strategi kreatif multimedia untuk … masyarakat/irr_roi... · web viewpersoalan ekonomis dan...

Pengembangan Aplikasi Multimedia 43

PENGEMBANGAN APLIKASI

MULTIMEDIA

2.1. Siklus Hidup Pengembangan Aplikasi (Sistem) Multimedia

Agar Sistem Multimedia sebagai alat untuk keunggulan bersaing perusahaan, maka pengembangan sistem multimedia harus mengikuti tahapan pengembang sistem multimedia sebagai berikut, mendefinisikan masalah, studi kelayakan, melakukan analisis kebutuhan, merancang konsep, merancang isi, menulis naskah, memproduksi sitem melakukan tes pemakai, menggunakan sistem dan memelihara sistem Pada gambar 2.1 ditunjukkan siklus pengembangan aplikasi multimedia.

ANALISISSISTEM

DESAINSISTEM

IMPLEMENTASISISTEM

PEMELIHARAANSISTEM


Gambar 2.1

Profesional Spesialis Informasi Pemakai Kumunikasi

.

Gambar 2.2

Aplikasi Multimedia seringkali bernilai strategis atau mempunyai kemampuan untuk meningkatkan keunggulan bersaing, sehingga

Mendefinisikan Masalah

Studi Kelayakan

Memproduksi Sistem

Merancang Konsep

Merancang Isi

Merancang Naskah

Merancang Grafik

Mengetes Sistem

Menggunakan Sistem

Memelihara Sistem

Analisis Kebutuhan Sistem


mempunyai kelayakan strategis, maka gambar 2.2 dapat disederhanakan lagi seperti yang dikemukakan oleh Raymon Mc Leod, yang ditunjukkan pada gambar 2.3.

Profesional Spesialis Informasi Pemakai Kumunikasi

Gambar 2.3

Untuk memudahkan pengembangan aplikasi multimedia, dapat Anda gunakan tabel 2.1.

Tabel 2.1

No Tahap Pertanyaan Patokan

Mendefinisikan Masalah

Memproduksi Sistem

Merancang Konsep

Merancang Isi

Merancang Naskah

Merancang Grafik

Mengetes Sistem

Menggunakan Sistem

Memelihara Sistem


Kunci1 Pendifinisian

Masalah Apa masalahnya harus diselesaikan dengan multimedia ?

Pernyataan sasaran dan Batasan sistem

2 Studi kelayakan

Apakah solusinya layak ?

-Analisis biaya/manfaat secara kasar -Batasan sasaran dan sistem

3 Analisis Kebutuhan sistem

Apa yang harus dikerjakan untuk memecahkan masalah ?

-Model secara logika aplikasi-Diagram Arus Data -Kamus Data -Algoritma

4 Merancang Konsep

Apakah konsep tersebut merupakan solusi terbaik ?

Sasaran dan batasan aplikasiStrategi KreatifRingkasan KreatifStruktur Arus / Aliran data

5 Merancangan Isi

Bagaimanakah mengimplementasi kan strategi kreatif dalam isi multimedia?

Implementasi Strategi Kreatif (Daya tarik, Gaya, Nada dan Kata)

5 Merancangan Naskah

Bagaimanakah merancang naskah dan storyboard yang efektif ?

Istilah-istilah dalam multimediaStoryboard

2 Merancangan Grafik

Bagaimanakah merancang grafik yang efektif ?

Prinsip-prinsip merancang grafik

7 Memproduksi Sistem

Apakah aplikasi multimedia dapat diproduksi ?

Peralatan ProduksiPraproduksiProduksiPasca Produksi

8 Mengetes Sistem

Apakah aplikasi tidak ada kesalahan atau kerusakan ?

Rencana Pengetesan -Tes Sistem Secara For mal


9 Menggunakan Sistem

Apakah aplikasi multimedia sudah dapat digunakan ?

Pendekatan SistemKonversi SistemInstalasi Sistem

10 Memelihara Sistem

Apakah aplikasi multimedia perlu diperbaiki ?

Penggandaan SistemPengkajian ulang sistem Dukungan secara berkesinambungan

2.2. Pendefinisian Masalah Multimedia

Pada tahap analisis sistem, Analis mempunyai tugas untuk medefinisikan masalah sistem, melakukan studi kelayakan dan menganalisis kebutuhan aplikasi multimedia. Untuk mendefinisikan masalah, ada tiga pertanyaan kunci yang harus dijawab, yaitu :

Apa masalah harus diselesaikan dengan multimedia ? Apa penyebabnya ? dan Siapa pemakai akhir yang terlibat ?

Masalah yang dipelajari Analis Sistem adalah masalah yang dihadapi pemakai. Dengan mempelajari masalah ini maka, Analis bekerjasama dengan pemakai untuk mendapatkan permasalahan secara kasar

Langkah-langkah yang harus di jalankan :- Mendefinisikan batasan dan sasaran - Mendefinisikan masalah yang dihadapi pemakai- Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan.- Mengidentifikasi Pemakai Akhir Sistem- Memilih prioritas penanganan masalah.- Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar- Membuat laporan hasil dari pendefinisian masalah (Proposal Aplikasi)

2.2.1. Sasaran dan Batasan Sistem Multimedia


Sasaran aplikasi multimedia, antara lain peningkatan kinerja, peningkatan efektivitas informasi, penurunan biaya, peningkatan keamanan aplikasi, peningkatan efisiensi dan peningkatan pelayanan kepada pelanggan. Penyimpangan dari keenam sasaran inilah yang menimbulkan masalah pada aplikasi tersebut. Batasan aplikasi merupakan lingkungan yang membatasi aplikasi, misalnya peraturan-peraturan, siapa yang boleh menggunkan aplikasi siapa yang tidak boleh menggunakan aplikasi termasuk aplikasi pengendalian dari aplikasi tersebut.

