Tata PersuratanTata Persuratan

SuratSurat Surat Surat

adalah sehelai kertas atau lebih yang adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk berkomunikasidigunakan untuk berkomunikasi

adalah percakapan yang tertulisadalah percakapan yang tertulis adalah komunikasi tertulisadalah komunikasi tertulis

Sifat suratSifat surat Efektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada Efektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada

penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti (lugas)(lugas)

Praktis: bisa memeuat informasi panjang lebar Praktis: bisa memeuat informasi panjang lebar dan menyimpan rahasia dan menyimpan rahasia

Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman lebih murah dibanding yang lainlebih murah dibanding yang lain

Fungsi SuratFungsi Surat Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan

ekonomisekonomis Menjadi wakil dari pembuat surat dengan Menjadi wakil dari pembuat surat dengan

membawa pesanatau informasi ke penerimamembawa pesanatau informasi ke penerima Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai

kekeuatan hukumkekeuatan hukum menjADI sumber data yang dapat digunakan menjADI sumber data yang dapat digunakan

sebagai informasisebagai informasi Menjadi surat jaminan – surat gadaiMenjadi surat jaminan – surat gadai Mengikat antara dua pihak – surat kontrakMengikat antara dua pihak – surat kontrak Menjadi alat promosiMenjadi alat promosi Menghemat waktu, tenaga dan biayaMenghemat waktu, tenaga dan biaya

Prinsip SuratPrinsip SuratRingkasRingkas Jelas – tidak boleh ada dua artia2sJelas – tidak boleh ada dua artia2sSederhanaSederhanasopansopan

Selain digunakan sebagai Selain digunakan sebagai media media komunikasikomunikasi, surat berfungsi sebagai , surat berfungsi sebagai

berikut.berikut. Surat berfungsi sebagai alat Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulisbukti tertulis

yang dapat menjadi sumber legalitas dalam yang dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa hukum. sengketa hukum.

Surat berfungsi sebagai Surat berfungsi sebagai alat pengingatalat pengingat.. Surat bisa dijadikan sebagai Surat bisa dijadikan sebagai bukti historisbukti historis Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi

pula sebagai pula sebagai pedoman kerjapedoman kerja dalam dalam bertugas atau dalam melaksanakan bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan.kegiatan.

Surat berfungsi sebagai Surat berfungsi sebagai duta organisasiduta organisasi yang mencerminkan keterpelajaran, yang mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan kewibawaan penulis.mentalitas, dan kewibawaan penulis.

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadimenjadi::

surat undangan, surat pengantar, surat surat undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan bantuan, pemberitahuan, surat permohonan bantuan, surat keterangan, surat tugas, surat edaran, surat keterangan, surat tugas, surat edaran, surat pernyataan, surat pengumuman, surat surat pernyataan, surat pengumuman, surat peringatan, surat permohonan izin, surat peringatan, surat permohonan izin, surat perintah, surat perjanjian, surat keputusan, perintah, surat perjanjian, surat keputusan, surat pengusulan, surat kuasa, surat berita surat pengusulan, surat kuasa, surat berita acara, surat laporan, surat rekomendasi, acara, surat laporan, surat rekomendasi, surat balasan, surat kawat/telegram, memo, surat balasan, surat kawat/telegram, memo, dan nota dinas.dan nota dinas.

Dalam kaitannya dengan urusan bisnis, Dalam kaitannya dengan urusan bisnis, dikenal adanya;dikenal adanya;

surat permintaan barang,surat permintaan barang,surat penawaran,surat penawaran,surat pesanan,surat pesanan,surat penolakan pesanan,surat penolakan pesanan,surat pengiriman,surat pengiriman,surat perjanjian.surat perjanjian.

Dalam kepentingan pribadi/keluarga Dalam kepentingan pribadi/keluarga dikenal;dikenal;

surat lamaran kerja,surat lamaran kerja, surat ucapan terima kasih,surat ucapan terima kasih, surat permintaan maaf,surat permintaan maaf, surat ucapan bela sungkawa,surat ucapan bela sungkawa, surat persahabatan.surat persahabatan.

