TATA PERSURATAN DINAS TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DI LINGKUNGAN

KEMENTERIAN AGAMAKEMENTERIAN AGAMA

Pengertian UmumPengertian Umum

Surat adalah pernyataan tertulis Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan lain sesuai dengan ketentuan yang berlakuyang berlaku

MAKSUDMAKSUD

Tata persuratan ini Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai dimaksudkan sebagai

pedoman dalam pembuatan pedoman dalam pembuatan surat dinas, agar dapat surat dinas, agar dapat

diselaraskan dengan tata diselaraskan dengan tata kearsipan di lingkungan kearsipan di lingkungan

Kementerian AgamaKementerian Agama

TUJUANTUJUAN• Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat

dinasdinas

• Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannyapelaksanaannya

• Meningkatnya daya guna dan hasil guna Meningkatnya daya guna dan hasil guna pengelolaan surat dinas dan pengelolaan arsippengelolaan surat dinas dan pengelolaan arsip

• Diperolehnya keseragaman dalam Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan termasuk keseragaman penyelenggaraan termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan Kementerian Agamamenyurat dinas di lingkungan Kementerian Agama

Asas-Asas Tata Asas-Asas Tata PersuratanPersuratan

• Asas KeamananAsas Keamanan• Asas Pertanggungjawaban/AkuntabilitasAsas Pertanggungjawaban/Akuntabilitas• Asas KeterkaitanAsas Keterkaitan• Asas Pelayanan PrimaAsas Pelayanan Prima• Asas EfisiensiAsas Efisiensi• Asas EfektifAsas Efektif

Penggolongan Surat Penggolongan Surat DinasDinas

A.A. StatuterStatuter1.1. Peraturan Menteri AgamaPeraturan Menteri Agama

2.2. Keputusan Menteri AgamaKeputusan Menteri Agama

3.3. Instruksi Menteri AgamaInstruksi Menteri Agama

4.4. Keputusan Pimpinan Satuan Keputusan Pimpinan Satuan OrganisasiOrganisasi

5.5. Instruksi Pimpinan Satuan OrganisasiInstruksi Pimpinan Satuan Organisasi

•

1.1. Peraturan/Keputusan Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi, terdiri Satuan Organisasi, terdiri daridari::– JudulJudul– PembukaanPembukaan– Batang TubuhBatang Tubuh– PenutupPenutup

Bagian Surat Statuter

- Judul terdiri atasJudul terdiri atas::

1.1.Kalimat “Peraturan/Keputusan Kalimat “Peraturan/Keputusan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Menteri Agama/Pimpinan Satuan Organisasi”Organisasi”

2.2.Nomor dan tahunNomor dan tahun

3.3.Nama Peraturan/KeputusanNama Peraturan/Keputusan

- Pembukaan terdiri atas:Pembukaan terdiri atas:1.1.Jabatan Pembentuk Peraturan Jabatan Pembentuk Peraturan

Perundang-undangan (Kalimat “Menteri Perundang-undangan (Kalimat “Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi)Satuan Organisasi)

2.2.Konsiderans (Menimbang)Konsiderans (Menimbang)3.3.Dasar Hukum (Mengingat)Dasar Hukum (Mengingat)4.4.Memperhatikan (apabila perlu)Memperhatikan (apabila perlu)5.5.Diktum (Memutuskan, Menetapkan, Diktum (Memutuskan, Menetapkan,

Nama Peraturan/Keputusan)Nama Peraturan/Keputusan)

- Batang Tubuh, terdiri dari:Batang Tubuh, terdiri dari:

1.1.Bab;Bab;

2.2.Pasal;Pasal;

3.3.Ayat.Ayat.

- Penutup, terdiri dari:Penutup, terdiri dari:

1.1.Tempat penetapan;Tempat penetapan;

2.2.Tanggal, bulan, dan tahun Tanggal, bulan, dan tahun penetapan;penetapan;

3.3.Nama jabatan;Nama jabatan;

4.4.Tanda tangan pejabat;Tanda tangan pejabat;

5.5.Nama terang pejabat;Nama terang pejabat;

6.6.Cap jabatan/cap dinasCap jabatan/cap dinas

2. Instruksi Menteri Agama/ Pimpinan Satuan Organisasi, terdiri dari:

- Judul;- Pembukaan;Pembukaan;- Batang Tubuh;Batang Tubuh;- Penutup.Penutup.