2.2.2. Masalah dalam Sistem Multimedia

Masalah dalam aplikasi multimedia adalah kondisi atau situasi yang menyimpang dari dari sasaran aplikasi multimedia, bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan. Misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif, biaya terus membengkak, aplikasi tidak aman, pemborosan terus berlangsung atau pelayanan terhadap pelanggan buruk. Biasanya masalah dinyatakan dalam suatu pertanyaan misalnya :- Apakah aplikasi multimedia ini dapat meningkatkan kinerja ?- Apakah aplikasi multimedia ini dapat menjadikan informasi lebih

efektif ?- Apakah aplikasi multimedia ini menurunkan biaya ?- Apakah aplikasi multimedia ini dapat meningkatkan keamanan ?- Apakah aplikasi multimedia ini dapat mengurangi pemborosan ?- Apakah aplikasi multimedia ini dapat meningkatkan penjualan ?- Apakah aplikasi multimedia ini dapat meningkatkan pelayanan ?

2.2.3. Analisis PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah, maka Anda harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information , Economic, Control, Efficiency, Services) Dari analis ini biasanya didapatkan beberapa masalah, yang akhirnya Anda dapat menemukan masalah utamanya. Hal ini penting karena, biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala-gejala masalah atau masalah yang bukan utama.


2.2.4. Analisis Kinerja

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis dijalankan tidak mencapai sasaran. Peluang untuk memperbaiki kinerja terjadi ketika seseorang menyetujui suatu cara, guna mempercepat tugas-tugas bisnis sehingga dengan demikian sasaran tercapai. Batasan atau kebijakan kinerja dapat terjadi jika pimpinan memutuskan bahwa seluruh transaksi dikerjakan online pada komputer multimedia untuk meningkatkan kinerja.

Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dilaksanakan selama jangka waktu tertentu. Bagian pemasaran kinerjanya diukur dengan peningkatan volume penjualan atau pangsa pasar yang diraih atau citra perusahaan atau kepemimpinan teknologi atau inovasi. Jika terjadi penurunan penjualan, maka terjadi masalah pada kinerja. Contoh masalah kinerja yang nyata terjadi di Dell Computer. Dell yang mula-mula menjual komputer lewat surat (mail order). Dengan menggunakan strategi ini Dell dapat menjual dengan harga di bawah pesaingnya. Pada tahun 1993, Compaq yang pada saat itu sebagai pemimpin pasar penjualan PC, melalukan pemotongan harga untuk menyaingi Dell. Hasilnya Dell Computer penjualannya turun yang berakibat menderita kerugian 65 juta dolar pada enam bulan pertama, yang menyebabkan hampir bangkrut. Bagaimanakah agar penjualan dapat ditingkatkan ?. Hal ini merupakan masalah kinerja. Contoh lainnya adalah Bulk Handling Technology. Perusahaan ini dari Canal Winchester, Ohio, hanya dengan tiga orang karyawan , membuat mesin khusus berdasarkan pesanan, seperti belt coveyors dan penghancur karang untuk pertambangan dan penggali karang. Perusahaan ini memiliki penjualan tahunan sebesar $ 1 juta dan tetap hidup karena ia membangun produk-produk pesanan dengan volume kecil yang tidak ditangani oleh pesaing-pesaingnya yang lebih besar. Perusahaan itu ingin memperluas bisnisnya tetapi kekurangan sumber daya untuk meningkatkannya. Masalahnya, bagaimanakah untuk meningkatkan kinerjanya ?.

Waktu-tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. Meskipun jumlah produksi dan waktu-tanggap dianggap terpisah dalam diskusi sebelum ini, keduanya juga harus dianggap tergabung. Masalah waktu tanggap pada Dell komputer adalah bagaimana PC dari Dell di tes bersamaan dengan pengetesan jaringan dan kerjasama dengan pemasok


lain sehingga dapat mengurangi periode tes dari 60 – 90 hari menjadi hanya 15 hari saja?.

2.2.5. Analisis Informasi

Informasi merupakan komoditas yang krusial bagi pemakai akhir. Kemampuan sistem informasi berbasis multimedia dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat dapat dievaluasi untuk menangani masalah dan peluang untuk mengatasi masalah tersebut.. Meningkatkan efektifitas informasi bukanlah perkara menghasilkan volume informasi dalam jumlah yang besar. Dalam kenyataannya, terlalu banyak informasi merupakan suatu masalah besar, dalam banyak bisnis suatu hal yang dengan mudah akan disetujui oleh output computer multimedia.

Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi : Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang

sekarang. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun

situasi yang sekarang Informasi yang tidak dikemas dalam bentuk yang bermanfaat dan

menarik bagi pimpinan Kurangnya informasi yang tepat pada waktunya Terlalu banyak informasi Informasi yang tidak akuratInformasi juga dapat merupakan fokus dari sautu batasan atau

kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data meneliti data yang disimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan yang sering dihadapi meliputi :

Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan di banyak tempat. Kelebihan data memakan tempat penyimpanan dan menimbulkan masalah dalam hal integritas data

Kekakuan data. Data ditangkap dan disimpan, tetapi ia diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tertentu tidak dapat atau sulit dikerjakan.Contoh nyata pada masalahi ini terjadi pada perusahaan 3M. Perusahaan yang mempunya lebih dari 50.000 produk dan lebih dari 500.000 variasi ini, pada kesulitan mengelola unit bisnis karena databasenya terpisah, sehingga pelanggan yang membeli beberapa produk, harus membeli ke unit bisnis yang terpisah. Bagaimanakah menciptakan database perusahaan global, yang membuat distributor dan retailer mendapatkan


informasi yang dahulu dalam ukuran bulan, sekarang hanya dalam ukuran menit, pelanggan menemukan seluruh informasi dalam satu tempat dan inventori lebih rendah, lebih baik, serta pengambilan keputusan tentang inventori menjadi lebih cepat ?.

2.2.6. Analisis Ekonomi

Ekonomis barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkait dengan masalah biaya. Contoh nyata masalah ekonomis dialami oleh Analog Device. Analog Device merupakan perancang, pabrik dan memasarkan Integrated Circuit (IC). Perusahaan ini setiap tahun membuat katalog dan data sheet dikirim ke 50.000 pelanggan pertahun dengan biaya 3 juta dolar. Pembekan biaya terjadi pada perusahaan ini, sehingga menimbulkan masalah. Bagaimanakah untuk mengurangi pembekakan biaya ?. Hal ini merupakan masalah ekonomi.

2.2.7. Analisis Keamanan

Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan adanya kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendetekasi penyalahgunaan atau kesalahan sistem, dan menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan. Ada dua jenis situasi kontrol yang menggerakkan proyek, kontrol yang terlalu kecil atau kontrol yang terlalu banyak.

Sebuah sistem yang memiliki kontrol yang terlalu kecil akan dapat menimbulkan ketidakcocokan antara sistem informasi dan sistem bisnis. Tetapi kita tidak boleh terjebak! Suatu sistem yang terlalu banyak cek dan penyeimbang juga akan melambatkan jumlah produksi sistem. Pita merah yang mengasosiasikan pengambilan keputusan pada beberapa perusahaan telah menimbulkan keterlambatan yang lama serta permasalahan lain.

Perhatian terbesar masyarakat mengenai Revolusi Informasi adalah privasi dan keamanan data maupun informasi. Ini merupakan contoh klasik mengenai proyek yang bermotivasi keamanan. Data dan informasi telah menjadi sumber yang penting. Akses data dan informasi dapat dikontrol dengan beberapa keleluasaan, dengan legislasi pemerintah dan kebijakan korporasi. Oleh karena kebijakan dan hukum selalu berubah, banyak


proyek sistem yang menggunakan perubahan dalam hal semacam itu sebagai model pemicunya.

2.2.8. Analisis Efisiensi

Efisiensi sering dikacaukan dengan ekonomis. Tetapi sebenarnya berbeda, ekonomis berkait dengan jumlah sumber daya yang digunakan, sedang efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan dengan pemborosan yang minimal. Efisiensi ditetapkan sebagai output yang dibagi oleh input, karenanya masalah efisiensi dan peluang membutuhkan peningkatan output, pengurangan input ataupun keduanya. Komoditas yang akan dinaikkan atau diturunkan bisa berupa orang, uang, bahan, atau sumber daya yang lainnya. Gagasan dasarnya disini adalah mendapatkan sebanyak-banyaknya dari yang sekecil-kecilnya, atau paling tidak mendapatkan lebih banyak dari apa yang ada pada Anda. Sebuah fasilitas pabrik teridiri dari 10 stasiun kerja yang jenisnya sangat beragam. Produk-produk yang berbeda mengalir melalui jenis stasiun kerja berbeda selama produksi. Manajer sedang memikirkan kebutuhan untuk memperluas produksi, tetapi tidak ada dana untuk memperluas fasilitas. Manajer mengamati dari fasilitas yang ada, ternyata permintaan terpisah untuk produk yang sama tidak terkonsolidasi. Hal ini menyebabkan stasiun kerja disetel dan dibongkar untuk produk yang sama beberapa kali setiap hari. Beberapa stasiun kerja kelihatan tidak terpakai pada jam-jam tertentu setiap harinya, tetapi terlalu banyak digunakan pada saat yang lain. Dari kedua kasus tersebut terlihat bahwa penjadualan produksi dan sistem kontrol melakukan pemakaian yang tidak efisien atas stasiun kerja produksi. Masalahnya adalah bagaimanakah agar efisiensi dapat ditingkatkan ?.

