Ternbusan Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Prov.NTT

No Isi Surat Banyaknya Keterangan

1 Penjelasan Surat Edaran MENPAN Dikirim dengan hormat

No. 11 Tahun 2014 ten tang 1 ( satu) berkas untuk dipedomani.

Pembatasan Kegiatan Pertemuan Terima kasih.

Rapat di luar Kantor.

3. Kepala Kantor Kemenag Kabupaten/Kota Se- Provinsi NTT

4. Kepala Madrasah Negeri (MAN,MTsN,MIN) Se- Provinsi NTT

Kepada Yth. 1. Ketua ST AKN Ku pang

2. Kepala Bidang, Pembimbing dan Pembimas di Lingkup Kanwil Kementerian Agam.

Prov. NTT.

Kupang, 23 Maret 2015

SURAT PENGANTAR Nomor: KW 20.1/3/KU.0011465/2015

KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINS! NUSA TENGGARA TIMUR

Jalan Frans Seda fif (0380) 8553929 Kade Pas 85228 KUPANG - NTT

TGL.: VJ /t:r3 /JJJ.t~. ·~~'0· : J<,4J )JJ ·I I tff~~J!Jp·()() /1"Js:r'-f /J..d6-

f\.GENDA

Tembusan : 1. Menteri Agama RI 2. ltjen Kemenag RI

Demikian kami sampaikan untuk dapat dipedomani

Menindak lanjuti Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Republik lndonesia No. 11 Tahun 2014 tentang Pembatasan Kegiatan

Pertemuan I Rapat di luar Kantor dengan ini kami sampaikan penjelasan Surat Edaran

dimaksud agar dapat mengatasi keragu - raguan dalam pelaksanaanya dilapangan ( Copy

Terlampir).

Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Kepada Yth :1. Para Sekretaris Eselon 1 Kemenag Pusat

2. Para Kakanwil Kementerian Agama 3. Para Rektor / Ketua, UIN, IAIN, dan STAIN

Se Indonesia.

Jakarta, 16 Maret 2015 Nomor : SJ/B.Vl/l/HM.00/'Zs-63 /2015 Lampiran : I Exp Perihal : Penjelasan Surat Edaran

No. 11 Tahun 2014 Pembatasan l<egiatan Pertemuan / Rapat di luar Kantor

KEMENTERIAN AGAMA R.I. SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan La pang an Banteng Ba rat Nomor 3 - 4 Jakarta 10710 Telepon 3811244 - 3811642 - 3811658 - 3811679 - 3811779 - 3812216

(Hunting) 34833004 - 34833005

1. Menyelenggarakan seluruh kegiatan instansi pemerintah di lingkungan masing-masing atau di lingkungan instansi pemerintah lainnya, kecuali melibatkan jumlah peserta kegiatan yang kapasitasnya tidak mungkin ditampung untuk dilaksanakan di lingkungan instansi masing-masing atau instansi pemerintah lainnya.

Menindaklanjuti perintah Presiden pada Sidang Kabinet kedua pada hari Senin, tanggal 3 November Tahun 2014 dan Surat Edaran Menteri PAN RB Nomor 10 Tahun 2014 tentang Peningkatan Efektivitas dan Efisiensi Kerja Aparatur Negara tanggal 4 November 2014, bahwa dalam rangka penghematan terhadap anggaran belanja barang dan belanja pegawai khususnya yang terkait dengan pembatasan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, agar dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

TENT ANG PEMBATASAN KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR KANTOR

SURAT ED ARAN NOMOR 11 TAHUN 2014

di Tempat

Yth. 1. Para Menteri Kabinet Kerja;

Panglima Tentara Nasional Republik Indonesia; Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia; Jaksa Agung Republik Indonesia; Para Kepala Lembaga Pemerintah Non Kementerian; Para Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Negara; Para Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Non Struktural; Para Gubernur; dan Para Bupati/Walikota.

2. 3. 4. 5.

) 6. 7. 8. 9.

MENTER! PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA

Tembusan: 1. Presiden Republik Indonesia; 2. Wakil Presiden Republik Indonesia.

