SURAT KEPUTUSAN

DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH

PROBOLINGGONOMOR : 213/RSBAMN/SK/I/2015TENTANGPEDOMAN UMUM TATA NASKAH DI LINGKUNGAN

RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGODIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGOMenimbang:a. bahwa untuk mewujudkan tertib administrasi dan penyeragaman sistem administrasi perkantoran sesuai dengan perkembangan Rumah Sakit Royal Progress, perlu mengatur Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo;

b. bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada huruf a, diatas perlu ditetapkan Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

Mengingat:1. Undang undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit;2. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 147/MENKES/PER/I/2010 Tentang Perijinan Rumah Sakit;

:

MEMUTUSKAN

Menetapkan:

KESATU:PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DI LINGKUNGAN RUMAH SAKIT RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO;

KEDUA:Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo digunakan sebagai acuan dalam tertib administrasi di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo;

KETIGA:Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Di tetapkan di

Pada Tanggal: Probolinggo

: 02 Januari 2015

Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggodr. Hj. Evariani

LAMPIRAN

Peraturan Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah ProbolinggoNomor:

Tanggal: 02 Januari 2015BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi rumah sakit. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan rumah sakit adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah.Keterpaduan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas Rumah Sakit secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud

Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

2. Tujuan

Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

C. SASARAN

1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo;

2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur

lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;

4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo yang efisien dan efektif;

D. ASAS1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna

Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.

2. Asas Pembakuan

Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya.3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.

5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan distribusi.

6. Asas Keamanan Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

E. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo meliputi pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah, serta kelengkapan naskah termasuk penggunaan logo, stempel dan amplop serta kewenangan penandatanganan naskah.

F. PENGERTIAN UMUM1. Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.

2. Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang

mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.

3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.

4. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo, secara vertikal dan horisontal.

5. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo dengan pihak lain di luar lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan stempel.

7. Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk menadatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya.

8. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas instansi bersangkutan.

9. Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk gambar atau tulisan.

BAB II

TATA NASKAHA. JENIS

Naskah di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo terdiri dari dua jenis, yaitu :

1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi.

2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa surat.

1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi.

a. Peraturan Direktur;

Peraturan Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo adalah naskah yang berbentuk peraturan, yang mengatur urusan RS Bersalin Amanah Probolinggo untuk mewujudkan kebijakan dan kebijaksanaan baru, melaksanakan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

b. Keputusan Direktur;

Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya: penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.

c. Instruksi Direktur;

Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan.

d. Surat Edaran Direktur;Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.e. Standar Prosedur Operasional;Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.

f. Perjanjian.

Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk bukan produk-produk hukum berupa surat.

a. Surat Biasa;

Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.b. Surat Keterangan;

Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

c. Surat Perintah;

Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.

d. Surat Izin;

Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.

e. Surat Kuasa;

Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.

f. Surat Undangan;

Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. g. Surat Panggilan;

Surat Panggilan adalah Naskah yang dipergunakan untuk memanggil pejabat instansi Pemerintah/Badan Hukum/Swasta/Perorangan, guna diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/persoalan.

h. Memorandum;

Memorandum adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memorandum memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memorandum dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.i. Pengumuman;

Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.j. Laporan;

Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas.

k. Surat Pengantar;

Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah.l. Lembar Disposisi;

Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran folio.m. Berita Acara;

Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.

n. Telaahan Staf;

Telaahan Staf adalah Naskah yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalah.

o. Rekomendasi;

Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.

p. Daftar Hadir;

Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang.

q. Sertifikat Pelatihan;

Sertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan.r. Notulen.

Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.B. BENTUK

1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi.

a. Peraturan Direktur

Bentuk dan susunan naskah peraturan Direktur adalah sebagai berikut :1) Kepala

a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Bersalin Amanah.

b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris dengan huruf kapital ditebalkan.c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata Peraturan ditebalkan.Penomoran Naskah Peraturan Direktur01/ RSBAMN/SK / I / 2015

d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf capital ditebalkan.

e) Judul peraturan ditulis dengan huruf capital ditebalkan.

f) Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf capital ditebalkan.2) Pembukaan1. Jabatan pembentuk peraturan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital.2. Konsiderans

(1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri;

(2) Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang - undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.3. Diktum

(1) Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;

(2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;

(3) nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) tanpa RI, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.3) Batang Tubuh

a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya :

KESATU:

KEDUA:

dst

b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan

c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan.4) Kaki

Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.

5) Penandatanganan.

Peraturan Direktur ditandatangani oleh Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

SURAT KEPUTUSANDIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGONOMOR : 142/RSBAMN/SK/VI/2012

TENTANG

REVISI PEDOMAN POLA KETENAGKERJAAN

DI RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGODIREKTUR RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO,Menimbang:a. .......;b. .......;c. ...... .

