0

Standard Operating Procedure

PENASIHAT AKADEMIK (PA)

PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI

FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2016

1

LEMBAR IDENTIFIKASI

Nama Dokumen : Penasihat Akademik (PA)

Kode Dokumen : UN10/F14/11/11/HK.01.02.a/101

Revisi : 1

Tanggal : 1 Oktober 2017

Diajukan oleh : Kasubbag Akademik dan

Kemahasiswaan

Bambang Triwahyu Utomo, SH.

Dikendalikan oleh : Ketua Jurusan Kedokteran Gigi

Dr. Nur Permatasari, drg., MS

Disetujui oleh : Dekan

R. Setyohadi, drg., MS

2

DAFTAR ISI

halaman

LEMBAR IDENTIFIKASI 1

DAFTAR ISI 2

A. Tujuan 3

B. Ruang Lingkup 3

C. Pihak Terkait 3

D. Referensi / Dokumen terkait 3

E. Definisi 3

F. Tugas Dosen PA 4

G. Urutan Prosedur 6

H. Bagan Alir 8

3

Standard Operating Procedure

PENASIHAT AKADEMIK (PA) Tujuan :

1. Menjamin berjalannya bimbingan akademik kepada mahasiswa berupa pemberian penjelasan, petunjuk, nasihat dan arahan dalam kegiatan akademik agar studi berjalan baik dan lancar.

2. Memberikan pelayanan dan kemudahan kepada mahasiswa dalam menentukan Rencana Studi melalui Pengisian KRS (Kartu Rencana studi).

Ruang Lingkup : Lingkup prosedur dosen penasehat akademik dimulai dari pendataan mahasiswa baru sampai dengan penunjukan Dosen Penasihat Akademik. Pihak Terkait :

1. Mahasiswa 2. Dosen PA 3. Wakil Dekan I 4. Dekan 5. Kasubbag Akademik 6. Bagian Administrasi Akademik

Referensi / Dokumen Terkait :

1. Buku Pedoman Akademik Universitas Brawijaya 2. Buku Pedoman Akademik FKG UB 3. Surat Tugas sebagai Dosen Penasihat Akademik yang

disahkan oleh Dekan Definisi : 1. Mahasiswa adalah peserta didik yang masih terdaftar dan

aktif mengikuti proses pendidikan di FKG UB. 2. PA (Penasihat Akademik) adalah staf edukatif (dosen) yang

ditugaskan untuk memberikan nasihat akademik kepada mahasiswa agar mampu secara maksimal dan efektif

4

mengikuti pembelajaran pada setiap blok semester sehingga dapat berjalan dan selesai dengan baik dan lancar.

3. Bimbingan Akademik meliputi : pengisian Kartu Rencana

Studi (KRS), kegiatan pembelajaran (kesulitan belajar, adaptasi dan ekstrakurikuler).

4. KRS adalah lembar isian yang harus ditandatangani Dosen Penasihat Akademik dan mahasiswa setiap awal semeser untuk mengetahui mata ajar yang akan diambil pada semester tersebut.

5. KHS (Kartu Hasil Studi) adalah lember yang berisi hasil studi mahasiswa dalam satu semester.

6. Kartu Tanda Registrasi Mahasiswa adalah borang yang yang digunakan sebagai tanda bukti bahwa mahasiswa telah melakukan pendaftaran ulang untuk semester berikutnya, yang berisi biodata (Nama, NIM, Alamat di Malang, Telp/HP, Email, Tahun Masuk) dan ditandatangani oleh Dosen PA.

7. Buku Kendali Penasihat Akademik adalah buku untuk mahasiswa pada tahap akademik yang berisi : 1) Biodata : mahasiswa, orang tua mahasiswa, dosen

penasihat akademik, 2) Perkembangan SKS dan IPK per semester, 3) Perkembangan rotasi klinik, 4) Lembar konsultasi mahasiswa, yang diisi oleh mahasiswa pada awal semester untuk menghadap dan ditandatangani oleh Dosen PA, kemudian diserahkan ke bagian administrasi akademik.

Tugas Dosen PA : TUGAS UMUM : 1. Mengusahakan agar setiap mahasiswa yang berada

dibawah tanggung jawabnya memperoleh pengaruh yang tepat dalam menyusun program dan beban belajarnya, dan dalam memilih mata kuliah yang akan ditempuhnya.

2. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk membicarakan masalah-masalah yang dialaminya khusunya masalah akademik atau masalah non akademik yang berhubungan dengan masalah akademik.

5

3. Membantu mahasiswa agar dapat mengembangkan sikap dan kebiasaan belajar yang baik secara individu ataupun kelompok.

TUGAS KHUSUS : 1. Membantu Dekan menginformasikan peraturan-peraturan,

baik dari pemerintah maupun dari Universitas Brawijaya. 2. Memberi bantuan/pengarahan kepada mahasiswa

tentang: a. Cara menyusun program belajar b. Pengisian KRS c. Banyaknya SKS yang diambil 3. Memeriksa dan menandatangani KRS 4. Memonitor beban SKS dan nilai yang dicapai mahasiswa. 5. Menginformasikan beban studi yang akan dicapai untuk

dapat menyelesaikan masa studinya. 6. Mengetahui perkembangan Indeks Prestasi

Semester/Indeks Prestasi Kumulatif mahasiswa yang dibimbingnya.