- Judul terdiri atas:Judul terdiri atas:

1.1.Kalimat ”Instruksi Menteri Agama Kalimat ”Instruksi Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”.Organisasi”.

2.2.Nomor dan tahun;Nomor dan tahun;

3.3.Nama Instruksi.Nama Instruksi.

- Pembukaan terdiri atas:Pembukaan terdiri atas:

1.1.Kalimat “ Menteri Agama Republik Kalimat “ Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”Organisasi”

2.2.Konsiderans (Menimbang)Konsiderans (Menimbang)

3.3.Dasar Hukum (Mengingat)Dasar Hukum (Mengingat)

4.4.Memperhatikan(Apabila perlu)Memperhatikan(Apabila perlu)

5.5.Diktum (Mengintruksikan kepada)Diktum (Mengintruksikan kepada)

- Batang Tubuh (Untuk: Pertama, Batang Tubuh (Untuk: Pertama, Kedua, dst)Kedua, dst)

- Penutup, terdiri atas :Penutup, terdiri atas :

1.1. Tempat Penetapan;Tempat Penetapan;

2.2. Tanggal, Bulan dan tahun Tanggal, Bulan dan tahun penetapan;penetapan;

3.3. Nama jabatan;Nama jabatan;

4.4. Tanda tangan pejabat;Tanda tangan pejabat;

5.5. Nama pejabat/pemangku Nama pejabat/pemangku jabatan;jabatan;

6.6. Cap Jabatan/cap dinas.Cap Jabatan/cap dinas.

1.1. Surat DinasSurat Dinas2.2. Nota DinasNota Dinas3.3. EdaranEdaran4.4. LaporanLaporan5.5. TelegramTelegram6.6. Surat KawatSurat Kawat7.7. MemoMemo8.8. PengumumanPengumuman9.9. UndanganUndangan10.10. Surat PengantarSurat Pengantar11.11. TeleponTelepon12.12. TeleksTeleks13.13. Faksimili (Fax)Faksimili (Fax)14.14. Elektronic Mail (Email)Elektronic Mail (Email)15.15. www (World Wide Web)/ Websitewww (World Wide Web)/ Website

B. Non Statuter

Bagian Surat Bagian Surat NonstatuterNonstatuter

1.1. Kepala SuratKepala Surat

2.2. Isi SuratIsi Surat

3.3. Kaki SuratKaki Surat

1.1. Kepala surat terdiri atas:Kepala surat terdiri atas:a.a. Kop surat;Kop surat;

b.b. Nomor, Sifat, Lampiran, Hal;Nomor, Sifat, Lampiran, Hal;

c.c. Tempat, tanggal, bulan dan tahunTempat, tanggal, bulan dan tahun

d.d. Alamat suratAlamat surat

2.2. Isi Surat terdiri dari:Isi Surat terdiri dari:a.a. PembukaanPembukaan

b.b. Isi PokokIsi Pokok

c.c. PenutupPenutup

3.3. Kaki surat terdiri atas:Kaki surat terdiri atas:4.4. Nama jabatan (titelatur)Nama jabatan (titelatur)

5.5. Tanda tanganTanda tangan

6.6. Nama pejabat (pemangku Jabatan)Nama pejabat (pemangku Jabatan)

7.7. NIPNIP

8.8. Cap jabatan/cap dinasCap jabatan/cap dinas

Contoh kaki surat dan Contoh kaki surat dan penandatangananpenandatanganan

a. a. Kaki Surat Menteri AgamaKaki Surat Menteri Agama- Menteri AgamaMenteri Agama

tanda tangantanda tanganNama LengkapNama Lengkap

- a.n. Menteri Agamaa.n. Menteri Agama Sekretaris JenderalSekretaris Jenderal tanda tangantanda tangan Nama LengkapNama Lengkap NIP………….NIP………….

- a.n. Menteri Agamaa.n. Menteri Agama Sekretaris JenderalSekretaris Jenderal

u.b. u.b. Kepala Biro/Pusat….Kepala Biro/Pusat…. tanda tangantanda tangan Nama LengkapNama Lengkap NIP……………NIP……………

- Sekretaris JenderalSekretaris Jenderaltanda tangantanda tanganNama LengkapNama LengkapNIP…………….NIP…………….

