambil dari jurnal,
artikel, dan internet.
14
2. Planning (Estimating Scheduling Tracking)
Tahap berikutnya adalah tahapan perencanaan yang menjelaskan tentang
estimasi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, resiko-resiko yang dapat
terjadi, sumber daya yang diperlukan dalam membuat sistem,produk kerja
yang ingin dihasilkan, penjadwalan kerja yang akan dilaksanakan, dan
tracking proses pengerjaan sistem.
3. Modeling (Analysis dan Design)
Tahapan ini adalah perancangan dan pemodelan arsitektur sistem yang
berfokus pada perancangan struktur data, arsitektur software, tampilan
interface, dan algoritma program. Tujuannya untuk lebih memahami
gambaran besar dari apa yang akan dikerjakan.
4. Construction (Code dan Test)
Tahapan Construction ini merupakan proses penerjemahan bentuk desain
menjadi kode atau bentuk desain menjadi kode atau bentuk atau bahasa yang
dapat dibaca oleh mesin. Setelah pengkodean selesai, dilakukan pengujian
terhadap sistem dan juga kode yang sudah dibuat. Tujuannya untuk
menemukan kesalahan yang mungkin terjadi untuk nantinya diperbaiki.
5. Deployment (Delivery,Support,Feedback)
Tahapan Deploment merupakan tahapan implementasi software ke customer,
pemeliharaan software secara berkala, perbaikan software, evaluasi software,
dan pengembangan software berdasarkan umpan balik yang diberikan agar
sistem dapat tetap berjalan dan berkembang sesuai dengan fugsinya.
(Pressman, 2015:17).
15
2.2 Peralatan Pendukung ( Tools System)
Di dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan alat atau sarana
(tools), yang mana sarana tersebut digunakan untuk membuat spesifikasi sistem
yang terstruktur. Adapun alat atau sarana (tool) yang akan dijelaskan sebagai
model sistem adalah sebagai berikut :
A. Unified Modelling Language
Menurut Nugroho (2010:6), “UML (Unifed Modelling Language) adalah
„bahasa‟ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma
”berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk
penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa
sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami‟‟.
Ada 4 (empat) macam diagram dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu :
1. Activity Diagram
Satzinger, dkk (2012:57) mendeskripsikan activity diagram “the various user
(or system) activities, the person who does each activity, and the squential
flow of these activities”. Sebuah activity diagram yang menggambarkan
berbagai kegiatan user atau system, orang yang melakukan setiap aktivitas,
dan alur kegiatan ini secara berurutan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa
activity diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan rangkaian dalam
proses bisnis, tahap-tahap dari use case, atau logika dari object behavior.
16
Sumber : Nugroho (2010)
Gambar 11.2 Daftar Simbol Activity Diagram
Sumber : Satzinger, et al (2012)
Gambar II.3 Activity Diagram
2. Use Case Diagram
Whitten dan Bently (2007:246). “Use Case Diagram merupakan diagram
yang menggambarkan interaksi antara sebuah internal, eksternal, dan user.
17
Dengan kata lain, menggambarkan siapa saja yang akan menggunakan sistem
dan dengan cara seperti apa user dapat berinteraksi dengan sistem”.
Sumber : Nugroho (2010)
Gambar II.4 Daftar Simbol Use Case Diagram
18
Berikut contoh dari Use Case Diagram :
Sumber : Whitten & Bently (2007:246)
Gambar II.5 Simbol Use Case Diagram
pada gambar terlihat bahwa ada tiga komponen penting dalam Use Case
Diagram yaitu:
1. Use Case
Use Case mendeskripsikan fungsi dari sistem perspektif user dalam kondisi
yang dapat dimengerti user. Digambarkan dalam bentuk elips dengan nama
Use Case di dalamnya.
2. Actor
Actor merupakan user yang akan berinteraksi dengan sistem untuk saling
bertukar informasi. Digambarkan berupa stick figure dengan nama actor di
bawahnya.
3. Relationship
Relationship merupakan hubungan antara Use Case dan Actor yang
digambarkan dalam bentuk garis.
19
4. Asosiasi (Associations)
Hubungan antara Actor dan Use Case terjadi ketika Use Case
menggambarkan sebuah garis penghubung antara Use Case dengan Actor.
5. Perluasan (Extends)
Use Case berisikan fungsi rumit yang terdiri dari beberapa tahap pembuatan
sebuah logika Use Case yang sulit untuk dimengerti
1. Includes
Use Case dapat menurunkan redudancy terhadap dua Use Case atau
lebih melalui langkah kombinasi umum dalam kasus itu sendiri.
2. Ketergantungan (Depends On)
Hubungan yang terjadi antar Use Case menunjukkan bahwa satu Use
Case tidak dapat berjalan jika Use Case yang lain tidak dijalankan.
3. Pewarisan (Inheritance)
Hubungan antara Actor mencuptakan gambaran yang sederhana ketika
pelaku abstrak mewarisi tugas dari multiple real actors.
