standard operating procedure penyelenggaraan … akademik/sop...standar mutu yang terkait dengan sop...
TRANSCRIPT
Standard Operating Procedure
Penyelenggaraan Semester Antara
Bagian Akademik dan Kemahasiswaan
Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Brawijaya
Malang
2018
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F12.05.01/HK.01.02.a/22
2 Mei 2018
Penyelenggaraan Semester
Antara
Revisi ke 2
Halaman 2 dari 12
Penyelenggaraan Semester Antara
Proses
Penanggungjawab
Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan
1. Perumusan Diah Fitri A. Staf
2. Pemeriksaan Ach. Ruslan H Kasubag
3. Persetujuan Syariful
Muttaqin Wadek I
4. Penetapan Pror. Dr. Agus
Suman, SE.,
DEA
Dekan
5. Pengendalian Syariful
Muttaqin, M.A Wadek I
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii
DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- iii
A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1
C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1
D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1
E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5
Hal. 1
A. Tujuan
Manual Prosedur ini disusun untuk memberikan kemudahan dan
kelancaran dalam pelayanan penyelenggaran semester antara,
sehingga dapat terlaksana semester antara yang lebih baik.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait
Manual Prosedur penyelenggaraan semester antara dimulai dengan
proses pendaftaran peserta semester antara, pemrograman
matakuliah serta penyusunan jadwal kuliah semester antara. Manual
Prosedur ini berlaku bagi penyelanggaraan semester antara di
lingkungan FIB-UB
Unit yang Terkait
1. Pembantu Dekan I
2. Ketua Program Studi
3. Staf Akademik
4. Staf Keuangan
5. Mahasiswa
C. Standar Mutu yang Terkait
Standar mutu yang terkait dengan SOP ini adalah manual mutu FIB UB
dan pedoman akademik FIB UB.
D. Istilah dan Definisi
1. Semester Antara adalah program perkuliahan yang dilaksanakan pada saat liburan semester genap.
2. KRS SP adalah kartu rencana studi semester antara yang digunakan oleh mahasiswa untuk memprogram matakuliah yang
akan ditempuh pada semester antara periode tertentu.
3. Jadwal semester antara adalah sajian jadwal matakuliah yang ditawarkan pada periode semester antara tertentu
Hal. 2
E. Urutan Prosedur
Mahasiswa
1. Mengunduh form pendaftaran kuliah SA
2. Mengkonsultasikan pengajuan matakuliah semester antara dan
meminta persetujuan ketua program studi
3. Mengembalikan form permohonan pembukaan mata kuliah semester antara yang telah disetujui oleh ketua program studi ke Bagian
Pengajaran.
4. Melakukan pemrograman mata kuliah dengan mengisi Kartu Rencana
Studi Semester Antara sesuai mata kuliah yang ditawarkan pada semester antara periode tertentu.
5. Mengkonsultasikan matakuliah semester antara yang diprogramkan dan meminta persetujuan Penasehat Akademik.
6. Melakukan pembayaran ke Bagian Keuangan sesuai jumlah SKS yang
ditempuh.
7. Menyerahkan KRS SA yang telah disetujui Penasehat Akademik ke
Bagian Pengajaran.
Staf Akademik
1. Menerima dan memverifikasi form yang telah diisi dan mendapatkan persetujuan ketua program studi
2. Mengelompokkan form berdasarkan program studi
3. Merekapitulasi data mata kuliah semester antara berdasarkan form permohonan yang telah disetujui ketua program studi.
4. Mengumumkan mata kuliah semester antara yang ditawarkan pada periode tersebut untuk diketahui oleh mahasiswa.
5. Menerima dan membubuhkan stempel pada KRS SA mahasiswa yang telah disetujui oleh Penasehat Akademik.
6. Mengelompokkan KRS SA mahasiswa sesuai program studi.
7. Merekapitulasi mata kuliah semester antara dan peserta kelas.
8. Menyusunan rancangan jadwal semester antara.
9. Menyerahkan rancangan jadwal semester antara kepada ketua program studi untuk penataan dosen pengampu.
10. Menerima data jadwal semester antara lengkap beserta dosen pengampu mata kuliah untuk diumumkan kepada mahasiswa.
11. Membuat dan mempersiapkan daftar hadir perkuliahan semester antara
12. Menerima dan memasukkan Nilai Semester Antara ke Siakad Desktop
13. Mencetak KHS SA
Hal. 3
Ketua Program Studi
1. Menerima dan memberikan persetujuan atau menolak pengajuan pembukaan suatu mata kuliah semester antara pada periode tertentu.
