TEKNIK PENULISAN RISALAH

KONVENSI 5 K –

Risalah (1)

1. Pelaporan Pelaksanaan 5K

Alur Proses 5K:

P = Plan (perencanaan)

Tahapan ini bukan hanya perencanaan proses namun juga

pengidentifikasian terhadap masalaha yang ada

D = Do (Pelaksanaan)

Merupakan tahapan implementasi yang telah dibuat pada tahapan

“plan” meskipun masih dalam tahap ‘percobaan’ untuk dapat memilih

solusi yang terbaik

C = Check (Pemeriksaan)

Menilai efektifitas implementasi apakah langkah tersebut dapat

ditingkatkan

A = Act (Implementasi)

Bukan sekedar implementasi, namun merupakan implementasi atas

solusi yang terbukti memberi peningkatan hasil dalam penyelesaian

masalah

Risalah (2)3. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Keberlanjutan program

program perbaikan yang berkelanjutan merupakan salah satu cara untuk membudayakan

Budaya kerja 5K

Indicator Measurement – TUPOKSI

Salah satu indikator penilaian 5K adalah keterkaitan antara tema risalah 5K dengan tupoksi

unit yang bersangkutan

Logical Thinking

cara berpikir logis diperlukan agar dalam isi risalah terdapat analisa-anilisa terhadap suatu

permasalahan, sehingga dapat ditemukan solusi permasahan yang tepat

Improvement – Innovation Process

pengembangan dan implementasi ide-ide baru akan mempunyai dampak pada perbaikan

budaya 5K yang selama ini telah berjalan

Right & Effective Tools

pemilihan cara pemecahan masalah harus bisa diukur apakah cara tersebut akan bisa

permasalahan yang ada atau malah cara tersebut bisa memunculkan masalah yang baru.

Organization Impact

pembuatan risalah juga perlu memperhatikan seberapa besar permasalahan yang

dimunculkan dalam risalah berdampak pada unit organisasi yang bersangkutan.

Build Habit & Organization Culture

Membangun kebiasaan dan budaya organisasi merupakan proses yang lama sehingga

diperlukan risalah yang dapat menggambarkan bagaimana cara membangun kebiasan dan

budaya organisasi tersebut

COVER / SAMPUL :-Informasi apa, siapa, dimana, kapan

mengapa dan tujuan/target

-tuliskan :

1.Thema : tetapkan – Road Map 5 K

Sub-Thema : terkait – TUPOKSI

Judul : Program 5 K

2.Tulisan Kata Kerja / Verb positif :

misal : …meningkatkan…. %

…menurunkan…. %

3. Identitas Kelompok Kerja

a. Nama POKJA

b. Unit Kerja / Fungsi

A. Pendahuluan Risalah (1)

HALAMAN DALAM RISALAH :- Informasi lebih detail program 5 K

yang berisikan :

1. Judul :

2. Identitas Kelompok Kerja :

2.1.Nama POKJA

2.2.Unit Kerja / Fungsi

2.3.Pembimbing / Supervisi

2.4.Anggota POKJA

2.5.Informasi Keterlibatan (%)

2.6.Periode Pelaksanaan

2.7.TUPOKSI – related judul

2.8.LOKUS – tertulis / visual

A. Pendahuluan Risalah (2)

Minimal memuat hal-hal sebagai berikut:

Identitas Kelompok Kerja 5K

1) Nama Kelompok Kerja 5K :

2) Unit Tugas :

3) Pembimbing/Suvervisi :

4) Anggota Kelompok Kerja 5K- Ketua- Anggota- Anggota- Anggota

:::::

5) Kehadiran Anggota Kelompok Kerja 5K

: Presentasi dari daftar kehadiran pertemuan

6) Periode Pelaksanaan 5K : dari...s/d ...

7) Tema 5K yang diangkat :

1. Kondisi dan rencana perbaikanBerisikan kondisi nyata dari unsur-unsur Budaya Kerja 5K sebelum pelaksanaan penerapan siklus 5K serta langkah dan target rencana perbaikan kinerja Kelompok Kerja 5K

5W1H = What Who When Where Why How

B. Bagian Isi Risalah

NO OBJEK 5K URAIAN KONDISI NYATA

RENCANA PERBAIKAN &TARGET

1. Keteraturan Pergunakan 5W1H

2. Kerapihan

3. Kebersihan

4. Kelestarian

5. Kedisiplinan

No. Objek 5K Uraian Tahapan dari Penerapan 5K

1. Keteraturan - Objek 5K- Ketegasan pemilahan Kelompok barang terpakai dan tak

terpakai- Statifikasi barang terpakai SOP Keperluan dan

Ketidakperluan- Peralatan Penunjang (untuk menyimpan barang)- Realisasi Aksi pencegahan Kondisi Keteraturan

2. Kerapihan - Kemudahan mengenali barang/alat yang digunakan- Optimalisasi sarana dari sarana yang tersedia- SOP Kerapihan yang telah disepakati gugus 5K- Realisasi aksi pencegahan perlakuan agar tetap terjaga

kebersihan

3. Kebersihan - Efetivitas cara dan alat yang digunakan untuk kebersihan- SOP Kebersihan yang telah disepakati terkait kebersihan

barang, tempat penyimpanan, lantai dan plafon

4. Kelestarian - Upaya untuk sinergi perlakuan K1, K2, K3- SOP untuk Kelestarian yang telah disepakati- Realisasi aksi pencegahan dalam perlakuan untuk

kedisiplinan

5. Kedisiplinan - Keragaan anggota dalam kedisiplinan- Sop untuk kedisiplinan yang telah disepakati- Realisasi aksi pencegahan dalam perlakuan untuk

kedisiplinan

2. Pelaksanaan Penerapan Budaya Kerja 5K

No. OBJEK 5KRencana Target dan Realisasi Perbaikan

Rencana Perbaikan

Target Perbaikan

Realisasi Perbaikan

1. Keteraturan

2. Kerapihan

3. Kebersihan

4. Kelestarian

5. Kedisiplinan

3. Analisa dan Realisasi Target Pencapaian 5K

NO URAIAN SEBELUMPENERAPAN 5K

SESUDAH PENERAPAN 5K

1. Performance Kelompok Kerja

2. Kesimpulan Pencapaian

4. Hasil Evaluasi Kinerja Kelompok Kerja 5K

Bagian penutup risalah ini berisikan hal-hal umum yang dapat dirasakan anggota kelompok kerja 5K setelah penerapan 5K

Jakarta, 2013

Penyusun Risalah Kelompok Kerja 5K

C. Bagian Penutup Risalah