PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL

Dasar Hukum:

1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999.

2. PP Nomor 97 Tahun 2000 Jo PP Nomor 54 Tahun 2003

4. Keputusan Prsiden Nomor 42 Tahun 2002 Jo Keppres Nomor 72 Tahun 2004

5. Keputusan Menpan Nomor 75 tahun 2004

6. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004

FORMASI2

ARAH KEBIJAKAN FORMASI TA 2013

Kebijakan Umum alokasi Formasi adalah Zero Growt secara nasional dalam arti alokasi formasi nasional sebesar (sama dengan) jumlah PNS yang pensiun secara nasional

Arah kebijakan pertambahan PNS secara nasional tetap diusahakan Zero Growth menuju minus Growt sampai selesainya rencana pengangkatan TH K-1 dan TH K-II serta terwujudnya organisasi yang rigth sizing (antisipasi rencana pengangkatan PPDPK 20 % dari kuota formasi secara nasional

4

POLA ALOKASI SECARA INSTANSIONAL 3 (TIGA) POLA

1. Minus Growth yaitu alokasi formasi lebih kecil dari jumlah PNS yang pensiun.

2. Zero Growth yaitu alokasi formasi sama dengan jumlah PNS yang pensiun.

3. Growth yaitu alokasi formasi lebih besar dari jumlah PNS yang pensiun

1) Kelancaran tugas pemerintahan dan pembangunan nasional sangat tergantung pada kesempurnaan aparatur negara khususnya PNS.

2) Jumlah PNS yang diperlukan ditetapkan berdasarkan beban kerja suatu orgaisasi.

UU NO.43 TAHUN 1999

TENTANG FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL

FORMASI adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.

FORMASI ditetapkan dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis,sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan.

7

PETA JABATAN adalah susunan nama dan tingkat jabatan struktural yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi.

PENYEDIAAN PEGAWAI adalah upaya suatu satuan organisasi negara untuk mencari dan mengembangkan pegawai sesuai dengan standar, kualifikasi dan kompetensi jabatan dalam rangka memenuhi kebutuhan suatu satuan organisasi negara.

8

MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI

PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003

UsulDikoordi-nasikan Oleh

Usul ditujukan

Pertimbangan

Perumusan kebijakan oleh Men.PAN

Penetapan & persetujuan tertulis oleh Men.PAN

Prop/

Kab/

Kota

Gub

Men. PAN

BKN

BKN

Men.Keu

KEBIJAKAN FORMASI PNS MENCAKUP:

•JUMLAH FORMASI PNS NAS.

•PRIORITAS

TAP FORMASI PNS PUSAT

PERSETU JUAN TERTULIS ALOKASI FORMASI PNSD

TAP FORMASI OLEH PPKD

Inst.

Pusat

9

PROSEDUR BATAS WAKTU

1. DEP/LEMBAGA PADA AWAL TIAP TAHUN ANGGARAN MENYUSUN DAFTAR SUSUNAN KEKUATAN PEGAWAI BAGI TIAP UNIT ORGANISASI/KANTOR/SATUAN KERJA.

2. PPK, PUSAT DAN DAERAH MENYUSUN FORMASI

3. PPK PUSAT MENGAJUKAN USUL PENETAPAN FORMASI KEPADA MENPAN DAN BKN

4. GUBERNUR MENGAJUKAN USUL FORMASI PROPINSI/ KAB/KOTA KEPADA MENPAN DAN KA. BKN

5. PERTIMBANGAN OLEH KEPALA BKN KEPADA MENPAN

6. PERSETUJUAN PENETAPAN FORMASI PNS DAERAH OLEH MENPAN

7. PERSETUJUAN FORMASI TERSEBUT DISAMPAIKAN KEPADA GUBERNUR DAN GUBERNUR MENYAMPAIKAN KEPADA PPK KAB/KOTA

AKHIR BULAN JANUARI

AKHIR BULAN FEBRUARI

AKHIR BULAN MARET

AKHIR BULAN MEI

BULAN JUNI

TUJUH HARI SETELAH PERSETUJUAN

PROSEDUR DAN STANDAR WAKTU PENETAPAN FORMASI

10

TAHAP PENYUSUNAN FORMASI JABATAN

• PENYUSUNAN INFORMASI JABATAN• PERUMUSAN TINGKAT EFISIENSI JABATAN• PENYUSUNAN PETA JABATAN• PENYUSUNAN FORMASI JABATAN

JUMLAH PEGAWAI SESUAI DENGAN BEBAN KERJA

FORMASI TERSEDIA KARENA ADANYA POSISI JABATAN YANG LOWONG.

