standar operasional prosedur

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

KEPENGURUSAN BEM KEMA FIK UNPAD 2012

DESKRIPSI KERJA KABINET BEM KEMA FIKUnpad

1. KETUA BEM

Ketua BEM berwenang dan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap pengaturan segala

kebijakan dan pengoordinasian Lembaga Kemahasiswaan di Keluarga Mahasiswa

Fakultas Ilmu Keperawatan Unpad. Mewakili BEM KEMA FIK Unpad dalam agenda-

agenda eksternal Fakultas baik dalam skala lokal, regional, nasional, maupun

Internasional. Ketua BEM dapat menunjuk stafnya untuk membantu dalam melaksanakan

tugas dan kewajibannya.

2. WAKIL KETUA BEM

Wakil Ketua BEM memiliki tugas untuk melakukan pengondisian terhadap agenda-agenda

di internal Fakultas. Wakil Ketua BEM dapat menggantikan Ketua BEM untuk sementara

apabila Ketua BEM berhalangan serta memberikan laporannya kepada Ketua BEM.

3. DEPARTEMEN KESEKRETARIATAN

SEKRETARIS KABINET (SETKAB) khusus menangani berbagai hal yang berkaitan

dengan pelaksanaan dan pengontrolan tata tertib administrasi BEM KEMA FIK Unpad,

surat-menyurat, pembuatan notulensi, pembuatan proposal, memastikan LPJ / progress

kegiatan masuk tepat waktu.

Divisi Dept. Kesekretariatan :

- Divisi Urusan Rumah Tangga adalah divisi yang mengoordinasi upaya untuk

menjadikan sekretariat BEM KEMA FIK Unpad sebagai pusat kegiatan yang nyaman

bagi pengurus, pusat informasi kegiatan (penjadwalan program kerja dan agenda

BEM Kema FIK Unpad), pusat pengelolaan fasilitas dan inventaris BEM, dan lain

sebagainya.

4. DEPARTEMEN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MAHASISWA DAN

ORGANISASI

DEPARTEMEN yang menangani segala hal yang berkaitan dengan usaha pengoptimalan

kinerja Lembaga Kemahasiswaan di BEM KEMA FIK Unpad lewat pembinaan dan

pengembangan mahasiswa FIK Unpad melalui up grading dan sharing permasalahan

guna menghasilkan sumber daya mahasiswa yang handal dalam hal manajerial organisasi

kemahasiswaan dan kepemimpinan serta menghasilkan solusi bagi permasalahan yang

menyangkut pengurus BEM KEMA FIK Unpad. Departemen PSDMO terdiri atas dua

divisi, yaitu :

a. Divisi Kaderisasi

Melakukan kegiatan-kegiatan pengaderan untuk menghasilkan mahasiswa-mahasiswa

FIK Unpad yang handal dalam hal manajerial diri dan organisasi serta pengembangan

diri melalui kegiatan-kegiatan pelatihan yang ditujukan untuk seluruh mahasiswa FIK

Unpad

b. Divisi Pengembangan Organisasi

Melakukan upgrading untuk meningkatkan kinerja pengurus dan melakukan

treatment terhadap fungsi kelembagaan di BEM KEMA FIK Unpad yang kurang

berjalan dengan baik dengan mengadakan sharing diantara pengurus atau pelatihan

5. DEPARTEMEN PENALARAN

DEPARTEMEN yang menangani hal-hal yang berkaitan dengan stimulasi dan

peningkatan daya nalar mahasiswa melalui kajian-kajian ilmiah, lomba-lomba, dan

sosialisasi pendidikan kepada mahasiswa FIK Unpad, serta mengembangkan kultur ilmiah

dalam peningkatan kompetensi mahasiswa FIK Unpad di berbagai bidang khususnya

bidang keperawatan .

6. DEPARTEMEN MINAT DAN BAKAT

DEPARTEMEN yang menangani berbagai hal yang berkaitan dengan bidang seni dan

olahraga, apresiasi terhadap budaya, peningkatan semangat persaudaraan dan sportivitas

melalui kegiatan-kegiatan yang dapat mendukung terwujudnya mahasiswa FIK Unpad

yang sehat, kreatif, dan dinamis.

