template+sop+modul 18082009 vig-shasha

STANDARD OPERATING PROCEDURE

MODUL

DYNAMITE TRAINING TEAM

JAKARTA

2009

ramaa, 07/14/09,

MAsukkin Lambang Dynamite Pleasee,,,

I

FLOW

Pengolahan TNA

Informasi Awal Client

Penentuan Tema Besar

Brainstorming Materi

Pembagian Sesi

Integrasi Sesi

Trial ModulRevisi Modul

Stand and Deliver

Modul Fix

EksekusiModul PDF

II

PENJELASAN FLOW

1. Pengolahan TNA dan informasi awal dari calon klien1.1 Pengolahan TNA

Sebelum membuat modul, dilakukan TNA (Training Need Analysis). hal ini dimaksudkan agar tim Dynamite dapat memberikan pelatihan yang tepat sasaran dan untuk memberikan gambaran dan kompetensi yang perlu dikembangkan pada peserta kepada Tim Dynamite. Hal-hal yang perlu didapatkan antara lain : usia calon peserta, roles calon peserta dalam keadaan real, dinamika antara calon peserta, kepribadian, motivasi, permasalahan yang dihadapi oleh organisasi peserta, kompetensi-kompetensi yang perlu dikembangkan oleh peserta untuk

menunjang tercapainya tujuan organisasi

1.2 Informasi Awal dari Calon klienSedangkan informasi dari klien berguna untuk membantu tim

Dynamite menentukan tujuan pelatihan.

2. Penentuan Tema BesarSetelah tujuan pelatihan didapatkan maka tim harus membuat tema untuk

keseluruhan pelatihan. Penentuan tema ini bertujuan memberikan suasana pelatihan yang menarik dan membuat peserta lebih antusias dalam mengikuti pelatihan. Tema yang ditentukan dalam pelatihan tidak dibatasi. Catatan penting dalam menentukan tema besar adalah konsistensi tema pada semua sesi pelatihan.

3. Brainstorming MateriAktivitas yang dilakukan oleh seluruh tim untuk menentukan materi

yang tepat dan sesuai untuk disampaikan agar tujuan pelatihan dapat tercapai. Untuk membantu proses brainstorming, ada baiknya tidak lebih dari 1 jam.

4. Pembagian SesiSetelah materi yang cocok ditentukan maka sesi-sesi tersebut akan

dibagi-bagi berdasarkan kemampuan masing-masing anggota tim.

5. Integrasi Sesi

Shasha Disyacitta, 08/18/09,

Integrasi sesi ini mungkin bisa dibuat lebih spesifik y aver dan chaan..kaya ada tahapannya gitu, integrasi sesi kalo menurut gue gak sesimpel itu..karena kan nantinya ini yang akan jadi modul (

vigara009079, 08/21/09,

Gw sepakat sama sha2.. jadi ini bisa dibagi menurut kesepakatan aja.. toh guidelines sudah jelas.


Kalau menurut gue gak cuma kemampuan tapi kesempatan belajar dan ketersediaan waktu juga..hehehe..

vigara009079, 08/21/09,

Maksunya biar ga kelamaan gitu? Brainstorming siapa PJ nya?? Mendingan sih di lead oleh PIC/PO di kegiatan tsb. Gw kepikiran untuk buat konsep besarnya dari dynamite.. tentang values utama dll.. supaya dalam brainstorm kita ga comot2 berlebihan,, tapi focus pada core competencies yang ada.


Ini bisa ditambahin tahapannya gak yaa? Kaya misalnya isi brainstormingnya apa..biar leboh terstruktur dan efektif


Gimana kalo di persingkat dengan : Catatan Penting : Konsisten untuk semua sesi.

vigara009079, 08/21/09,

Perlu dibuat sebuah “summary” supaya dalam proses nanti tidak buka2 kuesioner lagi.

vigara009079, 08/21/09,

Tambahan dari gw,, tim perlu melakukan recheck kepada peserta training. Bisa dengan metode random call.. jadi kita telepon ke beberapa orang untuk cross check bahwa semua informasi yang didapat valid.. (lebay ga ya?) Karena situasi dimana orang ngisi form TNA biasanya klasikal dan kurang ada privasi. Untuk sekolah, aspirasi siswa bisa dicross check dengan guru pembimbing.