Berdasarkan kepentingannya, surat Berdasarkan kepentingannya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.dapat diklasifikasikan sebagai berikut.

Surat dinas, yaitu surat yang digunakan Surat dinas, yaitu surat yang digunakan dalam kepentingan fungsi kedinasan, dalam kepentingan fungsi kedinasan, baik dinas pemerintah maupun dinas baik dinas pemerintah maupun dinas swasta.swasta.

Surat niaga, yaitu surat yang digunakan Surat niaga, yaitu surat yang digunakan dalam dunia bisnis atau perniagaan.dalam dunia bisnis atau perniagaan.

Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang digunakan untuk kepentingan keluarga.digunakan untuk kepentingan keluarga.

Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan atas;dibedakan atas;

Surat biasa adalah surat dari seseorang pada Surat biasa adalah surat dari seseorang pada sutau instansi kepada seseorang suatu instansi.sutau instansi kepada seseorang suatu instansi.

Surat edaran adalah surat yang ditujukan Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau beberapa instansi.kepada beberapa orang atau beberapa instansi.

Pengumuman adalah surat yang ditujukan Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang atau instansi yang kepada sejumlah orang atau instansi yang identitasnya tidak diterakan secara langsung.identitasnya tidak diterakan secara langsung.

Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan atas;dibedakan atas;

Surat biasa, yaitu surat yang apabila Surat biasa, yaitu surat yang apabila dibaca pihak lain tidak akan merugikan dibaca pihak lain tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya.penerima maupun pengirimnya.

Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang isinya tida boleh diketahui pihak lain isinya tida boleh diketahui pihak lain kecuali oleh orang yang dimaksud dalam kecuali oleh orang yang dimaksud dalam surat tersebut.surat tersebut.

Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya berupa surat yang berhubungan erat berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan negara.dengan keamanan negara.

Berdasarkan urgensi Berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya, surat pengiriman/penyelesaiannya, surat dibedakan atas;dibedakan atas;

Surat biasa, surat semacam ini tidak Surat biasa, surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat.yang cepat.

Surat segera, surat ini menuntut secepatnya Surat segera, surat ini menuntut secepatnya diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya.diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya.

Surat sangat segera, surat ini harus Surat sangat segera, surat ini harus sesegera mungkin diketahui dan ditanggapi sesegera mungkin diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya.oleh penerimanya.

Syarat Surat yang baikSyarat Surat yang baik Surat harus disusun dengan teknik yang Surat harus disusun dengan teknik yang

benarbenar Bagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai Bagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai

pedomanpedoman Diketik dengan betul dan jelasDiketik dengan betul dan jelas Menggunkan kertas yang sesuaiMenggunkan kertas yang sesuai

Maksud surat harus dinyatakan secara Maksud surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisitringkas, jelas dan eksplisit Penerima dapat memahami isinyaPenerima dapat memahami isinya Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti

yang dikehendakiyang dikehendaki Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku

sesuai dengan EYDsesuai dengan EYD

Format SuratFormat Surat Full block style Full block style

Bentuk lurus penuh yaitu semua bagian surat diketik penuh Bentuk lurus penuh yaitu semua bagian surat diketik penuh pada margin kiripada margin kiri

Block style – bentuk lurusBlock style – bentuk lurus Sama dengan full bolock hanya saja pada bagian akhir di Sama dengan full bolock hanya saja pada bagian akhir di

margin kananmargin kanan Indented style – bentuk lekukIndented style – bentuk lekuk Semi block style – semi lurusSemi block style – semi lurus Official style – bentuk resmiOfficial style – bentuk resmi Hanging intented – bentuk alinea bergantungHanging intented – bentuk alinea bergantung Square style – bentuk persegiSquare style – bentuk persegi Bentuk gaya depdiknasBentuk gaya depdiknas Bentuk centering penuhBentuk centering penuh Bentuk centering/simetrisBentuk centering/simetris

