standar operasional prosedur bidang akademik

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

BIDANG AKADEMIK

PROGRAM HIBAH KOMPETISI BERBASIS INSTITUSI

(PHK-I) 2011

Kegiatan Perbaikan Sistem Tata Kelola dan Mutu

Manajemen Untuk Meningkatkan Akuntabilitas

Pengelolaan Institusi

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

KENDARI

2011

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KENDARI SK. MENDIKNAS NOMOR 149/D/O/2001

Kantor Pusat: Jl. K.H. Ahmad Dahlan No. 10 Kendari Telp./Fax 0401-3190710 Email: [email protected]

SURAT KEPUTUSAN REKTOR

UNIVERSITAS MUHAMMDIYAH KENDARI NOMOR : 95/KEP/II.3.AU/B/2011

TENTANG PENGESAHAN DOKUMEN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KENDARI

Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari, setelah:

Menimbang : 1. bahwa Universitas Muhammadiyah Kendari memiliki komitemen scara

profesional untuk meningkatkan mutu pendidikan melalui Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM-PT);

2. bahwa pelaksanaan Penjaminan Mutu merupakan tanggung jawab bersama seluruh komponen organisasi baik di tingkat Universitas, Biro, Lembaga, Fakultas, Program Studi;

3. bahwa penyusunan SOP Bidang Akademik dan Non Akademik merupakan bagian dari pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi (PHKI-I) UMK tahun 2011;

4. bahwa untuk mencapai sasaran Mutu Pendidikan Tinggi, maka perlu ditetapkan Dokumen SOP Akademik dalam lingkungan UMK sebagai bagian dari dokumen SPMI yang ditetapkan dengan SK Rektor;

Memperhatikan : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. PP No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 3. PP No. 19 Tahun 2003 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah No. 19/SK-

PP/III.B/1.a/1999 tanggal 04 Dzulqa’idah 1419 H/ 20 Pebruari 1999 M tentang Qaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah.

5. SK Mendiknas RI No. 149/D/O/2001 tentang Pendirian Universitas Muhammadiyah Kendari

6. Rancangan STATUTA UMK tahun 2011 7. Peraturan Akademik UMK tahun 2004 8. Surat Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan Program Hibah Kompetisi Berbasis

Institusi (PHK-I) Tahun anggaran 2011 No. 4339/673474/PLK/V/2011 tanggal 4 Mei 2011

Mengingat : Hasil Rapat Pimpinan UMK pada tanggal 21 Desember 2011 dan Rapat Anggota Senat Universitas Pada Tanggal 28 Desember 2011.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Pertama : Surat Keputusan Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari tentang Pengesahan

Dokumen SOP Akademik Universitas Muhammadiyah Kendari.

mailto:[email protected]

Kedua : Hal-hal yang belum diatur dalam Keputusan ini akan ditetapkan dalam keputusan tersendiri.

Ketiga : Surat Keputusan ini berlaku mulai tanggal ditetapkan, dengan ketentuan segala sesuatunya akan ditinjau kembali dan akan diperbaiki atau ditambahkan sebagaimana mestinya apabila di kemudian hari ditemukan kekeliruan ataupun kekurangan dalam rangka penyempurnaan Dokumen tersebut.

Ditetapkan di : Kendari Pada Tanggal : 03 Shafar 1433 H Bertepatan Tanggal : 28 Desember 2011 M Rektor, Dr. Rifai Nur, M.Hum NIP. 19570909 19811 1001

Tembusan: 1. Dirjen Dikti Kemdikbud di Jakarta 2. Majelis Dikti PP. Muhammadiyah di Yogyakarta 3. Koordinator Kopertis Wil. IX Sulawesi di Makassar 4. Koordinator Kopertais Wil VIII Sumapapua di Makassar 5. PWM Sulawesi Tenggara di Kendari 6. BPH UMK di kendari

7. Pimpinan Unit Kerja UMK

i

Daftar Isi

KODE DOKUMEN .................................................................................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ ii

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................... iii

DAFTAR SOP

Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru ....................................................................................... 1

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru ........................................................................................... 4

Prosedur Herregistrasi Mahasiswa Lama ..................................................................................... 6

Prosedur Pengajuan Penawaran Mata Kuliah .............................................................................. 9

Prosedur Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa ....................................................................... 11

Prosedur Pengurusan KTM .......................................................................................................... 15

Prosedur Bimbingan Dan Konsultasi Akademik ........................................................................... 17

Prosedur Perkuliahan Dan Praktikum .......................................................................................... 19

Prosedur Ujian Semester ............................................................................................................. 22

Prosedur Pelaksanaan Semester Pendek ..................................................................................... 24

Prosedur Ujian Susulan ................................................................................................................ 26

Prosedur Ujian Bentrok (Khusus) ................................................................................................. 28

Prosedur Kartu Hasil Semester .................................................................................................... 30

Prosedur Evalusi Proses Belajar Mengajar ................................................................................... 32

Prosedur PENGAJUAN SKRIPSI TA. DAN UJIAN AKHIR SARJANA ................................................. 34

Prosedur Pendaftaran Sidang S1 .................................................................................................. 39

Prosedur Pelaksanaan Wisuda ..................................................................................................... 42

Prosedur Pembuatan Tanda Lulus Sementara ............................................................................. 46

Prosedur Pembuatan Rangkuman Nilai ....................................................................................... 48

Prosedur Pembuatan Ijazah ......................................................................................................... 50

Prosedur Mutasi Masuk UMK ...................................................................................................... 52

Prosedur Mutasi Alih Jenjang ....................................................................................................... 55

Prosedur Mutasi Keluar UMK ....................................................................................................... 58

Prosedur Integrasi Antar Fakultas ................................................................................................ 61

Prosedur Izin Aktif Kembali .......................................................................................................... 64

Prosedur Pemanggilan Mahasiswa Dan Perpanjangan Masa Studi Mahasiswa .......................... 66

Prosedur Pindah Waktu Kuliah .................................................................................................... 68

Prosedur Cuti Akademik ............................................................................................................... 70

Prosedur Penetapan Mata Kuliah Baru ........................................................................................ 72

Prosedur Penghapusan Dan Perubahan Mata Kuliah .................................................................. 75

Prosedur Pengalokasian Ruangan Perkuliahan ............................................................................ 77

Prosedur Pembukaan Dan Penutupan Program Studi ................................................................. 79

Prosedur Verifikasi Beban Mengajar Dosen Tiap Semester ......................................................... 84

Prosedur Standar Akreditasi Program Studi Sarjana ................................................................... 86

ii

Kata Pengantar

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan tolok ukur atau butir-butir mutu yang

harus dipenuhi oleh Universitas dan seluruh Unit Kerja di lingkungan Universitas

Muhammadiyah Kendari sebagai salah satu bentuk wujud nyata seluruh civitas akademika

dalam mendorong percepatan kemajuan gerak dan mutu pendidikan di lingkungan UMK.

Terbitnya SOP hendaknya dapat menjadi acuan bagi seluruh stokeholder di lingkungan

Universitas Muhammadiyah Kendari. Diharapkan pula dengan adanya SOP ini akan memacu

kesadaran civitas akademika UMK untuk membangun dan mengembangkan institusi ini

menjadi lebih bermakna di tengah-tengah masyarakat.

Kita semua berharap bahwa seluruh unit kerja yang ada di lingkungan Universitas

Muhammadiyah Kendari menjadikan SOP sebagai panduan dalam mengambil kebijakan di

lingkungannya. Hal ini diperlukan agar gerak dan langkah seluruh unit kerja dapat bersama-

sama beriringan menuju capaian yang telah dicita-citakan demi kemajuan UMK.

Keyakinan kita untuk mendapatkan kualitas yang baik mestilah diiringi dengan

keseriusan menerapkan aturan main yang telah disepakati, karena dengan aturan main,

maka semua aktivitas akademis berjalan lancar.

Semua panduan ini diharapkan menjadi Strategi Pencapaian Universitas

Muhammadiyah Kendari sebagai aturan main yang dapat dijadikan pedoman untuk

merumuskan hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan arah gerak semua unit kerja agar

tetap seiring sejalan dengan visi dan misi Universitas secara utuh.

1


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU

1. Tujuan Prosdur

Prosedur penerimaan mahasiswa baru bertujuan memberikan penjelasan

mengenai persyaratan, jalur, prosedur dan waktu penerimaan mahasiswa

baru.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi jalur, tata cara, persyaratan,

prosedur pendaftaran serta unit organisasi yang terlibat dalam penerimaan

mahasiswa baru.

3. Standar

1. Calon mahasiswa baru adalah lulusan SLTA dan/atau sederajat yang

kelas reguler maupun kelas khusus,

2. Waktu pendaftaran sebagaimana tercantum dalam kalender akademik

Universitas Muhammadiyah Kendari,

3. Calon mahasiswa baru mendaftar melalui panitia pendaftaran dengan

menyerahkan :

a. Fotocopy ijazah/STTB SLTA dan/atau sederajat yang telah dilegalisir

sebanyak 3 (tiga) lembar dan menunjukkan aslinya,

b. Pas foto hitam putih ukuran 2 × 3 cm dan 4 × 6 cm, masing-masing

sebanyak 2 lembar

c. Uang pendaftaran sesuai yang telah ditetapkan

4. Calon mahasiswa baru dapat memilih dua program studi dari fakultas

yang sama ataupun yang berbeda, dengan urutan pilihan menunjukkan

urutan prioritas,

5. Calon mahasiswa baru memiliki kesehatan yang memadai sehingga tidak

mengganggu kelancaran belajar pada program yang dipilih,

6. Formulir pendaftaran yang disediakan oleh panitia pendafataran berisi :

a. 1 (satu) buah map UMK,

b. 1 (satu) rangkap formulir pendafataran,

c. 1 (satu) buah buku panduan,

d. 1 (satu) rangkap kontrak moral yang terdiri dari warna putih, biru dan

kuning.

4. Definisi Istilah

Penerimaan Mahasiswa Baru adalah proses seleksi calon mahasiswa

2

Universitas Muhammadiyah Kendari pada setiap permulaan tahun

akademik dalam kalender akademik Universitas Muhammadiyah Kendari.

5. Prosedur

1. Panitia mengeluarkan pengumuman penerimaan mahasiswa baru UMK

melalui media massa,

2. Calon mahasiswa baru mendaftar pada panitia pendaftaran, dengan

mengambil dan mengisi formulir pendaftaran,

3. Calon mahasiswa baru menandatangani kontrak moral yang terdiri dari

3 rangkap (warna putih dan biru dikembalikan pada panitia pendaftaran

dan warna kuning untuk arsip calon mahasiswa baru),

4. Calon mahasiswa baru mengembalikan formulir pendaftaran yang telah

diisi lengkap dengan menyertakan seluruh berkas pendaftaran,

5. Calon mahasiswa baru mengambil kartu ujian dengan menunjukkan

bukti kuitansi pembayaran pendaftaran,

6. Calon mahasiswa baru mengikuti ujian masuk yang meliputi tes tertulis,

tes potensi akademik dan tes wawancara, sesuai dengan jadwal yang

telah disiapkan,

7. Calon mahasiswa baru melihat pengumuman nama-nama calon

mahasiswa yang diterima sebagai mahasiswa baru UMK,

8. Mahasiswa baru melakukan registrasi dan pembayaran di tempat yang

ditunjuk oleh Biro Keuangan UMK,

9. Mahasiswa baru menyerahkan bukti pembayaran registrasi sebagai

mahasiswa baru pada fakultas dan/atau program studi yang

bersangkutan,

10. Mahasiswa baru mengambil Kartu Tanda Mahasiswa.

6. Klasifikasi Pejabat/

Petugas yang

menjalankan SOP

Panitia penerimaan mahasiswa baru yang meliputi seluruh perangkat dan

elemen Universitas Muhammadiyah Kendari mulai dari Rektor, Dosen dan

Staf yang ditetapkan dalam SK kepanitiaan

7. Bagan alur

Panitia mengeluarkan pengumuman penerimaan mahasiswa

baru UMK melalui media massa

MULAI

Calon mahasiswa baru mendaftar pada panitia dengan

mengambil dan mengisi formulir pendaftaran serta

menandatangani kontrak moral

Calon mahasiswa baru mengembalikan formulir pendaftaran

beserta seluruh berkas pendaftaran

Calon mahasiswa baru mengambil ujian dengan menunjukkan

kuitansi pembayaran

3

8. Catatan

9. Dokumen terkait

1. Panduan Akademik

2. Dll.

Calon mahasiswa baru mengikuti ujian masuk yang meliputi tes

tertulis, tes potensi akademik dan tes wawancara

Calon mahasiswa baru melihat pengumuman nama-nama calon

mahasiswa yang diterima sebagai mahasiswa baru UMK

Mahasiswa baru melakukan registrasi dan pembayaran di

tempat yang ditunjuk oleh Biro Keuangan UMK

Mahasiswa baru mengambil Kartu Tanda Mahasiswa

Mahasiswa baru menyerahkan bukti pembayaran registrasi

sebagai mahasiswa baru pada fakultas dan/atau program studi

yang bersangkutan

Selesai

4


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA BARU

1. Tujuan Prosdur

Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru UMK ini bertujuan untuk memberikan

penjelasan mengenai syarat, prosedur dan waktu registrasi mahasiswa baru

dalam lingkup Universitas Muhammadiyah Kendari.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

SOP registrasi ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan registrasi mahasiswa baru

2. Unit kerja yang terlibat dalam penyusunan rencana studi mahasiswa

3. Standar

1. Mahasiswa telah dinyatakan lulus dalam seleksi penerimaan mahasiswa

baru di UMK

2. Mahasiswa telah membayar IPP Semester I, SPMA 50% dan biaya lain

yang telah ditetapkan

3. Menyerahkan fotocopy ijazah dan transkrip nilai sekolah asal yang sudah

disahkan masing-masing sebanyak 2 (dua) lembar.

4. Menandatangani formulir kesediaan mentaati segala peraturan yang

berlaku di UMK di atas kertas bermeterai.

4. Definisi Istilah

Registrasi mahasiswa baru adalah proses pendaftaran ulang setiap calon

mahasiswa baru yang dinyatakan lulus dalam seleksi PMB UMK

5. Prosedur

1. Mahasiswa baru membayar IPP Semester I, dan biaya lain yang

ditetapkan pada Bank yang ditunjuk.

2. Menyerahkan syarat-syarat registrasi ke BAA (bidang registrasi).

3. Mahasiswa menerima tanda bukti terdaftar sebagai mahasiswa di UMK

4. Memperoleh/mengisi formulir KRS


Petugas yang

menjalankan SOP

BAA menerima dan mengumpulkan berkas registrasi mahasiswa baru dan

megeluarkan KTM; BANK melayani pembayaran mahasiswa baru; Program

Studi melayani pengisian KRS dan menyelenggarakan perkuliahan, PA

membimbing pengisian KRS.

5

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

1. Surat bukti terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Muhammadiyah Kendari

Mahasiswa baru mebayar IPP dan biaya lain pada Bank yang

ditunjuk UMK MULAI

Mahasiswa menyerahkan berkas-berkas untuk registrasi ke

BAA

BAA menerima dan mengumpulkan berkas mahasiswa dan

mengeluarkan KTM

Mahasiswa mengambil KRS di Program Studi,

mengisi KRS atas pesetujuan Penasehat

Akademik, dan mengembalikan KRS ke Program

Studi

Mahasiswa melakukan perkuliahan

SELESAI

6


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR HERREGISTRASI MAHASISWA LAMA

1. Tujuan Prosdur

Prosedur Herregistrasi Mahasiswa Lama UMK ini bertujuan untuk

memberikan penjelasan mengenai syarat, prosedur dan waktu herregistrasi

mahasiswa lama dalam lingkup Universitas Muhammadiyah Kendari.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

SOP herregistrasi ini meliputi:

3. Tata cara dan persyaratan herrregistrasi mahasiswa lama

4. Unit kerja yang terlibat dalam penyusunan rencana studi mahasiswa

3. Standar

1. Mahasiswa berstatus mahasiswa aktif.

2. Mahasiswa memiliki KTM terakhir.

3. Untuk mahasiswa yang aktif kembali dari cuti, nonaktif tanpa laporan,

maupun nonaktif karena terkena sanksi akademik, harus memperlihatkan

Surat Keterangan Aktif Kuliah yang dikeluarkan Fakultas.

4. Definisi Istilah

Herregistrasi mahasiswa lama adalah proses pendaftaran ulang setiap mahasiswa

lama untuk mengikuti perkuliahan pada awal semester baru.

5. Prosedur

a. Untuk mahasiswa aktif

1) Mahasiswa membayar IPP semester berjalan dan biaya lain pada Bank

yang ditetapkan UMK.

2) Mahasiswa mengambil KRS dengan menunjukkan Kartu Tanda

Mahasiswa (KTM) semester terakhir di Program Studi.

3) Mahasiswa berkonsultasi dengan Penasehat Akademik mengenai

pengambilan Mata Kuliah.

4) Mahasiswa mengembalikan KRS ke Program Studi

5) Program Studi menginput data mahasiswa sebagai arsip dan melaporkan ke

BAA.

6) Mahasiswa melakukan perkuliahan.

b. Untuk Mahasiswa yang aktif kembali dari cuti kuliah :

1) Mengurus surat izin aktif kembali dari fakultas.

2) Membayar IPP semester berjalan.

7

3) Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) dengan berkonsultasi dengan

Penasehat Akademik.



BAA.

6) Mahasiswa melakukan perkuliahan

c. Untuk Mahasiswa yang aktif kembali dari non aktif (tanpa laporan) :

1) Mengurus surat izin aktif kembali dari fakultas.

2) Membayar IPP semester yang telah dijalani

3) Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS)


Penasehat Akademik.



BAA.

7) Mahasiswa melakukan perkuliahan

d. Untuk Mahasiswa yang aktif kembali dari non aktif (akibat sanksi akademik) :

1) Mengurus surat izin aktif kembali dari fakultas

2) Membuat pernyataan kesediaan untukdikeluarkan jika melanggar peraturan

akademik UMK

3) Membayar IPP semester yang telah dijalani


Penasehat Akademik.