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 17 November 2014

Demikian untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

5. Meneruskan Surat Edaran ini kepada seluruh jajaran instansi di bawahnya sampai dengan unit organisasi terkecil untuk melaksanakan dan mematuhi ketentuan dalam Surat Edaran ini secara konsisten dan sungguh-sungguh.

4. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pembatasan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor di lingkungan Instansi masing-masing secara berkala setiap 6 bulan dan melaporkan kepada Kementerian PAN RB.

3. Penyelenggaraan seluruh kegiatan instansi pemerintah dengan menggunakan fasilitas di luar kantor, agar berakhir p.ad~ tanggal 30 November 2014.

2. Menghentikan rencana kegiatan konsinyering/ Focus Group Discussion (FGD), dan rapat-rapat teknis lainnya di luar kantor, seperti: di hotel/ villa/ cottage/ resort, selama tersedia fasilitas ruang pertemuan di lingkungan instansi pemerintah masing-masing atau instansi pemerintah di wilayahnya yang memadai.

- 2 -

)

Jawaban SE Menpanrb No. 11th 2014

b. pelaksanaan surat edaran ini hendaknva dikoordinasikan dengan Unit/Satuan

pengawasan internal (lnspektorat Jendral/lnspektorat Utama/lnspektorat dan

lnspektorat Provinsi/Kabupaten/Kota) untuk pemecahannya sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan;

a. Surat Edaran ini dimaksudkan untuk mendorong pelaksanaan penghematan

secara nasional sebagai bagian revolusi mental bagi aparatur;

3. Terkait dengan Surat Edaran Men. PANRB Nomor 11 Tahun 2014 pembatasan

kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, kami sampaikan:

2. Menteri Dalam Negeri telah 'men.ndak lanjuti Surat Eda ran Men. PAN RB Nomor 11

Tahun 2014, dengan mengeluarkan surat Nomor 900/6975/SJ, tanggal 28

November 2014 hal Penghematan Anggaran Orientasi dan Pendalaman Tugas bagi

Pimpinan dan Anggota DPRD agar memperhatikan Surat Edaran Men. PANRB

Nomor 10 dan 11 Tahun 2014;

1. Surat Edaran Men. PANRB Nomor 11 Tahun 2014 merupakan gerakan penghematan

Nasional sebagai perintah langsung dari Presiden RI pada Sidang Kabinet kedua

tanggal 3 November 2014 untuk mengimplementasikan nilai-nilai Trisakti

(kedaulatan dalam politik, berdikari. dalarn ekonomi, kepribadian dalam

kebudayaan) dan 9 (sembilan) Program Prioritas (Nawa Cita);

Pelaksanaan Surat Edaran Men. PANRB Nomor 11 Tahun 2014 merupakan salah

satu upaya untuk menerapkan Asas-asas Umum Pemerintahan Yang Baik (AUPB) bagi

seluruh Aparatur Sipil Negara sebagaimana disebut dalam Pasal 10 dalam UU Nomor 30 ·

Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan, rneliputi asas-asas:

a. Kepastian Hukum;

b. Kemanfaatan;

c. Ketidak berpihakan;

d. Kecermatan;

e. Tidak Menyalahgunakan kewenangan;

f. Keterbukaan;

g. Kepentingan Umum; dan

h. Pelayanan Yang Baik.

PENJELASAN SE MEN. PANRB NOMOR 11 TAHUN 2014

··----~-·---------'"'---···-----····--··-----------......-~······-· . ""·-···~·-·-

Jawaban SE Menpanrb No. 11th 2014

Demikian atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

h. Melaporkan pelaksanaan Surat Edaran ini jika ditemui hambatan dan kendala dalam pelaksanaannya sebagai evaluasi bagi rnasing-rnasing instansi secara berkala atau 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan surat edaran ini kepada Men. PANRB, sebagai bahan evaluasi.

