Standard Operating Procedure ADMINISTRASI

PENGUSULAN SK TUGAS BELAJAR PNS DOSEN

Biro Umum dan Kepegawaian Universitas Brawijaya

Malang 2017

Hal. i

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI --------------------------------------------------------------------- Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- i

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

Hal. 1

A. Tujuan

Sebagai pedoman dalam pengusulan SK Tugas Belajar bagi PNS Dosen

meliputi persyaratan, prosedur dan durasi waktu dalam proses usul SK

Tugas Belajar bagi PNS Dosen sampai dengan pengiriman surat usul ke

Kemenristekdikti.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Melingkupi proses administrasi pemrosesan surat pada bagian

kepegawaian Universitas Brawijaya dalam rangka pengusulan penerbitan SK

Tugas Belajar di tingkat Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan

Tinggi.

C. Standar Mutu yang Terkait

<narasi standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari

prosedur>

D. Istilah dan Definisi

1. Tugas Belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang

berwenang kepada Dosen untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang

yang lebih tinggi tidak dengan biaya sendiri dan atau dilakukan

dengan meninggalkan tugas sehari-hari sebagai Dosen.

2. Perjanjian Tugas Belajar adalah perjanjian tertulis antara pegawai

pelajar dengan pimpinan unit kerja yang memuat syarat-syarat, hak

dan kewajiban para pihak sesuai peraturan perundang-undangan.

3. Letter Of Acceptance adalah surat atau pengumuman atau

pernyataan yang dikeluarkan oleh Universitas/Perguruan Tinggi

tujuan studi yang berisi informasi/pemberitahuan bahwa dosen yang

ditugaskan diterima untuk menjalani studi lanjut di

Universitas/Perguruan Tinggi tersebut.

4. Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar adalah surat atau dokumen

perjanjian yang berisi informasi bahwa dosen yang ditugaskan

mendapatkan pembiayaan selama masa studi lanjut.

Hal. 2

5. Disposisi adalah catatan singkat yang berisi pendapat/instruksi dari

seorang atasan/pejabat kepada bawahan/anggotanya yang biasanya

ditulis (tangan) secara langsung di dokumen yang bersangkutan.

6. Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil adalah nilai hasil kerja

yang dicapai oleh setiap Pegawai Negeri Sipil pada suatu satuan

organisasi sesuai dengan Sasaran Kerja Pegawai dan perilaku kerja.

7. PAK adalah singkatan dari Penetapan Angka Kredit yaitu suatu

formulir yang berisi keterangan perorangan dosen dan satuan nilai

dari hasil penilaian butir kegiatan dan atau akumulasi butir-butir

kegiatan yang telah dicapai dosen dan telah ditetapkan oleh Pejabat

yang berwenang menetapkan angka kredit.

E. Urutan Prosedur

1. Menerima usulan Tugas Belajar PNS Dosen dari Fakultas pengusul

dengan melampirkan kelengkapan administrasi berupa :

a. Surat Pengantar dari Dekan;

b. Fotocopy Kartu Pegawai; c. Fotocopy SK. Konversi NIP Baru bagi PNS dengan NIP 9 digit; d. Fotocopy SK. CPNS;

e. Fotocopy PAK dan SK. Jabatan Fungsional Terakhir; f. Fotocopy SK. Pangkat Terakhir; g. Model C;

h. Fotocopy Akta Nikah; i. Fotocopy Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil (dahulu

bernama DP-3) dua tahun terakhir; j. Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari Dokter; k. Fotocopy Penugasan ke Luar Negeri dari Sekretariat Negara. (bagi

Dosen Tugas Belajar Luar Negeri); l. Fotocopy Surat keterangan lulus seleksi dari Perguruan Tinggi

tujuan studi atau Letter of Acceptance (LOA);

m. Fotocopy Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar dari pihak sponsor;

n. Fotocopy Perjanjian Tugas Belajar (Diterbitkan oleh Wakil Rektor II melalui bagian Kepegawaian);

o. Surat keterangan dari Dekan tentang kesesuaian bidang studi yang

ditempuh dengan tugas pekerjaan; p. Surat Pernyataan bahwa yang bersangkutan :

Tidak sedang menjalankan cuti diluar tanggungan negara;

Tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke Badan

Pertimbangan Kepegawaian (BAPEK);

Tidak sedang / dalam proses penjatuhan hukum disiplin

tingkat sedang atau tingkat berat;

Hal. 3

Tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat;

Tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak kejahatan maupun pelanggaran;

Tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas;

Tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan

penjenjangan;

Tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh

kelalaiannya;

Tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena

kesalahannya. 2. Menerima, mencatat dan memeriksa kelengkapan pengajuan Tugas

Belajar PNS Dosen.

a. Jika berkas lengkap, maka dapat diproses lebih lanjut sebagai

berikut : 1) Menyusun berkas kelengkapan;

Membuat surat usulan Tugas Belajar;

2) Mengirim Usul Tugas Belajar yang telah dilengkapi Surat

Pengantar Usul Tugas Belajar dikirimkan kepada Kepala Biro SDM u.p. Kepala Bagian Perencanaan dan Pengembangan

Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. b. Jika berkas tidak lengkap, maka dikembalikan kepada Fakultas

pengusul secara tertulis disertai dengan penjelasan dan saran.

Hal. 4

F. Bagan Alir

<pelaku

prosedur> <kegiatan/tahap prosedur>

<input/output

kegiatan>

BAGAN MANUAL PROSEDUR ADMINISTRASI PENGUSULAN SK TUGAS BELAJAR PNS DOSEN

Fakultas pengusul

Kabag.

Kepegawaian

Kasubbag. Tenaga Edukatif

Staf Subbag

Tenaga Edukatif

Berkas Lengkap?

Tidak

Ya

Staf Subbag. Tenaga Edukatif

Wakil Rektor II

Staf Subbag.

Tenaga Edukatif

Surat Usulan SK Tugas

Belajar

Mengirim Surat Usulan Tugas Belajar ke

Kepala Biro SDM Kemenristekdikti melalui

Kantor POS

(30 menit)

Surat Usulan SK Tugas

Belajar

Memeriksa dan menandatangani Surat

Usulan SK Tugas Belajar

(3 hari)

Menerima, mencatat dan memeriksa

kelengkapan administrasi usul Tugas Belajar PNS Dosen (5 menit)

Menerima dan mendisposisi usulan Tugas Belajar

(20 menit)

MULAI

Mengirim berkas usul Tugas Belajar

PNS Dosen (1 hari)

Menerima dan mendisposisi usulan Tugas Belajar

(20 menit)

Menyusun Draft Surat Usulan SK Tugas Belajar

(60 menit)

Memproses Surat

Pengembalian Berkas ke Fakultas

(7 hari)

SELESAI

Hal. 5

G. Referensi

1. UU Nomor 8 Tahun 1974 jo UU Nomor 43 Tahun 1999;

2. PP Nomor 9 Tahun 2003;

3. Perpres Nomor 12 Tahun 1961;

4. Permendiknas Nomor 48 Tahun 2009;

5. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 74 Tahun 2016;

6. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 58 Tahun 2017.

Hal. 6

H. Lampiran

Hal. 7

Hal. 8

Hal. 9

Hal. 10

Hal. 11

Hal. 12