standard operating procedure -...
TRANSCRIPT
0
Standard Operating Procedure
PEMBUATAN
TRANSKRIP AKADEMIK
SUBBAGIAN AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2017
1
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F14/05/01/HK.01.02.a/027
15 Desember 2017
Pembuatan Transkrip
Akademik
2
Halaman 1 dari 20
PEMBUATAN
TRANSKRIP AKADEMIK
Proses
Penanggungjawab
Tanggal Nama Jabatan
Tanda tangan
1 Perumusan Bambang Triwahyu Utomo, SH
Ka Subbag Akademik dan
Kemahasiswaan
15 Des 2017
2 Pemeriksaan Sutikno, S.Sos, MM
KTU
15 Des 2017
3 Persetujuan Dr. Nur Permatasari, drg., MS
KaJur Kedokteran Gigi
15 Des 2017
4 Penetapan R. Setyohadi, drg, MS
Dekan
15 Des 2017
5 Pengendalian Dr. Nur Permatasari, drg., MS
WaDek 1
15 Des 2017
2
DAFTAR ISI
halaman
LEMBAR IDENTIFIKASI 1
DAFTAR ISI 2
A. Tujuan 3
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait 3
C. Standar Mutu yang Terkait 3
D. Istilah dan Definisi 3
E. Urutan Prosedur 4
F. Bagan Alir 5
G. Referensi / Dokumen Terkait 6
H. Lampiran 8
3
Standard Operating Procedure
PEMBUATAN TRANSKRIP AKADEMIK
A. Tujuan : Membuat bukti resmi perolehan nilai mahasiswa selama menempuh pendidikan pada Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait:
Pembuatan transkrip akademik diterapkan pada semua mahasiswa yang terdaftar di Fakultas Kedokteran Gigi Pihak / Unit yang Terkait : 1. Dekan 2. Wakil Dekan I 3. Kasubbag Akademik 4. Bagian akademik 5. Mahasiswa
C. Standar Mutu yang Terkait -
D. Istilah dan Definisi : 1. Transkrip akademik adalah daftar nilai keseluruhan hasil
belajar dari setiap matakuliah yang diajarkan selama menempuh pendidikan pada program studi, beserta Indeks Prestasi Kumulatif, yang diberikan sebagai lampiran ijazah kepada Mahasiswa yang dinyatakan lulus
2. Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) adalah bilangan dengan dua angka di belakang koma yang menunjukkan kualitas belajar keseluruhan dari materi program studi yang dihitung dengan menjumlah hasil perkalian nilai hasil belajar dengan bobot sks dibagi dengan jumlah kredit yang ditetapkan untuk program studi yang bersangkutan.
3. Kartu Hasil Studi (KHS) adalah kartu yang menunjukkan nilai dan prestasi mahasiswa pada semester tertentu yang dicetak dan disahkan oleh program studi
4
4. Pembuatan transkrip adalah proses pendataan, pengisian, verifikasi dan pengesahan daftar nilai final (hasil yudisium) prestasi akademik
5. Ketua Program studi Sarjana Kedokteran gigi adalah pimpinan unit struktural dalam organisasi Fakultas Kedokteran Gigi yang bertanggungjawab kepada Dekan Fakultas Kedokteran Gigi sebagai unit penyelenggara pendidikan Dokter Gigi
6. Mahasiswa adalah seseorang yang sedang menempuh pendidikan tinggi di sebuah universitas atau perguruan tinggi
7. Wakil Dekan I adalah Wakil Dekan dibidang akademik yang membantu Dekan untuk melancarkan pelaksanaan bidang akademik di fakultas
8. Dekan adalah pimpinan tertinggi di fakultas
E. Urutan Prosedur : 1. Mahasiswa mempersiapkan formulir model-U yang telah diisi
dan telah disyahkan oleh Ketua Program Studi, kemudian dikirim ke Bagian Akademik, dilengkapi dengan KHS yang telah diperoleh.