7. Melakukan monitoring terhadap kemajuan belajar mahasiswa.

8. Menjawab pertanyaan dari mahasiswa mengenai hal-hal yang berkaitan dengan akademik.

9. Menyampaikan masalah/permasalahan atau keluhan dari mahasiswa (masalah akademik) kepada yang berwenang.

10. Memberi arahan tentang cara belajar yang efektif agar sukses dalam setiap mata kuliah yang diikuti.

11. Membantu mahasiswa dalam kesulitan belajar dan cara mengatasinya.

12. Membantu kelancaran studi mahasiswa yang menjadi tanggung jawabnya hingga selesai.

13. Membantu mahasiswa agar dapat mengembangkan sikap dan budaya akademik yang baik.

14. Mengadakan pertemuan/konsultasi dengan mahasiswa 4x dalam setiap semester untuk membicarakan masalah-masalah yang dihadapi mahasiswa terutama masalah akademik atau masalah non akademik yang berhubungan langsung dengan masalah akademik.

6

15. Memberikan rekomendasi kepada pihak yang lebih berwenang mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi oleh mahasiswa baik yang berhubungan dengan masalah akademik ataupun non akademik.

KEWAJIBAN DAN HAK : 1. Kewajiban administrasi dosen PA adalah mengisi dan

memantau kelengkapan berikut : a. Bio data/Kartu Pribadi b. Kartu Rencana Studi (KRS) c. Kartu Keberhasialn Studi (KHS) d. Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) e. Kartu Rekomendasi f. Kartu Konsultasi g. Daftar Hadir Tatap Muka Konsultasi h. Daftar Anggota Kelompok Mahasiswa Yang Dibimbing i. Laporan Perkembangan IP/IPK

2. Mendapatkan Insentif yang ditetapkan dengan SK Dekan.

LAIN-LAIN : 1. Sosialisasi kebijakan rektorat, fakultas dan lain-lain harus

sampai ke dosen PA. 2. PA maksimal membina 20 orang mahasiswa/semester. 3. Tugas dosen PA dimulai dari mahasiswa terdaftar sebagai

peserta didik di FKG UB sampai lulus sarjana, kemudian melanjutkan pendidikan profesi dokter gigi.

Urutan Prosedur : 1. Fakultas Kedokteran Gigi mengajukan usulan nama-nama

Dosen PA, setelah menerima daftar mahasiswa baru berdasar atas beban staf edukatif.

2. Fakultas mengesahkan nama-nama Dosen PA dalam bentuk Surat Tugas Dekan dan diperbaharui setiap Tahun Ajaran.

3. Fakultas memberitahukan secara tertulis kepada Dosen PA tentang jumlah mahasiswa, nama dan NIM mahasiswa yang akan menjadi bimbingannya.

4. Fakultas memberitahukan nama Dosen PA secara tertulis kepada mahasiswa yang telah disahkan oleh Wakil Dekan II berdasarkan Surat Tugas.

7

5. Pengisian KTRM (Kartu Tanda Registrasi Mahasiswa) dan BKPA (Buku Kendali Penasihat Akademik).

6. Pada setiap awal semester mahasiswa melakukan konsultasi dan penandatanganan KRS yang tidak bisa diwakilkan, baik dosen PA maupun mahasiswa.

7. Mahsiswa membawa KRS dan KHS untuk diserahkan kepada Dosen PA.

8. Dosen PA melakukan pengesahan dengan menandatangani KRS sebanyak 3 lembar (masing-masing untuk : prodi, dosen PA, mahasiswa)

9. Dosen PA harus mengarsipkan KRS sebanyak 1 lembar dan KHS lembar warna hijau.

10. Setelah melakukan konsultasi, mahasiswa harus menyerahkan KRS yang telah ditandatangani lengkap ke Bagian Administrasi Akademik.

Catatan Khusus : Untuk mahasiswa yang mengikuti SP (Semester Perbaikan) dan UK (Ujian Khusus) harus mendapatkan pengesahan dari Dosen PA, sebelum pelaksanaan SP dan UK dimulai.

8

BAGAN ALIR

MULAI

USULAN NAMA DOSEN PA KE FAKULTAS

SELESAI

FKG UB

FAKULTAS

DOSEN PA dan MAHASISWA

SURAT

TUGAS

KTRM

& BKPA

WaDek II

BAG. ADMIN

PENGESAHAN NAMA DOSEN PA BESERTA NAMA-NAMA

MAHASISWA PA

PENGUMUMAN NAMA DOSEN PA BESERTA NAMA-NAMA

MAHASISWA PA FKG UB

PENGISIAN KTRM DAN BUKU KENDALI PA

KONSULTASI & TANDA TANGAN KRS DI AWAL SEMESTER (TIDAK

BOLEH DIWAKILKAN)

KRS &

KHS DOSEN PA dan MAHASISWA

PENYERAHAN KRS & KHS KE DOSEN PA

MAHASISWA

PENGARSIPAN KRS & KHS MAHASISWA PA DOSEN PA

PENYERAHAN KRS

KE BAGIAN AKADEMIK MAHASISWA

9

BAGAN ALIR (KHUSUS SP & UK)

MULAI

SELESAI

MAHASISWA

MAHASISWA

BORANG

SP / UK

BAG. ADMIN

PEMBAYARAN SP / UK KE BAGIAN ADMININSTRASI

FKG UB

PENGISIAN BORANG SP / UK YANG DIIKUTI

PENGESAHAN BORANG SP / UK

(WAJIB TANDA TANGAN DAN TIDAK BOLEH DIWAKILKAN)

DOSEN PA dan MAHASISWA

PENYERAHAN ARSIP BORANG SP / UK KE DOSEN PA

KE DOSEN PA MAHASISWA

PENGARSIPAN BORANG SP /

UK MAHASISWA PA DOSEN PA

PENYERAHAN BORANG SP / UK

KE BAGIAN AKADEMIK MAHASISWA