Bagian-Bagian SuratBagian-Bagian Surat1. Kepala surat2. Tanggal surat3. Nomor surat4. Lampiran5. Perihal/hal6. Alamat dalam/alamat

tujuan7. Salam pembuka

1. Isi surat, isi surat terdiri dari :

a. kalimat pembuka       b. Isi surat yang

sebenarnya   c. kalimat penutup

2. Salam penutup3. Nama organisasi4. Tanda tangan dan

nama jelas5. Jabatan6. Lampiran7. Inisial

Surat DinasSurat Dinas Segala komunikasi yang menyangkut kepentingan Segala komunikasi yang menyangkut kepentingan

tugas dan kegiatan kantor/organisasi.tugas dan kegiatan kantor/organisasi. Berdasarkan sifatnya dibedakan menjadiBerdasarkan sifatnya dibedakan menjadi

Surat tertutupSurat tertutup Surat yang harus diterima dalam keadaan tertutupSurat yang harus diterima dalam keadaan tertutup

Surat terbukaSurat terbuka Surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan di Surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan di

buka dan di catatbuka dan di catat Berdasarkan nilai dan kepentingan isinya Berdasarkan nilai dan kepentingan isinya

dibedakan menjadi:dibedakan menjadi: Surat pentingSurat penting

Bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut Bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut maslaah kebijakan dan bila hilang akan menghambat dan maslaah kebijakan dan bila hilang akan menghambat dan merugikan organisasimerugikan organisasi

Surat biasa/rutinSurat biasa/rutin Isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan Isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan

jika hilang informasi dapat diperoleh pada bagian lainjika hilang informasi dapat diperoleh pada bagian lain Surat rahasiaSurat rahasia

Memerlukan perlindungan karena jika bocor akan Memerlukan perlindungan karena jika bocor akan menimbulkan kerusakan/kerugianmenimbulkan kerusakan/kerugian

Langkah-langkah menyusun surat dinas Langkah-langkah menyusun surat dinas adalah sebagai berikut.adalah sebagai berikut.

Menentukan perihal suratMenentukan perihal surat Menyusun kerangka surat berdasarkan urutanMenyusun kerangka surat berdasarkan urutan

urutan waktu (kronologis)urutan waktu (kronologis)urutan kausalitasurutan kausalitasurutan familiaritasurutan familiaritaspola perkenalanpola perkenalanpola langsungpola langsung

Pengumpulan informasiPengumpulan informasi Mengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuhMengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuh Mengetik suratMengetik surat Menyunting surat maksudnya merupakan kegiatan Menyunting surat maksudnya merupakan kegiatan

memeriksa surat, baik dari segi tata letak maupun bahasa memeriksa surat, baik dari segi tata letak maupun bahasa yang digunakan termasuk menyunting penggunaan yang digunakan termasuk menyunting penggunaan ejaannyaejaannya

Melipat surat dan menyampul suratMelipat surat dan menyampul surat Membubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan Membubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan

nomor surat dan cap dinasnomor surat dan cap dinas

Surat pemberitahuanSurat pemberitahuanSurat yang berisi pemberitahuan Surat yang berisi pemberitahuan

kepada semua anggota dalam suatu kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansidari suatu perusahaan atau instansi

Dibagi menjadiDibagi menjadiSurat pengumumanSurat pengumumanSurat edaranSurat edaran

Surat PemberitahuanSurat Pemberitahuan Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh

pernyataan-pernyataan berikut.pernyataan-pernyataan berikut.Dengan surat ini kami beri tahukan Dengan surat ini kami beri tahukan

bahwa karyawan kami yang bernama....bahwa karyawan kami yang bernama....Dengan ini kami beri tahukan bahwa Dengan ini kami beri tahukan bahwa

kami menyetujui kebijakan Saudara...kami menyetujui kebijakan Saudara...Berhubungan dengan surat kami..., Berhubungan dengan surat kami...,

dengan ini kami beri tahukan bahwa...dengan ini kami beri tahukan bahwa...Untuk memenuhi permintaan..., dengan Untuk memenuhi permintaan..., dengan

hormat kami beri tahukan bahwa....hormat kami beri tahukan bahwa....Bertalian dengan surat Saudara nomor..., Bertalian dengan surat Saudara nomor...,

kami beri tahukan bahwa...kami beri tahukan bahwa...