7. DEPARTEMEN ADVOKASI KESEJAHTERAAN MAHASISWA

DEPARTEMEN yang menangani berbagai hal yang berhubungan dengan peningkatan dan

upaya-upaya pemenuhan kesejahteraan mahasiswa FIK Unpad baik yang berhubungan

dengan sarana dan prasarana pendidikan maupun masalah-masalah kemahasiswaan seperti

beasiswa, pembebasan SPP (baik mahasiswa baru maupun mahasiswa lama), dan advokasi

fasilitas kampus sebagai upaya pemenuhan kesejahteraan mahasiswa.

8. DEPARTEMEN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

DEPARTEMEN yang merupakan wujud Tri Dharma Perguruan Tinggi yang ketiga, yaitu

pengabdian sehingga concern terhadap keadaan masyarakat pada umumnya, dan

masyarakat sekitar Unpad pada khususnya, melakukan kegiatan-kegiatan sebagai wujud

bakti mahasiswa terhadap masyarakat dan wujud kontribusi fakultas pada umumnya

terhadap masyarakat sekitar dimana institusi itu berada.

9. DEPARTEMEN KEUANGAN

DEPARTEMEN yang menangani segala hal yang berhubungan dengan keuangan BEM

KEMA FIK Unpad, melakukan pengaturan dan pengontrolan regulasi anggaran,

pendapatan, dan pengeluaran secara umum dan khusus, yaitu yang berkaitan dengan

keuangan departemen dan setiap program kegiatan yang dilaksanakan oleh BEM KEMA

FIK Unpad.

Divisi Dept. Keuangan :

- Divisi Wirausaha

Mengadakan events kewirausahaan kepada mahasiswa FIK Unpad untuk

menumbuhkan jiwa Entrepreuneurship serta menangani masalah peningkatan

keuangan BEM lewat kegiatan wirausaha.

10. DEPARTEMEN LUAR NEGERI

DEPARTEMEN yang concern menjalin hubungan dengan lembaga-lembaga

kemahasiswaan di luar fakultas. Departemen Luar Negeri dibagi menjadi dua divisi

yaitu :

a. Divisi Hubungan Luar

Divisi ini bertugas untuk menjalin hubungan yang harmonis dengan berbagai

organisasi kemahasiswaan, keperawatan, ikatan alumni, institusi kesehatan maupun

lembaga kemasyarakatan, menjadi delegasi BEM KEMA FIK Unpad dalam setiap

undangan kegiatan dari pihak lain, serta menyosialisasikan FIK Unpad ke

masyarakat luas. Di samping itu, divisi ini bertanggung jawab dalam hal

keterlibatan BEM KEMA FIK Unpad dalam ikatan organisasi mahasiswa sejenis

dan berusaha mengeksistensikan BEM KEMA FIK Unpad di ikatan organisasi

mahasiswa sejenis.

11. DEPARTEMEN KAJIAN PUBLIK

Divisi yang berperan untuk mengoptimalkan mahasiswa FIK Unpad agar lebih

cerdas dan bisa ikut berpartisipasi dalam pergerakan mahasiswa, serta berusaha

memunculkan daya kritis mahasiswa FIK Unpad terhadap isu-isu yang sedang

berkembang.

12. DEPARTEMEN MEDIA DAN INFORMASI

DEPARTEMEN yang menangani hal-hal yang berhubungan dengan penginformasian dan

sosialisasi BEM KEMA FIK Unpad dan segala aktivitasnya kepada khalayak ramai pada

umumnya dan mahasiswa FIK Unpad pada khususnya dalam bentuk media cetak dan

elektronik (web), melakukan pengembangan sistem media komunikasi dan propaganda

BEM KEMA FIK Unpad, melakukan penerbitan media kampus yang dinamis dan objektif

terhadap kondisi bangsa pada umumnya dan kondisi FIK Unpad secara khusus dengan

mengutamakan aspek-aspek terbentuknya persatuan dan kesatuan. Membuat sosialisasi

melalui media cetak, yaitu menerbitkan majalah BEM FIK Unpad yang terbit berkala

sesuai waktu yang telah ditetapkan. Menginformasikan dan menyosialisasikan BEM

KEMA FIK Unpad dalam media elektronik, mengatur segala hal yang berhubungan

dengan informasi yang dipublikasikan dari BEM KEMA FIK Unpad.

Keterangan :

1. Kepala Departemen

Melaksanakan tugas penyusunan dan pelaksanaan kebijakan dalam bentuk program

kerja sesuai arahan kerjanya serta bertanggung jawab kepada Ketua BEM dan juga

bisa bertindak sebagai PS dalam kondisi tertentu.