Mengingat:1. ........;2. .......;3. ........;4. ........;5. .......... .

Memperhatikan:-

MEMUTUSKAN

Menetapkan:

KESATU:.....;

KEDUA:.....;

KETIGA:..... ;

KEEMPAT:..... ;

KELIMA:Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

Di tetapkan di

Pada Tanggal: Probolinggo

: 02 Januari 2015

Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo

dr. Hj. Evariani

b. Standar Prosedur Operasional

Format SPO sesuai dengan lampiran Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialistik nomer YM.00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SPO. Format SPO sebagai berikut :

RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGO

JUDUL SPO

Nomor Dokumen

No./RSBAMN/SPO/01/I/2015Nomor Revisi0Halaman

1/1

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL(SPO)Tanggal TerbitTgl/Januari/TahunDitetapkan

Direktur Rumaha Sakit Berszlin Amaanah Probolinggodr.Hj. Evariani

PENGERTIAN

TUJUAN

KEBIJAKAN

PROSEDUR

UNIT TERKAIT

Penjelasan :

Penulisan SPO yang harus tetap di dalam tabel/ kotak adalah : nama RS danlogo, judul SPO, SPO, no dokumen, no revisi, tanggal terbit dan tanda tangan Direktur RS, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/tabel.

Petunjuk Pengisian SPO

a. Kotak Heading:

masing-masing kotak (Rumah Sakit, Judul SPO, No. dokumen, No. Revisi, Halaman, Prosedur Tetap, Tanggal terbit,Ditetapkan Direktur) diisi sebagai berikut :

1. Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat : Kotak Nama RS, Judul SPO, No. Dokumen, No.Revisi dan Halaman.

2. Kotak RS diberi nama RS dan logo RS (bila RS sudah mempunyai logo).

3. Judul SPO : diberi judul/nama SPO sesuai proses kerjanya.

4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di RS yang bersangkutan, yang dibuat sistematis agar ada keseragaman.

5. No. Revisi : diisi dengan status revisi, dianjurkan menggunakan huruf. Contoh : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B dan seterusnya. Tetapi dapat juga dengan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.

6. Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SPO tersebut. Misalnya : halaman pertama: 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.

7. SPO diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan RS, misalnya : SPO, prosedur, prosedur tetap, petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja dan sebagainya.

8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SPO tersebut.

9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelasnya.

b. Isi SPO

1. Pengertian: berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian.

2. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ...................................

3. Kebijakan: berisi kebijakan Direktur/Pimpinan RS yang menjadi dasar dibuatnya SPO tsb. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, kemudian diikuti dengan peraturan/keputusan dari kebijakan terkait.4. Prosedur:bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.

5. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.

2.1 TATA CARA PENGELOLAAN SPO

1. RS agar menetapkan siapa yang mengelola SPO

2. Pengelola SPO harus mempunyai arsip seluruh SPO RS

3. Pengelola SPO agar membuat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SPO

2.2 TATA CARA PENYUSUNAN SPO

1. Hal-hal yang perlu diingat :

Siapa yang yang harus menulis atau menyusun SPO Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SPO.

Bagaimana SPO dapat dikenali. Bagaimana memperkenalkan SPO kepada pelaksana dan unit terkait. Bagaimana pengendalian SPO nya (nomor, revisi dan distribusi).

2. Syarat penyusunan SPO :

Identifikasi kebutuhan yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah ada SPO belum dan bila sudah ada agar diidentifikasi, apakah SPO masih efektik atau tidak. Perlu ditekankan bahwa SPO harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut, Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Direktur/Pimpinan RS hanya untuk menganggapi dan mengkoreksi SPO tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SPO hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan pesonel/unit kerja dalam penyusunan SPO. SPO harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim/Panitia diminta memberikan tanggapan.

Didalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan mengapa. SPO jangan menggunakan kalimat majemuk. Subyek, predikat dan obyek harus jelas. SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai. SPO harus jelas ringkas dan mudah dilaksanakan. Untuk SPO pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SPO profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan IPTEK dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.