3. Deployment Diagram
Menurut Tohari (2014:134), “Deployment Diagram merupakan tata letak
sebuah sistem secara fisik. Diagram ini menampakkan bagian-bagian
hardware yang digunakan untuk mengimplementasikan sebuah sistem dan
keterhubungan antara komponen-komponen hardware tersebut”.
20
Sumber : Mulyani (2017:245)
Gambar 11.6. Simbol Deployment Diagram
4. Sequence Diagram
Sequence Diagram adalah diagram UML yang memodelkan logika dari
sebuah use case dengan cara menggambarkan bagaimana interaksi antar
objek satu sama lain dalam suatu urutan waktu. Diagram ini
mengilustrasikan bagaimana pesan dikirim dan diterima antar objek pada
suatu waktu. (Whitten dan Bantley,2007:659)
21
\
Sumber : Nugroho (2010:125
Gambar II.7 Daftar Simbol Sequence diagram
22
Sumber : Whitten dan Bently (2007:660)
Gambar II.8 Simbol Sequence Diagram
B. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Sutanta (2011:91), “Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan
suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek.”Entity Relationship
Diagram (ERD) digunakan untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis
data kepada pengguna secara logis. Entity Relationship Diagram (ERD)
didasarkan pada suatu persepsi bahwa real world terdiri atas obyek-obyek dasar
23
tersebut.Penggunaan Entity Relationship Diagram (ERD) relative mudah
dipahami, bahkan oleh para pengguna yang awam.Bagi perancang atau analis
sistem, Entity Relationship Diagram (ERD) berguna untuk memodelkan sistem
yang nantinya, basis data akan di kembangkan. Model ini juga membantu
perancang atau analis system pada saat melakukan analis dan perancangan basis
data karena model ini dapat menunjukkan macam data yang dibutuhkan dan
kerelasian antar data didalamnya.
Gambar II.9 Simbol ERD
C. Logical Record Structure (LRS)
Menurut Lestari (2013:15), “Logical Record Structure dibentuk dengan
nomor tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat persegi
panjang dan dengan nama yang unik”.
Perbedaan LRS dengan ERD dan tipe record berada diluar field tipe record
ditempatkan. LRS terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukkan
24
arah dari satu tipe record lainnya.Banyak link dari LRS yang diberi tanda field-
field yang kelihatan pada kedua link type record. Penggambaran LRS mulai
dengan menggunakan model yang dimengerti.Dua metode yang dapat digunakan,
dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat dikonversikan ke LRS.Metode
yang lain dimulai dengan Entity Relationship Diagram dan langsung
dikonversikan ke LRS.
Berikut tahapan transformasi ERD ke LRS menurutWulandari (2013:16)
a. Konversi ERD ke LRS, Entity Relationship Diagram harus diubah ke bentuk
LRS (struktur record secara logic). Dari bentuk LRS inilah yang nantinya
dapat ditransformasikan kebentuk relasi tabel.
b. Konversi ERD ke LRS sebuah model sistem yang digambarkan dengan
sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah ERD akan mengikuti
pola pemodelan tertentu. Dalam kaitannya dengan konversi ke LRS, untuk
perubahan yang terjadi adalah mengikuti aturan-aturan berikut:
1) Setiap entitas diubah ke bentuk kotak dengan nama entitas, berada di luar
kotak dan atribut berada di dalam kotak.
2) Sebuah relationship kadang disatukan, dalam sebuah kotak bersama
entitas, kadang sebuah kotak bersama-sama dengan entitas, kadang
disatukan dalam sebuah kotak tersendiri.
3) Konversi LRS ke relasi table atau table adalah bentuk pernyataan data
secara grafis dimensi, yang terdiri dari kolom dan baris. Relasi adalah
bentuk visual dari sebuah file, dan tiap tuple dalam sebuah field, atau
dalam bentuk lingkaran Diagram Entity Relationship dikenal dengan
sebutan atribut. Konversi dari logical structure, dilakukan dengan cara:
25
a) Nama logical record structure menjadi nama relasi.
b) Tiap atribut menjadi sebuah kolom didalam relasi.
D. Pengertian Netbeans
Menurut Lesmana (2010:15) “NetBeans adalah sebuah IDE (Integrated
Development Environtment) open source yang seringkali diasosiakan dengan java.
Akan tetapi bila anda perhatikan IDE yang satu ini tidak hanya dapat digunakan
sebagai IDE untuk membuat proyek-proyek Java saja, melainkan juga proyek
seperti web service mengginakan php, pyton, ruby dan lain-lain IDE ini tidak
kalah canggihnya dengan IDE lainnya seperti Eclipse. Buku ini akan
menggunakan NetBeans sebagai IDE untuk membantu pengembangan aplikasi”
E. Pengkodean
Menurut kendall (2008:267) menyimpulkan bahwa “Pengkodean adalah
proses dari meletakkan data yang berarti dua macam atau data yang sulit dipakai
dengan segera, lebih mudah dimasukan digital atau huruf”.