2. Menerima rancangan jadwal semester antara dari Bagian Pengajaran untuk penataan dosen pengampu mata kuliah.
3. Menyerahkan kembali rancangan jadwal semester antara yang telah
dilengkapi dosen pengampu mata kuliah ke Bagian Pengajaran
Hal. 4
F. Bagan Alir
Mulai
Mengunduh dan Mengisi
formulir pendaftaran
(3 menit)Mahasiswa
Menyerahkan formulir
dan berkas lain
(3 menit)
Menyerahkan KRS SA
ke Bagian Akademik
(2 menit)
Memverifikasi dan
mendata MK SA
(5 menit)
Mahasiswa
Mahasiswa
Staf Akademik
Menyusun jadwal SA
(5 hari)Staf Akademik
Selesai
Menentukan dosen
pengampu
(2 hari)
Ketua Program
Studi
Staf Akademik
Mempersiapkan daftar
hadir SA
(1 hari)
Formulir permohonan
Daftar MK semester
antara
KRS SP
Rancangan jadwal
SP
(0120007052 07)
Memasukkan Nilai MK
SA ke Siakad
(1 menit)
Daftar Nilai
Semester AntaraStaf Akademik
Membayar Biaya
Semester Antara
(2 menit)Mahasiswa
Melaksanakan
Perkuliahan SAMahasiswa
Bukti Pembayaran
Rancangan Jadwal
IK menyusun jadwal
Pembuatan
Daftar Hadir
Hal. 5
G. Referensi
1. Standard Akademik FIB-UB
2. Peraturan Akademik FIB-UB
3. Kalender Akademik UB
4. Buku Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya
5. Buku Pedoman Pendidikan FIB-UB
H. Lampiran
1. Formulir Permohonan
FORM PERMOHONAN SEMESTER ANTARA TAHUN AKADEMIK ……………
Nama : NIM : Program Studi : Mata Kuliah yang diajukan :
No. Nama Mata Kuliah Kode MK SKS
1.
2.
3.
4.
Jumlah SKS
Menyetujui, Ketua Program Studi, _________________________ NIP.
Malang,
Pemohon,
________________________ NIM.
Catatan : 1. Maksimal 9 (sembilan) SKS 2. Pada saat konsultasi harap membawa KHS sesuai dengan MK yang
diambil 3. Setelah disetujui dicopy sebanyak 1 (satu) kali dan diserahkan ke
Bagian Pengajaran
Hal. 6
2. Bukti Pembayaran
Hal. 7
3. KRS Semester Antara
KARTU RENCANA STUDI
No. Induk : Nama: Program Studi:
Th. Akademik Semester
: :
…………… Antara
No. Nama Mata Kuliah Kode MK SKS
1.
2.
3.
4.
Jumlah SKS …..
Malang, Dosen Penasehat Akademik, _________________________ NIP.
Catatan : 1. Maksimal 9 (sembilan) SKS 2. Pada saat konsultasi harap membawa KHS sesuai dengan MK yang diambil dan
form permohonan Semester Antara yang telah disetujui Ketua Program Studi 3. Setelah disetujui dicopy sebanyak 2 (dua) kali untuk diserahkan ke Bagian
Pengajaran dan Dosen Penasehat Akademik
Hal. 8
4. IK Penyusunan Jadwal
- Mengentrikan Mata kuliah ke MS. Excel
- Mencetak Daftar Mata kuliah
- Menyerahkan daftar mata kuliah ke Ketua Program Studi untuk
diiskan dosen pengampu
- Ketua Program studi menyerahkan kembali ke Bagian Akademik
- Membuatkan jadwal untuk mahasiswa dan dosen, dengan rincian
mata kuliah, kelas, hari, jam dan ruang
- Mengumumkan jadwal kepada mahasiswa dan mengirimkannya
kepada dosen
5. Rancangan Jadwal SA
No Nama Mata
Kuliah
Dosen
Pengampu Hari, Tanggal Jam
Ruang
Gedung
1
2
3
4
Hal. 9
6. KHS SP
KARTU HASIL STUDI
SEMESTER ANTARA
NAMA MAHASISWA : NOMER INDUK :
PROGRAM STUDI : SEMESTER ANTARA : :
No. Kode MK Nama MK SKS Nilai NxK
1.
2.
3.
4.
Jumlah :
Catatan Akademik :
IP Semester Pendek :