Ini gue tambahin ver dan chaan

vigara009079, 08/21/09,

(vigara) Menurut gw sebaiknya dibagi antara training needs analysis pada 2 sumber, yaitu institusi dan individu. Institusi focus pada kebutuhan organisasi, kondisi organisasi, dan masalah2 yang perlu utk diovercome.untuk individu fokusnya pada seberapa minatkah peserta akan training ini, harapan dan kekhawatiran, kondisi fisik dan halangan2 yang mungkin menghambat training (misal tidak bisa di tempat dingin, atau tidak mau bila bepergian terlalu jauh, atau waktu pelatihan tidak bisa lebih dari 2 hari, dll)

Standard Operating Procedure Project Dynamite Training Team

Sesi yang telah dibagikan kemudian akan digabungkan, disesuaikan dan akan difeedback oleh seluruh anggota tim Dynamite

6. Trial Modul (indoor) dan survei tempatSetelah sesi digabungkan dan materi telah lengkap maka modul tersebut

akan di uji coba, baik materi indoor maupun outdoor. Untuk materi outdoor perlu di uji coba di tempat pelatihan agar mendapat gambaran kelebihan dan kekurangan materi.

7. Revisi ModulSegala kekurangan yang didapatkan dari hasil uji coba segera direvisi

dan di umumkan kembali bagaimana modul fix nya. Revisi ini harus disetujui oleh seluruh tim.

8. Stand and Deliver (optional)Bagian ini bersifat optional, hanya dilakukan apabila DYNAMITE

menggunakan SDM diluar DYNAMITE. Pada bagian ini tim DYNAMITE akan memberikan segala pengetahuan yang dibutuhkan bagi SDM non DYNAMITE agar dapat melaksanakan pelatihan dengan baik. Materi yang terkandung dalam bagian ini adalah penjabaran rangkuman hasil TNA calon peserta DYNAMITE, DYNAMITE culture (alarm, yel-yel, dll), materi yang akan disampaikan pada saat pelatihan. Sebelum tim DYNAMITE bertemu dengan SDM non DYNAMITE, tim DYNAMITE harus memberikan materi yang akan disampaikan ketika pertemuan maksimal 5 hari sebelum pertemuan.

9. Eksekusi dan evaluasiPelatihan dilakukan sesuai dengan modul yang telah dibuat. Pada saat eksekusi seharusnya ada laporan berita acara harian berupa evaluasi. Hasil evaluasi yang berkaitan dengan modul kemudian harus dimasukkan ke dalam modul sebelum di simpan dalam bentuk pdf. Segala bentuk perubahan pada modul harus sudah diselesaikan dalam waktu maksimal 1 minggu sesudah acara berlangsung.

10. Modul PDFModul yang sudah fix (modul yang sudah diperbaiki setelah eksekusi dan evaluasi) di simpan dalam bentuk pdf dan di simpan dalam database.

vigara009079, 08/21/09,

Menurut gw ini sebaiknya oleh PIC modul aja, biar kerjanya focus dan ga lempar melempar… jadi PIC modul punya pekerjaan yang dedicated ke dia..


Gue kok agak belibet baca yang ini yaa..hahaha…

vigara009079, 08/21/09,

Iya nih rada belibet. Saran gw sih focus pada “pembekalan” aja, bagi fasilitator tambahan.

vigara009079, 08/21/09,

Untuk revisi modul,, gimana kalo udah tanggung jawab pic modul aja.. jadi sifatnya lagsung jadi, tidak menunggu dari pembuat sesinya. Karena sebelum trial semua modul sudah di submit.


Mungkin bukan survei tempat yaa..kan itu sudah dilakukan di awal (SOP Project)..dan kita pasti pake tempat itu..mungkin..Mapping dan trial outdoor aja..

vigara009079, 08/21/09,

Perlu dibuat summary dari tiap sesi juga.. jadi saat meeting tuk review waktunya efektif. Contoh summary adalah dibuat 1 paper yang berisi gambaran umum. Atau bisa juga alur/flow materi. Jadi bukan slide,, karena akan makan waktu diskusi.. mending pas trial aja..


III

TEMPLATE DOKUMEN

1. Tabel Pengolahan TNA

Agar modul yang disusun oleh setiap anggota Dynamite Training Team tepat

sasaran dan sesuai dengan kebutuhan klien, maka teramat penting untuk

melakukan suatu proses Training Need Analysis (TNA) terlebih dahulu

sebelum pelaksanaan pelatihan. Secara umum TNA dipahami sebagai analisa

kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada gap (kesenjangan) antara level

kompetensi yang dipersyaratkan dengan level aktual individu..

Format terlampir (Lampiran I)

2. Format Pembuatan Modul

Dalam membuat modul, seluruh anggota Dynamite Training Team harus

mempunyai kesamaan format penyusunan agar mempunyai persamaan

persepsi mengenai suatu materi. Selain itu, format yang ada harus dapat dibaca

dan dipahami dengan mudah agar setiap anggota dapat mengaplikasikan

materi yang tertulis di modul kepada para peserta pelatihan dengan baik .