1. Tipe Kode
Menurut Kendall (2008:273) Menurut jenisnya struktur kode diantaranya
yaitu:
a. Kode Mnemonik (mnemonic code)
Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik
dibuat dengan dasar singkatan sebagian karakter dari item yang mewakili kode
ini.
Contohnya:
KD : Kamus Data
SO : Solo
26
YG : Yogyakarta
b. Kode Urut (sequential code)
Kode urut disebut juga kode seri merupakan kode yang nilai urut antara suatu
kode dengan kode berikutnya.
Contohnya:
00 Kas
002 Piutang Dagang
003 Persediaan Barang Dagangan
c. Kode Blok (blok code)
Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang
mencerminkan suatu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan.
1000-1999 Aktiva Lancar
2000-2999 Aktiva Tetap
3000-3999 Hutang Lancar
d. Kode Grup (group code)
Kode grup merupakan kode yang berdasarkan field-filed dan tiap-tiap field
mempunyai arti.
Contohnya:
1. Aktiva Tetap
1.1 Aktiva Lancar
1.1.0 Kas
27
e. Kode Desimal (decimal code)
Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai
dari angka 0 sampai 9 atau dari 00 sampai 99 tergantung banyaknya kelompok.
Contohnya:
00. Aktiva Lancar
00100 Kas
00200 Piutang Dagang
00300 Persediaan Produk Selesai
28
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Setelah kami menganalisa sistem berjalan penjualan mobil yang ada pada
PT. Srikandi Diamond Motors, maka kami merasa perlu untuk membuat
rancangan sistem usulan tentang sistem penjualan pada PT. Srikandi Diamond
Motors dengan menggunakan fasilitas komputer yang sudah terpogram sebagai
salah satu pendukungnya.
Pada proses awal pemesan kami mengusulkan agar pada sistem yang
belum terkomputerisasi, pada saat pengimputan mobil apa saja yang akan dibeli,
kemudian pada proses penerimaan barang juga dilakukan pada sistem yang telah
terkomputerisasi. Sehingga mempercepat proses pekerjaan pada masing-
masing divisi. Disamping itu keakuratan data, keamanan serta kemudahan didapat
pada sistem yang telah terkomputerisasi.
Dengan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, diharapkan
sasaran akan dapat dicapai dengan baik. Dengan demikian efisiensi dan aktifitas
kerja bagi setiap seksi dapat melaksanakan pekerjaan tersebut sesuai dengan
kapasitas.
29
3.2 Tinjauan Perusahaan
A. Sejarah Perusahaan
PT. Srikandi Diamond Motors adalah perusahaan yang bergerak di bidang
otomotif dan menjadi salah satu dealer resmi PT. Krama Yudha Tiga Berlian
Motors yang merupakan ATPM (Agen Tunggal Pemegang Merk) dari merk
dagang kendaraan Mitsubishi yang berpusat di Jepang.
PT. Srikandi Diamond Motors Mampang berdiri sejak tanggal 17 April
1984, dan pertama didirikan adalah PT. Srikandi Diamond Motors Cikampek.
Kemudian secara bertahap PT. Srikandi Diamond Motors mulai membuka
cabang-cabang baru yang mencakup beberapa wilayah di Indonesia, yaitu DKI
Jakarta, Jawa Barat, Jawa Timur, dan wilayah Kalimantan Barat hingga akhirnya
memiliki 31 cabang. Uniknya pada setiap daerah pemasaran tersebut, PT. Srikandi
Diamond Motors memiliki nama badan hukum yang berbeda, yaitu PT. Srikandi
Diamond Motors untuk wilayah DKI Jakarta dan Jawa Barat, PT. Srikandi
Diamond Indah Motors untuk wilayah Jawa Timur, dan PT. Gemilang Berlian
Indah untuk wilayah Kalimantan Barat.
Pada tahun 2015 PT. Srikandi Diamond Motors sudah memiliki 31
cabang dan kantor pusat yang berdomisili di Srikandi Building, Jalan Mampang
Prapatan Raya No. 21-23 Jakarta Selatan. Fasilitas yang disediakan PT. Srikandi
Diamond Motors Mampang diantaranya meliputi ruang pamer (showroom), pusat
penjualan suku cadang, bengkel pemeliharaan, dan sebagai pusat penjualan dan
penyaluran mobil Mitsubishi terbaru untuk daerah-daerah yang ada di Jakarta.
Adapun pelayanan yang disediakan oleh PT. Srikandi Diamond Motors
antara lain mencakup :
30
1. Penjualan (Sales)
Sebagai salah satu dealer terbesar kendaraan Mitsubishi di Indonesia, PT.
Srikandi Diamond Motors menyediakan berbagai jenis kendaraan Mitsubishi.
