PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI

NOMOR 6 TAHUN 2011 TENTANG

PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASI

Perpres 81 Tahun 2010 Tentang Grand

Design RB 2010 - 2025

Permenpan 20 Tahun 2010 Tentang Road Map RB 2010 - 2014

Makro:Kerangka Regulasi

Nasional

Mikro:Implementasi Kebijakan RB

Nasional1. Manajemen

Perubahan2. Penataan

Peraturan Perundang-undangan

3. Penataan dan Penguatan Organisasi

4. Penataan Tata Laksana

5. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur

6. Penguatan Pengawasan

7. Penguatan Akuntabilitas Kinerja

8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

9. Monitoring dan Evaluasi

8 Area Perubahan

1. Organisasi2. Tata

Laksana3. Peraturan

Perundang-undangan

4. Sumber Daya Manusia Aparatur

5. Pengawasan6. Akuntabilitas7. Pelayanan Publik8. Pola Pikir (mind-

set) dan Budaya Kerja (culture-set)

9 Percepatan Reformasi Birokrasi

1. Penataan Struktur Birokrasi

2. Penataan Jumlah dan Distribusi PNS

3. Sistem Seleksi CPNS dan Promosi PNS secara Terbuka

4. Profesionalisasi PNS

5. Pengembangan Sistem Elektronik Pemerintah (E-Government)

6. Penyederhanaan Perizinan Usaha

7. Peningkatan transparansi dan akuntabilitas aparatur

8. Peningkatan Kesejahteraan Pegawai Negeri

9. Efisiensi Penggunaan Fasilitas, Sarana dan Prasarana Kerja Pegawai Negeri

1. Penataan Organisasi2. Penataan Tata Laksana3. Penataan Sistem Manajemen

SDM Aparatur4. Penguatan Pengawasan5. Penguatan Akuntabilitas

Kinerja6. Peningkatan Kualitas

Pelayanan Publik

TNDE merupakan suatu sistem aplikasi yang memberikan fasilitas dalam persuratan (dapat diakses melalui suatu jaringan).

PERUBAHAN PEDOMAN UMUM

• Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: KEP/1121/M.PAN/3/2006 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronis di Lingkungan Instansi Pemerintah:

Bersifat teknis merupakan user manual dari aplikasi TNDE yang di implementasikan di Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara

• Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah:

Bersifat arahan dalam pembuatan desain, alur kerja, dan persyaratan yang diperlukan dalam implementasi TNDE di instansi pemerintah

LATAR BELAKANG

• Kepemerintahan yang baik telah menjadi suatu komitmen dalam pengelolaan administrasi pemerintahan

• Salah satu solusi yang diperlukan adalah keterpaduan sistem penyelenggaraan pemerintahan, melalui jaringan sistem informasi antar instansi pemerintah

SASARAN

• Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman penyelenggaraan TNDE

• Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE

• Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengurusan naskah dinas

• Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas

• Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan tata naskah dinas

RUANG LINGKUP

1. Media Perekaman Naskah Dinas.

2. Struktur Naskah Dinas (Bentuk & Susunan)

3. Penyiapan Naskah Dinas

- Naskah Dinas Eksternal

- Naskah Dinas Internal

- Naskah Dinas lainnya

- Manajemen templat/Borang Acu

4. Pengabsahan dan Otentikasi

5. Pengamanan

6. Pengiriman

MANFAAT TNDE

Terwujudnya percepatan Pemerintahan Elektronik (e-Government)

Terwujudnya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan

Terwujudnya percepatan reformasi birokrasi

Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi antarinstansi pemerintah

Kemudahan pengelolaan dokumen naskah dinas dan penggunaannya

DASAR HUKUM

UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 40 ayat (4)

Instruksi Presiden nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 Tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Arsitektur TNDE

Cakupan Sistem

Alur Kerja Persyaratan

DESAIN SISTEM

Arsitektur TNDE

Komunikasi Eksternal CAKUPAN

SISTEM

- Agenda Surat Masuk- Agenda Surat Keluar

Komunikasi Internal- Agenda Surat Masuk- Agenda Surat Keluar

Disposisi

Pembuatan Surat dengan Templat

ALUR KERJA1.Surat Masuk

Surat Masuk

Basis Data (Database)