Format terlampir (Lampiran II)

3. Tabel Operasionalisasi Modul dan Rundown Acara

4. Format Feedback Revisi Modul

Agar modul yang telah ada dapat terus diperbaiki dan disempurnakan maka

diperlukan suatu prosedur pemberian umpan balik kepada modul tersebut.

Selain penyusun modul, maka pihak-pihak yang berhak memberikan umpan

balik terhadap modul tersebut adalah trainer/fasilitator yang menghantarkan

materi berdasarkan modul tersebut.

Format Terlampir (Lampiran I

5. Paket pelatihan

vigara009079, 08/21/09,

Gw saranin sih untuk mendokumentasikan paket2 pelatihan, karena modul antar pelatihan bisa berbeda da lam penyajiannya, tergantung paketnya seperti apa… jadi selain per modul, juga ada summary tentang paket pelatihan. Isinya seputar TNA, yang sudah diperkaya dengan informasi tambahan dari modul.


Ini lebih kearah membuat versi simple dari modul…rundown yang operasional aja..isinya content, perlengkapan, PIC, dll

ramaa, 07/14/09,

Ini apa ya? Gue ga paham maksudnya..hehehehe..mohon pencerahan shasha..

IV

TIME FRAME

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3

I II III IV I II III IV I II III IV

INFO MASUK

MEETING AWAL

PENUNJUKAN PROJECT OFFICER

PEMBUATAN PROPOSAL

PEMBUATAN M.O.U

SURVEY TEMPAT

TRAINING NEED ANALYSIS

PENGOLAHAN TNA & INFO KLIEN

PENENTUAN TEMA BESAR

BRAINSTORMING MATERI &

PEMBAGIAN SESI

PEMBUATAN ALARM, ICE BREAKING,

ENERGIZER

TRIAL MODUL (STAND AND

DELIVER)

REVISI MODUL

MODUL FIX\

EKSEKUSI

vigara009079, 08/21/09,

Sepakat..


MODUL PDF & BANK MODUL

NB: waktu dalam tabel di atas dapat disesuaikan dengan waktu yang di tawarkan klien dan SDM yang ada

Cara penggunaan Tabel Time Frame

1. Hitungan bulan dan minggu dimulai pada saat tawaran project datang

2. Tabel ini dibuat untuk memudahkan melihat time frame..jadi diisi sesuai dengan perkiraan waktu setiap tahapan dengan memberikan warna pada

kolom yang telah tersedia..

Misal :

a. info masuk pada minggu pertama

b. Minggu kedua harus sudah melakukan meeting awal

c. Penunjukan PO dan Pembuatan Proposal dilakukan bersama dengan meeting Awal

d. Pembuatan MOU diminggu ketiga

e. Survey tempat dan TNA dilakukan bersamaan di minggu ketiga setelah penandatangan MOU

Maka Tabelnya akan berbentuk seperti ini :

Bulan 1

I II III IV

INFO MASUK

MEETING AWAL

PEMBUATAN PROPOSAL

PENUNJUKAN PROJECT OFFICER

PEMBUATAN M.O.U

SURVEY TEMPAT

TRAINING NEED ANALYSIS

LAMPIRAN I : FORM TNA

ramaa, 07/14/09,

Ini adalah table TNA..utk dimensi kompetensi itu harus kita dapatkan dengan Interview atau based on visi misi organisasi calon klien kita…

vigara009079, 08/21/09,

Kira2 pengisiannya gimana ya sha.. karena beda appraiser akan beda nilainya. Apakah ada standar kompetensi atau ada standar nilai supaya bisa dipakai oleh semua orang appraiser?

LAMPIRAN II : FORMAT MODUL

Judul Materi

A. DESKRIPSI SINGKAT

Berisi mengenai definisi dan penjelasan secara singkat dan jelas mengenai materi.

B. TUJUAN AKTIVITAS:Berisi tujuan-tujuan yang ingin dicapai pada peserta pelatihan dari pemberian materi yang dimaksud (dalam bentuk pointers) C. WAKTU:Berisi perkiraan durasi jalannya pelatihan (dalam satuan menit)

D. TEMPAT:Berisi lokasi yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan. Lokasi secara umum dapat dibagi menjadi dua : Indoor dan Outdoor

E. KELOMPOK AKTIVITAS:Berisi aktivitas-aktivitas yang akan diberikan secara berurutan dalam rangka pencapaian tujuan pelatihan (dalam bentuk pointers)

F. METODE:Berisi metode-metode yang akan digunakan dalam rangka menyampaikan materi kepada para peserta. Metode-metode yang digunakan antara lain :

- Ceramah Pemaparan konsep dasar dan teori untuk penambahan wawasan dalam bentuk kuliah dan Tanya jawab.