KEBUTUHAN PEGAWAI DINYATAKAN DALAM JABATAN DAN SYARAT JABATAN

TERSEDIA PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN

PETA JABATAN DAN URAIAN JABATAN HASIL ANALISIS JABATAN

12

ANALISISJABATAN

PETA JABATAN

ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI

KEBIJAKAN PEMERINTAH

PENYUSUNAN FORMASI

KEBUTUHAN PEG MENURUT JABATAN

KEBUTUHAN PEG MENURUT SYARAT JABATAN

SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA

KEBUTUHAN PEG MENURUUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN

13

ASPEK – ASPEK DALAM MENGHITUNG ASPEK – ASPEK DALAM MENGHITUNG KEBUTUHAN PEGAWAIKEBUTUHAN PEGAWAI

  BEBAN KERJA  STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA  WAKTU KERJA

14

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI

BEBAN KERJABEBAN KERJA

  HASIL KERJA  OBYEK KERJA  PERALATAN KERJA  TUGAS PER TUGAS JABATAN

ADA 4 PENDEKATAN ADA 4 PENDEKATAN ::

15

1.PENDEKATAN HASIL KERJA adalah metoda penghitungan formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan.

a. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan. Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. CONTOH : JABATAN PENGENTRI DATA

16

b. Metoda ini dpt dipergunakan juga untuk jabatan yang hasil kerjanya non fisik yg berupa abstrak. Hasil kerja abstrak : informasi, rencana program , konsultasi, servis AC

17

INFORMASI YG DIPERLUKANINFORMASI YG DIPERLUKAN

  SATUAN HASIL KERJA  BEBAN KERJA   STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA

18

PENDEKATAN PENDEKATAN HASIL KERJA :HASIL KERJA :

RUMUS : RUMUS : Σ BEBAN KERJA

X 1 ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA  

CONTOH :CONTOH : JABATAN : PENGENTRI DATAHASIL KERJANYA : DATA ENTRIANBEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIANSTANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI

PENGHITUNGANNYA ADALAH :

200 DATA ENTRIAN X 1 ORANG = 6,67 ORANG = 7

ORANG 30  DATA PER HARI (DIBULATKAN)

19

2. PENDEKATAN OBJEK KERJA

Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.

contoh : dokter melayani pasien, maka objek

kerja untuk JABATAN DOKTER adalah pasien.

20

INFORMASI YG DIPERLUKANINFORMASI YG DIPERLUKAN

  SATUAN OBYEK KERJA  JUMLAH OBYEK KERJA   STANDAR KEMAMPUAN RATA TRATA

21

PENDEKATAN PENDEKATAN OBJEK KERJA :OBJEK KERJA : Σ OBJEK KERJA

RUMUS : X 1ORANG STANDAR KEMAMPUAN RATA-RATA  

CONTOH :CONTOH :JABATAN : DOKTEROBYEK KERJA : PASIENBEBAN KERJA : 80 PASIENSTANDAR KEMAMPUAN : 25 PASIEN PER HARI

PENGHITUNGANNYA ADALAH : 80 PASIEN X 1 DOKTER = 3,2 ORANG DOKTER = 3 ORANG 25  PASIEN (DIBULATKAN)

22

3. PENDEKATAN PERALATAN KERJA adalah metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja. contoh : JABATAN PENGEMUDI

pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.

23

PENDEKATAN PERALATAN KERJA

RUMUS :

CONTOH :CONTOH :

SATUAN ALAT KERJA : BUSJABATAN YANG DIPERLUKAN: PENGEMUDI BUS, KERNET

BUS DAN MONTIR BUS JUMLAH ALAT KERJA YANG DIOPRS : 20 BUS RASIO PENGOPRS ALAT KERJA : 1 PENGEMUDI 1 BUS

: 1 KERNET 1 BUS: 1 MONTIR 5 BUS

X 1 ORANGX 1 ORANGΣΣ PERALATAN KERJA PERALATAN KERJA

RASIO PENGUNAAN ALAT KERJARASIO PENGUNAAN ALAT KERJA

24

20 BIS 1 BIS

X 1 Pengemudi = 20 Pengemudi PENGEMUDI BUS =

KERNET BUS =

MONTIR BUS =

20 BUS 1 BUS X 1 Kernet = 20 Kernet

20 BUS 5 BUS

X 1 Montir = 4 Montir

PENGHITUNGANNYA ADALAH :

25

4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN

adalah metoda ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, beragam artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya

contoh : PENGADMINISTRASI UMUM.

