Standard Operating Procedure

Penerimaan Tenaga Pengajar Asing

Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Brawijaya

Malang

2018

Hal -ii-

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F12.07/HK.01.02.a/09

2 Mei 2018

Penerimaan Tenaga Pengajar

Asing

Revisi ke 1

Halaman 2 dari 6

Penerimaan Tenaga Pengajar Asing

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Diah Titisari Staf PSIK

2. Pemeriksaan Yulia Hapsari, M.Pd.

Melania Shinta H, M.A

Ketua PSIK

Sekretaris

PSIK

3. Persetujuan Syariful Muttaqin, M.A

Prof. Dr. Ir. Ni Wayan

Surya W, M.S.

M. Andhy

Nurmansyah, M.Hum

Wakil Dekan I

Wakil Dekan

II

Wakil Dekan

III

4. Penetapan Pror. Dr. Agus Suman,

SE., DEA Dekan

5. Pengendalian Syariful Muttaqin Wakil Dekan I

Hal -iii-

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- iii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

Hal -1-

A. Tujuan

1. Terciptanya kegiatan administrasi dan akademik yang tertib dan lancar di FIB UB.

2. Memberikan kemudahan bagi PSIK Fakultas Ilmu Budaya dalam memfasilitasi

penerimaan Tenaga Pengajar Asing di lingkungan FIB UB. 3. Mempermudah Program Studi dalam penerimaan Tenaga Pengajar Asing

4. Memberikan kejelasan prosedur penerimaan dan lingkup pengurusan ijin kerja bagi Tenaga Pengajar Asing di lingkungan FIB UB

5. Terciptanya koordinasi antar bagian tentang segala hal terkait Tenaga

Pengajar Asing di FIB UB.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Prosedur penerimaan tenaga pengajar asing yang dijelaskan dalam prosedur ini

diterapkan terhadap setiap penerimaan tenaga pengajar asing yang akan

mengajar di lingkungan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya.

Unit yang Terkait

1. Calon Tenaga Pengajar Asing

2. PSIK

3. Kajur

4. Kaprodi

5. International Office UB

6. Dekan FIB

7. WD1, WD2

8. Rektor UB

C. Standar Mutu yang Terkait

Standar mutu yang terkait dengan SOP ini adalah manual mutu FIB UB dan

dokumen pengajuan beasiswa universitas dan fakultas.

D. Istilah dan Definisi

1. Penerimaan tenaga pengajar asing merupakan prosedur penerimaan

aplikasi hingga pengurusan kontrak kerja bagi tenaga pengajar asing di di

lingkungan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya.

2. Tenaga Pengajar Asing adalah Warga Negara Asing yang memiliki

kemampuan dan memenuhi kualifikasi untuk mengajardi tingkat Pendidikan

Tinggi seperti halnya yang dipersyaratkan oleh ketentuan hukum yang

berlaku di Indonesia.

E. Urutan Prosedur

1. Prosedur 1 Aplikasi dan Rekomendasi melalui FIB UB

a. Calon Tenaga Pengajar Asing mengajukan aplikasi kepada Dekan FIB UB.

b. Dekan memberikan disposisi ke PSIK FIB untuk menindaklanjuti aplikasi

Hal -2-

c. PSIK FIB membuat salinan aplikasi dan menyerahkannya kepada

Kajur, Kaprodi yang dituju, WD1, dan WD2 untuk diperiksa dan

direview.

d. PSIK FIB meminta hasil review dan rekomendasi dari Kajur, Kaprodi yang

dituju, WD1, dan WD2.

e. PSIK FIB akan menyiapkan sesi wawancara apabila diperlukan.

f. Tindak lanjut review aplikasi:

Apabila aplikasi mendapat persetujuan maka PSIK akan meminta

rekomendasi lanjutan dari Dekan dengan menyertakan rekomendasi

dan penilaian dari Kajur, Kaprodi yang dituju, WD1, dan PD2.