2.2.9. Analisis Pelayanan

Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipicu oleh peningkatan pelayanan dipilih guna memberikan pelayanan yang lebih baik terhadap bisnis, terhadap para pelanggannya, ataupun terhadap keduanya. Pelayanan yang ditingkatkan dimaksudkan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, karyawan, ataupun pimpinan. Sebagaimana kategori kita yang lain, peningkatan pelayanan dapat dimaksudkan untuk memecahkan masalah pelayanan khusus,


memanfaatkan sebaik-baiknya peluang untuk meningkatkan pelayanan atau memenuhi petunjuk dari pimpinan. Peningkatan pelayanan dimaksudkan untuk meningkatkan satu atau beberapa hal berikut ini :

Akurasi. Akurasi berkait dengan kebenaran hasil-hasil pengolahan. Reliabilitas. Reliabilitas (kehandalan?) dengan akurasi. Jika akurasi

berurusan denga kebenaran, reliabilitas berurusan dengan konsistensi dalam hal pengolahan dan hasilnya.

Enak dipakai (ease of use). Sebuah sistem, apakah manual atau sudah dikomputerisasi, seharusnya merupakan sistem yang semudah mungkin digunakan.

Keluwesan. Masalah keluwesan ini berhubungan dengan kemampuan sistem dalam menangani perkecualian yang muncul dari kondisi pengolahan yang normal.

Koordinasi. Sebuah sistem bisnis terdiri dari banyak fungsi yang mengkoordinasikan aktifitas-aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran. Hasil yang dikehendaki adalah sinergi, yang berarti bahwa keseluruhan organisasi mendapatkan keuntungan yang lebih besar dari jumlah bagian-bagian.

Contoh nyata yang berkait masalah pelayanan terjadi di Wal-Mart. Menjadi perusahaan pengecer (retailer) terbesar. Menjadi perusahaan pengecer (retailer) terbesar di dunia (nilai penjualan lebih dari $ 100 milyar di tahun 1997) tidak selamanya merupakan jaminan sukses. Persaingan keras telah menyebabkan perusahaan pengecer besar, seperti Mont gomery Ward, tersingkir karena bangkrut. Wal-Mart menyadari pentingnya melakukan inovasi, kemudian dengan memanfaatkan teknologi informasi (situs web multimedia), segera bangkit dan dengan cepat merespons fluktuasi pasar. Untuk menghadapi tekanan bisnis yang ada , organisasi menyadari perlunya keterpadu sistem internal yang ada dalam perusahaan. Dengan begitu, maka bagian produksi, pemasaran, keuangan, dan area fungsional lain dapat mengkoordinir usahanya dalam memberikan produk atau layanan dengan biaya efektif. Di samping itu, operasi terpadu perlu segera menyediakan layanan konsumen yang cukup handal. Karena itu, Wal-Mart bergerak dengan mulai menggunakan komputer, jaringan, dan perangkat lunak khusus untuk memadukan operasi inten perusahaan. Akan tetapi, inmtegrasi seperti itu saja tidaklah cukup. Untuk bisa unggul, Wal-Mart menyadari perlunya keterpaduan antara upaya-upaya yang sudah yang ditempuh perusahaan dengan yang dilakukan para supplier dan pelanggannya. Demikianlah, jaringan dan komputer multimedia terpadu sedang berubah di semua pola perdagangan


dunia. Wal_Mart, misalnya, kepada tiap supplier utama, mereka memberikan laporan rugi laba setiap bulan atas tiap barang yang diterima dari supplier yang bersangkutan. Salah satu alasan dilakukannya integrasi tersebut adalah adanya kesulitan dalam prakiraan penawaran, yang merupakan kunci bagi manajemen inventory dan bagi penjadualan pengiriman. Biasanya, pihak pengecer maupun supplier membuat prakiraannya sendiri-sendiri, sehingga perbedaan antara keduanya ,menimbulkan inefisiensi secara sistematis : inventory berlebihan, produk habis, hilangnya peluang, dan kekalahan kompetitif. Bagaimanakah untuk membantu retailer dan suppliernya berkolabosari dalam suatu prakiraan tunggal jangka pendek, kemudian membakukannya, dengan memindahkannya dari dunia angan-angan ke dalam realita work order ?. Hal ini merupakan masalah utama dalam pelayanan.

2.2.10. Mengidentifikasi Penyebab Masalah dan Titik Keputusan

Setelah masalah kita ketahui, selanjutnya mengidentifikasi penyebabnya. Untuk memudahkan mencari penyebab masalah dapat digunakan daftar cek berikut ini.

Masalah Penyebab Masalah Titik KeputusanHasil produksi menurunWaktu tanggap terlalu lamaVolume penjualan menurunCitra perusahaan menurunKurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarangKurangnya informasi yang relevanInformasi yang tidak dikemas dalam bentuk yang menarik

Terlalu banyak informasi

Informasi yang tidak akurat

Data tidak dapat


diintegrasikanLaporan sulit dikerjakanBiaya membengkakKontrol yang terlalu kecilKontrol yang terlalu ketatPemborosan pemakain bahan (kertas)Output tidak menarikOutput tidak handalSistem sekarang sukit digunakanSistem tidak luwesSistem sulit dikoordinasiSistem tidak dapat meningkatkan pelayanan