2. Sekretaris Departemen

Sekretaris Departemen berfungsi untuk membantu tugas kepala departemen terkait

hal administrasi dan pengaturan keuangan. Fungsi sekretaris departemen, yaitu :

Fungsi Administrasi, yaitu menjalankan peran-peran pengaturan administrasi

departemen meliputi tata kearsipan departemen dan berkoordinasi dengan

Departemen Kesekretariatan dalam melaksanakan tugasnya.

Fungsi Keuangan, yaitu bertanggungjawab atas segala pengelolaan keuangan

departemen dan berkoordinasi dengan Departemen Keuangan dalam

melaksanakan tugasnya.

3. Kepala Divisi

Kadiv berfungsi untuk membantu tugas kepala departemen terkait dengan bidang-

bidang tertentu dan bertanggung jawab kepada kepala departemen.

4. Staf

Membantu tugas kepala departemen dalam melaksanakan program kerja

departemen dan bertanggung jawab kepada kepala departemen. Staf Departemen

bertindak sebagai Project Supervisor (PS) program kerja BEM KEMA FIK Unpad.

TATA TERTIB RAPAT

1. Wajib konfirmasi jika yang bersangkutan berhalangan hadir

konfirmasi kehadiran Pleno: Kadep, ketua

Rapim: ketua dan wakil ketua

Radep : kepala departemen

2. Rapat dimulai tepat waktu sesuai dengan waktu yang telah disepakati

3. Sepakati kontrak waktu, dan sanksi yang akan diberikan

4. Rapat dibuka dengan membaca doa/ basmalah dilanjutkan dengan tilawah dan ditutup

dengan doa/hamdalah

5. Anggota rapat ikut berkontribusi dalam rapat

6. Tidak diperkenankan membuka laptop untuk hal-hal yang tidak berhubungan

dengan agenda rapat

7. Tentukan agenda yang jelas setiap kali rapat

8. Diperkenankan makan dan minum selama rapat dengan tetap menjaga kebersihan

dan kondisi rapat tetap kondusif

9. Diperkenankan pemimpin rapat untuk menegur siapapun yang tidak menaati tata

tertib rapat

Jenis-jenis rapat yang dilaksanakan di BEM KEMA FIK UNPAD adalah sebagai

berikut :

1. Rapat Pleno Kabinet

Merupakan rapat yang dilaksanakan diawal kepengurusan dan minimal 3 bulan

sekali. Rapat Pleno dibagi menjadi 2 jenis, yaitu :

A. Rapat Kerja

Merupakan rapat yang dilaksanakan diawal, yaitu ketika Kabinet BEM KEMA

FIK Unpad telah terbentuk yang berfungsi untuk membahas program kerja yang

akan dilaksanakan oleh BEM KEMA FIK Unpad selama 1 periode masa jabatan.

Anggota rapat ini adalah seluruh jajaran Kabinet BEM KEMA FIK Unpad.

B. Rapat Evaluasi Triwulan

Merupakan rapat yang dilaksanakan secara periodik, yaitu 3 bulan sekali untuk

membahas kinerja kabinet dan evaluasi program kerja selama 3 bulan

kebelakang, baik program kerja yang telah dilaksanakan, sedang dilaksanakan,

maupun yang akan dilaksanakan untuk perbaikan kinerja Kabinet BEM KEMA

FIK Unpad. Anggota rapat ini adalah seluruh jajaran Kabinet BEM KEMA FIK

Unpad.

2. Rapimkab (Rapat Pimpinan Kabinet)

Merupakan rapat pengambilan keputusan tertinggi yang dilakukan secara periodik

setiap 2 minggu sekali guna membahas berbagai permasalahan yang terjadi,

evaluasi program, dan mengambil keputusan yang dianggap perlu demi perbaikan

kinerja BEM KEMA FIK Unpad. Anggota rapat ini adalah Ketua, Wakil Ketua,

dan jajaran Kepala Departemen atau diwakilkan ketika Kepala Departemen

berhalangan hadir. Rapat ini dapat dilakukan secara insidental jika ada

keperluan yang mendesak dan harus segera diputuskan.

3. Radep (Rapat Departemen)

Merupakan rapat rutin yang dilaksanakan secara periodik minimal 1 kali dalam

satu minggu sesuai dengan kalender akademik untuk membahas kinerja dan

evaluasi program kerja dalam departemen tersebut. Anggota rapat ini adalah

Kepala Departemen, Kepala Divisi, dan Staf Departemen tersebut.

