timeline

Event Management 2012EVENT MANAGEMENT 1. Pengertian Event Event sering juga disebut Special Event atau acara-acara khusus, merupakan suatu kegiatan penting bagi perusahaan. Acara ini biasanya dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian media atau khalayak tertentu terhadap perusahaan atau produk perusahaan. Event dapat berskala lokal, nasional maupun international. Beberapa ciri Event Organizing: o o o Bisnis dan profesi yang menawarkan jasa. Mengumpulkan dan mempertemukan khalayak untuk sebuah tujuan. Bertanggung jawab melakukan penelitian, membuat desain event,

merencanakan, melakukan koordinasi, supervisi, dan pengawasan terhadap pelaksanaan, kelangsungan, realisasi dan keberhasilan sebuah event. o Memproduksi atau menghadirkan sebuah event untuk memenuhi kebutuhan serta keinginan dan atas permintaan klien, penyelenggara, orang, atau instansi yang mempunyai hajat.

Special Event Public Relations adalah sebuah ajang khusus yang dirancang dan digelar secara special dalam kemasan acara kehumasan perusahaan yang dikaitkan dengan kegiatan atau peristiwa tertentu.

Goldbatt (2002): I defined special event as a unique moment in time celebrated with ceremony and ritual and satisfy specific needs. Yaverbaum (2000): Ajang khusus adalah media publisitas yang efektif karena dapat membantu dalam memasarkan perusahaan dan produk jasa kepada publik, sangat bersifat promosi, serta mampu mendapatkan publisitas banyak dari pihak media massa.

Arti penting event bagi perusahaan adalah media efektif membangun good will (niat baik) publik kepada perusahaan, antara lain: o o o Loyalitas konsumen event untuk konsumen. Membangun kebanggaan dan motivasi kerja event untuk karyawan. Membangun dukungan komunitas/masyarakat luas (kegiatan sosial).

12

1

Kapita Selekta Komunikasi Finny F.Basarah, SH., M.Si

Pusat Pengembangan Bahan Ajar Universitas Mercu Buana

Event Management 2012

2.

Lima Elemen Penting Event Why berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam acara ini, khususnya dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan khalayak. Who berkaitan dengan setiap personel yang akan terlibat dalam kegiatan ini, juga berhubungan dengan target sasaran, kelompok usia, jenis kelamin, pendidikan, dan gaya hidup. Where berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling tepat untuk khalayak sasaran. Tempat penyelenggaraan mempunyai peranan penting, karena sangat berpengaruh pada atmosfir suasana pertunjukkan yang akan digelar untuk memengaruhi emosi penonton. Pemilihan tempat disesuaikan dengan jenis event yang akan dibuat. When berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk penyelenggaraan acara, dan juga mempertimbangkan adanya fleksibilitas atau kelonggaran yang duhubungkan dengan waktu untuk penelitian dan persiapan. What berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik bagi khalayak sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi program, dan elemen yang dibutuhkan.

3.

Analisis SWOT Kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) sebuah event perlu diperhatikan sebelum event tersebut benar-benar dilaksanakan. Apabila kelemahan-kelemahan itu lebih banyak daripada kekuatan-kekuatannya dan tidak ada cara yang memuaskan untuk mengatasi bahkan menghilangkannya, maka harus dipertimbangkan dengan seksama apakah harus menunda atau bahkan menolak mengadakan event tersebut. Berikut beberapa contoh kekuatan dan kelemahan: o Strength unik dan belum pernah dlakukan sebelumnya menghadiri bintang tamu dan selebritas yang andal dan terkenal Strategis untuk memengaruhi khalayak

12

2



Event Management 2012 o dikemas dengan teknik modern yang kreatif dan inovatif adanya publikasi sebelum, selama, dan setelah acara.

Weakness sumber daya manusia tidak tersedia sehingga harus mencari pihak luar tidak mampu menjangkau target khalayak tertentu memerlukan biaya yang sangat banyak kurang diminati media massa

Peluang (opportunities) dan ancaman (threats) terhadap event biasanya baru muncul pada saat atau sesudah event berlangsung. Peluang adalah segala faktor yang membawa manfaat atau memberikan keuntungan bagi event tanpa ada upaya tambahan atau investasi oleh penyelenggara.