2.2.11. Mengidentifikasi Pemakai Akhir pada Sistem

Selama fase analisis sistem mengidentifikasi seluruh pemakai akhir pada sistem yang ada merupakan hal yang penting. Struktur organisasi formal seringkali didokumentasi dalam bentuk grafik organisasi. Analis harus cermat dalam memperbaharui grafik organisasi dan jangan begitusaja menerimanya sebagai petunjuk yang benar mengenai hubungan pelaporan dalam bisnis. Kebanyakan grafik organisasi tidak memperlihatkan soal kepegawaian dan para karyawan staf pelayanan, peserta penting dalam setiap proyek.Setiap peran dan kepentingan pemakai akhir dalam sistem harus dipahami. Analis harus mengidentifikasi dua kelompok khusus pemakai akhir, mereka yang menggunakan sistem dan mereka yang atau mungkin, dipengaruhi oleh sistem tersebut. Kelompok yang kedua meliputi semua yang pekerjaannya dipengaruhi oleh input dan output sistem yang sedang dipelajari.

2.2.12 . Prioritas Penangan Masalah


Setelah masalah diketahui, penyebabnya diketahui, titik keputusan diketahui serta pemakai akhir diketahui, maka langkah berikutnya adalah memilih prioritas penanganan masalah. Prioritas penganan masalah dititik beratkan pada masalah utama. Disamping itu pertimbangan lainnya untuk menangani masalah berdasarkan prioritas, antara lain tingkat kepentingannya dan kemendesakannya.

2.3. Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem multimedia layak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan merupakan kepadatan, versi ringkasan dari keseluruhan analis sistem dan proses perancangan aplikasi multimedia Untuk masing-masing penjelasan, Analis menyiapkan skedul penerapan secara kasar.

Seorang manajer bisnis yang baik tidak akan menetapkan perubahan kebijakan dalam jumlah yang besar tanpa memahami kebijakan yang ada serta implikasi-implikasinya. Banyak analis sistem dan programmer yang mencoba membangun sistem multimedia tanpa mempelajari secara menyeluruh sistem yang ada. Akibatnya, banyak sistem multimeida gagal dalam memcahkan masalah yang ada, dalam memenuhi kebutuhan pemakai akhir, ataupun dalam memberikan solusi terhadap masalah dengan biaya yang efektif.

2.3.1. Faktor-faktor yang mempengaruhi Kelayakan

Apakah proyek sistem multimedia ini layak atau tidak, bergantung pada analisis kelayakan yang biasa disebut analisis biaya dan manfaat. Analisis biaya dan manfaat ini menyangkut beberapa faktor, antara lain faktor teknis, faktor ekonomi, faktor operasional, faktor hukum, faktor jadwal dan faktor strategik. Tabel 2.2 memuat faktor-faktor yang mempengaruhi kelayan dan pertanyaan kunci.

Tabel 2.2


No Faktor-faktor Kelayakan

Pertanyaan Kunci

1. Teknis Dapatkah sistem multimedia yang baru di terapkan menggunakan teknologi yang ada.?

2. Ekonomi :Apakah sistem baru menguntungkan secara ekonomi?.

3. Operasi/Organisasi Dapatkah sistem baru diterapkan dalam organisasi yang berjalan?

4. Hukum Apakah sistem yang baru tidak melanggar etika dan hukum.?

5. Jadwal Apakah mungkin sistem yang baru dapatkan tak ada kendala waktu. ?

2 Strategik Apakah mungkin sistem yang baru dapat mempengaruhi strategi ?

Sistem multimedia biasanya lebih menonjol pada kelayakan strategis, kelayakan yang dapat mempengaruhi strategi perusahaan, citra perusahaan, posisi pasar perusahaan, atau dapat meningkatkan keunggulan bersaing, sihingga sistem multimedia sering sekali tidak membutuhkan analisis biaya-manfaat. Namun demikian tidak tertutup kemungkinan memutuskan penggunaan sistem multimedia dengan menggunakan kelayakan lainnya, yang menggunakan analis biaya-manfaat.

2.3.2. Metode Analisis Biaya - Manfaat.

Untuk menentukan apakah proyek sistem multimedia layak atau tidak digunakan analisis biaya-manfaat. Biaya terdiri dari dua kategori, yaitu biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem multimedia dan biaya yang berhubungan dengan operasi (perawatan) suatu sitem multimedia.

Biaya pengembangan sistem informasi berbasis multimedia terdiri dari :- Biaya personal : gaji analis sistem, gaji programmer, profesional komunikasi, gaji konsultan, gaji operator, sekretaris dan orang yang bekerja pada proyek tersebut.- Biaya penggunaan komputer : testing, konversi, pengolahan kata, pemeliharaan kamus data, pengambilan file data baru, dan lain sebagainya.


- Biaya pelatihan : biaya pelatihan calon pemakai- Biaya suplai, penggandaan dan peralatan.- Biaya dari perangakat lunak dan perangkat keras (komputer) multimedia yang baru.

Biaya yang berhubungan dengan pengoperasia sistem tersebut terdiri dari :- Biaya tetap : pembayaran sewa dan lisensi perangkat lunak, gaji operator dan pendukung pengoperasian sistem.- Biaya variabel : biaya penggunaan komputer, suplai, biaya overhead.