g. Menghentikan rencana kegiatan konsinyering/focus Group Discussion (FGD), dan rapat-rapat -' teknis iainrwa di luar kantor, seperti: di hotel/villa/cottage/resort, selama tersedia fasilitas ruang pertemuan di lingkungan instansi pemerintah masing-masing atau instansi pemerintah di wilayahnya memadai;

f. Penyelenggaraan kegiatan instansi di lingkungan masing-masing, kecuali melibatkan jumlah peserta dan sarana prasarana yang kapasitasnya tidak mungkin ditampung untuk dilaksanakan di lingkungannya atau instansi pemerintah diwilayahnya dapat mengunakan hotel;

e. Pembatasan pertemuan/rapat di luar kantor dengan memaksimalkan

penggunaan fasilitas di instansi masing-masing atau fasilitas mitra instansi

pemerintah lainnya, merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan

kebersamaan langkah dan menghilangkan sekat-sekat ego sektoral yang selama

ini membelenggu;

d. Pembatasan dimaksudkan sebagai strategi pencapaian pembangunan nasional

yang lebih besar dengan cara menerapkan prinsip-prinsip kesederhanan hidup,

efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan AUPB. Upaya

tersebut justru untuk mendayagunaan sumber daya yang dimiliki oleh instansi

masing-masing secara optimal tanpa mengurangi substansi pencapaian

program kerja, kegiatan dan anggaran;

c. Tidak benar bahwa langkah-langkah yang disebutkan dalam SE tersebut

menghambat pelaksanaan program kerja dan kegiatan K/L dan Pemda serta

instansi pemerintah lainnya;

II. DASAR/LANDASAN 1. UU Nomor 30 Tahun 2014 Tentang Administrasi Pemerintahan 2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 Perjalanan Dinas Dalam

Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, Dan Pegawai Tidak Tetap 3. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 71/PMK.02/2013 Tentang Pedoman Standar

Biaya, Standar Struktur Biaya, Dan IndeksasiDalam Penyusunan Rencana Kerja Dan AnggaranKementerian Negara/Lembaga sebagaimana telah diubah dengan PMK Nomor 51/PMK.02/2014.

I. LA TAR BELAKANG 1. Menindaklanjuti perintah Presiden pada Sidang Kabinet kedua pada hari Senin,

tanggal 3 November Tahun 2014 untuk mengimplementasikan gerakan penghematan nasional yang merupakan perwujudan nilai-nilai Trisakti telah diterbitkan Surat Edaran Menteri PAN RB Nomor 11 Tahun 2014.

2. Dalam rangka menertibkan pelaksanaan surat edaran tersebut dipandang perlu adanya penjelasan lebih lanjut guna menyamakan persepsi mengenai maksud pengaturan tersebut.

3. Penjelasan lebih lanjut ini dimaksudkan juga sebagai strategi pencapaian pembangunan nasional yang lebih besar dengan cara menerapkan prinsip-prinsip kesederhanan hidup, efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan dan Asas-asas Umum Pemerintahan yang Baik (AUPB).

4. Penjelasan ini memuat pedoman mengenai jenis kegiatan rapat/pertemuan di luar kantor, kriteria rapat/pertemuan di luar kantor dan tata cara pelaksanaan rapat/pertemuan di luar kantor untuk menjarnin pelaksanaan kegiatan ASN secara efektif dan efisien.

PENJELASAN SURAT EDARAN MENPAN RB NOMOR 11TAHUN2014 TENT ANG

PEMBATASAN KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR_!(ANTOR

• . '), [

l

2

A. PENG A TURAN KEG IATAN PERTEMUAN/RAP AT DI LUAR KANTOR I. Jenis kegiatan pertemuan/rapat diluar kantor meliputi:

a. Penyelenggaraan sidang/konvensi International, konvensi tingkat menteri, senior official meeting (bilateral/regional/multilateral) yang diselenggarakan di· dalam negeri

b. Workshop/ seminar/ simposium/ sosialisasi/ bimbingan teknis/ sara sehan berskala international yang diselenggarakan di dalam negeri

c. Sosialisasi/ bimbingan teknis/ diseminasi/ workshop/ d. Focus Group Discussion (FGD)/ pertemuan/ rapat koordinasi/ rapat pimpinan

III. BATASANPENGATURAN I. Kegiatan yang menjadi ruang lingkup pengaturan ini adalah kegiatan

pertemuan/rapat di luar kantor yang dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD.