4. Rapat Kepanitiaan

Merupakan rapat yang dilaksanakan oleh kepanitiaan BEM KEMA FIK Unpad

untuk membahas persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan BEM Kema FIK

Unpad. Tata cara dan mekanisme rapat diatur oleh masing-masing kepanitiaan.

TATA TERTIB STAFFING

RESHUFFLE KABINET

o Reshuffle Kabinet merupakan wewenang penuh dari Ketua dan Wakil Ketua

BEM.

o Reshuffle dilakukan bila :

Terjadi kemandegan atau inefisiensi dalam struktur kabinet sehingga

menghambat kinerja BEM.

Mundurnya jajaran pimpinan kabinet (Kepala Departemen) karena alasan-alasan

tertentu yang sangat mendesak, seperti lulus studi di FIK Unpad.

Rekomendasi dari Dept. PSDMO dengan persetujuan Ketua dan Wakil Ketua

BEM setelah melalui pertimbangan yang mendalam demi perbaikan atau

meningkatkan kinerja kabinet.

Kejadian luar biasa yang mungkin terjadi dalam perjalanan BEM KEMA FIK

Unpad sehingga dirasa perlu untuk melakukan reshuffle kabinet.

o Reshuffle Kabinet dalam kondisi normal mengikuti pola jenjang karier. Misalnya,

jika salah seorang Kepala Departemen mengundurkan diri, maka yang

menggantikan adalah Kepala Divisi dan jika Kepala Divisi tidak bisa atau

berhalangan dengan alasan yang jelas dan telah berkoordinasi dengan Ketua

BEM/ Wakil Ketua BEM maka dapat digantikan oleh salah seorang staf

dibawahnya. Pola ini berlaku untuk seluruh struktur kabinet, kecuali untuk

jabatan Ketua dan Wakil Ketua BEM.

A. MEKANISME MUTASI

o Mutasi dapat dilakukan pada setiap staf departemen dalam struktur kabinet BEM

KEMA FIK Unpad apabila dianggap perlu guna meningkatkan atau memperbaiki

kinerja departemen yang bersangkutan.

o Usulan mutasi berasal dari :

Pengajuan staf dari departemen yang bersangkutan dan disetujui oleh Kepala

Departemen dan Kepala Divisi dari departemen yang bersangkutan dengan

dibuktikan oleh surat permohonan pemindahan kepada Ketua BEM.

Surat rekomendasi kepada Ketua BEM dari hasil evaluasi kinerja kabinet yang

dilakukan oleh Dept. PSDMO dan telah dikomunikasikan pada staf yang

bersangkutan.

o Mekanisme mutasi dapat dilakukan bila memenuhi prosedur sebagai berikut :

Berdasarkan evaluasi kinerja bulan berikutnya, baru dikeluarkan surat

rekomendasi mutasi kepada Ketua BEM dan tembusan pada KaDept dan KaDiv

bersangkutan

Mutasi dilakukan setelah keluarnya Surat Keputusan pemindahan yang

dikeluarkan oleh Ketua BEM.

B. MEKANISME PENAMBAHAN STAF

o Penambahan staf hanya dapat dilakukan apabila :

Diajukan oleh departemen yang bersangkutan dan disetujui oleh KaDept dan

KaDiv dari departemen yang bersangkutan dengan dibuktikan oleh surat

permohonan penambahan staf kepada Ketua BEM.

Berdasarkan surat rekomendasi kepada Ketua BEM dari hasil evaluasi kinerja

kabinet yang dilakukan oleh Dept. PSDMO dan telah dikomunikasikan pada

departemen yang bersangkutan.

o Penambahan staf dapat berasal dari :

Open Recruitment

Rekomendasi

o Prosedur penambahan staf

Penambahan staf dilakukan setelah keluarnya surat keputusan yang dikeluarkan

oleh Ketua BEM.

C. MEKANISME PEMBERHENTIAN STAF

o Pemberhentian staf merupakan wewenang penuh Ketua BEM berdasarkan hasil

musyawarah dalam rapat pimpinan.

o Pemberhentian dilakukan jika :

Terjadi kemandegan atau inefisiensi dalam struktur kabinet sehingga

menghambat kinerja BEM yang melibatkan staf yang bersangkutan.