Surat perjanjianSurat perjanjianSurat yang berisi pernyataan seseorang, Surat yang berisi pernyataan seseorang,

dua orang atau lebih yang mengikat dua orang atau lebih yang mengikat dirinya denagn orang lain untuk dirinya denagn orang lain untuk melakukan suatu kesepakatan hukummelakukan suatu kesepakatan hukum

Kesepakatan tersebut menimbulkan hak Kesepakatan tersebut menimbulkan hak dan kewajiban bagi kedua belah pihakdan kewajiban bagi kedua belah pihak

Jika salah satu melanggar akan di kenai Jika salah satu melanggar akan di kenai sanksisanksi

Surat PerjanjianSurat Perjanjian

Syarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut.Syarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut. Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel

atau kertas biasa yang dibubuhi materai.atau kertas biasa yang dibubuhi materai. Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas,

rela, tanpa paksaan.rela, tanpa paksaan. Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak

yang berjanji.yang berjanji. Pihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah Pihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah

dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar. Isi perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak Isi perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak

mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda (tidak bermakna ganda).berbeda (tidak bermakna ganda).

Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-undang dan norma susila yang berlaku.undang-undang dan norma susila yang berlaku.

Guna surat perjanjian adalah untuk sebagai Guna surat perjanjian adalah untuk sebagai berikut.berikut.

Menciptakan ketenangan bagi kedua belah Menciptakan ketenangan bagi kedua belah pihak yang berjanji karena terdapatnya pihak yang berjanji karena terdapatnya kepastian di dalam surat perjanjian.kepastian di dalam surat perjanjian.

Mengetahui secara jelas batas hak dan Mengetahui secara jelas batas hak dan kewajiban pihak yang berjanji.kewajiban pihak yang berjanji.

Menghindari terjadinya perselisihan/silang Menghindari terjadinya perselisihan/silang pendapat.pendapat.

Penyelesaian perselisihan atau perkara Penyelesaian perselisihan atau perkara yang mungkin timbul sebagai akibat suatu yang mungkin timbul sebagai akibat suatu perjanjian.perjanjian.

Surat perjanjian terdiri atas beberapa Surat perjanjian terdiri atas beberapa macam, antara lain tentang jual-beli, macam, antara lain tentang jual-beli, sewa beli (leasing), sewa-menyewa, sewa beli (leasing), sewa-menyewa, borongan pekerjaan, pinjam-borongan pekerjaan, pinjam-meminjam, dan kerja sama (bagi meminjam, dan kerja sama (bagi hasil), serta perjanjian kerja sebagai hasil), serta perjanjian kerja sebagai karyawan.karyawan.

Surat NiagaSurat NiagaSurat-surat yang digunakan di dunai Surat-surat yang digunakan di dunai

bisnis, niaga atau perdaganganbisnis, niaga atau perdaganganUntuk mendukung kelancaran niagaUntuk mendukung kelancaran niagaContohContoh

Surat permintaan, surat penawaran, surat Surat permintaan, surat penawaran, surat jual beli, surat pesanan, surat pengiriman jual beli, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat penerimaan barangbarang, surat penerimaan barang

Surat pengaduan, surat penagihan Surat pengaduan, surat penagihan pembayaran, surat keberatan dan surat pembayaran, surat keberatan dan surat penyelesaian pengaduandcpenyelesaian pengaduandc

Surat KuasaSurat Kuasa Untuk menyatakan pengalihan atau Untuk menyatakan pengalihan atau

pelimpahan kekuasaan kepada seseorang pelimpahan kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak dan atau berhak bertindak untuk bertindak dan atau berhak bertindak atas nama pemberi hak kuasa tersebutatas nama pemberi hak kuasa tersebut

Hal yang perlu diperhatikanHal yang perlu diperhatikan Ditulis dalam kertas segel atau bermateraiDitulis dalam kertas segel atau bermaterai Kedua belah pihak dalam kondisi sehatKedua belah pihak dalam kondisi sehat Isi surat harus jelas dan tegas tentang kedua Isi surat harus jelas dan tegas tentang kedua

belah pihakbelah pihak Identitas kedua belah pihak : nama, umur, pekerjaan dan Identitas kedua belah pihak : nama, umur, pekerjaan dan

tanda tangan tanda tangan Harus menegaskan hal atau masalah yang Harus menegaskan hal atau masalah yang

dikuasakan, tanggal pembuatan dan masa berlakudikuasakan, tanggal pembuatan dan masa berlaku