BAA.

7) Mahasiswa melakukan perkuliahan.

6. Klasifikasi

Pejabat/ Petugas

yang

menjalankan SOP

Fakultas mengeluarkan surat keterangan aktif kuliah bagi mahasiswa lama

yang non aktif setelah cuti, non aktif tanpa laporan, dan non aktif karena

sanksi akademik; Program studi melayani pengambilan dan pengembalian

KRS, Penasehat Akademik melayani konsultasi pengambilan mata kuliah,

Bank / Biro Keuangan melayani pembayaran mahasiswa.

8

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

Panduan Akademik UMK

MULAI

Status Mahasiswa:

Cuti

(tanpa Melapor)

Cuti

(melapor)

Aktif:

Terkena Sanksi

Akademik

Mahasiswa membayar IPP semester berjalan dan biaya lain pada Bank yang ditetapkan

UMK

Mengurus surat izin aktif kembali dari fakultas

Membuat pernyataan

kesediaan

untukdikeluarkan jika

melanggar peraturan

akademik UMK

Mengurus surat izin

aktif kembali dari

fakultas

Mahasiswa mengambil KRS di program Studi dan mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) setelah

berkonsultasi dengan Penasehat Akademik.

Program Studi menerima

KRS mahasiswa dan

menginput data

mahasiswa yang

melakukan penawaran

BAA

ARSIP

Mahasiswa Melakukan Perkuliahan

SELESAI

9


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PENGAJUAN PENAWARAN MATA KULIAH

1. Tujuan Prosdur

Prosedur Pengajuan Penawaran Mata Kuliah ini bertujuan untuk menentukan mata

kuliah yang akan ditawarkan pada setiap semester dan memastikan penyebaran mata

kuliah secara merata untuk setiap angkatan sehingga tidak terjadi kekurangan dan

kelebihan SKS yang berakibat dapat menghambat studi mahasiswa

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Prosedur ini meliputi pengecekan penyebaran mata kuliah per-angkatan, pengajuan

usulan penawaran mata kuliah, pengecekan kembali antara usulan dan

realisasi dari pengajuan

3. Standar

1. Waktu pengusulan mata kuliah adalah satu bulan sebelum awal pelaksanaan

perkuliahan.

2. Usulan yang diajukan ke BAA harus telah diketahuidan disetujui oleh Dekan.

4. Definisi Istilah

1. Buku Kurikulum : Buku pedoman yang digunakan sebagai acuan pemberian

mata kuliah setiap semester untuk masing-masing jurusan.

2. Buku daftar penawaran mata kuliah per semester : buku yang berisi daftar mata

kuliah yang diberikan kepada mahasiswa pada semester yang bersangkutan

untuk masing-masing angkatan yang dikeluarkan oleh BAA.

3. Daftar Penyebaran Mata Kuliah : Daftar yang berisi penyebaran mata kuliah

tiap semester untukmasing-masing angkatan yang digunakan untuk pengecekan

jumlah SKS dan mata kuliah yang sudah diberikan kepada mahasiswa.

5. Prosedur

1. Program studi melakukan pengecekan jumlah SKS dan mata kuliah yang sudah

ditempuh oleh mahasiswa di setiap angkatan dengan acuan buku kurikulum.

2. Program Studi memastikan penyebaran mata kuliah untuk setiap angkatan

sesuai dengan kurikulum yang berlaku dan tidak terdapat kekurangan ataupun

kelebihan dalam pemberian jumlah sks serta mata kuliah kepada mahasiswa

disetiap angkatan.

3. Program Studi membuat daftar usulan penawaran mata kuliah untuk setiap

angkatan.

4. Program Studi mengajukan daftar usulan penawaran mata kuliah kepada Dekan

5. Program Studi melakukan pengecekan kembali antara usulan yang diajukan

10

dengan realisasi penawaran mata kuliah yang dikeluarkan oleh Dekan, sebagai

evaluasi dan masukan dan selanjutnya mengajukan usulan ke BAA untuk

mendapat persetujuan PR I.

6. Program Studi meyelenggarakan perkuliahan.


Petugas yang

menjalankan SOP

PR I melalui BAA melakukan verifikasi usulan mata kuliah, Dekan memeriksa dan

menyetujui usulan pengajuan mata kuliah, Program Studi melakukan pengecekan

jumlah SKS dan mata kuliah, mamastikan pemerataan penyebaran mata kuliah

disetiap angkatan, mengusulkan daftar mata kuliah dan menyelenggarakan

perkuliahan.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

1. Kurikulum

2. Buku daftar penawaran Mata Kuliah per semester

3. Dafar penyebaran mata kuliah per angkatan.

M U L A I

Prodi melakukan

pengecekan jumlah SKS

dan mata kuliah, serta

penyebaran mata kuliah

untuk setiap angkatan

Prodi membuat daftar usulan

penawaran mata kuliah

Prodi mengajukan usulan

penawaran mata kuliah ke

Dekan

DISETUJUI SELESAI

Program Studi melakukan

pengecekan kembali antara

usulan yang diajukan dengan

realisasi penawaran mata kuliah

yang dikeluarkan oleh Dekan,

sebagai evaluasi dan masukan

dan selanjutnya mengajukan

usulan ke BAA untuk mendapat

persetujuan PR I

DISETUJUI

Program Studi

meyelenggarakan

perkuliahan

S E L E S A I

S E L E S A I

YA

TIDAK

TIDAK

YA

11


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA STUDI MAHASIWA

1. Tujuan Prosdur

SOP penyusunan rencana studi mahasiswa ini bertujuan untuk memberikan

penjelasan kepada mahasiswa program sarjana dan vokasi serta dosen agar

memahami dengan baik mengenai persyaratan, prosedur dan waktu yang

dibutuhkan dalam proses penyusunan rencana studi mahasiswa

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

SOP penyusunan rencana studi mahasiswa ini meliputi :

1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam penyusunan rencana studi

mahasiswa.

2. Perbaikan rencana studi mahasiswa.

3. Pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan rencana studi mahasiswa, yaitu

dosen PA, Ketua Program Studi, dan bidang registrasi BAA dan Pokja Jaminan

Mutu.

3. Standar

a. Mahasiswa yang akan melaksanakan penyusunan rencana studi harus telah

menyelesaikan kewajiban registrasi ulang dan pembayaran SPP untuk semester

yang akan datang sesuai jadwal yang ditentukan.

b. Penyusunan rencana studi dilakukan dengan menggunakan Form KRS asli yang

diterbitkan oleh program studi.

c. Telah diterbitkan KHS mahasiswa pada semester sebelumnya atau dapat

menggunakan KHS sementara yang diterbitkan oleh program studi.

d. Beban studi maksimum dan minimum mahasiswa tiap semester ditetapkan

berdasarkan IPK yang diperoleh pada semester sebelumnya sebagaimana diatur

dalam peraturan akademik UMK, kecuali bagi mahasiswa yang sisa beban

studinya kurang dari 12 sks.

4. Definisi Istilah

1. Penyusunan rencana studi mahasiswa program sarjana dan vokasi UMK adalah

proses perencanaan kegiatan pendidikan yang mencakup perencanaan kontrak

mata kuliah, KKA dan pelaksanaan penelitian untuk penulisan skripsi yang akan

dilaksanakan mahasiswa pada semester reguler dan semester pendek (alih

tahun). Kegiatan mata kuliah, KKA dan penelitian termasuk di dalamnya

kegiatan praktikum kuliah, praktek lapang, seminar (proposal dan hasil

penelitian), ujian skripsi atau tugas lainnya yang relevan seperti magang atau

12

sejenisnya.

2. KRS adalah Kartu Rencana Studi, berisi daftar mata kuliah yang diprogramkan

mahasiswa pada semester yang akan datang (termasuk alih semester).

5. Prosedur 1. Tata cara penyusunan rencana studi

1. BAA dan LPM menetapkan jadwal pelayanan registrasi (pembayaran SPP

dan KRS) dengan mengacu pada kalender akademik UMK serta

menyampaikannya kepada Dekan untuk diumumkan kepada mahasiswa 1

(satu) bulan sebelum jadwal yang ditentukan.

2. Setiap program studi menyiapkan form KRS serta petunjuk pengisian form

KRS yang mencakup daftar dan kode mata kuliah, sks dan penasehat

akademik berdasarkan informasi yang dibutuhkan oleh Fakultas.

3. Mahasiswa mengambil Form KRS di program studi pada periode pelayanan

yang ditentukan dengan menunjukkan bukti pembayaran SPP semester yang

akan datang.

4. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen penasihat akademik (PA) mengenai

mata kuliah yang akan diprogramkan dengan mempertimbangkan sisa beban

studi mahasiswa, kemampuan akademik mahasiswa, status mata kuliah

(wajib atau pilihan), serta mata kuliah prasyarat.

5. Beban studi maksimum tiap semester yang dianjurkan sesuai dengan Indeks

Prestasi (IP) semester sebelumnya, adalah:

No. IP Semester Beban Studi Maksimum (sks)

1 3.50 24

2 3.00 – 3.49 21

3 2.50 – 2.99 18

4 2.00 – 2.49 15

5 < 2.00 12

6. Mahasiswa mengisi form KRS sesuai hasil konsultasi dengan dosen

penasihat akademik (PA) dan form KRS tersebut ditandatangani oleh

mahasiswa yang bersangkutan dan dosen PA serta diketahui oleh Ketua

Program Studi.

7. Apabila pada saat penawaran mata kuliah dosen PA tidak berada di tempat

atau berhalangan maka digantikan oleh dosen lain dari program studi yang

sama untuk melayani konsultasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa yang

bersangkutan.

8. Mahasiswa menyerahkan form KRS yang telah diisi lengkap ke petugas tata

usaha Program Studi sebelum batas akhir jadwal yang ditentukan.

9. Tata usaha Program Studi bersama Bidang Registrasi Akademik memeriksa

kelengkapan pengisian form KRS yang diserahkan mahasiswa. Jika dijumpai

terdapat kekurangan/ketidaklengkapan atau kesalahan maka meminta

mahasiswa yang bersangkutan untuk melengkapi/memperbaiki pengisian

form tersebut.

10. Ketua Program Studi menyerahkan form KRS mahasiswa yang telah diisi

13

lengkap ke Pokja JM selambat-lambatnya pada akhir hari kerja batas akhir

jadwal yang ditentukan.

11. Pokja JM, bidang registrasi BAA bersama program studi mengolah KRS

hingga menghasilkan Daftar Peserta Mata Kuliah atau Daftar Mata

Kuliah/Praktikum dan Kartu Studi Mahasiswa (KSM), masing-masing dalam

dalam bentuk soft copy dalam CD dan dalam bentuk cetakan.

12. Pokja JM mengirimkan soft copy dan print out Daftar Peserta Mata Kuliah,

Daftar Hadir Mata Kuliah/Praktikum dan Kartu Studi Mahasiswa (KSM) ke

Ketua /Program Studi/ Fakultas selambat-lambatnya satu hari sebelum

semester dimulai.

13. Ketua Program Studi mendistribusikan Daftar Peserta Mata Kuliah, Daftar

Mata Kuliah/Praktikum dan Kartu Studi Mahasiswa (KSM) kepada

dosen/mahasiswa yang bersangkutan.

2. Perubahan rencana studi mahasiswa

1. Jika memerlukan perubahan, mahasiswa meminta form KRS kepada petugas

tata usaha Program Studi selambat-lambatnya pada akhir minggu pertama

semester berjalan.

2. Mahasiswa mengisi form sesuai perubahan yang diperlukan dan

menandatangani form tersebut.

3. Dosen PA menandatangani form Perubahan KRS yang telah diisi lengkap

oleh mahasiswa. Apabila dosen PA berhalangan maka form KRS dapat

ditandatangani oleh Ketua program studi.

4. Mahasiswa menyerahkan form perubahan KRS yang telah diisi lengkap

kepada petugas tata usaha Program Studi selambat-lambatnya pada akhir

minggu kedua semester berjalan.

5. Petugas Program Studi mengirimkan form Perubahan KRS yang telah diisi

lengkap ke Pokja JM untuk dievaluasi pada terakhir minggu ke dua semester

berjalan.

6. Pokja JM mengirimkan hasil akhir pengolahan KRS dan perubahan KRS ke

Ketua Program Studi Fakultas pada minggu ke tiga semester berjalan untuk

diproses lebih lanjut sebagaimana hasil pengolahan KRS.

ALUR/PROSEDUR STANDAR PENYUSUNAN RENCANA STUDI

MAHASISWA DI LINGKUNGAN UMK ADALAH SEBAGAI BERIKUT :

1. Mahasiswa mengambil form KRS

2. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen penasihat akademik dan mengisi form

KRS serta menandatanganinya

3. Dosen penasihat akademik menandatangani form KRS yang telah diisi

4. Mahasiswa menyerahkan form KRS yang telah diisi ke petugas tata usaha

Program Studi

5. Tata Usaha Program Studi Menyerahkan form KRS yang telah diisi ke Pokja

JM

6. Pokja JM bersama PS dan Bidang Registrasi BAA mengolah KRS

7. Pokja JM menyerahkan hasil pengolahan KRS ke Ketua Program Studi

Fakultas.

8. Ketua Program Studi mendistribusikan kepada dosen/ mahasiswa yang

bersangkutan.

1. Mahasiswa : mengambil formulir, mengisi, menandatangani dan menyerahkan

14


Petugas yang

menjalankan SOP

KRS.

2. Dosen penasihat akademik : memberikan arahan kepada mahasiswa dan

menandatangani KRS.

3. Ketua Program Studi : menerima penyerahan KRS yang telah diisi dari

mahasiswa, memeriksa kelengkapan pengisian, menyerahkan KRS yang telah

diisi mahasiswa ke Pokja JM, mendistribusikan daftar peserta mata kuliah,

daftar hadir mata kuliah/praktikum dan KSM kepada dosen/mahasiswa.

4. Program studi bersama Pokja JM dan bidang registrasi BAA mengolah KRS.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

1. SK Rektor No. /SK/J29/LL/2007 tentang Dokumen Jaminan Mutu Kegiatan

Akademik

2. Peraturan Akademik UMK

3. Kalender Akademik UMK

Mahasiswa mengambil form KRS

Mengisi dan menadatangani

M U L A I

Mahasiswa berkonsultasi

dengan dosen PA dan dosen PA

menandatangani KRS yang

disetujui.

KRS yang sudah ditandatangani

diserahkan ke Pokja JM melalui

Tata Usaha Program Studi

Pokja JM bersama Ketua

Program Studi mengolah KRS.

KRS yang sudah disetujui Pokja

JM di distribusikan kepada

mahasiswa dan dosen S E L E S A I

Tidak ada

perubahan

ada perubahan

15


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PENGURUSAN KTM

1. Tujuan Prosdur

Prosedur Pengurusan KTM ini bertujuan untuk memberikan penjelasan

mengenai syarat dan prosedur pengurusan KTM dalam lingkup Universitas

Muhammadiyah Kendari.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

SOP Pengurusan KTM ini meliputi:

1. Tata cara dan persyaratan pengurusan KTM

2. Unit kerja yang terlibat dalam pengurusan KTM

3. Standar

1. Berstatus mahasiswa aktif

2. Untuk pengurusan penggantian KTM yang hilang harus Mengajukan

permintaan pembuatan KTM dengan mengisi formulir yang disediakan

oleh BAA dengan melampirkan :

Surat keterangan hilang dari kepolisian

Surat permohonan yang diketahui oleh Ketua Program Studi

Kuitansi bukti pembayaran pembuatan KTM

4. Definisi Istilah

Telah Jelas

5. Prosedur

Untuk Mahasiswa baru:

1. Mahasiswa mengisi blangko yang disediakan serta menyetor pas

foto pada bidang registrasi (BAA).

2. BAA memproses pembuatan KTM.

3. Mahasiswa mengambil KTM di bidang registrasi (BAA) pada waktu

yang ditentukan oleh BAA.

Untuk penggantian KTM yang hilang:

1. Mengajukan permintaan pembuatan KTM dengan mengisi formulir

yang disediakan oleh BAA dengan melampirkan :


Surat permohonan yang diketahui oleh Ketua Program Studi

Kuitansi bukti pembayaran pembuatan KTM

2. Menyetor pas foto pada bidang registrasi (BAA)

3. BAA memproses pembuatan KTM

4. Mahasiswa mengambil KTM di bidang registrasi (BAA) pada waktu

16

yang ditentukan oleh BAA.


Petugas yang

menjalankan SOP

BAA memproses pembuatan KTM, Program Studi merekomendasikan

permohonan penggantian KTM

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

Peraturan Akademik UMK

MULAI

Pengurusan KTM

Pengurusan KTM Baru Pengurusan Penggantian KTM yang Hilang

Mahasiswa mengisi blangko

yang disediakan serta

menyetor pas foto pada

bidang registrasi (BAA)

Mahasiswa mengajukan permintaan

pembuatan KTM dengan mengisi formulir yang

disediakan oleh BAA dengan melampirkan :


Surat permohonan yang diketahui oleh

Ketua Program Studi

Kuitansi bukti pembayaran pembuatan

KTM

Pas foto

BAA memproses pembuatan KTM

Mahasiswa mengambil KTM di bidang registrasi (BAA) pada waktu yang ditentukan

oleh BAA

SELESAI

17


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR BIMBINGAN DAN KONSULTASI AKADEMIK

1. Tujuan Prosdur

Prosedur bimbingan dan konsultasi akademik ini bertujuan untuk memberikan

penjelasan proses bimbingan dan konsultasi akademik yang dilaksanakan oleh

Dosen Penasehat Akademik (PA) kepada mahasiswa

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Prosedur Bimbingan Akademik meliputi bimbingan dan konsultasi mahasiswa sejak

awal hingga di akhir masa studi, yang meliputi perkiraan semester yang akan

ditempuh mahasiswa dalam menyelesaikan keseluruhan program, rencana studi

setiap semester, dan konsultasi yang berhubungan dengan permasalahan yang

dihadapi mahasiswa yang dapat mempengaruhi pencapaian akademik lainnya

3. Standar

1. Dosen yang menjadi Penasehat Akademik harus memiliki kualifikasi pendidikan

minimal S2.