26

PENDEKATANPENDEKATAN TUGAS PER TUGASTUGAS PER TUGAS

RUMUS :RUMUS :

WAKTU PENYELESAIAN TUGAS WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT) (WPT) adalah waktu yg digunakan dalam menyelesaikan adalah waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut.tugas tersebut. WAKTU KERJA EFEKTIF WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE)(WKE) adalah Jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 adalah Jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 harihari

27

CONTOH :CONTOH :

JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

NO URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS SKR WPT1 2 3 4 5 ( 3 x 4 )

1 Mengagenda Surat 10 surat/hari 5 menit/surat 50 menit

2 Mengonsep srt 5 surat/hari 30 menit/surat 150 menit

3 Mengetik Surat 5 surat/hari 20 menit/surat 100 menit

4 Melayani Tamu 4 tamu/hari 10 menit/tamu 40 menit

5 Menyusun Laporan Daftar Hadir

1 laporan/hari 30 menit/data 30 menit

6 dan seterusnya n menit

Σ WPTΣ WPT 370 menit + n JKE

28

370 + n menit ( WPT)

300 menit ( WKE/hari)

x 1 Orang = …………. Orang

Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah :

370 menit ( WPT)

300 menit (WKE/hari)x 1 Orang = 1, 23 Orang

29

PENGHITUNGAN JAM KERJA EFEKTIF :

Satu Tahun = 365 HariHari Libur Sabtu, Minggu = 104 HariHari Libur Nasional = 12 HariCuti Dalam Satu Tahun = 12 Hari = 128 Hari (-)

Jadi Hari Kerja Efektif/Tahun = 237 HariKEPPRES NO. 58 TAHUN 1964 JO KEPPRES NO. 24 TAHUN 1972 JO KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995 :

Jumlah Jam Kerja/Minggu = 37,5 JamHari Kerja Dalam Seminggu = 5 Hari/6 Hari Jumlah Jam Kerja/Hari (Unt. 5 Hari Kerja) = 37,5 : 5 = 7,5 JAM

Allowance (Waktu Boros) Standar Ilo = 30 %

Jumlah Jam Kerja/Hari = 7,5 Jam

Waktu Boros = 30 % X 7,5 = 2,25 Jam (-)Jumlah Jam Effektif/Hari = 5,25 Jam (5 Jam)

30

Jam Kerja Efektif/Hari

(Pola 5 Hari Kerja) dibulatkan menjadi 5 Jam;

Maka didapat Jam Kerja Efektif :

- Per Hari : 1 hari x 5 jam = 5 jam = 300 menit

- Per Minggu : 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 menit

- Per Bulan : 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 menit

- Per Tahun : 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 menit

31

JML KEB PEGPER JABATAN

NORMA WAKTU X BEBAN KERJA

=

JAM KERJA EFEKTIF

Norma Waktu = adalah jml waktu yg wajar & benar yang digunakan utk menyelesaikan satu satuan produk/hasil kerja dlm satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan oleh pemangku jabatan

Beban Kerja = adalah Frekuensi dan Volume rata-2 masing-2 jenis pekerjaan/jabatan unit organisasi dlm jangka waktu tertentu

DASAR PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI MENURUT JENIS JABATAN

32

INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan 9. Tanggung Jawab2. Kode Jabatan 10. Wewenang3. Unit Organisasi 11. Nama Jabatan yg ada dibawahnya

4. Ikhtisar Jabatan 12. Korelasi Jabatan5. Uraian Tugas 13. Kondisi Lingkungan Kerja6. Bahan Kerja 14 Resiko Pekerjaan7. Alat Kerja 15. Syarat Jabatan8. Hasil Kerja 16 Prestasi Kerja Yang diharapkan

17. Butir Informasi lain

KKEEGUNAANGUNAAN INFORMASI JABATANINFORMASI JABATAN

• INFORMASI PEMEGANG JABATAN• MENGHINDARI PEKERJAAN RANGKAP• MENGETAHUI BATAS TANGGUNG JAWAB• MENGETAHUI BATAS WEWENANG• MENGETAHUI HASIL KERJA• DIKLAT• INFORMASI SYARAT JABATAN

KKEEGUNAANGUNAAN INFORMASI JABATANINFORMASI JABATAN

• PETUNJUK KERJA

• MENGHINDARI PEKERJAAN RANGKAP

• MENGETAHUI BATAS TANGGUNG JAWAB

• MENGETAHUI BATAS WEWENANG

• MENGETAHUI HASIL KERJA

PEMEGANG JABATANPEMEGANG JABATAN

* Apa yang akan saya kerjakan ?

• Apa tanggung jawab saya ?

• Apa wewenang saya ?

* Apa hasil kerja saya ?

LANGKAH PENYUSUNAN FORMASI JABATAN PENERA

1. Melakukan inventrisasi seluruh kegiatan unsur utama (unsur, sub unsur dan butir kegiatan) yang mendapatkan penilaian angka kredit sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP.03/M.PAN/I/2005, berikut perkiraan jumlah/volume output dari masing-masing butir kegiatan.