Rekomendasi dari Departemen terkait dan Dept. PSDMO disetujui oleh Ketua/

Wakil Ketua BEM setelah melalui pertimbangan yang mendalam demi perbaikan

atau meningkatkan kinerja kabinet.

o Mekanisme pemberhentian dapat dilakukan jika memenuhi prosedur sebagai

berikut :

Surat Peringatan yang dikeluarkan oleh Ketua BEM kepada staf yang tidak

aktif pada struktur kabinet dalam jangka waktu selama 3 minggu tanpa ada

alasan yang jelas, kecuali alasan-alasan seperti Sakit, Kuliah Kerja Nyata,

Praktik Kerja Lapangan, atau tugas belajar lainnya.

Surat peringatan ini dibuat berdasarkan Rekomendasi Peringatan Pemberhentian

dari Dept. Terkait dan Dept. PSDMO setelah diadakan evaluasi kinerja dan

disetujui oleh Ketua/ Wakil Ketua BEM.

Jika staf yang bersangkutan tidak mengindahkan surat peringatan tersebut

dalam jangka waktu 2 minggu, maka dikeluarkan Surat Pemberhentian secara

resmi dari kabinet BEM Kema FIK Unpad.

Pemberhentian dilakukan setelah dikeluarkannya surat keputusan oleh Ketua

BEM (tembusan kepada wakil ketua BEM, kadept, dan kadiv yang

bersangkutan).

D. MEKANISME PENGUNDURAN DIRI

o Pengunduran diri adalah hak setiap Anggota Kabinet BEM KEMA FIK Unpad.

o Pengunduran diri dilakukan jika adanya alasan pribadi dari anggota kabinet yang

bersangkutan, misalnya lulus studi, sakit, dsb. sehingga tidak dapat melaksanakan

tugas dengan baik.

o Mekanisme pengunduran diri dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :

Untuk staf, mengajukan Surat Pengunduran Diri beserta alasannya kepada

kadept yang bersangkutan (tembusan kepada Ketua BEM dan Wakil Ketua

BEM). Kemudian Kadept yang bersangkutan mengajukan surat keterangan

pengunduran diri staf kepada Ketua BEM.

Untuk level Kepala Departemen, pihak yang bersangkutan mengajukan surat

pengunduran diri beserta alasannya kepada Ketua BEM (tembusan pada Wakil

Ketua BEM).

Pengunduran diri disetujui Ketua BEM setelah mengeluarkan surat keputusan.

TATA TERTIB PROGRAM KERJA

Program kerja BEM Kema FIK Unpad merupakan suatu bentuk

pengejawantahan dari aspirasi mahasiswa dan para stake holder BEM KEMA

FIK Unpad sebagai pelayan publik dengan mengedepankan kepentingan

mahasiswa dan dunia pendidikan serta kepentingan masyarakat pada umumnya.

Program kerja BEM adalah bentuk aktivitas penyelenggaraan yang disusun

pada rapat kerja Kabinet BEM KEMA FIK Unpad dan disetujui oleh Ketua BEM.

Program kerja BEM KEMA FKep Unpad dibagi berdasarkan lingkup

pelaksanaan, yaitu internal kabinet, internal Fakultas Keperawatan, internal

Universitas Padjadjaran, regional Bandung, Sumedang, dan Jawa Barat, serta

Nasional.

Program kerja BEM KEMA FIK Unpad harus berlandaskan pada :

a. AD/ART KEMA FKep Unpad

b. GBHK dan Rekomendasi Musma KEMA FKep Unpad

c. Visi dan Misi Ketua dan Wakil Ketua BEM

d. Memperhatikan berbagai rekomendasi, baik dari laporan pertanggungjawaban

kabinet sebelumnya, rekomendasi dari Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM)

KEMA FIK Unpad, dan rekomendasi-rekomendasi lain dari para stake holder

BEM KEMA FIK Unpad baik yang disampaikan secara langsung maupun tidak

langsung.

Program kerja BEM FIK Kema Unpad harus memenuhi aspek :

1. Manfaat sebesar-besarnya bagi mahasiswa FIK Unpad khususnya, mahasiswa

Indonesia, masyarakat, bangsa, dan negara pada umumnya.

2. Kontributif bagi seluruh anggota kabinet.

3. Partisipatif bagi seluruh mahasiswa FIK Unpad.

4. Berkeadilan bagi seluruh pihak.

5. Administratif, yaitu sesuai dengan tata tertib BEM, aturan-aturan kemahasiswaan

yang ditetapkan dalam MUSMA Kema Fkep Unpad, serta memerhatikan

mekanisme administrasi FIK Unpad dan pemerintah pada umumnya.