- a.n. Sekretaris Jenderala.n. Sekretaris Jenderal- Kepala Biro/PusatKepala Biro/Pusat

tanda tangantanda tangan Nama LengkapNama Lengkap NIP…………NIP…………

- a.n. Sekretaris Jenderala.n. Sekretaris Jenderal- Kepala Biro/PusatKepala Biro/Pusat

u.b.u.b.Kepala Bagian/Bidang…..Kepala Bagian/Bidang…..tanda tangantanda tangan

Nama LengkapNama Lengkap NIP……………NIP……………

b. Kaki Surat Satuan Organisasi

- KepalaKepalatanda tangantanda tanganNama LengkapNama LengkapNIP…………….NIP…………….

- a.n. Kepalaa.n. Kepala Kepala Bagian/BidangKepala Bagian/Bidang

tanda tangantanda tangan Nama LengkapNama Lengkap NIP…………NIP…………

c. Kaki Surat Instansi Vertikal

- Rektor/Ketua/KepalaRektor/Ketua/Kepalatanda tangantanda tanganNama LengkapNama LengkapNIP…………….NIP…………….

- a.n. Rektor/Ketua/Kepalaa.n. Rektor/Ketua/Kepala Dekan/Kepala Bagian/KasubagDekan/Kepala Bagian/Kasubag

tanda tangantanda tangan Nama LengkapNama Lengkap NIP…………NIP…………

d. Kaki Surat Unit Pelaksana Teknis (UPT):

Tembusan SuratTembusan Surat

1.1. Kata tembusan diketik dengan huruf Kata tembusan diketik dengan huruf awal kapital, lurus dengan nomor di atas, awal kapital, lurus dengan nomor di atas, tanpa diberi garis bawah;tanpa diberi garis bawah;

2.2. Apabila tembusan surat ditujukan kepada Apabila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi dibelakang kata lebih dari satu instansi dibelakang kata “tembusan” dibubuhkan titik dua (:);“tembusan” dibubuhkan titik dua (:);

3.3. Pengertian tembusan ditetapkan pakai Pengertian tembusan ditetapkan pakai nomor urut, lurus dengan huruf T;nomor urut, lurus dengan huruf T;

4.4. Urutan objek tembusan dimulai dari Urutan objek tembusan dimulai dari pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya;pejabat yang tertinggi tingkat eselonnya;

5.5. Tembusan tidak dibenarkan Tembusan tidak dibenarkan menggunakan kata Kepada Yth atau Yth.menggunakan kata Kepada Yth atau Yth.

Sifat Surat Sifat Surat Sifat surat ditulis dengan memperhatikan:Sifat surat ditulis dengan memperhatikan:a.a. Keaslian suratKeaslian surat::

1)1) AsliAsli2)2) TembusanTembusan3)3) SalinanSalinan4)4) PetikanPetikan

b.b. Bobot InformasiBobot Informasi1)1) Surat pentingSurat penting2)2) Surat biasaSurat biasa

c.c. Pengamanan informasiPengamanan informasi1)1) Sangat rahasiaSangat rahasia2)2) RahasiaRahasia3)3) TerbatasTerbatas4)4) BiasaBiasa

Penggunaan Logo / Penggunaan Logo / LambangLambangA.A. Surat StatuterSurat Statuter

• Surat Statuter yang ditandatangani oleh Surat Statuter yang ditandatangani oleh atau a.n Menteri Agama menggunakan atau a.n Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atasyang terletak di tengah atas

• Memorandum Of Understanding (MoU) Memorandum Of Understanding (MoU) menggunakan logo / lambang Garuda menggunakan logo / lambang Garuda PancasilaPancasila

• Surat Statuter yang ditandatangani oleh Surat Statuter yang ditandatangani oleh Pimpinan Satuan Organisasi Pimpinan Satuan Organisasi menggunakan logo Departemen Agama menggunakan logo Departemen Agama yang terletak di tengah atasyang terletak di tengah atas

Penggunaan Logo / Penggunaan Logo / LambangLambangB.B. Surat Non StatuterSurat Non Statuter

1.1. Surat Non Statuter yang ditandatangani Surat Non Statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama menggunakan oleh Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atasyang terletak di tengah atas

2.2. Surat dinas yang ditandatangani oleh Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama Departemen Agama

3.3. Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / Surat UIN / IAIN / IHDN / STAIN / STAKN / STHN / STABN menggunakan logo masing STHN / STABN menggunakan logo masing – masing– masing

4.4. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT menggunakan logo Departemen Agamamenggunakan logo Departemen Agama

Proses dan Cara Proses dan Cara Pembuatan SuratPembuatan Surat

Surat Statuter / Non Statuter :Surat Statuter / Non Statuter :