Manfaan terdiri dari manfaat wujud dan manfaat tak berwujud. Manfaat wujud adalah manfaat yang mudah dikuantitaskan (dalam rupiah), sedangkan manfaat tak berwujud sulit untuk di kuantitaskan.

Manfaat wujud terdiri dari : - Pengurangan kesalahan pengolahan- Peningkatan hasil- Pengurangan waktu tanggap- Eleminasi langkah kerja- Pengurangan biaya- Peningkatan penjualan- Percepatan putaran- Perbaikan kredit- Pengurangan kredit yang macet., dan sebagainya. Manfaat tidak berwujud terdiri dari :- Perbaikan citra (nama baik) perusahaan terhadap pelanggan- Perbaikan moral karyawan- Perbaikan kepuasan kerja karyawan- Perbaikan pelayanan terhadap pelanggan- Perbaikan pengambilan keputusan, dan sebagainya.

Aliran kas yang terdapat dalam analisis investasi, yaitu :- Aliran kas masuk (cash inflow) : terjadi karena pengeluaran biaya untuk investasi.- Aliran kas masuk (cash inflow) : terjadi karena manfaat yang dihasilkan karena investasi aliran kas masuk berhubungan bersih sesudah pajak ditambah dengan deprisiasi (proceed)Metode Analisis biaya-manfaat antara lain :


a. Metode Periode Pengambilan (Payback Periode).

Metode yang menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat kembali (tertutup) dengan aliran-aliran kas masuk yang tidak memperhitungkan faktor bunga.

b. Metode Pengembalian Investasi (Return On Investasi= ROI.)

Metode ini mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan proyekdibandingkan dengan yang dikeluarkan.

Total Manfaat - Total Biaya R O I = Total Biaya

Atau biasanya dinyatakan dalam prosen, maka :

Total Manfaat - Total Biaya R O I = x 100 % Total Biaya

c. Metode Nilai Sekarang. Kini bersih (Net Present Value = NPV)

Metode ini memperhatikan nilai waktu terhadap uang menggunakan suku bunga diskonto yang akan memperbaruhi atau arus dari uangnya. Dengan metode ini maka proyeksi nilai waktu dari uang akan diukur dengan fkator pembanding nilai bunga diskonto yang berlaku sehingga mempengruhi total keuntungan . Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dengan total keuntungan dari tiap tahun yang dinilai-uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto tertentu. Pada dasarnya metode merupakan suatu gambaran jumlah


keutnungan usaha sepanjang waktu tertentu yang diproyeksikan pada kondisi saat ini

Proceed1 Proceed2 Proceed3 Proceedn NPV = -NI + ---------- + ----------- + ------------ + …------------ (1 + i)1 (1 + i)2 (1 + i)3 (1 + i)n

NPV = Net Present ValueNI = Nilai proyek i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan n = umur proyek.

d. Metode Tingkat pengembalian Internal (Internal Rate of Return = IRR). Metode ini mencari tingkat bunga yang menjadikan jumlah sekarang dari tiap-tiap proceed yang di diskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari nilai proyek. Tingkat bunga ini merupakan tingkat bunga persis sama dengan investasi bernilai impas (nol), yaitu tidak menguntungkan dan tidak merugikan. Tingkat bunga impas inilah yang disebut Internal Rate of Return (IRR). Untuk menentukan nilai investasi itu menguntungkan atau tidak, dapat dibandingkan dengan tingkat bunga pengembalian (rate of return). Apabila nilai IRR lebih besar dari rate of return, maka nilai investasi ini menguntungkan. Rumusnya dapat ditulis sebagai berikut.

(i2 - i1) . NPV1

I R R = i1 + ------------------ NPV1 - NPV2

i1 = Tingkat bunga pertama menyebabkan nilai NPV positif.

i2 = Tingkat bunga kedua menyebabkan nilai NPV negatif NPV1 = NPV positif dengan tingkat bunga i1

NPV2 = NPV positif dengan tingkat bunga i2


Contoh perhitungan Analisis Biaya-Manfaat

Rincian biaya dan manfaat

Tahun ke-0(ribuan)

Tahun ke-1(ribuan)

Tahun ke-2(ribuan)

Tahun ke-3(ribuan)

Rincian BiayaBiaya PengembanganHardwareSoftwareBrainwareBiaya Operasi / Pemeliharaan

20.000 2 000 3.000 -

1 500 2.000 .2.500Total Biaya (TB) 25.000 1 500 2.000 2.500Rincian Manfaat1. Manfaat Wujud Pengurangan Biaya

Operasional Peningkatan

Penjualan Peningkatan efisiensi Pengurangan Biaya

Persediaan

Total Wujud (TW)

500 500

400

200

2.000

700

1.000

700

600

3.000

900

2.000

1.000

1.100

5.0002.Manfaat Tak Wujud*.Peningkatan Nama baik kepada pelanggan*.Peningkatan Moral Karyawan*.Peningkatan kepuasan kerja karyawan*.Peningkatan Pelayanan pada pelanggan* Peningkatan pengambilan keputusan

1.500

1.500

500

2.000

1.000

2.500

2.000

1.500

3.000

2.000

3.500

2.500

2.500

4.000

3.000

Total Tak Wujud (TTW)Total Manfaat (TM)