2. Bagian Akademik menerima model-U 3. Bagian Akademik mengajukan permohonan blanko transkrip 4. Universitas menerima permohonan blanko transkrip 5. Universitas menyiapkan blanko transkrip 6. Bagian akademik menerima blanko transkrip 7. Bagian Akademik memproses transkrip melalui on-line
SIAKAD 8. Bagian Akademik mencetak transkrip berdasarkan Surat
Keputusan dan Berita Acara Yudisium 9. Ketua Program Studi menandatangani transkrip 10. Dekan dan Wakil Dekan I menandatangani transkrip 11. Mahasiswa menerima transkrip asli
5
F. Bagan Alir
Bagian Akademik membuat surat permohonan (1 hari)
Universitas
Blangko Transkrip (10 mnt)
Proses Transkrip via on-line SIAKAD (5 mnt)
Cetak Transkrip (5 mnt)
Pengesahan Transkrip (1-2
hari)
KPS
Wakil Dekan I
Dekan
Bagian Akademik
menyerahkan ke
mahasiswa
MULAI
SELESAI
6
G. Referensi / Dokumen Terkait : 1. Keputusan Rektor tentang Pedoman Pendidikan Universitas
Brawijaya Malang 2. Keputusan Dekan tentang Pedoman Pendidikan Fakultas
Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya Malang 3. Keputusan Dekan tentang Pedoman Pendidikan Program
Studi Sarjana Kedokteran Gigi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya Malang
7
LEMBAR PENGESAHAN FORMULIR
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F14/05/01/HK.01.02.a/027
15 Desember 2017
Pembuatan Transkrip
Akademik
2
Halaman 1 dari 14
PEMBUATAN
TRANSKRIP AKADEMIK
Proses Penanggungjawab
Tanggal Nama Jabatan
Tanda tangan
1 Perumusan Bambang Triwahyu Utomo, SH
Ka Subbag Akademik dan
Kemahasiswaan
15 Des 2017
2 Pemeriksaan Sutikno, S.Sos, MM
KTU
15 Des 2017
3 Persetujuan Dr. Nur Permatasari, drg., MS
KaJur Kedokteran Gigi
15 Des 2017
4 Penetapan R. Setyohadi, drg, MS
Dekan
15 Des 2017
5 Pengendalian Dr. Nur Permatasari, drg., MS
WaDek 1
15 Des 2017
8
Lampiran 1 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
-------------------------------------------------------------------- TANDA BUKTI PENYERAHAN BERKAS UNTUK UJIAN
DAN PEMEROSESAN IJAZAH SARJANA
Telah diserahkan berkas persyaratan untuk Ujian Skripsi dan penyelesaian Ijazah Sarjana sbb:
N a m a : ............................................. N I M : ..............................................
Jurusan : ................................................ Program Studi : ...............................................
1. Pendaftaran Ujian Skripsi (Model U-1) 3 Lembar ( ) 2. Daftar Nilai (Model U-2) 4 Lembar ( ) 3. Lembar Persetujuan Ujian Skripsi (Model U-3) di Jurusan ( )
4. Penilaian Ujian Sarjana (Model U- 4) di Jurusan ( ) 5. Berita Acara Ujian Skripsi (Model U- 5) di Jurusan ( ) 6. Lembar Perbaikan (Model U- 6) di Jurusan ( )
7. Surat Pernyataan Bebas Peminjaman / Pembayaran (Model U-7) 2 Lembar ( )
8. Bukti Penyerahan Skripsi (Model U-8) 3 Lembar ( )
9. Surat Keterangan Lulus Sarjana (Model U- 9) 2 Lembar ( ) 10. Biodata Sarjana (Model U- 10) 5 Lembar ( ) 11. Syarat Pengambilan Ijazah Dan Transkrip (Model U-11) 1 Lembar ( ) 12. Surat Pernyataan Skripsi (Model U-12) di Jurusan ( )
13. Yudicium Ujian Sarjana Pertanian S-1 (Model U-13) di Jurusan ( ) 14. Bebas Laboratorium ( Model U-14 ) di Jurusan ( ) 15. Tanda Bukti Penyerahan Berkas Untuk Pemerosesan Ijazah
(Model U-15) ( ) 16. Biodata Peserta Wisuda ( Model U-16 ) 2 Lembar ( ) 17. Surat Pernyataan ( )
18. Pas Foto ukuran 3 x 4 = 10 lembar Dan Pas Foto ukuran 4x6= 6 lembar ( Pria : Lengkap Jas + Dasi , Wanita : Pakaian Nasional ). ( ) 19. KTM ( Kartu Tanda Mahasiswa ) Tahun Akademik Berlangsung ( )
20. Foto Copy Ijazah SMU 2 ( ) 21. Foto Copy Ijazah dan Transkrip Alih Jenjang 2 lbr ( ) 22. Konsep Ijazah 1 Lembar ( )
23. Biaya pelaksanaan Skripsi sebesar Rp 300.000,- di Jurusan ( ) 24. Foto Copy TOEFL 2 Lembar ( ) 25. Berita Acara Seminar Proposal, Hasil, Daftar Hadir di Jurusan ( )
9
26. Kartu Seminar Proposal, Hasil, Konsultasi di Jurusan ( )
27. Naskah Skripsi Bersampul Map Plastik Hijau +Klip sejumlah 5 Eksemplar di Jurusan ( )
28. Menyerahkan abstrak skripsi yang telah di revisi ( )
29. Surat Pernyataan Pas Foto Memakai jilbab (bermaterai) ( )
CATATAN :
1. Surat Keterangan Lulus (SKL) dapat diproses 1 minggu setelah Yudisium 2. Pengurusan Ijazah Sarjana lebih dari 3 bulan tidak dapat diproses di Kantor
Pusat Universitas Brawijaya 3. Judul Skripsi yang telah di Revisi ditulis pada Daftar Nilai / Transkrip
Diterima Tanggal : ............................. Malang, ...............................