1.1. Penyiapan Konsep Penyiapan Konsep

2.2. Pengajuan KonsepPengajuan Konsep

3.3. Pengetikan Surat (ditambahkan contoh Pengetikan Surat (ditambahkan contoh Surat)Surat)

4.4. Penomoran SuratPenomoran Surat

Penyiapan konsep dilakukan Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat, jelas dan singkat, dengan tepat, jelas dan singkat, serta menggunakan bahasa serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku, baik dan Indonesia yang baku, baik dan benarbenar

Penyiapan KonsepPenyiapan Konsep

Pengajuan KonsepPengajuan Konsep

1.1. Konsep diajukan secara hirarkis sampai Konsep diajukan secara hirarkis sampai pejabat menandatangani sesuai prosedur pejabat menandatangani sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi, setelah diteliti dalam unit kerja/organisasi, setelah diteliti dan diparaf oleh pejabat yang terkait dan diparaf oleh pejabat yang terkait sebagai pertanggung jawabansebagai pertanggung jawaban

2.2. Jika materi surat menyangkut lebih dari satu Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu diedarkan unit kerja, konsep terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat unit kerja dan dibahas dengan pejabat unit kerja terkait.terkait.

3.3. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang. yang berwenang.

Pengetikan SuratPengetikan Surat

1.1. Judul peraturan perundang-undangan Judul peraturan perundang-undangan memuat keterangan mengenai jenis, memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun pengundangan atau nomor, tahun pengundangan atau penetapan dan nama peraturan penetapan dan nama peraturan perundang-undanganperundang-undangan

2.2. Nama peraturan perundang-undangan Nama peraturan perundang-undangan dibuat secara singkat dan mencerminkan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan perundang-undanganisi peraturan perundang-undangan

3.3. Judul ditulis seluruhnya dengan huruf Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda bacatanpa diakhiri tanda baca

A. StatuterA. Statuter

B. Non B. Non StatuterStatuter1.1. Nomor diketik 10 ketukan dari tepi kiri kertas.Nomor diketik 10 ketukan dari tepi kiri kertas.

2.2. Sifat diketik lurus dengan nomor, dan titik dua (:) Sifat diketik lurus dengan nomor, dan titik dua (:) diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya.diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya.

3.3. Lampiran diketik lurus dengan nomor, dan titik dua (:) Lampiran diketik lurus dengan nomor, dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya.dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya.

4.4. Hal diketik lurus dengan nomor, dan titik dua (:) dan Hal diketik lurus dengan nomor, dan titik dua (:) dan diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya.diselaraskan dengan titik dua (:) diatasnya.

5.5. Tempat, tanggal, bulan dan tahun diketik sejajar Tempat, tanggal, bulan dan tahun diketik sejajar dengan nomor.dengan nomor.

6.6. Alamat surat diketik lurus dengan huruf pertama isi Alamat surat diketik lurus dengan huruf pertama isi Hal.Hal.

7.7. Isi surat mulai diketik empat spasi setelah nama kota Isi surat mulai diketik empat spasi setelah nama kota kepada obyek surat dan lima ketukan dari margin kiri kepada obyek surat dan lima ketukan dari margin kiri begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru.begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru.

8.8. Antara baris satu dengan lainnya satu setengah spasi.Antara baris satu dengan lainnya satu setengah spasi.9.9. Untuk membedakan alinea satu dengan alinea Untuk membedakan alinea satu dengan alinea

berikutnya diberi jarak 2 spasiberikutnya diberi jarak 2 spasi

Penomoran SuratPenomoran Surat

1.1. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.

2.2. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum.menangani tugas dan fungsi bidang hukum.

3.3. Khusus penomoran surat yang berkaitan Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian.kepegawaian.

4.4. Penomoran surat untuk iPenomoran surat untuk innstansi vertikal dan stansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasibidang pembinaan administrasi

PENANDATANGAN SURATPENANDATANGAN SURATPimpinan/Pimpinan/Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter/ non statuter diatur Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter/ non statuter diatur

sebagai berikut:sebagai berikut:I.I. Menteri Agama RIMenteri Agama RIII.II. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I:Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I:

• Sekretaris JenderalSekretaris Jenderal• Direktur JenderalDirektur Jenderal• Inspektur JenderalInspektur Jenderal• Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan PelatihanKepala Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan• Rektor UIN / IAIN / IHDNRektor UIN / IAIN / IHDN