- Role-play Pemaparan konsep dilakukan dengan memberikan contoh model perilaku/ kejadian. Model ini dapat dilakukan oleh tim maupun dengan mengajak peserta.

- Games/permainan Pemahaman peserta akan konsep dan teori diperkaya dalam permainan-permainan

- Pemutaran Video Video yang ditayangkan berkaitan dengan pengenalan dan menambah pemahaman peserta akan sebuah konsep. Video pun dapat berisi contoh solusi dari suatu masalah.

- Diskusi

vigara009079, 08/21/09,

Gw sih suka dengan proposal daily meaning.. jadi ada istilah2 yang keren gitu hehehe ga jelas ya.. tapi ini udah lengkap,,, sepakat!


Peserta melakukan kegiatan bertukar pendapat untuk mendapatkan pemahaman atau solusi atas suatu hal.

- Outbond Activities Peserta melakukan kegiatan di luar ruangan dengan permainan yang dapat menambah soft skill peserta.

- Studi Kasus Pembahasan kasus-kasus untuk meningkatkan pemahaman atau penerapan suatu konsep teoritis

- Inventory test Peserta melakukan self administered questionarre untuk mendapatkan insight perilaku dan kecenderungan pribadinya.

G. ALAT:Berisi daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk menunjang jalannya pelatihan. Peralatan dan perlengkapan tersebut antara lain :

- Laptop - LCD Projector- Sound system- Flipchart, dan - Perlengkapan lainnya sesuai dengan kebutuhan pelatihan.

H. AKTIVITAS:Berisi penjelasan secara lengkap dan detail mengenai aktivitas pelatihan yang akan dijalankan sesuai dengan materi.

I. Personil yang dibutuhkan

vigara009079, 08/21/09,

Kalo sesi yang agak rumit, sepertinya perlu dijabarkan tentang tugas2 dari fasilitator yang ada. Misalnya kaya waktu bikin simulasi sidang waktu di sanur itu lhoooo


LAMPIRAN IV : FORMAT FEEDBACK REVISI MODUL

A. Evaluasi Isi Materi (Content)

Isilah poin-poin evaluasi berikut sesuai dengan pengalaman saat menjadi fasilitator :

a. Alur Pelatihan

Apakah alur pelatihan yang dibuat sudah ideal?

YA TIDAK

Mengapa?

(+ usul dan saran)

B. Detail materi pelatihan

Beri komentar megenai isi materi pada tiap alur sebagai berikut :

(komentar dapat berupa : sudah pas dengan alur, tidak pas, terlalu miskin, terlalu

banyak, usulan materi yang ditambahkan atau dikurangi, dsb)

Materi I :

Materi II :


Materi III :

C. Evaluasi Metode Pelatihan

Pada bagian ini diminta untuk memberi komentar tentang metode-metode yang

digunakan selama pelatihan. Komentar diberikan dalam bentuk hal-hal yang

sudah baik beserta alasannya, serta hal-hal yang dapat diperbaiki beserta

dengan saran-sarannya.

Metode Hal-Hal yang sudah baik

Alasan Hal-Hal yang dapat

diperbaiki

Saran-saran

Ceramah

Games

Role Play

Menonton

Video


D. Evaluasi Teknis Pelaksanaan

Lembar EvaluasiPelatihan………………………………………………………

Tgl …../……/……Tempat……………………………….

Sessi 1Hal positif Hal yang kurang

Fasilitator

Division of labor

Peralatan

Metode

Materi

E. Evaluasi dari peserta

Pelatihan …………..

Tgl……………

Tempat …………………..

Materi apa yang paling anda suka? mengapa?

Apakah materi tersebut akan anda aplikasikan dalam hidup anda?

Materi apa yang menurut anda bisa anda terapkan dalam keseharian?

a. ………………………….

b. …………………………

c. …………………………….

d. ……………………………….

e. …………………………………

bagaimana caranya?

vigara009079, 08/21/09,

Kalao kita menyajikan lengkap dengan venue dan konsumsi dll.. mungkin perlu juga feedback pada hal-hal penunjang/fasilitator.. tapi tetap pada intinya yaitu untuk report ke institusi dan untuk revisi modul/input utk dynamite.

template+sop+modul 18082009 vig-shasha

Documents