6. Hukum, yaitu dengan tidak melanggar hukum.

PELAKSANAAN PROGRAM KERJA

Dalam setiap pelaksanaan program kerja hendaknya terdiri atas tahapan berikut :

a. Pembuatan konsep dan perencanaan

b. Persiapan

c. Pelaksanaan

d. Evaluasi

Pembuatan konsep dan perencanaan

Hendaknya dilakukan secara matang pada awal kepengurusan kabinet BEM

KEMA FIK Unpad. Pembuatan konsep dan perencanaan program kerja harus

memerhatikan hal-hal berikut :

- Landasan pengadaan program kerja

- Tujuan pelaksanaan

- Sasaran pelaksanaan

- Bentuk kegiatan

- Deskripsi kegiatan

- Indikator keberhasilan

- Waktu dan tahapan pelaksanaan

- Estimasi dana yang dibutuhkan

Pada tahap perencanaan hendaknya dibuat matriks waktu persiapan dan

pelaksanaan serta tahapan kegiatan yang harus dilakukan dengan memerhatikan

event-event yang akan terjadi, tanggal-tanggal penting, serta jadwal kegiatan

akademik mahasiswa FIK Unpad pada umumnya, usahakan kegiatan

dilaksanakan dengan selaras. Lakukan juga perencanaan manajemen kegiatan

yang dapat dituang dalam suatu kepanitiaan.

B. Persiapan

Dalam tahap persiapan yang harus diperhatikan, yaitu lingkup kegiatan,

sosialisasi kegiatan, jumlah peserta kegiatan, tempat dan dana yang tersedia.

- Internal BEM KEMA FKep Unpad

Persiapan dilakukan minimal 7 hari sebelum pelaksanaan, meliputi kegiatan

pembuatan proposal, publikasi, dan persiapan acara.

- Internal Fakultas Ilmu Keperawatan Unpad, dibagi atas :

Event

Persiapan dilakukan minimal 60 hari sebelumnya, perlu dibentuk suatu

kepanitiaan baru dengan mekanisme open recruitment dan melibatkan banyak

orang, meliputi kegiatan, minimal :

5 hari pertama :pembentukan kepanitiaan dan sosialisasi awal kegiatan

5 hari kedua : pembuatan proposal dan rancangan teknis acara

5 hari ketiga : administrasi izin kegiatan, tempat, dan manajemen sumber

dana

20 hari ketiga : marketing proposal dan pengisi acara

10 hari keempat : konfirmasi marketing proposal, tempat, dan pengisi acara

5 hari kelima : konfirmasi sumber dana dan tempat

15 hari keenam : publikasi pelaksanaan kegiatan

5 hari terakhir : fiksasi teknis, atribut, serta perlengkapan kegiatan

Non Event

Persiapan dilakukan minimal 7 hari sebelum waktu pelaksanaan, meliputi

publikasi dan perencanaan teknis kegiatan, tidak diperlukan pembentukan panitia,

rangkaian kegiatan dilaksanakan langsung oleh anggota kabinet.

- Regional Bandung, Sumedang, dan Jawa Barat

Event



orang, meliputi kegiatan, minimal :

5 hari pertama : pembentukan kepanitiaan dan sosialisasi awal kegiatan



dana

20 hari keempat : marketing proposal dan pengisi acara

10 hari kelima : konfirmasi marketing proposal, tempat, dan pengisi acara

10 hari keenam : konfirmasi sumber dana dan tempat

30 hari ketujuh : publikasi pelaksanaan kegiatan


Non Event




- Nasional

Event



orang, meliputi kegiatan :

5 hari pertama : pembentukan kepanitiaan dan sosialisasi awal kegiatan



dana

20 hari ketiga : marketing proposal dan pengisi acara

15 hari keempat : konfirmasi marketing proposal, tempat, dan pengisi acara

10 hari kelima : konfirmasi sumber dana dan tempat

30 hari keenam : publikasi pelaksanaan kegiatan


Non Event




C. Pelaksanaan

Pelaksanaan kegiatan haruslah dilakukan secara profesional dan optimal sesuai

dengan perencanaan yang tertuang dalam petunjuk teknis pelaksanaan kegiatan

dan rundown kegiatan. Optimalisasi juga dilakukan dengan memberdayakan

setiap personil sesuai dengan peran dan wewenangnya. Setiap anggota kabinet

berhak dan wajib berpartisipasi pada seluruh program kerja yang dilaksanakan

oleh BEM KEMA FIK Unpad.