III.III. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon II / setara Eselon II:Pimpinan Satuan Organisasi Eselon II / setara Eselon II: • Kepala Kantor WilayahKepala Kantor Wilayah• Kepala STAIN / STAKN / STAHN / STABNKepala STAIN / STAKN / STAHN / STABN

IV.IV. Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon III:Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon III:• Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / KotaKepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten / Kota• Kepala Balai LITBANG dan DIKLATKepala Balai LITBANG dan DIKLAT

V.V. Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon IV / KUA:Pimpinan Satuan Unit Kerja Eselon IV / KUA:• Kepala Kantor Urusan Agama (KUA)Kepala Kantor Urusan Agama (KUA)• Kepala Madrasah NegeriKepala Madrasah Negeri

VI.VI. Khusus mengenai Surat Statuter di bidang kepegawaian diatur tersendiri Khusus mengenai Surat Statuter di bidang kepegawaian diatur tersendiri dengan keputusan Menteri Agama Nomor 298 tahun 1993dengan keputusan Menteri Agama Nomor 298 tahun 1993

VII.VII. Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I dan Pejabat dibawahnya dapat Pimpinan Satuan Organisasi Eselon I dan Pejabat dibawahnya dapat menandatangani Surat Dinas tanpa atas nama (a.n.) Menteri Agama atau a.n. menandatangani Surat Dinas tanpa atas nama (a.n.) Menteri Agama atau a.n. atasannya masing – masing dalam hal:atasannya masing – masing dalam hal:

• Nota Dinas dan MemoNota Dinas dan Memo• Surat Dinas kepada atasannya langsungSurat Dinas kepada atasannya langsung

Jalur SuratJalur SuratA. Jalur Surat Dari Atas ke BawahA. Jalur Surat Dari Atas ke Bawah

Jalur Surat dari atas ke bawah hanya Jalur Surat dari atas ke bawah hanya diperbolehkan mengirimkan surat ke satu tingkat diperbolehkan mengirimkan surat ke satu tingkat dibawahnya, kecuali surat karena tugas dan dibawahnya, kecuali surat karena tugas dan fungsinya dapat mengirim surat kepada unit fungsinya dapat mengirim surat kepada unit manapun dalam rangka pengawasan dan tindak manapun dalam rangka pengawasan dan tindak lanjut hasil pemeriksaanlanjut hasil pemeriksaanB. Jalur Surat Dari Bawah ke AtasB. Jalur Surat Dari Bawah ke AtasJalur Surat dari bawah ke atas hanya Jalur Surat dari bawah ke atas hanya

diperbolehkan mengirim surat ke satu tingkat diperbolehkan mengirim surat ke satu tingkat diatasnya, kecuali:diatasnya, kecuali:

1.1. Kenaikan pangkat Pegawai diberlakukan jalur Kenaikan pangkat Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam keputusan Menteri prosedur yang diatur dalam keputusan Menteri Agama No.27 tahun 1971Agama No.27 tahun 1971

2.2. Pengurusan pensiun dan pemberhentian Pengurusan pensiun dan pemberhentian Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang Pegawai diberlakukan jalur prosedur yang diatur dalam Keputusan Menteri Agama No.27 diatur dalam Keputusan Menteri Agama No.27 tahun 1981tahun 1981

C. Jalur Surat Menyamping (Horizontal)C. Jalur Surat Menyamping (Horizontal)

• Surat dari Eselon I kepada Pejabat Surat dari Eselon I kepada Pejabat eselon I lainnya ditujukan langsung eselon I lainnya ditujukan langsung kepada Pejabat Eselon I yang kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan.bersangkutan.

•Surat dari Pejabat Eselon II yang Surat dari Pejabat Eselon II yang ditandatangani atas nama Pejabat ditandatangani atas nama Pejabat Eselon I ditujukan kepada Pejabat Eselon I ditujukan kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan UP Pejabat Eselon I yang bersangkutan UP Pejabat Eselon II yang ditujuEselon II yang dituju

Pengiriman SuratPengiriman SuratA. Tingkat UrgensiA. Tingkat Urgensi

1.1. Kilat, harus dikirim seketika setelah surat Kilat, harus dikirim seketika setelah surat ditandatanganiditandatangani

2.2. Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 Segera, harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah ditandatanganijam setelah ditandatangani

3.3. Biasa, dikirim menurut urutan penerimaan di Biasa, dikirim menurut urutan penerimaan di Bagian Pengurusan SuratBagian Pengurusan SuratB. Cara PengirimanB. Cara Pengiriman