2. Tata laksana kegiatan di luar kantor, hakikatnya merupakan: a. langkah-langkah yang terencana dan sistematis untuk mewujudkan sistem

tata kelola yang efektif, efisien, dan akuntabel. b. Instrumen aturan sebagai acuan penyelenggaraan dan pertanggungjawaban

kegiatan di luar kantor untuk menjamin akuntabilitas dalam rangka efektifitas, serta efisiensi kerja.

3. Pejabat yang berwenang memberikan perintah kegiatan di luar kantor sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

4. Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan bagi kementerian, lembaga dan pemerintah daerah dalam melaksanakan kegiatan ASN/TNI/ Anggota Polri di l uar kantor.

4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 136/PMK.02/2014 Tentang Petunjuk

Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian

Negara/Lem bag a 5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 53/PMK.02/2014 Tentang Standar Biaya

Masukan Tahun Anggaran 2015 6. SE MENPAN RB Nomor 10 Tahun 2014 tentang Peningkatan Efektivitas dan

Efesiensi Kerja Aparatur

7. SE MENPAN RB Nomor 11 Tahun 2014 tentang Pembatasan Kegiatan

Pertemuan/Rapat di Luar Kantor

3

b. Domisili Dan Sarana Transportasi Peserta 1) Domisili sebagian besar peserta di luar penyelenggaraan acara yang

mernerlukan waktu perjalanan (minimal 4 jam perjalanan); 2) Sarana Transportasi yang digunakan peserta masih terbatas sehingga

memerlukan waktu tempuh yang lama untuk mencapai lokasi. c. Materi Pembahasan dan output yang dihasilkan

1) Materi yang dibahas bersifat strategis atau lintas sektoral yang memerlukan koordinasi, sekurang-kurangnya dihadiri peserta dari eselon I lainnya/masyarakat untuk Instansi pusat. Sedangkan untuk Instansi Pemerintah Daerah sekurang-kurangnya dihadiri peserta dari eselon II.

2) Urgensi materi memerlukan penyelesaian yang cepat dan mendesak sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor.

3) Memiliki output/hasil yangjelas, yang dibuktikan berupa: a) Transkrip hasil rapat; b) Notulensi rapat; dan/atau c) Laporan

4. Khusus untuk kegiatan rapat/pertemuan di luar kantor yang diselenggarakan di luar kota, selain mengikuti ketentuan di atas, dilaksanakan sepanjang memenuhi ketentuan sebagai berikut: a. melibatkan Instansi vertikal;

3. Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi salah satu kriteria sebagai berikut: a. Sarana dan Prasarana Rapat

1) tidak tersedia ruangan kantor milik sendiri/ Instansi Pemerintah di wilayah terse but;

2) tidak tersedia sarana prasarana rapat yang memadai kedua hal tersebut harus dibuktikan dengan surat pemyataan dari penanggung

jawab kegiatan

2. Berdasarkan lama penyelenggaraannya rapat/pertemuan di luar kantor terbagi dalam tiga jenis, yaitu: a. Paketfullboard b. Paketfullday c. Paket halfday

4

A. Persiapan: 1. Setiap pelaksanaan kegiatan di luar kantor perlu didukung jadwal dan

perencanaan yang logis. Jadwal dan rencana yang jelas akan rnemandu setiap pelaku organisasi dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Perencanaan kegiatan terse but meliputi peserta yang akan diundang, narasumber/pembicara termasuk moderator. Selain ha! tersebut dukungan anggaran yang jelas perlu disusun dalam rangka pembiayaan kegiatan. Dalam tahap ini juga perlu didukung kerangka acuan kegiatan yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan secara terinc} yang didalamnya juga mencakup waktu dan tempat kegiatan.

2. Setiap kegiatan di luar kantor perlu dilakukan identifikasi perencanaan yang meliputi aspek penganggaran serta output dan outcome yang akan dicapai. Kegiatan dalam pencapaian output/outcome

3. Dokumen perencanaan kegiatan tersebut disampaikan kepada pimpinan unit kerja untuk mendapatkan persetujuan. Berdasarkan hasil persetujuan pimpinan, maka penanggung jawab kegiatan membuat Surat Perintah Kegiatan Luar Kantor (SPKLK) sebagai dasar pelaksanaan kegiatan.