Ancaman

adalah

segala

faktor

yang

menghambat

penyelenggaran

untuk

mengembangkan potensi secara maksimal. Berikut beberapa contoh peluang dan ancaman: o Opportunities dukungan dari pihak sponsor dukungan dari pemerintah, lembaga non-profit, atau perusahaan swasta. o dukungan dari pihak media massa dukungan yang luar biasa dari khalayak

Threats tawuran antar penonton yang seringkali mengganggu jalannya acara gangguan teknis seperti lampu mati, peralatan rusak, panggung roboh. gangguan cuaca seperti hujan, petir, dan gempa. gangguan lingkungan seperti demonstrasi, kerusuhan, kebakaran batalnya kehadiran bintang tamu, artis, atau pengisi acara secara tibatiba sabotase

Dengan melakukan anlisis SWOT sebelum menggelar sebuah event, penyelenggara tidak saja dapat memperkirakan suasana lingkungan di sekitar event tersebut secara

12

3



Event Management 2012menyeluruh, tetapi juga dapat memberikan solusi untuk memperbaiki kekurangan yang terdeteksi sebelum melakukan memasuki tahap-tahap selanjutnya. 4. Kebutuhan Teknis Operasional Event 1) Perizinan a. Izin acara, izin mengadakan pertunjukan. b. Izin kerja (apabila menggunakan bintang tamu dari luar Indonesia) 2) Pengamanan a. Pengamanan lingkungan dan tempat acara b. Perlindungan pengunjung. c. Perlindungan terhadap aset-aset peserta dan perusahaan. d. Perlindungan terhadap tamu-tamu VVIP/VIP e. Pengamanan terhadap kemungkinan terjadinya unjuk rasa atau gangguan-gangguan lain yang dapat menghambat kelancaran acara. Alat-alat pengamanan seperti di bawah ini tidak jarang diperlukan untuk pengamanan: i. CCTV ii. Scanner alat pemeriksaan secara elektronik iii. Tempat penitipan barang. 3) Masalah Protokoler urusan protololer akan muncul ketika tokoh atau tamu penting menjadi pengunjung event. Beberapa aspek perlu mendapat perhatian penyelenggara, seperti: a. Saat penyambutan b. Tata karma memperkenalkan tamu-tamu penting c. Pengaturan tempat duduk. 4) Sistem komunikasi dan PHB, yaitu jaringan peralatan komunikasi yang dapat memfasilitasi hubungan antarpetugas di lapangan, seperti: a. Handy-talky, telepon selular b. Mesin penjawab, faksimile c. Sistem tanda bahaya (alarm, peluit) d. Papan pengumuman, papan petunjuk arah dan tempat e. Sekretariat khusus sebagai pusat informasi f. Nomor telepon bila terjadi keadaan darurat terhadap pengunjung dan barang-barang milik

12

4



Event Management 2012g. Buku daftar peserta, alamat, telepon h. Tanda pengenal peserta. 5. Hubungan Event Management dengan Kegiatan Public Relations Fungsi utama Public Relations di perusahaan terdiri dari dua kelompok, yaitu: 1) Corporate Public Relations (CPR) Meliputi: a) Media Relations: Bekerjasama dengan para wartawan dan insan pers. Contoh: mengadakan konferensi pers, menyampaikan beritaberita tentang perusahaan, mengadakan siaran pers, dan pers release. b) Public Affairs dan Community Relations: Berhubungan dengan pemerintah dan masyarakat umum di mana perusahaan berada. Contoh: mengadakan lobi atau acara negosiasi dengan pejabat pemerintahan, mengadakan penyerahan penghargaan,

kegiatan amal, dan penyerahan beasiswa pelajar. c) Employee Relations: Mengadakan program-program yang dapat membangkitkan kesadaran karyawan terhadap kegiatan-kegiatan perusahaan. Contoh: bulletin, newsletter, mengadakan acara family day, rekreasi karyawan, dan piknik bersama. d) Financial Relations: Berhubungan dengan para investor dan pemegang saham. Contoh: Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), menyusun buku laporan tahunan. e) Crisis Management: Mengelola komunikasi saat terjadi krisis atau bencana yang menimpa perusahaan. Contoh: peristiwa ledakan saluran gas di salah satu gedung perkantoran, pencemaran pantai akibat tumpahan minyak bumi. 2) Marketing Public Relations (MPR) MPR berfungsi mendukung aktivitas bagian pemasaran. Wilayah tugas MPR adalah membuat program yang dapat menciptakan publisitas dan membantu promosi dan periklanan. MPR berhubungan dengan publik eksternal. Contoh: peluncuran produk baru, pameran, kontes, acara-acara khusus untuk menunjang promosi dan periklanan. 6. Tujuan PRO Menggelar Event