1.1. Dibawa sendiri oleh Pejabat yang bertugas :Dibawa sendiri oleh Pejabat yang bertugas : Surat berkualifikasi sangat rahasiaSurat berkualifikasi sangat rahasia Dikehendaki tanggapan segeraDikehendaki tanggapan segera Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut

tentang isi surat.tentang isi surat.2.2. Dikirim dengan caraka (untuk dalam kota)Dikirim dengan caraka (untuk dalam kota)3.3. Dengan pos telegramDengan pos telegram4.4. Dengan pos patas, pos udara.Dengan pos patas, pos udara.5.5. Dengan Faximile.Dengan Faximile.6.6. Dengan Email.Dengan Email.

AmplopAmplopA.A. Amplop Surat Menteri Agama RIAmplop Surat Menteri Agama RI

B.B. Amplop Surat Satuan OrganisasiAmplop Surat Satuan Organisasi

MENTERI AGAMAREPUBLIK INDONESIA

Nomor:……

KEMENTERIAN AGAMA RISEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Lapangan Banteng Barat No 3 -4

Telepon:……………………….Jakarta 10710

KepadaYth. …………………………….………………………………….

Kode Pos □□□□□

AmplopAmplopC.C. Amplop Surat Instansi VertikalAmplop Surat Instansi Vertikal

D.D. Amplop Surat IAINAmplop Surat IAIN

Nomor:……

KEMENTERIAN AGAMA RIKANTOR WILAYAH

PROVINSI……..Jalan ……... No … Telepon….. (Nama Kota dan Kode Pos)

KepadaYth. …………………………….………………………………….

Kode Pos □□□□□

Nomor:……

KEMENTERIAN AGAMA RIINSTITUT AGAMA ISLAM

NEGERINama IAIN ybs

Jalan ……...Telepon….. (Nama Kota dan Kode Pos)

KepadaYth. …………………………….………………………………….

Kode Pos □□□□□

Logo

IAIN

AmplopAmplopE.E. Amplop Surat Fakultas pada Institut Amplop Surat Fakultas pada Institut

IAINIAIN

F.F. Amplop Surat KUA KecamatanAmplop Surat KUA Kecamatan

Nomor:……

KEMENTERIAN AGAMA RIINSTITUT AGAMA ISLAM

NEGERINama IAIN ybs

Fakultas……………………..Jalan ……...Telepon…..

(Nama Kota dan Kode Pos)KepadaYth. …………………………………………

Kode Pos □□□□□

Logo

IAIN

AmplopAmplopG.G. Amplop Surat Madrasah Aliyah Amplop Surat Madrasah Aliyah

NegeriNegeri

KODE INDEKSKODE INDEKSContoh:Contoh:1.1. Menteri AgamaMenteri Agama

Nomor Nomor : MA/123/2009, dengan keterangan : MA/123/2009, dengan keterangan sebagai berikut:sebagai berikut:MAMA : Kode indeks Menteri Agama: Kode indeks Menteri Agama123123 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

2.2. Eselon I atas nama Menteri AgamaEselon I atas nama Menteri AgamaNomorNomor : MA/SJ/123/2009, dengan : MA/SJ/123/2009, dengan keterangan sebagai berikut:keterangan sebagai berikut:MAMA : Kode indeks Menteri Agama: Kode indeks Menteri AgamaSJSJ : Kode indeks Unit Eselon I : Kode indeks Unit Eselon I (Sekretariat Jenderal)(Sekretariat Jenderal)123123 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

3.3. Eselon II atas nama pejabat eselon I:Eselon II atas nama pejabat eselon I:NomorNomor : SJ/B.VI/OT.00/160/2009, dengan : SJ/B.VI/OT.00/160/2009, dengan keterangan sebagai berikut:keterangan sebagai berikut:SJSJ : Kode indeks unit eselon I (Sekretariat : Kode indeks unit eselon I (Sekretariat Jenderal)Jenderal)B.IVB.IV : Kode indeks Unit Eselon II (Biro umum): Kode indeks Unit Eselon II (Biro umum)OT.00OT.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi160160 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

4.4. Kanwil Departemen Agama Provinsi:Kanwil Departemen Agama Provinsi:NomorNomor : kw.11.1/PP.00/635/2009, dengan : kw.11.1/PP.00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut:keterangan sebagai berikut:KwKw : Kode indeks kantor wilayah Kemenag : Kode indeks kantor wilayah Kemenag provinsiprovinsi1111 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag : Nomor urut kantor wilayah Kemenag provinsi Jawa Tengahprovinsi Jawa Tengah11 : Kode Bagian Tata Usaha: Kode Bagian Tata UsahaPP.00PP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi635635 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat : Tahun pembuatan surat