Proceed (Selisih TM &

6.500 8.500 7.000

11.00014.000

12.000

15.50020.500

18.000


TB )

1. Analisis Payback Periode

Perhitungan analisis payback periode adalah sebagai berikut :

Total Biaya Pengadaan Sistem pada tahun 0 : Rp.25.000.000Proceed pada Tahun I : Rp. 7.000.000 (-)Sisa Biaya Sistem pada Tahun I : Rp.18.000.000Proceed pada Tahun II : Rp.12.000.000

Sisa Biaya Sistem pada Tahun II : Rp. 6.000.000

Sisa = 6.000.000 x 1 tahun = 0,35 tahun 17.000.000

Sehingga Payback Periode sudah dapat dicapai pada tahun ke-3 adapun secara detailnya adalah 2,35 tahun . Dari fakta tadi dapat disimpulkan bahwasannya yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas (Break Even Point) pada waktu 2,35 tahun yang berarti bahwa pada tahun ke 3 perusahaan mulai dapat mengambil keuntungannya dari sistem tersebut.

2. Analisa Return On Investment (ROI).

Dengan metode ini maka prosentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan utnuk pengadaan sistem tersebut.

Adapun perhitungan (ROI) sistem ini adalah :- biaya pengadaan Sistem Tahun 0 : Rp. 25.000.000- Biya perawatan Sistem Tahun I : Rp. 1 500.000- Biaya perawatan Sistem Tahun II : Rp. 2.000.000- Biaya perawatan Sistem Tahun III : Rp. 2.500.000 (+) Total Biaya Rp. 31.000.000

Sedangkan total keuntungan yang didapat adalah sebagai berikut :- Total Manfaat pada Tahun I : Rp 8.500.000


- Total Manfaat pada Tahun II : Rp. 14.000.000- Total Manfaat pada Tahun III : Rp. 20.500.000 (+) Total Manfaat Rp. 43.000.000

Rumusan (ROI) adalah :

Total Manfaat – Total BiayaROI = ----------------------------------- x 100 %

Total Biaya

43.000.000 – 31.000.000ROI = ----------------------------------- x 100 % = 38,71 %

31.000.000

Artinya bahwa sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke 3 sebesar 38,71 % dari biaya pengadaannya sehingga sistem ini layak digunakan bagi perusahaan ini.

3. Analisa Net Present Value (NPV).

Perhitungan analisis NPV sebagai berikut:

Proceed 1 Proceed 2 Proceed nNPV =- nilai proyek + ------------- + ------------ + …… ------------- (1 + I %)1 (1+I %)2 (1+I %) n

Apabila diaplikasikan pada penerapan sistem yang baru ini maka perhitungan nilainya dengan tingkat bunga diskonto 15 % pertahun maka :

7.000.000 12.000.000 18.000.000 NPV = - 25.000.000 + ------------- + -------------- + --------------- (1+0.15)1 (1+0.15)2 (1+0.15)3

NPV = 1.995.972,69

Dari Hasil perhitungan di atas dapat disimpulkan bahwasannya jumlah keuntungan yang diterima sekarang oleh perusahaan pada tahun ke 3


apabila sistem ini diterapkan adalah : Rp 1.995.972,69, atau NPV lebih besar dari 0, maka proyek tersebut layak dilaksanakan.

4. Metode Tingkat pengembalian Internal (IRR)

Metode ini mencari tingkat bunga yang menjadikan jumlah sekarang dari tiap-tiap proceed yang di diskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari nilai proyek. Misalnya

i1 = 15 %, maka NPV1 = 1.995.972,69 (nilai NPV positif)

i2 = 20 %, maka

7.000.000 12.000.000 18.000.000 NPV2 = - 25.000.000 + ------------- + -------------- + --------------- (1+0.2)1 (1+0.2)2 (1+0.2)3

NPV2 = - 416.666,67 (nilai NPV negatif)

(20 % - 15 %) . 1.995.972,69 I R R = 15 + ----------------------------- NPV1 - NPV2

(5 %) 1.995.972,69 IRR = 15 % + ---------------------------------- 1.995.972,69 – ( -416.666,67)

9.979.863,45 % IRR = 15 % + ------------------------- 2.412.639,36

IRR = 15 % + 4,14 % = 19,14 %

IRR = 19,14 % artinya proyek ini akan menghasilkan keuntungan dengan tingkat bunga 19,14 % per tahun. Apabila tingkat bunga pengembalian (rate of return) yang diinginkan 15 % per tahun, maka IRR > 15 %, dengan kata lain proyek dapat diterima.


2.4. Analisis Aspek bisnis dan Kebutuhan Sistem

2.4.1. Menganalisis Aspek Binis Sistem Yang Sekarang.

Bagi analis, mengidentifikasi dan menganalisis maksud, tujuan, sasaran, dan kebijakan-kebijakan sistem bisnis merupakan hal yang penting. Perlu diingat kembali bahwa elemen-elemen ini membentuk dimensi bisnis model piramida. Bahkan yang lebih penting lagi, analis harus menentukan seberapa baik sistem informasi yang sekarang mendukung bisnis tersebut. Apakah sasarannya diarahkan untuk pencapaian tujuan? Jika tidak, mengapa demikian? Apakah kegiatan-kegiatan pemakai akhir konsisten dengan bisnis? Sasaran fase srudi adalah mengisolasi poin dimana sistem informasi tidak konsisten dengan bisnis. Yang sama pentingnya untuk dipahami adalah, apakah sistem informasi yang sedang dipelajari itu selaras dengan bisnis secara keseluruhan. Suatu sistem mungkin melayani sendiri dan tidak begitu punya kepentingan dengan bisnis sebagai suatu keseluruhan.