12

5



Event Management 2012 Tujuan utama diadakannya event adalah mempromosikan produk atau perusahaan agar lebih dikenal khalayak sasaran. Tujuan ini akan lebih terlihat nyata bila ada liputan dari media massa sehingga muncul publisitas bagi produk atau perusahaan yang sedang dipromosikan tersebut. Selain itu tujuan lain diselenggarakannya event adalah: o o o Menciptakan publisitas dan citra positif perusahaan dan produk perusahaan. Menjalin hubungan baik perusahaan melalui personal contact dengan pejabat pemerintah. Mendukung bagian pemasaran dalam promosi pemasaran dan periklanan produk. Sarana komunikasi yang digunakan dalam melaksanakan fungsi ini bermacammacam, termasuk: o o Publikasi Penerbitan, seperti majalah perusahaan, bulletin, newsletter, laporan tahunan, pamflet, brosur. Publisitas mengadakan acara atau special events untuk menciptakan berita, seperti peluncuran produk baru, penyerahan penghargaan, acara serah terima jabatan pimpinan perusahaan, soft opening, grand opening gedung perkantoran, seminar. 7. Kelompok Event 1) Calendar Event Kelompok ini terdiri dari acara regular yang diadakan pada hari, bulan, dan tahun tertentu secara periodik sepanjang tahun kalender. Contoh: RUPS 2) Momentum Event Acara yang sifatnya khusus dan dilaksanakan pada momen-momen tertentu di luar asara rutin. Contoh: a. Ultah Perusahaan, menyambut Hari Kartini, Perayaan Hari Anak Sedunia. b. Momen-momen ini adalah saat yang istimewa di mana Public Relations mempunyai kesempatan yang baik untuk menciptakan publisitas tentang produk dan perusahaannya. 3) Special Event terdiri dari: a. Acara peresmian. Contoh soft-opening, grand-opening, merger, penyerahan penghargaan. b. Acara peringatan. Contoh: ultah perusahaan. c. Acara yang bersifat:

12

6



Event Management 2012i. Komersial, seperti peluncuran produk baru. ii. Nonkomersial dan social/community events, seperti penyerahan bantuan beasiswa, sumbangan pada korban gempa, tsunami. 8. Sembilan Tahap Menyelenggarakan Event Program CPR 1) Perencanaan event dokumen/proposal 1. Analisis situasi SWOT 2. Menentukan tujuan acara (tema acara). 3. Khalayak sasaran. 4. Rumusan strategi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan secara keseluruhan. 5. Jabaran taktik cara atau kegiatan yang akan dilakukan untuk menunjang strategi yang telah ditetapkan. 6. Waktu hari, tanggal, tempat, dan susunan acara. 7. Anggaran tergantung jenis event. Susunlah dengan item pengeluaran yang wajar ditambah 20% biaya tak terduga. Dari total biaya yang diperlukan, hitunglah target pemasukan keuangannya. 8. Evaluasi terhadap hasil apa yang diharapkan sebagai hasil penyelenggaraan event. 2) Presentasi rencana pada manajemen perusahaan rencana event seperti dalam dokumen selanjutnya dipresentasikan di hadapan manajemen perusahaan untuk disahkan. 3) Persetujuan/pengesahan rencana penyelenggaraan event oleh manajemen umumnya dilakukan bersamaan dengan tahap 2. 4) Penunjukkan Staf Pembantu Pelaksana tahap pembentukan panitia pelaksana, termasuk staf pembantu, koordinator, dan relawan yang akan menunjang pelaksanaan acara. Banyaknya tergantung kebutuhan. 5) Membuat Event TimeLime (TL) bersama panitia membuat timeline, yaitu rancangan atau jadwal waktu kerja, pada saat rencananya disetujui manajemen. TL memuat secara terperinci rencana kerja dan seluruh tugastugas yang dibutuhkan dan harus dikerjakan secara kronologis tahap demi tahap dari awal dampai hari H. TL merupakan sebuah peta jalan dan rencana kerja bagi setiap staf yang terlibat dan sebagai alat monitoring dan koordinasi kegiatan yang akan membawa PRO pada tujuan akhir, yaitu terselenggaranya sebuah acara dengan lancar. Tahap menyusun TL:

12

7



Event Management 20121. 2. 3. 4. Mencatat semua kebutuhan fisik, teknis operasional, Menentukan urutan prioritas pekerjaan: mana yang Menghitung berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk Menyusun tugas secara berurutan, tahap demi tahap

dan unsur-unsur pokok yang harus dihadirkan dalam event. harus didahulukan? menyelesaikan setiap tugas/pekerjaan. dengan hiutungan mundur mulai dari Hari H. 6) Persiapan Fisik dan Set-Up disesuaikan dengan kebutuhan acara yang dirensanakan pada tahap 1. Seluruh persiapan fisik ditata dan disiapkan di tempat oada Hari H sebelum acar digelar. Persiapan tergantung jenis event. 7) Hari H Hari acara diselenggarakan. Susunan acara telah dipersiapkan ketika PRO membuat TL. PRO memiliki tujuh tugas tambahan pada hari H, yaitu: 1. Datang lebih awal sebelum petugas-petugas lain untuk melakukan pengecekkan. 2. Memastikan bahwa semua petugas terkait mengetahui apa yang harus mereka lakukan untuk memberikan sumbangan yang positif pada event. 3. Melakukan supervisi dan koordinasi atas kelancaran kegiatan, isi, dan susunan acara (run down). 4. Menyelesaikan masalah-masalah yang muncul pada Hari H secara cepat, profesional, dan memuaskan semua pihak yang terlibat. 5. Mengucapkan Terima Kasih kepada para pengunjung dan penghargaan kepada semua anggota tim dan mitra kerja yang terlibat. 6. Memastikan semua keadaan di lapangan dalam keadaan aman sebelum meninggalkan tempat acara. 7. Pulang paling akhir setelah tamu terakhir meninggalkan tempat. 8) Membongkar/membenahi Bekas Pesta segera setelah selesai acara, seluruh barang-barang dan peralatan yang digunakan disusun dan dikembalikan pada tempatnya semula. 9) Evaluasi/Laporan kira-kira 3 hari setelah kegiatan, diadakan evaluasi dan laporan dari masing-masing koordinator bidang. Disusun oleh ketua panitia untuk diberikan kepada manajemen. Ini merupakan tahap akhir, sampai di mana acara tersebut memenuhi atau menghasilkan tujuan dan sasaransasaran yang telah ditentukan dalam rencana semula. Laporan ini harus

12

8



Event Management 2012ditulis secara lengkap, disertai foto-foto dan berkas-berkas lain yang berkaitan, disertai surat penyampaian ucapan terima kasih.

9.

Kiat Membuat Event Yang Menarik 1. Menciptakan bentuk istimewa Meliputi benda-benda yang dipamerkan, seragam panitia, situasi/tempat yang unik. 2. Memberi warna-warna kontras Ini dapat dilakukan pada stand, dekorasi ruang, atau back drop. 3. Menyajikan suara keras dalam pameran, atau sound system yang baik dalam kegiatan-kegiatan tersebut. 4. Menciptakan gerak Dengan alat audio visual atau pertunjukan live atau bendabenda bergerak dalam pameran. 5. Menyebarkan wangi-wangian dalam ruang.

DAFTAR PUSTAKA Natoradjo, Sulyus. 2011. Event Organizing. Dasar-dasar Event Management. Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama. Pudjiastuti, Wahyuni. 2010. Special Event. Jakarta. PT Elex Media Komputindo. Suseno. KMRT Indro Kimpling. 2006. Cara Pinter Jadi Event Organizer. Yogyakarta. Galangpress.

12

9



timeline

Documents