4. Atas dasar SPKLK tersebut kegiatan dapat dilaksanakan dan didukung dengan kelengkapan administrasi dalam pelaksanaannya.

5. Setelah kegiatan tersebut selesai dilaksanakan selanjutnya disusun laporan tertulis sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan.

IV. TATA CARA PELAKSANAAN KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUARKANTOR

5. Untuk menjamin akuntabilitas kegiatan, maka ketentuan dalam kriteria di atas hams ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan dan laporan atas kegiatan dimaksud disampaikan kepada unit pengawas internal.

b. berskala regional/nasional/internasional; dan/atau c. mendapat persetujuan dari PPK dengan pertimbangan:

1) dari sisi teknis hams dilaksanakan di luar Kota satuan kerja penyelenggara, a tau

2) diselenggarakan pada lokasi yang terdekat dengan Kota satuan kerja penyelenggara

-----·----

5

B. Pelaksanaan 1. Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor dilakukan berdasarkan

SPKLK yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 2. Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat harus sesuai dengan dokumen

perencanaan yang telah disusun, 3. Dalam hal kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor yang akan dilaksanakan

belum tercantum dalam dokumen perencanaan agar terlebih dahulu melakukan revisi terlebih dahulu terhadap dokumen perencanaan dimaksud.

4. Narasumber untuk setiap materi pada kegiatan rapat, seminar, dan sejenisnya diatur sebagai berikut: a. Narasumber setingkat pejabat eselon I dan pejabat eselon II dapat

membawa maksimal 2 (dua) orang pendamping sebagai narasumber; b. Narasumber setingkat pejabat eselon III dapat membawa maksimal l(satu)

orang pendamping sebagai narasumber; atau c. Narasumber setingkat pejabat eselon IV kebawah tanpa pendamping. d. Dalam hal kegiatan rapat, seminar, dan sejenisnya memerlukan instruktur,

jumlah instruktur disesuaikan dengan kebutuhan materi yang disampaikan narasumber.

C. Pelaporan dan Pertanggungjawaban 1. Setelah kegiatan tersebut selesai dilaksanakan selanjutnya disusun laporan

tertulis sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan. 2. Kegiatan perternuan/ rapat di luar kantor harus menghasilkan output berupa:

a. Transkrip hasil rapat; b. Notulensi rapat; dan/atau c. Laporan

3. Laporan sebagaimana dimaksud setidaknya memuat: a. Dasar pelaksanaan b. jumlah Pelaksana c. · Kesesuaian d. Waktu e. Urgensi f. Target kinerja (Output dan Outcomes)

4. Penyampaian laporan kepada eselon II penanggung jawab kegiatan dan APIP dengan tembusan kepada eselon I

6

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi

kantor secara selektif, efektif dan efisien 2. Unit pengawasan masing-masing Kementerian/Lembaga/Pemerintah

menyusun petunjuk tek.nis beserta Standar Operasional Prosedur (SOP) n:engenai tata cara pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan/rapat di luar kantor

E. Lain-lain Dalam rangka memmjang keberhasilan gerakan penghematan nasional yang merupakan perwujudan nilai-nilai Trisakti khususnya pengendalian atas kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, diminta agar menempuh langkah sebagai berikut: 1. Sekretaris/Sekretaris Utama/Sekretaris J enderal/Sekretaris Pemerintah Daerah

rnasing-masing Kementerian/Lembaga/Pernerintah Daerah untuk menyusun petunjuk teknis beserta Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai Tata Kelola kegiatan di luar kantor yang berfungsi mengelola kegiatan di luar .,

dilaporkan kepada Presiden dan Wakil Presiden Republik Indonesia.

2.

D. Pemantauan dan Evaluasi I. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan untuk menilai efektivitas

dan efisiensi kegiatan di luar kantor dilaksanakan oleh K/L/Pemda dan hasilnya disampaikan kepada unit pengawas internal masing-masing dilengkapi dengan data-data pendukung. Hasil pemantauan Unit pengawasan Internal disampaikan secara berkala setiap 6 bulan sekali kepada Kementerian PAN RB c.q Deputi Bidang Reformasi Birokrasi, Akuntabilitas dan Pengawasan ~yang selanjutkan