2. Setiap Penasehat Akademik membimbing mahasiswa maksimal 20 orang setiap

semester.

4. Definisi Istilah

Bimbingan dan Konsultasi Akademik adalah arahan, pertimbangan dan konsultasi

yang diberikan oleh Dosen Pembimbing Akademik kepada mahasiswa dalam

perencanaan studi selama menempuh pendidikan di Universitas Muhammadiyah

Kendari.

5. Prosedur 1. PA memiliki Data Diri mahasiswa, Buku Panduan , dan Kontrak Moral yang

berlaku di Universitas Muhmmadiyah Kendari.

2. Pada pertemuan perdana, PA memberitahukan kepada mahasiswa mengenai

aturan yang berlaku di Buku Panduan maupun Kontrak Moral UMK.

3. PA memberikan bimbingan untuk perencanaan studi mahasiswa setiap awal

semester untuk menentukan mata kuliah yang akan ditempuh pada semester

yang berjalan, dengan memperhatikan Indeks Prestasi Kumulatif semester

sebelumnya serta melayani konsultasi megenai permasalahan yang dihadapi

mahasiswa yang dapat mempengaruhi pencapaian akademiknya.

4. Mahasiswa melakukan perencaan studi dan mengisi Kartu Rencana Studi (KRS)

di bawah bimbingan dosen PA.

5. KRS hanya sah dan berlaku apabila mendapat persetujuan dan ditandatangi oleh

dosen PA.

6. Mahasiswa menyerahkan satu lembar copy KRS kepada PA.

18

7. PA menyimpan arsip data mahasiswa, berikut KHS dan copy KRS tiap

semester, yang didokumentasikan dalam satu map untuk masing-masing

mahasiswa yang berada di bawah bimbingannya, selama mahasiswa tersebut

aktif sebagai mahasiswa pada program studi yang bersangkutan.

8. PA membuat laporan bimbingan setiap semester kepada Dekan


Petugas yang

menjalankan SOP

Penasehat Akademik membimbing mahasiswa dalam pengisian KRS, melayani

konsultasi terkait permasalahan yang dihadapi mahasiswa yang dapat

mempengaruhi pencapaian akademiknya, Fakultas menerima dan mempelajari

laporan pembimbingan yang dilakuakn oleh Penasehat Akademik.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

Peraturan BAA mengenai Bimbingan Akademik

Data diri mahasiswa

Buku Panduan

Kartu Rencana Studi (KRS)

Kartu Hasil Studi (KHS)

MULAI

Mahasiswa berkonsultasi dengan PA

Pengisian KRS

Permasalahan-permasalahan

yang mempengaruhi pencapaian

akademik

PA memberitahukan kepada mahasiswa

mengenai aturan yang berlaku di Buku

Panduan maupun Kontrak Moral UMK.

PA memberikan bimbingan untuk

perencanaan studi mahasiswa setiap awal

semester

PA menyetujui dan menandatangani KRS

dengan memperhatikan IPK semester

sebelumnya

PA mendokumentasikan Data mahasiswa

beserta KRS dan KHS mahasiswa

PA membuat laporan bimbingan

setiap semester

Dekan menerima laporan PA

Bimbingan dan Pengarahan

SOLUSI

SELESAI

SELESAI

19


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PERKULIAHAN DAN PRAKTIKUM

1. Tujuan Prosdur SOP perkuliahan dan praktikum ini bertujuan agar dosen, asisten, dan mahasiswa serta pengelola

laboratorium dapat memahami secara jelas:

1. Tentang tata cara pelaksanaan perkuliahan dan praktikum di lingkungan UMK

2. Sebagai pedoman bagi dosen, asisten dan mahasiswa dalam menjalankan aktivitas perkuliahan

dan praktikum.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup prosedur ini meliputi:

1. Jenis kegiatan perkuliahan

2. Pelaksana perkuliahan

3. Kelembagaan perkuliahan

4. Tatacara pelaksanaan perkuliahan

5. Sarana dan prasarana perkuliahan

3. Standar

1. Penanggungjawab dan Dosen mata kuliah harus dosen dengan kualifikasi minimal S2 dan

berasal dari bidang ilmu yang sesuai.

2. Asisten matakuliah harus dengan kualifikasi minimal S1 dan dari disiplin ilmu yang sesuai.

4. Definisi Istilah

1. Penanggung jawab mata kuliah

Dosen yang berdasarkan persyaratan pendidikan, keahlian dan jabatan akademiknya

ditugaskan menjadi penanggung jawab dan mengkoordinasikan penyelenggaraan suatu mata

kuliah

2. Kuliah adalah kegiatan belajar mengajar dengan cara tatap muka antara dosen dan mahasiswa

yang terjadwal.

3. Praktikum adalah kegiatan belajar mengajar dengan cara tatap muka antara dosen (dapat

dibantu asisten) dan mahasiswa, yang menekankan pada aspek psikomotorik (keterampilan),

kognitif (pengetahuan) dan afektif (sikap) dengan menggunakan peralatan di laboratorium

(studio, kebun percobaan, bengkel ) yang dijadwalkan. Termasuk dalam kategori ini adalah

responsi.

4. Satu kali tatap muka adalah 40 menit x bobot SKS kuliah atau 2 – 5 jam per minggu untuk 1

kali praktikum.

5. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuan dengan tugas utama mentransformasikan,

mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni melalui

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dosen terdiri dari dosen tetap dan

dosen tidak tetap/ dosen luar biasa.

6. Asisten adalah seseorang yang berdasarkan persyaratan pendidikan dan keahlian ditugaskan

20

membantu dosen dalam kegiatan praktikum.

7. Teknisi laboran adalah seorang tenaga fungsional yang berdasarkan persyaratan pendidikan

dan keahliannya bertugas memfasilitasi dosen dan asisten dalam kegiatan praktikum.

8. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar secara sah di BAA UMK

5. Prosedur 1. Persiapan

a. Program Studi mengumpulkan Jadwal Perkuliahan dan Praktikum ke BAA untuk mendapat

distribusi ruang kelas.

b. BAA mempelajari jadwal dari tiap Program Studi dan mendistribusikan ruang kelas dengan

mempertimbangkan waktu perkuliahan dan besarnya kelas berkonsultasi dengan Biro

Umum.

c. Program Studi menerima distribusi ruang kelas dan disyahkan dengan Keputusan Dekan

sebelum jadwal penyusunan rencana studi mahasiswa.

d. Tim pengajar mengadakan pertemuan persiapan perkuliahan yang meliputi pembahasan

GBPP, SAP, Kontrak Perkuliahan dan Bahan Ajar sebelum semester dimulai.

e. Tim pengajar menerima daftar peserta kuliah dari Ketua Program Studi selambat-lambatnya

pada hari pertama perkuliahan.

f. Tim pengajar menyusun pembagian kelompok praktikum dan mengumumkannya kepada

peserta praktikum pada kegiatan praktikum pertama.

2. Pelaksanaan

a. Dosen melaksanakan kegiatan perkuliahan sesuai dengan jadwal minimal 14 kali pertemuan

dalam satu semester.

b. Pada awal pertemuan dosen menyampaikan kontrak perkuliahan termasuk GBPP/SAP, dan

Bahan Ajar.

c. Dosen menyampaikan materi kuliah sesuai dengan GBPP dan SAP.

d. Mahasiswa menandatangani daftar hadir.

e. Setelah memberikan kuliah dosen mengisi Berita Acara Pelaksanaan Perkuliahan dan

melakukan verifikasi daftar hadir.

f. Dosen menyerahkan Berita Acara Pelaksanaan Perkuliahan dan daftar hadir ke Tata Usaha

Program Studi.

g. Mahasiswa yang tidak hadir karena alasan yang dibenarkan menurut peraturan menyerahkan

surat ijin tidak mengikuti perkuliahan dari Jurusan kepada Dosen penanggungjawab mata

kuliah selambat-lambatnya satu minggu setelah perkuliahan yang tidak diikutinya (pada hari

perkuliahan berikutnya).

h. Dosen yang berhalangan hadir karena alasan yang dibenarkan menurut peraturan melapor

kepada penanggung jawab mata kuliah dan penanggungjawab matakuliah menentukan satu

dari dua alternatif solusi :

- Dosen lain dalam satu tim menggantikan pemberian kuliah pada waktu tersebut

- Dosen yang berhalangan hadir memberikan kuliah pengganti pada waktu lain yang

disepakati bersama oleh dosen dan mahasiswa, dan melaporkannya ke Ketua Program

Studi.

j. Penggatian perkuliahan karena hari libur nasional harus segera dipindahkan pada hari lain

dengan berkoordinasi dengan Ketua Program Studi.

k. Pelaksanan praktikum dilaksanakan sesuai jadwal yang dikeluarkan oleh Ketua Program

Studi.

l. Lokasi pelaksanaan praktikum dapat dilakukan di laboratorium dan di lapangan yang

disesuaikan dengan kebutuhan setiap mata kuliah.

m. Pada setiap praktek disediakan daftar hadir yang ditandatangani oleh mahasiswa dan

dosen/asisten mata kuliah.


Petugas yang

BAA mengeluarkan kalender akademik dan mendistribusikan ruang kelas, Biro Umum

menyediakan sarana dan prasarana, Program Studi menyusun jadwal perkuliahan, membuat daftar

21

menjalankan SOP

hadir dan kontrak kerja dosen dan mahsiswa, Dosen membuat GBPP, SAP, menyediakan bahan

ajar, menyampaikan kontrak perkuliahan, dan memberikan perkuliahan, mahasiswa melakukan

perkuliahan.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

1. Jadwal perkuliahan dan praktikum

2. GBPP , SAP , Kontrak Perkuliahan , Bahan Ajar , Daftar Hadir, Diktat Kuliah dan Praktikum

Program Studi

mengumpulkan Jadwal

Perkuliahan dan Praktikum ke

BAA untuk mendapat

distribusi ruang kelas

BAA mempelajari jadwal dari tiap

Program Studi dan

mendistribusikan ruang kelas

dengan mempertimbangkan

waktu perkuliahan dan besarnya

kelas berkonsultasi dengan Biro

Umum

M U L A I

Program Studi menerima

distribusi ruang kelas dan

disyahkan dengan Keputusan

Dekan sebelum jadwal

penyusunan rencana studi

mahasiswa

Tim pengajar mengadakan

pertemuan persiapan perkuliahan

yang meliputi pembahasan GBPP,

SAP, Kontrak Perkuliahan dan

Bahan Ajar sebelum semester

dimulai

Tim pengajar menerima daftar

peserta kuliah dari Ketua

Program Studi selambat-

lambatnya pada hari pertama

perkuliahan.

Tim pengajar menyusun

pembagian kelompok praktikum

dan mengumumkannya kepada

peserta praktikum pada kegiatan

praktikum pertama

- Dosen memberikan materi sesuai GBPP,

SAP.

- Mahasiswa mengikuti perkuliah dan

menandatangani daftar hadir

- Dosen memaraf daftar hadir dan

mencantumkan pokok-pokok materi

kuliah hari itu pada kolom yang sudah

ditentukan

PELAKSANAAN PERKULIAHAN

Program Studi Fakultas merekap daftar

hadir , disimpan untuk digunakan jadwal

berikutnya.

S E L E S A I

PERSIAPAN PERKULIAHAN

22


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR UJIAN SEMESTER

1. Tujuan Prosedur Prosedur Penyelenggaraan Ujian Semester ini ditujukan untuk menjelaskan

hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan dalam rangka

penyelenggaraan ujian semester yang selanjutnya dapat digunakan

sebagai acuan.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Penggunaannya

a. Pembentukan Panitia Pelaksana

b. Pembuatan jadwal ujian

c. Pengajuan material-material yang diperlukan

d. Penerimaan soal dari Dosen/Koordinator Mata Kuliah,

e. Penggandaan dan distribusi soal ke lokasi ujian,

3. Standar

Mahasiswa menghadiri perkuliahan minimal 80%

4. Definisi Istilah Beberapa istilah dalam prosedur tersebut

a. UTS (Ujian Tengah Semester): evaluasi perkuliahan yang dilakukan

pada tiap tengah semester, baik pada semester ganjil maupun semester

genap.

b. UAS (Ujian Akhir Semester): evaluasi perkuliahan yang dilakukan pada

tiap akhir semester, baik pada semester ganjil maupun semester genap.

c. Panitia Pelaksana: tim yang dibentuk sebagai pelaksana UTS/UAS.

d. Kartu Peserta Ujian Akhir Semester: kartu yang dikeluarkan oleh

Bagian Akademik Fakultas sebagai Identitas peserta ujian

5. Prosedur 1. Pembentukan Panitia Pelaksana Ujian Semester (UTS/UAS), yang

terdiri

atas :

a) Penanggung Jawab : Ka. BAA

b) Ketua Pelaksana : Ka. Bag. Ujian Semester & Bank Soal

c) Bagian Soal

d) Bagian Pemrosesan Data/Lembar Jawaban

e) Penanggung Jawab Lokasi Ujian

f) Sekretariat Lokasi

g) Koordinator Ruang

h) Pengawas Ujian

2. Pengajuan material-material yang diperlukan

3. Pembuatan Jadwal Ujian dan Jadwal Pengawas Ujian

4. Penerimaan Soal Dari Dosen/Koordinator Mata Kuliah

5. Penentuan Jumlah Penggandaan setiap berkas soal

6. Distribusi Soal ke Lokasi Ujian

23

7. Monitoring Pelaksanaan Ujian disetiap lokasi

8. Pembuatan Rekapitulasi jumlah mengawas setiap pengawas ujian

9. Pelaporan hasil kerja


Petugas yang

menjalankan SOP

Kepala BAA

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

Pembentukan Panitia Pelaksana Ujian

Semester (UTS/UAS)

Pengajuan material-material yang diperlukan

Pembuatan Jadwal Ujian dan Jadwal Pengawas Ujian

Penerimaan Soal Dari Dosen/Koordinator Mata Kuliah

Penentuan Jumlah Penggandaan setiap berkas soal

Penentuan Jumlah Penggandaan setiap berkas soal

Mulai

Distribusi Soal ke Lokasi Ujian

Monitoring Pelaksanaan Ujian disetiap lokasi

Pembuatan Rekapitulasi jumlah mengawas setiap

pengawas ujia

Pelaporan hasil kerja

Mulai

24


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PELAKSANAAN SEMESTER PENDEK

1. Tujuan Prosdur

Prosedur pelaksanaan semester ini bertujuan untuk menjelaskan prasyarat

dan prosedur pelaksanaan semester pendek

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Prosedur pengelolaan meliputi Penyajian informasi mengenai tata cara

pelaksanaan semester pendek

3. Standar

1. Mahasiswa yang memprogram adalah mahasiswa semester 7 keatas.

2. Jumlah SKS yang diprogram pada semester pendek maksimal 24 SKS

4. Definisi Istilah

Semester Pendek adalah kegiatan perkuliahan yang dilakukan di luar

semester reguler, yang diatur oleh masing-masing fakultas

5. Prosedur

1. Mahasiswa melakukan pengisian KRS dengan aplikasi khusus yang

dirancang BAA secara seragam.

2. Mahasiswa melakukan pembayaran untuk semester pendek langsung ke

Bank yang ditunjuk oleh Biro Keuangan.

3. Penyelenggaraan kuliah diatur oleh fakultas dengan ketentuan

pelaksanaan tatap muka 12 kali pertemuan, dan syarat mahasiswa yang

berhak mengikuti ujian sekurang-kurangnya hadir kuliah 75% dari

jumlah tatap muka yang dilaksanakan dosen.

4. Pelaksanaan ujian semester pendek menjadi tanggung jawab fakultas.


Petugas yang

menjalankan SOP

BAA merancang dan mengeluarkan KRS Khusus untuk program semester

pendek, Fakultas mengatur dan menyelenggarakan perkuliahan, Bank

melayani pembayaran mahasiswa, Mahasiswa mengikuti perkuliahan.

25

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

1. Buku panduan akademik UMK

Mahasiswa Mengisi KRS

Mahasiswa melakukan

pembayaran

Pelaksanaan kuliah 12

kali tatap muka

dikelola oleh fakultas

Pelaksanaan Ujian

dikelola oleh Fakultas

M U L A I

SELESAI

26


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR UJIAN SUSULAN

1. Tujuan Prosedur Prosedur ujian susulan bertujuan menjelaskan proses pengurusan

permohonan ujian susulan

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Prosedur ujian susulan meliputi penyajian informasi tentang tata cara,

ketentuan serta syarat-syarat pengajuan permohonan ujian susulan.

3. Standar

4. Definisi Istilah Ujian susulan adalah ujian yang diadakan setelah pelaksanaan ujian

reguler yang disetujui BAA karena alasan khusus, yaitu:

sakit dirawat di rumah sakit (rawat inap)

kemalangan keluarga (orang tua atau saudara sekandung meninggal dunia)

menunaikan ibadah haji atau kegiatan agama lainnya.

5. Prosedur 1. Mengajukan permohonan untuk Ujian Susulan ke BAA melalui

Sekretariat Panitia Ujian Tengah/Akhir Semester selama Ujian

Tengah/Akhir berlangsung.

2. Membawa dan menyerahkan persyaratan yang diperlukan, yaitu :

a. Bagi Mahasiswa yang sakit dan harus dirawat di rumah sakit :

Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua/wali)

Surat Keterangan Dokter

Surat Keterangan Rawat dari rumah sakit

1 lembar foto copy tanda bukti pembayaran rumah sakit

1 lembar foto copy KTM dan KRS

b. Bagi Mahasiswa yang orang tua atau saudara sekandungnya

meninggal dunia:

Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua/wali)

Surat Keterangan Kematian dari Lurah / Kepala Desa / RW /

RT /Rumah Sakit

1 lembar foto copy Kartu Keluarga

1 lembar foto copy KTM dan KRS

c. Bagi Mahasiswa yang menunaikan ibadah haji kegiatan agama

lainnya :

Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua / wali)

Surat Keterangan dari Departemen Agama (instansi keagamaan)

1 lembar foto copy pembayaran ONH untuk yang menunaikan

ibadah haji

27

1 lembar foto copy paspor untuk yang menunaikan ibadah haji

1 lembar foto copy KTM dan KRS.

