Teknis Penyusunan Standard Operating Procedure

(SOP)

OlehToni Heryana

SOP

Adalah serangkaian instruksi yang tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Manfaat SOP

1. Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.

2. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.

3. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.

4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.

Manfaat SOP (Lanjutan)

5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.

6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara kongkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.

7. Memastikan pelaksanaan tugas dapat berlangsung dalam berbagai situasi.

Prinsip Penyusunan SOP

1. Kemudahan dan kejelasan. 2. Efisiensi dan efektivitas. 3. Keselarasan. 4. Keterukuran. 5. Dinamis. 6. Berorientasi pada pengguna (mereka yang

dilayani). 7. Kepatuhan hukum. 8. Kepastian hukum.

Prinsip Pelaksanaan SOP

1. Konsisten. 2. Komitmen. 3. Perbaikan berkelanjutan. 4. Mengikat. 5. Seluruh unsur memiliki peran penting. 6. Terdokumentasi dengan baik.

Jenis SOP

SOP TEKNIS SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

SOP ADMINISTRATIF SOP administratif adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif.

Penyusunan SOP

1. Tentukan Format SOPSOP dapat dibuat dalam bentuk narasi maupun menggunakan simbol flowchart.

2. Tentukan Nama SOPNama SOP mencerminkan batasan kegiatan awal yang ditandai dengan input dan batasan akhir yang ditandai dengan output.

3. Identifikasi Aktivitas/Kegiatan Aktivitas merupakan serangkaian kegiatan yang berurutan mulai dari awal hingga akhir yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (output)

Penyusunan SOP (Lanjutan)4. Identifikasi Pelaksana

Pelaksana adalah orang/jabatan/kelompok orang (tim)/unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan (Sumber utama: Struktur Organisasi dan uraian kerja)

5. Isi Mutu Baku dan Keterangana. Kelengkapan, yaitu bahan yang diperlukan dalam proses

kegiatan, contoh: surat permohonanb. Waktu, yaitu jumlah satuan waktu yang diperlukan untuk

melakukan kegiatanc. Output adalah hasil dari kegiatan, contoh: laporan, surat

yang telah diparaf.d. Keterangan/penjelasan singkat, adalah tambahan informasi

untuk memperjelas kegiatan.

Penyusunan SOP (Lanjutan)

6. Isi Identitas SOPa. Nama unit kerja tempat SOP diberlakukanb. Nomor SOPc. Tanggal pembuatan SOPd. Tanggal revisi SOPe. Tanggal efektif berlakunya SOPf. Pengesahan SOPg. Nama SOPh. Dasar Hukum SOPi. Peralatan/perlengkapan yang diperlukan untuk

melaksanakan SOP

Contoh Form SOP