Pejabat Tujuan SuratTata Usaha

Pencatatan dan Penyimpanan Surat Masuk

Pemeriksaan Surat Masuk

Surat Masuk

PenangananReject

Pembuatan Disposisi

Edit Agenda Surat Masuk Surat

Tanggapan

2. DISPOSISIDisposisi

DatabasePenerima DisposisiPembuat Disposisi

Pembuatan Perintah Disposisi

Perintah Disposisi

Memeriksa Isi Perintah

Penanganan

Pembuatan Laporan Disposisi

Disposisi Lanjut

Konsep Laporan Disposisi

Memeriksa Laporan Disposisi

Setuju YALaporan Disposisi

Beri Komentar

3. Surat KeluarSurat Keluar

Unit Kerja DatabaseUnit Atasan

Pembuatan Konsep Surat

Approval Konsep Surat

Pembuatan Agenda

Surat KeluarTanda Tangan &

Cap

Scanning Surat

Laporan Disposisi

Surat Inisiatif

INFRASTRUKTUR

SUPRASTRUKTUR

PERSYARATAN

- Pengelola TNDE- Sumber Daya

Manusia- Prosedur

Operasional Standar

- Jaringan komputer- Komputer Induk- Komputer Klien- Pemindai

Dokumen- Sistem Keamanan

Infrastruktur

Jaringan Komputer

Komputer Induk

Komputer klien

Pemindai dokumen (scanner)

Sistem keamanan

Suprastruktur

Pengelola TNDE

Sumber daya manusia

Standar Operasional Prosedur

SPESIFIKASI FUNGSIONAL

S PESIFIKASI

SISTEM

SPESIFIKASI NON FUNGSIONAL

Manajemen Pengguna

Agenda Surat Masuk

Agenda Surat Keluar

Data Induk Pengguna Pemberian Kewenangan

Masukan (Input) Agenda Penyimpanan Dokumen Melihat Detail Dokumen Membuat Disposisi Manajemen Disposisi

Pembuatan Konsep Surat Persetujuan Konsep Surat Pembuatan Agenda Surat Keluar Penomoran Otomatis Pemindaian Surat

Manajemen templat/ Borang Acu

Pengguna Templat/Borang Acu Standar

Pembuatan Templat/borang Acu Penggunaan Templat/Borang Acu

dalam Pembuatan Konsep SuratPencarian Dokumen

Kemanan Aplikasi

Pencatatan Log Aktivitas PenggunaFitur Penghapusan dan Pembatalan

Kemanan Penyimpanan Dokumen

Kendala dan Tantangan

Komitmen dan Keterlibatan pejabat dalam workflow aplikasi

Perubahan paradigma dalam persuratan

Kedisiplinan pegawai

SURAT EDARAN NOMOR 05 TAHUN 2013 TENTANG

PENGGUNAAN APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK PADA INSTANSI PEMERINTAH

siMAYA adalah Sistem Administrasi Perkantoran MAYA yang disusun berdasar Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah

APLIKASI SIMAYA

Templat/borang acu sesuai dengan format dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah

menaikkan nilai PeGI dari dimensi aplikasi

Dukungan layanan melalui helpdesksimaya@mail.kominfo.go.id

Informasi siMAYA diakses : http://simaya.layanan.go.id/pages/tentang.html.

1. siMAYA Awan

Seluruh pengguna pada instansi pemerintah dapat memanfaatkan melalui internet secara langsung setelah mendapatkan akun (username dan password)

2. siMAYA Intra

Operasional dijalankan melalui instalasi siMAYA pada infrastruktur TIK setiap instansi pemerintah.

METODE PENGGUNAAN APLIKASI SIMAYA

SURAT EDARAN NOMOR 06 TAHUN 2013 TENTANG

PENGGUNAAN ALAMAT eMAIL RESMI PEMERINTAH PADA INSTANSI PEMERINTAH

Electronic Mail

Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. (UU ITE)

Surat elektronik adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet)

Mostly....

Move to...

Benefits... FREE

Layanan email pnsmail.go.id tersedia gratis dari Pemerintah untuk Pemerintah dengan kapasitas penyimpanan mulai dari 1 GB (Bisa ditingkatkan sesuai kebutuhan)

SECURITY FIRST

Data email yang tersimpan di server aman karena dikelola oleh Kemenkominfo (bukan pihak asing atau swasta) dan terdapat proteksi spam dan virus

Benefits... STAY CONNECTED FROM ANYWHERE

Tersedia Akses PNSMail dari PC, PDA, tablet, dan ponsel

GO GREEN

Dengan menggunakan email dapat mengurangi pemakaian kertas dan kurir sehingga dapat berdampak signifikan positif terhadap lingkungan

PNSMAIL tidak mengesampingkan pemanfaatan email resmi kementerian/lembaga/pemda yang sudah ada, dan dimanfaatkan oleh PNS

TERIMAKASIH