Yang Menerima Yang Menyerahkan
Koordinator Adm. Jurusan Mahasiswa,
-------------------------------------- ----------------------------- NIP. NIM.
10
Lampiran 2 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U - 1 PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
-------------------------------------------------------------------------- Kepada Yth. Ketua Program Studi ......................................................
Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya Malang
PENDAFTARAN UJIAN SKRIPSI
NAMA : ......................................................... N I M : ......................................................... PROGRAM STUDI : .........................................................
Mendaftarkan diri untuk menempuh ujian Skripsi pada semester Ganjil/Genap Tahun Akademik .............. / ................
JUDUL SKRIPSI: ............................................................................ DOSEN PEMBIMBING: 1. ......................................................
2. ................................................ 3. .........................................
Malang, ...................... Mahasiswa
...................... NIM.
Lembar I : Ketua Program Studi Lembar II : Mahasiswa
Lembar III : Sub. Bag. Akademik
11
Lampiran 3 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U - 7
PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
-------------------------------------------------------------------------- Kepada Yth. Ketua Program Studi ...................................................... Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya
Malang
SURAT PERNYATAAN BEBAS
PEMINJAMAN / PEMBAYARAN Yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan bahwa mahasiswa :
NAMA : ................................................................. NIM : ................................................................. JURUSAN: .................................................................
PROGRAM STUDI: ................................................................. Telah bebas dari peminjaman/pembayaran selama Tahun Akademik ............
/ .............. yang menyatakan :
No. Uraian / Bagian Nama Petugas Tanggal
1. Perpustakaan Pusat Unibraw
2. Perpustakaan Program Studi
3. Lab. TIK
4. Lab. Bahasa
5. Lunas Iuran & Sumbangan
6. Lunas KOPMA Universitas Brawijaya
7. Lunas SPP
Malang, .............................
Mahasiswa
......................................... NIM.
Lembar I : Ketua Program Studi Lembar II : Sub. Bag. Akademik
12
Lampiran 4 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U - 2
PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
-------------------------------------------------------------------------- DAFTAR NILAI DAN KREDIT KUMULATIF
NAMA : .........................................................
(sesuai dengan Ijazah SMU) NIM : ......................................................... Tempat/Tanggal Lahir : .........................................................
(sesuai dengan Ijazah SMU) Program Studi : .................................................
No. Kode MK Nama Mata kuliah Smt SKS Nilai (N) SKS x N
SKS Kumulatif : ........................ I P Kumulatif : ........................
Predikat Kelulusan : ........................ Lama Studi : .........................
Tanggal Lulus : .......................... Malang, .........................
An. Dekan, Pembantu Dekan I
.....................................
NIP. Lembar I : Ketua Program Studi Lembar II : Mhs Ybs
Lembar III : Sub. Bag. Akademik
Judul Skripsi : (Yang telah di Revisi)
13
Lampiran 5 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U - 8 PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG --------------------------------------------------------------------------
BUKTI PENYERAHAN NASKAH SKRIPSI
NAMA : ......................................................... NIM : ......................................................... JURUSAN : .........................................................