Pengrusan dan Pengendalian Pengrusan dan Pengendalian SuratSurat

Kegiatan penanganan surat masuk Kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih lanjut dan pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluarpengiriman surat keluar

Tujuan Tujuan Agar surat dapat dengan cepat dan Agar surat dapat dengan cepat dan

tepat sampai kepada pengolah.tepat sampai kepada pengolah.

Prosedur pengurusanProsedur pengurusanSurat pentingSurat penting

Dicatat dan dikendalikan dengan Dicatat dan dikendalikan dengan menggunakan kartu kendalimenggunakan kartu kendali

Surat biasaSurat biasaDicatat pada lembar pengantarDicatat pada lembar pengantar

Surat rahasiaSurat rahasiaDicatat pada lembar pengantar suratDicatat pada lembar pengantar surat

Penanganan SuratPenanganan SuratCara untuk menangani surat tergantung Cara untuk menangani surat tergantung

pada:pada:• Besar kecilnya organisasiBesar kecilnya organisasi• Jumlah staff yang menanganiJumlah staff yang menangani• Tipe dari penerimaan surat (internal, Tipe dari penerimaan surat (internal,

external, e-mail)external, e-mail)• Penggunaan ICT untuk komunikasiPenggunaan ICT untuk komunikasi• Ruang yang tersedia untuk peralatanRuang yang tersedia untuk peralatan• Sumber daya yang tersedia di organisasi.Sumber daya yang tersedia di organisasi.

Mail HandlingMail Handlingdalam organisasi kecil:dalam organisasi kecil:• suratsurat biasanya akan ditangani oleh biasanya akan ditangani oleh

anggota staf sebagai bagian dari anggota staf sebagai bagian dari rutinitas sehari-hari mereka.rutinitas sehari-hari mereka.

Mail HandlingMail HandlingDi organisasi besar:Di organisasi besar:• Volume surat masuk dan keluar yang Volume surat masuk dan keluar yang

cenderung tinggicenderung tinggi• Mereka cenderung memiliki Mereka cenderung memiliki

departemen suratdepartemen surat-menyurat dengan-menyurat dengan ruang yang terpisahruang yang terpisah

• Staf yang bekerja di ruang Staf yang bekerja di ruang persuratanpersuratan akan menangani semua surat akan menangani semua surat organisasiorganisasi

Mail HandlingMail HandlingPeralatan Peralatan utama utama pada pada bagianbagian surat masuk: surat masuk:•FotokopiFotokopi•Tempat/kardus Tempat/kardus untuk untuk setiap orang / departemensetiap orang / departemen•TTroli untuk roli untuk tempat surat tempat surat yang akan diyang akan diberikan berikan kepada departemenkepada departemen•Stempel Stempel tanggaltanggal•Pembuka Pembuka suratsurat•steplerstepler

Mail HandlingMail HandlingPeralatan utama pada bagian surat keluar:•Tas surat•Form untuk Posting surat•mesin untuk Melipat dan memasukkan•Timbangan (Manual atau listrik)•PC yang digunakan untuk pencetakan label alamat, memeriksa e-mail.

Mail HandlingMail HandlingBagaimana kita menangani surat yang Bagaimana kita menangani surat yang

masuk?masuk?Pilah/pidsahkan surat ke dalam: Pilah/pidsahkan surat ke dalam: • Private/personal/confidentialPrivate/personal/confidential• PentingPenting• Spesial (Recorded or Special Delivery)Spesial (Recorded or Special Delivery)• First classFirst class• Second classSecond class