D. Evaluasi

Evaluasi pelaksanaan program kerja harus senantiasa dilakukan untuk menunjang

perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan untuk BEM ke depan. Evaluasi

dilakukan secara berkala, mulai dari setelah terlaksananya program kerja dan

evaluasi berkala setiap 15 hari, 1 bulan dan 3 bulan kepengurusan kabinet BEM

KEMA FIK Unpad. Hasil evaluasi dituangkan dalam bentuk laporan

pertanggungjawaban pelaksanaan program kerja/kegiatan, evaluasi pimpinan

departemen kepada Ketua BEM dalam rapat pimpinan, progres report berkala

yang dibuat oleh tiap-tiap departemen setiap bulan, pelaporan kepada Komisi

masing-masing bidang pada Badan Perwakilan Mahasiswa dan evaluasi kinerja

kabinet secara umum setiap tiga bulan.

KEPANITIAAN

Kepanitiaan dibentuk oleh BEM KEMA FIK Unpad sesuai dengan

kebutuhan dalam pelaksanaan program kerja melalui penunjukkan kepada pihak-

pihak terkait, yaitu staf pada departemen yang akan melaksanakan kegiatan dan

seluruh anggota kabinet BEM KEMA FIK Unpad pada umumnya. Mekanisme ini

dilakukan untuk kegiatan internal BEM ataupun kegiatan eksternal non-event.

Setiap PANITIA kegiatan BEM KEMA FIK Unpad berhak mendapatkan

Training Kepanitiaan berupa materi (disesuaikan dengan kebutuhan):

1. Team building

2. Manajemen proyek

3. Manajemen konflik

4. Materi lain yang disesuaikan dengan kebutuhan

Alur Kerja Panitia Pengarah dan Panitia Pelaksana

I. Panitia Pengarah atau Steering Committee

1. SC dibentuk oleh departemen bersangkutan yang terdiri dari PS program

kerja dan atau perwakilan panitia tahun sebelumnya, minimal 1 orang.

2. Pembagian tanggung jawab SC

Konsep dan manajerial dari PS kegiatan

Teknis dari kepanitiaan tahun sebelumnya

3. Koordinator SC (bertanggung jawab atas kinerja SC) dipilih dari dan

oleh internal SC yang sudah terbentuk

4. SC memberikan arahan selama persiapan, pengawasan selama

pelaksanaan, evaluasi dan pembuatan LPJ

Persiapan: pembentukan panitia, jobdesc, tatib rapat, barchart,

penerjemahan konsep, penyusunan proposal, administrasi

Evaluasi: konsep, perencanaan, pelaksanaan, kendala, saran

II. Panitia Pelaksana atau Organizing Committee

1. PO (project oofficer) membentuk panitia sesuai kebutuhan

2. Panitia menyusun proposal sesuai dengan kegiatannya.

3. Kegiatan baru dapat dilaksanakan setelah mendapat izin kegiatan dari

PD III Bidang Kemahasiswaan

4. Persiapan (tata nomor penyuratan mengikuti tatib administrasi)

5. Pelaksanaan

6. Evaluasi kegiatan dan kepanitiaan

7. LPJ Kegiatan (maksimal 14 hari kerja setelah pelaksanaan)

3. Pengawasan dan Pengontrolan

Kepanitiaan akan diawasi dan dikontrol oleh Project Supervisor (PS)

yang telah ditunjuk oleh kadept dari departemen terkait. Agar tidak

terjadi ketumpangtindihan tentang tugas dari seorang PS, maka

dijelaskan disini mengenai tugas dari seorang PS.

Adapun tugas dari seorang PS adalah sebagai berikut :

Memilih atau mencari Calon Project Officer (ketua panitia

kegiatan).

Sebagai orang yang akan menjadi perpanjangtanganan BEM

dalam kepanitiaan agar proker berjalan sesuai dengan arahan

yang telah diputuskan.

Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap jalannya

kepanitiaan dan juga akan terlibat langsung dalam rapat-rapat

yang diadakan panitia, serta akan membantu panitia dalam hal

teknis apabila diperlukan.

Membuat laporan secara berkala kepada kadept terkait mengenai

jalannya kepanitiaan.