2. Melakukan inventarisasi nilai angka kredir untuk masing-masing butir kegiatan sesuai Keputusan Menteri negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP.03/M.PAN/I/2005 besaran angka kredit tersebut mencerminkan jumlah jam kerja efektif yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap output kegiatan

3. Menggunakan Jam kerja efektif setahun sebesar 1.250 jam berdasarkan jam kerja dinas 37 Jam 30 Menit dalam satu minggu dikurangi waktu tambah dan waktu boros.

4. Menghitung rata-rata angka kredit per jam untuk masing masing jenjang jabatan dengan cara membagi angka kredit kumulatif minimal dengan perkalian antara masa kerja kepangkatan secara normal (4 tahun) dan jumlah jam kerja efektif setahun, sebagai berikut: PENERA TINGKAT TERAMPIL

• Penera Pelaksana , pangkat Pengatur Muda Tk.I (II/b) = 32 : ( 4 x 1250) = 0,0064

• Penera Pelaksana, pangkat Pengatur (II/c) = 48 : (4x1250) = 0,0096

• Penera Pelaksana , pangkat Pengatur Tk.I (II/d) = 64 : (4x1250)= 0,0128

38

Penera Pelaksana Lanjutan, pangkat Penata Muda (III/a)= 80 : (4 x1250)= 0,016

Penera Pelaksana Lanjutan, pangkat Penata Muda Tk.I (III/b) 120 : (4x1250)= 0,024

Penera Penyelia, pangkat Penata (III/c) = 150 : (4x1250) =0,003

Penera Penyelia, pangkat Penata Tk.I (III/d) =240 (4x1250)=0,048

PENERA TINGKAT AHLI• Penera Pertama , Pangkat Penata

Muda (III/a) =: 80: (4X1250) = 0,016• Penera Pertama, Pangkat Penata

Muda Tk.I (III/b) = 120 : (4x12500 = 0,024

• Penera Muda Pangkat Penata ( III/c ) = 160 : (4x1250) = 0,032

• Penera Muda (III/d) = 240 : (4x1250) =0,048

39

Penera Madya , pangkat Pembina ( IV/a) = 320 : (4 x1250)= 0,064

Penera Madya pangkat Pembina Tk.I (IV/b) 440 : (4x1250)= 0,088

Penera Madya pangkat Pembina Utama Muda (IV/c) = 540 : (4x1250) =0,108

40

PERHITUNGAN BEBAN KERJA JABATAN

TAHUN 2013

Nama Jabatan : PENERA PELAKSANA

NO UNSUR SUB UNSUR

 

ANGKA KREDIT

RATA-RATA ANGKA KREDIT PER JAM

WAKTU EFEKTIF PENYELESAIAN PER OUT PUT

(Jam) (Kol 5/Kol 6)

VOLUME KEGIATAN (Output)

WAKTU EFEKTIF PENYELESAIAN

VOLUME KEGIATAN (ORANG JAM) (KOL 7

x Kol 8)BUTIR KEGIATAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1Pelayanan Kemetrologian

Pelayanan Tera atau Tera ulang UTTP

Memeriksa material/bahan tingkat kesulitan I

0,006 0,003 2 5,00 10.000

2 Menguji sifat ukur takar dan timbang tingkat kesulitan I

0,004 0,003 1,33 5.00 6.650

3 Melakukan penjustiran UTTP

Vtingkat kesulitan I

0,002 0,003 0,66 4,00 2.640

4 Melakukan penghitungan hasil pengujian UTTP Tingkat

Kesulitan I

0,003 0,003 1 10,00 10.000

5 Membubuhkan atau menandai

dengan cap tanda tera

0,003 0,003 1 15.00 15.000

6 Pengelolaan cap tanda tera

Menguji coba cap tanda tera pada

tapak tera

0,002 0,003 0,66 10.00 6,6

7 Melakukan perawatan dan

pengamanan cap tanda tera

0,003 0,003 1 10.00 10.000

8 Kalibrasi alat ukur Melakukan kalibrasi alat ukur tingkat kesujlitan I

0,002 0,003 0,66 10,00 6.600

9 Melakukan perhitungan hasil

kalibnrasi alat ukur tingkat kesulitan I

0,003 0,003 1 10,00 10.000

JUMLAH

70896,6

TOTAL FORMASI PENERA Pelaksana pada contoh diatas untuk Tahun 2013 adalah 70.896 orang jam : 1250 jam = 56 orang

Jika pada tahun 2013 terdapat 56 orang Penera Pelaksana serta diperkirakan ada 2 orang naik menjadi Penera Pelaksana Lanjutan, 1 orang naik dari Penera Pelaksana Pemula ke Penera Pelaksana, dan 2 orang akan pensiun dalam periode antara tahun 2013 hingga awal 2014, maka jumlah lowongan formasi Penera Pelaksana yang tersedia pada tahun 2013 adalah 56 - (50