3. Melihat pengumuman nama-nama mahasiswa yang permohonannya

disetujui melalui loket BAA pada tanggal yang telah ditentukan.

4. Mengambil Surat Keterangan Ujian Susulan bagi mahasiswa yang

namanya tercantum pada pengumuman tersebut di loket BAA.

5. Megikuti ujian sesuai jadual yang telah ditentukan BAA. Bagi

mahasiswa yang tidak melapor kembali ke BAA dan/atau tidak hadir

pada saat ujian susulan berlangsung maka permohonannya dianggap

batal.


Petugas yang

menjalankan SOP

Kepala BAA

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait


Mulai

Mahasiswa mengajukan permohonan ujian susulan

Mahasiswa menyerahkan persyaratan permohonan ujian susulan



Sakit dirawat di

Rumah Sakit

Kemalangan

Keluarga

Ibadah Haji/

Kegiatan Ibadah

Lain

Selesai

Mahasiswa

melihat

pengumum

an di loket

BAA

Mahasiswa

mengambil

surat

keterangan

ujian

susulan Mahasiswa

melihat

pengumu

man di

loket BAA

Mahasiswa

mengikuti

ujian

susulan

28


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR UJIAN BENTROK (KHUSUS)

1. Tujuan Prosdur

Prosedur ujian bentrok ini bertujuan menjelaskan proses pengurusan ujian

bentrok

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Prosedur ujian bentrok meliputi penyajian informasi tentang tata cara serta

syarat-syarat pengurusan ujian bentrok

3. Standar

Waktu pelaporan mahasiswa adalah satu minggu sebelum ujian

dilaksanakan.

4. Definisi Istilah

Ujian bentrok (khusus) adalah ujian yang bersamaan waktu pelaksanaannya

dan / atau berbeda ruang ujian

5. Prosedur

1. Mahasiswa melihat jadual ujian yang ditempel di papan pengumuman di

Jurusan/Program Studi masing-masing.

2. Mahasiswa melapor ke Program Studi dan mengisi form ujian bentrok

sesuai ketentuan dan batas waktu pengisian.

3. Mahasiswa mengambil Surat Keterangan ujian khusus setelah dijadual

ulang oleh Program Studi.

4. Mahasiswa mengikuti ujian sesuai waktu dan lokasi yang telah

ditentukan oleh Program Studi.


Petugas yang

menjalankan SOP

Program Studi menerima laporan mahasiswa dan membuat jadual ulang

29

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait


2. Jadual Ujian

Mahasiswa melihat dan

mencatat jadual di papan

pengumuman

M U L A I

Mahasiswa melapor ke

Program Studi dan mengisi

form ujian bentrok sesuai

ketentuan dan batas waktu

pengisian

Program Studi membuat

jadual ulang

Mahasiswa melihat dan

mencatat jadual baru

Mahasiswa mengikuti ujian

sesuai waktu dan lokasi yang

telah ditentukan oleh

Program Studi

S E L E S A I

30


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR KARTU HASIL SEMESTER

1. Tujuan Prosdur

Prosedur KHS Mahasiswa ini bertujuan untuk menerangkan prosedur

pembuatah KHS untuk mengetahui kemampuan akademik mahasiswa Indek

Prestasi Sementara (IPS) setiap akhir semester

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup prosedur ini mencakup prosedur pembuatan KHS

berdasarkan pada nilai dari Dosen pengampu mata kuliah

3. Standar

1. Dosen memasukkan nilai ke Program Studi paling lambat dua minggu

setelah final test.

2. KHS dikeluarkan paling lambat satu minggu sebelum proses penawaran.

4. Definisi Istilah

KHS adalah daftar nilai yang dicapai mahasiswa dalam satu semester,

dikeluarkan setelah proses perkuliahan selama satu semester selesai.

5. Prosedur

1. Dosen menyerahkan nilai pada staf di program studi.

2. Staf program studi memproses nilai dan menempelkan nilai mahasiswa

di papan pengumuman.

3. Mahasiswa melihat pengumuman nilai.

4. Program Studi mencetak KHS

5. Mahasiswa menerima KHS


Petugas yang

menjalankan SOP

Program Studi menerima, memproses dan mengumumkan nilai dari Dosen

Pengampu Mata Kuliah. Dosen memasukkan nilai ke Program Studi.

31

7. Bagan alur

7. Catatan

1. Mahasiswa dapat mengambil nilai hasil studi pada setiap jam kerja pagi

pukul 09.00—12.00 dan sore pukul 14.00—17.00.

2. Mahasiswa wajib menyimpan seluruh dokumen KHS asli yang telah

dikeluarkan oleh akademik.

8. Dokumen terkait

1. Daftar Angka Kelas dari Dosen Pengampu Mata Uji

2. Dokumen Rekap Nilai Mata Ukuliah

3. Dokumen Kartu Hasil Studi (KHS)

M U L A I Dosen masukkan nilai ke

Program Studi

Staf program studi

memproses nilai dan

menempelkan nilai

mahasiswa di papan

pengumuman

Mahasiswa melihat

pengumuman nilai

Program Studi Mencetak

KHS

Mahasiswa menerima

KHS S E L E S A I

32

UNIVERSITAS MUHAMMADIAYH

KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan :

PROSEDUR SPMI Tanggal revisi :

Halaman :

PROSEDUR EVALUASI PROSES BELAJAR MENGAJAR

1. Tujuan

Prosedur

Prosedur evaluasi proses belajar mengajar bertujuan bertujuan untuk

memberikan penjelasan kepada dosen, mahasiswa dan pihak-pihak yang

berwenang dan kewenangannnya dalam evaluasi proses belajar

menmgajar.

2. Ruang Lingkup

Prosedur Dan

Penggunaannya

Ruang lingkup prosedur evaluasi proses belajar mengajar ini meliputi :

1. Tatacara pelaksanaan evaluasi proses belajar mengajar

2. Syarat-syarat pelaksanaan evaluasi belajar mengajar.

3. Jadwal pelaksanaan evaluasi belajar mengajar.

3. Standar 1. Setiap Proses Sevaluasi Belajar Mengajar dilakukan oleh Lembaga

Penjamin Mutu dan Tim Monitoring Internal

2. Waktu pelaksanaan Evaluasi Belajar mengajar dilakukan pada setiap akhir

semester oleh Lembaga Penjaminan Mutu dan Progran Studi

3. Evaluasi dilakukan dengan cara :

a. Rapat bersama tim Dosen

b. Monitoring perkuliahan

c. Hasil Proses belajar mengajar

4. Defenisi Istilah Yang dimaksud dengan evaluasi proses belajar mengajar (PBM) adalah proses

untuk mendapatkan respon dari mahasiswa dan dosen tentang penilaian proses

belajar mengajar serta analisisnya, sebagai dasar-dasar langkah perbaikan

untuk peningkatan kualitas proses belajar mengajar selanjutnya.

5. Prosedur 1. Kelompok Kerja (Pokja) Jaminan Mutu (JM) bersama-sama dengan

program studi menyusun form evaluasi proses belajar mengajar setiap mata

kuliah.

2. Evaluasi proses belajar mengajar dilaksanakan oleh Pokja JM.

3. Hasil evaluasi proses belajar mengajar disampaikan ke ketua program studi

dan tim dosen pengasuh mata kuliah.

4. Tim dosen pengasuh mata kuliah mengadakan pertemuan untuk membahas

perbaikan proses belajar mengajar bila diperlukan sebagai tindak lanjut dari

hasil evaluasi Pokja JM

6. Klasifikasi

Pejabat/ Petugas

yang

menjalankan

PR I mengeluarkan surat pelaksanaan evaluasi pbm berdasarkan surat

persetujuan dari dekan fakultas, program studi menerima, jaminan mutu dan

monitoring internal bersama-sama tim dosen melakukan evaluasi bersama untuk

perbaikan pbm

33

SOP

7. Bagan Alur

8. Catatan

9. Dokumen

terkait

1. Nomor 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum dan Penilaian

Hasil Belajar Mengajar

2. Panduan Akademik UMK

Penyiapan form evaluasi PBM dan lembar kerangka analisis

Sosialisasi dan pembagian form evaluasi PBM

Pengambilan/ pengumpulan form evaluasi PBM

3.

Penyebaran/pengisian/pengumpulan form evaluasi PBM

1.

Penyerahan form pertanyaan tertutup

ke LPM / MEP

Rekapitulasi form komentar/saran per mata kuliah

Analisis data evaluasi PBM

Mulai

Selesai

34

UNIVERSITAS

MUHAMMADIAYH KENDARI

Nomor SOP :



Halaman :

PROSEDUR PENGAJUAN SKRIPSI TA. DAN UJIAN AKHIR SARJANA

1. Tujuan

Prosedur

Ujian akhir sarjana ini bertujuan untuk :

1. Menjelaskan persyaratan mahasiswa untuk dapat menempuh ujian

akhir sarjana

2. Menjelaskan tata cara pelaksanaan ujian akhir sarjana

2. Ruang

Lingkup

Prosedur

Dan

Penggunaan

nya

Ruang lingkup prosedur evaluasi proses belajar mengajar ini

meliputi :

1. Tatacara pelaksanaan evaluasi proses belajar mengajar

2. Syarat-syarat pelaksanaan evaluasi belajar mengajar.

3. Jadwal pelaksanaan evaluasi belajar mengajar.

3. Standar 1. Mahasiswa mengajukan usulan penelitian berupa judul penelitian kepada

Dekan melalui Ketua Program Studi yang dilampiri Transkrip Nilai

2. Mengajukan Calon Pembimbing Skripsi/TA sebanyak-banyaknya 2

orang, Keputusan tentang Pembimbing skripsi / tugas akhir ada pada

Ketua Program Studi / Dekan

3. Melaksanakan seminar usulan penelitian untuk Skripsi/TA/Thesis dengan

menghadirkan Dosen Pembimbing I,II dan mahasiswa yang berminat.

Pelaksanaan seminar diatur oleh Ketua Program Studi.

4. Merevisi dan menggandakan proposal untuk diajukan kepada

Pembimbing I, II guna mendapatkan persetujuan

5. Proposal yang telah disetujui diserahkan kepada:

- Bidang Skripsi/TA : 1 Eksemplar

- Pembimbing I (utama) : 1 Eksemplar

- Pembimbing II (pembantu) : 1 Eksemplar

- Untuk perijinan minimal 3 Eksemplar

- Arsip Mahasiswa : 1 Eksemplar

6. Mendaftarkan diri ke Bidang Skripsi/TA dengan dilengkapi persyaratan

yang diperlukan (diatur oleh Bidang) untuk mendapatkan pengesahaan

Pimpinan Program Studi / Fakultas.

7. Mengajukan Permohonan Ijin / Pengantar Ijin Penelitian

8. Batas waktu pelaksanaan penelitian dan penyususnan Skripsi/TA/Thesis

adalah sesuai dengan batas waktu masa studi mahasiswa yang

bersangkutan.

9. Menyusun skripsi / TA

4. Defenisi 1. Ujian Akhir Sarjana adalah suatu bentuk ujian lisan (oral

examination) yang dilaksanakan oleh tim penguji yang harus diikuti

35

Istilah oleh seluruh mahasiswa program sarjana sebagai evaluasi akhir

untuk penentuan kelayakan kelulusan mahasiswa tersebut dari

program sarjana.

2. Kisi-kisi untuk ujian akhir sarjana adalah pernyataan-pernyataan

tentang lingkup materi ujian akhir sarjana untuk menjamin

terpenuhinya persyaratan minimal pengetahuan seorang sarjana

sesuai dengan kompetensi yang diharapkan.

3. Lingkup materi ujian akhir tersebut menyangkut semua materi

dalam kompetensi disiplin ilmunya yang diperoleh sejak semester I

hingga semester akhir.

4. Skripsi, Tugas Akhir dan Thesis adalah laporan tertulis hasil

penelitian yang dilakukan oleh mahasiswa dengan bimbingan

Dosen Pembimbing Skripsi/TA/Teisi untuk dipertahankan di

hadapan Penguji Skripsi/TA/Thesis sebagai syarat untuk

memperoleh gelar Sarjana./Master

5. Prosedur 1. Persyaratan untuk Mengikuti Ujian Akhir Sarjana:

a. Telah memprogramkan dan lulus seluruh mata kuliah wajib.

b. Telah memprogramkan dan lulus mata kuliah pilihan.

c. Jumlah kredit yang telah diperoleh adalah sebanyak total minimal

sks dikurangi sks tugas akhir (skripsi).

d. Telah melaksanakan Seminar dan menyelesaikan tugas akhir

(skripsi).

e. Nilai seluruh mata kuliah yang diambil sudah lengkap dengan IPK

≥2.00 dan tanpa nilai E;

f. Melunasi SPP sampai semester berjalan.

g. Memperoleh surat persetujuan ujian akhir sarjana dari Dosen

Pembimbing.

2. Penguji:

Penguji Ujian Akhir Sarjana maksimum lima orang, terdiri dari :

a. Dosen Pembimbing (maksimum dua orang)

b. Dosen Penguji lain yang ditetapkan oleh Ketua Program Studi

dengan mempertimbangkan bidang keahlian/kompetensi dosen

yang bersangkutan sebanyak 3 orang.

c. Ketua Panitia Ujian Akhir Sarjana adalah Dosen Pembimbing

Pertama, sedang sekretaris panitia adalah salah seorang dari

penguji lain.

3. Tata Cara Ujian Akhir Sarjana

a. Mahasiswa mengajukan permohonan untuk mengikuti Ujian

Akhir Sarjana ke Jurusan selambat-lambatnya 7 hari sebelum

pelaksanaan ujian yang direncanakan dengan melampirkan

persyaratan dokumen :

- Surat kesediaan dosen penguji untuk menguji.

- Draft skripsi yang telah disetujui Pembimbing.

b. Program Studi mempersiapkan dokumen:

36

- Surat kesediaan untuk menguji.

- Undangan untuk dosen penguji.

- Form penilaian.

- Berita acara pelaksanaan ujian.

- Daftar hadir penguji.

c. Pelaksanaan Ujian:

- Program Studi menyiapkan kelengkapan dan dokumen yang

diperlukan untuk pelaksanaan sidang ujian

- Dosen Pembimbing Pertama memimpin sidang ujian.

- Pimpinan sidang ujian mengendalikan waktu ujian agar dapat

berlangsung dalam waktu maksimal 3 (tiga) jam, terdiri atas

presentasi oleh mahasiswa, tanya-jawab mengenai materi

skripsi dan materi lain yang relevan (komprehensif) sebagai

indikator kompetensi sesuai dengan kisi-kisi yang ditetapkan

program studi, dan penetapan keputusan ujian.

- Penguji memberikan penilaian yang meliputi aktivitas (dinilai

oleh dosen pembimbing), tulisan dan penguasaan materi

(dinilai oleh tim penguji) dan menetapkan keputusan hasil

ujian.

- Pelaksanaan sidang ujian akhir harus dalam ruangan ujian

yang telah ditetapkan dan tidak dibenarkan dilakukan ujian di

tempat lain atau dosen penguji menguji sendiri-sendiri.

d. Penetapan keputusan ujian:

- Setelah selesai menguji, setiap penguji wajib mengisi dan

memberikan form penilaian hasil ujian kepada Ketua Sidang

Ujian

- Tim penguji membuat kesepakatan hasil ujian tanpa dihadiri

oleh mahasiswa yang diuji.

- Ketentuan penilaian :

- Pimpinan sidang ujian menyampaikan keputusan hasil ujian

kepada mahasiswa setelah dicapai kesepakatan.

- Mahasiswa yang tidak lulus dalam Ujian Akhir Sarjana

memiliki maksimal dua kali kesempatan ujian ulang.

- Apabila bagian terakhir ini tidak dapat dipenuhi oleh

mahasiswa yang bersangkutan maka judul skripsi harus

diganti dengan tetap mempertimbangkan masa studi

mahasiswa.

≥ 85 = Lulus dengan Huruf Mutu A

75 – 84 = Lulus dengan Huruf Mutu B

65 – 74 = Lulus dengan Huruf Mutu C

< 65 = Tidak Lulus

37

e. Penyerahan Berita Acara Ujian Akhir Sarjana:

- Ketua Penguji menyerahkan Berita Acara Ujian Akhir

Sarjana kepada Ketua Program Studi melalui petugas setelah

ujian selesai.

- Setelah berita acara diserahkan maka Ketua Program Studi

langsung menyerahkan surat keterangan/keputusan tentang

pelaksanaan ujian akhir dan honorarium panitia ujian.

f. Penyerahan Skripsi:

- Mahasiswa menunjukkan hasil skripsi yang telah diperbaiki

sesuai saran Dosen Penguji selambat-lambatnya 3 bulan

setelah tanggal ujian akhir pada Dosen Pembimbing.

- Dosen Pembimbing memberikan paraf persetujuan penjilidan

skripsi atau menyarankan perbaikan yang masih diperlukan.

- Mahasiswa menggandakan dan menjilid skripsi sesuai format.

- Dosen Pembimbing dan Ketua program studi

menandatangani lembar pengesahan skripsi, serta diketahui

Dekan Fakultas.

- Mahasiswa menyelesaikan persyaratan administrasi yang

ditentukan Fakultas sesuai peraturan akademik UMK dan

menyerahkannya ke Fakultas bersama dengan skripsi yang

sudah ditandatangani Dosen Pembimbing dan Ketua program

studi serta Dekan untuk memperoleh Surat Ketarangan Lulus

(SKL).

- Petugas Fakultas membubuhkan stempel Fakultas pada

lembar pengesahan Skripsi dengan mencantumkan Tanggal

Lulus Ujian Akhir Sarjana sesuai dengan tanggal SKL.