5.5. Perguruan Tinggi NegeriPerguruan Tinggi Negeria.a.IAINIAIN

Nomor Nomor : In.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :: In.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :InIn : Kode indeks institut: Kode indeks institut0101 : Nomor urut institut : Nomor urut institut 11 : Kode Biro: Kode BiroKP.00KP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi275275 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

b.b.UINUINNomor Nomor : Un.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :: Un.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :

UnUn : Kode indeks Universitas : Kode indeks Universitas 0101 : Nomor indeks Universitas : Nomor indeks Universitas 11 : Kode Biro: Kode BiroKP.00KP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi275275 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

b.b.STAINSTAINNomor Nomor : Sti.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :: Sti.01/1/KP.00/275/2009 dengan keterangan sebagai berikut :StiSti : Kode indeks SekolahTinggi Agama Islam: Kode indeks SekolahTinggi Agama Islam0101 : Nomor urut Sekolah Tinggi: Nomor urut Sekolah Tinggi11 : Kode Bagian Tata Usaha: Kode Bagian Tata UsahaKP.00KP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi275275 : Nomor surat dalam kartu kendali: Nomor surat dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat: Tahun pembuatan surat

6.6. Madrasah / KUAMadrasah / KUAa.a. MANMAN

NomorNomor : Ma.09. ../KP.00/635/2009, dengan : Ma.09. ../KP.00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut:keterangan sebagai berikut:MaMa : Kode indeks Madrasah Aliyah Negeri: Kode indeks Madrasah Aliyah Negeri0909 : Nomor urut kantor wilayah Kemenag (Prov. : Nomor urut kantor wilayah Kemenag (Prov. DKI Jakarta)DKI Jakarta)KP.00KP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi635635 : Nomor urut dalam kartu kendali: Nomor urut dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat : Tahun pembuatan surat

b.b. KUAKUANomorNomor : Kk.13.02.03/PP.00/635/2009, dengan : Kk.13.02.03/PP.00/635/2009, dengan keterangan sebagai berikut:keterangan sebagai berikut:KkKk : Kode indeks Kantor Urusan Agama : Kode indeks Kantor Urusan Agama KecamatanKecamatan1313 : Nomor urut Kantor wilayah Kementerian : Nomor urut Kantor wilayah Kementerian Agama (Prov. Jatim)Agama (Prov. Jatim)0202 : Kode Nomor Urut Kantor Kementerian : Kode Nomor Urut Kantor Kementerian Agama kabupaten (Kab. Agama kabupaten (Kab. Ponorogo) Ponorogo)0303 : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec. : Kode Kantor Urusan Agama Kecamatan (Kec. Jetis)Jetis)PP.00PP.00 : Kode klasifikasi: Kode klasifikasi635635 : Nomor urut dalam kartu kendali: Nomor urut dalam kartu kendali20092009 : Tahun pembuatan surat : Tahun pembuatan surat

Contoh Surat Statuter :Contoh Surat Statuter :Judul diketik sebagaimana contoh dibawah Judul diketik sebagaimana contoh dibawah ini :ini :

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 16 TAHUN 2006

TENTANG

TATA PERSURATAN DINAS

DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

}Jarak setiap baris 1 spasi

Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan, ditambah Pada judul peraturan perundang-undangan perubahan, ditambah dengan frase dengan frase PERUBAHAN ATASPERUBAHAN ATAS di depan nama di depan nama PeraturanPerundang-Undangan yang diubah. Cara pengetikan PeraturanPerundang-Undangan yang diubah. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini:sebagaimana contoh di bawah ini:

KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAINDONESIA

NOMOR 9 TAHUN 2000NOMOR 9 TAHUN 2000

TENTANGTENTANG

PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI AGAMA AGAMA

NOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPANNOMOR 3 TAHUN 2000 TENTANG PENETAPAN

TANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000MTANGGAL 1 SYAWAL 1420 H/2000M

Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali, Jika Peraturan dan Keputusan telah diubah lebih dari 1 (satu) kali, diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan diantara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan keterangan yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah yang menunjukkan beberapa kali perubahan tersebut telah dilakukan, tanpa merinci perubahna sebelumnya. Cara pengetikan dilakukan, tanpa merinci perubahna sebelumnya. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini.sebagaimana contoh di bawah ini.