Mail HandlingMail HandlingBagaimana kita menangani surat yang Bagaimana kita menangani surat yang

masuk(2)?masuk(2)?• Buka surat (not private) Buka surat (not private) • Keluarkan isinya..Keluarkan isinya..• Stempel tanggal pada surat-bukan amplop ( jangan Stempel tanggal pada surat-bukan amplop ( jangan

sampai menutupi hal penting)sampai menutupi hal penting)• Cek dan pastikan lampiran tersediaCek dan pastikan lampiran tersedia• Pilih/pilah surat per departmentsPilih/pilah surat per departments• Surat kemudian di koleksi per depertemen (per waktu)Surat kemudian di koleksi per depertemen (per waktu)• atauatau• Kirim ke departmentsKirim ke departments

Mail HandlingMail HandlingProsedur untuk Prosedur untuk digitalisasi digitalisasi (Scanning) surat(Scanning) surat•Buka surat seperti biasanyaBuka surat seperti biasanya•Scan surat dan masukkan Scan surat dan masukkan ke dalam floppy disc/HD ke dalam floppy disc/HD atau networkatau network•Salin/kirim langsung ke Salin/kirim langsung ke staff mail boxes staff mail boxes •Surat rahasia di perlakuakn Surat rahasia di perlakuakn secara normal (tidak dibuka)secara normal (tidak dibuka)

Electronic Sources of Electronic Sources of Incoming MailIncoming Mail

VoicemailVoicemail•Periksa secara berkalaPeriksa secara berkala•Perhatikan pesan pada formulir Perhatikan pesan pada formulir pesanpesan•Pilih/pilahPilih/pilah pesan ke departemen pesan ke departemen•SSampaikan pesan seperti ampaikan pesan seperti pada pada prosedur prosedur untuk surat masukuntuk surat masuk

Electronic Sources of Electronic Sources of Incoming MailIncoming Mail

E-mailE-mail• Periksa pesan secara Periksa pesan secara

berkalaberkala• Cetak jumlah salinan Cetak jumlah salinan

yang diperlukanyang diperlukan• Menyortir dan Menyortir dan

menyampaikan pesan menyampaikan pesan ATAUATAU

• Redirect melalui e-Redirect melalui e-mail internal mail internal padapada kotak surat kotak surat para para stafstaf

Electronic Sources of Electronic Sources of Incoming MailIncoming Mail

FaxFax• Periksa faks Periksa faks yang yang

masuk secara berkalamasuk secara berkala• Fotokopi faks Fotokopi faks jikajika

didiperluperlukankan• Menyortir dan Menyortir dan

memberikan faksmemberikan faks ke ke yang bersangkutanyang bersangkutan

Mail HandlingMail HandlingBagaimana Bagaimana mengelola mengelola surat keluarsurat keluar•Kumpulkan surat dari Kumpulkan surat dari departemen ATAUdepartemen ATAU•Staf mengirim Staf mengirim surat surat keluarkeluar ke ke bagian bagian pengurusanpengurusan surat dengan surat dengan waktu yang ditentukanwaktu yang ditentukan•Mengurutkan Mengurutkan suratsurat ke: ke:

– kelas satukelas satu– kedua Kelaskedua Kelas– khusus Pengirimankhusus Pengiriman

Mail HandlingMail Handling

How do we deal How do we deal with Outgoing with Outgoing Mail (2)Mail (2)

• Timbang surat Timbang surat atau paketatau paket

• Cap amplop / paketCap amplop / paket• Mengirim Mengirim suratsurat ke ke

kantor poskantor pos

Electronic Sources of Electronic Sources of Outgoing MailOutgoing Mail

E-mailE-mail• Buat pesan baruBuat pesan baru• Masukkan alamat e-Masukkan alamat e-

mail mail keke orang yang orang yang akan dikirimakan dikirimi pesani pesan

• Kunci Kunci ppesanesan• periksa pesanperiksa pesan• LLampiran (jika ada)ampiran (jika ada)• Kirim pesanKirim pesan

Dafar PustakaDafar Pustaka• Surat-Menyurat, Surat-Menyurat,

Sonezza Sonezza Ladyanna, S.S., Ladyanna, S.S., M.AM.A

• http://http://www.lochaber.highwww.lochaber.highland.sch.uk/land.sch.uk/pupils/BusStuds/pupils/BusStuds/Unit%202/Mail.pptUnit%202/Mail.ppt