- Jika mahasiswa tidak menyerahkan skripsi yang telah

diperbaiki sampai 3 bulan sesudah tanggal ujian, Ketua

program studi membatalkan hasil ujian dengan

menandatangani Berita Acara

- Pembatalan Hasil Ujian Akhir Sarjana disampaikan ke pada

mahasiswa yang bersangkutan dan Dosen Penguji.

38

6. Klasifikasi

Pejabat/

Petugas yang

menjalankan

SOP

PR I mengeluarkan surat persetujuan pelaksanaan ujian akhir

berdasarkan persetujuan dari dekan fakultas, program studi menerima,

dan melaksanakan ujian akhir.

7. Bagan Alur

8. Catatan

9. Dokumen

terkait


Pengajuan judul

Penetapan Pembimbing

Penulisan Proposal

Pembimbingan proposal

Pengesahan Proposal

Penetapan Penguji Proposal

Ujian Proposal

Mulai

Selesai

39

UNIVERSITAS

MUHAMMADIAYH KENDARI

Nomor SOP :



Halaman :

PROSEDUR PENDAFTARAN SIDANG S1

1 Tujuan Prosedur Pendaftaran Sidang Sarjana Strata Satu (S1)

2 Ruang Lingkup

Prosedur Dan

Penggunaannya

Prosedur pendaftaran sidang sarjana strata satu

3 Standar

a. Mahasiswa aktif

b. Peraturan akademik tentang persyaratan sidang sarjana

4 Defenisi Istilah

1. Sidang Sarjana adalah Suatu ujian terakhir bagi mahasiswa

universitas Gunadarma untuk dinyatakan berhak atau belum berhak

menyandang gelar kesarjanaannya.

2. Surat Jadual Sidang : Keterangan yang isinya jadual sidang sarjana,

persyaratan yang sudah dipenuhi, mata ujian sidang/judul skripsi.

Prosedur Pendaftaran Sidang Sarjana - S1 XIII - 7

3. Bebas Keuangan : Keterangan yang menyatakan bahwa mahasiswa

bebas dari tunggakan uang kuliah.

4. Bebas Perpustakaan : Keterangan yang menyatakan bahwa mahasiswa

bebas dari pinjaman buku di perpustakaan.

5 Prosedur

1. Mahasiswa mendaftar melalui program studi pada tiap-tiap fakultas.

2. Petugas menanyakan daftar sidang ulang atau sidang pertama kali.

3. Jika sidang ulang, mahasiswa harus melampirkan Surat Jadwal

4. Sidang yang lama, blanko denda sidang, dan bebas keuangan

5. Semester yang masih berlaku, serta pas photo 2x3 sebanyak 1 buah.

6. Petugas mengecek data dikomputer, jika datanya ada (sudah pernah

sidang), maka proses pendaftaran sidang dilanjutkan.

7. Jika sidang pertama kali, maka mahasiswa melampirkan foto copy bebas

keuangan dan pas photo 2x3 sebanyak 2 buah untuk jalur non skripsi

sedangkan untuk jalur skripsi ditambah dengan surat

persetujuan dari dosen pembimbing.

8. Petugas mengecek data mahasiswa di komputer

9. Jika benar datanya ada artinya jurusan sudah mengecek persyaratan

akademiknya yaitu SKS dan IPKnya sudah memenuhi syarat. Jika

ternyata belum, maka mahasiswa tidak bisa daftar sidang sarjana dan

40

harus kembali ke jurusan untuk mengurus kekurangannya.

10. Kemudian petugas mengecek kembali persyaratan lainnya yang ada di

komputer tersebut, yaitu :

a) Kursus dan workshop: jika belum, mahasiswa harus ke lembaga

pengembangan untuk mengikuti kursus dan workshop.

b) Aptitude : jika belum, mahasiswa harus ke lab. Psikologi untuk

mengikuti aptitude test.

c) Bebas Perpustakaan : jika belum, mahasiswa harus ke perpustakaan

untuk mengurus bebas perpustakaan.

Prosedur Pendaftaran Sidang Sarjana - S1 Jika mahasiswa sudah

memenuhi semua persyaratannya proses pendaftaran sidang dilanjutkan.

11. Petugas menentukan jadwal sidang terdekat untuk mahasiswa tersebut.

12. Petugas mencetak surat jadwal sidang dan memberikan isian untuk

membuat berkas-berkas kelulusan.

13. Selesai.

41

6 Klasifikasi Pejabat/

Petugas yang

menjalankan SOP

Dekan mengeluarkan surat keputusan dan edaran prosedur

pendaftaran sidang S1.

7 Bagan Alur

8 Catatan

9 Dokumen terkait


Mahasiswa mendaftar ke prodi

Petugas menanyakan daftar sidang ulang atau sidang pertama kali

Jika sidang ulang, mahasiswa harus

melampirkan Surat Jadual Sidang yang lama,

blanko denda sidang, dan bebas keuangan

4. semester yang masih

berlaku, serta pas photo 2x3

sebanyak 1 buah.

5. 4. Petugas mengecek data di

komputer.

6.

ika mahasiswa sudah memenuhi semua

persyaratannya proses pendaftaran

sidang dilanjutkan.

Petugas menentukan jadwal sidang

terdekat untuk mahasiswa tersebut.

Petugas mencetak surat jadwal sidang dan

memberikan isian untuk membuat berkas-

berkas kelulusan.

Mulai

Selesai

42


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PELAKSANAAN WISUDA

1. Tujuan Prosdur

Prosedur pelaksanaan wisuda bertujuan memberikan penjelasan mengenai

tata cara pelaksanaan wisuda di UMK serta sebagai pedoman bagi Dekan,

Ketua Program Studi, Kepala BAA dan panitia pelaksana.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tata cara pelaksanaan wisuda

mulai dari persiapan, sarana dan prasarana, keuangan dan pelaksanaan.

3. Standar

1. Calon wisudawan/wati adalah mahasiswa UMK yang telah

menyelasaikan studinya sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang

berlaku di UMK.

2. Waktu pelaksanaan wisuda sebagaimana tercantum dalam kalender

akademik Universitas Muhammadiyah Kendari

3. Calon wisudawan/wati mendaftar melalui panitia pendaftaran dengan

membayar sejumlah biaya pendaftaran dan memenuhi persyaratan

yang telah ditentukan.

4. Definisi Istilah

Pelaksanaan Wisuda adalah proses pelaksanaan upacara wisuda yang

dipimpin oleh Rektor Universitas sebagai Ketua Senat Universitas yang

ditandai dengan pemindahan kucir dan penyerahan ijazah yang dilakukan

oleh Rektor Universitas dan dibantu oleh Dekan Fakultas untuk program

vokasi dan S1.

5. Prosedur

1. Persiapan :

a. Rektor menerbitkan SK tentang susunan kepanitiaan pelaksanaan

wisuda

b. Panitia wisuda menyusun dan mensosialisasikan deskripsi tugas,

jadwal kegiatan dan acara kegiatan wisuda pada hari H kepada seluruh

anggota panitia sebagai panduan tugas.

c. Calon wisudawan/wati yang disetujui fakultas memperoleh penjelasan

secara tertulis dan/atau lisan tentang pendaftaran, biaya dan

43

pelaksanaan wisuda

d. Calon wisudawan/wati mendaftar kepada panitia

e. Calon wisudawan/wati mengikuti gladi resik 2 hari sebelum hari H

pelaksanaan wisuda

2. Pelaksanaan :

a. Wisudawan/wati berkumpul pada tempat yang telah ditentukan oleh

panitia

b. Wisudawan/wati berbaris secara teratur menuju tempat upacara

wisuda 30 menit sebelum Ketua dan Anggota Senat memasuki ruang

upacara

c. Wisudawan/wati duduk dengan tenang pada kursi yang telah

ditetapkan oleh panitia

d. Rektor/Ketua Senat dan para Anggota Senat UMK memasuki ruang

upacara

e. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya

f. Rektor/Ketua Senat membuka Rapat Senat Terbuka secara resmi

g. Sambutan-sambutan dari Rektor, Ketua BPH UMK dan Gubernur atau

yang mewakili

h. Penyampaian orasi ilmiah

i. Pembacaan doa

j. Rektor/Ketua Senat mewisuda Wisudawan/wati, yang ditandai dengan

pemindahan kucir toga yang dilanjutkan dengan penyerahan ijazah

secara bergiliran yang dibantu oleh Dekan

k. Wisudawan/wati membacakan Janji Alumni yang disaksikan oleh

Rektor/Ketua Senat

l. Tim paduan suara menyanyikan lagu Padamu Negeri

m. Wakil wali Wisudawan/wati menyampaikan sambutan

n. Tim paduan suaru menyanyikan lagu Syukur

o. Rektor/Ketua Senat menutup Rapat Senat Terbuka


Petugas yang

menjalankan SOP

Panitia pelaksanaan wisuda yang meliputi seluruh perangkat dan elemen

Universitas Muhammadiyah Kendari mulai dari Rektor, Dosen dan Staf

yang ditetapkan dalam SK kepanitiaan

7. Bagan alur

Rektor menerbitkan SK tentang susunan kepanitian pelaksanaan

wisuda

MULAI

Panitia wisuda menyusun dan mensosialisasikan deskripsi tugas,

jadwal kegiatan dan acara kegiatan wisuda pada hari H kepada

seluruh anggota panitia sebagai panduan tugas

Calon wisudawan/wati yang disetujui fakultas memperoleh

penjelasan secara tertulis dan/atau lisan tentang pendaftaran,

biaya dan pelaksanaan wisuda

44

Rektor/Ketua Senat membuka Rapat Senat Terbuka secara

resmi

Sambutan-sambutan dari Rektor, Ketua BPH UMK dan Gubernur

atau yang mewakili

Rektor/Ketua Senat mewisuda wisudawan/wati, yang ditandai

dengan pemindahan kucir toga yang dilanjutkan dengan

penyerahan ijazah secara bergiliran yang dibantu oleh Dekan

Wisudawan/wati membacakan janji alumni yang disaksikan oleh

Rektor/Ketua Senat

Tim paduan suara menyanyikan lagu Padamu Negeri

Penyampaian orasi ilmiah

Pembacaan doa

Calon wisudawan/wati mengikuti gladi resik 2 hari sebelum hari

H pelaksanaan wisuda

Wisudawan/wati berkumpul pada tempat yang telah ditentukan

oleh panitia

Wisudawan/wati berbaris secara teratur menuju tempat

upacara wisuda 30 menit sebelum Ketua dan Anggota Senat

memasuki ruang upacar

Rektor/Ketua Senat dan para Anggota Senat UMK memasuki

ruang upacara

Wisudawan/wati duduk dengan tenang pada kursi yang telah

ditetapkan oleh panitia

Calon wisudawan/wati mendaftar kepada panitia

Menyanyikan lagu Indonesia Raya

45

8. Catatan

9. Dokumen terkait

1. Panduan Akademik

2. Dll.

Tim paduan suara menyanyikan lagu Syukur

Wakil wali Wisudawan/wati menyampaikan sambutan

Selesai

Rektor/Ketua Senat menutup Rapat Senat Terbuka

46


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PEMBUATAN

SURAT TANDA LULUS SEMENTARA

1. Tujuan Prosdur

Sementara menunggu penyelesaian ijazah maka bagi mahasiswa yang sudah lulus

sidang D3, S1, S2 dan S3 akan dibuatkan Surat Tanda Lulus Sementara (STLS)

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Pembuatan STLS untuk Mahasiswa Jenjang D3, S1, S2 dan S3 yang telah lulus

sidang di Universitas Muhammadiyah Kendari

3. Standar

Mahasiswa harus telah lulus sidang skripsi

4. Definisi Istilah

Surat Tanda Lulus Sementara (STLS) adalah tanda bukti yang menyatakan bahwa

mahasiswa yang bersangkutan telah dinyatakan lulus sidang pada jenjang

pendidikan yang ditempuh di Universitas Muhammadiyah Kendari. Sementara

menunggu penyelesaian ijazah asli, STLS ini diberikan kepada yang bersangkutan

untuk dipergunakan sebagaimana mestinya

5. Prosedur

1. BAA menerima berkas pengurusan STLS dan fotocopy ijazah terakhir yang

dimiliki mahasiswa peserta sidang serta file data kelulusan sidang dari bagian

siding.

2. BAA Menggabungkan data dari bagian sidang ke master data gabungan untuk

masing-masing jenjang dan jurusan.

3. BAA Mengkoreksi data di master dan disesuaikan dengan ijazah terakhir.

4. BAA mencetak STLS.

5. BAA meminta tanda tangan Rektor.

6. BAA menstempel di atas tanda tangan rektor

7. BAA menempel foto

8. BAA medistribusi STLS ke mahasiswa


Petugas yang

menjalankan SOP

Rektor menandatangani STLS, BAA menerima berkas dan memproses pengurusan

STLS.

47

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

SK Rektor tentang Sidang Kelulusan

M U L A I

BAA menerima berkas pengurusan

STLS dan fotocopy ijazah terakhir

yang dimiliki mahasiswa peserta

sidang serta file data kelulusan

sidang dari bagian sidang

BAA Menggabungkan data dari

bagian sidang ke master data

gabungan untuk masing-masing

jenjang dan jurusan

BAA Mengkoreksi data di master

dan disesuaikan dengan ijazah

terakhir

Pencetakan STLS

Rektor menandatangani STLS

BAA menempel foto

Pendistribusian STLS ke

mahasiswa S E L E S A I

48


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PEMBUATAN RANGKUMAN NILAI

1. Tujuan Prosdur

Prosedur pembuatan rangkuman nilai ini bertujuan untuk menerangkan tata

cara dan prosedur pembuatan rangkuman nilai guna membantu mahasiswa

yang memerlukan rangkuman nilai sebagai persyaratan pengurusan beasiswa,

tunjangan gaji, melanjutkan kuliah, dan persyaratan kerja.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup prosedur ini meliputi pengecekan data akademik mahasiswa

sampai dengan pembuatan rangkuman nilai (7 hari kerja). Pembuatan

rangkuman nilai hanya diberikan kepada mahasiswa dengan status aktif (kelas

maupun non kelas) dan mahasiswa yang sudah lulus tetapi belum menerima

transkrip nilai (masi dalam proses) yang memerlukan rangkuman nilai sebagai

persyaratan pengurusan beasiswa, tunjangan gaji, melanjutkan kuliah, ataupaun

kerja, dengan melampirkan surat permohonan mahasiswa yang bersangkutan

dengan sepengetahuan orang tua serta surat permohonan/keterangan dari

instansi yang berkepentingan.

3. Standar

1. Mahasiswa berstatus mahasiswa aktif atau mahasiswa yang telah lulus

tetapi belum menerima transkip nilai.

2. Mahasiswa dengan status mahasiswa aktif melampirkan surat

permohonan pembuatan rangkuman nilai dengan sepengetahuan orang

tua ataupun instansi terkait.

3. Mahasiswa dengan status telah lulus harus melampirkan SK yudisium.

4. Definisi Istilah

Rangkuman nilai adalah daftar nilai yang diperoleh mahasiswa selama

kuliah.

5. Prosedur

1. Mahasiswa yang memerlukan rangkuman nilai datang ke Jurusan

dengan membawa persyaratan yang telah ditetapkan dan mendapat

tanda terima penyerahan berkas dimana didalamnya juga

mencantumkan waktu pengambilannya.

2. Jurusan melakukan pengecekan data mahasiswa yang akan digunakan

untuk pembuatan rangkuman nilai.

3. Jurusan membuat daftar rangkuman nilai

49

4. Mahasiswa mengambil daftar rangkuman nilai yang telah dibuat oleh

Jurusan sesuai waktu yang telah ditetapkan dalam tanda terima berkas

(7 hari kerja)


Petugas yang

menjalankan SOP

Program Studi menerima permohonan pembuatan rangkuman nilai

mahasiswa, melakukan pengecekan data, dan mengeluarkan rangkuman

nilai.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

1. Data Mahasiswa

2. Surat pengantar/permohonan dari instansi yang terkait

3. Surat permohonan dari mahasiswa yang bersangkutan dengan

sepengetahuan orang tua.

4. SK Rektor tentang kelulusan.

M U L A I

Pengecekan data dan

pembuatan

rangkuman nilai

Mahasiswa

mengambil

rangkuman nilai

sesuai waktu yang

ditentukan dalam

tanda terima

Rangkuman nilai yang

sudah ditandatangani

Ketua Jurusan

S E L E S A I

50


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PEMBUATAN IJAZAH

1. Tujuan Prosdur

Prosedur pembuatan ijazah ini bertujuan untuk memberikan penjelasan

mengenai tatacara dan prosedur pembuatan ijazah di lingkup Universitas

Muhammadiyah Kendari

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Pembuatan Ijazah untuk Mahasiswa Jenjang D3, S1, S2 dan S3 yang telah

menyelesaikan studinya dan menyelesaikan semua administrasi baik yang

bersifat akademik maupun non akademik di Universitas Muhammadiyah

Kendari serta sudah dikeluarkannya SK Rektornya

3. Standar

1. Mahasiswa harus telah menyelesaikan seluruh kewajiban akademiknya.

2. Lembar ijazah diprint dengan menggunakan kertas dan printer khusus.

4. Definisi Istilah

1. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar yang diberikan kepada

mahasiswa yang sudah menyelesaikan semua persyaratan akademiknya.

2. Mahasiswa dinyatakan Kebulatan Studi apabila mahasiswa sudah

menempuh semua mata kuliah Ujian Utama dan dinyatakan lulus

dengan ketentuan IPK yang berlaku

5. Prosedur

a. Mahasiswa yang telah menyelesaikan tugas akhir dan dinyatakan lulus

mengajukan permohonan yudisium pada BAA.

b. BAA meneruskan permohonan yudisium ke Rektor dan menerbitkan

SK yudisium.

c. Biro Umum menyediakan Blanko untuk ijazah, transkip nilai, dan akta

IV serta Printer Khusus

d. Penulisan nama pemilik ijazah oleh BAA

e. BAA mengetik identitas pemilik ijazah serta melakukan pengecekan

kembali.

f. BAA menempel foto pemilik ijazah, dan meneruskan ke Dekan dan

Rektor untuk ditandatangani

51

g. BAA menstempel ijazah

h. Pendistribusian ijazah ke mahasiswa dengan menandatangani BAP

serah terima ijazah oleh mahasiswa.