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA INDONESIA

NOMOR 50 TAHUN 2007NOMOR 50 TAHUN 2007TENTANG TENTANG

PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAMENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 1 TAHUN 2006NOMOR 1 TAHUN 2006TENTANG TENTANG

TATA PERSURATAN DINASTATA PERSURATAN DINASDI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMADI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut Jika judul peraturan perundang-undangan mencabut disisipkan kata disisipkan kata PENCABUTANPENCABUTAN di depan nama di depan nama Peraturan Perundang-undangan yang dicabut. Cara Peraturan Perundang-undangan yang dicabut. Cara pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini:pengetikan sebagaimana contoh di bawah ini:

PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAINDONESIA

NO….TAHUN….NO….TAHUN….

TENTANGTENTANG

PENCABUTANPENCABUTAN

KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 168 TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN TAHUN 2003 TENTANG TATA PERSURATAN

DINAS DINAS

DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

PembukaanPembukaan

Jabatan pembentukan peraturan Jabatan pembentukan peraturan perundang-undangan ditulis seluruhnya perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah dan diakhiri dengan tanda baca tengah dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). Cara pengetikan sebagai berikut : koma (,). Cara pengetikan sebagai berikut :

MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAMENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

} Jarak 2 spasi

} Jarak 3 spasi

KonsideransKonsideransDiawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya Diawali dengan kata menimbang dan cara pengetikannya sebagai berikut:sebagai berikut:

Menimbang : a. bahwa…………………………..Menimbang : a. bahwa…………………………..………………………………………………………………....

b. bahwa………………………b. bahwa………………………………………………………………………………………..

Dasar hukumDasar hukumDiawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya Diawali dengan kata mengingat dan cara pengetikannya sebagai berikut:sebagai berikut:

Mengingat : Mengingat : 1……………………………………1………………………………………………………………………………………………………………..

2…………………………………..2…………………………………..…………………………………………………………………………

Memperhatikan: 1……………………………………Memperhatikan: 1…………………………………… …………………………………… ……………………………………..

Jarak setiap baris 1 spasi

Jarak antar baris 1.5 spasi

Jarak setiap baris 1 spasi

Jarak setiap baris 1 spasi

Jarak setiap baris 1 spasi

Jarak antar baris 1.5 spasi

Jarak setiap baris 1.5 spasi(Bila diperlukan)

DiktumDiktum1.1. Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital Kata Memutuskan diketik dengan huruf kapital

tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri tanpa spasi diantara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan ditengah margin, contoh:ditengah margin, contoh:

MEMUTUSKANMEMUTUSKAN

2.2. Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah Kata Menetapkan diketik sejajar kebawah dengan kata menimbang, mengingat, dengan kata menimbang, mengingat, memperhatikan. Huruf awal kata menetapkan memperhatikan. Huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), contoh:dengan tanda baca titik dua (:), contoh:

Menetapkan: Menetapkan: PERATURAN MENTERI AGAMA PERATURAN MENTERI AGAMA TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMALINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

Jarak 2 spasi

Jarak 2 spasi

}Jarak 1 spasi

Batang TubuhBatang TubuhBatang tubuh Peraturan Perundang – Batang tubuh Peraturan Perundang – undangan memuat semua substansi undangan memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam pasal peraturan yang dirumuskan dalam pasal – pasal, contoh:– pasal, contoh:

1.1. Dalam bentuk DiktumDalam bentuk DiktumPertamaPertama : …………………: …………………KeduaKedua : …………………: …………………

2.2. Dalam bentuk pasal – pasalDalam bentuk pasal – pasalBAB IBAB I

Judul BabJudul Bab

Pasal 1Pasal 1

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

} Jarak 1,5 spasi

} Jarak 1 spasi

} Jarak 1.5 spasi

} Jarak 1 spasi

} Jarak 1 spasi

PenutupPenutup

Ditetapkan di….Ditetapkan di….

pada tanggal pada tanggal

MENTERI AGAMA REPUBLIK MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIAINDONESIA

Tanda tangan dan cap jabatanTanda tangan dan cap jabatan

Nama lengkapNama lengkap

} Jarak 4 spasi

} Jarak 1 spasi

} Jarak 1,5 spasi

}Jarak 5 spasi

} Jarak 4 spasi

TerimakasihTerimakasih