2. Bengkel (Service)
Memfasilitasi bengkel yang didukung peralatan modern dan mechanic yang
ahli untuk kenyamanan pelanggan dalam perawatan kendaraan.
3. Suku Cadang (Spare Parts)
Menyediakan berbagai macam suku cadang kendaraan Mitsubishi untuk
kemudahan demi kepuasan pelanggan.
B. Struktur Organisasi
Untuk mencapai tujuan yang dicita-citakan, maka perusahaan memerlukan
suatu pedoman yang memberikakan arah bagi karyawan untuk dapat bekerja
dengan baik dam sesuai dengan tugasnya masing-masing sehingga tujuan
perusahaan dapat dicapai. Salah satu pedoman tersebut adalah struktur organisasi
PT. Srikandi Diamond Motors terdiri dari bagian-bagian yang memiliki
tugas dan wewenang masing-masing. Tugas dan wewenang untuk Sales
Departement tersusun pada struktur organisasi berikut ini :
31
Struktur Oranisasi Sales Departement PT. Srikandi Diamond Motors Mampang :
Gambar III.1 Struktur Organisasi
1. Uraian Fungsi dan Tugas
Secara garis besar. Berdasarkan struktur organisasi diatas, tugas dan
wewenang masing-masing bagian sesuai dengan jabatan dan fungsinya masing-
masing adalah sebagai berikut :
a. Pimpinan Wilayah
1. Memimpin jalannya perusahaan.
2. Bertanggung jawab untuk mengarahkan penanggulangan berbagai jenis
resiko finansial (financial risk management) yang dihadapi perusahaan.
3. Melakukan koordinasi aktifitas
32
4. Mengkoordinasi aktifitas aktifitas sinergi untuk mencapai hasil bisnis yang
optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan.
b. Branch Manager
1. Sebagai penanggung jawab tertinggi atas keseluruhan kegiatan sales,
service, spare part, dan body repair department.
2. Mengontrol target yang telah dberikan oleh perusahaan
3. Bertanggung jawab kepada Direktur
4. Menandatangani surat-surat masuk/keluar dari sales, service, spare part
dan body repair department.
c. Sales Manager
1. Bertanggung jawab kepada Branch Manager
2. Mempertanggungjawabkan manajemen sales department kepada
pimpinan.
3. Mengontrol kelancaran operasi sales department.
4. Memeriksa atau mengesahkan administrasi sales department.
5. Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinasi penjualan setiap Team
Supervisor untuk mencapai target penjualan.
6. Mengembangkan pasar secara efektif dan efesien.
d. Sales Supervisor
1. Bertanggung jawab kepada Sales Manager.
2. Mengarahkan kepada sales counter/force untuk melakukan penjualan.
3. Mengecek prospek yang dimiliki oleh sales counter/force.
4. Memeriksa laporan harian sales counter/force.
33
e. Sales Counter / Force
1. Melaksanakan penjualan secara langsung.
2. Mencari prospek/customer yang ingin membeli kendaraan Mitsubishi
dengan cara kunjungan, kanasing, follow up customer.
3. Membuat laporan harian mengenai prospek.
f. Manager Administration
1. Bertanggung jawab kepada pimpinan wilayah
2. Memelihara arsip-arsip karyawan dan menyusun sistem administrasi yang
dibutuhkan
3. Mengidentifikasi kebutuhan sehubungan dengan peningkatan sumber daya
manusia di dalam perusahaan.
4. Menerima laporan mengenai keuangan serta administrasi perusahaan dari
kepala bagian yang bersangkutan.
5. Bertanggung jawab atas semua aktivitas keuangan perusahaan.
6. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan administrasi guna menunjang
kontinuitas operasional perusahaan.
7. Bertanggung jawab atas kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya
manusia dalam perusahaan.
g. Cashier
1. Bertanggung jawab kepada Manager Administration.
2. Mengelola, mengendalikan, dan mencatat semua penerimaan dan
pengeluaran keuangan perusahaan.
3. Melaporkan serta membuat pembukuan atas semua kegiatan keuangan.
h. Marketing Support
34
1. Bertanggung jawab kepada Manager Administration.
2. Melakukan proses penjualan kendaraan yang telah disetujui oleh pimpinan
caban / sales manager.
3. Memantau piutang penjualan.
i. Staff Delivery
1. Bertanggung jawab kepada Marketing Support.
2. Mempersiapkan setiap hal yang berhubungan dengan pengiriman unit,
seperti : mencetak surat jalan.
j. Stock
1. Bertanggung jawab kepada Marketing Support.
2. Mencatat keluar masuknya unit kendaraan.
3. Membuat laporan stock kendaraan.
3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan
Sistem informasi penjualan pada PT.Srikandi Diamond Motors dimulai pada
saat customer datang ke showroom. Customer kemudian akan dilayani oleh
bagian sales .sales ini akan membantu dengan memberikan informasi lengkap
mengenai produk atau unit kepada pelanggan . saat pelanggan menentukan untuk
jadi membeli unit mobil , bagian sales menanyakan apakah pelanggan ingin
melakukan pembelian secara tunai (cash) atau dapat melalui perusahaan leasing .
perincian penjualan secara tunai sebagai berikut:
Setelah pelanggan menyetujui untuk melakukan pembelian secara tunai maka
bagian sales akan membuat SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) sebanyak 2
35
rangkap kemudian diajukan ke bagian atasan dari sales , umumnya manager.