Petugas yang

menjalankan SOP

Rektor melalui BAA mengeluarkan SK kelulusan dan menandatangani

ijazah, Dekan menandatangani ijazah, BAA melayani pendaftaran yudisium,

melakukan pemrosesan, menerbitkan surat keputusan yudisium, menetapkan

identitas peserta yudisium, dan menerbitkan ijazah dan akta IV, Biro

Keuangan melayani pembayaran administrasi mahasiswa.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

a. SK Rektor tentang Sidang Kelulusan

b. SK Rektor tentang Kelulusan Ujian Utama

c. SK Rektor tentang Kelulusan

M U L A I

Mahasiswa

mengajukan

permohonan

Yudisium

BAA menerima dan

meneruskan permohonan

yudisium ke Rektor

Rektor mengeluarkan SK

Yudium

Pengetikan nama pemilik

ijazah dan penempelan foto

oleh BAA

Biro Umum menyiapkan

blanko untuk ijazah, akta IV

dan Transkip nilai

BAA meneruskan ijazah

kepada Rektor dan Dekan

untuk ditandatangani

BAA menstemplel ijazah

Pendistribusian Ijazah S E L E S A I

52


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR MUTASI MASUK UMK

1. Tujuan Prosdur

Prosedur mutasi masuk UMK bertujuan memberikan penjelasan

mengenai persyaratan, tata cara dan waktu registrasi mahasiswa

sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah

Kendari.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tatacara registrasi yang

melibatkan Pimpinan Universitas, BAA, Bank/Biro Keuangan,

Fakultas/Prodi dan Mahasiswa.

3. Standar

1. Nilai akreditasi jurusan/prodi PT asal minimal sama dengan

jurusan/prodi yang akan dipilih kecuali dari PTN

2. IP kumulatif dari PT asal minimal 2,75 dan bukan/tidak berasal

dari lembaga kursus/sejenisnya.

3. Calon mahasiswa minimal telah menyelesaikan 2 (dua) semester

awal prodi asal di PT asal.

4. Waktu pengajuan permohonan masuk dilakukan paling lambat

sebulan sebelum proses perkuliahan di mulai di UMK.

5. Calon mahasiswa melengkapi berkas dengan:

a. Surat Keterangan Berkelakuan Baik dan Aktif Kuliah dari PT

Asal,

b. Surat Keterangan Akreditasi Jurusan/Prodi dari PT Asal,

c. foto copy ijazah SLTA yang dilegalisisr 1 rangkap,

d. Transkip nilai asli/fotocopy transkip yang dilegalisir 2 rangkap,

e. Fotocopy aktekelahiran 1 lembar,

f. Fotocopy KTM 1 Lembar,

g. Fotocopy KTP 1 lembar,

4. Definisi Istilah

Mutasi masuk UMK adalah pindahnya mahasiswa dari PT lain ke

UMK

53

5. Prosedur

1. Calon mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat

permohonan pindah ke UMK yang ditujukan kepada Rektor UMK.

2. BAA melakukan verifikasi terhadap status calon mahasiswa pada

PT asal kemudian menyampaikan ke PR I.

3. PR I mengeluarkan surat persetujuan pindah berdasarkan

persetujuan dari program studi apabila calon mahasiswa tersebut

benar-benar terdaftar pada PT asal yang bersangkutan.

4. Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas

permohonan pindah ke BAA dengan menyertakan:

a. Rekomendasi dari Kopertis untuk PTS luar Sultra,

b. Surat Keterangan Pindah PT asal,

c. Pas Foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2

X 3 cm, masing-masing sebanyak 2 lembar), dan

d. Surat pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku di

UMK.

5. Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan

pada saat registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti

biaya pendaftaran, biaya IPP, biaya SPG, dan biaya penyetraan

mata kuliah/alih kredit.

6. BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk

dibuatkan penyetaraan mata kuliah.

7. Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah dan

membuat transkip konversi mata kuliah.

8. Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses

herregistrasi.

9. Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di fakultas/program

studi.

6. Klasifikasi

Pejabat/ Petugas

yang

menjalankan SOP

PR I mengeluarkan Surat Persetujuan Pindah berdasarkan surat

persetujuan dari Program Studi, BAA menerima, mengumpulkan dan

melakukan verifikasi terhadap berkas permohonan, Biro Keuangan

melayani pembayaran calon mahasiswa, Program Studi membuat

penyetaraan dan transkip konversi mata kuliah.

54

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait


Mulai Calon mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat permohonan

pindah ke UMK yang ditujukan kepada Rektor UMK.

PR I mengeluarkan surat persetujuan

pindah berdasarkan persetujuan dari

program studi apabila calon

mahasiswa tersebut benar-benar

terdaftar pada PT asal yang

bersangkutan

BAA melakukan verifikasi terhadap status calon mahasiswa pada PT asal

kemudian menyampaikan ke PR I

BAA mengembalikan berkas

Calon Mahasiswa

Disetujui

Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas permohonan pindah ke

BAA dengan menyertakan:

a. Rekomendasi dari Kopertis untuk PTS luar Sultra,

b. Surat Keterangan Pindah PT asal,

c. Pas Foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2 X 3

cm, masing-masing sebanyak 2 lembar), dan

d. Surat pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku di UMK.

Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan pada saat

registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti biaya pendaftaran,

biaya IPP, biaya SPG, dan biaya penyetraan mata kuliah/alih kredit

BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk dibuatkan

penyetaraan mata kuliah.

Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah dan membuat

transkip konversi mata kuliah.

Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi.

Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di fakultas/program studi.

Selesai

SELESAI

55


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR MUTASI ALIH JENJANG

1. Tujuan Prosdur

Prosedur mutasi masuk alih jenjang UMK bertujuan memberikan penjelasan

mengenai persyaratan, tata cara dan waktu registrasi mahasiswa sesuai dengan

ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Kendari.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tatacara registrasi yang melibatkan

Pimpinan Universitas, BAA, Bank/Biro Keuangan, Fakultas/Prodi dan Mahasiswa.

3. Standar

1. Setiap calon mahasiswa telah menyelesaikan program diplomanya (D2 atau

D3).

2. Waktu pengajuan permohonan masuk dilakukan paling lambat sebulan

sebelum proses perkuliahan di mulai di UMK.

3. Calon mahasiswa melengkapi berkas dengan:

a. Fotokopi ijazah program diploma (d2 atau D3) dan foto copy transkip

nilai yang telah dilegalisir.

b. Fotokopi ijazah SLTA yang dilegalisisr 1 rangkap,

c. Fotokopi KTP yang telah dilegalisir 1 lembar, dan

d. Fotokopi SK terakhir bagi PNS/karyawan yang telah dilegalisisr.

4. Definisi Istilah

Mutasi Alih Jenjang adalah masuknya calon mahasiswa dari program diploma yang

akan melanjutkan studi ke program S1 di Universitas Muhammadiyah kendari

5. Prosedur

1. Calon mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat permohonan alih

jenjang ke UMK yang ditujukan kepada Rektor UMK.

2. BAA melakukan verifikasi terhadap status calon mahasiswa pada PT asal.

3. PR I mengeluarkan surat persetujuan pindah berdasarkan persetujuan dari

program studi apabila calon mahasiswa tersebut benar-benar terdaftar pada PT

asal yang bersangkutan.

4. Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas permohonan pindah ke

BAA dengan menyertakan:

a. Pas foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2 X 3 cm,

masing-masing sebanyak 2 lembar).

b. Surat Pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku di UMK.

5. Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan pada saat

registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti biaya pendaftaran, biaya

IPP, biaya SPG, dan biaya penyetraan mata kuliah/alih kredit.

6. BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk dibuatkan

56

penyetaraan mata kuliah.

7. Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah dan membuat

transkip konversi mata kuliah.

8. Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi.

9. Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di fakultas/program studi.


Petugas yang

menjalankan SoP

PR I mengeluarkan Surat Persetujuan Alih Jenjang berdasarkan surat persetujuan

dari Program Studi, BAA menerima, mengumpulkan dan melakukan verifikasi

terhadap berkas permohonan, Biro Keuangan melayani pembayaran calon

mahasiswa, Program Studi membuat penyetaraan dan transkip konversi mata kuliah.

7. Bagan alur

MULAI mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat

permohonan alih jenjang ke UMK yang ditujukan kepada Rektor

UMK Memasukkan berkas ke BAA

Ya:

PR I mengeluarkan surat

persetujuan pindah

berdasarkan persetujuan

dari program studi

apabila calon mahasiswa

tersebut benar-benar

terdaftar pada PT asal

yang bersangkutan

Tidak:

BAA mengembalikan

berkas Calon Mahasiswa

Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas permohonan

pindah ke BAA dengan menyertakan:

a. Pas foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2

X 3 cm, masing-masing sebanyak 2 lembar).

b. Surat Pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku

di UMK.


Disetujui

Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan

pada saat registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku

seperti biaya pendaftaran, biaya IPP, biaya SPG, dan biaya

penyetraan mata kuliah/alih kredit.

BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk

dibuatkan penyetaraan mata kuliah

Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah

dan membuat transkip konversi mata kuliah

57

7. Catatan

8. Dokumen terkait

1. Panduan Akademik

2. Dll.

Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi

Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di

fakultas/program studi

Selesai

58


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR MUTASI KELUAR UMK

1. Tujuan Prosedur

Prosedur mutasi keluar dari UMK bertujuan memberikan penjelasan

mengenai persyaratan, tata cara dan waktu registrasi mahasiswa sesuai

dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Kendari.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya


melibatkan Pimpinan Universitas, BAA, Fakultas/Prodi dan Mahasiswa.

3. Standar

1. Mahasiswa memasukkan surat permohonan mutasi keluar yang telah

disetujui oleh Ketua Program Studi dan diketahui oleh Dekan.

2. Mahasiswa melengkapi berkas dengan:

a. Surat keterangan bebas administrasi dari keuangan

b. Surat keterangan bebas pinjaman dari perpustakaan

c. Surat keterangan bebas laboratorium (bagi program studi tertentu)

d. Fotokopi transkip nilai yang telah dilegalisisr

e. Kartu tanda mahasiswa (KTM) asli untuk pegembalian KTM

f. Surat keterangan kesediaan menerima mahasiswa integrasi dari

Perguruan Tinggi yang dituju.

4. Definisi Istilah

5. Prosedur

1. Mahasiswa mengajukan permohonan pindah ke PT lain sesuai dengan

formulir yang telah disediakan di Biro Adminstrasi Akademik UMK,

yang ditujukan kepada Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari

dengan mencantumkan alasan pindah dan telah mendapat persetujuan

dari Ketua Program Studi dan diketahui oleh Dekan Fakultas yang

bersangkutan dilengkapi dengan berkas yang dipersyaratkan dalam

mengajukan permohonan mutasi keluar UMK.

2. Pimpinan Universitas/Rektor memberikan surat persetujuan pindah (yang

disertai keterangan status akreditasi jurusan) ke Perguruan Tinggi yang

dituju, dengan dilampiri transkip akademik/nilai.

3. BAA mengeluarkan keterangan menonaktifkan status mahasiswa

59

tersebut.


Petugas yang

menjalankan SoP

PR I melalui BAA mengeluarkan Surat Keterangan Nonaktif Kuliah, BAA

menerima dan mengumpulkan berkas permohonan mutasi keluar

mahasiswa, Fakultas/Prodi menyetujui permohonan mutasi keluar dan

memperbaharui database jumlah mahasiswa.

7. Bagan alur

mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat

permohonan alih jenjang ke UMK yang ditujukan kepada Rektor

UMK Memasukkan berkas ke BAA

MULAI


Disetujui

Tidak:

BAA mengembalikan

berkas Calon Mahasiswa

Ya:


persetujuan pindah

berdasarkan persetujuan

dari program studi

apabila calon mahasiswa

tersebut benar-benar

terdaftar pada PT asal

yang bersangkutan

Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas permohonan

pindah ke BAA dengan menyertakan:

c. Pas foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2

X 3 cm, masing-masing sebanyak 2 lembar).

d. Surat Pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku

di UMK.

Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan

pada saat registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku

seperti biaya pendaftaran, biaya IPP, biaya SPG, dan biaya

penyetraan mata kuliah/alih kredit.





Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi

60

7. Catatan

8. Dokumen terkait



Selesai

61


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR INTEGRASI ANTAR FAKULTAS

1. Tujuan Prosdur

Prosedur Pindah Antar Fakultas/Prodi di UMK bertujuan memberikan

penjelasan mengenai persyaratan, tata cara dan waktu registrasi mahasiswa

sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah

Kendari.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya


melibatkan Pimpinan Universitas, BAA, Fakultas/Prodi dan Mahasiswa.

3. Standar

1. Mahasiswa yang bersangkutan minimal telah menyelesaikan 2 (dua)

semester awal prodi asal.




a. Fotokopi KTM 1 Lembar

b. Fotokopi bukti pembayaran dari Biro Keuangan yang telah

dilegalisir.

c. Fotokopi KHS/transkip nilai dari program studi yang telah

dilegalisir.

d. Pas foto hitam putih ukuran 3 X 4 cm sebanyak 1 lembar.

e. Pas foto berwarna ukuran 2 X 3 cm sebanyak 1 lembar.

4. Definisi Istilah

5. Prosedur

1. Mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat permohonan

pindah ke UMK yang telah diketahui oleh Ketua Program Studi dan

Dekan yang ditujukan kepada Rektor UMK.

2. PR I mengeluarkan surat persetujuan pindah ke fakultas/prodi yang

dituju.

3. BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk

dibuatkan penyetaraan mata kuliah.

4. Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah dan

membuat transkip konversi mata kuliah.

62

5. Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi.

6. Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di fakultas/program studi.


Petugas yang

menjalankan SOP

PR I mengeluarkan Surat Persetujuan Pindah ke fakultas/prodi berdasarkan

surat persetujuan dari Program Studi, BAA menerima, mengumpulkan dan

melakukan verifikasi terhadap berkas permohonan, Program Studi membuat

penyetaraan dan transkip konversi mata kuliah.

7. Bagan alur

MULAI mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat

BAA melakukan verifikasi terhadap status mahasiswa

Disetujui

Tidak:

BAA mengembalikan

berkas Mahasiswa

Ya:


persetujuan pindah

masuk berdasarkan

persetujuan dari program

studi

Mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas ke BAA untuk

diherregistrasi:

mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan pada

saat registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti

biaya pendaftaran, biaya IPP, biaya SPG, dan biaya penyetraan

mata kuliah/alih kredit.





63

7. Catatan

8. Dokumen terkait



Selesai

64


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR IZIN AKTIF KEMBALI

1. Tujuan Prosdur

Prosedur izin aktif kembali bertujuan memberikan penjelasan mengenai

persyaratan, tata cara dan waktu izin aktif kembali setelah mahasiswa

melakukan cuti akademik sesuai dengan ketentuan yang berlaku di

Universitas Muhammadiyah Kendari.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tatacara izin aktif kembali yang

melibatkan Pimpinan Universitas, BAA, Biro Keuangan/Bank,

Fakultas/Prodi, Penasehat Akademik dan Mahasiswa.

3. Standar

1. Waktu pengajuan permohonan izin aktif kembali dilakukan sesuai jadwal

herregistrasi yang tercantum pada kalender akademik UMK dengan

mengajukan surat permohonan izin aktif kembali.

2. Mahasiswa membayar SPP semester berjalan dan biaya lain yang telah

ditetapkan pada Biro Keuangan UMK/Bank

3. Mahasiswa menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa yang masih berlaku dan

kuitansi pembayaran pada BAA pada saat mendaftar setelah cuti akademik

4. Mahasiswa menunjukkan KHS sebelumnya pada saat mengisi KRS

4. Definisi Istilah

Izin Aktif Kembali adalah mahasiswa yang memperoleh surat keterangan

untuk melakukan perkuliahan kembali setelah melakukan cuti akademik

5. Prosedur

1. Mahasiswa mengajukan surat permohonan aktif kembali melalui Dekan

Fakultas

2. Dekan Fakultas mengeluarkan surat keterangan aktif kembali yang

terbusannya disampaikan pada BAA, Biro Keuangan dan Ketua program

Studi

3. Mahasiswa melakukan pembayaran SPP semester berjalan dan biaya lain

pada Biro keuangan/Bank

4. Mahasiswa mendaftar pada BAA bagian registrasi untuk menerima tanda

65

bukti terdaftar sebagai mahasiswa UMK

5. Mahasiswa berkonsultasi dengan Penasehat Akademik dan mengisi Kartu

Rencana Studi

6. Mahasiswa mengikuti perkuliahan


Petugas yang

menjalankan SOP

BAA melalui Fakultas/Prodi menerima berkas permohonan cuti akademik

dan menerbitkan Surat Keterangan Cuti.

7. Bagan alur

8. Catatan

9. Dokumen terkait

1. Panduan Akademik

2. Dll

Selesai

MULAI Mahasiswa mengajukan surat permohonan izin aktif kembali

kepada Dekan Fakultas

Mahasiswa melakukan pembayaran SPP semester berjalan dan

biaya lain pada Biro Keuangan/Bank

Dekan Fakultas mengeluarkan surat keterangan aktif kembali

yang tembusannya disampaikan kepada BAA, Biro Keuangan

dan Ketua Program Studi

Mahasiswa mendaftar pada BAA bagian registrasi untuk

menerima tanda bukti terdaftar sebagai mahasiswa UMK

dengan melampirkan kuitansi pembayaran dan KTM yang masih

berlaku

Mahasiswa berkonsultasi dengan Penasehat Akademik dan

mengisi KRS dengan menunjukkan KHS semester sebelumnya

Mahasiswa mengikuti perkuliahan

66


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PEMANGGILAN MAHASISWA DAN PERPANJANGAN

MASA STUDI MAHASISWA

1. Tujuan Prosedur

Mengajukan perpanjangan masa studi bagi mahasiswa yang akan berakhir batas masa

studinya.