Apabila aplikasi tidak mendapatakan persetujuan, maka PSIK akan

menyiapkan surat penolakan aplikasi dengan tanda tangan dari Dekan

dan menyampaikannya kepada Calon Tenaga Pengajar Asing

g. PSIK FIB bersama Kaprodi meminta rekomendasi besaran Tunjangan

Biaya Hidup/Honorarium dan Tunjangan Tempat Tinggal kepada WD 2.

h. Aplikasi yang telah disetujui selanjutnya diserahkan bersama surat

pengantar dan rekomendasi dari Dekan serta rekomendasi besaran

Tunjangan Biaya Hidup/Honorarium dan Tunjangan Tempat Tinggal

kepada International Office UB untuk proses pengurusan Kontrak Kerja

dan Izin Kerja ke Dikti.

i. Tenaga Pengajar Asing dapat mulai mengajar setelah mendapatkan visa

dan menandatangani Kontrak Kerja.

j. Proses pengurusan visa dan ijin kerja difasilitasi oleh International Office

UB.

2. Prosedur 2 Aplikasi melalui Internasional Office Universitas Brawijaya

a. Dekan atas usulan Program Studi membuat surat permohonan kepada

Rektor terkait penerimaan Tenaga Pengajar Asing dengan dilampiri

dengan RPTKA (Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing).

b. Rektor memberikan disposisi kepada International Office UB. c. International Office UB membentuk tim wawancara dengan melibatkan

pihak Fakultas yang mengajukan surat permohonan dan melakukan wawancara kepada Calon Tenaga Pengajar Asing.

d. Tindak lanjut wawancara:

Diterima

Diterima bersyarat

Tidak diterima

e. International Office UB selanjutnya memberikan rekomendasi kepada Dekan bagi aplikan yang diterima dan yang diterima bersyarat. International Office memberikan informasi penolakan kepada aplikan yang yang tidak diterima.

f. Dekan mengirimkan rekomendasi dan mengajukan permohonan Kontrak Kerja bagi Tenaga Pengajar Asing.

g. Tenaga Pengajar Asing menandatangani Kontrak Kerja dengan difasilitasi oleh International Office UB.

h. Tenaga Pengajar Asing dapat mulai mengajar setelah mendapatkan visa dan menandatangani Kontrak Kerja.

Hal -3-

Mulai

Menerima Surat Masuk

DekanMencatat Surat Masuk di

Buku Agenda Surat

PSIK

PSIK

Aplikasi

Mulai

Mengajukan aplikasi

kepada Dekan

Calon Tenaga

Pengajar Asing

Mengajukan permohonan

review kepada Kajur,

Kaprodi yang

bersangkutan, WD1, dan

WD 2

Menyiapkan proses

wawancara dan meminta

hasil review aplikasi dan

rekomendasi

Memberikan disposisi

kepada PSIK

PSIK dan

Kaprodi

PSIK

Selesai

Aplikasi dan disposisi

Meminta rekomendasi

besaran bantuan biaya

hidup dan tempat tinggal

dari WD2

Membuat surat pengantar

ke International Office UB

untuk pengurusan

kontrak kerja dan ijin

bekerja atas rekomendasi

Dekan

Menyerahkan hasil

rekomendasi dan review

kepada Dekan

International Office UB

membuat kontrak kerja

dan memfasilitasi

penandatanganan

Kontrak Kerja dan ijin

bekerja atas rekomendasi

Dekan

PSIK

International

Office UB

Salinan aplikasi dan

lembar review

Hasil penilaian dan

rekomendasi

penerimaan atau

penolakan aplikasi

rekomendasi

Surat pengantar dan

rekomendasii dari Dekan,

salinan aplikasi dan

dokumen pendukung

(copy paspor, ijazah, dan

transkrip

Kontrak kerja visa dan ijin

kerja

i. Proses pengurusan visa dan ijin kerja difasilitasi oleh International Office

UB.

F. Bagan Alir

1. Prosedur 1 Aplikasi dan Rekomendasi melalui FIB UB

<pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output

kegiatan>

Hal -4-

2. Prosedur 2 Aplikasi melalui International Office Universitas Brawijaya

<pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output

kegiatan>

G. Referensi

1. Manual mutu GJM UB

2. Dokumen Mutu

Hal -5-

H. Lampiran

Alur Perijinan Bagi Tenaga Pengajar Asing

Keterangan:

o Proses dilakukan setelah tenaga Pengajar Asing menandatangani Kontrak Kerja

o Lama proses perijinan 5-6 bulan o Proses perijinan secara teknis dilaksanakan oleh International Office UB o

Alur Pengajuan Ijin Kerja bagi Tenaga Pengajar Asing

Hal -6-

Syarat dan Ketentuan Pengurusan Dokumen bagi Tenaga Pengajar Asing

Prosedur Pelayanan Ijin Kerja bagi Tenaga Pengajar Asing