Melakukan tugas pengawasan dan pengontrolan hingga LPJ

kegiatan selesai.

4. Aturan Keuangan

Aturan mengenai keuangan dalam kepanitiaan akan diatur tersendiri

didalam mekanisme prosedur keuangan yang ada. Panitia berhak

mendapatkan atribut kegiatan dan penghargaan atas partisipasinya sesuai

yang direncanakan oleh panitia bersama dengan tim promotor dan

disetujui oleh kadept terkait.

SOSIALISASI KEGIATAN

Sosialisasi kegiatan adalah bentuk penginformasian tentang pelaksanaan suatu

program kerja kepada :

a. Seluruh anggota kabinet BEM KEMA FIK UNPAD

b. Seluruh mahasiswa FIK Unpad

c. Seluruh Mahasiswa Unpad

d. Mahasiswa institusi lain sesuai dengan lingkup dan sasaran kegiatan

e. Masyarakat sekitar tempat dilaksanakannya kegiatan dan masyarakat terkait

dengan sasaran kegiatan.

Sosialisasi kegiatan dilaksanakan sesuai dengan lingkup dan sasaran kegiatan.

Sosialisasi kegiatan hendaknya dilakukan dengan tahapan-tahapan :

a. Sosialisasi awal, dilakukan pada awal tahap persiapan kegiatan berupa

pewacanaan.

b. Sosialisasi menjelang waktu pelaksanaan, dilakukan untuk menarik sasaran

kegiatan.

c. Sosialisasi pada saat berjalannya kegiatan.

Waktu pelaksanaan sosialisasi

Kegiatan Non-Event Event

Internal

BEM

H-2 H-7

Internal

Unpad

H-3 H-10

Regional H-7 H-15

Nasional H-10 H-30

STANDARDISASI PUBLIKASI=sosialisasi

Ada dua media yang dapat digunakan untuk publikasi dan propaganda, yaitu :

1. Media elektronik

Jenis-jenis media elektronik : iklan, film, SMS, dan media online seperti :

website, facebook, dan blog.

2. Media Cetak

Untuk ukuran besar, dapat menggunakan baligho, spanduk, poster, dan

display.

Untuk ukuran kecil, dapat menggunakan pamflet, leaflet, buletin, buku,

dan majalah.

Waktu pelaksanaan publikasi acara dibagi kedalam 4 fase, yaitu :

FASE 1 : Media publikasi berupa pamflet dan poster

FASE 2 : Media publikasi berupa baligho, spanduk, dan pamflet

FASE 3 : Media publikasi berupa pamflet dan leaflet

FASE 4 : Media publikasi berupa pamflet dan leaflet

FASE Jenis Media Jumlah

1. Pamflet

Poster

Poster di Jatinangor 6 buah

di Bandung 4 buah

Pamflet di Universitas 100 eks

Pamflet di fakultas @20 eks

2. Baligho,

Spanduk, Pamflet

Baligho dan Spanduk masing-masing 2 buah (1 di Jatinangor, 1 di

Bandung)

Pamflet = jumlah diatas

3. Pamflet, Leaflet Pamflet di Universitas 50 eks, Pamflet di fakultas @10 eks

Sebar leaflet di gerbang 240 eks (A4 dibagi 4)

4. Pamflet, Leaflet Sama dengan jumlah pada no. 3

*skala nasional

MEKANISME PENEMPELAN DAN PEMASANGAN PUBLIKASI

1. Untuk pemasangan baligho, gunakan tempat dan fasilitas yang sudah disediakan

oleh pihak fakultas atau universitas. Jika tidak ada, gunakan media berupa bambu

minimal 6 buah.

2. Penempelan publikasi dapat menggunakan selotip, lem fox, dan double tip.

Note : Penempelan publikasi diutamakan menggunakan selotip agar tidak

merusak.

KARAKTERISTIK PUBLIKASI DAN PROPAGANDA

1. Tulisan BEM KEMA FIK Unpad

2. Untuk publikasi acara, harus memuat :

a. Logo BEM KEMA FIK Unpad

b. Alamat Website dan E-mail BEM KEMA FIK Unpad

c. Alamat Sekretariat BEM KEMA FIK Unpad

TEMPAT PUBLIKASI

Dimanapun tempat untuk publikasi, tetap memperhatikan norma estetika dan

keindahan. Namun, tempat yang dilarang untuk menempel atau memasang

publikasi di pohon.

standar operasional prosedur

Documents