3. Proses penyusunan SPO

SPO disusun dengan menggunakan format SPO sesuai dengan lampiran Surat Edaran Direktur Pelayanan Medik Spesialistik nomer YM.00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SPO. Penyusunan SPO dapat dikelola oleh suatu Tim/panitia dengan mekanisme sebagai berikut :

1. Pelaksana atau unit kerja menyusun SPO dengan melibatkan unit terkait.2. SPO yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke Tim/Panitia SPO.3. Fungsi Tim/Panitia SPO : Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki terhadap SPO yang telah disusun oleh pelaksana/unit kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan. Sebagai koordinator dari SPO yang sudah dibuat oleh masing-masing unit kerja sehingga tidak terjadi duplikasi SPO/tumpang tindih SPO antar unit. Melakukan cek ulang terhadap SPO-SPO yang akan di tanda tanagni oleh Direktur RS Peyusunan SPO dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan SPO. Untuk SPO pelayanan dan SPO admnistrasi, untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO bisa dilakukan dengan menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan untuk SPO Profesi identifikasi kebutuhan dilakukan dengan mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SPO maka di suatu unit kerja dapat diketahui berapa banyak dan macam SPO yang harus dibuat/disusun. Untuk melakukan identifikasi kebutuhan SPO dapat pula dilakukan dengan memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi rumah sakit, minimal SPO-SPO apa saja yang harus ada. SPO yang dipersyaratkan di elemen penilaian adalah SPO minimal yang harus ada di rumah sakit. Sedangkan identifikasi SPO dengan menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah seluruh SPO secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut. Mengingat SPO merupakan flow charting dari proses kegiatan maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek, penulisan SPO adalah dimulai dengan membuat flow chart dari kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh proses.

Contoh : diagram kotak untuk pembelian bahan yang digunakan di RS.

Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di masing- masing kotak dan dibuat alurnya.

Semua SPO harus ditandatangani oleh Direktur/Pimpinan RS. Untuk SPO pelayanan dan SPO administrasi, sebagian memerlukan uji coba Agar SPO adapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO tersebut dan bila SPO tersebut rumit maka untuk melaksanakan SPO tersebut perlu dilakukan pelatihan.

2.3 TATA CARA PENOMORAN SPO

1. Semua SPO harus diberi nomor2. RS agar membuat kebijakan tentang pemberian nomor untuk SPO.3. Pemberian nomor bisa mengikuti tata persuratan RS atauketentuan penomoran yang khusus untuk SPO (bisa menggunakan garis miring atau dengan sistem digit). Pemberiannomor sebaiknya secara sentral.4. Kode-kode yang dpergunakan untuk pemberian nomor :a. Nomer urut SPO adalah urutan nomer SPO di dalam unit kerja.b. Kode unit kerja : masing-masing unit kerja di RS mempunyai kode sendri-sendiri, kode bisa berbentuk angka KodeUnit

01Administrasi & Manajemen

02Rekam Medis

03ISFAR

04Sterilisasi & Laundry

05Pelayanan Medik

06Keperawatan

07UGD

08Cleaning Servis

09Gizi & Dapur

10Poli Obgyn

11Poli Anak

12Laboratorium

c. Contoh penomoran SPO di Instalasi Gawat Darurat : 08.03.15 (artinya SPO dari Instalasi Gawat Darurat dengan nomer urut SPO = 15) atau g.c.15 (bila penomoran dengan huruf)Contoh penomoran SPO lainnya :Penomoran Standar Prosedur Operasional01/ RSBAMN/SPO / 01/I/2015

2.4 TATA CARA PENYIMPANAN SPO

1. Yang dimaksud penyimpanan adalah bagaimana SPO tersebut disimpan.2. SPO asli agar disimpan di sekretariat Tim akreditasi RS atau Bagian sekretariat RS, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di RS tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen. Penyimpanan SPO yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan dokumen sehingga mudah dicari kembai bila diperlukan.3. SPO foto copy ada di simpan di masing-masing unit kerja dimana SPO tersebut dipergunakan. Bila SPO tersebut sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi karena di revisi atau hal lainnya maka unit kerja wajib mengembalikan SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim Akreditasi/Bagian sekretariat RS sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Akreditasi/Bagian sekretariat RS dapat memusnahkan foto copy SPO yang tidak berlaku tersebut, namun untuk SPO nya yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam pengarsipan dokumen di RS.4. SPO di unit kerja harus harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana.2.5 TATA CARA PENDISTRIBUSIAN SPO

1. Yang dimaksud dengan distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO kepada unit kerja dan atau pelaksana yang memerlukan SPO tersebut agar dapat sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh Tim Akreditasi RS atau Bagian sekretariat RS sesuai kebijakan RSdalam pengendaian dokumen.2. Distribusi harus memakai buku ekspedisi dan atau formulir tanda terima3. Distribusi SPO bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja. Hal tersebut tergantung jenis SPO tersebut, bila SPO tersebut merupakan acuan untuk melakukan kegiatan di semua unit kerja maka SPO ddistribusikan ke semua unit kerja. Namun bila SPO tersebut hanya untuk unit kerja tertentu maka distribusi SPO hanya untuk unit kerja tertentu tersebut dan unit terkait yang tertulis di SPO tersebut.4. Bagi rumah sakit yang sudah menggunakan e-file maka distribusi SPO bisa melalui intranet dan diatur kewenangan otorisasi di setiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan dalam membuka SPO.2.6 TATA CARA EVALUASI

1. Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal 3 tahun sekali.2. Evaluasi SPO dilakukan oleh masing-masing unit kerja yang dipimpin oleh kepala unit kerja.3. Hasil evaluasi : SPO masih tetap bisa dipergunakan atau SPO perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi bisa isi SPO sebagaian atau seluruhnya.4. Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila :a. Alur di SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang adab. Adanya perkembagan IPTEKc. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru.d. Adanya perubahan fasilitas

5. Pergantian direktur/pimpinan RS, bila SPO memang masih sesuai/dipergunakan maka tidak perlu di revisi.

BAB III

PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Penerapan Tata Persuratan di lingkungan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:

1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.

2. Koordinasi antar pejabat terkait hendaknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat dinas diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.

3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.

4. Batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan :

a. Amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima.

b. Segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat diterima, dan

c. Biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.

5. Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo dan segera dikirim setelah ditandatangani.

6. Penggandaan/Salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam Tembusan. Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut :

a. Salinan Tembusan adalah Salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.

b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang, dan.

c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pengelolaan arsip.

7. Tembusan surat disampaikan kepada unit kerja terkait, sedangkan lampiran hanya disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab.

8. Tingkat Keamanan.

a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo.

c. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya. 9. Kecepatan penyampaian.

a. Amat Segera/Kilat, surat harus diselesaikan/ dikirim / disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;

b. Segera, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan

c. Biasa, surat harus diselesaikan / dikirim / disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu 5 hari.10. Surat dengan Tingkat Keamanan Tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat. Jika surat tersebut dibuat salinan, cap tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

11. Penggunaan Kertas Surat.

Kertas yang digunakan adalah HVS ukuran A4 - 80 gram dan berlogo Rumah Sakit Bersalin Amanah atau disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan;12. Cover Dokumen a. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 16 dan lebar spasi sebesar 1 spasi.b. Gambar depan yang digunakan adalah logo Rumah Sakit Bersalin Amanah tepat di tengah halamanc. Bagian kaki cover di tulis Rumah Sakit Bersalin Amanah disertai dengan alamat rumah sakit13. Pengetikan sarana adminstrasi dan komunikasi perkantoran a. Besar batas atas-bawah-kiri-kanan yang dipakai adalah 4;3;3;4b. Jenis huruf yang digunakan adalah Times News Roman dengan ukuran 12 dan lebar spasi sebesar 1 spasi.

c. Bentuk yang dipakai adalah bentuk surat lurus (block style) dengan sedikit penyesuaian yaitu posisi rata kiri kecuali untuk penulisan tanggal posisi yang digunakan adalah posisi rata kanan dan penulisan judul pada jenis surat tertentu maka yang digunakan adalah posisi sejajar di tengah.

d. Pemakaian huruf tebal diatur sendiri tergantung pada jenis surat.

B. Bentuk Stempel Rumah Sakit Bersalin Amanah ProbolinggoStempel yang diakui sebagai stempel Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggo, yaitu :Contoh scan

JUDUL BUKU

JUDUL BUKU

JUDUL BUKU

RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGOJl. Dr. Saleh 43 Probolinggo Telp. (0335) 423487 Fax. (0335) 423487, Email: klinikamanah@yahoo.co.id PROBOLINGGO Tahun 2015

JUDUL BUKU

JUDUL BUKU

JUDUL BUKU

RUMAH SAKIT BERSALIN AMANAH PROBOLINGGOJl. Dr. Saleh 43 Probolinggo Telp. (0335) 423487 Fax. (0335) 423487, Email: klinikamanah@yahoo.co.id PROBOLINGGO Tahun 2015Di tetapkan di

Pada Tanggal: Probolinggo

: 02 Januari 2015

Direktur Rumah Sakit Bersalin Amanah Probolinggodr. Hj. Evariani

Tahun penerbitan surat

Bulan penerbitan surat

Singkatan untuk jenis surat

Singkatan rumah sakit

Nomor urut penerbitan surat berdasarkan jenis

Kop rumah sakit

Nomor SK

kepala

judul

Pembuka

an

Kop rumah sakit

Batang

tubuh

kaki

penandatangan

MENEMPATKAN DI GUDANG

PERIKSA BARANG

PENERIMAAN BARANG

MENGKOMUNIKASIKAN PERSYARATAN

PEMASOK

PEMILIHAN

Tahun penerbitan surat

Bulan penerbitan surat

Kode unit

Singkatan untuk jenis surat

Singkatan rumah sakit

Nomor urut penerbitan surat berdasarkan jenis

Cover

Panduan/

Program

Cover

Pedoman

1214