2. Luas Lingkup Prosedur

dan Pnggunaannya

Prosedur ini meliputi pemanggilan mahasiswa yang akan berakhir batas

masa studi maksimum, konsultasi, pembuatan surat pernyataan,

pembuatan surat pengunduran diri, pengajuan permohonan perpanjangan

masa studi.

3. Standar

Mahasiswa belum melewati batas studi maksimal 7 tahun

4. Definisi Istilah

1. Batas masa studi : Batas waktu tempuh studi mahasiswa

- Program studi S1 : 4 tahun (standar), 7 tahun (maksimum)

- Program studi D3: 3 tahun (standar), 5 tahun (maksimum)

2. Kurikulum : Daftar pedoman mata kuliah yang diberkan pada suatu program studi.

3. Mahasiswa aktif : Mahasiswa yang mengisi KRS (mengambil mata kuliah, PI dan aktif

saja) pada semester yang bersangkutan.

4. Mahasiswa tidak aktif : mahasiswa yang tidak mengisi KRS pada semester yang

bersangkutan.

5. Mahasiswa Non-kelas : Mahasiswa yang sudah melebihi batas waktu standar

penyelesaian studi/sudah tidak tergabung dalam kelas regular.

5. Prosedur .

1. Pengecekan data akademik mahasiswa untuk mengidentifikasi mahasiswa yang akan

berakhir masa studinya.

2. Menentukan standar IPK, IP Utama, dan jumlah mata kuliah yang telah ditempuh,

kemudian mengelompokkan mahasiswa kedalam beberapa kelompok, yaitu :

- Kelompok I : Mahasiswa yang akan melanjutkan kuliah

- Kelopok II : Mahasiswa yang masih bisa dipertimbangkan untuk dapat melanjutkan

kuliah.

- Kelompok III : Mahasiswa yang sudah tidak bisa melanjutkan kuliah

3. Pembuatan Surat Panggilan.

4. Pengiriman Surat Panggilan ke alamat masing-masing lewat pos

5. Mahasiswa yang sudah menerima Surat Panggilan datang ke Jurusan sesuai waku yang

telah di tentukan.

6. Jurusan memberikan konsultasi akademik kepada mahasiswa yang menghadap sesuai

dengan kondisi kelompok masing-masing.

7. Untuk mahasiswa kelompok I dan II yang ingin melanjutkan kuliah, diharuskan

membuat surat pernyataan (format dari Jurusan) diatas kertas bermeterai yang berisi

pernyataan kesanggupan untuk menyelesaikan kuliah sesuai batas waktu yang telah

67

ditentukan berikut sanksinya. Sedangkan bagi mahasiswa kelompok I dan II yang tidak

ingin melanjutkan kuliah, diharuskan membuat surat pengunduran diri.

8. Mahasiswa Kelompok III diharuskan membuat surat pengunduran diri (format dari

Jurusan) yang akan dipergunakan untuk pengurusan administrasi akademik mahasiswa

yang bersangkutan ke bagian Keuangan dan Bagian Transkrip. Mahasiswa akan

mendapatkan Surat keterangan Pernah Kuliah dan Rangkuman Nilai dari Bagian terkait

9. Membuat Surat Permohonan Pengajuan perpanjangan masa studi ke Universitas,

berdasarkan data mahasiswa yang telah membuat surat pernyataan kesanggupan

melanjutkan kuliah. Nama-nama mahasiswa yang diajukan akan tercantum dalam Buku

Daftar Mahasiswa yang mendapatkan SK perpanjangan masa studi dari Rektor.


Petugas yang

menjalankan SOP

Rektor melalui BAA mengeluarkan SK perpanjangan masa studi, Program Studi melakukan

pengecekan, pengidentifikasian, pemanggilan serta melakukan layanan konsultasi bagi

mahasiswa yang hampir habis masa studinya, merbitkan transkip nilai dan Surat Keterangan

Pernah Kuliah, Biro Keuangan melayani pembayaran mahasiswa.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

1. Data Akademik mahasiswa

2. Batas masa studi mahasiswa

3. Kurikulum yang berlaku

4. Status akademik mahasiswa (non-kelas dan aktif/tidak aktif).

M U L A I

Pengecekan data

mahasiswa

Penentuan standar

pemanggilan

Pembuatan dan pengiriman

surat penggilan melalui Pos

Konsultasi

Mahasiswa

Solusi menurut

kelompok pemanggilan

Lanjut

Kuliah?

Pembuatan Surat

Pengunduran Diri Pembuatan Surat

Pernyataan

Melanjutkan Kuliah

Permohonan

Pengajuan

perpanjangan masa

Studi

Pengurusan

administrasi akademik

ke Bag. Keuangan &

Bag. Transkrip

Buku SK

Perpanjangan Masa

Studi

Surat Ket. Pernah

kuliah dan

rangkuman nilai

SELESAI

T Y

68


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PINDAH WAKTU KULIAH

1. Tujuan Prosdur

Prosedur pindah waktu kuliah bertujuan untuk menjelaskan proses

pengurusan permohonan pindah waktu kuliah

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Prosedur pindah waktu kuliah meliputi penyajian informasi tentang tata

cara, syarat-syarat serta waktu pengajuan permohonan pindah waktu kuliah

3. Standar

1. Permohonan pindah waktu kuliah harus diajukan selambat-lambatnya

satu bulan sebelum perkuliahan.

2. Permohonan pindah waktu kuliah hanya diajukan satu kali selama masa

studi.

4. Definisi Istilah

Pindah Waktu Kuliah adalah pindah dari kelas pagi ke kelas sore atau

sebaliknya. Permohonan pindah waktu kuliah selambat-lambatnya diajukan

satu bulan sebelum perkuliahan dimulai dan hanya dapat diproses jika

memang tersedia kelas yang memungkinkan.

5. Prosedur

1. Mahasiswa mengambil dan mengisi formulir permohonan pindah kelas

yang disediakan di Program Studi

2. Formulir yang telah diisi dan ditandatangani mahasiswa dikembalikan ke

Program Studi dengan melampirkan :

a. Satu lembar pas photo ukuran 2 x 3

b. Surat Keterangan Bekerja dari tempat bekerja (bagi mahasiswa

yang mengajukan permohonan pindah ke kelas sore)

c. Foto copy bukti pembayaran uang kuliah untuk semester yang akan

diikuti

d. Surat persetujuan dari orang tua/wali

3. Apabila permohonan disetujui, mahasiswa akan ditempatkan di kelas baru

dan menerima Surat Keterangan Pindah Kelas


Program Studi menyediakan formulir permohonan pindah kelas, menerima,

69

Petugas yang

menjalankan SOP

mengumpulkan dan memproses berkas permohonan mahasiswa.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait


M U L A I Mahasiswa

mengambil dan

mengisi formulir

Mahasiswa

mengembalikan

formulir di Program

Studi

Disetujui

S E L E S A I

YA

TIDAK

Mahasiswa

mendapatkan

Surat Keterangan

Pindah Kelas

70


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR CUTI AKADEMIK

1. Tujuan Prosdur

Prosedur cuti akademik bertujuan memberikan penjelasan mengenai

persyaratan, tata cara dan waktu herregistrasi mahasiswa sesuai dengan

ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Kendari.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

SOP registrasi dan herregistrasi ini meliputi

1. Tata cara dan persyaratan registrasi dan herregistrasi mahasiswa

2. Unit organisasi yang terlibat dalam penyusunan rencana studi mahasiswa

3. Standar

1. Mahasiswa berstatus sebagai mahasiswa aktif.

2. Telah aktif kuliah minimal satu tahun akademik atau dua semester.

3. Lama cuti minimal 1 (satu) semester dan maksimal 2 (dua) semester.



5. Cuti akademik dapat diberikan pada mahasiswa dengan alasan :

a. Kesehatan yang dibuktikan dengan surat keterangan dokter.

b. Kesulitan ekonomi yang dibuktikan dengan surat pernyataan dari

orang tua atau wali mahasiswa yang bersangkutan.

c. Alasan lain yang releven yang dibuktikan dengan surat keterangan

atau surat rekomendasi dari pejabat yang berwenang.


a. Surat keterangan dokter (bagi yang alasan cutinya berkaitan dengan

masalah ikesehatan)

b. Surat pernyataan dari orang tua atau wali mahasiswa yang

bersangkutan (bagi yang alasan cutinya berkaitan dengan masalah

kesulitan ekonomi)

c. Surat keterangan atau rekomendasi dari pejabat yang berwenang (bagi

yang alasan cutinya berkaitan dengan alasan lain yang penting dan

mendesak).

d. Fotokopi kartu tanda mahasiswa (KTM)

e. Surat keterangan bebas pinjaman perpustakaan

f. Surat keterangan bebas laboratorium (bagi program studi tertentu)

g. Surat keterangan bebas administrasi keuangan (IPP dan SPG) dari biro

keuangan

71

h. Kuitansi pembayaran IPP

i. KHS yang ditandatangani oleh Ketua Program Studi

4. Definisi Istilah

Cuti akademik adalah mahasiswa yang oleh sesuatu sebab sehingga

terpaksa berhenti sementara pada kegiatan akademik

5. Prosedur

1. Izin Cuti Akademik

a. Surat permohonan izin cuti akademik diajukan sebelum perkuliahan dimulai

dengan mengisi formulir yang telah disediakan fakultas yang memuat alasan

cuti, yang ditujukan kepada Dekan fakultas yang bersangkutan dan diketahui

oleh penasehat akademik, serta disetujui oleh ketua program studi dan

tembusannya disampaikan kepada Rektor melalui BAA.

b. Melampirkan bukti-bukti atau keterangan sesuai dengan persyaratan cuti

akademik.

2. Izin Perpanjangan Cuti

a. Perpanjangan cuti akademik harus menyertakan kembali

permohonan cuti dari fakultas

b. Perpanjangan cuti akademik diajukan pada awal semester yaitu pada

masa herregistrasi mahasiswa sesuai dengan kalender akademik.

3. Izin Aktif Kembali

a. Permohonan aktif kembali diajukan sesuai dengan jadwal

herregistrasi yang tercantum dalam kalender akademik

b. Mahasiswa mengajukan Surat Permohonan Aktif Kembali melalui

Dekan fakultas kepada BAA.

c. BAA mengeluarkan Surat Aktif Kembali.

d. Mahasiswa melakukan penawaran mata kuliah di prodi/fakultas.


Petugas yang

menjalankan SOP

BAA melalui Fakultas/Prodi menerima berkas permohonan cuti akademik

dan menerbitkan Surat Keterangan Cuti.

7. Bagan alur

8. Catatan

9. Dokumen terkait

72


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PENETAPAN MATA KULIAH BARU

1. Tujuan Prosedur

Prosedur penetapan mata kuliah baru bertujuan mewujudkan tertibnya

mekanisme penetapan mata kuliah baru mulai dari pengusulan sampai

penetapan, terkoordinasinya satuan kerja dan personil yang terlibat dalam

penetapan mata kuliah baru yang sinergi dengan pengendalian desain

kurikulum serta terkendalinya penetapan mata kuliah baru dengan peraturan

yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan dalam kurikulum

program studi.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi pengusulan mata kuliah baru

dengan memperhatikan analisis kebutuhan dan desain kurikulum, evaluasi

usulan, tinjauan verifikasi dan penetapan mata kuliah baru pada lokakarya

kurikulum dan pengesahan mata kuliah baru.

3. Standar

1. Mata kuliah baru diusulkan oleh dosen/tim dosen kepada Ketua Program

Studi,

2. Usulan mata kuliah harus dilengkapi dengan hasil analisis/pengkajian

berdasarkan kebutuhan lembaga pemerintah/swasta dan kebutuhan

masyarakat/pengguna lulusan, peningkatan mutu lulusan serta

kompetensi lulusan yang sesuai dengan tujuan pendidikan.

4. Definisi Istilah

Penetapan Mata Kuliah Baru adalah suatu proses dari pengendalian desain

kurikulum dengan menyiapkan rencana desain mata kuliah baru yang

merupakan pengintegrasian dua atau lebih mata kuliah yang sudah ada

sehingga membentuk satu kesatuan yang sistematik dalam memperkuat

kelompok ilmu tertentu.

5. Prosedur

1. Mata kuliah baru diusulkan oleh dosen/tim dosen yang dilengkapi

dengan hasil analisis/pengkajian kepada Ketua Program Studi,

2. Hasil survey dianalisis, jika positif maka diteruskan ke tahap evaluasi,

73

jika tidak maka dikembalikan lagi ke pengusul,

3. Usulan mata kuliah baru yang diterima diserahkan kepada Pokja

Pendidikan untuk dievaluasi,

4. Jika hasil evaluasi layak untuk diproses lebih lanjut maka rancangan

GBPP mata kuliah akan ditinjau dan diverifikasi dalam lokakarya

kurikulum program studi, jika tidak layak maka pokja pendidikan

melalui Ketua Program Studi mengembalikan dokumen usulan ke

pengusul,

5. Usulan mata kuliah baru serta rancangan GBPP ditinjau dan

diverifikasi sinergi dengan pengendalian desain kurikulum,

6. Usulan mata kuliah beserta GBPP ditetapkan menjadi mata kuliah

baru dalam kurikulum program studi

7. Implementasi mata kuliah.


Petugas yang

menjalankan SOP

Dosen/tim dosen memasukkan usulan mata kuliah baru, Ketua Program

Studi menganalisis usulan mata kuliah baru, Pokja Pendidikan mengevaluasi

usulan mata kuliah baru.

7. Bagan alur

Dosen/Tim Dosen mengusulkan mata kuliah baru kepada Ketua

Program Studi untuk dianalisis

MULAI

Positif

Tidak:

Ketua Program Studi

mengembalikan usulan

mata kuliah baru kepada

dosen/tim dosen

Ya:

Diteruskan ke tahap

evaluasi oleh Pokja

Pendidikan

Ya :

Rancangan GBPP mata kuliah ditinjau dan

diverifikasi dalam lokakarya kurikulum

program studi

Usulan mata kuliah baru serta rancangan GBPP ditinjau dan diverifikasi sinergi dengan

pengendalian desain kurikulum

Layak

Layak

Tidak:

Pokja Pendidikan melalui Ketua

Program Studi mengembalikan

dokumen usulan kepada pengusul

74

8. Catatan

9. Dokumen terkait

1. Panduan Akademik

2. Dll.

Implementasi mata kuliah

Selesai

Ya:

Ditetapkan menjadi mata

kuliah baru dalam kurikulum

program studi

Tidak:

usulan mata kuliah baru serta

rancangan GBPP dikembalikan

kepada pengusul

75


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR

PENGHAPUSAN DAN PERUBAHAN MATA KULIAH

1. Tujuan Prosedur

Prosedur usulan penghapusan dan perubahan mata kuliah bertujuan

menerangkan pelaksanaan tinjauan usulan penghapusan dan perubahan mata

kuliah untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, kelangsungan dan

aktivitas.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi pelaksanaan tinjauan usulan

penghapusan dan perubahan mata kuliah untuk memastikan kesesuaian,

kecukupan, kelangsungan dan efektivitasnya.

3. Standar

1. Usulan mata kuliah harus dilengkapi dengan hasil analisis/pengkajian

berdasarkan adanya indikasi perubahan dalam pengembangan IPTEK,

kebutuhan masyarakat/pengguna lulusan, peningkatan mutu lulusan,

kompetensi lulusan yang sesuai dengan tujuan pendidikan serta

kompetensi antar lembaga pendidikan yang semakin bersaing.

2. Ketua Program Studi, perwakilan Lembaga Jaminan Mutu dan Staf

Pengajar pengusul penghapusan dan perubahan mata kuliah wajib

menghadiri rapat pembahasan usulan penghapusan dan perubahan mata

kuliah ditingkat program studi.

4. Definisi Istilah

Usulan Penghapusan dan Perubahan Mata kuliah adalah suatu usulan

penghapusan atau perubahan mata kuliah yang tidak lagi atau tidak relevan

lagi dalam kurikulum yang digunakan saat ini.

5. Prosedur

1. Staf pengajar mengusulkan usulan penghapusan dan perubahan mata

kuliah secara tertulis disertai dengan GBPP.

2. Dilakukan survey dengan menggunakan kuisioner untuk mengetahui

tingkat kebutuhan dari berbagai pihak terhadap mata kuliah baru

76

yang akan di P3 (usulan, penghapusan dan perubahan mata ajaran).

3. Hasil survey dianalisis, bila hasilnya positif diteruskan pada tahap

evaluasi, dan bila hasil evaluasi dinyatakan layak maka dilanjutkan

ke tingkat program studi untuk dirapatkan.

4. Mata kuliah tersebut diajukan untuk disetujui oleh Dekan bila rapat

pembahasan di program studi menyetujui usulan penghapusan dan

perubahan mata kuliah baru.

5. Mata kuliah baru tersebut disahkan oleh Dekan untuk tahun ajaran

baru berikutnya.


Petugas yang

menjalankan SOP

Staf Pengajar memasukkan usulan penghapusan dan perubahan mata kuliah,

Ketua Program Studi mengevaluasi hasil survey usulan penghapusan dan

perubahan mata kuliah, Dekan Fakultas mengesahkan usulan penghapusan

dan perubahan mata kuliah.

7. Bagan alur

8. Catatan

9. Dokumen terkait

1. Panduan Akademik

2. Dll.

Staf Pengajar memasukkan usulan penghapusan dan perubahan

mata kuliah secara tertulis disertai GBPP

MULAI

Positif

Tidak:

Berkas usulan dikembalikan

kepada pengusul

Ya:

Diteruskan ke tahap

evaluasi

Evaluasi dilanjutkan ke tingkat Program Studi untuk dirapatkan

dalam rapat pembahasan, yang selanjutnya diajukan untuk

disetujui oleh Dekan Fakultas

Usulan penghapusan dan perubahan mata kuliah disahkan oleh

Dekan Fakultas untuk tahun ajaran baru berikutnya

Selesai

Layak

Dilakukan survei dengan menggunakan kuisioner, yang hasilnya

dianalisis

77


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR

PENGALOKASIAN RUANGAN PERKULIAHAN

1. Tujuan Prosdur

Prosedur pengalokasian ruangan kelas bertujuan untuk memastikan seluruh

transaksi perkuliahan dapat terfasilitasi dengan baik di Universitas

Muhammadiyah Kendari

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Prosedur pengalokasian ruang kelas meliputi pengumpulan jadwal dari tiap

prodi, pendistribusian ruangan berdasarkan jumlah siswa dan waktu.