PROGRAM STUDI : ......................................................... Menyerahkan naskah skripsi masing-masing satu eksemplar kepada :
No
. URAIAN
TANGGAL
PENYERAHAN
NAMA
PENERIMA
TANDA
TANGAN
1. Dosen Pembimbing I
2. Dosen Pembimbing II
3. Dosen Pembimbing III
4. Instansi Tempat Penelitian
5. Perpustakaan UB
( Foto copy Skripsi )
6. Perpustakaan Jurusan
7. Sub. Bag. Akademik
( Abstrak 5 eksemplar )
Judul Skripsi : ....................................................................................................... .......................................................................................................
....................................................................................................... Malang, ................................ Mahasiswa,
............................................ NIM.
Lembar I : Ketua Program studi Lembar II : Mahasiswa Ybs Lembar III : Sub. Bag. Akademik
14
Lampiran 6
MODEL U - 9 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U - 9 PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI
FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
-------------------------------------------------------------------------- Lampiran : Perihal : Lulus Sarjana Kepada : Yth. Pembantu Dekan I
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang
Yang bertanda tangan dibawah ini, menerangkan bahwa mahasiswa : N A M A : ...................................................... N I M : ......................................................
JURUSAN : ...................................................... PROGRAM STUDI : ...................................................... Telah menempuh Ujian Skripsi dan dinyatakan LULUS sebagai Sarjana Pertanian (Program
S1) Program Studi ......................... pada : Hari : ..................................................... Tanggal : .....................................................
Dengan Nilai : ..................................................... I P. Kumulatif : ..................................................... Predikat Kelulusan : ..................................................... Mahasiswa tersebut telah memperbaiki dan menyerahkan semua naskah skripsi dengan
judul : ...........................................................................................................................................................................................................
Kepada yang bersangkutan kami mohonkan untuk diberikan Surat Keterangan Lulus Sementara sebagai pengganti Ijazah Asli yang masih dalam penyelesaian.
Malang, ................................
Ketua Jurusan ...................
---------------------------------- NIP.
Lembar I : Sub. Bag. Akademik
15
Lampiran 7
LEMBAR II : Arsip Program Studi KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U - 10 PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI
FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
--------------------------------------------------------------------------
FORMULIR BIODATA SARJANA
DATA PRIBADI :
1. N a m a : .............................................
2. N I M : .............................................
3. Tempat/Tanggal Lahir : .............................................
4. Agama : .............................................
5. Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan
6. Status Perkawinan : Kawin / Belum Kawin
7. Alamat di Malang : .............................................
8. Nama Orang Tua : .............................................
9. Pekerjaan Orang Tua : .............................................
10. Alamat Orang Tua : .............................................
RIWAYAT PENDIDIKAN :
1. Tahun Masuk Unibraw : .............................................
2. Mhs. Asli/Pindahan/Tugas : .............................................
3. Belajar / Alih Jenjang dari : .............................................
4. Tgl. Seminar Proposal : .............................................
5. Tgl. Seminar Hasil : .............................................
6. Tgl. Ujian Skripsi : .............................................
7. Tanggal Lulus : .............................................
8. Gelar Yang Diperoleh : Sarjana Kedokteran Gigi (SKG)
9. Fakultas : Kedokteran
10. Program Studi : ............................................
11. Nomor Ijazah : ................... /UB/FK/S1/ .......
16
DATA AKHIR PENDIDIKAN :
1. JUDUL SKRIPSI : ........................................................
.......................................................
2. Dosen Pembimbing : 1. ...................................................
2. ...................................................
3. ..................................................
3. Nilai Skripsi : ...................
4. I P. Kumulatif : .........................................
5. Lama Studi : ............. Tahun ................. Bulan
6. Predikat Kelulusan : ..................................................
7. Lulus Semester :
Semester Ganjil Tahun Akademik ........./ .........
Semester Genap Tahun Akademik ....... / .........
Malang, ........................... Ketua Jurusan/Sekretaris
........................................
NIP. Lembar I : Ketua Program Studi
17
Lampiran 8
Lembar II : Sub. Bag. Akademik KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U - 15 PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI
FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
--------------------------------------------------------------------------
BUKTI PENYERAHAN BERKAS PEMEROSESAN IJAZAH
Telah diserahkan berkas persyaratan untuk penyelesaian Ijazah atas nama :
N A M A : ........................................................ N I M : ........................................................ JURUSAN : .......................................................