Setelah SPK tersebut diotorisasi dan disetujui oleh manager , SPK yang telah
diotorisasi tersebut diterima kembali oleh sales dan kemudian diberikan 1 rangkap
kepada customer dan rangkap lainnya diajukan ke bagian marketing support lalu
pelanggan akan diminta untuk membayar pembayaran booking unit ke bagian
kasir setelah menerima pembayaran booking unit dari pelanggan, lalu akan
mengeluarkan BPK (Bukti Penerimaan Kas) untuk pembayaran dan akan
diberikan ke bagian marketing support. Bagian marketing support kemudian akan
menerima SPK yang telah diotorisasi dari sales dan BPK dari kasir , untuk
kemudian akan membuat laporan penjualan 2 rangkap . rangkap pertama akan
diberikan kepada customer setelah ditandatangani oleh manager , sedangkan
rangkap kedua akan disimpan sebagai arsip . kemudian marketing support
membuat kwitansi untuk keterangan pembayaran dan diberikan ke customer
Umumnya setelah beberapa waktu pelanggan kemudian akan menyelesaikan
pembayaran sisa nya ke kasir .setelah itu kasir akan membuat BPK untuk
mencatat penerimaan kas dari pembayaran itu, selanjutnya setelah sales
menerima bukti pelunasan pembayaran tersebut , maka sales akan membuat surat
permohonan pengiriman kendaraan (SPPK) dan akan ke bagian stock and
delivery.
Bagian stock and delivery kemudian akan membuat form delivery 2 rangkap ,
rangkap pertama untuk sales , rangkap kedua untuk customer . form delivery
kemudian akan diotorisasi oleh sales , dan kendaraan akan di antarkan kepada
customer . customer yang telah menerima kendaraan beserta form delivery akan
36
menandatangani / mengotorisasi form delivery tersebut sebagai bukti telah
menerima kendaraan.
Sales , yang telah menerima form delivery yang telah diotorisasi oleh customer ,
kemudian akan mengajukan surat permohonan STNK dan BPKB kepada
marketing support akan diurus dengan menggunakan jasa biro untuk pembuatan
STNK dan BPKB nya setelah STNK dan BPKB telah diterima oleh marketing
support dan kemudian STNK dan BPKB akan diberikan kepada pelanggan
setelah itu proses penjualan akan di data untuk di proses membuat laporan yang
akan di berikan kepada manager.
37
3.4 Diagram Activity Sistem Berjalan
A. Diagram Activity
Berikut adalah Activity penjualan Diagram PT Srikandi Diamond Motors
Gambar 111.2 Diagram Activity
act Use Case Model
Stock &Deliv eryManagerKasirMarketing SupportSalesCustomer
ActivityInitial
melakukan
pesanan
membuat Spk 2
rangkapmelakukan approv e SPK
menerima approv e
SPK 2 rangkap
menerima SPK
rangkap 1
menerima SPK 2
rangkap 1
melakukan
pembayaran
booking unit
menerima
bukti
pembayaran
membuat
BPK
mengeluarkan
BPKmenerima
BPK
membuat
laporan 2
rangkap
menerima
laporan BPK
rangkap 2
mengarsip
laporan BPK
Membuat
Kwitansi
mencetak
kwitansi
menerima
Kwitansi
melakukan
pelunasan
menerima bukti
pelunasan
membuat BPKmenerima BPK
membuat
SPPK
menerima
SPPK
membuat
form deliv ery
menerima
form
deliv ery
melakukan
approv e
menerima
approv e
menerima unit
dan
menandatangani
form deliv ery
menerima
form deliv ery
mengajukan
permohonan
Stnk & Bpkb
menerima
permohonan
Stnk & Bpkb
menerima STNK
& BPKB
ActivityFinal
38
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan
(Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada
sistem berjalan
A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman
barangpada PT. Srikandi Diamond Motors. Adapun bentuk dokumen masukan
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Surat Pemesanan Barang
Nama Dokumen : Surat Pemesanan Barang
Fungsi :Sebagai bukti customer memesan barang
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian sales
Frekuensi : Setiap customer memesan barang
Media : Kertas
Jumlah rangkap : 1 lembar
Bentuk : Lihat lampiran A-1
2. Bukti transfer
Nama dokumen : Bukti transfer
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran
Sumber : Customer
Jumlah rangkap : 1 lembar
Bentuk : Lihat lampiran A2
39
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran terdiri dari proses penawaran, pengiriman dan
pembayaranbarang. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kwitansi
Nama dokumen : Kwitansi
Fungsi : Untuk bukti pembayaran
Sumber : Bagian pemasaran
Tujuan : Customer
Frekuensi : Setiap ingin melakukannya
Media : Kertas
Jumlah rangkap : 1 lembar
Bentuk : Lihat lampiran B-1
2. Faktur penjualan
Nama dokumen : Faktur penjualan
Fungsi : Bagian pemasaran
Tujuan : Customer
Frekuensi : Setiap ingin melakukan penjualan
Media : Kertas
Jumlah rangkap : 1 lembar
Bentuk : Lihat lampiran B-2
40
C. Permasalahan Pokok
Sistem penjualan yang telah berjalan di PT. Srikandi Diamond Motors
umumnya kurang berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses
transaksi pembayaran sampai proses pengiriman, tetapi penulis melihat adanya
kelemahan sistem tersebut. Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut :
1. Bagian sales terkadang masih salah menginput data
2. Data stok mobil tidak tercantum di program tersebut
3. Terbatasnya fasilitas kantor yang mengakibatkan kurang
maksimalnya penjualan di Divisi Marketing
D. Pemecahan Masalah
Untuk Mengatasi masalah tersebut disarankan :
1. Dibuat Program yang sudah terkomputerisasi supaya masalah seperti
selisih stok, atau kesalahan penginputan data lebih bisa teratasi
2. Pihak – pihak yang berkaitan dalam aktivitas penjualan khususnya bagian
penjualan agar memperhatikan lebih lagi terhadap proses pemasukkan
data penjualan sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam memasukkan
data
3. Ditambahkan lagi untuk fasilitas kantor di setiap divisi
41
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1 Analisa Kebutuhan
A. Analisa Kebutuhan
Berdasarkan proses bisnis pada perusahaan dagang penjualan mobil, maka
tahapan berikutnya adalah analisa kebutuhan, berikut ini spesifikasi kebutuhan
(system requirement) dari sistem penjualan tunai.
Bagian penjualan dapat masuk ke sistem pencatatan penjualan, di dalam
sistem penjualan barang bagian penjualan/ sales dapat menginput semua transaksi
penjualan dan dapat mencetak laporan penjualan yang nanti akan diberikan
kepada pimpinan
A.1 Bagian Sales LOGIN
Sales memasukkan kode sales dan password sales
A.2 Bagian Sales Mengakses menu file
1. Mengakses Login
Setelah login sales dapat menginput nama customer, alamat customer , dan
unit kendaraan customer yang dipesan.
2. Mengakses Logout
Jika sales sudah menginput data kendaraan dan data customer maka data
sudah bisa di logout
42
A.3 Bagian Sales Mengolah menu data
1. Transaksi
Sales mengelola menu data transaksi dengan cara menginput data customer ,
masukkan jumlah bayar , dan melalui rekening apa sehingga dapat terlihat
berapa yang akan dibayar oleh customer.
2. Stok
Sales selalu mengupdate berapa stok yang ada di dealer dengan cara input
jenis kendaraan dan input stok unit tersedia.
3. Customer
Sales menginput data-data customer.
43
B. Use Case Diagram
Berikut adalah Use Case Diagram usulan di PT Srikandi Diamond Motors
Gambar IV.1 Use Case Diagram Usulan
uc Use Case Model
Sales
manager maketing support
melakukan login
memproses
master
mengelola
transaksi
penjualan
membuat laporan
melakukan logout
memasukkan
ussername dan
password
mengelola stok
unit
mengelola
customer
«include»
«include»
«extend»
«extend»
«include»
«include»
«include»
44
C. Activity Diagram
Berikut adalah Activity Diagram usulan di PT . Srikandi Diamond Motors
Melakukan Login
Gambar IV.2 Activity Diagram Usulan
act Use Case Model
sistemsales
ActivityInitial
melakukan login
masukkan ussername dan
password
v alidasi login
menampilkan
data customer
YATIDAK
ActivityFinal
45
Masukan Data Customer
Gambar IV.3 Activity Diagram Masukan Data Customer
act Use Case Model
sistemsales
ActivityInitial
klik tombol id
customer
menampilkan
data customer
input nama mobil
klik tombol
v ia bayarmenampilkan
daftar bank
input nomor
rekening,harga,jumlah
unit,biaya bbn,uang
pesanan
klik tombol
hitung
menampilkan
jumlah total
harga penjualan
klik tombol
hapus
klik tombol
bataldata terhapus
batalhapus
46
Stok unit
Gambar IV.4 Activity Diagram Stok Unit
act Use Case Model
sistemsales
ActivityInitial
masuk ke dalam form stok unit
mencari
stok unit
menambahkan
data unit
data tersimpan
input nama
mobil,seri
mobil,tahun,harga
dan jumlah
input seri
mobil
tampil stok unit
klik
simpanklik batal
menghapus
datamengubah
seri mobil
data terhapus
data ter update
caritambah
batal simpan
edithapus
47
Transaksi
Gambar IV.5 Activity Diagram Transaksi
act Use Case Model
sistemsales
ActivityInitial
klik tombol id
customer
menampilkan
data customer
input nama mobil
klik tombol
v ia bayarmenampilkan
daftar bank
input nomor
rekening,harga,jumlah
unit,biaya bbn,uang
pesanan
klik tombol
hitung
menampilkan
jumlah total
harga penjualan
klik tombol
hapus
klik tombol
bataldata terhapus
batalhapus
48
Membuat laporan
Gambar IV.6 Activity Diagram Laporan
act Use Case Model
sistemsales
ActivityInitial
klik menu laporan
klik tombol
bulananklik tombol
tahunan
menampilkan
penjualan
kendaraan
per bulan
menampilkan
penjualan
kendaraan per
tahun
data baru
bulanandata baru
tahunan
49
D. Entity Relationship Diagram (ERD)
Pengertian dari ERD adalah Suatu pemodelan basis data yang
menghubungkan/merelasikan antar entitas. Ada beberapa symbol dari ERD,
diantaranya :
1. Entitas
Kumpulan dari beberapa atribut atau field.