Tanggung jawab, Prodi, Biro Administrasi Akademik, dan PR 1.

3. Standar

1. Semua jadwal yang masuk harus ditandatangani oleh Kaprodi dan

Dekan.

2. Semua jadwal yang masuk wajib mencantumkan waktu perkuliahan dan

jumlah siswa masing-masing kelas.

4. Definisi Istilah

Ruang kelas adalah ruang yang dipakai dalam proses perkuliahan

5. Prosedur

1. BAA, atas nama PR I mengirim surat kepada setiap prodi agar

memasukkan jadwal lengkap dengan nama dosen, jumlah siswa, dan

waktu perkuliahan dalam tenggat waktu yang telah diberikan oleh BAA.

2. Prodi memasukkan jadwal kepada BAA tidak lebih dari tenggat waktu

yang disediakan.

3. BAA mendistribusikan ruangan kepada setiap prodi dengan

mempertimbangkan permintaan waktu kuliah, dan jumlah siswa dalam

batas waktu yang telah ditetapkan.

4. BAA mengembalikan jadwal kepada masing-masing prodi lengkap

dengan penempatan ruangan.

78


Petugas yang

menjalankan SoP

BAA mengumpulkan jadwal dari setiap prodi, mendistribusiakan ruangan,

dan mengembalikan jadwal ke setiap prodi. Prodi meyusun jadwal dan

menetapkan nama dosen yang mengampu mata kuliah.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

1. Jadwal Perkuliahan

2. SK Mengajar Dosen

Selesai

BAA, atas nama PR I mengirim surat kepada setiap prodi agar memasukkan

jadwal lengkap dengan nama dosen, jumlah siswa, dan waktu perkuliahan

dalam tenggat waktu yang telah diberikan oleh BAA.

Prodi memasukkan jadwal kepada BAA tidak lebih dari tenggat waktu yang

disediakan

BAA mendistribusikan ruangan kepada setiap prodi dengan

mempertimbangkan permintaan waktu kuliah, dan jumlah siswa dalam batas

waktu yang telah ditetapkan

BAA mengembalikan jadwal kepada masing-masing prodi lengkap dengan

penempatan ruangan

Mulai

79


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN PROGRAM STUDI

1. Tujuan Prosedur

Prosedur pembukaan dan penutupan Program Studi bertujuan mewujudkan

tertibnya mekanisme pembukaan dan penutupan Program Studi mulai dari

pengusulan sampai pengesahan, terkoordinasinya satuan kerja dan personil

yang terlibat dalam pembukaan dan penutupan Program Studi baru yang

sinergi dengan pengendalian desain kurikulum serta terkendalinya

pembukaan dan penutupan Program Studi dengan peraturan yang berlaku

dan tujuan pendidikan yang ditetapkan dalam kurikulum UMK.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi pengusulan pembukaan dan

penutupan Program Studi dengan mempertimbangkan kebutuhan akan

kompetensi tertentu, kelompok ilmu, ketersediaan sumberdaya manusia dan

seumberdaya lainnya, kebutuhan masyarakat, dinamika kebutuhan

pembangunan dan program akademik yang diselenggarakan UMK untuk

mencapai visi dan misinya.

3. Standar

1. Setiap jurusan pada suatu fakultas dapat mengusulkan pembukaan

Program Studi baru dengan melengkapi Studi Kelayakan akademik

dan Administratif yang merujuk pada SK Dirjen Dikti

108/Dikti/Kep/2001 tentang pembukaan Program Studi/Jurusan.

2. Pengusulan pembentukan dan penutupan Program Studi

mempertimbangkan kriteria dan indikator sebagai berikut :

a. Mempunyai kelompok ilmu dan platform keahlian yang jelas, dengan

indikator :

Memiliki kelompok ilmu yang mendasari ruang lingkup yang jelas

Mempunyai tingkat keunikan/kekhasan

Dikenal secara luas

b. Memiliki kelompok dosen pengampu dengan kompetensi dan

sumberdaya yang layak kelola dan mampu berkembang sejalan

dengan perkembangan ilmu pengetahuan dalam skala global, dengan

indikator :

80

Memiliki staf pengajar yang memadai

Memiliki staf pengajar dengan keahlian/keilmuan/kompetensi yang

sesuai dengan kompetensi Program Studi

Memiliki tenaga penunjang yang cukup

Memiliki sarana penunjang yang memadai

c. Mempunyai prospek kesesuaian dengan tuntutan pembangunan

nasional dan perkembangan masyarakat, baik nasional maupun

internasional, dengan indikator :

Menghasilkan lulusan yang mempunyai daya saing di masyarakat

dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat

Mampu menghasilkan produk (selain lulusan) bagi masyarakat

Mampu menyelenggarakan kegiatan kerjasama profesional (baik

nasional maupun internasional) dan pemberdayaan masyarakat

sesuai kompetensi Program Studi

Mampu memberikan kontribusi dalam pembangunan nasional

sesuai dengan kompetensi Program Studi

Memiliki attractiveness yang tinggi

d. Memiliki kelompok dosen yang berkualitas sesuai dengan

kompetensinya dan mampu memberikan kontribusi pada

perkembangan IPTEKS, dengan indikator :

Mampu menghasilkan publikasi ilmiah yang dimuat dalam jurnal

nasional maupun internasional

Memiliki peran dalam forum ilmu pengetahuan baik dalam skala

nasional maupun global

Memiliki peran dalam mencerdaskan kehidupan bangsa lewat

buku-buku ilmiah/artikel populer

Mampu menghasilkan produk-produk inovatif

e. Mampu menyelenggarakan program pendidikan sesuai dengan

pengelompokan kurikulum yang dirancang untuk menghasilkan

kompetensi tertentu, dengan indikator :

Memiliki kurikulum yang menghasilkan kompetensi mayor yang

distinct, sesuai dengan Program Studi minimum pada salah satu

strata

Memiliki sumberdaya (fisik/non fisik) yang memadai

4. Definisi Istilah

Pembentukan dan Penutupan Program Studi adalah suatu proses

pembentukan dan penutupan unsur pelaksana kegiatan akademik pada

fakultas yang melaksanakan pendidikan akademik, profesi dan/atau vokasi

dalam satu dan/atau seperangkat cabang ilmu teknologi dan/atau seni.

5. Prosedur

1. Pembukaan Program Studi

a. Ketua Jurusan mengajukan usulan pembukaan Program Studi baru

kepada Dekan Fakultas

b. Dekan melanjutkan pengajuan usulan tersebut kepada Senat Fakultas

untuk dinilai

c. Dekan melanjutkan pengajuan usulan tersebut secara resmi kepada

Rektor melalui BAA untuk diteruskan ke Senat Universitas, bila

usulan tersebut disetujui oleh Senat Fakultas

d. Senat Universitas melakukan penilaian terhadap kelayakan usulan

81

dengan penilaian dokumen dan kunjungan lapangan, dan apabila

diperlukan dapat melakukan dengar pendapat dengan badan-badan

terkait

e. Senat Universitas memberikan rekomendasi pembukaan Program

Studi baru kepada Rektor untuk meneruskan usulan ke Dikti guna

memperoleh izin dari Dikti, bila usulan tersebut diterima oleh Senat

Universitas, dan bila usulan tersebut ditolak, maka rektor dapat

mengajukan kembali usulan dengan menempuh seluruh prosedur yang

berlaku

f. Dekan bertanggungjawab kepada Rektor tentang penyelenggaraan

program Studi baru tersebut

g. Mahasiswa melakukan registrasi sebagai mahasiswa baru pada

Program Studi baru tersebut dan melakukan pembayaran SPP untuk

semester pertama

h. Mahasiswa mengambil Kartu Tanda Mahasiswa

2. Penutupan Program Studi

a. Dekan mengajukan usulan penutupan Program Studi kepada Rektor

melalui BAA dengan memperhatikan pertimbangan Senat Fakultas

dan Jurusan yang menaungi Program Studi yang akan ditutup

b. Rektor meneruskan usulan penutupan Program Studi ke Senat

Universitas untuk dinilai

c. Senat Universitas melakukan penilaian terhadap kelayakan usulan

dengan penilaian dokumen dan kunjungan lapangan dan apabila

diperlukan dapat melakukan dengar pendapat dengan badan-badan

terkait

d. Senat Universitas memberikan rekomendasi penutupan Program Studi

kepada Rektor untuk diteruskan ke Dikti, bila usulan tersebut diterima

oleh Senat Universitas, dan bila usulan tersebut ditolak, maka rektor

dapat mengajukan kembali usulan dengan menempuh seluruh

prosedur yang berlaku

e. Dekan bertanggungjawab menjamin kelancaran proses penutupan

Program Studi dan mencegah terjadinya gejolak yang dapat

mengganggu penyelenggaraan Fakultas


Petugas yang

menjalankan SOP

Ketua Jurusan suatu Fakultas memasukkan usulan Program Studi baru,

Dekan mengajukan usulan pembukaan dan penutup Program Studi, Senat

Fakultas melakukan penilaian terhadap usulan pembukaan dan penutup

Program Studi, BAA menerima usulan pembukaan dan penutup Program

Studi, Senat Universitas melakukan penilaian terhadap usulan pembukaan

dan penutup Program Studi untuk direkomendasikan ke Dikti, Rektor

meneruskan usulan pembukaan dan penutup Program Studi ke Senat

Universitas dan Dikti.

82

7. Bagan alur

1. Pembukaan Program Studi

Ketua Jurusan mengajukan usulan pembukaan Program Studi

baru kepada Dekan Fakultas

MULAI

Dekan melanjutkan pengajuan usulan tersebut kepada Senat

Fakultas

Disetujui

Dekan melanjutkan pengajuan usulan tersebut secara resmi

kepada Rektor melalui BAA untuk diteruskan ke Senat

Universitas

Senat Universitas melakukan penilaian terhadap kelayakan

usulan dengan penilaian dokumen dan kunjungan lapangan, dan

apabila diperlukan dapat melakukan dengar pendapat dengan

badan-badan terkait

Disetujui

Tidak :

Rektor dapat mengajukan

kembali usulan tersebut

dengan menempuh seluruh


Ya :

Senat Universitas memberikan

rekomendasi pembukaan

Program Studi baru kepada

Rektor

Rektor meneruskan usulan ke Dikti guna memperoleh izin dari

Dikti

Dekan bertanggungjawab kepada rektor tentang

penyelenggaraan Program Studi baru tersebut

Mahasiswa melakukan registrasi dan pembayaran SPP untuk

semester pertama serta mengambil KTM pada Program Studi

baru tersebut

Selesai

83

7. Bagan alur

2. Penutupan Program Studi

8. Catatan

9. Dokumen terkait

1. Panduan Akademik

2. Dll.

Dekan Fakultas mengajukan usulan penutupan Program Studi

kepada Rektor melalui BAA dengan memperhatikan

pertimbangan Senat Fakultas dan Jurusan yang menaungi

Program Studi yang akan ditutup

MULAI

Rektor meneruskan usulan penutupan Program Studi ke Senat

Universitas untuk dinilai

Senat Universitas melakukan penilaian terhadap kelayakan

usulan dengan penilaian dokumen dan kunjungan lapangan, dan

apabila diperlukan dapat melakukan dengar pendapat dengan

badan-badan terkait

Disetujui

Tidak :

Rektor dapat mengajukan

kembali usulan tersebut

dengan menempuh seluruh


Ya :

Senat Universitas memberikan

rekomendasi penutupan

Program Studi kepada Rektor

Rektor meneruskan usulan ke Dikti guna memperoleh izin dari

Dikti

Dekan bertanggungjawab menjamin kelancaran proses

penutupan Program Studi dan mencegah terjadinya gejolak

yang dapat mengganggu penyelenggaraan Fakultas

Selesai

84


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR

VERIFIKASI BEBAN MENGAJAR DOSEN TIAP SEMESTER

1. Tujuan Prosdur

Prosedur verifikasi beban mengajar dosen tiap semester bertujuan untuk

memastikan bahwa pemanfaatan kinerja dosen dapat terbagi secara merata

dan pemanfaatan dosen tetap dapat dimaksimalkan.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Prosedur verifikasi meliputi pengumpulan jadwal dari tiap program studi

lengkap dengan nama dosen pengampu mata kuliah yang telah diketahui

Dekan, verifikasi nama-nama dosen oleh PR I. Tanggung jawab Prodi,

Dekan, Biro Administrasi Akademik, dan PR I.

3. Standar

1. Dosen tetap mengampu minimal 12 SKS.

2. Setiap dosen mengampu mata kuliah yang sesuai dengan bidang

ilmunya masing-masing.

4. Definisi Istilah

Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuan dengan tugas utama

mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu

pengetahuan, teknologi dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan

pengabdian kepada masyarakat. Dosen terdiri dari dosen tetap dan dosen

tidak tetap

5. Prosedur

1. BAA, atas nama PR I mengirim surat kepada setiap prodi agar

memasukkan jadwal lengkap dengan nama dosen dalam tenggat waktu

yang telah diberikan oleh BAA.

2. Prodi memasukkan jadwal dan nama dosen pengampu mata kuliah

kepada BAA tidak lebih dari tenggat waktu yang disediakan.

3. BAA bersama dengan PR I melakukan verifikasi pembagian beban

mengajar dosen dengan memperhatikan pemanfaatan tenaga dosen tetap

secara maksimal dan kesesuaian anta mata kuliah yang diampu dengan

85

bidang ilmu dosen.

4. BAA mengembalikan jadwal dan nama-nama dosen pengampu mata

kuliah yang telah diverifikasi oleh PR I kepada masing-masing prodi.


Petugas yang

menjalankan SoP

PR I melakukan verifikasi jadwal dan pembagian beban mengajar dosen,

BAA mengumpulkan, membantu PR I dalam melakukan verifikasi, dan

mengembalikan jadwal beserta nama dosen pengampu mata kuliah kepada

masing-masing Prodi, Prodi menyusun jadwal dan menetapkan nama dosen

pengampu mata kuliah.

7. Bagan alur

7. Catatan

8. Dokumen terkait

SK Mengajar Dosen

Mulai

BAA, atas nama PR I mengirim surat kepada setiap prodi agar memasukkan

jadwal lengkap dengan nama dosen dalam tenggat waktu yang telah

diberikan oleh BAA.

Prodi memasukkan jadwal dan nama dosen pengampu mata kuliah kepada

BAA tidak lebih dari tenggat waktu yang disediakan.

BAA bersama dengan PR I melakukan verifikasi pembagian beban

mengajar dosen dengan memperhatikan pemanfaatan tenaga dosen tetap

secara maksimal dan kesesuaian anta mata kuliah yang diampu dengan

bidang ilmu dosen.

BAA mengembalikan jadwal dan nama-nama dosen pengampu mata kuliah

yang telah diverifikasi oleh PR I kepada masing-masing prodi

Selesai

86


KENDARI

Nomor SOP :

Tanggal ditetapkan:

PROSEDUR SPMI

Tanggal Revisi:

Halaman:

PROSEDUR STANDAR AKREDITASI PROGRAM STUDI SARJANA

1. Tujuan Prosedur

Prosedur standar akreditasi Program Studi Sarjana bertujuan menjelaskan

tata cara dan proses pengajuan akreditasi Program Studi di UMK.

2. Luas Lingkup

Prosedur dan

Pnggunaannya

Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi serangkaian kegiatan dalam

konteks akreditasi mulai dari pengumpulan data, penyusunan evaluasi diri,

menata dokumen serta administrasi program studi, pengisian borang daftar

isian akreditasi, hingga pendampingan tim validasi BAN PT.

3. Standar

Prosedur pelaksanaan Akreditasi Program Studi mengacu Buku II Standar

dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana

4. Definisi Istilah

Akreditasi Program Studi Sarjana adalah salah satu bentuk penilaian

(evaluasi) mutu dan kelayakan institusi perguruan tinggi atau program studi

yang dilakukan oleh organisasi atau badan mandiri di luar perguruan tinggi.

5. Prosedur

1. Tahap Persiapan :

a. Program Studi menetapkan tim penyusun akreditasi

b. Pendistribusian tugas pada tim akreditasi

c. Pembuatan TOR dan rincian anggaran biaya (RAB)

d. Pengumpulan data yang berkaitan dengan Program Studi

2. Tahap Pelaksanaan :

a. Penyusunan Evaluasi Diri dan pengisian borang akreditasi serta

data penunjang lainnya

b. Sinkronisasi berbagai bentuk dokumen dalam laporan akhir

c. Penggandaan laporan akhir dokumen akreditasi

d. Penyerahan dokumen akreditasi ke BAN PT

e. Persiapan kunjungan atau visitasi

f. Pendampingan tim visitasi


Petugas yang

Ketua Program Studi menetapkan tim penyusun akreditasi

87

menjalankan SOP

7. Bagan alur

8. Catatan

9. Dokumen terkait

1. Panduan Akademik

2. Dll.

Program Studi menetapkan tim penyusun akreditasi

MULAI

Pendistribusian tugas pada tim akreditasi

Pengumpulan data yang berkaitan dengan program Studi

Sinkronisasi berbagai bentuk dokumen dalam laporan akhir

Pendampingan tim visitasi

Selesai

Pembuatan Tor dan rincian anggaran biaya (RAB)

Penyusunan Evaluasi Diri dan pengisian borang akreditasi serta

data penunjang lainnya

Penggandaan laporan akhir dokumen akreditasi

Penyerahan dokumen akreditasi ke BAN PT

Persiapan kunjungan atau visitasi

standar operasional prosedur bidang akademik

Documents