2.4.2. Mengidentifikasi dan Menganalisis Fungsi Sistem Informasi yang Diberikan oleh Sistem yang Sekarang

Selama fase survey dan studi, analis harus mengidentifikasi dan menganalisis fungsi sistem informasi yangd iberikan oleh sistem yang sekarang. Analis harus mengidentifikasi seluruh transaksi yang saat ini tengah diproses, maupun permasalahan-permasalahan, peluang, serta pembatas yang ada, yang berhubungan dengan transaksi yang diproses pada komputer. Transaksi yang diproses secara manual juga sama pentingnya.Analis juga harus mempelajari seluruh informasi dan laporan yang dihasilkan dan digunakan oleh dan untuk pemakai akhir pada sistem yang sekarang. Penekanan harus ditempatakan pada bagaimana informasi dihasilkan dan digunakan disamping pada masalah khusus mengenai informasi.Akhirnya, analis harus mempelajari keputusan yang daiambil oleh pemakai akhir saat mereka melakukan pekerjaannya. Bagaimana para karyawan ini memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan tadi?


Bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut? Waspadalah pada data yang sedang dikumpulkan dan disimpan tanpa alasan yang khusus. Data ini mungkin diperlukan untuk menopang pengambilan keputuasan (ad hoc) pemakai akhir.

2.4.3. Mengidentifikasi dan Menganalisis Komponen Sistem Informasi yang Sekarang

Secara formal analisis berarti pemisahan keseluruhan menjadi bagian-bagian. Penguraian akan membuat pekerjaan melakukan kritik terhadap keseluruhan menjadi lebih mudah. Selama fase studi, kita akan melakukan analisis dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi komponen-komponen sistem. Apa tanggung jawab setiap orang dalam sistem? Bagaimana seluruh pemakai akhir berinteraksi? Metode apa komputerisasi atau manual yang digunakan untuk memproses data dan informasi? Prosedur selangkah demi selangkah apa yang digunakan? File dan database apa manual atau komputerisasi yag ada dalam sistem? Hardware apa yang mendukung sistem yang ada? Apakah hardware tersebut mendukung sistem secara memadai? Software apa yang mendukung sistem yang dipakai sekarang? Apakah pemakai akhir merasa puas dengan program-program tersebut? Jika tidak, mengapa demikian? Sangat penting bagi kita untuk memahami bagaimana seluruh komponen tersebut berinteraksi sehingga sistem yangs sekarang bekerja atau tidak bekerja.

2.5. Alat Bantu Dalam Analisis Sistem


Alat Bantu Dalam Analisis Sistem dapat menggunakan Flowchart atau Data Flow Diagram (DAD). Dalam Flowchat dikenal dua macam bentuk, yaitu Aplikasi Flowvhart dan Program Flowchart.

2.5.1. Flowchart.

Aplikasi Flowchar menggambarkan tahapan proses dari suatu sistem, termasuk sistem multimedia. Sedangkan Program flowchart menggambarkan urutan-urutan instruksi dari suatu program komputer.

Aplikasi Flowchart

a. Simbol Untuk Input / Output.

Simbol dokumen file yang berupa kerta, misalnya :- hasil print out- formulir dsb.

Simbol Disk / Drum yang merupakan direct acces storage untuk Input / Output

Simbol Hard Disk yang merupakan direct acces storage untuk Input / Output


Simbol pita magnetik yang merupakan sequential storage untuk Input / Output

Simbol Card Punch atau Card Reader untuk Input / Output

Simbol Visual Display Unit (VDU) / Cathode Ray Tube (CRT) sebagai Input / Output


b. Simbol untuk Processing

Menggambarkan proses

Proses Penggabungan (Merge)

Proses Pemecahan (Extract)

Proses Pengurutan

Proses secara Manual


Proses Pemasukan data mealului Keyboard

c. Simbol Pembantu

Arah data / Arus Data

Sambungan pada halaman yang sama

Sambungan pada halaman berbeda

Sambungan komunikasi

d. Program Flowchart

Mulai (START) atau Selesai (STOP)

Persiapan (PREPARATION ? INITIALIZATION)


Proses : Proses perhitungan (aritmatika), proses Shift dan sevagainya.

Proses INPUT / OUTPUT

Keputusan (DECISION)

SUBROUTINE


2.5.2. Data Flow Diagram (DFD)

Sumber Data atau Tujuan Data

Proses

Pennyimpanan Data

Arah data / Arus Data


Yang diperbolehkan dalam DFD

Yang Tidak Diperbolehkan

Yang Diperbolehkan



Yang Diperbolehkan


Yang Diperbolehkan



Yang Diperbolehkan

strategi kreatif multimedia untuk … masyarakat/irr_roi... · web viewpersoalan ekonomis dan...

Documents