2. Relasi
Suatu hubungan yang terjalin diantara beberapa entitas.
3. Atribut
Notasi yang memberikan informasi mengenai jenis entitas dan juga
relasinya.
4. Garis Penghubung
Notasi yang digunakan untuk merangkai beberapa notasi yang digunakan
seperti : entitas, relasi dan atribut.
50
Berikut adalah Entitiy Relationship Diagram (ERD) PT Srikandi Diamond Motors
Gambar IV.7 ERD PT.Srikandi Diamond Motors
51
E. Logical Record Structure (LRS)
Pengertian LRS (Logical Record Structure) Adalah representasi dari struktur
record-record pada tebel-tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas.
Menentukan kardinalitas, jumlah table dan Foreign Key (FK) sebagai berikut :
1. One-to-one
Satu entitas berhubungan dengan paling banyak satu entitas lain.
2. One-to-many
Satu entitas dapat berhubungan dengan lebih dari satu entitas lain.
3. Many-to-many
Beberapa entitas dapat berhubungan dengan beberapa entitas lain.
Gambar IV.8 LRS PT.Srikandi Diamond Motors
52
F. Spesifikasi File
1. Spesifikasi File Tabel Customer
Nama Database : Penjualan
Nama File : Customer
Akronim : Customer.MYSQL
Akses File : Random
Tipe File : File Master
Panjang Record : 95 Karakter
Kunci Field : No_cust
Software : MYSQL
Tabel IV.1
Spesfikasi File Tabel Customer
No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan
1 Nomor customer No_cust Varchar 5 Primary Key
2 Nama customer Nma_cust Char 30
3 Jenis kelamin Jenis_kel Varchar 10
4 Alamat Alamat Varchar 50
53
2. Spesifikasi File Tabel Nama Akun
Nama Database : Penjualan
Nama File : Nama Akun
Akronim : Nama Akun
Tipe File : File Master
Panjang Record : 35 Karakter
Kunci Field : Kd_akun
Tabel IV.2
Spesifikasi File Nama Akun
No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan
1 Kode akun Kd_akun Varchar 5 Primary Key
2 Nama akun Nm_akun Varchar 30
3. Spesifikasi File Tabel Stok Unit
Nama Database : Penjualan
Nama File : Stok Unit
Akronim : Stok Unit
Tipe File : File master
Panjang Record : 35 Karakter
Kunci Field : id_mobil
54
Tabel IV.3
Spesifikasi File Tabel Stok Unit
No Elemen Data Nama Field Type Size Keterangan
1 Id Mobil Id_Mobil Varchar 10 Primary Key
2 Nama Mobil Nma_Mobil Varchar 30
3 Tahun Thn Varchar 5
4. Spesifikasi File Tabel Transaksi
Nama Database : Penjualan
Nama File : Transaksi
Akronim : Transaksi
Tipe File : Random
Panjang Record : 140 Karakter
Kunci Field : No_trans
Tabel IV.4
Spesifikasi FileTabel Transaksi
No Elemen Data Nama Field Type size Keterangan
1 Tanggal Tanggal Date
2 No Transaksi No_transaksi Varchar 10 Primary Key
3 Nama
Customer
Nama_Customer Char 20
4 Nama Mobil Nama_Mobil Varchar 30
5 Harga Harga Double
55
6 Jumlah Jumlah Double
7 Biaya BBN Biaya_bbn Double
8 Uang Pesanan Uang_Pesanan Integer 10
9 Total Total Double
10 Nama
Pegawai
Nama_pegawai Char 20
11 Via bayar Via_bayar Char 20
12 Nama Bank Nama_bank Char 20
13 No Rekening No_rekening Varchar 20
G. Software Architecture
1. Deployment Diagram
deployment Use Case Model
database serv er
MYSQL Serv er
Database
penjualan
web serv er
apache
cliend PC
browser
netbeans 8.1
JDK 1:8
56
Gambar 1V.9 Deployment Diagram PT. Srikandi Diamond Motors
2. Sequence Diagram
Gambar IV.10 Sequence Diagram PT. Srikandi Diamond Motors
sd membuat transaksi
pengguna menu_utama transaksi customer stok_unit tabel_transaksiproses_transaksi
alt sudah benar ??