PROGRAM STUDI : ......................................................... Berkas pemrosesan Ijazah Sarjana dari masing-masing Prodi ke Sub. Bag. Akademik :
No. Berkas No. Berkas
1. Model U – 1 s/d U – 17 6. Fotocopy Ijazah SMU
2. KTM 7. Fotocopy Ijazah &
Transkrip Nilai
3. Konsep Ijazah 8. Surat Pernyataan Pas Foto Berjilbab
4. Fotocopy Sertifikat TOEFL
9. Pas Foto ukuran 3x4 = 4 lembar
5. Biaya Legalisir Rp. 15.000,-
10. Pas Foto ukuran 4x6 = 2 lembar
Diterima Tanggal ..............................
Malang,................................ Yang Menerima Yang Menyerahkan Sub. Bag. Akademik Koordinator Adm. Jurusan
......................................... ..................................... NIP. NIK.
Lembar I : Koordinator Adm. Prodi Lembar II : Sub. Bag. Akademik
18
Lampiran 9 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
-------------------------------------------------------------------------- DATA PESERTA WISUDA
1. BIODATA WISUDAWAN :
a. N a m a : .......................................... b. Nomor Induk Mahasiswa : ......................................... c. Tempat, Tanggal Lahir : ..........................................
d. Nomor Peserta : .......................................... e. Nama Bapak : .......................................... f. Nama Ibu : .......................................... g. Alamat Asal : ..........................................
h. Kode Pos : .......................................... i. Telepon : ...........................................
2. SURAT KETERANGAN PENYUSUNAN SKRIPSI :
a. Tanggal Lulus : ............................................ b. Judul Skripsi : ............................................ c. Dosen Pembimbing I : ............................................. d. Dosen Pembimbing II : .............................................
e. Nilai Skripsi : ............................................. 3. DATA PRESTASI AKADEMIK :
a. IP. Kumulatif : ...........................................
b. SKS Kumulatif : ............................................ c. Jumlah Mata Kuliah : ...........................................
4. DATA KELULUSAN : a. Tanggal Lulus : ............................................
b. Jumlah Terminal : ............................................. c. Lama Studi : ............................................
Malang, .........................
Mengetahui, Ketua Prodi ................................... Wisudawan, Fakultas Kedokteran Unibraw
............................................ ............................... NIP. NIM.
19
Lampiran 10 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U - 17 PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG --------------------------------------------------------------------------
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : ........................................................ N I M :..........................................................
Jurusan/Prog. Studi : ......................................................... Judul Skripsi : ........................................................
......................................................................
......................................................................
........................................................... ..
Dengan ini menyatakan bersedia menyelesaikan revisi/perbaikan skripsi saya tepat pada waktunya yaitu selama 1 (satu) bulan terhitung mulai tanggal ......................................s/d ............................... Apabila
dalam jangka waktu tersebut saya tidak dapat menyelesaikan Revisi dan tidak dapat mengikuti Yudicium pada tanggal
.........................................., maka saya bersedia menempuh Ujian Ulang Skripsi .
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Malang, ............................
Yang membuat pernyataan,
.........................................
NIM. Mengetahui :
No. URAIAN NAMA TTD
1. Ketua Majelis Penguji 1.
2. Pembimbing I 2.
Lembar I : Mahasiswa yang bersangkutan
20
Lampiran 11 KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI MODEL U - 11 PROGRAM STUDI SARJANA KEDOKTERAN GIGI FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
-------------------------------------------------------------------------- SYARAT PENGAMBILAN IJAZAH DAN TRANSKRIP
Nama : ...................................................... N I M : ...................................................
Tempat / Tanggal Lahir :........................................................ Jurusan/Prog. Studi : ...................................................... Judul Skripsi : ........................................................
................................................... ....................................................
Telah memenuhi syarat Pengambilan Ijazah dan transkrip :
No. URAIAN PETUGAS
NAMA TERANG TANDA
TANGAN
1. SPP SEMESTER TERAKHIR
2. IKUT WISUDA
3. LUNAS SUMBANGAN
4. BUKTI LUNAS IKA UB
Malang, ............................................... Kasub. Bag. Akademik
...........................................................
NIP.