tidak
ya
memilih transaksi()
tampilan_transaksi()
membuat_transaksi()
get(customer)
get(id_mobil)
get(no_rek, harga, jml, biaya_bbn, total)
set(no_trans, no_rek, harga, jml, biaya_bbn, total)
set(id_mbl)
set(no_cust)
pesan : data kurang lengkap()
data tersimpan()
57
H. User Interface
Menu Login
Gambar IV.11 Menu Login
Menu Utama Sales
Gambar IV.12 Menu Utama Sales
58
Form Data Customer
Gambar IV.13
13 Form Data Customer
Form Stok Unit
59
Gambar IV.14 Form Stok Unit
Form Transaksi
Gambar IV.15 Form Transaksi
Input Jurnal
60
Laporan Penjualan
i. Spesifikasi Hardware dan Software
Kebutuhan Keterangan
Sistem Operasi Microsoft Windows 8
Processor Intel Pentium 4-2.4GHz
Ram 2 GB
Harddisk 100 GB
Monitor SVGA 15"
Keyboard 108 ke
Printer Laser Jet
Mouse Standart
Software Bahasa Pemograman : Java NetBeans IDE 8.1
Aplikasi Pendukung : XAMPP
DBMS : Mysql
Anti Virus : Smadav
61
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Sebagai akhir dari bab penulisan makalah ini, maka kami selaku penulis
memberi kesimpulan bahwa Sistem Penjualan pada PT. Srikandi Diamond Motors
masih kurang baik sistem databasenya masih banyak permasalahan yang harus
diperbaiki dan ditanggulangi. Diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Dalam proses penjualan sering terjadi kesalahan pembuatan form karena tidak
adanya database di sistem penjualan tersebut
2. Dalam menginput data terkadang masih terjadi kesalahan
3. Belum tercantumnya ketersediaan stok
5.2 Saran
Sebagai dari akhir penulisan , kami akan memberikan saran-saran sebagai
berikut :
1. Pihak – pihak yang berkaitan dalam aktivitas penjualan khususnya bagian
administrasi penjualan agar memperhatikan lebih lagi terhadap proses
pemasukkan data penjualan sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam
memasukkan data.
2. Seharusnya dibuatkan database agar tidak terjadinya kesalahan dalam
membuat form
3. Dibuat program yang sudah terkomputerisasi supaya masalah seperti stok
customer bisa mengetahui atas ketersediaan unit atau tidaknya.
62
Daftar Pustaka
Anhar. 2010. “PanduanMenguasai PHP & MySQL SecaraOtodidak”. Jakarta:
Mediakita.
Kustiyahningsih,Yeni. 2011. “Pemrograman Basis Data Berbasis Web
Menggunakan PHP & MySQL”. Jakarta: GrahaIlmu.
Lesmana, Lukas. 2010. “ Membuat Aplikasi Facebook dengan Platform Netbeans
Jakarta : PT.ELEX MEDIA KOMPUTINDO
Martono Aris, (2009). “PengembanganSistem Database Penempatan Tenaga
Kerja BerbasisWeb” 2(3), 307.Jurnal CCIT. Tangerang.
Mulyanto, Agus. 2011. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi.
Yogyakarta: Pustaka Pelajar
Mustakini, Jogiyanto Hartono. Sistem Informasi Teknologi, Yogyakarta:Andi
Offset.2009" Mustakini, Jogiyanto Hartono. Sistem Informasi Teknologi,
Yogyakarta:Andi Offset.2009
Mursyidi. 2010. Akutansi Dasar. Bogor: Ghalia Indonesia.
Pressman, R.S. 2015 , Rekayasa Perangkat Lunak: Penekatan Praktisi Buku 1,
Yogyakarta: Andi
Susanto, Azhar. 2013. Sistem Informasi Akutansi. Bandung : Lingga Jaya
Susanta,Edhy. 2011. Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta
Soemarso. 2009. Akutansi Suatu Pengantar . Jakarta: Salemba Empat
Wulandari, Lestari T .2013.Desain dan Perancangan Sistem Informasi Akademik
Pada STMIK Ubudiyah Indonesia Banda Aceh.
63
64
Surat Keterangan Riset/PKL
65
Lampiran-lampiran
Lampiran A-1 Surat Pemesanan
66
Lampiran B-1 Kwitansi
67
Lampiran B-2 Faktur Pajak
68
Lampiran B-3 Bukti Transfer